Integrale
evenementennota
Oude IJsselstreek
2010
(10int00435)Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 2
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010
(versie 2.6, 3 mei 2010)
Inhoudsopgave
Inleiding... 3
1. Methodische verantwoording... 4
2. Vastgestelde (wettelijke, juridische en gemeentelijke) kaders... 5
3. Begripsbepaling... 7
4. Dienstverlening... 8
5. Waarde en uitstraling evenementen ... 9
6. Veiligheid, regelgeving en handhaving ...11
7. Vervolg ...12
8. Kosten, baten, dekking en begrotingswijziging ...13
Bijlage I: sleutelpersonen t.b.v. creatieve denksessie Bijlage II: Bloemlezing creatieve denksessie
Bijlage III: Mindmap integrale beleidsnota evenementen
Inleiding
In de gemeente Oude IJsselstreek worden op jaarbasis ongeveer 700 grote en kleine evenementen georganiseerd. Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan de leefbaarheid en vitaliteit in onze gemeente. Maar evenementen hebben meerdere functies:
ze kunnen een middel zijn om de gemeente te promoten en evenementen kunnen een goed moment zijn voor het gemeentebestuur en gemeenteraad om zich te presenteren en te profileren.
Als er een evenement wordt georganiseerd, is de gemeente daar ook bijna altijd bij
betrokken. De gemeente geeft namelijk veelal de benodigde vergunningen af en levert in een aantal gevallen ondersteuning in financiële zin (subsidie) en in fysieke zin (hand- en
spandiensten).
Aanleiding
Evenementenorganisaties geven aan niet altijd even tevreden te zijn met de dienstverlening en ondersteuning van de gemeente. Evenementenorganisaties weten niet waar ze met hun vragen terecht kunnen en het is voor hen ook wel eens onduidelijk wat de gemeente wel en niet voor hun evenement regelt en aan voorwaarden stelt. Er is onduidelijkheid over wanneer een evenement in aanmerking komt voor subsidie en welke regels op het gebied van hand- en spandiensten worden gehanteerd. De gemeente heeft ten aanzien hiervan tot op heden gedragslijnen uit het verleden gehanteerd. Daardoor is er in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan.
Opbouw nota
Deze evenementennota gaat in op hoe wij als gemeente onze dienstverlening richting
evenementenorganisatoren integraal willen verbeteren. De nota is tot stand gekomen aan de hand van een creatieve denksessie met tal van betrokken organisaties. Het proces van creatieve denksessie tot uiteindelijk deze nota wordt beschreven bij ‘Methodische
verantwoording’. Vervolgens gaat de nota in op de drie thema’s die centraal staan in onze ambitie om een goede samenwerking met evenementenorganisaties te bewerkstelligen:
‘dienstverlening’, ‘waarde en uitstraling’ en ‘veiligheid, regelgeving en handhaving’. Uit de thema’s vloeien een aantal beleidsuitgangspunten voort. Deze nota wordt afgesloten met de financiële paragraaf.
Op basis van de beleidsnota is ook meteen een integrale uitvoeringsnota ‘Uitvoeringsplan Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010’ opgesteld. Hoewel de
uitvoeringsdocumenten op het gebied van vergunningen en handhaving op een later moment
in 2010 verder uitgewerkt worden, is ook dit onderdeel nauw betrokken bij het opstellen van
de integrale uitvoeringsnota.
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 4
1. Methodische verantwoording
Voor het in kaart brengen van de ontwikkelingen die spelen op het gebied van evenementen in deze gemeente hebben wij de probleemstelling: “Hoe kunnen wij de evenementen in gemeente Oude IJsselstreek het beste ondersteunen en stimuleren?” geformuleerd.
Vervolgens is een inventarisatie gemaakt van sleutelpersonen (bijlage I) met kennis en kunde op het gebied van evenementen vanuit de vier verschillende disciplines: beleid, regelgeving, uitvoering en handhaving. In een creatieve denksessie is deze sleutelpersonen gevraagd naar de ontwikkelingen die zij zien op het gebied van evenementen en de
knelpunten die ze daarbij constateren. Vervolgens is de sleutelpersonen gevraagd naar oplossingen voor hun gesignaleerde knelpunten en hebben we gevraagd welke bijdrage we van de sleutelpersonen kunnen verwachten als we de door hen gekozen oplossing zouden kiezen.
Alle in deze sessie gemaakte opmerkingen, zowel schriftelijk als mondeling, zijn verzameld en gerubriceerd in een bloemlezing (bijlage II). Enkele citaten uit de sessie zijn terug te vinden in deze nota. De bloemlezing is vervolgens verwerkt tot een mindmap (bijlage III) waarin de verschillende opmerkingen gerubriceerd zijn in een aantal thema´s en
onderwerpen. Uit deze rangschikking zijn een drietal lijnen te onderscheiden waar het
evenementenbeleid van de gemeente Oude IJsselstreek op gebaseerd moet worden.
2. Vastgestelde (wettelijke, juridische en gemeentelijke) kaders
Deze nota is opgesteld binnen de volgende wettelijke, juridische en gemeentelijke kaders:
Algemene Wet Bestuursrecht
Deze wet bevat algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers, bedrijven en dergelijke.
Drank- en Horecawet
Hierin zijn regels gesteld ten aanzien van het schenken van alcoholhoudende dranken tijdens evenementen. Hiervoor moet ontheffing worden verleend (art. 35).
Gemeentewet
Hierin wordt de burgemeester belast met handhaving van de openbare orde, het toezicht op de openbare vermakelijkheden en de uitvoering van verordeningen voor zover deze betrekking hebben op het voorgaande.
Wegenverkeerswet
De Wegenverkeerswet 1994 vormt de basis voor de regelgeving van het wegverkeer in Nederland.
Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990
In het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 zijn de meeste verkeersregels uit de Wegenverkeerswet verder uitgewerkt.
Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer
Hierin worden regels gesteld ten aanzien van het tijdelijk afsluiten van wegen voor evenementen.
Wet op de kansspelen
Hierin worden regels gesteld ten aanzien van loterijen en andere kansspelen.
Wet op de particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus
Hierin worden regels gesteld ten aanzien van de particuliere beveiligers die ingezet worden tijdens evenementen.
Wet ruimtelijke ordening
Deze wet regelt hoe ruimtelijke plannen in Nederland tot stand komen en gewijzigd worden.
Bouwverordening
In de bouwverordening zijn technische voorschriften zijn vastgelegd en het geeft regels voor het toepassen van brandveiligheidsinstallaties als voorwaarde voor een
bouwvergunning.
Algemene Plaatselijke Verordening gemeente Oude IJsselstreek
Hierin wordt een vergunningplicht ingesteld voor het organiseren van evenementen.
Algemene Subsidieregeling gemeente Oude IJsselstreek 2008
Hierin staan regels omtrent het verlenen van subsidie aan organisaties.
Uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek 2008
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 6
Hierin zijn de regels uit de algemene subsidieregeling verder uitgewerkt
Toelichting op uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek 2008
Hierin staan de uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport gemeente Oude IJsselstreek toegelicht.
Legesverordening
Hierin staat welke producten of diensten de gemeente in rekening brengt bij particulieren en bedrijven en wat de hoogte van deze bedragen is.
Verwante nota’s:
Cultuurnota (vastgesteld door de gemeenteraad op 10-12-2009)
Jeugdnota (vastgesteld door de gemeenteraad op 10-12-2009)
Ouderennota (vastgesteld door de gemeenteraad op 18-2-2010)
Kaderstellende notitie welzijn (vastgesteld door de gemeenteraad op 2 oktober 2008)
Lokaal Toeristisch Recreatief Ontwikkelings Plan (vastgesteld door de gemeenteraad op 9 juli 2009)
Kadernota Integrale Veiligheid 2007 -2010
3. Begripsbepaling
Evenement
In deze integrale beleidsnota worden evenementen vanuit zowel vergunningtechnisch als subsidietechnisch oogpunt belicht.
