Rampenbestrijding
Document: Oefenjaarverslag 2013, Oefenjaarplan 2014, Opleidingsplan 2014
Afdeling: Maatschappelijke Ontwikkeling Team: Team Veiligheid en Brandweerzorg
Opgesteld door: Martijn Verstappen, plv. ambtenaar rampenbestrijding Bart van Houts, ambtenaar rampenbestrijding
Afdelingshoofd: Diane van Zwet, afdelingshoofd MO.
Portefeuillehouder: Burgemeester H.G. Vos
Datum: 15-01-2014
* ivm de vraag naar oefeningen 2
Inhoudsopgave
a. Inhoudsopgave b. Inleiding
- Soorten oefeningen
1. Oefenjaarverslag 2013 1.1 Bereikbaarheidsoefening
1.2 Bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht 1.3 Workshop, casus en inzetoefeningen
2. Oefenjaarplan 2014
2.1 Bereikbaarheidsoefeningen (mét en zonder opkomstplicht) 2.2 Workshop, Casus en Inzet oefeningen
3. Opleidingsjaarplan 2014
3.1 Schematische weergave opleidingen 2014 3.2 Financiën
4. Bijlagen
4.1 GBT-verslag 2014
* ivm de vraag naar oefeningen 4
Inleiding
Voor u ligt een combinatiedocument dat het oefenjaarverslag rampenbestrijding 2013, het oefenjaarplan rampenbestrijding 2014 en het opleidingsplan 2014 bevat. Het
oefenjaarverslag rampenbestrijding 2013 beschrijft en evalueert de gehouden oefeningen met betrekking tot de gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisatie in 2013.
Het oefenjaarplan rampenbestrijding 2014 beschrijft welke oefeningen in 2014 worden uitgezet en beschrijft daarnaast de ontwikkelingen op het gebied van de lokale en de regionale rampenbestrijdingsorganisatie c.q. de oranje kolom.
Onderstaand wordt gestart met een algemene beschrijving van de soorten oefeningen die door de gemeente kunnen worden uitgezet.
Soorten oefeningen
De gemeente Asten beoefent de preparatie van haar gemeentelijke rampenorganisatie door middel van de volgende oefeningen:
1. Bereikbaarheid via Communicator, zonder en met opkomstplicht 2. Workshop
3. Casus/inzet oefening
Onderstaand worden deze oefensoorten kort beschreven. Voor nadere informatie wordt u verwezen naar het Meerjarenbeleidsplan Opleiden, Trainen en oefenen 2013-2015. Op 29-01-2013 heeft het college van burgemeesters en wethouders ingestemd met de inhoud van deze notitie. In dit Meerjarenbeleidsplan zijn de kaders voor het opleiden, trainen en oefenen van de komende jaren opgenomen. Dit beleidsplan beschrijft op hoofdlijnen de beleidsmatige koers voor de komende driejaar op het gebied van opleiden, trainen en oefenen in het kader van de bevolkingszorg.
Afgeleid van het Meerjarenbeleidsplan Opleiden, Trainen en oefenen 2013-2015 wordt er jaarlijks een Jaarplan Opleiden, Trainen en oefenen opgesteld. In dit jaarplan wordt concreet uitgewerkt welke opleidingen, trainingen en oefeningen in het betreffende jaar aan bod komen. Dit plan heeft betrekking op de (deel)processen die de gemeenten gezamenlijk invullen. De verantwoordelijkheid van de individuele gemeente ligt nu bij de lokaal ingevulde processen.
Hierdoor is het opstellen van een van een oefenbeleidsplan niet meer nodig. In plaats daarvan worden geplande opkomstoefeningen en trainingen/opleidingen integraal opgenomen in dit document: deel 2. ‘Oefenjaarplan 2014’.
Ad. 1. Bereikbaarheidsoefening zonder en met opkomstplicht
Iedere medewerker van de gemeente Asten die een rol heeft in de rampenbestrijding is opgenomen in de Communicator. De alarmering van de bestuurders en medewerkers die een rol vervullen geschiedt via de Communicator. De Communicator is een belcomputer die in een korte tijd via meerdere telefoonlijnen een groot aantal personen kan alarmeren. De Communicator kan opgestart worden door medewerkers die in het systeem staan vermeld als alarmeringsfunctionaris. De alarmeringsfunctionarissen van de gemeente Asten zijn:
Dory van Houts Hans Verhees Bart van Houts Martijn Verstappen
De manier waarop de Communicator beantwoord moet worden, geeft nog wel eens moeilijkheden. Ook zijn er nog regelmatig technische problemen met de Communicator.
