RAPPORT. Beheerplan Gebouwen Gemeente Lansingerland

(1)

RAPPORT

Beheerplan Gebouwen 2017 - 2020

Gemeente Lansingerland

Klant: Gemeente Lansingerland

Referentie: I&B_BE5706_RE-AF20160135 Versie: 04/Finale versie

Datum: 13 september 2016

(2)

13 september 2016 I&B_BE5706_RE-AF20160135 i HASKONINGDHV NEDERLAND B.V.

Laan 1914 no.35 3818 EX Amersfoort Netherlands Industry & Buildings Trade register number: 56515154

+31 88 348 20 00 +31 33 463 36 52 info@rhdhv.com royalhaskoningdhv.com

T F E W

Titel document: Beheerplan Gebouwen 2017 - 2020

Ondertitel:

Referentie: I&B_BE5706_RE-AF20160135 Versie: 04/Finale versie

Datum: 13 september 2016 Projectnaam:

Projectnummer: BE5706 Auteur(s): Ben Geeve

Opgesteld door:

Gecontroleerd door:

Datum/Initialen:

Goedgekeurd door:

Datum/Initialen:

Classificatie .

Disclaimer

No part of these specifications/printed matter may be reproduced and/or published by print, photocopy, microfilm or by any other means, without the prior written permission of HaskoningDHV Nederland B.V.; nor may they be used, without such permission, for any purposes other than that for which they were produced. HaskoningDHV Nederland B.V. accepts no responsibility or liability for these specifications/printed matter to any party other than the persons by whom it was commissioned and as concluded under that Appointment. The quality management system of

HaskoningDHV Nederland B.V. has been certified in accordance with ISO 9001, ISO 14001 and OHSAS 18001.

(3)

13 september 2016 I&B_BE5706_RE-AF20160135 ii

Inhoud

1 Inleiding 2

1.1 Algemeen 2

2 Kaders en Richtlijnen 3

2.1 Kwaliteitsniveau 3

3 Evaluatie beheerplan 2012 – 2016 4

3.1 Uitvoering onderhoud 4

3.2 Jaarlijkse onderhoudscontracten en/of verplichte keuringen 6

4 Huidige areaal 8

5 Inspanning 9

5.1 Meerjarenonderhoudsplanning 9

5.2 Jaarplan vastgoedonderhoud 9

5.3 Jaarlijkse onderhoudscontracten en / of verplichte keuringen 10

6 Financieel 11

6.1 Meerjaren onderhoudsplanning Error! Bookmark not defined.

6.2 Jaarlijks onderhoud en verplichte keuringen Error! Bookmark not defined.

(4)

13 september 2016 I&B_BE5706_RE-AF20160135 1

Samenvatting

Het uitvoeren van het Beheerplan Gebouwen heeft geleid tot een professionele en efficiënte werkwijze op het product Gebouwen. Dit is gerealiseerd door het planmatig beheer af te stemmen op de behoefte met als resultaat een goede balans tussen de gevraagde kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten.

Aanvullend zijn bij gespecialiseerde bedrijven eenduidige contracten afgesloten voor de jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden en verplichte keuringen.

(5)

1 Inleiding 1.1 Algemeen

Dit document geeft een omschrijving van het Beheerplan Gebouwen en heeft betrekking op 24 objecten uit de portefeuille Maatschappelijk Vastgoed (exclusief onderwijs) van de gemeente Lansingerland.

In het plan wordt beschreven op welke wijze en met welke methodiek de vakgroep Gebouwen invulling geeft aan haar kerntaak;

“het beheren en in goede staat onderhouden van het vastgoed van de gemeente, dit tegen de laagst mogelijke kosten (total cost of ownership)”.

De vakgroep doet dit door het onderhoud binnen afgesproken beleidskaders uit te voeren en de

vervangingsmomenten en onderhoudsactiviteiten af te stemmen op de behoefte met als resultaat optimale onderhoudslasten.

(6)

2 Kaders en Richtlijnen 2.1 Kwaliteitsniveau

Het kwaliteitsniveau betreffende het uitvoeren van het onderhoud is gebaseerd op een genormeerde standaard.

