KOOKBOEK 2.0 DIGITAAL FACILITEREN. Extern

(1)

KOOKBOEK 2.0 DIGITAAL

FACILITEREN

Extern

(2)

Inhoud

Welkom

Hoofdstuk 1: Recepten Overzicht van alle recepten Hoofdstuk 2: Hybride werken Hoofdstuk 3: Algemene tips digitaal faciliteren

Chapter 4: Overzicht Tools Contactpersonen

3 15 47 48 52 55 66

(3)

Welkom

Het afgelopen anderhalf jaar zijn we binnen en buiten Arcadis hard bezig geweest om ons werk zo goed mogelijk voort te kunnen zetten in de nieuwe situatie die ontstond door COVID-19. We zijn thuis gaan werken en onze werkzaamheden massaal digitaal gaan uitvoeren. Het vroeg om creativiteit en flexibiliteit van iedereen, om digitale oplossingen te vinden voor participatiebijeenkomsten, vergaderingen, workshops en brainstormsessies die eerder altijd ‘live’ plaatsvonden.

Om dit voor iedereen gemakkelijk te maken, hebben wij destijds het Digitaal Faciliciteren Kookboek uitgebracht, met voor elk type activiteit een digitaal alternatief! Het uitgangspunt hiervoor was en is nog steeds dat de oplossing vaak niet ligt in een (ingewikkelde) digitale tool, maar in het slim en creatief combineren van onze eigen capaciteiten, eventueel tools en een extra goede voorbereiding. Dit alles passend bij de specifieke wensen van het team of de klant.

En nu is hier dus de tweede versie van dit Kookboek, oftewel: het Kookboek Digitaal Faciliteren 2.0. Deze nieuwe versie van het kookboek bevat veel van die mooie voorbeelden, maar ook nieuwe en verbeterde recepten voor alle soorten digitale sessies, uitleg over handige tools bij het

digitale werken en zelfs een hele bundel aan recepten over digitaal ontmoeten. Daarnaast brengt de huidige situatie waarin we in een mix van thuis, op kantoor en op locatie werken uitdagingen met zich mee voor het plannen en uitvoeren van vergaderingen. Ook daarvoor hebben wij tips opgenomen in de 2.0 versie. Wij hopen dat jullie hier net zo veel (en nog wat meer) lees en leerplezier uithalen als de eerste versie en het

antwoord geeft op jullie (digitale) vragen. Kun je iets niet vinden of heb je een andere vraag? Neem dan gerust contact met ons op!

Onze contactgegevens kun je hier vinden.

Disclaimer: Dit Kookboek is enkel een informatief document. Het geeft geen uitputtende beoordeling van de hierin genoemde applicaties en de functionaliteiten daarvan en treedt dus niet in de plaats van je eigen afwegingen. Indien je overweegt om één of meer van de hierin genoemde applicaties te gaan gebruiken, dien je daarbij de in jouw organisatie gebruikelijke procedure(s) te volgen.

De receptenzoeker Overzicht van de recepten

Hoofdstuk hybride

werken Uitleg over tools

(4)

Wat is het doel van de digitale activiteit?

Informeren

Samenwerken

Ontmoeten

(5)

Hoe groot is de doelgroep?

1 op 1

3 tot 15

meer dan 15

(6)

Hoe groot is de doelgroep?

1 op 1

3 tot 15

meer dan 15

(7)

Hoe groot is de doelgroep?

1 op 1

3 tot 15

meer dan 15

Digitaal kantoor

(8)

Hoe lang dient het contactmoment te zijn?

Eenmalig Langdurig

(9)

Hoe lang dient het contactmoment te zijn?

Eenmalig Langdurig

(10)

Wat is het gewenste gedrag?

Brainstormen

Creatief

Productief

(11)

Wat wil je gaan doen?

Informatie ophalen Informatie bespreken

(12)

Hoe is de setting?

Informeel Formeel

(13)

Wat wil je gaan doen?

Bijpraten Teambuilding

(14)

Wat wil je gaan doen?

Netwerken Informeel bijpraten

(15)

Hoofdstuk 1:

Recepten

(16)

Bereiding:

Als je een officiële mededeling wilt doen of als je veel mensen wilt bereiken die je niet persoonlijk kent is de e-mail nog steeds het beste medium. Er zijn wel wat extra voedingswaarden (tips) & tricks die handig zijn om mee te nemen bij het sturen van je e-mail.

Wil je liever een gerichte vraag stellen aan een collega die je al kent? Gebruik dan de chatfunctie. Deze is handig ingebouwd bij Microsoft Teams. Maar ook in Slackof Google Hangoutskun je chatten. Dit is een fijne manier van werken, omdat mensen waarschijnlijk sneller reageren en het iets minder formeel aanvoelt. Chatten maakt het ook minder vaak nodig om mensen een e-mail te sturen. Dat scheelt weer in de inbox.

Daarnaast is de chatfunctie binnen Teams erg handig, omdat je conversaties kunt groeperen op het onderwerp. Zo kun je een chat starten bij de zojuist door je collega toegevoegde PowerPoint of kun je bijvoorbeeld een chat starten bij het kanaal van je volgende

bewonersinformatiebijeenkomst.

Extra voedingswaarden (tips):

●Allereerst het onderwerp van je e-mail:

Geef in de onderwerpregel duidelijk het onderwerp en de actie of reden van jouw e-mailbericht aan. Bijvoorbeeld:

[Ter info] besluit kantoorinrichting.

Pas het onderwerp liever niet aan als je reageert op een e-mail, hierdoor verdwijnen namelijk de handige koppelingen die Outlook automatisch genereert.

●Wees selectief met ‘aan’ en ‘CC’.

Mensen die actie moeten ondernemen, moeten in de ‘aan’. De rest kan in CC.

Wees ook daarmee wel selectief, want mensen ontvangen al genoeg e-mails.

Vermeld daarom ook aan de personen in de CC regel waarom je deze e-mail naar deze specifieke persoon stuurt. Er zijn ook mogelijkheden om alle e-mails die je als CC ontvangt direct naar een specifieke map door te zetten.

●Communiceer kort en proactief. Zorg ervoor dat jij en de ontvanger minder tijd aan de e-mail hoeven te besteden door geen open vragen te stellen, maar een voorstel te doen. Zo hoeft de ontvanger

alleen nog maar te reageren met ja of nee in plaats van een uitgebreide e-mailwisseling. Als jij degene bent met de meeste tijd, kom dan meteen met drie of vier voorstellen voor zowel tijdstip als locatie.

●Om ervoor te zorgen dat je niet altijd helemaal afgeleid wordt door je e-mail en chatbox is het slim om alle

notificaties uit te zetten.

●Mocht je toch een foutje hebben gemaakt in een chatbericht, klik dan twee keer op het pijltje omhoog op je toetsenbord. De cursor springt dan automatisch omhoog en je krijgt de mogelijkheid om je chat aan te passen.

●Ook erg handig aan de chatfunctie is dat je berichten kan bewaren waar je later pas op wil reageren. Dit doe je door aan de rechterkant van het chatbericht te klikken op de drie puntje en vervolgens te kiezen voor ‘save this message’ of ‘mark as unread’.

Recept: E-mail/chat

Informeren → 1 op 1

(17)

Recept: Gestructureerde online meeting

Informeren → 3 tot 15

Bereiding:

We voeren bijna elke dag vergaderingen via Teams of andere programma’s (eventueel voor klanten). Omdat het opstarten van de vergadering inmiddels bekend terrein is, gaan we hier in op extra tips om de vergadering efficiënt,

gestructureerd en volgens de etiquette te houden.

Een call binnen Teamsstart je door een vergaderverzoek te sturen naar degene met wie je wil bellen. Vervolgens kun je in je agenda op ‘join call’ klikken, maar je kunt nu ook direct een call starten met je collega’s door binnen een chat gesprek of binnen een Teams kanaal te kiezen voor

‘meet’ rechtsbovenin.

Tijdens een call is het belangrijk om je deelnemers betrokken te houden. De aandacht van je deelnemers verslapt digitaal namelijk veel sneller dan wanneer je live presenteert. Een manier om dit te doen is door wat je vertelt te visualiseren door je scherm te delen. Weet je niet hoe je je scherm kunt delen in Teams? Bekijk hierde uitleg.

De ingrediënten:

●Een goede voorbereiding: Bedenk van

tevoren wat voor sfeer je wilt creëren in de online meeting. Denk aan

gestructureerd, spontaan, formeel of inspirerend. Aan de hand daarvan maak je aan het begin van de meeting

afspraken met je deelnemers. Deze afspraken gaan over het gebruik van de microfoon en camera. Staat de

microfoon standaard op mute of niet?