Oefenen is dus van belang!
Wanneer de Communicator wordt geactiveerd, dient men aan te geven of zij binnen een uur beschikbaar zijn in het geval van een incident.
* ivm de vraag naar oefeningen 6 Wanneer het een oefening met opkomstplicht betreft, wordt van de gealarmeerde
personen verwacht dat ze ook daadwerkelijk binnen een uur bij (in de meeste gevallen) het gemeentehuis zijn en hun proces opstarten.
Momenteel wordt er in samenwerking met Veiligheidsregio Brabant-Noord gewerkt aan een uitwijkmogelijkheid voor het geval de Communicator niet functioneert. Het is nu nog niet duidelijk of de Communicator automatisch doorgeschakeld wordt of dat er een ander nummer gebeld dient te worden. Zodra hier meer duidelijkheid over is wordt hierover gecommuniceerd.
Ad. 2. Workshop
Een workshop kan worden gegeven over allerlei onderwerpen en op elk niveau. Zo kan er bijvoorbeeld als kennismaking een workshop over de rampenbestrijding in het algemeen worden gegeven aan een nieuwe medewerker. Maar er kan ook informatie verstrekt worden door een inhoudelijk deskundige van een specifiek proces en/of calamiteit. Het laatste is met name van toepassing op de informatiebijeenkomsten die medewerkers die een rol vervullen in een regionaal team bijwonen.
Ad. 3. Casus/inzet oefening Casus
Bij een casusstudie wordt een concreet en realistisch voorval op papier gepresenteerd, uitgewerkt en besproken. De beeldvorming speelt zich af in het hoofd van de
deelnemers. Het is de bedoeling dat de deelnemers toelichten hoe zij in een dergelijke situatie zouden handelen. Deze oefening kan zowel bestuurlijk als op operationeel niveau plaatsvinden.
Inzet oefening
Een inzetoefening is meestal het sluitstuk van de opbouw in oefeningen. Er wordt een situatie gecreëerd die zo dicht mogelijk aansluit bij de werkelijkheid. Bij een
inzetoefening kan zowel de inzet als samenwerking in een team worden geoefend.
Er kunnen met deze oefening één als ook meerdere processen tegelijk worden beoefend.
Een inzetoefening kan voor de beoefende personen veel duidelijkheid geven over wat er van hen verwacht wordt tijdens een daadwerkelijke inzet.
1. Oefenjaarverslag rampenbestrijding 2013
In 2013 is de regionalisering van de rampenbestrijding ingebed in de lokale en regionale rampenbestrijdingsorganisatie van de gemeente Asten. De voormalige lokale situatie is afgestemd op de vernieuwde regionale situatie zoals staat beschreven in het projectplan
‘oranje kolom’ en wordt beschreven in het vastgestelde Regionaal crisisplan regio Zuidoost-Brabant / Deel2: Deelplan Bevolkingszorg.
In onderstaand schema zijn de deelprocessen die lokaal blijven grijs gearceerd. De overige processen zijn ingevuld door regionale teams. In ieder regionaal team zit één medewerker van de gemeente Asten. De medewerkers hebben zich vrijwillig aangemeld bij de ambtenaren rampenbestrijding.
1.1 Bereikbaarheidsoefeningen
In 2013 zijn vanwege de inbedding van de regionalisering van de rampenbestrijding minder bereikbaarheidsoefeningen c.q. proefalarmeringen uitgezet dan in de voorgaande jaren. Vanwege de regionalisering van de rampenbestrijding moest het AG5
Vakbekwaamheid Management Systeem (VMS) worden aangepast aan de nieuwe functie- /procesomschrijvingen (zie de bovenstaande tabel). Met behulp van dit systeem wordt Taakorganisatie
(Proces)
Deelprocessen Processen conform oude rampenplan
Analyse & Advies Communicatie
Informatievoorziening
Voorlichting
Opvang en verzorging Opvang, inclusief geestelijk
zorg
Geestelijke zorg Voorzien in primaire
levensbehoefte
Voorzien in primaire levensbehoefte Collectieve rouwverwerking Uitvaartverzorging Publieke zorg
Verplaatsen van mens en dier
Ontruimen en evacueren
Evacuatie Grootschalige Verplaatsing mens en dier
Grootschalige Verplaatsing mens en dier
Milieubeheer Milieuzorg
Ruimtebeheer Omgevingszorg
Bouwbeheer
Toegankelijk en begaanbaar maken
Resourcemanagement (Personele voorzieningen (sturen) rampenbestrijding en crisisbeheersing)
Bestuursondersteuning:
- Financieel - Protocollair - Juridisch
Facilitaire ondersteuning
o.a. Facilitaire ondersteuning
Interne communicatie Communicatie
CRIB CRIB
CRAS CRAS
Informatiemanagement (Facilitaire voorzieningen (sturen) rampenbestrijding en crisisbeheersing)
Verslaglegging Verslaglegging
* ivm de vraag naar oefeningen 8 onder andere de communicator van informatie voorzien. De functie-
procesomschrijvingen corresponderen nu met het projectplan ‘oranje kolom’.
