ODAA: Overzicht doelstellingen, actieplannen en acties
2020-2025
Journaalvolgnummers: 1213 AGB Publiek Domein Putte (0871.015.854) Gemeenteplein 1, 2580 Putte
Algemeen directeur:: Ernie Kasprzak Financieel directeur:: Peter Ledegen
DEEL:: OBH: Organisatiebeheersing
Organisatiebeheersing
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 0 0 0 0 0 0
Ontvangsten 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Saldo 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Investeringen
Uitgaven 48.406 165.540 82.469 42.000 51.693 19.663
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -48.406 -165.540 -82.469 -42.000 -51.693 -19.663
Financiering
Uitgaven 136.408 173.509 183.787 173.916 181.680 176.524
Ontvangsten 56.437 233.184 237.469 62.000 71.693 39.663
Saldo -79.971 59.675 53.681 -111.916 -109.988 -136.861
Beleidsdoelstelling: BD000001: kwaliteitsvolle dienstverlening
Stroomlijnen van de werking van onze organisatie en zorgen voor een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening op maat voor burger, klant, bezoeker en medewerker
Toelichting evaluatie (deel 1):
Uitgevoerd: In kader van het verwezenlijken van deze beleidsdoelstelling werden er verschillende acties ondernomen op het niveau van de ondersteunende diensten (secretariaat, ICT, personeel, communicatie) met het oog op verbetering van de dienstverlening voor burger, klant, bezoeker en medewerker. Hierbij diende ook steeds rekening gehouden te worden met de impact van de corona-pandemie die een grote invloed heeft gehad op de werking van diensten en heeft bijgedragen tot het nemen van noodzakelijke maatregelen (hygiënische, financiële, organisatorische,….)
In eerste instantie werd er binnen het secretariaat ingezet op een verdere uniformisering van het gemeentelijke subsidiebeleid.
Bijkomend werden er ook een aantal bijkomende corona-subsidies voorzien ten voordele van de Putse inwoners (horecaterras- subsidie, Puttesteuntbon).
De subsidieaanvragen die op de verschillende diensten binnen kwamen, werden dan ook steeds conform deze reglementen behandeld en uitbetaald.
Op vlak van ICT werd in 2020 in het kader van de corona maatregelen waarbij telethuiswerk werd aanbevolen en verplicht, voorrang gegeven aan de vervanging van de gedateerde laptops binnen de organisatie, alsook werden er een aantal vaste computers vervangen door laptops. Daarnaast werd ca. 30% van de oude beeldschermen vervangen. Hierbij werd gekozen om zo veel mogelijk over te schakelen naar UltraWide schermen. Bijkomend werd in functie van de implementatie van de Midoffice (LB365) door de ICT-dienst verschillende zaken uitgevoerd: o.a. uitrollen van office 365 binnen de gemeentelijke diensten, het opzetten van de Microsoft Dynamics-omgeving en SharePoint, het toekennen van gebruikersrechten LB365 en IPDC. Gezien de noodzaak van een nieuwe notuleringssoftware werd er door de ICT-dienst in samenwerking met het secretariaat prioritair ingezet op het onderdeel vergaderbeheer.
Daarnaast werd er belang gehecht aan bescherming van persoonsgegevens binnen de gemeente en OCMW. De
informatieveiligheidscel kwam verschillende keren samen en zorgde voor de implementatie en uitvoering van verschillende acties met het oog op het beter beschermen van persoonsgegevens die binnen een lokaal bestuur aanwezig zijn (o.a. actualiseren informatieveiligheidsplan, opstellen beleidsverklaring, project ethisch hacken, project inzake toegangsbeheer,
sensibiliseringscampagne personeel).
Verder werd er in 2020 ook ingezet op de verdere uitbouw van het GIS-systeem door de conversie van Nestor2/CSnestor naar Rol.net/Omgeving.net. Hierdoor kan het GIS-systeem volledig centraal beheerd worden. Bijkomend werd geïnvesteerd in een extra module om de meest recente gegevens van eigenaars van percelen op te vragen via Magda. Deze gegevens zijn o.a. nodig voor het organiseren van een openbaar onderzoek, hetgeen bijdraag tot efficiëntiewinsten voor zowel de dienst ruimtelijke ordening en de burger.