Voor het verlenen van subsidie is de definitie van een evenement smaller als voor het verlenen van een vergunning. Vandaar dat in deze nota twee definities voor een evenement worden gehanteerd:
1. Vanuit vergunningverlening voor evenementen:
Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:
a. bioscoopvoorstellingen;
b. markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de Algemene Plaatselijke Verordening;
c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;
d. het in een inrichting in de zin van de Drank en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;
e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;
f. activiteiten als bedoeld in artikel 2:39 van deze verordening.
Onder evenement wordt mede verstaan:
a. een herdenkingsplechtigheid;
b. een braderie;
c. een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3, op de weg;
d. een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.
(uit: APV Oude IJsselstreek, d.d. 4 november 2008)
2. Vanuit subsidieverlening voor evenementen:
Onder een evenement wordt verstaan: een bijzondere of opmerkelijke activiteit gericht op vermaak voor een algemeen publiek op het gebied van kunst, cultuur, sport, erfgoed en maatschappelijke thema’s, welke van belang is voor de gemeente Oude IJsselstreek.
Vergunning
Bewijs van toestemming voor een bepaalde activiteit, zoals het organiseren van een evenement. Door vergunningen af te geven of te weigeren, kan een gemeente activiteiten reguleren en ongewenste ontwikkelingen tegengaan.
Hand- en spandiensten
Door het college vastgestelde diensten en producten die de gemeente – al dan niet tegen betaling - aan kan bieden aan evenementenorganisaties. Vanuit de buitendienst zijn voorbeelden van hand en spandiensten bijvoorbeeld: het leveren van dranghekken, en het voorbereiden en uitvoeren van verkeersmaatregelen bij grote evenementen. Maar ook vanuit andere afdelingen kan de gemeente hand- en spandiensten leveren. Een voorbeeld daarvan is het (gratis) ter beschikking stellen van een sporthal voor een evenement.
Subsidie
Een (financiële) bijdrage die de gemeente levert om bepaalde activiteiten te ondersteunen en
te stimuleren, omdat deze waardevol zijn voor het door de gemeente gevoerde beleid.
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 8
4. Dienstverlening
“Evenementenorganisaties zijn gebaat bij een goede coördinator vanuit de gemeente.”
“De gemeente moet een betrouwbare partner zijn.”
“Samenwerken heeft vooral te maken met dat je weet wat verschillende partijen wel en niet kunnen.”
“Evenementenorganisaties hebben te maken met terugloop vrijwilligers, ondersteuning van de gemeente in de vorm van hand- en spandiensten is daarom welkom.”
Omdat evenementen een belangrijke bijdrage leveren aan de leefbaarheid en vitaliteit van de gemeente Oude IJsselstreek, willen we evenementenorganisaties zo goed mogelijk van dienst zijn. Evenementenorganisaties hebben behoefte aan één vaste contactpersoon, duidelijke communicatie, duidelijke regels en goede en duidelijke ondersteuning. Om dit te realiseren moeten de afdelingen/taakvelden van de gemeente die te maken hebben met evenementen met elkaar samenwerken en moet de structuur van rollen en
verantwoordelijkheden van de gemeente bij evenementen bij zowel gemeente als evenementenorganisatie helder zijn.
Tot op heden werkten de verschillende betrokken taakvelden en afdelingen onvoldoende met elkaar samen. Als een evenementorganisatie zich zowel voor hand- en spandiensten als voor subsidie als voor een vergunning bij de gemeente meldde, kreeg zij voor elk onderwerp met een andere contactpersonen te maken. Door evenementenaanvragen integraal te behandelen wordt voorkomen dat evenementenorganisaties met verschillende
contactpersonen te maken krijgen. Op deze manier wordt de dienstverlening van de gemeente aan evenementenorganisaties verbeterd.
Beleidsuitgangspunten
Wij streven een goede samenwerking met evenementenorganisaties na.
Wij stimuleren evenementenorganisaties om met elkaar samen te werken.
Wij voeren de regie op een zo goed mogelijke spreiding van evenementen in de gemeente.
De gemeente biedt evenementenorganisaties integraal ondersteuning aan.
5. Waarde en uitstraling evenementen
“Het verenigingsleven is ontzettend groot hier en participeert voortdurend in het organiseren van evenementen.”
“Mensen zijn mobieler en zijn daardoor eerder bereid van ver te komen voor bijzondere evenementen.”
Oude IJsselstreek kent een rijk verenigingsleven waarin veel activiteiten worden
georganiseerd. Deze initiatieven zijn waardevol en willen we graag behouden. Daarnaast willen we nieuwe initiatieven stimuleren. Evenementen in Oude IJsselstreek leveren een positieve bijdrage aan de leefbaarheid en het imago van gemeente Oude IJsselstreek.
Daarnaast kunnen evenementen een middel zijn om de gemeente te promoten en kan een evenement een goed moment zijn voor het gemeentebestuur en / of de gemeenteraad om zich te presenteren. Op dit moment is er geen helder en eenduidig subsidiebeleid voor evenementen. Evenementen krijgen nu subsidie op basis van wat ze in het verleden (in de voormalige gemeenten Wisch en Gendringen) ook hebben ontvangen. Daardoor is er in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan.
Ook voor hand- en spandiensten geldt dat er tot op heden geen eenduidige regels voor bestaan. Gedragslijnen uit het verleden waren de geldende richtlijnen. In de praktijk betekende dit dat de ene organisatie soms gratis hand- en spandiensten kreeg van de gemeente, terwijl de andere organisatie daarvoor moest betalen. Ook voor het leveren van hand- en spandiensten is daardoor in de loop van de tijd scheefgroei ontstaan.
Beleidsuitgangspunten
Evenementen die op basis van de hieronder gestelde criteria ondersteuning krijgen kunnen – naast financiële ondersteuning – ondersteuning krijgen in de vorm van hand- en spandiensten en in de vorm van het wel heffen maar niet innen van legeskosten.
Om voor subsidie in aanmerking te komen gelden als basisvoorwaarden de bepalingen die zijn opgenomen in de ‘Algemene subsidieregeling 2008 Gemeente Oude
IJsselstreek’, de ‘Uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport 2008 gemeente Oude IJsselstreek’, en de ‘Toelichting op uitvoeringsregels subsidie welzijn, cultuur en sport 2008 gemeente Oude IJsselstreek’.
De gemeente hanteert een transparant systeem op basis waarvan zij evenementen ondersteunt.
De gemeente streeft op de verschillende beleidsterreinen beleidsdoelen na.
Evenementen kunnen een bijdrage leveren aan de realisatie van deze beleidsdoelen. De mate waarin een evenement een bijdrage levert aan één of meerdere beleidsterreinen is daarom een toetsingscriterium bij de subsidiebeoordeling.
Evenementen kunnen een plaatselijk karakter hebben tot een landelijk of zelfs internationaal karakter. Evenementen met een grotere reikwijdte hebben, naast
bezoekers uit eigen gemeente, een grote aantrekkingskracht op bezoekers van buiten de gemeente. Daarnaast kunnen evenementen met een grote reikwijdte ook veel publiciteit verwerven, waardoor een evenement bij kan dragen aan de promotie van de gemeente Oude IJsselstreek. Reikwijdte van een evenement is daarom een criterium bij de subsidiebeoordeling.
Veel evenementen worden georganiseerd door een gemeentelijke vrijwilligersorganisatie.
Het kan ook zo zijn dat meerdere gemeentelijke vrijwilligersorganisaties samenwerken aan een evenement. Deze samenwerking kan tot uiting komen in de organisatie en / of in de uitvoering van het evenement. Als meerdere gemeentelijke vrijwilligersorganisaties samenwerken aan een evenement draagt dit bij aan zelfredzaamheid en aan
saamhorigheid in een kern / in de gemeente. Daarnaast wordt door samenwerking het
onderlinge contact en de uitwisseling van informatie tussen gemeentelijke
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 10
vrijwilligersorganisaties vergroot. Organisaties kunnen van elkaars kennis, kunde en contacten gebruik maken. Dit versterkt het verenigingsleven in de gemeente en dat heeft een positieve uitwerking op de leefbaarheid in Oude IJsselstreek. Samenwerking in de organisatie en / of de uitvoering van een evenement is daarom een criterium bij de subsidiebeoordeling.