In 2014 volgen weer, op een maandelijkse frequentie, bereikbaarheidsoefeningen c.q.
proefalarmeringen die wisselend worden uitgezet door de aangewezen
alarmeringsfunctionarissen. Na iedere proefalarmering ontvangt de ambtenaar
rampenbestrijding) een overzicht dat wordt verwerkt in een jaaroverzicht. Indien blijkt dat ambtenaren die een taak vervullen in de lokale of regionale
rampenbestrijdingsorganisatie onvoldoende reageren volgt een overleg om de reden van het verzuim te achterhalen. De ambtenaren rampenbestrijding kunnen in het overzicht zien of er sprake is van technische problemen of verzuim.
1.2 Bereikbaarheidsoefeningen met opkomstplicht
In 2013 is er geen bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht gehouden.
1.3 Workshop, Casus en Inzetoefeningen
In 2013 zijn geen inzetoefeningen uitgezet. Wel zijn er in 2013 twee casusoefeningen (Lees: GBT-oefening) gehouden en meerdere procesgebonden workshops uitgezet.
Workshop
In 2013 zijn alle medewerkers van de gemeente Asten die een rol vervullen in de lokale of regionale rampenbestrijdingsorganisatie geïnformeerd over de regionalisering van de rampenbestrijding. Het informeren van de medewerkers van de gemeente Asten die een taak vervullen in een regionaal team geschiedt door de veiligheidsregio. Onderstaand wordt een onderscheid gemaakt tussen de manier van informeren c.q. opleiden van de medewerkers die een rol vervullen in de regionale of lokale
rampenbestrijdingsorganisatie.
Lokaal
Medewerkers die een rol vervullen in de lokale rampenbestrijdingsorganisatie zijn, per proces of cluster van processen, bijgepraat door de ambtenaar rampenbestrijding.
Tijdens het overleg is ingegaan op de nieuwe structuur van de rampenbestrijding, zijn de draaiboeken (opgesteld door de veiligheidsregio) van de medewerkers besproken en is de lokale inbedding van de rampenbestrijdingsorganisatie in de gemeente Asten uitgelegd. De medewerkers beschikken nu over:
een werkinstructie (uitleg van de facilitaire aspecten; bv. waar zit ik? ) een procesgericht draaiboek (wat verwacht men van mij?)
o Het proces Facilitaire Ondersteuning heeft een eigen draaiboek een structuurtekening (Hoe lopen de nieuwe communicatielijnen?) een schema met de lokale en regionale invulling van de
rampenbestrijdingsorganisatie (Wie zitten er in de rampenbestrijding?) Vernieuwd oranje boekje (Alle belangrijke informatie omtrent de rampenbestrijding)
o Alleen verstrekt aan het GBT en het Backoffice I&R.
Alle documenten zijn hardcopy verstrekt. Deze documenten kunnen de medewerkers digitaal raadplegen via de gezamenlijke y:schijf – map: rampenbestrijding. Deze map is voor iedereen toegankelijk.
Regionaal
Medewerkers die een rol vervullen in de regionale rampenbestrijdingsorganisatie zijn, per regionaal team, bijgepraat en beoefend door de veiligheidsregio en de ambtenaren rampenbestrijding. Iedere ambtenaar rampenbestrijding zit in een werkgroep die de opleidingen van één regionaal team bedenkt en uitzet. Ook de informatiebijeenkomsten
worden uitgezet door de werkgroep. – De gemeente Asten is voorzitter van de werkgroep Collectieve Rouwverwerking en lid van de werkgroepen Bouwbeheer, CRAS en CRIB.
Naast de informatiebijeenkomsten hebben de medewerkers twee e-learningmodules ontvangen. Een e-learningmodules is een digitale cursus.