En moet de camera aan? Ook is het belangrijk om te bespreken hoe je omgaat met vragen. Maak een keuze uit de een van de opties die Teams biedt;

vragen kunnen in de chat gesteld worden, deelnemers kunnen hun hand opsteken of mogen de deelnemers je onderbreken?

Verder is het goed om te bedenken of je wilt dat deelnemers onderling met elkaar kunnen chatten tijdens de meeting. Als je dit niet wil, kan je deze optie uit zetten.

●Een online videobelprogramma: Er zijn veel verschillende programma’s voor videobellen beschikbaar. Wil je een afweging maken tussen deze programma’s, kijk dan eens naar de vergelijking van videoconferencing tools op de volgende pagina.

●Een check in: Juist tijdens een digitale

vergadering is het belangrijk om

informeel contact te hebben en te weten waar iedereen staat. Gebruik

bijvoorbeeld het stoplicht-concept (groen, oranje, rood) om te horen hoe iedereen in de vergadering staat en hoe zijn/haar dag is.

●Bekijkdeze pagina voor extra tips over een goede online meeting

●Heb je nog visuele input voor de vergadering, zoals een document of presentatie? Houd deze gereed. Werk indien nodig met twee schermen, zodat je overzicht hebt.

Extra voedingswaarden (tips):

●Ben je voorzitter dan kan het wenselijk zijn om met twee schermen te werken, zodat je de gezichten van de mensen altijd kan blijven zien.

●Voorkom stiltes in de meeting. Deze zijn online namelijk net iets

ongemakkelijker. Leg daarom hardop uit wat je aan het doen bent.

●Kom je er tijdens de vergadering achter dat je toch nog graag wilt brainstormen?

Klik hier voor meer informatie over een brainstormsessie.

(18)

Bereiding:

De kans is groot dat je weleens een webinar hebt gevolgd of gegeven. Een webinar is een handige manier om informatie te zenden aan een grote groep mensen. Via een Q&A geef je hen de mogelijkheid om gestructureerd vragen te stellen.

●Het is bij een webinar vooral belangrijk dat je het goed voorbereidt. Welke informatie wil je delen en welke sprekers nodig je daarvoor uit? Kies daarna ook de juiste datum en tijdstip.

Mensen met een kantoorbaan hebben overdag geen tijd, dus kun je beter ‘s avonds de webinar plannen. Bij het inplannen van webinars voor andere kantoren, is het handig om rekening te houden met de parttime dagen van veel mensen. De meest voorkomende parttime dagen zijn woensdag en vrijdag.

●Zorg voor twee facilitatoren. Eén persoon die de vergadering leidt en iemand anders die de tools en chatbox beheert. Bereid het ook samen voor, zodat je beiden weet hoe de presentatie

eruit gaat zien. Ook zorgt de co-

facilitator voor de ondersteuning aan de deelnemers tijdens jouw webinar. Als iemand moeite heeft met inloggen, kunnen ze jouw co-facilitator bellen. Op die manier word jij niet uit je verhaal gehaald tijdens de webinar.

●Gebruik de chatbox zodat mensen hun vragen kunnen stellen tijdens de presentatie en aan het eind in de Q&A.

Check aan het begin van de webinar of iedereen de chatbox kan vinden en geopend heeft.

De ingrediënten:

• Een goede registratiepagina. Zorg dat de deelnemers er goed van op de hoogte zijn dat jouw webinar gaat plaatsvinden. Daarnaast moeten ze ook de behoefte voelen om bij de webinar aanwezig te zijn. Dit begint al met een sterke registratiepagina. Het is

belangrijk om deze pagina regelmatig te promoten.

• MetMicrosoft Teams kan je een speciale webinarstand gebruiken

waardoor mensen niet zelf hun microfoon aan kunnen zetten, maar er zijn ook veel andere tools op de markt om je webinar te streamen. Kijk voor een vergelijking van webinar tools op deze pagina.

• Een goede camera & microfoon. Bij een webinar ben jij als presentator veel informatie aan het verzenden. Het is belangrijk dat mensen jou ook goed kunnen zien en horen.

• De powerpoint, documenten of filmpjes die je wilt laten zien tijdens de webinar.

Bij een webinar zien mensen alleen de powerpoint of jouw gezicht, houd hier rekening mee. Als er te weinig op het scherm gebeurt klikken mensen snel weg naar hun e-mail of social media. De presentatie moet de deelnemers dus ook daadwerkelijk stimuleren en betrekken bij je verhaal. Zorg daarom voor voldoende slides en visuals door veel plaatjes te gebruiken en weinig tekst per slide. Om indruk te maken op je publiek kun je Crello, Canvaof Vismegebruiken om mooie templates te vinden voor je powerpoint.

Recept: Een webinar

Informeren → meer dan 15 → eenmalig

Dit recept gaat verder op de volgende pagina

(19)

• Een check-in van je webinar. Stel je deelnemers een vraag die ze kunnen beantwoorden in de chat. Hiermee hou je de deelnemers betrokken en kan je ook gelijk input krijgen voor de inhoud van je webinar.

• Is het aantal deelnemers aan de Webinar beperkt en wil je ook brainstormen met de deelnemers? Klik hiervoor meer

informatie over digitaal brainstormen.

Extra voedingswaarden (tips):

• Neem ongeveer elke 10 minuten pauze in je verhaal om een vraag te stellen aan je publiek via de chat of door middel van een poll. Zo hou je iedereen betrokken.

• Het is erg handig om je webinar op te nemen. Mensen die niet live bij het webinar aanwezig konden zijn, hebben dan de mogelijkheid om het later terug te kijken. Voor mensen die wel aanwezig zijn, kan het ook handig zijn om bepaalde informatie weer op te halen en terug te kijken. Bij vrijwel alle webinarsoftware is het opnemen van webinars mogelijk.

• Houd je webinar kort maar krachtig!

Mensen kunnen niet urenlang hun aandacht houden bij wat jij te vertellen hebt. En vaak overschatten mensen de hoeveelheid stof die ze kunnen

behandelen in een bepaalde tijd. Richt je daarom echt op de kern van je verhaal zodat de belangrijkste punten bij de deelnemers overkomen.

Recept: Een webinar

Informeren → meer dan 15 → eenmalig

Kijk hier voor een vergelijking van webinartools

(20)

Overzicht: Vergelijking webinar tools

Webinar tools vergelijking

Video via laptop applicatie

Video via webbrowser (niet-gebruikers)

Inbellen via telefoon

(niet-gebruikers)

Chatfunctie Licentiemogelijkheden Eigenschappen Aantal max.

deelnemers

Microsoft Teams

Live events ✓ ✓ ✓ ✓ Microsoft licentie nodig. Personen met

een uitnodiging om deel te nemen, kunnen via gratis versie aanhaken.

• Hoge productie kwaliteit

• ECDCN support 20.000 deelnemers

Microsoft Teams

Webinar ✓ ✓ ✓ ✓ Microsoft licentie nodig. Personen met

een uitnodiging om deel te nemen, kunnen via gratis versie aanhaken.

• Registratiepagina functie

• Breakout-rooms functie

• Dashboard toont registratie- en aanwezigheidsgegevens

1.000 deelnemers

Go to webinar ✓ ✓ Maandabonnement nodig

• Zeer stabiele connectie

• Automatisering van webinars

• Editing mogelijkheden van de opname

• Downloaden van de app is nodig

1.000 deelnemers

Webinar ninja ✓ ✓ ✓ ✓ Abonnement vanaf 90 euro per maand

• Mogelijkheid om

geautomatiseerde en hybride webinars af te spelen

• Dashboard met webinar analytics en deelnemers registratie

• Aanpasbare registratie pagina

Verschilt per abonnement. Het kleinste abonnement staat max 1.000 mensen toe

Webinar jam ✓ ✓ ✓ ✓ Abonnement vanaf 40 euro per maand • Veel handige functies

• Goede video kwaliteit 20.000 deelnemers

(21)

Bereiding:

Je wenst langdurig informatie te verstrekken aan een grote groep. Het gaat dus niet om communiceren, maar om het zenden van informatie. In dit geval zijn er meerdere opties Een optie is om meerdere updates of contactmomenten voor informatieverstrekking over een langere tijd te faciliteren. Denk aan;

• Een (digitale) nieuwsbrief die je met regelmaat verstuurt.

• Meerdere informatiemomenten die op verschillende wijzen worden ingevuld.

Mogelijke ingrediënten zijn:

• Het verzenden van professionele nieuwsbrieven kan met Microsoft Publisher. Met MailChimpkan je groepen e-mailen met persoonlijke aanhef. Met Active Campaigkan je je e-mailbrieven ook automatiseren.