Om goed te kunnen communiceren over de uitgangspunten voor vastgoedbeheer en onderhoudsbeleid zijn een eenduidig begrippenkader en kwaliteitscriteria noodzakelijk. De standaard hiervoor is de norm NEN2767: Conditiemeting.

Voor het onderhoud van de gebouwen wordt een uniform kwaliteitsniveau aangehouden. Dit wordt bereikt door de gebouwen in een staat van onderhoud te houden gemiddeld niet slechter dan conditiescore 3 conform NEN 2767. Dit niveau wordt ook wel aangeduid als “sober en doelmatig”.

De kwaliteit (of de staat van onderhoud) wordt conform NEN 2767 vastgelegd in een conditiescore. De norm werkt met een conditiescore op een zespuntenschaal waarbij score 1 staat voor

“nieuwbouwkwaliteit” en score 6 voor “zeer slecht, voortdurende uitval en rijp voor de sloop”. De methode is zo opgebouwd dat verlaging van de conditiescore met één punt overeen komt met halvering van de resterende levensduur. Zie figuur 1:

In hoofdlijnen zijn de kenmerken van de verschillende condities als volgt omschreven:

Conditiescore Omschrijving Toelichting

1 Uitstekende conditie Incidenteel geringe gebreken 2 Goede conditie Incidenteel beginnende veroudering

3 Redelijk conditie Plaatselijk zichtbare veroudering. Functievervulling van bouw- en installatiedelen niet in gevaar

4 Matige conditie Functievervulling van bouw- en installatiedelen incidenteel in gevaar

5 Slechte conditie Veroudering is onomkeerbaar 6 Zeer slechte conditie “Technisch rijp voor de sloop”

(7)

3 Evaluatie beheerplan 2012 – 2016

De afgelopen vier jaar heeft de vakgroep Gebouwen een start gemaakt met het planmatig onderhouden van de gebouwen. Het streven is om het vervangingsmoment en de benodigde onderhoudsactiviteiten optimaal af te stemmen op de behoefte met als resultaat laagst mogelijke onderhoudslasten. Ook de benodigde contracten voor onderhoudswerkzaamheden door derden zijn verbeterd en waar nodig geoptimaliseerd.

De bezuinigingsdoelstellingen uit 2013 hebben een grote rol gespeeld bij het uitvoeren van het onderhoud. Om aan de bezuinigingsdoelstellingen te kunnen voldoen werd het budget van de

meerjarenonderhoudsplanning met 20% verminderd. Deze kostenbesparing werd geconcretiseerd door het bijstellen van de gewenste conditie en het evenredig verhogen van het risico op (tijdelijke)

herstelwerkzaamheden. In onderstaande figuur is schematisch weergegeven hoe kwaliteit en risico’s samenhangen met het beschikbare budget.

3.1 Uitvoering onderhoud

In de periode 2012 – 2016 werd het onderhoud, conform de meerjarenonderhoudsplannen, zoveel mogelijk planmatig uitgevoerd, waarbij steeds weer de noodzaak van de geplande onderhoudsactiviteiten kritisch werd getoetst. Toetsingscriteria waren de verwachte exploitatieperiode, het vastgoedperspectief (afstoten, verkoop) of budgetbeschikbaarheid.

Uit oogpunt van efficiency en kostenbesparing werden de afgelopen jaren regelmatig - en met succes - werkzaamheden uit verschillende jaarschijven gebundeld en - gecombineerd in één bestek - aanbesteed.

Bij het opstellen van de bestekken wordt eerst goed in kaart gebracht wat de verbeterpunten zijn. Ook wordt gekeken of onderhoud of vervanging van specifieke onderdelen nog wel noodzakelijk zijn. Er ontstaat zo een nieuwe situatie die efficiënt in een kort tijdsbestek en binnen het gestelde budget uitgevoerd kan worden.

Onderstaande omschrijving van de aanpak van de renovatie van de kleedkamers van Sporthal het Berghonk is een goed voorbeeld van deze werkwijze.