Bezoekersaantallen zeggen iets over de bekendheid en de aantrekkingskracht van een evenement. Bekendheid en aantrekkingskracht van een evenement kunnen bijdragen aan de promotie van de gemeente Oude IJsselstreek. Bij het beoordelen van
subsidieaanvragen is bezoekersaantallen daarom een criterium.
Evenementen die gratis zijn, zijn voor elke doelgroep toegankelijk. Het feit dat entree
geheven wordt voor een evenement kan voor sommige doelgroepen een drempel zijn om
een evenement te bezoeken. Daarom is laagdrempeligheid (gratis – niet gratis) een
criterium bij de subsidiebeoordeling.
6. Veiligheid, regelgeving en handhaving
“Hoelang duurt een vergunningaanvraag?”
“Terugkoppeling tijdens de voorbereiding kan beter.”
“Regels moeten makkelijk uit te voeren zijn.”
Evenementen brengen risico’s voor de veiligheid, gezondheid en openbare orde
met zich mee. Van de overheid wordt verwacht dat zij ter bescherming van de burger deze risico’s beperkt en beheerst. Dit betekent niet dat de gemeente alle daarvoor noodzakelijke maatregelen (in eigen beheer) moet uitvoeren, maar de gemeente voert hierover wel de regie.
Evenementenorganisaties ervaren regels vaak als onduidelijk. Ze weten bijvoorbeeld niet welke voorwaarden voor welk evenement worden gesteld en waarom bepaalde regels opgelegd worden aan evenementenorganisaties. Daarnaast wordt vanuit de ambtelijke organisatie geconstateerd dat de regels die gesteld worden voor het beheer van de openbare ruimte (waaronder de weg) niet of nauwelijks worden gehandhaafd. Tot nu toe hebben er zich gelukkig geen ernstige incidenten voorgedaan, maar de risico’s zijn door het ontbreken van handhaving onvoldoende in beeld en derhalve niet te beheersen. Gezien de verantwoordelijkheid van de gemeente, bijvoorbeeld als wegbeheerder, is dit een
onwenselijke situatie.
Beleidsuitgangspunten
Waarborging van de openbare orde en veiligheid is een noodzakelijke voorwaarde voor het laten plaatsvinden van een evenement. Dit is een verantwoordelijkheid van de burgemeester.
De gemeente zorgt voor een duidelijk uitvoeringsbeleid voor alle vergunningverlening (zowel inhoudelijk als procesmatig) met betrekking tot evenementen waarbij zo min mogelijk regels worden opgelegd aan organisatoren.
De regels die worden opgelegd aan evenementenorganisatoren zijn uitvoerbaar en handhaafbaar.
De regels die worden opgelegd aan evenementenorganisatoren worden waarnodig pro- actief gehandhaafd. Handhaving is een reguliere taak van de gemeente. Voor
handhaving worden geen kosten in rekening gebracht bij de evenementenorganisatie.
De handhaving wordt centraal gecoördineerd zodat evenementenorganisatoren één aanspreekpunt hebben en houden.
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 12
7. Vervolg
In deze nota zijn een aantal thema’s en beleidslijnen uiteengezet om het integrale
evenementenbeleid in Oude IJsselstreek vorm te geven. In de uitvoeringsnota staat verder uitgewerkt op welke wijze de beleidsuitgangspunten op het gebied van
evenementensubsidies en hand- en spandiensten voor evenementen ingevuld worden.
Evaluatie
Om erachter te komen of we de in deze nota beschreven ambitie ook daadwerkelijk bereiken houden we scherp in de gaten hoe de nieuwe beleids- en uitvoeringkaders voor
evenementen in de praktijk werken. Na één jaar wordt de werkwijze zoals beschreven in het beleids- en uitvoeringsplan tegen het licht gehouden om te beoordelen of de ingeslagen weg de juiste is en welke bijstellingen eventueel nodig zijn.
Vervolgens wordt het proces van de totstandkoming van dit integrale evenementenbeleid tenminste 2- jaarlijks herhaald om snel in te kunnen spelen op eventuele nieuwe
ontwikkelingen en draagvlak onder de spelers in het veld te creëren en / of te behouden.
8. Kosten, baten, dekking en begrotingswijziging
De financiële gevolgen van het integrale evenementenbeleid en de uitvoeringsnota zijn niet volledig in beeld te brengen. Er kan wel een inschatting worden gemaakt:
Evenementensubsidies
In 2009 is ongeveer € 60.000,- aan evenementensubsidies besteed. De hoogte van het bedrag voor 2010 en verder is onder andere afhankelijk van het aantal ondersteuningsaanvragen per jaar. Een inschatting op basis van de evenementenlijst uit 2009 komt uit rond de € 70.000,-. Met dit bedrag is in 2010 nog geen rekening gehouden. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het nieuwe beleid en na 1 jaar verantwoording af te leggen over de werkelijke effecten. Vanaf dat moment kan ook reëel begroot (of bijgesteld) worden. Evenementensubsidies worden betaald uit verschillende budgetten, waaronder: promotionele activiteiten, cultuur, recreatie & toerisme en subsidiëring sociaal cultureel werk.
Hand- en spandiensten
Het is op dit moment onduidelijk hoeveel uur de buitendienst exact aan hand- en spandiensten voor evenementen besteedt. Daarnaast worden met deze evenementennota – conform de wens van uw college - de mogelijkheden voor hand- en spandiensten die de gemeente een
evenementenorganisatie kan bieden aanzienlijk verruimd. Daardoor kan niet exact worden aangegeven met welke kosten (uren) we rekening moeten houden voor dit onderdeel. Er zijn voor 2010 geen extra financiële middelen beschikbaar voor deze eventuele extra kosten, wat dus betekent dat de buitendienst deze werkzaamheden binnen haar huidige formatie uit moet voeren. Dit heeft waarschijnlijk gevolgen voor de reguliere dienstverlening van de buitendienst. Voorgesteld wordt om uitvoering te geven aan het nieuwe beleid en na 1 jaar verantwoording af te leggen over de werkelijke effecten. Vanaf dat moment kan ook reëel begroot (of bijgesteld) worden.
Leges
In 2009 bedroegen de inkomsten aan leges rond de € 8.500,-. Als de legeskosten voor evenementen die volgens objectieve criteria ondersteuning krijgen wel worden geheven, maar niet worden geïnd bij de evenementenorganisatie – zoals uw college voorgesteld heeft - zullen de gederfde inkomsten binnen het veiligheidsbudget opgevangen moeten worden.
Overgangsregeling
Voor evenementenorganisaties die er door de effecten van deze evenementennota
(evenementensubsidies) per saldo 500 euro op voor- of achteruit gaan wordt een overgangsregeling getroffen. De overgangsregeling maakt integraal onderdeel uit het ‘Uitvoeringsplan integrale
evenementennota Oude IJsselstreek 2010’
Bijlage I
Sleutelpersonen bij de brainstormsessie Extern
- Ondernemersverenging Terborg Centraal dhr. Lamers en
mw. Van den Boogaard - Stichting Huntenpop Belangen dhr. W. Hendrixen
- Stichting Wielerpromotion Gendringen dhr. J. Robben en dhr. H. Balke
- F en F Events dhr. F. Horstik en dhr. F. Bergervoet
- Politie, wijkagent Ulft dhr. R. Kuiling
Gemeente Oude IJsselstreek
- Medewerker brandpreventie en vergunningen dhr. F. ter Beek - Eerste medewerker vergunningverlening milieu dhr. K. Boessenkool - Allround medewerker handhaving dhr. J. Berntsen
- Allround medewerker MOW dhr. T. Tomberg
- Allround medewerker MOW dhr. M. Roelvink
- Beleidsmedewerkster Welzijn mw. J. Eijmers - Communicatie adviseur (projecten) mw. A. Vreeman
- Medewerkster MOW mw. I. Waarlo
- Evenementencoördinator mw. A. Mulling
Sleutelpersonen aparte consultatie (deze konden niet aanwezig zijn op het moment van de brainstormsessie)
- Beleidsmedewerker Recreatie en Toerisme dhr. R. Krabben
- Medewerker buitendienst dhr. S. Borkes
Sleutelpersonen waarmee gedurende het proces is gesproken
- Future Fun Balloonning dhr. P. Eerland en mevr. M. de Jong
Bijlage II
- uitkomsten gesloten sessie - uitkomsten open sessie
Uitkomsten gesloten sessie evenementenbeleid 14 oktober 2009
1. Welke ontwikkelingen
komen er op ons af op het gebied van evenementenbeleid
2. Welke knelpunten /
problemen signaleert u hierbij 3. Welke oplossingen ziet u
4. Wat kunnen we aan bijdrage van u verwachten?
Evenementen worden groter >>
meer mensen >> moet meer vooraf geregeld worden
grotere evenementen vergen een goede en degelijke voorbereiding
door iedereen tijdig voor het evenement overleggen optimale samenwerking
evenementen moeten dan ook goed georganiseerd zijn op alle
fronten
goede taakverdeling wie, wat,
wanneer ect.
draaiboek - calamiteiten plan
tijdens evenementen overleg
situaties ect.