Wil je ‘eens iets anders versturen’ dan een reguliere nieuwsbrief? Kijk dan eens naar deze opties:

• Maak een infographic of clickable PDF met Powerpointof Adobe Plus. Crelloen Canvazijn websites waar je templates voor infographics kan vinden. Vismeis ook een online tool waarbij je mooie presentaties en video’s kan maken.

• Kies voor een interactief rapport met behulp van Storymaps in GIS. Storymaps zet een rapport meer kracht bij door gebruik te maken van interactieve elementen en aanpasbare kaarten. Een mooi voorbeeld van een digitale interactieve

omgevingsvisie vind je hier. Neem contactmet ons op voor meer informatie over hoe je zo’n storymap kan maken.

• Óf maak een video door je presentatie te delen (Powerpoint of PDF) vergezeld met ingesproken tekst. Dit kan met Microsoft Streams. Birds eat bugs en Loomzijn andere tools waarmee je je scherm en jezelf kan opnemen. Op deze manier kunnen mensen op een door hen gekozen moment informatie tot zich nemen. Je kunt ook een creatieve video laten maken van je aankondiging met Simpleshow.

• Ook zijn er verschillende online tools om professionele animatievideo’s mee te maken. Animakeris een website waarbij je snel en makkelijk een animatiefilmpje voor je organisatie in elkaar kan zetten. Animatronis iets ingewikkelder maar geeft je wel meer opties.

Wanneer een platform gewenst is, is Arcadis in staat om hier een web-based omgeving voor te ontwikkelen. Maak

bijvoorbeeld je informatieve projectwebsite met Mettof iEngage. Ga voor meer voorbeelden en uitleg hierover naar deze pagina digitaal participatieplatform. Hulp nodig? Bel ons.

Extra voedingswaarden (tips):

Denk, voordat je overgaat tot het uitwerken van oplossingen, goed na over je doelgroep én hoe zij te bereiken zijn. Ouderen zijn nog steeds het beste te bereiken per brief of mail. Jongeren kun je juist beter bereiken met een App, website of via sociale media.

Recept: Online informatieverstrekking

Informeren → meer dan 15 → langdurig

(22)

Tijdens het Hoogwater van de Maas en de Waal zijn er veel objecten in de uiterwaarden van de rivieren beland.

Arcadis heeft samen met

Rijkswaterstaat en Staatsbosbeheer de taak opgepakt om het riviergebied weer schoon te krijgen. Om te zorgen dat dit veilig gebeurt, heeft Arcadis inspecties uitgevoerd in de

uiterwaarden. Ter ondersteuning werd GIS gebruikt om real time informatie te verzamelen. Inspecteurs konden tijdens hun inspectie pinnetjes zetten op de kaart waar ze bepaalde voorwerpen tegenkwamen. Ook konden ze hier een foto en een beschrijving aan toevoegen.

Ondertussen konden andere

projectmedewerkers deze datapunten live bijhouden en verwerken. Nadat een gebied van de rivier volledig geïnspecteerd was, werd dit gebied geselecteerd en kreeg het de status

‘geïnspecteerd’. Met deze actie veranderde de kleur van het gebied op de kaart. Ook kan vervolgens de kaart zo worden aangepast dat alleen

de nog niet geïnspecteerde gebieden te zien zijn of de punten waar

gevaarlijke voorwerpen gevonden waren. Op deze manier werd tijdens het hele project de voortgang nauwkeurig bijgehouden.

Best practice: ‘Live’ project data verzamelen met GIS

Voorbeeld bereidingswijze

(23)

Recept: Pak de telefoon of bel via Teams

Bereiding:

Een telefoongesprek. Dat doe je wel vaker. Maar in deze tijden is het toch anders. Want nu voer je soms een gesprek

telefonisch dat je eigenlijk liever face to face had gedaan.

Betreft het een speciale afspraak, stel dan voor om met video te bellen. Dit kan met je telefoon, maar ook via Teams.

De ingrediënten:

Het gesprek:

• Kader het gesprek aan de voorkant af: heb je tijd? Waarom bel je? Trigger de ander om met jou door het gesprek heen te gaan. Benoem eventueel je bespreekpunten.

• Plan gesprekken met een klant ook daadwerkelijk in.

Iedereen heeft zijn eigen dagritme (met/zonder kinderen).

Dus het is fijn als daar rekening mee gehouden wordt.

• Glimlach tijdens het gesprek. Deze positieve energie is voelbaar voor de ander.

• Spiegelen: Dit kan je doen door de woorden van de ander te gebruiken. Maar ook het tempo of de intonatie aan te passen. Het zorgt ervoor dat je aansluit bij de ander en je de ander kan meenemen in je gesprek.

• Zijn jullie samen iets (online) aan het uitzoeken. Bespreek dan hardop wat je aan het doen bent en wat je ziet.

Extra voedingswaarden:

• Vraag om emotionele feedback: “Hoe zie jij dat? Voel je dat ook zo?” Etc. Die uitnodiging doe je anders via non-verbale communicatie, nu dat niet zichtbaar is, is het goed om deze vragen tussendoor te stellen.

• Wees niet te lang van stof (de ander kan ondertussen gemakkelijk overgaan op het lezen van e-mails en daarmee raak je haar/zijn focus kwijt)

• Stel vragen! Als je vraagt dan leid je. Bij gesprekken met fysieke aanwezigheid geldt dat ook, maar nu nog meer.

Bij beeldgesprekken:

• Let op dat je focus op het scherm blijft. Wegkijken naar telefoon of naar buiten valt nog meer op en wekt snel de indruk dat je interesse verslapt.

• Nogmaals: probeer je camera zoveel mogelijk aan te zetten.

Zorg dat je goed zichtbaar bent. En zorg voor een nette achtergrond.

Samenwerken → 1 op 1

(24)

Bereiding:

Bij brainstormsessies maak je in een fysieke setting vaak gebruik van een whiteboard of flip-over. Gelukkig is digitaal brainstormen soms nog efficiënter, omdat iedereen overzichtelijk werkt in hetzelfde document én je kan het gemakkelijk opslaan!

Voordat je begint is het belangrijk om de focus van de brainstorm goed uit te denken. Dit bepaalt namelijk de richting waarin deelnemers gaan zoeken naar antwoorden. Een tip hierbij is om je te richten op een specifiek onderwerp.

Daarnaast helpt het om de

brainstormvraag positief te formuleren en een onderwerp te kiezen waar mensen zelf invloed op hebben.

Bij het starten van de brainstorm is het goed om de regels even te benoemen.

Deze zijn:

●Elk idee wordt genoteerd.

●Hoe meer, hoe beter.

●Er mag geen kritiek geuit worden.

●Gebruik elkaars ideeën om tot nieuwe ideeën te komen.

Na de brainstorm wil je natuurlijk eindigen met de selectie van de beste ideeën.

Deze selectie kun je doen door iedereen te laten stemmen op hun favoriete ideeën door middel van stempels. Of je vraagt bijvoorbeeld iemand de ideeën te clusteren op bepaalde thema’s. Daarna bespreek je de vervolgstappen om (hopelijk) de ideeën te realiseren.

De ingrediënten:

• Whiteboardis de brainstormtool die onderdeel is van Teams en Skype. Ook Zoom heeft ingebouwde brainstormtool.

• Heeft je video conferencing programma geen brainstorm opties, dan zijn er nog andere opties. Miro, Muralen

Stormboardzijn hier zeer geschikte voorbeelden van. Miro en Mural kun je ook integreren in de bekende videobel programma’s.

• Het brainstormen is een creatief proces van samenwerken. Daarom is het leuk om de sessie luchtig te starten met een icebreaker of energizer.

• Met Mentimeter kun je op een interactieve manier input/feedback ophalen vanuit je deelnemers. Ben je op zoek naar een competitie-element, dan kun je bij Mentimeter de quizfunctie gebruiken of je kunt gebruik maken van de quiztool Kahoot.

• Als je niet beschikt over een Mentimeter of Kahoot account kun je in ieder geval binnen Teams altijd uitwijken naar Forms, al werkt dit iets meer als een enquête. Forms heeft ook een functie in Teams waarmee je een poll in de chat kunt plaatsen, dit werkt ook handig om snel een vraag te stellen aan de deelnemers van jouw sessie. Een andere optie om snel een poll te maken is Zoom.

Recept: De brainstorm

Samenwerken → 3 tot 15 → eenmalig → brainstormen

Dit recept gaat verder op de volgende pagina

(25)

Extra voedingswaarden (tips):

• Gebruik je de tool voor de eerste keer of met mensen uit andere organisaties? Test het van te voren! Test vooral ook niet in je eentje, maar test alles met een ander in een call. Het is belangrijk om te weten of zij zonder problemen toegang krijgen tot jouw brainstormtool.