Cursus 1: digitale basiscursus rampenbestrijding Cursus 2: procesgerichte cursus
De medewerkers die een taak vervullen in een regionaal team zijn ook bijgepraat door de ambtenaar rampenbestrijding. Zij hebben dezelfde documenten ontvangen als de
werknemers die een rol vervullen in een lokaal team.
Casusoefening
Tijdens een ramp worden alle bestuurlijke beslissingen genomen in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Dit bestuurlijk orgaan wordt gevormd door de burgemeester, de gemeentesecretaris, officier van justitie, de voorlichter, de beleidsadviseur van de politie en van de brandweer, de coördinator Rampenbestrijding, een plotter, een notulist en een jurist.
In 2013 zijn twee GBT-oefeningen gehouden. De eerste oefening, 20 juni 2013, betrof een ‘interne GBT-oefening’ die is uitgezet door de ambtenaren rampenbestrijding. Het doel van deze GBT-oefening: de burgemeester kennis laten maken met het GBT van de gemeente Asten.
Op 3 oktober 2013 is een ‘officiële GBT-oefening’ gehouden. Deze officiële oefening is uitgezet door de veiligheidsregio. Het doel van deze oefening: bekijken waar zich verbeterpunten bevinden.
Het verslag van de ‘officiële GBT-oefening’ gehouden op 3 oktober 2013 is bijgevoegd als bijlage 1 van dit document.
* ivm de vraag naar oefeningen 10 2. Oefenjaarplan 2014
Ook in 2014 wordt weer actief geoefend voor de Astense rampenbestrijding. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke oefeningen de verschillende processen kunnen verwachten. De oefeningen worden met name uitgezet om te bekijken of de regionalisering van de rampenbestrijding adequaat is ingebed in de lokale rampenbestrijdingsorganisatie van de gemeente Asten. De regionale
rampenbestrijdingsorganisatie wordt beoefend door de veiligheidsregio. Aan het eind van dit hoofdstuk volgt een overzicht van de oefendata van de regionale teams. Inhoudelijk wordt er in dit jaarplan niet dieper ingegaan op deze oefeningen.
2.1 Bereikbaarheidsoefeningen (mét en zonder opkomstplicht)
In 2014 blijft de huidige manier van alarmeren gehandhaafd. Regionale processen (zie tabel pagina 7) worden om de maand (rond de 18de) door de veiligheidsregio
gealarmeerd. De bereikbaarheidsoefeningen inzake lokale processen blijven gehandhaafd. Deze vinden plaats op de derde maandag van de maand en worden uitgezet door de alarmeringsfunctionarissen van de gemeente Asten. In 2014 wordt in tegenstelling tot 2013 en 2012 ook een bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht gehouden. Hoe deze vorm gaat krijgen is nog niet bekend. Binnen bovenstaande bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht wordt gepoogd om de gehele lokale rampenbestrijdingsorganisatie van de gemeente Asten te betrekken. De
bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht wordt opgesteld in overleg met de directie van de gemeente Asten en wordt in het tweede gedeelte van 2014 uitgezet.
2.2 Workshop, Casus en Inzetoefeningen
Naast de grote bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht (bovenstaand) worden enkele lokale processen die een sleutelfunctie vervullen beoefend. Deze worden onderstaand besproken.
Backoffice Informatie en Ondersteuning
Het gemeentelijk actiecentrum is vanwege de regionalisering van de rampenbestrijding komen te vervallen. Deze aansturende taak is overgenomen door de sectie
bevolkingszorg. Doordat de noodzaak van een gemeentelijk
actiecentrum toch wordt gezien worden de medewerkers belast met taken in het voormalige gemeentelijk actiecentrum gepositioneerd in de ‘BackOffice Informatie en Resource management’. Het gaat hier met name om leden van het managementteam die de gemeente en haar medewerkers kennen
waardoor de hulpverlening (leidinggeven) effectiever en efficiënter kan verlopen.
In eerste instantie heeft de regio geen specifieke cursussen en/of opleidingen voor de medewerkers belast met taken uit de BackOffice Informatie en Resource management uitgezet. De betreffende medewerkers worden door
de ambtenaar Rampenbestrijding beoefend met een opkomstoefening waarbij een casus wordt beoefend. Gedurende de opkomstoefening komen de belangrijkste aspecten (waar moet ik informatie halen, en hoe lopen de nieuwe communicatielijnen) aan bod. De opkomstoefening van het Backoffice Informatie en Resourcemanagement wordt gehouden op dinsdag 18 maart 2014.