Meer diversiteit in evenementen
uitvoering van evenementen bijna onmogelijk door complexe
regelgeving
gemeente ondersteunt evenementen die passen bij de identiteit en
uitstraling van de gemeente
gemeente schept duidelijkheid en trekt één lijn
Evenementen sluiten meer aan bij de vraag van de mensen
uitvoering van evenementen bijna onmogelijk door gebrek aan
menskracht
gemeente ondersteunt op de juiste
wijze
gemeente is een betrouwbare partner voor organisatoren Organiseren van evenementen
wordt bemoeilijkt door individualisering (gebrek
vrijwilligers)
geen samenhang tussen subsidie, vergunningverlening, gemeentelijke hand- en
spandiensten
één-loket-gedachte hanteren voor
organisatoren
evenementen levere neen
belangrijke en wezenlijke bijdrage aan leefbaarheid en vitaliteit van OIJ
Regelgeving wordt steeds
complexer
onduidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden van
gemeente en organisatie
duidelijke verdeling van rollen en verantwoordelijkheden. Afspraken
over maken.
Gemeente zal evenementen meer integraal moeten
benaderen
Meer regeltjes (vaak onzinnig)
de vele meningen waar gehoor aan gegeven moet worden. Een ieder kan maar wat roepen en we zijn weer 6 weken verder. Graag kaders aan geven maar ook aan
klagers simpeler beleid
we starten positief en zullen 'ons' evenement naar buiten brengen Of gecreëerde regels die
bedacht worden door jan en alleman zonder daar over na te
denken
makkelijker regelgeving en
makkelijker uitvoerbaar
meer bij de organisatie laten
door eenvoudiger beleid+makkelijker regelgeving is het beter hand te
haven
bij een groot evenement wat meer communicatie (misschien 1 persoon)
Overleg data’s brandweer duidelijkheid
ALLES MITS HET UITVOERBAAR
duidelijkheid brandweer wel een vraag zonder inhoud
duidelijkheid politie
duidelijkheid gemeente
Onder deelnemers: 1. toename alcohol en drugsgebruik en 2.
geweld
particuliere V-tjes. Baten / lasten
plaatje meetlat voor risico-analyse Advies
politiebemensing evenementen
korte lijnen tussen de verschillende
disciplines informatie
evenwicht feestvierders / niet-
feestvierders medewerking bij analyseren
mate van overlast handhaving voorwaarden
Consument gericht! veiligheid vergunningen vereenvoudigen meer samenwerking
Samenwerking op alle gebied vergunningen
makkerlijker ingang bij gemeente
e.d. beter overleg
bureaucratie meer overleg overheidpolitie ect.
voorschriften overleg omliggende plaatsen
meer assistentie
Geen lijn in subsidieverstrekking gemeente (geen beleid)
nu op basis van afsrpaken uit verleden subsidiebedragen verstrekken. In de loop der tijd scheefgroei. Niet uit te leggen richting burger. Nieuwe evenementen >> moeilijk voor gemeente om hoogte subsidie te
bepalen
subsidiebeleid ontwikkelen met heldere kaders (bijv.
subsidiepyramide)
subsidiebeleid voor evenementen ontwikkelen waardoor de
gemeente binnengekomen subsidieaanvragen doed kan beoordelen en dat de gemeente het ook - op basis van beleid - goed kan uitvoeren/toepassen
Promotionele subsidie: wanneer heeft een evenement
promotionele waarde?
ontrevreden /teleurgestelde organisaties: eerst krijgen ze subisidie maar krijgen iets later misschien andere brief van de gemeente dat ze leges moeten
betalen
evenementencoordinator zorgt dat evt. subsidiebeschikking en
vergunning tegelijk in 1 brief de deur
uitgaan
Willen we als gemeente
bepaalde evenementen naar ons toe trekken (koppelen aan
‘identiteit’)?
promotionele waarde van evenementen nu niet meetbaar:
slechte basis om subsidie te
verstrekken
promotionele waarde meetbaar maken (presentatie gemeente op evenementen, tv/radio-uitzending, regio/landelijke krant) opnemen in subsidiebeleid evenementen
Geen interne afstemming subsidie – vergunning – hand en
spandiensten
nog geen heldere visie over wie we als gemeente willen zijn en de evt. evenementen die dit beeld
kunnen versterken.
Andere doelgreopen waar evenementen voor worden
georganiseerd i.v.m. vergrijzing minder problemen
beleid en regelgeving eenvoudig
houden duidelijkheid
Meer concentratie, neem nu het
Druterrein vermoed makkelijker regelgeving
uitvoering: aantrekkelijk maken om
wat te organiseren
uitvoering gaat met veel kosten
tegemoet
handhaving: goede medewerking
biljven behouden
bijna niet uitvoerbaar
Meer activiteiten, zoals op- markten (doordat er meer
winkels komen)
dat er een goede communicatie moet zijn dus bijvoorbeeld een commissie evenemeten in de
Oude IJsselstreek goede communicatie, transparant als adviseur optreden
Pop-zang-dans door middel van
de t.v.
dat de evenementen in deze gemeente niet gelijk vallen dus overleg zodat niet op 3 plaatsen tegelijk van alles te doen is ivm politie brandweer enz. dat er bij erge drukte uitgeweken kan worden naar verdere
parkeerplaatsen afspraken nakomen
De IJsselstreek pop wedstrijden
er een site komt hiervoor waar veel duidelijkheid wordt geboden. Dus dat je weet bij wie je moet zijn met
bepaalde vragen
vooral transparant blijven
Meer evenementen gevolg: 1.
meer en vaker geluidsoverlast 2.
kans overschrijden
tolerantiegrens 3. klachten
vaker evenementen op zelfde plek kan betekenen dat 1.
bestemmingsplan toetsen 2. valt onder kaders Wet Milieubeheer.
Dit geldt ook bij evenementen in
sporthallen e.d.
bestemmingsplan > wijs plaatsen
aan
goede vergunning 1. laat activiteit toe en 2. beschermd omgeving
Afvalbeleid >> 1. beperken afval 2. scheiden afval 3. opruimen
afval
stellen van kaders (hoe vaak, hoe veel (geluid) ) wordt belangrijker
wet milieubeheer > zorg voor juiste
toestemming
goede vergunning legt relatie tussen 1. tijd van evenement (dag,avond,nacht,weekend) 2.
duur van evenement tot 23.00- 24.00-01.00uur) 3.
Geluidvoorschrift.
Voorkom zwerfvuil
meer afhandelen klachten
(juridisch)
of zorg dat het beleid is dat evenementen niet te vaak op
dezelfde plek plaatsvinden
voorkom of beperk overlast door randvoorwaarden en naleefbare
regels
Huidige evenementen worden geconfronteerd met meer complexe zaken, dit gezien
landelijke ontwikkelingen
de gemeente legt steeds meer verplichtingen op aan
evenementenorganisaties
helderheid en vastleggen van afspraken die voor alle partijen van
toepassing zijn
verwacht wordt dat
evenementenorganisaties tijdige en complete verzoeken
aanvragen indien binnen de daarvoor gestelde indienings termijn
Streven wel na zo min mogelijk
regelgeving procedures duren nog langer
bewustwording van alle partijen door middel van goed communiceren dat een veilig evenement voor inwoners, passanten, bezoekers, ect. van groot
belang is.