• Werk je met externen? Indien nodig zul je ze vooraf 1 voor 1 moeten benaderen om te checken of alle tools werken.

• De apps slaan de gemaakte

brainstormsessies op. Dat is handig, want zo kan je ze later weer gebruiken als naslagwerk!

• Bij de betaalde versies van de brainstormprogramma’s is het ook mogelijk om creatieve canvassen als achtergrond te gebruiken óf bijvoorbeeld een JPG (bijvoorbeeld een kaart) in te laden waarop je de eerste schetsen van een plan neerzet. Je deelnemers kunnen vervolgens sticky notes op de door jouw geladen kaart plakken.

Recept: De brainstorm

Samenwerken → 3 tot 15 → eenmalig → brainstormen

(26)

One-two-four-all

Doel: antwoord krijgen op een vraag vanuit de hele groep Stel een heldere vraag aan de groep. Eerst is het de bedoeling dat iedereen individueel over het antwoord of over zijn of haar ideeën nadenkt. Vervolgens deelt iedereen zijn ideeën in groepjes van twee met elkaar (breakout rooms). De tweetallen bepalen gezamenlijk een top 3. Daarna wordt iedereen ingedeeld in nieuwe groepjes van 4. Deze viertallen bepalen een nieuwe top 4. Iedereen keert weer terug in de hele groep en deelt de besproken ideeën met de gehele groep.

Vooronderstellen

Doel: deelnemers van de bekende paden afkrijgen en tot originele ideeën komen.

Stel de vraagstelling op en highlight hieruit de kernbegrippen.

Bijvoorbeeld de vraag is: ‘Hoe krijgen we de gemiddelde

wachttijd voor het stoplicht omlaag?’ De kernbegrippen zijn dan ‘ stoplicht’ ‘ omlaag’ ‘wachttijd’.

Kies een van deze kernbegrippen en laat een van de

deelnemers alle veronderstellingen die daarbij horen opnoemen.

In dit geval kan dit zijn: ‘mensen zitten in de auto’, ‘de auto’s staan achter mekaar’, ‘de auto’s staan stil’.

Geef de deelnemers vervolgens de opdracht te bedenken wat er gebeurt als het tegenovergestelde van de veronderstellingen waar zijn. Bijvoorbeeld: ‘de wachtenden kunnen invloed uitoefenen op de wachttijd’, ‘de auto’s staan niet stil’, ‘de volgorde is willekeurig bepaald’.

Herhaal dit met alle kernbegrippen. Het is aan jou om te bepalen welke kernbegrippen misschien iets minder aan slaan en daar minder tijd aan te besteden

Laat de deelnemers alle veronderstellingen met elkaar delen.

Vervolgens ga je als groep in op de bedachte tegenstellingen.

Dit is voer voor nieuwe ideeën. Geef de deelnemers de tijd om van tegenstellingen naar ideeën te gaan.

Focus op de losse onderdelen

Een auto wordt ook niet in een keer bedacht als nieuw product, maar wordt in delen geïnnoveerd. Benader een brainstorm op dezelfde manier. Een auto bestaat uit verschillende elementen:

een stuur, wielen, een motor, remmen, etc.. Bij het bedenken van een nieuwe variant wordt er altijd eerst nagedacht over nieuwe onderdelen van de auto. Bijvoorbeeld: banden met meer grip, wielen van duurzamer materiaal, dynamischere wielen. Of bijvoorbeeld variaties op de motor: Een motor die weinig olie verbruikt, een motor die niet snel kapot gaat, een motor die enorme snelheden kan halen, etc.. Met deze variaties kan je vervolgens weer combinaties maken: Een auto met een weinig verbruikende motor en duurzaam geproduceerde autobanden Dit kan je doen met je groep door eerst het concept/idee product helder te stellen. Vervolgens bedenken jullie als groep uit welke losse onderdelen het product bestaat. Verdeel vervolgens de grote groep in kleine groepjes en laat elke groep nadenken over zoveel mogelijk variaties op een onderdeel. Verzamel dan iedereen bij elkaar en bekijk als groep welke combinaties er mogelijk zijn met de bedachte variaties.

Voorbeelden van werkvormen

Recept alternatieven

Nog meer voorbeelden nodig? Kijk hier!

(27)

Recept: Online workshop

Bereiding:

Een goede online workshop begint met een goede voorbereiding. Bedenk daarom van tevoren goed wat je wil bereiken met jouw workshop.

Ook is het goed om na te denken wat jouw deelnemers al moeten weten voordat ze aan de workshop beginnen. Je kan de deelnemers van tevoren bepaalde vragen of een werkboek toesturen. Zodat de deelnemers vooraf kunnen nadenken over het onderwerp van de workshop. Of wil je dat de deelnemers met een bepaald gevoel de workshop in stappen? Stuur ze een pakketje met leuke spullen thuis of stuur ze een filmpje over het onderwerp om ze alvast enthousiast te krijgen.

De ingrediënten:

• Een helder doel van je workshop. Wil je kennis overdragen, een skill aanleren, of wil je een bepaalde mindset

teweegbrengen bij je deelnemers? Aan de hand van dit doel moet je zorgvuldig kijken naar je programmaonderdelen.

Deze onderdelen moeten namelijk

aansluiten bij het doel.

●Interactieve oefeningen. Voor ideeën voor werkvormen en oefeningen kijk dan hier.

●Een goede check-out. De check-out is net zo belangrijk als je check-in. Dit bepaalt namelijk met welke gedachten je deelnemers de workshop verlaten.

Stel bijvoorbeeld aan iedereen de vraag wat het belangrijkste is wat ze geleerd hebben vandaag of wat ze gaan meenemen van de workshop naar hun team. Of wat ook een leuk idee kan zijn, is om af te sluiten met een quiz door middel van Kahootof Mentimeter. Zo herhaal je nog een keer de besproken kennis.

Extra voedingswaarden (tips):

• Visualisatie tijdens een workshop is erg belangrijk. Het menselijk brein is namelijk visueel ingesteld. Je deelnemers zullen de informatie dus sneller onthouden als je goede visuals gebruikt in je workshop. Als je

gezamenlijk een flowchart of infographic

wil maken, kijk dan eens naar Wondershare Edraw of Creately.

• Als de workshop in een grote groep wordt gegeven, kun je je deelnemers opdrachten geven in kleinere groepjes door breakout rooms te gebruiken. Zo hebben de deelnemers meer de mogelijkheid om interactief mee te doen. Hiervoor kun je de breakout room optie gebruiken in je videoconferencing software. Of gebruik het programma Wonder.me. Wonder.me is een online platform waar je kan rond bewegen tussen verschillende vakken. Je bent alleen in staat om te praten met de mensen waar je dichtbij staat.

• Zorg dat de deelnemers altijd weten wie ze kunnen bereiken als ze last hebben van technische problemen. Het is daarom handig om een co-facilitator te hebben die tijdens jouw sessie

deelnemers kan helpen die bijvoorbeeld hun microfoon niet aan krijgen. Stuur dan van tevoren het nummer van de co- facilitator naar de deelnemers. Dan kunnen zij hem/haar snel bereiken.

Samenwerken → 3 tot 15 → eenmalig → creatief

Klik hier voor een best practice van een digitale Design thinking sessie

(28)

Best practice: Digitale Design Thinking sessie

Voorbeeld bereidingswijze

Doel

Voor het Netwerkkader van de

Vervoerregio Amsterdam hebben we een digitale Design Thinking sessie

georganiseerd. Design Thinking is een manier van brainstormen waarbij de eindgebruiker centraal staat. Dit betekent dat wordt gefocust op wat de behoeften zijn van de eindgebruiker en dat er in de sessie wordt gebrainstormd over hoe het product daaraan kan voldoen.

De sessie

Deze Design Thinking sessie duurde twee keer een halve dag, verspreid over twee dagen. Er waren vanuit Arcadis een aantal adviseurs aanwezig die de sessie begeleidden. Daarnaast was er een collega die de faciliterende onderdelen in de gaten hield. Dat betekende dat als er mensen technische problemen hadden of als er andere zaken niet goed gingen wat betreft de organisatie van de sessie, deze persoon een oplossing kon zoeken.

Vanuit de klant waren er ongeveer 15 deelnemers aanwezig.

De sessie vond plaats in een plenaire Teams meeting, met daarbij breakout rooms voor de brainstorm onderdelen. De sessie was zo georganiseerd dat er veel afwisseling was tussen een plenaire sessie en de breakout sessies, wat goed was voor de dynamiek. Hierbij was er veel afwisseling tussen luisteren en interactie, waardoor de deelnemers ook bij de les en geboeid bleven.