(8)

Renovatie kleedkamers Sporthal het Berghonk

In 2015 zijn de kleedkamers van het Berghonk gerenoveerd. In de oude situatie waren er twee, in

verhouding, grote doucheruimten met relatief veel douches en overige waterpunten. Door de verschillende werkzaamheden te bundelen en als één geheel aan te besteden is binnen budget een geheel nieuwe situatie gecreëerd.

Met als resultaat twee kleinere, efficiënter ingerichte doucheruimten waar duurzame onderhoudsvrije materialen zijn toegepast. In de vrijgekomen ruimte is een berging gecreëerd, zie onderstaande tekening.

Door reductie van het aantal waterpunten en toepassing van een “slimme” spoelcomputer wordt veel water bespaard en zal minder tijd nodig zijn voor het spoelen ter voorkoming van legionella. De bestaande verlichting werd vervangen door energiezuinige slagvaste LED-verlichting. Aanvullend zijn verschillende stopcontacten verwijderd, dit scheelt onderhoud en afkeurpunten bij de NEN 3140 punten (NEN 3140 is een keuring van de elektrotechnische installatie; een afkeurpunt is schade aan een stopcontact).

Oude indeling Nieuwe indeling

(9)

Oude situatie

Nieuwe situatie

3.2 Jaarlijkse onderhoudscontracten en/of verplichte keuringen

Vóór 2012 werd het jaarlijks onderhoud in de verschillende kernen uitgevoerd door verschillende

aannemers. Hierdoor bestond er geen goed beeld van het uitgevoerde onderhoud. Ook bleek dat er voor verschillende panden geen onderhoudscontract was afgesloten. Met de invoering van het huidige beheerplan is een uniforme aanpak doorgevoerd en zijn de onderhoudswerkzaamheden aan de verschillende onderdelen bij gespecialiseerde bedrijven ondergebracht.

Gezien de omvang van de installaties zijn de onderhoudswerkzaamheden van het gemeentehuis separaat aanbesteed.

De eenduidige onderhoudscontracten zijn ook doorgevoerd bij de verplichte keuringen aan de gebouwen.

Deze keuringen bestaan uit:

 NEN3140 keuring (verplichte keuring van de elektrische installatie);

 Energie label;

 Keuring keerkleppen welke in de waterleiding zijn aangebracht;

 EBI en periodieke keuring stookinstallaties (met een vermogen boven de 100 kilowatt);

 Periodieke keuring voor de gasleidingen;

(10)

 Keuring van noodverlichting (groene vluchtbordjes)

 Blusmiddelen (brandslanghaspels en poederblussers);

 Sportmaterialen in de gymzalen;

 Sportvloeren in de gymzalen;

 Inbraakbeveiligingsinstallaties.

Legionella beheersplan

Ondanks dat een legionella-beheerplan niet verplicht is, is uit oogpunt van veiligheid besloten toch voor alle gemeentelijke gebouwen een legionella-beheerplan op te stellen.

Per pand is in kaart gebracht waar de tappunten zijn en met welke frequentie deze gebruikt worden. Aan de hand hiervan is een spoelschema opgesteld, om zo te voorkomen dat er legionella in de waterleiding ontstaat. Eén keer per jaar worden in alle panden verschillende monsters genomen welke door een laboratorium worden onderzocht.

(11)

4 Huidig areaal

In de toekomstvisie van het sociaal-cultureel vastgoed is omschreven welke panden in aanmerking komen om binnen korte tijd afgestoten te worden. In overleg met afdeling R&O is besloten voor deze panden geen MJOP op te stellen en deze panden niet meer op te nemen in het beheerplan gebouwen.

Daarnaast zijn er de afgelopen jaren enkele nieuwe panden opgeleverd en/of in eigendom van de gemeente gekomen. Deze panden zijn opgenomen in het beheerplan.