Diverse nieuwe evenementen
dienstverlening wordt minder voor
evenementenorganisaties
Doel: een zo veilig mogelijk
evenement voor iedereen
Huntenpop nieuwe stijl! veiligheid (regelgeving) goede communicatie
positief starten en uitdragen naar de gehele gemeenschap en/of omgeving
Olympia’s Tour
centrale plek voor vast
evenement (handhaving)
locatie(s) aanwijzen welke goed
bereikbaar zijn
Drufabriek met kunst, cultuur ect.
informatie naar inwoners
(uitvoering) vergunningen soepel afgeven!
Recreatie met uitstraling naar omgeving. Denk aan plan
Engbergen
duidelijkheid in regelgeving
(vergunning) spreiding over kalenderjaar
Nog meer regels op het gebied van veiligheid en handhaving
huidig beleid, regelgeving, uitvoering en handhaving in
principe continueren
handhaving / uitvoering meer op praktijk richten en minder op klagers
een samenwerking, open en duidelijk, gestoeld op wederzijds vertrouwen
Huntenpopfestival zal nog groeien door verplaatsing naar
Drupark
wel alert zijn op wetswijzigingen van hogerhand (rijk/provincie)
beleid: bij grote evenementen rekenig houden met een betere
spreiding
Olympia’s Tour, Ladies Tour, wielerevenement blijven het huidige karakter behouden. Dat wil zeggen één á tweedaagse
evenementen
knelpunten: teveel klagers krijgen
een kans
ook speelt hier dus een goede communicatie tussen gemeente en organisaties een niet te
onderschatten rol
knelpunt: veel verkeersdrempels regelgeving eenvoudiger maken
Grootschalige evenementen tegenover kleine, intieme, unieke, (eenmalige)
evenementen.
grootschaligheid <<>> kleine
evenementen
lokale
verbanden/verenigingen/organisaties betrekken bij grootschalige
evenementen
(nog) scherper krijgen / uitdragen waar de gemeente voor staat.
Wie is ze? Hoe wil de gemeente zich profileren en vooral
onderscheiden? Dit als onderlegger gebruiken op het gebied van evenementen
Kleine, intieme, unieke (eenmalige) evenement die ontstaan op basis van
‘levenshouding’ en communities
daaromheen.
rekening houden met beleid:
lokale initiatieven met kleinschalig karakter en effect niet negeren maar ook kansen bieden t.o.v.
grootschalige evenementen met grote porfileringskansen en
aanzienlijke bijdrage economie
bevolking laten delen in succes; trots creeeren ("toch maar mooi hier in
onze gemeente")
Mensen zijn / worden mobieler, gevolg: 1. ze willen / kunnen van ver komen voor echt interessante evenementen 2. online
mobiliseren 3. internationaal / kijk over (gemeente)grenzen
hoe grootschailgheid te handelen en uit te voeren naar
tevredenheid lokale bevolking >>
'niet alleen de lasten maar ook lusten?' >> actief betrekken lokale verbanden / organisaties?
Hen mee laten profiteren? Samen
delen in succes?
ruimte bieden om echt unieke, kleine evenementen te laten groeiten en uitbouwen naar hoger/groter niveau.
Hiervoor goed gevoel ontwikkellen of in beleid ontwikkelen; de echte Oude IJsselstreek evenementen
Gemeente wil zich cultureel profileren, dus meer
evenementen beleid: crisis/ begrotingstekorten meer zelfredzaamheid binnen kern mijn inzet
Mensen willen meer beleven beleid: krimp / vergrijzing minder wijzen, maar doen meedenken / samenwerken Het alcoholgebruik is aan band
gelegd. Doelgroepen
verschuiven. beleid: 'alles gaat naar Ulft'
samenwerking zoeken tussen
evenementen onderling
gemeentelijke totaalvisie inbrengen
Meer ouderen >> vergrijzing regelgeving: teveel en onduidelijk samen nieuwe dingen bedenken kaders en kansen benoemen Ontwikkling Drufabriek als groots
podium (totale Drucomplex +
Drupark) regelgeving: rem op creativiteit
gemeente zorgt voor
randoplossingen motiveren en enthousiasmeren Toeristische fietsverbindingen
(van Doesburg naar Bocholt) uitvoering: minder vrijwilligers
sponsoring en subsidie samen
binnenhalen
drempels wegnemen en beren afschieten
Minder vrijwillgers uitvoering: jeugd trekt weg culturele identiteit
beleid aanpassen aan wat nodig is
Meer regelgeving? handhaving: verkeersstromen!
Meer geld voor cultuur (bijv. op
scholen) handhaving: alcoholmisbruik
handhaving: mankracht
(geluids) overlast
geen handhaafbare regels /
beleid duidelijkheid
controleren van afspraken en regels. Bij niet naleven elkaar hierop aanspreken!
Nieuwe regels / beleid draagvlak goede afspraken
onduidelijke / onvoldoende
informatie medewerking van (alle) partijen
handhaafbare regels
rekening houden met
Bloemlezing creatieve denksessie d.d. 14 oktober 2009 Open gedeelte
Onze samenwerking bij evenementen is geweldig
• Ik kan niet zeggen dat het slecht is. Je bent gebaad bij een goede coördinator
• meerdere grote evenementen tegelijk is niet handig
• er is weinig contact tussen de organisatoren onderling
• vaak moet er op het laatste moment nog gecontroleerd worden en soms moet je dan nog dingen wijzigen
• soms mist een stukje duidelijkheid bij evenementen, je wordt dan van het kastje naar de muur gestuurd
• rol van de gemeente is veranderd: gemeente laat verenigingen het zelf uitzoeken
• vanuit gemeente wordt gedacht aan één loketgedachte voor alle vergunningen/toestemmingen
• intern bij de gemeente kan de samenwerking ook beter
• één aanspreekpersoon binnen gemeente (evenementencoördinator) is een vooruitgang
• samenwerking is laatste jaren verbeterd
• wat beter kan is het tijdig doornemen/voorbereiden van evenementen
• terugkoppeling tijdens de voorbereiding kan beter
• vooral bij steeds groter wordende evenement kan de voorbereiding beter
• ik denk niet dat de samenwerking geweldig is, het kan altijd beter
• het is nog steeds moeilijk om één aanspreekpunt te houden
• organisaties ontvangen nog maar één pakket papieren
• is er een site waar je informatie terug kunt vinden?
• alle producten voor evenementen staan op de gemeentewebsite, maar er is niet één startpunt voor het proces
• Bij wie kan ik zijn om alles te regelen?
• er is behoeft om nog meer vanuit één aanspreekpunt te werken, zoals met een evenementencoördinator
• ook subsidies en vergunningen in één loket onderbrengen
• Hoelang duurt een vergunningaanvraag?
• de duur van vergunningaanvraag speelt een rol, en loopt steeds soepeler.
• ontwikkel een evenementenkalender
• in het verleden is een evenementenkalender ook geprobeerd. Verenigingen zijn vaak erg zelfstandig en willen niet altijd rekening houden met elkaar.
• kan gemeente een rol spelen in het plannen van activiteiten?
• Als gemeente kun je sturen in de planning, en ook vanuit brandweer/politie moet je mee kunnen werken
• samenwerking tussen evenementen is te slecht om een gezamenlijke kalender in te vullen
• de inventarisatie voor invulling van de kalender is positief maar het effect is onzeker
• gemeente kan adviseren over de planning
• transparant maken van de kalender/planning
• je hebt een overzicht van de planning, je kunt er rekening mee houden, maar het hoeft niet
• elke organisatie vindt zijn eigen evenement het belangrijkste.
• samenwerken heeft vooral te maken met dat je weet wat verschillende partijen wel/niet kunnen
• het zou fijn zijn als organisaties eerder aanvragen doen, dan kun je er meer rekening mee houden gezien risico's analyses, werkroosters e.d.
• op jaarbasis zijn er 700 activiteiten, 100 zijn er groot
• een evenementenlijst is er al wel.