In de plenaire meeting werd uitleg gegeven voor de brainstorm onderdelen en werden de centrale mededelingen gedaan. Daarna gingen alle groepen naar hun breakout room en konden ze zelf aan de slag gaan in het Mural board. In elke groep van de breakout rooms zat minstens één adviseur van Arcadis, die mee kon denken vanuit een ander perspectief en die ook controle kon houden over wat er in de breakout room gebeurde. Daarnaast hadden

begeleidende en faciliterende adviseurs van Arcadis de mogelijkheid om tussen de breakout rooms te schakelen, overal een kijkje te nemen en hulp te bieden als dat nodig was. Ook hadden alle collega’s die

vanuit Arcadis bij de sessie aanwezig waren een gezamenlijke Whatsapp groep, waarmee bijvoorbeeld organisatorische mededelingen met elkaar

gecommuniceerd konden worden, zonder dat de deelnemers daar last van hadden.

Tools

Om de brainstorm goed te kunnen faciliteren, hebben wij gebruik gemaakt van een Mural board. In dit Mural board waren alle stappen van de brainstorm toegelicht en konden de deelnemers ook hun ideeën plakken. Er waren 5 breakout rooms, maar alle breakout rooms werkten in hetzelfde Mural board. Dit Mural board was zo ingedeeld dat elke breakout room zijn eigen deel van het board had om te gebruiken. Het leuke hieraan was dat de groepen elkaars resultaten konden zien.

Ook was het leuk dat alle stappen van de brainstorm ook in hetzelfde Mural board werden verwerkt, daardoor vulde de Mural zich gedurende de sessie steeds meer en had je aan het einde van de sessie een groot gevuld board. Een mooi tastbaar resultaat dus, wat meteen te delen was met de deelnemers.

(29)

Bereiding:

Ook bij het nemen van besluiten is het niet meer noodzakelijk om een fysieke meeting in te plannen. Dit kan ook heel goed online.

Hierbij is de voorbereiding weer erg belangrijk. Bedenk wat je deelnemers nodig hebben om ideeën te generen of besluiten te maken. Zo kan het handig zijn om van tevoren al bepaalde standpunten of informatie op te sturen.

Geef tijdens de meeting de deelnemers de kans geven om na te denken over wat er is gezegd. Veel introverte mensen hebben namelijk moeite met het ter plekke formuleren van hun mening.

Daarom kun je bijvoorbeeld vlak voor een belangrijk besluit een koffiepauze in lassen. Of voordat iedereen zijn mening geeft, kun je iedereen vragen om die mening eerst voor zichzelf op te schrijven. Zo geef je mensen tijd om na te denken en komen je deelnemers sneller to the point.

De ingrediënten:

• Een manier om je ideeën te verzamelen. Dit kan via een whiteboard. Kijk bij het overzicht van alle whiteboard tools om te kijken welke het best voor jou werkt. Maar dit kan ook door een online tool zoals Acceptifyof Synthethron. Met deze tools worden alle oplossingen overzichtelijk verzameld. Door middel van slimme vragen te stellen, wordt vervolgens de oplossing met de minste weerstand uit de groep verkozen.

Extra voedingswaarden (tips):

• Er zijn veel verschillende beslismodellen zoals: autocratisch, democratisch etc. Om de juiste beslisvorm te kiezen voor jouw meeting kan de website Deciderje helpen. Door middel van een aantal vragen in te vullen geeft de website een suggestie voor het te kiezen beslismodel en krijg je tips over mogelijke valkuilen.

• Kijk op de volgende pagina’s voor meer ideeën over werkvormen die je kan gebruiken tijdens je overleg.

Recept: Online overleg

Samenwerken → 3 tot 15 → eenmalig → productief

Klik hier voor voorbeelden van werkvormen

(30)

Best practice: Digitale klimaatdialogen

Voorbeeld bereidingswijze

Doel workshop

Arcadis begeleidt veel klimaatdialogen in Nederland. De projecten bevinden zich in de fase dat de resultaten van de

stresstesten (hitte, droogte, overstroming, bodemdaling etc.) uit de projectgebieden worden besproken met stakeholders. Het doel is om in de klimaatdialogen hierover in gesprek te gaan, afspraken te maken/

maatregelen af te stemmen en deze te laten landen in een

klimaatadaptatiestrategie en uitvoeringsagenda.

Voorbereiding

In de digitale try-out is er een presentatie voorbereid. Hierin werden meerdere vormen van digitale middelen gebruikt om de interactie te bevorderen. Bijvoorbeeld het gebruik van Mentimeter, Mural, video’s, etc. Om tijd te besparen tijdens de sessie is er van tevoren een

handleiding gestuurd met hoe Teams en Mural gebruikt kan worden. In de sessie werd gebruik gemaakt van een

presentatie met daarin een indeling die

mogelijk ook gebruikt kan worden voor een sessie met andere betrokken stakeholders. Dus een programma, spelregels voor de sessie, introductie van de facilitators, QHSE, Instructie Digitale Tools, Voorstelronde, Opwarmer/

Icebreaker, Inhoudelijke presentatie, Werksessie en afsluiting. De sessie werd gezamenlijk gepresenteerd door de moderator en de digitaal facilitator. De digitale facilitator had bij de technische instructie het woord en liep samen met de deelnemers door de verschillende opties heen, met de mogelijkheid om vragen te stellen. Ook werden de deelnemers aan het werk gezet in een Mural en met Mentimeter om ze gelijk te laten proeven aan het werken in een digitale setting.

Uitvoering

Het werken met Teams verliep soepel.

Van tevoren is er wel de mogelijkheid geboden om te testen via een externe webbrowser. De ervaring leert dat veel gemeentelijke partijen werken via de Citrix tunnel, waardoor zij lastig in Teams kunnen komen als er door de gemeente

niet met Teams wordt gewerkt. Dit kan gemakkelijk omzeild worden door niet via de tunnel te werken. Het gebruik van Mural kan via een anonieme aanmelding.

In de presentatie werden alle tools nog eens doorgenomen. De spelregels werden ook duidelijk nageleefd, en mensen staken digitaal hun hand op om vragen te stellen tijdens de sessie.

De opdrachtgevers waren erg tevreden met de sessie en hebben vele nieuwe inzichten gekregen. Het bleek duidelijk dat klimaatdialogen ook heel goed digitaal gefaciliteerd kunnen worden!

(31)

• Voortbouwen

Doel: oplossingen of ideeën vinden waar iedereen op elkaar voortbouwt.

Deel eerst de volgorde in van de groep wanneer iedereen mag spreken door deze te benoemen of in de chat te typen. Vervolgens stel je de vraag waarop je graag input wil.

Voorbeelden hiervan kunnen zijn:

o Op welke manier kunnen we de inwoners hierbij betrekken?

o Welke obstakels moeten er worden getackeld om dit project succesvol af te ronden?

o Hoe richten we ons teamwerk hybride in?

Je legt uit dat de deelnemers hun ideeën delen en op elkaar voortbouwen. Over de ideeën wordt dus niet verder gediscusseerd. Het is handig om alle ideeën te noteren door bijvoorbeeld je scherm te delen met een

Worddocument. Daarna kies je als inbrenger met welke ideeën je verder gaat of je laat de groep hierover stemmen.

• Deep democracy besluitvorming

Doel: iedereen betrekken bij het besluit, ook de minderheid.

Deze besluitvormingswerkwijze uit de deep democracy methode helpt om de wijsheid van de minderheid te betrekken in je besluit.

Maak duidelijk wat de vraagstelling is. Verzamel als facilitator alle denkbeelden van de deelnemers. Maak hierbij ook duidelijk dat het oké is om een

tegenovergesteld of ander standpunt te hebben. Vraag daarom ook expliciet of iedereen het met elkaar eens is of dat er ook iemand is die zich niet helemaal erin kan vinden. Vat de benoemde standpunten duidelijk samen.

Daarna mogen alle deelnemers stemmen. Het standpunt of idee dat de meeste stemmen krijgt, wordt de gekozen optie. Aan iedereen die niet voor deze optie heeft gekozen, vraag je wat ze nodig hebben om in te stemmen met het besluit van de groep. De deelnemers kunnen dan iets toevoegen aan het besluit.

• Gele, rode & groene kaart

Doel: snel inzichtelijk maken hoe de deelnemers tegenover een besluit staan.

Vraag iedereen een rood, geel en groen voorwerp of papier te vinden. Leg de deelnemers uit dat als ze nog een informatieve vraag hebben, ze de gele kaart omhoog mogen houden. Ze mogen de rode kaart tonen als ze tegen willen stemmen. Als een deelnemer het met het besluit eens is, mag hij de groene kaart omhoog houden.