Binnen de personeelsdienst werd het onthaalbeleid van nieuwe medewerkers herbekeken door de invoering van het
meter/peterschap waarbij deze worden bijgestaan door een medewerker van de dienst waarop hij/zij zal terecht komen. Wat betreft de evaluatie werd een tweejaarlijkse cyclus opgestart in 2019. De personeelsdienst rapporteert periodiek aan het managementteam over de gevoerde plannings- en functioneringsgesprekken.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Toelichting: In het kader van het verwezenlijken van deze beleidsdoelstelling werden er verschillende acties ondernomen op het niveau van de ondersteunende diensten (secretariaat, ICT, personeel, communicatie) met het oog op verbetering van de dienstverlening voor burger, klant, bezoeker en medewerker. Hierbij diende ook steeds rekening gehouden te worden met de impact van de corona-pandemie die een grote invloed heeft gehad op de werking van diensten en heeft bijgedragen tot het nemen van noodzakelijke maatregelen (hygiënische, financiële, organisatorische,….) In eerste instantie werd er binnen het secretariaat ingezet op een verdere uniformisering van het gemeentelijke subsidiebeleid. Aanvullend werden er ook een aantal bijkomende corona-subsidies voorzien ten voordele van de Putse inwoners (horecaterrassubsidie, Puttesteuntbon).
De subsidieaanvragen die op de verschillende diensten binnen kwamen werden dan ook steeds conform deze reglementen behandeld en uitbetaald.
Op vlak van ICT werd in 2020 in het kader van de corona maatregelen waarbij telethuiswerk werd aanbevolen en verplicht, voorrang gegeven aan de vervanging van de gedateerde laptops binnen de organisatie, alsook werden er een aantal vaste computers vervangen door laptops. Daarnaast werd ca. 30% van de oude beeldschermen
vervangen. Hierbij werd gekozen om zo veel mogelijk over te schakelen naar UltraWide schermen. Bijkomend werd in functie van de implementatie van de Midoffice (LB365) door de ICT-dienst verschillende zaken uitgevoerd: o.a.
uitrollen van office 365 binnen de gemeentelijke diensten, het opzetten van de Microsoft Dynamica-omgeving en SharePoint, het toekennen van gebruikersrechten LB365 en IPDC. Gezien de noodzaak van een nieuwe
notuleringssoftware werd er door de ICT-dienst in samenwerking met het secretariaat prioritair ingezet op het onderdeel vergaderbeheer.
Daarnaast werd er belang gehecht aan bescherming van persoonsgegevens binnen de gemeente en OCMW. De informatieveiligheidscel kwam verschillende keren samen en zorgde voor de implementatie en uitvoering van
verschillende acties met het oog op het beter beschermen van persoonsgegevens die binnen een lokaal bestuur aanwezig zijn (o.a. actualiseren informatieveiligheidsplan, opstellen beleidsverklaring, project ethisch hacken, project inzake toegangsbeheer, sensibiliseringscampagne personeel).
Verder werd er in 2020 ook ingezet op de verdere uitbouw van het GIS-systeem door de conversie van
Nestor2/CSnestor naar Rol.net/Omgeving.net. Hierdoor kan het GIS-systeem volledig centraal beheerd worden.
Bijkomend werd geïnvesteerd in een extra module om de meest recente gegevens van eigenaars van percelen op te vragen via Magda. Deze gegevens zijn o.a. nodig voor het organiseren van een openbaar onderzoek, hetgeen bijdraag tot efficiëntiewinsten voor zowel de dienst ruimtelijke ordening en de burger.