• gemeente moedigt activiteiten aan, ambitieus, ook als de aanvraag kortdag is
• het is belangrijk dat er voldoende politie is en een belangrijke rol bij openbare orde
• we maken veel gebruik van de stichting verkeersregelaars (opleide vrijwilligers)
• als gemeente kun je sturen in parkeeroplossingen, maar organisaties doen hierin zelf ook veel
• bij veel evenementen komt men op de fiets
• heldere, eenduidige regels
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 25 Zijn er soorten evenementen te noemen die typisch iets voor ons zijn?
• schuttersverenigingen
• kermis
• taptoe
• deze jaarlijks terugkerende activiteiten hebben een vaste planning
• wielerkoersen afhankelijk qua planning van landelijke planningen
• wielrennen leeft in de achterhoek
• terborgse kermis 1e zondag van oktober
• huntenpop
• zomermarkten
• hoe liggen de verhoudingen binnen de bevolking gezien leeftijd, vergrijzing, jeugd, etc.
• is er behoefte aan vernieuwing?
• er is behoefte aan nieuwe evenement, inspelen op actuele (landelijke) ontwikkelingen
• een meedenkende gemeente is welkom
• subsidie/vergunningen: wanneer promotionele waarde? Welke evenementen passen bij de gemeente? Welke steunen we financieel?
• diversiteit en spreiding van evenementen is belangrijk
• Houdt de gemeente rekening met diversiteit en spreiding? Op het moment niet.
• Organistoren mogen wel iets verwachten van de gemeente als er transparantie gecreëerd wordt.
• zitten organisatoren te wachten op een gemeente met een mening?
‘De subsidieverlening voor evenementen is prima geregeld’
• het is onbekend dat er subsidie is voor evenementen
• welke belangen heb je om het evenement aan te melden
• aantrekkelijk maken van de kern, eigen zaak, e.d. is een reden om iets te organiseren
• bij de aanvraag is niet bekend dat er ook subsidie aangevraagd kan worden
• een klein deel krijgt maar subsidie toegekend
• waarom vragen ondernemers geen subsidie aan?
• er is geen duidelijkheid over de mogelijkheden van subsidie
• goed beseffen of een activiteit een algemeen evenement is of een activiteit voor eigen onderneming/zaak
• algemene evenementen hebben recht op subsidie
• bij handhaving worden evenementen in categorieen ingedeeld
• belangrijk om een duidelijk standpunt/definitie te hebben voor wat een evenement is
• duidelijke criteria wanneer wel/niet subsidie is erg lastig, voor de gemeente moeilijk opgave
Wat zouden we nou nooit moeten willen hier?
• gay pride
• waarom geen gay-pride, daarmee zetten we de oude ijsselstreek op kaart
• popmuziek wel (huntenpop, popzaal dru)
• cultuur wordt aangemoedigd per kern
• echte keuzes worden er niet gemaakt binnen de gemeente tussen welke evenementen wel/niet uitgevoerd worden
• zo breed mogelijk, divers publiek, ook van buitenaf
• we hebben geen ruimte voor héle grote evenementen (100.000mensen)
• er is een heel rijk verenigingsleven (muziek, schutterijen, dweilorkesten)
• popgebeuren wordt toegevoegd aan het rijke verenigingsleven
• achterhoeksspektakeltoer wil gemeente hier houden
• we zijn sterk in een popfestivalachtige omgeving
• terborg vocalisten concours
• zou je per kern een cultureel evenementenrichting moeten hebben ?
• elke kern kan eigen kracht bepalen en hier activiteiten op inrichten
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 26
• in samenwerking met kernen brainstormen over wat mogelijkheden zijn, als gemeente kun je hierin begeleiden/steunen
• helemaal mee eens om het per kern op te pakken: ook voor kalender
• verbindende factor voor de gemeente is muziek
• kunst, sport zouden ook verbindende/typerende factoren kunnen zijn
• je moet elke kern een eigen identiteit kunnen geven: dit kan sport, muziek, kunst etc. zijn
• probeer spreiding aan te brengen en dus niet alleen te kiezen voor muziek/pop
• verbinding tussen sport en muziek
• welke link kun je de hele gemeente geven
• voetbaltoernooi is ook heel belangrijk en kenmerkend
• in hoeverre onderscheiden wij ons met muziek? Huntenpop, taptoe, daklozen, oude ijssel …muziek, poppodium (uniek)
• welke exclusieve karakter kan en mag je profileren voor de hele gemeente (sport, muziek, kunst?)
• verenigingsleven is ontzettend groot hier, dit kan een belangrijke factor/kracht zijn
• wat is de link tussen rijke verenigingsleven en evenementen?
• ulfts mannenkoor treedt op bij huntenpop
• mensen zoeken elkaar op om iets te organiseren
• hoe bijzonder is het verenigingsleven? Dit is toch ook zo in andere gemeenten?
• verenigingsleven participeert voortdurend in het organiseren van evenementen
• toneel/openlucht spel etten: daar doet iedereen aan mee
• het is bijzonder dat er verband is tussen verenigingen, door te participeren in evenementen
• etten is een voorbeeld van bescheidenheid, maar heeft op deze manier wel een podium, saamhorigheid
• kruisbestuivingen bij de vele onderlinge contacten bijvoorbeeld bij vergunning en subsidie aanvraag
• het eigene/autochtone karakter trekt mensen, plusfactor
• buitenstaanders/recreanten vinden het bijzonder dat er veel samen gedaan wordt in de Achterhoek
• beleid op subsidieverlening: prioritering in evenementen is niet nodig > er worden immers zaken geregeld zonder subsidie en dat gaat goed
• soms is het moeilijk te bepalen welke evenementen wel/geen subsidie krijgen: vooral bij nieuwe of geen jaarlijks terugkerende evenementen. Veel is gebasseerd op gemaakte afspraken in het verleden
• houdt rekening met de kernmerkende krachten per kern, verbindende lijnen
• vanuit evenementenbeleid kun je keuzes baseren op de kracht per kern
• het is mogelijk om vanuit andere beleidsterreinen (bijv. cultuur) subsidie/steun te krijgen
• maak een label/sticker voor elke kern en wat is de verbindende factor
• het label is bepalend voor de subsidieverlening
• de gemeente moet geen voorstel doen en de kern daarop laten reageren, maar per kern een label creëren, keuze door de kern laten maken.
• Huntenpop - wil niet doorgroeien tot grootte van pinkpop. Het is een trekker in de regio, niet landelijk.
• voetbaltoernooi Terborg staat landelijke op de kaart, maar heeft het qua financiering moeilijk
• Het streven is het bestaande aantal evenementen te behouden
• de kracht van gemeente kan zijn een ring van evenementen te organiseren
• we zitten niet te wachten op gigantisch grote evenementen, infrastructuur is hier ook niet op berekend.
• er zijn nu weinig klachten over evenementen. Als je teveel (grote) activiteiten onderneemt kunnen de klachten oplopen. Het gaat nu allemaal goed.
• van te voren contact maken met omwonende voorkomt klachten
• kwaliteit van evenementen die we al hebben verbeteren
Hand en spandiensten
• wat is voor een evenementenorganisatie meer waard: geld of hand en spandiensten?
• hangt van het evenement af
• zowel geld als hand en spandiensten
• als het lastig is om voldoende vrijwilligers te krijgen is het handig om hand en spandiensten te krijgen
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 27
• piramidevorm: bovenaan: landelijk, midden regionaal/lokaal: hoe hoger in de piramide hoe meer steun van de gemeente. Je kunt subsidie krijgen en als je ook hand- en spandiensten wilt gaat dit van het subsidiebedrag af.
• hoe schaal je evenementen in om ze een plek te geven in de piramide?
• wat hebben organisaties nodig, wat is het meest praktische.
• met éénloket functie kun je hierin een heleboel betekenen, om het te stroomlijnen.
• wat kun je in de uitvoering betekenen voor de evenementen.
• het piramidesysteem is redelijk en voor organisatoren te begrijpen waarom ze welke steun krijgen:
belangrijk om uit te kunnen leggen wie wat krijg: duidelijkheid!
• op dit moment geen formele coördinator hand- en spandiensten. Buitendienst doet dit erbij zonder dat ze daar uren voor hebben
• Sommige materialen die organisaties gebruiken om wegen e.d. af te zetten zijn niet veilig, voldoen niet aan de norm. Pleit ervoor om dat soort zaken via gemeente te regelen.