Als alle meningen duidelijk zijn, ga dan eerst in gesprek met de mensen die geel hebben aangegeven. Laat ze de vraag stellen waar zij nog mee zitten. Vraag na het gegeven antwoord of zij voor of tegen stemmen.

Voorbeelden van werkvormen

Recept alternatieven

(32)

Ook tijdens je project is het belangrijk om informeel contact te houden en goed te blijven samenwerken. Om het overzicht te houden in alle taken en iedereen bij het project te betrekken zijn er veel online tools die je enorm kunnen helpen.

De ingrediënten:

• Een tool om je taken bij te houden. Met de Planner app van Microsoft kun je – binnen je Teams pagina – een Kanban projectbord inrichten. Hier kan je gemakkelijk actiehouders en deadlines aan koppelen. Hier kun je ook Trellovoor gebruiken. Binnen Trello maak je gepersonaliseerde borden en kaarten om al je taken overzichtelijk te houden.

• Een plek om alle documenten bij elkaar te houden en samen te werken. In Teams kun je een tabblad met files aanmaken.

Het is handig om een kanaal aan te maken per onderwerp en ook de files bij het behorende onderwerp op te slaan. Als je op zoek bent naar een specifiek document kun je eenvoudig de zoekbalk gebruiken. Deze is erg geavanceerd. Ook kun je binnen Teams samenwerken in een document door een wiki aan te maken of door een geüpload document te bewerken.

Indien je geen gebruik maakt van Teams is het handig om een cloud in te richten. Dat kan via OneDrive, Google Drive, of Dropbox.

• Een manier om uren bij te houden. Om te kunnen declareren naar een klant kan het handig zijn om ook het precieze aantal

gemaakte uren bij te houden. Een handige tool hiervoor is clockify. Met dit programma hou je eenvoudig bij welke klanten jij en je team hebben gewerkt. Een ander programma met deze functie is Wrike.

• Een manier om risico’s in te schatten. RiskIDis een simpele en praktische risicomanagement software waarmee je de risicosessies die je normaal live hield, nu met een digitaal platform kunt vervangen.

Extra voedingswaarden (tips):

• Als je real time data wilt verzamelen en verwerken of als je data aan een bepaalde locatie wilt linken, kan het handig zijn om GIS te gebruiken. Met deze tool kan je de informatie van je project structureren door ze aan bepaalde punten op de kaart te koppelen. Ook de voortgang van je project is met deze tool te meten. Dit kan bijvoorbeeld door een weg digitaal in stukken op te knippen en verschillende stukken een andere status te geven.

• Feedback is essentieel om een (project)team optimaal te laten samen werken. Organiseer daarom minstens een keer in de twee maanden een moment om feedback te geven. Dit kan tijdens een vergadering, een 1-op-1 moment of via een feedbackformulier. Een formulier maken kan via Microsoft Forms.

Recept: Projectplanner

Samenwerken → 3 tot 15 → langdurig

Dit recept gaat verder op de volgende pagina

(33)

• Andere handige tools om hier eventueel bij te gebruiken zijn 15fiveof Officevibe. Deze tools kun je integreren in Slack & Teams. Ze zorgen ervoor dat feedback goed gegeven en geïmplementeerd wordt door anonieme gesprekken te faciliteren en 2-wekelijks inzichten te verzamelen.

• Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat dankbaarheid op de werkvoer leidt tot een toename in productiviteit en een verbetering in het welzijn van werknemers. Vergeet daarom ook niet tijdens een project je dankbaarheid voor je collega’s uitspreken.Blueboarden Giftedhebben speciale rewards & recognitions programma’s waarbij je werknemers persoonlijke bonussen kunnen uitzoeken.

Bonuslyis een tool die je kan integeren in Teams, Slack, Yammer etc. en helpt iedereen eraan herinneren om eens in de zoveel tijd dankbaarheid uit te spreken.

Ook kan je rewards punten weggeven. Werknemers kunnen deze rewards punten vervolgens uitgeven in een webstore naar keuze.

• Er zijn ook speciale projectmanagement tools die verschillende features bevatten om een project in goede banen te leiden. Een goed voorbeeld hiervan is Asana.

• Binnen Arcadis hebben wij jarenlange ervaring met het leiden en faciliteren van zeer diverse projecten. Neem contact met ons op voor meer tips.

Recept: Projectplanner

Samenwerken → 3 tot 15 → langdurig

(34)

Bereiding:

Bij sommige meetings heb je vooral input van anderen nodig.

Zoals bijvoorbeeld bij een bewonersbijeenkomst. Dan wil je vooral de meningen van de bewoners horen. Lees verder voor Extra voedingswaarden (tips) om dit soort sessies digitaal te faciliteren.

De ingrediënten:

• Een online survey tool. Een mooi uitziend en overzichtelijke tool om surveys te maken is Typeform. Teams biedt ook zijn eigen tool binnen de Microsoft omgeving genaamd Forms.

• Een engagement tool. Ook tijdens je meeting is het belangrijk om genoeg interactieve momenten in te lassen. Mentimeter kan je hierbij helpen door reacties te verzamelen. Mentimeter laat deze reacties vervolgens zien als bijvoorbeeld een word cloud of in een overzicht.

Extra voedingswaarden (tips):

• Ook in de meeting zelf kan je meningen van je deelnemers vragen door een poll te lanceren. Dit kan met de poll functie in MS Teams & Zoom

• Met een grote groep werkt een discussie digitaal niet zo goed. Daarom kan je beter eerst iedereen indelen in breakout rooms. In deze kleinere groep kan iedereen vrij discussiëren.

Vervolgens bespreek je de uitkomsten van alle breakout groepen weer plenair. Breakout rooms kan je maken met de breakout rooms functie in Zoom of Teams. Een andere optie is het gebruiken van Wonder.me. Wonder.me is een online platform waar je kan rond bewegen tussen verschillende vakken. Je bent dan alleen in staat om te praten met de mensen waar je dichtbij staat.

Recept: Online feedback of input verzamelen

Samenwerken → meer dan 15 → informatie ophalen

Klik hier voor voorbeelden van werkvormen

(35)

Vanuit een project kreeg Arcadis de vraag om een digitale bewonersbijeenkomst te organiseren. Het project had betrekking op twee specifieke

kruispunten. Voor de voortgang was het belangrijk om de input van bewoners met betrekking op deze kruispunten en de omgeving te verkrijgen. Hiervoor werd er een digitale bewonersbijeenkomst

georganiseerd.

De sessie werd gehouden via MS Teams. Alle bewoners konden via de link inloggen en de sessie bijwonen. De sessie startte met een uitleg van het project en de bedoeling van de bijeenkomst.

Mentimeter werd ingezet als tool om een snelle check-in te doen met alle bewoners. Zo voelde iedereen zich meer betrokken en wenden mensen er alvast aan dat ze actief mee moesten doen met de sessie. Daarna werd het programma GIS geïntroduceerd met een uitgebreide uitleg van de software en de opdracht van die avond. GIS is een programma dat verschillende lagen en gegevens op een kaart laat zien. Alle bewoners kregen via een link toegang tot een kaart met de specifieke kruispunten van het project. Op deze kaart konden bewoners door middel van vlakken, pinnetjes, tekst of lijnen aangeven waar zij knelpunten zagen. Zo kon bijvoorbeeld een pijl worden gezet bij het fietspad. Nadat er een pin was gezet door een

bewoner, verscheen er automatisch een schermpje waarin bepaalde vragen beantwoord moesten worden. In dit geval moest antwoord gegeven worden op welk onderwerp de pin betrekking had en wat de naam van de bewoners is. Deze vragen waren van tevoren ingesteld door het projectteam.

Tijdens de sessie konden alle bewoners van elkaar zien waar al pinnetjes waren neergezet. Maar het projectteam had er ook voor kunnen kiezen om dit niet zo in te stellen. Twee collega’s gingen

ondertussen alvast alle pinnen langs. Bij opmerkingen waarbij ze op dat moment al meer duidelijkheid konden geven, plaatsten ze een reactie. Ook werden vaak voorkomende opmerkingen live besproken tijdens de sessie Na de sessie was er vanuit GIS een duidelijke output met een Excel lijst met onder andere alle coördinaten.

Op deze manier organiseerde Arcadis een succesvolle digitale bewonersbijeenkomst met tevreden bewoners en een tevreden opdrachtgever!

Best practice: Digitale bewonersbijeenkomst met GIS

Voorbeeld bereidingswijze

(36)

•

Aanvulzin

Doel: Van iedereen informatie verzamelen in een korte tijd Deel met de deelnemers een aanvulzin die zij moeten aanvullen met hun input.

Voorbeelden hiervan zijn:

- De belangrijkste zorg die ik op dit moment heb is....

- Het belangrijkste aandachtpunt voor nu is....

- Hoe ik me op dit moment voel....