Binnen de personeelsdienst werd het onthaalbeleid van nieuwe medewerkers herbekeken door de invoering van het meter/peterschap waarbij deze worden bijgestaan door een medewerker van de dienst waarop hij/zij zal terecht komen. Wat betreft de evaluatie werd een tweejaarlijkse cyclus opgestart in 2019. De personeelsdienst rapporteert periodiek aan het managementteam over de gevoerde plannings- en functioneringsgesprekken.
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie Investeringen
Uitgaven 48.406 165.540 82.469 42.000 51.693 19.663
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -48.406 -165.540 -82.469 -42.000 -51.693 -19.663
Financiering
Actieplan: AP000001: Efficiënter maken van de processen
Efficiënter maken van de processen door invoering van een organisatiebeheersingssysteem Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Actie: AC000001: Opstellen van workflows van alle beleids-en beheersprocessen en evaluatie ervan op het vlak van e...
Opstellen van workflows van alle beleids-en beheersprocessen en evaluatie ervan op het vlak van efficiëntie en effectiviteit (PDC)
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Toelichting: Alle in de meerjarenplanning voorziene bestuurs-en beleidshandelingen hebben tot doel de door het gemeentebestuur gestelde missie uit te voeren.
In het voorliggende meerjarenplan worden daarom te bereiken doelstellingen geformuleerd. De voorgestelde acties die samengebracht werden in actieplannen hebben als finaliteit te komen tot de verwezenlijking van de doelstellingen.
Ook de uitvoering van de dagdagelijkse bestuurs-en beleidshandelingen dienen bij te dragen tot het verwezenlijken van de vooropgestelde doelstellingen.
Het is daarom belangrijk om de uitvoering van de processen van dagelijks bestuur en de uitvoering van de actieplannen regelmatig te evalueren op hun efficiëntie en effectiviteit.
Enerzijds dient nagegaan te worden of deze procesuitvoering effectief leidt tot de verwezenlijking van de gestelde beleidsdoelstellingen en anderzijds dient nagegaan te worden of deze uitvoering op de meest efficiënte en optimale wijze gebeurt waarbij de middelen adequaat worden ingezet.
In het kader van organisatiebeheersing en in het verlengde van het eerder door de gemeenteraad goedgekeurd charter hieromtrent, dienen workflows van beleids- en beheersprocessen in kaart te worden gebracht. Door deze processen van de diverse dienstverlening / producten (opgenomen in de productencatalogus = PDC) in kaart te brengen verzekeren we continuïteit en effectiviteit aan de (interne en externe) klanten (burgers). Ingevolge deze oefening kan dan ook de efficiëntie van de werkzaamheden kritisch in vraag worden gesteld met het oog op proces- en efficiëntieverbetering. De diverse processen worden (op een zo uniform mogelijke wijze) geïnventariseerd.
Actie: AC000002: Afleveren wettelijke rapporteringen (lijst opmaken wettelijke verplichte rapporten)
Afleveren wettelijke rapporteringen (lijst opmaken wettelijke verplichte rapporten) Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Actie: AC000006: Verduurzaming van het gemeentelijk aankoopbeleid : invoeren van een duurzaamheidstoets bij aankop...
Verduurzaming van het gemeentelijk aankoopbeleid : invoeren van een duurzaamheidstoets bij aankopen, werken en opdrachten
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Actieplan: AP000002: informatisering en digitalisering van de dienstverlening
Verdere informatisering en digitalisering van de dienstverlening naar burgers en personeel toe Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie Investeringen
Uitgaven 48.406 165.540 82.469 42.000 51.693 19.663
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -48.406 -165.540 -82.469 -42.000 -51.693 -19.663
Financiering
Actie: AC000008: Implementatie MIDOFFICE als basis voor ondersteunende tools als dossier- en documentopvolging, kl...