• Verschil tussen bureau en praktijk. Achter bureau maak je verkeersplannen. In praktijk blijkt soms dat dat niet helemaal goed is gemaakt. Er worden dan dingen gewijzigd met grote gevolgen soms voor verkeersstromen. Wijzigingen worden vaak niet teruggekoppeld dus je kunt er niet van leren.
• Grootste drukte met evenementen in de zomer.
• Veel weekenden >> overuren.
• Eerder kon je veegwagen gratis gebruiken als iemand van gemeente als vrijwilliger op de wagen wil rijden.
• Wel/geen subsidie <> wel / geen diensten. Wat als je geen subsidie krijg maar wel diensten afneemt?
• Werf zal meer materialen aan moeten schaffen als ze meer hand- en spandiensten gaat coördineren / verlenen.
• Provinciale weg betrokken bij verkeersplan: is gemeente ook ‘erkend bedrijf’ om afzettingen te doen?
• Tekstborden maakt buitendienst zelf
• Onduidelijkheden over taken / verantwoordelijkheden: regelen, plaatsen, controle.
• Buurtfeest is ander caliber als Huntenpop.
• Buurtfeest is melding, dan keus aan mensen laten om zelf afzettingen te regelen of tegen betaling?
• Bij leveren hand- en spandiensten: materialen gratis, uren betalen?
• Evenementen op tijd vergunning aanvragen. Nu komt veel op het laatste moment. Moeilijk te plannen.
• Behoefte aan uren voor coördinator en uitvoerder als meer hand en spandiensten door gemeente worden gecoördineerd.
Recreatie en toerisme
• Vanuit Regio Achterhoek is toeristisch overleg. Eén van de programma’s die hier besproken worden is vrijetijdseconomie. Wens om afstemming evenementen. Niet alleen gemeentelijk, maar ook regionaal en euregionaal (met Dld).
• Voorkomen dat (grote) evenementen met zelfde doelgroep tegelijk in Achterhoek worden
georganiseerd. Hebben organisaties ook baat bij, anders vangen ze elkaars bezoekers af. Aansturing ABT/GOBT
• Begrotingsmarkt 2 november: gemeente wil niet dat verenigingen en stichtingen bij voorbaat op de overheid leunen. Eerst kijken wat je zelf kunt doen, pas als het dan nog niet lukt gemeente vragen om financiële bijdrage.
• Bestaande evenementen beter maken / aantrekkelijker maken.
• Linken aan het feit dat wij een vitale plattelandsvereniging willen zijn
• Meer combinaties zoeken in verschillende evenementen: bijv. voetbaltoernooi en popoptreden. Slim combineren van activiteiten waar je voordeel van hebt: meer bezoekers, kosten komen beter uit.
• Nijmeegse 4 daagse is mooi voorbeeld. Het is niet alleen wandelen maar ook feest, kermis; het bruist.
En dat trekt mensen van heinde en verre.
• Evenementen rusten op 3 peilers: Kunst&Cultuur, Toerisme en Cultuurhistorie. Hierin veel combi’s te vinden.
• Binnen gemeente veel evenementenlocaties:
o Engbergen o Diekshuus
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 28 o Ultra Light Vliegshow bij van Hal?
o Vennebulten
o Zwarte Veen (lammetjesdag) o Drupark
o Plein Varsseveld
o Alle dorpen hebben locatie voor schutterij
o Idinkbos/Nibbelinkbos >> Ballooning, rommelmarkt Groot Nibbeling
• Idee om alle evenementenlocatie in gemeente te inventariseren. In beeld brengen welk (onderscheidend) aanbod we hier hebben
• Verbindingen zoeken met Dld (Xante, middeleeuws evenement, kan Terborg bijv. bij aansluiten).
• Postief evenementenbeleid voeren. We willen bruisende gemeente zijn.
• Bij positief evenementenbeleid geen geld in rekening brengen voor materialen en uren hand en spandiensten.
• Binnen gemeente een post reserveren waarop buitendienst deze kosten kan boeken.
• Evenementen kunnen bijdrage leveren aan gebiedspromotie. Middel.
• Gemeente OIJ is vrij kunst en cultuurminded: enige in de regio met Poppodium.
• Wens gemeente is ook oom cultuur / kunst verder te ontwikkelen.
• Promotie: toerist gaat naar de Achterhoek. Niet naar specifieke gemeente / evenement. Vanuit Achterhoek verder kijken naar wat er te beleven is. In achterhoek zorgen voor regionale uiting van evenementenkalender.
Algemeen
• waar ligt de grens of iets wel/niet een evenement is?
• kun je wel/niet zonder subsidie iets organiseren?
• er worden alleen verenigingen en stichtingen zonder winstoogmerk gesubsidieerd
• sponsoring?
• piramide
• labeling
• onderscheid wel/niet subsidiering
• samenwerking sponsoring/gemeente/evenementen
Bijlage III
Mindmap evenementenbeleid
communicatie
dienstverlening/beleid gemeente
dienstverlening /beleid
gemeente kans / kracht
hand- en spandiensten
Onduidelijkheden over taken / verantwoordelijkheden hand en span/diensten gemeente: regelen, plaatsen, controle.
als het lastig is om voldoende vrijwilligers te krijgen is het handig om hand en spandiensten te krijgen
Verschil tussen bureau en praktijk. Achter bureau maak je verkeersplannen. In praktijk blijkt soms dat dat niet helemaal goed is gemaakt. Er worden dan dingen gewijzigd met grote gevolgen soms voor
verkeersstromen. Wijzigingen worden vaak niet
teruggekoppeld dus je kunt er niet van leren.
uitvoering: aantrekkelijk maken om wat te organiseren
wat is voor een
evenementenorganisatie meer waard: geld of hand en spandiensten?
Tekstborden maakt buitendienst zelf, kost wel tijd
behoefte organisatie aan geld of hand&spandiensten hangt van het evenement af
Bij leveren hand- en
spandiensten: materialen gratis,
uren betalen?
zowel geld als hand en spandiensten wenselijk
Evenementen op tijd vergunning aanvragen. Nu komt veel op het laatste moment. Voor hand- en spandiensten moeilijk te
plannen.
wat hebben organisaties nodig, wat is het meest praktische.
Behoefte aan uren voor coördinator en uitvoerder als meer hand en spandiensten door gemeente worden
gecoördineerd.
Sommige materialen die
organisaties gebruiken om wegen e.d. af te zetten zijn niet veilig, voldoen niet aan de norm. Pleit ervoor om dat soort zaken via gemeente te regelen.
Buurtfeest is ander caliber als
Huntenpop.
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 30 hand- en
spandiensten
Grootste drukte met evenementen in de zomer.
Buurtfeest is melding, dan keus aan mensen laten om zelf afzettingen te regelen of tegen
betaling?
Veel weekenden >> overuren voor buitendienst gemeente indien hand/ en spandiensten door hen
worden uitgevoerd meer bij de organisatie laten
Werf zal meer materialen aan moeten schaffen als ze meer hand- en spandiensten gaat coördineren / verlenen.
gemeente zorgt voor
randoplossingen
Provinciale weg betrokken bij verkeersplan: is gemeente ook
‘erkend bedrijf’ om afzettingen te doen?
Eerder kon je veegwagen gratis gebruiken als iemand van gemeente als vrijwilliger op de
wagen wil rijden.
op dit moment geen formele coördinator hand- en
spandiensten. Buitendienst doet dit erbij zonder dat ze daar uren voor hebben
Organiseren van evenementen wordt bemoeilijkt door
individualisering (gebrek
vrijwilligers)
Bij positief evenementenbeleid geen geld in rekening brengen voor materialen en uren hand en spandiensten.
uitvoering van evenementen bijna onmogelijk door gebrek
aan menskracht
Binnen gemeente een post reserveren waarop buitendienst deze kosten kan boeken.
dienstverleniging wordt minder voor evenementenorganisaties
beleid: krimp / vergrijzing uitvoering: jeugd trekt weg
subsidie
bij de aanvraag voor vergunning is niet bekend dat er ook subsidie aangevraagd kan worden
geen samenhang tussen subsidie, vergunningverlening,
gemeentelijke hand- en spandiensten
subsidiebeleid voor evenementen ontwikkelen waardoor de gemeente binnengekomen
subsidieaanvragen doed kan beoordelen en dat de gemeente het ook - op basis van beleid - goed kan uitvoeren/toepassen
Linken aan het feit dat wij een vitale plattelandsvereniging willen zijn
subsidie
welke belangen heb je om het evenement aan te melden
Gemeente zal evenementen meer integraal moeten benaderen
subsidiebeleid ontwikkelen met heldere kaders (bijv.
subsidiepyramide)
Evenementen kunnen bijdrage leveren aan gebiedspromotie.