De beheerportefeuille van de vakgroep Gebouwen omvat de volgende objecten:

Type accommodatie Omschrijving Adres

1 Binnensport Sportzaal Chrysantenhof 22

2 Binnensport Sportcomplex Oostmeer Het hoge land 19

3 Binnensport Sporthal Sterrenhal Wilgenlaan 5a

4 Binnensport Sportzaal Berghonk Burg. Van Oostenweg 4

5 Binnensport Sporthal de Ackers Groeneweg 27

6 Binnensport Sportcomplex De Zijde De Zijde 1

7 Binnensport Sportzaal Lijsterlaan Kievitspad 1

8 Binnensport Sportzaal ’t Sportpalet Mesdagstraat 13

9 Binnensport Sporthal Rijneveen Rembrandtlaan 40

10 BSO/Kindvoorziening ’t Hummelhonk De Wildert 2

11 BSO/Kindvoorziening Psz Olidoko en BSO Catalpa Stampioendreef 1, 3 12 BSO/Kindvoorziening Psz De Peuterhoek Emmastraat 30

13 Sociaal cultureel SCC ’t Spectrum Groeneweg 47 t/m 53

14 Sociaal cultureel SCC De Snip met bibliotheek Dorpstraat 5-7

15 Sociaal cultureel De Craenenborgh Götzenhainsingel 5

16 Sociaal cultureel Dienstencentrum De Leeuwerik Leeuwerikstraat 2

17 Gemeentewerf Gemeentewerf Veilingweg 44

18 Binnensport (zwembad) Zwembad de Windas Berkelseweg 95 19 Begraafplaats Aula op openbare begraafplaats Hoekeindseweg 23

20 Sociaal cultureel MKC ’t Web Nachtegaallaan 4

Nieuwe objecten

21 Gemeentehuis Gemeentehuis Tobias Asserlaan

22 Binnensport Sportzaal Westpolder Gouden Uillaan 36

23 Parkeergarage Garage Stationsplein 1

24 Kantoor / vuilstation Afvalbrengstation Bosland 51

Niet meer in beheer

BSO/Kinderopvang Anthuriumsingel Anthuriumsingel 146 t/m 150

Sociaal Cultureel Bibliotheek Notaris Kruytstraat 10, 10a

Sociaal Cultureel Het Schooltje Rottekade 83

Sociaal Cultureel Polderhuis Bergweg Noord 1,3

Sociaal Cultureel Jongerencentrum Götzenhainsingel 12

(12)

5 Inspanning

Het onderhoud van de gebouwen wordt opgesplitst in planmatig meerjarig onderhoud en jaarlijks onderhoud.

5.1 Meerjarenonderhoudsplanning

De meerjarenonderhoudsplanning van een gebouw bestaat uit een opsomming van alle bouw- en installatiedelen die naar verwachting in de toekomst onderhoud behoeven. Na vaststelling van de staat van onderhoud wordt met behulp van een conditiemeting de resterende technische levensduur bepaald, waarmee feitelijk het eerste jaar van onderhoud kan worden gepland. Door de kosten voor de

onderhoudsactiviteiten te koppelen aan de planning ontstaat een goed inzicht in het verloop van de onderhoudskosten in de resterende exploitatieperiode voor het betreffende object.

De MJOP is opgesteld door Bouwtechnische Adviesbeau Wegkamp.

Voor het opstellen van het MJOP hebben we aan verschillende onderhoudsbedrijven een deel MJOP gevraagd, bijvoorbeeld van de installaties of sportmaterialen. Op deze manier ontstaat er een goed beeld over de verwachte levensduur. Aanvullend hebben we door een gespecifieerd bedrijf een inspectie laten uitvoeren naar de conditie van de daken. Bureau Wegkamp heeft aan de hand van deze aangeleverde gegevens en een inspectie op locatie de MJOP opgesteld.

Bij het opstellen van het MJOP is bij einde levensduur rekening gehouden met het toepassen van duurzame materialen. Indien bijvoorbeeld verlichting van een sporthal einde levensduur is wordt deze vervangen voor LED. Dit is opgenomen bij de volgende sporthallen: Rijneveen, De Sterrehal, Het Berghonk, en een hal van Oostmeerhal. Ook worden de bestaande Luchtbehandelingskasten van het Rijneveen en de Sterrehal vervangen door een Warmte terugwin installatie.