Implementatie MIDOFFICE als basis voor ondersteunende tools als dossier- en documentopvolging, klachtenmanagement, postregistratie, notulering
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Toelichting: Binnen de gemeente Putte zal er ingezet worden op de implementatie van een midoffice-systeem voor ondersteunende tools als dossier- en documentopvolging, klachtenmanagement, postregistratie, notulering en andere toekomstige aanvullingen. Deze implementatie houdt in dat er een systeem wordt voorzien dat de tussenlaag vormt tussen de backoffice (de tools waar de medewerkers mee werken en waar alle data zich bevindt) en de front-office (de tools die de eindgebruikers en klanten gebruiken en die data genereren). De midoffice voert in wezen de vertalingsslag uit tussen de back- en frontoffice. Dit systeem zorgt ervoor dat er zonder complicaties data tussen deze lagen kan doorvloeien. Door gebruik te maken van een systeem zoals dit, kan er voorkomen worden dat er onjuiste data gebruikt wordt of opgeslagen wordt. Dit komt alle betrokken partijen, zowel de gebruikers als het cliënteel, ten goede. Er wordt gekozen om een midoffice te gebruiken, die wordt ontwikkeld door een samenwerkingsverbond tussen verschillende steden en gemeenten. Op deze manier ontstaat er een applicatie die ontstaat uit de behoeften van deze samenwerking en die dus op maat gemaakt wordt van de leden van dit verbond.
Actie: AC000010: Uitvoeren van het vervangbeleid voor de bestaande hardware
Uitvoeren van het vervangbeleid voor de bestaande hardware Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie Investeringen
Uitgaven 48.406 165.540 82.469 42.000 51.693 19.663
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -48.406 -165.540 -82.469 -42.000 -51.693 -19.663
Financiering
Actie: AC000011: Opvolgen van de evoluties op ICT gebied en implementeren van bruikbare ontwikkelingen om efficiën...
Opvolgen van de evoluties op ICT gebied en implementeren van bruikbare ontwikkelingen om efficiënter te kunnen werken
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Beleidsdoelstelling: BD000002: verantwoord financieel beleid
Een verantwoord evenwichtig financieel beleid voeren waarbij gestreefd wordt naar een evenwicht tussen noodzakelijke uitgaven en realistische ontvangsten.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 0 0 0 0 0 0
Ontvangsten 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Saldo 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Investeringen Financiering
Uitgaven 136.408 173.509 183.787 173.916 181.680 176.524
Ontvangsten 56.437 233.184 237.469 62.000 71.693 39.663
Saldo -79.971 59.675 53.681 -111.916 -109.988 -136.861
Actieplan: AP000007: Correcte toepassing van de voorgeschreven ontvangsten- en uitgavenprocedures.
Correcte toepassing van de voorgeschreven ontvangsten- en uitgavenprocedures.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 0 0 0 0 0 0
Ontvangsten 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Saldo 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Investeringen Financiering
Uitgaven 136.408 173.509 183.787 173.916 181.680 176.524
Ontvangsten 56.437 233.184 237.469 62.000 71.693 39.663
Saldo -79.971 59.675 53.681 -111.916 -109.988 -136.861
Actie: AC000024: Verder optimaliseren van het debiteuren- en crediteurenbeheer.
Verder optimaliseren van het debiteuren- en crediteurenbeheer.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
Toelichting: Het is van groot belang dat de vorderingen die worden vastgesteld ook worden geïnd. Hiervoor is er een optimalisering van het debiteurenbeheer in het vooruitzicht gesteld die het mogelijk moet maken om op een meer uniforme wijze om te gaan met het aanmanen van de verschillende debiteuren. Ook inzake de betaling van onze schulden kan een verdere optimalisering leiden tot een efficiëntere wijze van betaling van onze leveranciers. Door onze leveranciers op tijd te betalen (niet te laat en niet te vroeg) en ervoor te zorgen dat onze vorderingen tijdig geïnd worden kunnen we er voor zorgen dat de
kredietnoodwendigheden tot een minimum beperkt worden.
Actie: AC000025: Beheer van leningen en algemene financiering.
Beheer van leningen en algemene financiering.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 0 0 0 0 0 0
Ontvangsten 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Saldo 216.151 307.610 278.730 282.203 301.907 129.074
Investeringen Financiering
Uitgaven 136.408 173.509 183.787 173.916 181.680 176.524
Ontvangsten 56.437 233.184 237.469 62.000 71.693 39.663
Saldo -79.971 59.675 53.681 -111.916 -109.988 -136.861
Actie: AC000026: Optimaliseren van beleggingen en beheer van gelden (roerende voorheffing).