Middel.
bevolking laten delen in succes;
trots creeeren ("toch maar mooi hier in onze gemeente")
korte lijnen tussen de verschillende disciplines
echte keuzes worden er niet gemaakt binnen de gemeente tussen welke evenementen wel/niet uitgevoerd worden
we zijn sterk in een
popfestivalachtige omgeving
goede communicatie, transparant beleid: crisis/ begrotingstekorten
Geen lijn in subsidieverstrekking gemeente (geen beleid)
gemeente ondersteunt evenementen die passen bij de identiteit en uitstraling van de gemeente
er moet een site komen waar veel duidelijkheid wordt geboden. Dus dat je weet bij wie je moet zijn met bepaalde vragen
samenwerking is laatste jaren verbeterd
beleid op subsidieverlening:
prioritering in evenementen is niet nodig > er worden immers zaken geregeld zonder subsidie en dat gaat goed
welke exclusieve karakter kan en mag je profileren voor de hele gemeente (sport, muziek, kunst?)
organisaties en gemeente moeten vertrouwen hebben in elkaar
Organistoren mogen wel iets verwachten van de gemeente als er transparantie gecreëerd wordt.
soms is het moeilijk te bepalen welke evenementen wel/geen subsidie krijgen: vooral bij nieuwe of geen jaarlijks terugkerende evenementen.
Veel is gebaseerd op gemaakte afspraken in het verleden
maak een label/sticker voor elke kern en wat is de verbindende factor
alle producten voor evenementen staan op de gemeentewebsite, maar er is niet één startpunt voor het proces
zitten organisatoren te wachten op een gemeente met een mening?
het is mogelijk om vanuit andere beleidsterreinen (bijv. cultuur) subsidie/steun te krijgen
kunst, sport zouden ook verbindende/typerende factoren kunnen zijn
gemeente moet duidelijkheid scheppen en één lijn trekken
aantrekkelijk maken van de kern, eigen zaak, e.d. is een reden om iets te organiseren
het label (welke identiteit) is bepalend voor de
subsidieverlening
rekening houden met beleid: lokale initiatieven met kleinschalig karakter en effect niet negeren maar ook kansen bieden t.o.v. grootschalige evenementen met grote
porfileringskansen en aanzienlijke bijdrage economie
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 32 subsidie
Bij wie kan ik zijn om alles te regelen?
nu op basis van afsrpaken uit verleden subsidiebedragen verstrekken. In de loop der tijd scheefgroei. Niet uit te leggen richting burger. Nieuwe evenementen >> moeilijk voor gemeente om hoogte subsidie te bepalen
de gemeente moet geen voorstel doen en de kern daarop laten reageren, maar per kern een label creëren, keuze door
de kern laten maken. culturele identiteit
duidelijke criteria wanneer wel/niet subsidie is erg lastig, voor de gemeente moeilijk opgave
Wel/geen subsidie <> wel / geen diensten. Wat als je geen subsidie krijgt maar wel diensten afneemt?
Evenementen rusten op 3 peilers:
Kunst&Cultuur, Toerisme en Cultuurhistorie. Hierin veel combi’s te vinden.
promotionele waarde van evenementen nu niet meetbaar:
slechte basis om subsidie te verstrekken
er worden alleen verenigingen en stichtingen zonder winstoogmerk gesubsidieerd
in samenwerking met kernen brainstormen over wat
mogelijkheden zijn, als gemeente kun je hierin begeleiden/steunen
subsidie/vergunningen: wanneer promotionele waarde? Welke evenementen passen bij de gemeente? Welke steunen we financieel?
Begrotingsmarkt 2 november:
gemeente wil niet dat
verenigingen en stichtingen bij voorbaat op de overheid leunen.
Eerst kijken wat je zelf kunt doen, pas als het dan nog niet lukt gemeente vragen om financiële bijdrage.
elke kern kan eigen kracht bepalen en hier activiteiten op inrichten
sponsoring en subsidie samen binnenhalen
goed beseffen of een activiteit een algemeen evenement is of een activiteit voor eigen
onderneming/zaak Mensen willen meer beleven
evenementen leveren een belangrijke en wezenlijke bijdrage aan leefbaarheid en vitaliteit van OIJ
Promotionele subsidie: wanneer heeft een evenement
promotionele waarde?
het eigene/autochtone karakter trekt mensen, plusfactor
gemeente moedigt activiteiten aan, ambitieus, ook als de aanvraag kortdag is
ruimte bieden om echt unieke, kleine evenementen te laten groeiten en uitbouwen naar hoger/groter niveau. Hiervoor goed gevoel ontwikkellen of in beleid ontwikkelen; de echte Oude IJsselstreek evenementen
buitenstaanders/recreanten vinden het bijzonder dat er veel samen gedaan wordt in de Achterhoek
subsidie
Nijmeegse 4 daagse is mooi voorbeeld. Het is niet alleen wandelen maar ook feest, kermis;
het bruist. En dat trekt mensen van heinde en verre.
verbindingen zoeken met Dld (Xante, middeleeuws evenement, kan Terborg bijv. bij aansluiten).
ulfts mannenkoor treedt op bij huntenpop
verbinding tussen sport en muziek
verenigingsleven is ontzettend groot hier, dit kan een belangrijke factor/kracht zijn
het is bijzonder dat er verband is tussen verenigingen, door te participeren in evenementen
verenigingsleven participeert voortdurend in het organiseren van evenementen
Bestaande evenementen beter maken / aantrekkelijker maken.
Kleine, intieme, unieke (eenmalige) evenement die ontstaan op basis van ‘levenshouding’ en communities daaromheen.
Andere doelgreopen waar evenementen voor worden georganiseerd i.v.m. vergrijzing
Evenementen sluiten meer aan bij de vraag van de mensen
Gemeente wil zich cultureel profileren, dus meer evenementen
Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010 34
subsidie
Mensen zijn / worden mobieler, gevolg: 1. ze willen / kunnen van ver komen voor echt interessante evenementen 2. online mobiliseren 3. internationaal / kijk over
(gemeente)grenzen
voetbaltoernooi Terborg staat landelijk op de kaart, maar heeft het qua financiering moeilijk
Idee om alle evenementenlocatie in gemeente te inventariseren. In beeld brengen welk (onderscheidend) aanbod we hier hebben
Meer geld voor cultuur (bijv. op scholen)
regelgeving en veiligheid
Evenementen worden groter >>
meer mensen >> moet meer vooraf geregeld worden
Doel: een zo veilig mogelijk evenement voor iedereen
evenementenorganisaties
ervaren veel bureaucratie
grotere evenementen vergen een goede en degelijke voorbereiding door iedereen
Huidige evenementen worden geconfronteerd met meer complexe zaken, dit gezien landelijke ontwikkelingen
Als gemeente kun je sturen in de planning, en ook vanuit brandweer/politie moet je mee
kunnen werken
draaiboek - calamiteiten plan
uitvoering van evenementen bijna onmogelijk door complexe regelgeving
Meer evenementen gevolg: 1.
meer en vaker geluidsoverlast 2.
kans overschrijden
tolerantiegrens 3. klachten
tijdig voor het evenement overleggen
regels moeten makkelijk uit te voeren zijn
wet milieubeheer > zorg voor
juiste toestemming
hoe grootschailgheid te handelen en uit te voeren naar tevredenheid lokale bevolking >> 'niet alleen de lasten maar ook lusten?' >> actief betrekken lokale verbanden / organisaties? Hen mee laten profiteren? Samen delen in succes?
Er zijn teveel, vaak onzinnige, regeltjes
goede vergunning 1. laat activiteit toe en 2. beschermd
omgeving