5.2 Jaarplan vastgoedonderhoud

Jaarlijks wordt, ruim voor het betreffende jaar, voor elk pand een jaarplan vastgoedonderhoud opgesteld.

In dit plan wordt voor de werkzaamheden, als opgenomen in het meerjarenonderhoudsplan, nog eens kritisch nagegaan of ze echt noodzakelijk zijn. Bij twijfel worden de keuringen uitgevoerd door

gespecialiseerde experts. Als de werkzaamheden bij nader inzien nog niet noodzakelijk zijn, dan worden deze werkzaamheden met minimaal 1 jaar doorgeschoven naar de volgende jaarschijf in de

meerjarenonderhoudsplanning.

Het jaarplan vastgoedonderhoud komt tot stand in de volgende stappen:

 Produceren van een uitdraai van de eerste “jaarschijf” uit de hiervoor omschreven meerjarenonderhoudsplanning;

 Kritische toetsing van de geplande onderhoudsactiviteiten aan:

 Eventueel uitgevoerd onderhoud na inspectie;

 Ontwikkeling van de staat van onderhoud van bouw- en installatiedelen na inspectie;

 Toekomstperspectief van het object, zoals resterende exploitatieperiode, verbouw e.d.;

 Gebruikerswensen;

 Functionaliteit; is het te vervangen onderdeel nog noodzakelijk in de huidige vorm van gebruik?

 Toetsing van de onderhoudskosten aan het beschikbare budget.

(13)

5.3 Jaarlijkse onderhoudscontracten en / of verplichte keuringen

De uitvoering van de jaarlijkse onderhoudscontracten en/of verplichte keuring staat niet omschreven in het jaarplan vastgoedonderhoud. Deze werkzaamheden zijn reeds gebundeld en aanbesteed zoals

omschreven in paragraaf 3.2. en conform contract jaarlijks uitgevoerd. Indien een onderdeel vervangen wordt op basis van het MJOP wordt dit afgestemd met het jaarlijks onderhoud. Als een bijvoorbeeld een CV ketel vervangen wordt in een bepaald jaar voeren we in dat jaar geen onderhoud uit aan de ketel.

(14)

6 Financieel

6.1 Bestemmingsreserve

De kosten voor het jaarlijks planmatig onderhoud zijn opgebouwd uit een totaalsom van de verschillende MJOP’s. Deze kosten worden gedekt via de bestemmingsreserve gebouwen.

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024

€ 952.557 € 979.046 € 619.381 € 704.107 € 520.484 € 896.019 € 372.496 € 661.626

Toelichting op de bestemmingsreserve:

Voor de komende planperiode, 2017-2024, zit de financiële verloop er als volgt uit.

stand 1 jan 2017 dotatie 2017 onttrekking 2017 stand 31 dec 2017

€ 1.777.716 € 491.000 € 952.557 € 1.316.159

€ 1.316.159 € 491.000 € 979.046 € 828.113

€ 828.113 € 491.000 € 619.381 € 699.732

€ 699.732 € 491.000 € 704.107 € 486.625

€ 486.625 € 491.000 € 520.484 € 457.141

€ 457.141 € 491.000 € 896.019 € 52.122

€ 52.122 € 491.000 € 372.496 € 170.626

€ 170.626 € 491.000 € 661.626 € 0

(15)

6.2 Begroting

Voor uitvoeren van het jaarlijks cyclische onderhoud en verplichte keuringen is naast de dotatie voor planmatig onderhoud aan de bestemmingsreserve jaarlijks € 398.693 noodzakelijk.

Voor interne begeleiding en voorbereiding van de werkzaamheden is € 69.500 noodzakelijk

Dit resulteert in de volgende jaarlijkse kosten welke reeds zijn opgenomen in de meerjarenbegroting

 Dotatie voor de planmatig onderhoud € 491.000

 Kosten voor jaarlijks onderhoud en keuringen € 398.693

 Kosten voor begeleiding en voorbereiding € 69.500