Optimaliseren van beleggingen en beheer van gelden (roerende voorheffing).
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
DEEL:: VT: Vrije tijd
Vrije tijd
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869
Ontvangsten 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496
Saldo -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372
Investeringen Financiering
Beleidsdoelstelling: BD000010: kinderopvangvriendelijke gemeente
Voorzien van voldoende opvangmogelijkheden voor kinderen in iedere deelgemeente.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869
Ontvangsten 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496
Saldo -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372
Investeringen Financiering
Actieplan: AP000040: Een kwalitatieve buitenschoolse kinderopvang
Een kwalitatieve buitenschoolse kinderopvang organiseren.
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869
Ontvangsten 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496
Saldo -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372
Investeringen Financiering
Actie: AC000138: Alle BKO'S verder optimaliseren, zowel qua interne werking als qua infrastructuur
Alle BKO'S verder optimaliseren, zowel qua interne werking als qua infrastructuur Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869 80.869
Ontvangsten 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496 67.496
Saldo -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372 -13.372
Investeringen Financiering
DEEL:: DAG: Dagelijks bestuur
Dagelijks bestuur
Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 785.407 877.074 838.283 794.860 796.832 638.454
Ontvangsten 712.014 802.399 756.713 699.945 689.978 699.276
Saldo -73.393 -74.675 -81.570 -94.915 -106.854 60.822
Investeringen
Uitgaven 8.031 67.644 155.000 20.000 20.000 20.000
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -8.031 -67.644 -155.000 -20.000 -20.000 -20.000
Financiering
Beleidsdoelstelling: BD000014: dagelijks bestuur
Het uivoeren van wettelijke of statutaire verplichtingen Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 785.407 877.074 838.283 794.860 796.832 638.454
Ontvangsten 712.014 802.399 756.713 699.945 689.978 699.276
Saldo -73.393 -74.675 -81.570 -94.915 -106.854 60.822
Investeringen
Uitgaven 8.031 67.644 155.000 20.000 20.000 20.000
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -8.031 -67.644 -155.000 -20.000 -20.000 -20.000
Financiering
Actieplan: AP000059: Dagelijkse werking AGB Publiek Domein Putte
Dagelijkse werking AGB Publiek Domein Putte Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 785.407 877.074 838.283 794.860 796.832 638.454
Ontvangsten 712.014 802.399 756.713 699.945 689.978 699.276
Saldo -73.393 -74.675 -81.570 -94.915 -106.854 60.822
Investeringen
Uitgaven 8.031 67.644 155.000 20.000 20.000 20.000
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -8.031 -67.644 -155.000 -20.000 -20.000 -20.000
Financiering
Actie: AC000194: dagelijkse werking en investeringen in het kader van het gemeentehuis
Dagelijkse werking en investeringen in het kader van het gemeentehuis Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 761.513 844.904 808.079 764.590 766.495 608.048
Ontvangsten 712.012 802.397 756.711 699.943 689.976 699.274
Saldo -49.500 -42.506 -51.368 -64.647 -76.519 91.225
Investeringen
Uitgaven 8.031 67.644 155.000 20.000 20.000 20.000
Ontvangsten 0 0 0 0 0 0
Saldo -8.031 -67.644 -155.000 -20.000 -20.000 -20.000
Financiering
Actie: AC000195: Algemene dagelijkse werkingskosten van het AGB Publiek Domein Putte
Algemene dagelijkse werkingskosten van het AGB Publiek Domein Putte Van 01/01/2020 tot 31/12/2025
2020 2021 2022 2023 2024 2025
Exploitatie
Uitgaven 23.894 32.171 30.204 30.270 30.337 30.406
Ontvangsten 2 2 2 2 2 2
Saldo -23.892 -32.169 -30.202 -30.268 -30.335 -30.404
Investeringen Financiering