- De kans die ik zie is....

•

Reactieronde

Doel: Op een snelle manier reacties op een idee/voorstel verzamelen

Vraag aan de deelnemers om in één woord aan te geven wat hun reactie is op een voorstel of toegezonden stuk. Geef vervolgens de deelnemers een minuut om hierover na te laten denken. Laat daarna de deelnemers hun woord delen via de microfoon of door het in de chat te typen. Sommige woorden zullen extra toelichting nodig hebben of zijn handig om uit te lichten. Vraag de deelnemer, die dit woord heeft gekozen, voor extra uitleg.

Voorbeelden van werkvormen

Recept alternatieven

(37)

Bereiding:

Je wenst langdurig samen te werken met een grote groep.

Misschien gaat het om een participatietraject voor

omwonenden en/of andere stakeholders. Je zit mogelijk nog in een verkennende fase waarin je informatie wilt uitwisselen en mensen de mogelijkheid wilt geven om te reageren. Een goede mogelijkheid hiervoor is het inrichten van een platform. Zo’n platform is er in allerlei soorten en maten. Niet in elk project is het haalbaar of wenselijk om groots uit te pakken, maar er zijn gelukkig veel verschillende mogelijkheden waarin Arcadis kan faciliteren.

De ingrediënten:

• TOP (van Mett)is één van de mogelijkheden. Het is een digitaal stakeholderplatform met interactieve mogelijkheden.

Er zijn al mooie referenties, zoals voor Westvoorne en de Dijkversterking Salmsteke-Schoonhoven.

• Met iEngagekun je online projectinformatie begrijpelijk en visueel presenteren. iEngage werkt met storymaps van ESRI.

• De dialoog. Uiteindelijk gaat het niet om de platforms zelf, maar om de dialoog. Wil je dit digitaal tot stand brengen, dan stellen we een programma voor, opgebouwd uit verschillende contactmomenten en middelen. Hulp nodig? Neem dan contactmet ons op!

Extra voedingswaarden (tips):

• Alles is maatwerk! Begin dus niet met de tool, maar tast eerst af wat jij (en je klant) willen en ga daarna pas kijken naar tools en middelen.

• Houd altijd rekening met de doelgroep. Niet iedereen is gewend om te werken met websites. Denk aan

bewonersparticipatietrajecten waarin je ouderen wilt

bereiken. Je kunt natuurlijk altijd overstappen op brieven en antwoord-formulieren. Heb je dan toch behoefte aan digitale formulieren gebruik dan Microsoft Forms. Ook nuttig voor enquêtes!

• Denk ook aan de jongere ‘individualistische’ doelgroep. Zij komen vaak niet naar participatieavonden, maar hoe bereik je hen wel? Hierbij kun je denken aan een website, Instagram pagina of YouTube serie.

Over platform ArcGIS:

• Gebruiken jij en je klant beide ArcGIS online van ESRI, dan is het afgeschermd delen een optie. Er kan een groep aangemaakt worden waarin mensen van de andere organisatie(s) met hun eigen account aan kunnen worden toegevoegd.

Recept: Digitaal participatieplatform

Samenwerken → meer dan 15 → informatie bespreken

(38)

Samen met Rijkswaterstaat heeft Arcadis voor de plannen rondom knooppunt Hoevelaken het eerste digitale en interactieve MER (Milieueffectrapport) ontwikkeld. Hierin kunnen alle omwonenden zien wat er bij hen in de buurt gebeurt. Het digitale MER zorgt voor heldere communicatie over díe

elementen van een project die van wezenlijk belang zijn, zodat het juiste gesprek met belanghebbenden gevoerd kan worden. En dat draagt bij aan inzicht in nut en noodzaak van het project, de impact op iedere betrokkene en tot afwegingen die voor alle partijen begrijpelijk en navolgbaar zijn.

De projectsite A28/A1 Knooppunt Hoevelaken is ook ingezet tijdens informatiebijeenkomsten. Daar heeft Arcadis gemerkt dat met behulp van de site vrijwel alle vragen van bewoners en andere

belanghebbenden beantwoordt konden worden. We merkten dat onze transparantie en openheid hielp om initiële scepsis en weerstand bij bewoners te verminderen of zelfs weg te nemen. Veel omwonenden zitten niet te wachten op dikke onderzoeksrapporten, die door hun omvang en complexiteit vaak miscommunicatie en onbegrip veroorzaken. Mede door de projectsite en onze openheid was het aantal zienswijzen op het OTB en MER A28/A1 Knooppunt Hoevelaken lager dan verwacht.

Wij nodigen u graag uit om de projectsite van het project A28/A1 Knooppunt Hoevelaken te bekijken op www.knooppunt-hoevelaken.nl.

Best practice: Interactief Milieueffectrapport - project A28/A1 Knooppunt Hoevelaken

Voorbeeld bereiding

Terug naar keuzemenu

(39)

Bereiding:

Nu we veel digitaal werken komen we onze collega’s minder spontaan tegen bij het koffieautomaat of in de kantoortuin. Ook tijdens online meetings mist vaak het informele sociale contact.

Dit komt omdat online meetings vaak productiever worden gebruikt dan fysieke meetings. Gemiddeld duurt een online meeting een kwartier korter dan fysieke meetings. Zo is er bij een online meeting bijvoorbeeld weinig inlooptijd waardoor de smalltalk aan het begin van een vergadering wordt

overgeslagen. Dit is jammer omdat het informeel contact enorm helpt bij de samenwerking tussen een groep mensen Gelukkig zijn er ook nog genoeg methodes om informeel met je collega’s te praten.

De ingrediënten:

Er zijn verschillende mogelijkheden om even informeel te praten met je collega. Zoals:

• De telefoon.

• Chat.

• Videobellen.

Extra voedingswaarden (tips):

• Plan een belletje in met je collega die net terugkomt van vakantie. Veel mensen willen graag hun verhaal kwijt na de vakantie, maar dit gaat net iets minder spontaan als je niet samen op kantoor werkt. Daarom is het extra leuk als je toch even vakantieverhalen kan uitwisselen

• Spreek een keer af om te wandelen tijdens de lunch met je collega. Dit kan fysiek als je bij elkaar in de buurt werkt. Of dit kan digitaal door je telefoon te gebruiken en met elkaar te bellen

• Plan een keer een samenwerkdag in met je collega op een van jullie thuiskantoren of op een andere locatie.

Recept: Online bijpraten

Ontmoeten → 1 op 1 → informeel

(40)

Bereiding:

Als je nieuw bent binnen een bedrijf of graag nieuwe mensen wilt leren kennen, kan dat op het eerste gezicht lastig lijken wanneer er vooral digitaal wordt gewerkt, maar dat hoeft helemaal geen probleem te zijn. Met de volgende tips vind je binnen no time gelijkgestemde collega’s binnen of buiten de organisatie

Extra voedingswaarden (tips):

• Ga in gesprek met collega’s waar je nog iets van kan leren of waarvan je benieuwd bent naar wat ze doen! Aarzel niet om collega’s te benaderen of ze een koffietje willen doen! De meeste collega’s vinden het ontzettend leuk om over hun werk te vertellen.

• Doe mee aan de online activiteiten die er binnen jouw organisatie worden georganiseerd. Deze evenementen zijn ontzettend leuk om nieuwe mensen te leren kennen en nieuwe gesprekken te voeren (ook al is het dan achter een scherm). Wordt er nou geen evenement georganiseerd?

Organiseer dan zelf een leuke lunchlezing of netwerkborrel!

Veel collega’s hebben dezelfde behoeftes als jij, dus initiatief wordt alleen maar gewaardeerd.

• Gebruik het interne sociale medianetwerk! Veel bedrijven gebruiken hier bijvoorbeeld Yammer voor. Dit is een

fantastische manier om kennis te delen, maar zeker ook een

manier om nieuwe mensen binnen de organisatie te ontmoeten. Dus als je een keer een nieuw inzicht hebt gekregen uit een project of als je een leuk artikel bent tegengekomen, plaats het online! Op deze manier ben je makkelijker benaderbaar voor andere mensen en krijg je reacties op wat je doet. Ook als je een bepaalde kennisvraag hebt, kun je deze uitzetten op het social medianetwerk. Op deze manier maak je gebruik van het hele kennisnetwerk aanwezig in je organisatie in plaats van alleen je projectgroep of team.

• Gebruik je huidige netwerk om nieuwe mensen te ontmoeten.

Je meest belangrijke netwerk is de kring van mensen die je al kent. Plan daarom eens een leuke afspraak in met vrienden of familie die je al een tijdje niet hebt gesproken. Kijk hoe het met ze gaat en wat jij voor hen kan doen. Zodra je je hulp hebt aangeboden kun je hen ook vragen of zij iemand kennen die jij kan ontmoeten. Ook de collega’s die je al wel goed kent, zouden je hierbij kunnen helpen.

