Actieplan voor een lokaal fondsenwervend evenement 1) Project & benodigde middelen
Vaardigheidstraining voor jongeren in een achterstandswijk Korte beschrijving van het project:
In dit project, worden stedelijke kansarme adolescenten uit een sloppenwijk opgeleid in Engelse taalvaardigheid, basiscomputeronderwijs en sociale vaardigheden om hun vooruitzichten op werk in snel groeiende sectoren als detailhandel en horeca en voor back-office banen als boekhouding te verbeteren. Aan het eind van het project hebben twee groepen van 20 studenten een opleiding van drie maanden gevolgd, waardoor in één jaar tijd in totaal 160 jonge adolescenten de vaardigheden hebben verworven die nodig zijn om een baan te vinden.
Projectbehoeften en voor dit project benodigde fondsen
# Projectbehoeften Benodigde
fondsen Toelichting op de
benodigde middelen Geld In
natura Vrijwilligerswerk 1 Leerplan 1.000 Opleidingsoverzicht &
inhoud X
2 Selectie van studenten 1.000 1 staflid X
3 Leraren voor de training 7.200 2 leraren, 8 mentoren X X
4 Trainingsmaterialen 800 160 studieboeken X
5 Computers 4.000 20 computers, voor gebruik in beide groepen
X
6 Trainingslocatie 800 Huur van 2 klaslokalen
voor 20 studenten X
7 Projectcoördinator 3.000 1 staflid voor 50% X Totaal benodigde fondsen: 17.800
Projectbehoeften waarvoor je in natura bijdragen hoopt te vinden:
# Projectbehoeften Beschrijving van de in natura
benodigdheid Geschatte
waarde in geld
1 Leerplan Een bestaand leerplan vinden 1.000
4 Trainingsmaterialen Drukken van 160 studieboeken 800
5 Computers 20 computers 4.000
6 Trainingslocatie 2 ruimten voor 1 jaar, 5 dagen per week 800 Totaal benodigd in bijdragen in natura: 6.600
Projectbehoeften waarvoor je vrijwilligers hoopt te vinden:
# Projectbehoeften Beschrijving van de behoefte aan
vrijwilligers Geschatte
waarde in geld
3 Leraren voor de training 8 vrijwilligers voor ½ dag per maand voor een
periode van drie maanden 1.000
Totaal benodigd aan vrijwilligers: 1.000
Samenvatting van wat voor dit project nodig is:
In geld: 10.200 In natura: 6.600
Aan vrijwilligers: 1.000
Totaal benodigde fondsen: 17.800
2) Doelstellingen van het evenement
Beoogde inkomsten van het evenement in geld: 3.000 Beoogde inkomsten van het evenement in natura: 6.600
Beoogde inkomsten van het evenement in vrijwilligerswerk: 1.000 Andere doelen van het evenement:
- fondsen werven.
- meer zichtbaar zijn en bewustzijn creëren voor de zaak.
- de lokale gemeenschap betrekken.
3) Geversgroepen / doelpubliek voor het evenement
Vooraanstaande personen uit de gemeenschap Ouders van studenten
Leden van de gemeenschap
Leraren en hoofden van scholen uit de omgeving
4) Soort evenement
Licht festival rond Diwali Wat
Een bijeenkomst voor de gemeenschap met dans, muziek, hapjes en kaarslicht. Het evenement vindt 's avonds plaats in de open lucht. Elke deelnemer ontvangt een kaars bij de ingang. Tijdens een speciale ceremonie steekt iedereen een kaars aan en plaatst deze in een cirkel, waardoor een groot helder licht ontstaat. Iedereen wordt gevraagd een wens te doen voor de jeugd van de
gemeenschap. Bij het verlaten van de cirkel van licht worden de mensen door de jongeren
uitgenodigd om een donatie te doen voor de vaardigheidstraining. Aan vooraanstaande personen uit de gemeenschap wordt gevraagd om de opleidingskosten voor een of meer jongeren voor hun rekening te nemen. Er zullen dans- en muziekoptredens zijn door de jeugd en er zullen hapjes geserveerd worden.
Wanneer
23 of 25 oktober 2016 Waar
Schoolplein van de overheidsschool of sportterrein dicht bij de wijk in kwestie.
