Postbus 20011 2500 EA Den Haag | info@digicommissaris.nl | www.digicommissaris.nl
Op 3 maart 2015 is in de Ministeriële Commissie Digitale Overheid de Leidraad Financiën GDI vastgesteld die er voor zorgt dat de financiering voor de bestaande en toekomstige GDI gedegen is verankerd. Deze leidraad is een aanvulling op de geldende regelgeving zoals voorgeschreven in de Comptabiliteitswet en de Rijksbegrotingsvoorschriften en de begrotingsregels.
Nu ligt een herijking aan u voor van deze leidraad Financiën, waarin op basis van de opgedane ervaringen de regels nader zijn uitgewerkt. De beschreven spelregels moeten ervoor zorgen dat de te onderscheiden ‘kostensoorten’ binnen de GDI kunnen worden toegewezen aan één of meerdere partijen die vervolgens verantwoordelijk zijn voor het organiseren van dekking. Met vaststelling van dit document vervangen deze afspraken de bestaande Leidraad Financiën en zal voortaan worden gesproken over “Spelregels Financiën”.
Ervaring leert, dat deze afspraken makkelijk kunnen leiden tot een voortdurende stroom aan (dekkings- en financierings)voorstellen, onderhandelingen, en geldstromen over en weer.
Vandaar ook dat er –conform de afspraken in het Nationaal Beraad van 18 januari 2016- ook zal worden gewerkt aan een structureel financieringsarrangement. Voorstellen daartoe zullen separaat aan het Nationaal Beraad worden voorgelegd.
Het Nationaal Beraad wordt gevraagd om de herijkte spelregels financiën vast te stellen.
Aanbiedingsformulier
Betreft
Herijkte Spelregels Financiën
Contactpersoon Rogér van Lier
Rogier.lier@digicommissaris.nl
Datum 25 januari 2016
Kenmerk 2016-0000054356 Bijlagen
-
Postbus 20011 2500 EA Den Haag | info@digicommissaris.nl | www.digicommissaris.nl
Spelregels Financiën GDI
EEN UPDATE EN ACTUALISATIE VAN DE LEIDRAAD FINANCIEN GDI
De volgende spelregels zijn een aanvulling op de geldende regelgeving zoals voorgeschreven in de Comptabiliteitswet, de Rijksbegrotingsvoorschriften en de begrotingsregels.
Financiering van nieuwe voorzieningen
• De nieuwe voorziening past binnen de definitie van de GDI.
• Bij het oprichten van een nieuwe voorziening dient aan de voorkant een sluitend financieringsarrangement te zijn vastgesteld.
• Een voorstel voor een nieuwe voorziening dient daartoe inclusief uitputtende
kostenraming en dekkingsvoorstel te worden voorgelegd aan het Nationaal Beraad (NB) en de Ministeriële Commissie Digitale Overheid (MCDO) alvorens het wordt doorgeleid naar de onderraad voorafgaand aan en uiteindelijk de Ministerraad (MR).
• Met een uitputtende kostenraming wordt bedoeld: een raming waarin rekening is gehouden met initiële en meerjarige kosten, inclusief kosten voor investeringen, beheer, onderhoud, doorontwikkeling en (toekomstig) gebruik.
• Het streven is een financieringssystematiek (dekkingsvoorstel) af te spreken die mee- ademt met toekomstige ontwikkelingen in beheer, onderhoud en gebruiksvolume. Voor volumegroei geldt in principe dat de veroorzaker zorgt voor de dekking van de kosten dan wel afspraken hierover heeft gemaakt. Voor specifieke wensen ten aanzien van (door-)ontwikkeling geldt dat de initiator zorgt voor de dekking. Voor benodigde
generieke (door-)ontwikkeling geldt dat hierover bij start afspraken omtrent dekking zijn gemaakt en in geval onvoorzien hierover een voorstel in de governance GDI wordt ingebracht door oorspronkelijke intiator.
Nota
Aan
Nationaal Beraad Digitale Overheid
Van
Bureau Digicommissaris
Betreft
Herijkte Spelregels Financiën GDI
Contactpersoon Rogér van Lier
Rogér.lier@digicommissaris.nl
Datum 25 januari 2016
Kenmerk 2016-0000054357 Bijlagen
-
Spelregels financiering GDI 2016-0000054357
de Digicommissaris Pagina 2 van 3
Financiering beleidsmatige impact op bestaande voorzieningen
• Het indienen van voorstellen inclusief uitputtende kostenraming en dekkingsvoorstel in de MR vergt waakzaamheid en inspanning van de volgende partijen voorafgaand aan én in ambtelijke en ministeriële voorportalen1:
o In de eerste plaats moet de ‘indiener’ (de beleidsverantwoordelijke, de opdrachtgever of één of meerdere afnemers) van het voorstel zich bewust zijn van budgettaire gevolgen voor de GDI. Voorafgaand aan het NB dient hij deze (in afstemming met betrokkenen) in kaart te brengen en te voorzien van een dekkingsvoorstel.