Recept: Virtueel netwerken

Ontmoeten → 1 op 1 → formeel

(41)

Bereiding

• Tegenwoordig gaat productief werken best goed digitaal, maar uit intern onderzoek bij Arcadis blijkt dat veel mensen het sociale contact missen bij het remote werken. Zo werd vaak benoemd dat de spontane gesprekken bij de

koffieautomaat gemist worden. Gelukkig zijn er ook digitaal genoeg methodes om sociaal informeel contact te

bevorderen.

De ingrediënten:

• Een kleine groep mensen om virtueel mee koffie te drinken of te borrelen. Met een grote groep is er waarschijnlijk weinig discussie en praten er vaak dezelfde mensen. Deel daarom de groep op in kleinere groepen als je een grote groep hebt.

Gebruik daarvoor de breakout rooms optie in Teams of Zoom. Of gebruik eens een keer een andere tool zoals Wonder.me. Wonder.me is een online platform waar je kan rond bewegen tussen verschillende vakken. Je bent alleen in staat om te praten met de mensen waar je dichtbij staat.

Spatialchatis ook een leuke website.

• Een andere leuke tool om te gebruiken is donutof coffeepals. Deze tools koppelen eens in de zoveel tijd random mensen aan elkaar om een koffietje met elkaar te doen. Ook wordt er een leuke icebreaker bij gegeven.

• Een online koffieautomaat. Maak in je Slack of Teams omgeving een koffieautomaat kanaal aan. Hier kan iedereen leuke filmpjes, foto’s of berichten plaatsen die niet met het

werk te maken hebben. Zo onderhoud je toch nog leuk informeel contact.

Extra voedingswaarden (tips):

• Breng eens een nieuw onderwerp in tijdens het wekelijkse koffiemomentje. Leuke ideeën voor onderwerpen zijn:

- Lees samen een artikel uit jullie industrie en bespreek het.

- Jullie lievelingseten en wissel recepten daarvan uit.

- Deel een hoogtepunt en dieptepunt van je week.

- Deel wat je waardeert aan het team.

- Gewoontes of hobby’s die jullie hebben overgehouden aan quarantaine.

- Waarin lijk je op je ouders? Op welke manier ben je anders?

• Probeer eens een activiteit tijdens je wekelijkse

koffiemomentje. Zo kun je bijvoorbeeld een snelle workout doen zoals aerobics of jumping jacks. Ook kan het leuk zijn om een mini danceparty te houden. Zet een paar classics op en de dappere collega’s in je team zullen vast de voetjes losgooien. En na een paar minuten doet iedereen mee en heb je een energieke danceparty. Een ander idee is om samen nieuwe snacks te proberen. Iedereen kan zijn eigen snacks verzorgen of er wordt maandelijks een doos met snacks thuisbezorgd.

Recept: Digitale koffieautomaat

Ontmoeten → 3 tot 15 → bijpraten

(42)

Bereiding:

Ook digitaal zijn er genoeg mogelijkheden voor teambuilding activiteiten. Lees hieronder verder voor ideeën:

De ingrediënten:

• Speel bijvoorbeeld een online escapre room. Alle deelnemers krijgen thuis allemaal verschillende materialen opgestuurd en moeten via het beeldscherm communiceren om het raadsel op te lossen. Online zijn er veel partijen te vinden die pakketten aanbieden en de escape room voor jou inrichten en zelfs helemaal op maat kunnen maken.

• Speel samen online games. Een samenwerkingsspel waarbij communicatie centraal staat is Spaceteam. Een andere tip is Fizzinity. Bij dit spel krijgt je team allemaal leuke vragen waarbij de vragen worden aangepast en gepersonaliseerd worden aan je team. Skribbleis ook een leuk raad & teken spelen. Bij deze website kun je ook je eigen woorden invoeren die je collega’s moeten tekenen. Zo kun je het personaliseren voor je bedrijf en/of team.

• Of ga op een virtuele rondleiding door een exotische stad met een intrigerende gids. Zo kun je bijvoorbeeld met een pest doktor op ontdekking in het Praag van de middeleeuwen.

Of ga op virtuele wereldreis met ‘ the virtual amazing race’.

• Organiseer een Ted Talk. Iedere collega mag 10 minuten praten over elk onderwerp dat hij of zij wil. Dit kan iets zijn

waar hij of zij veel over weet. Zo leren jullie ook nog van elkaar. Of het mag een verhaal zijn dat iemand heeft meegemaakt.

• Organiseer een moordspel met je collega’s. Elke collega krijgt een andere collega als target en een bepaalde actie als wapen. Als je je target zover krijgt om de beschreven actie uit te voeren, heb je je collega ‘vermoord’ en neem je zijn of haar target over. Beschreven acties kunnen bijvoorbeeld zijn:

laat je target vertellen over het schilderij achter zijn bureau of zorg ervoor dat je target haar kat laat zien. Degene die als laatste overblijft wint!

Recept: Digitale teambuilding

Ontmoeten → 3 tot 15 → teambuilding

(43)

Recept: Online netwerkborrel

Bereiding:

Een belangrijk onderdeel van een conferentie of event is de mogelijkheid om te netwerken. Dit wordt soms nog als lastig ondervonden in een virtuele setting. Maar ook hiervoor zijn er digitaal genoeg mogelijkheden.

De ingrediënten:

• Network tables is een software die erg goed werkt voor het netwerk gedeelte van jouw digitale evenement. Met deze tool is het mogelijk deelnemers te matchen voor een 1-op-1 sessie of een rondetafelgesprek organiseren. Deze sessies vinden vervolgens plaats via de door jouw gekozen videobel software.

• Een andere speciale netwerk tool is Glue up. Glue up heeft een eigen interface waarbij alle deelnemers om de 10 minuten aan iemand anders geconnect worden.

• Bij grotere events kan het handiger zijn om te kiezen voor speciale event platforms zoals Hopinof Eventcube. Bij deze platformen zit er een lounge en netwerk ruimte ingebouwd.

Ook hebben deze tools meer mogelijkheden om de digitale omgeving te customizen.

• Ook binnen Teams kun je netwerk rondes opzetten door breakout rooms te creëren met een bepaald onderwerp. De deelnemers kunnen dan zelf kiezen bij welke sessie ze willen aansluiten. Of je kunt de deelnemers bij de registratie vragen

wie ze nog graag zouden willen ontmoeten. Tijdens de speciale netwerksessie kun je de ontmoetingen laten plaatsvinden via gepersonaliseerde Teams links of via ingestelde breakout rooms.

Ontmoeten → meer dan 15 → netwerken

(44)

Bereiding:

Een borrel is de perfecte gelegenheid om je collega’s in een wat informele setting wat beter te leren kennen. Een fysieke borrel in een bar is lastig bij het remote werken. Maar met wat goede voorbereiding kan een digitale borrel ook heel leuk zijn.

Een goede voorbereiding kan het verschil maken voor een goede digitale borrel. Met een leuke uitnodiging en

enthousiasme breng je je collega’s al in de goede sfeer voor de borrel.

De ingrediënten:

• Een online ontmoetingsplek. Dit kan je natuurlijk doen met je reguliere videobel programma zoals Zoom of Teams. Maar maak eens wat bijzonders van je borrel door bijvoorbeeld te kiezen voor Mibo. In Mibo loop je rond als een virtueel poppetje op een eiland en kun je met andere poppetjes communiceren en spelletjes doen. Ook Gatherlijkt hierop. In Gather kun je je eigen ruimte designen en daar een borrel of feest organiseren.

Extra voedingswaarden (tips):

• Kies een keer een leuk thema. Vraag of iedereen verkleed wil komen en pas de hapjes, drankjes en muziek hierop aan.

Een leuk thema is bijvoorbeeld Mexico. Zet de nacho’s,

desperado’s en sombrero’s maar klaar!

• Speel een keer een spelletje of een pubquiz. De pubquiz kun je maken via Kahootof Mentimeter, of laat iedereen gewoon live de vragen beantwoorden. Een ander leuk spel om te spelen is ‘the ranking game’. Stel vragen zoals: wie gaat er het eerst naar het buitenland verhuizen? Wie heeft er de meeste kennis van wijn? Laat alle aanwezigen de naam opschrijven van de collega die zij het meest bij de stelling vinden passen. En kijk op wie er het meest wordt gestemd.

• Doe een digitale tasting. Verschillende partijen organiseren wijn-, bier- of cocktail-proeverijen die je thuis kan uitproberen.

Dit kan je bijvoorbeeld uitbesteden aan Digiborrelof Wijnes.