5) Benodigde interne en externe middelen Kosten van het evenement
Kostenpost Bedrag Uitgaven
in geld Sponsoring
in natura Aantekeningen
Locatie 200 X Locatie voor ongeveer 150
mensen
Licht & muziek 150 X Lichten, geluidsboxen,
microfoon, Cd-speler
Promotiemateriaal 100 X Spandoeken, folders,
uitnodigingskaart
Voedsel 300 X Drankjes & snacks
Kaarsen 150 X Gemaakt door jongeren
met hulp van vrijwilligers
Totaal 900
Totale uitgaven in geld 150
Staf & vrijwilligers tijd
Aantal
stafleden: 2 Totale staftijd: 80 uur Programmaverantwoordelijke, bestuurslid, iemand voor de communicatie,
administratieve staf Aantal
vrijwilligers: 5 Totale
vrijwilligerstijd: 100 uur Vrijwilligers uit de
gemeenschap die op de dag zelf helpen met wat er
geregeld moet worden en rondgaan met drankjes en hapjes
6) Return on investment (ROI)
Beoogde inkomsten in geld 3000
Beoogde uitgaven in geld 150 ROI 20
Aantekeningen:
Gezien onze doelstelling om sponsoring in natura te vinden voor het merendeel van onze
evenementuitgaven, is de verwachte ROI zeer hoog. Zelfs in het geval dat we er niet in slagen om sponsoring in natura te vinden voor alle behoeften, zal de ROI nog steeds ver boven de 4 liggen (wat in de branche als een redelijke ROI wordt beschouwd.
7) Volgorde & duur van het evenement
Starttijd Eindtijd Activiteit 05:30 06:00 Deuren open
06:00 06:15 Welkom door de directeur van de organisatie
06:15 06:45 Presentatie van het trainingsproject door de programmadirecteur
06:45 07:15 Dansvoorstelling door de jeugd
07:15 07:30 Uitnodiging aan vooraanstaande personen om ieder de training van één jongere voor hun rekening te nemen-> symbolische overhandiging van een kaars voor iedere gesponsorde jongere
07:30 08:00 Ceremonie van het aansteken van de kaarsen & donaties
08:00 08:30 Drankjes en hapjes 08:30 00:00 Dankwoord en afsluiting
8) Taken
Taak Wie Datum
Een plan voor het evenement
maken (wat, waar, hoe) Staflid juli
Vrijwilligers zoeken Staflid juli
Sponsoring in natura werven Staflid augustus
Een locatie organiseren Staflid augustus
Gastenlijst maken, gasten
uitnodigen Staflid, bestuurslid september
Promotiemateriaal
voorbereiden Staflid, vrijwilliger september
Samen met jongeren de
kaarsen maken Vrijwilliger september
Logistieke ondersteuning Vrijwilligers september - oktober De dag van het evenement Stafleden, vrijwilligers 23 of 25 oktober Activiteiten na het evenement Staflid november
9) Publiciteitsplan
Publiciteitsmateriaal /
Kanalen Wie Datum
Case for support Communicatiestaf augustus
Uitnodigingen (gedrukt of per
mail) Communicatiestaf september
Folder Communicatiestaf oktober
Gratis publiciteit / persbericht Communicatiestaf oktober Spandoeken, vlaggen Communicatiestaf oktober Ontvangstbevestigingen Administratieve staf oktober
Bedankbrieven Communicatiestaf oktober
10) Checklists voor de uitvoering
- Voorbereiding van het evenement [klik]
- Activiteiten op de dag van het evenement [klik]
- Activiteiten na afloop [klik]
Bijlage: Aannames en berekeningen van de geraamde inkomsten van het evenement
Er zijn twee manieren om fondsen te werven tijdens het evenement:
1) Een bijdrage aan alle deelnemers vragen, na afloop van de kaarsenceremonie
2) Vooraanstaande personen vragen een training voor een of meer studenten te ‘adopteren’
1) Kaarsenceremonie
- Geschat aantal gasten: 150 - Geschatte gemiddelde gift: 10 Totaal: 1.500 (150 x 10)
2) Adoptie van de training van een of meer studenten door vooraanstaande personen - Geschat aantal vooraanstaande personen die het evenement bijwonen: 15
- Trainingskosten per student (op basis van de begrote projectbehoeften): totale kosten 17.800 bij 160 studenten = 110 per student
Geschatte donaties:
1 persoon geeft voor 5 studenten: 5 x 110 = 550;
3 personen geven voor 2 studenten: 3 x 2 x 110 = 660;
8 personen geven voor 1 student: 8 x 110 = 880;
3 personen geven niet direct, maar geven hun naam op: 0, Totaal: 2.090 (550 + 660 + 880)
Totale geschatte inkomsten uit de kaarsenceremonie: 1.500
Totale geschatte inkomsten uit de adoptie van een training voor een student: 2.090 Totale geschatte inkomsten uit het evenement: 3.590 (1.500 + 2.090)
Om aan de veilige kant te blijven heb ik de geschatte inkomsten op 3.000 gezet.