o In de tweede plaats dient de partij waar de kosten zich voordoen (zoals de beheerorganisatie of de eigenaar van de beheerorganisatie) direct aan de bel te trekken wanneer hij een stuk onder ogen krijgt met (ongedekte) financiële consequenties voor de GDI. Hierbij deelt hij zo snel als mogelijk een goed onderbouwd kostenplaatje met de ‘indiener’.
o In de derde plaats dienen (potentiële) gebruikers van de nieuwe voorziening kritisch te zijn op eventuele GDI-kosten. Op hen wordt immers mogelijk een beroep gedaan om deel te nemen aan het financieringsarrangement.
o In de vierde plaats dient de ‘financiële functie’ vanaf de betreffende partij(en) tot aan uiteindelijk de directie(s) FEZ en de Inspectie der Rijksfinanciën (IRF) scherp te zijn op eventuele GDI-kosten als gevolg van een voorstel.
• Voor allevier bovengenoemde partijen geldt dat zij doorgeleiding naar een volgend voorportaal of de MR moeten kunnen blokkeren tot een afgestemde uitputtende kostenraming en dekkingsvoorstel zijn toegevoegd. Bij hoge urgentie kan echter gezamenlijk (met instemming van verantwoordelijke DG(‘s) of SG) besloten worden de MR dekkingsscenario’s voor te leggen in plaats van een afgestemd dekkingsvoorstel.
Doorontwikkeling van bestaande voorzieningen
• De bestaande voorziening maakt onderdeel uit van de GDI
• Het budget voor doorontwikkeling bij het beleidsverantwoordelijk departement kan in bepaalde gevallen redelijkerwijs ontoereikend of niet voorzien zijn (bijvoorbeeld wanneer doorontwikkeling geen regulier beheer betreft maar een grote opwaardering of
geavanceerde uitbouw). In dat geval zijn voor de bijbehorende kosten de spelregels voor nieuwe voorzieningen van toepassing. Het beleidsverantwoordelijk departement fungeert
1 Alle GDI-voorstellen horen via het NB en de MCDO te lopen. Het kan echter voorkomen dat een stuk desondanks via andere voorportalen aan de MR wordt verzonden. Ook daar is dus waakzaamheid gebo- den op eventuele GDI-kosten.
Spelregels financiering GDI 2016-0000054357
de Digicommissaris Pagina 3 van 3
in dat geval als indiener van het (doorontwikkelings)voorstel waarbij zij in afstemming met opdrachtgever en betrokken afnemers met dekkingsvoorstel komen
• Als het (door-)ontwikkelingsverzoek expliciet van een of meerdere afnemers komt draagt de betreffende afnemer dit voorstel, voorzien van dekking, aan bij BZK en/of EZ.
Volumegroei bij bestaande voorzieningen
• Dekking van meergebruik (volumegroei) hoort geborgd te zijn in het
financieringsarrangement van een voorziening. In sommige gevallen is dit nog niet zo;
voor die situatie zijn de volgende spelregels bedoeld.
• Sommige voorzieningen zijn ‘volwassen’ te noemen: er wordt volop gebruik van gemaakt en/of gebruik is verplicht. Bij deze voorzieningen dient een doorbelastingsarrangement te worden vormgegeven.
• Doorbelasting is mogelijk aan overheidsorganisaties, private partijen (met een publieke taak of als dienstaanbieders) en/of burgers en bedrijven als eindgebruikers. Streven is het arrangement in te richten op basis van het gebruik van een voorziening. Op die manier dragen de grootste gebruikers ook het meest bij aan de kosten.
• Bij het vormgeven van een doorbelastingsarrangement is van belang een goed evenwicht te vinden tussen de kosten voor de early adoptors en de kosten voor toekomstige en recente gebruikers.
• Sommige voorzieningen zijn minder ‘volwassen’. Voor deze voorzieningen geldt dat het reëel is dat doorbelasting het gebruik substantieel remt. Bij volumegroei van het gebruik van dergelijke voorzieningen is maatwerk geboden. Partijen (het beleidsverantwoordelijk departement, de opdrachtgever van de voorziening, de veroorzaker van de kosten en de partij bij wie de kosten neerslaan) doen samen een dekkingsvoorstel (inclusief
uitputtende kostenraming) via het NB en de MCDO aan de MR.
Wat als de spelregels niet zijn gevolgd?
• Wanneer een voorstel onverhoopt door de MR wordt aangenomen zonder uitputtende kostenraming en/of financieringsarrangement, is het van belang dat de spelregels zo snel mogelijk met terugwerkende kracht worden nageleefd. Dit betekent dat door de
oorspronkelijke indiener aan de MR zo snel mogelijk een kostenplaatje en dekkingsvoorstel moeten worden gepresenteerd.