GBT
Het GBT van de gemeente Asten voert op 2 oktober 20141 een combi-oefening uit. Deze GBT-oefening wordt in samenwerking met de gemeente Someren uitgevoerd wat het leerproces vergroot.
De overige processen worden beoefend in de bereikbaarheidsoefening met opkomstverplichting; derde of vierde termijn van 2014.
1 Onder leiding van de Veiligheidsregio.
3. Opleidingsjaarplan
Naast het oefenjaarplan heeft gemeente ook een opleidingsjaarplan. In het opleidingsjaarplan worden alle opleidingen opgenomen die worden gevolgd door medewerkers en/of bestuurders die belast zijn met een taak binnen de lokale rampenbestrijdingsorganisatie.
3.1 Schematische weergave lokale opleidingen 2014
De loco burgemeesters hebben in 2013 geen bijscholingscursus gehad doordat deze zijn teruggetrokken door de veiligheidsregio. Zij hebben allen wel een digitale cursus
ontvangen van de veiligheidsregio.
Het is momenteel nog onzeker of de bijscholingscursussen in 2014 wel door de
veiligheidsregio verzorgt worden (i.v.m. animo). In overleg met de overige gemeenten in deze regio wordt gezocht naar andere partners die eenzelfde cursus kunnen verzorgen zodat bovenstaande functionarissen de cursus kunnen volgen. Onderstaande kosten zijn gebaseerd op de kosten die de veiligheidsregio in rekening bracht. Deze kosten kunnen enigszins afwijken, maar blijven binnen het (rampenbestrijdings-) opleidingsbudget van de gemeente Asten.
Daarnaast ontvangen de leden van het Backoffice Informatie en Resourcemanagement een cursus voor het gebruik van LCMS. Of er kosten aan deze cursus zijn gebonden is nog onbekend. Eventuele opleidingskosten kunnen worden betaald uit het resterende opleidingsbudget van de rampenbestrijding.
Ambtenaar/Taak Cursus Kosten
Locoburgemeester 1 Bijscholingscursus voor Locoburgemeesters +/- 350 Locoburgemeester 2 Bijscholingscursus voor Locoburgemeesters +/- 350 Locoburgemeester 3 Bijscholingscursus voor Locoburgemeesters +/- 350 Bea van Happen
(Juridische ondersteuning)
Juridische aspecten van crisisbeheersing en rampenbestrijding
462,00
Barbara Mutsaerts
(Juridische ondersteuning)
Juridische aspecten van crisisbeheersing en rampenbestrijding
462,00
Rob van der Kuijlen (Plotter)
Ondersteuners themadag 262,00
Luc van den Kerkhof
(Plaatsvervangende Plotter)
Ondersteuners themadag 262,00
A.M. Frerichs- van Alst (Notulist)
Ondersteuners themadag 262,00
W.J.M. Lenders – Loomans (plv.Notulist)
Ondersteuners themadag 262,00
Martijn Verstappen (plv. ARB)
Aanvullende cursus crisisbeheersing en rampenbestrijding
390,00
Medewerkers regionale processen
Gemeentelijke bijdrage t.b.v. het
meerjarenbeleidsplan voor opleiden, trainen en oefenen 2013-2015
675,00
Totaal +/- € 4087,-
* ivm de vraag naar oefeningen 12 3.2 Financiën2
Het opleiden, trainen en oefenen van de gemeentelijke medewerkers die een rol vervullen binnen de rampenbestrijding was tot voor kort een gemeentelijke aangelegenheid. Met het formeren van de regionale teams voor nagenoeg alle
processen bevolkingszorg heeft er een verschuiving plaatsgevonden van volledig lokaal naar grotendeel regionaal opleiden, trainen en oefenen.
(zie schema pagina 7)
Ten behoeve van ‘opleiden en oefenen’ is lokaal een budget van €7000,- begroot. Door het proces van regionalisering zijn er in 2013 incidenteel weinig kosten gemaakt. De kosten voor het opleiden en oefenen van de rampenbestrijdingsorganisatie blijven in 2014 binnen het budget.
Aanvullend geldt dat de gemeente Asten jaarlijks een bedrag van € 675,- per jaar
betaald ten behoeve van het meerjarenbeleidsplan voor opleiden, trainen en oefenen. Dit bedrag past, doordat er minder medewerkers te hoeven worden opgeleid, binnen het jaarlijks begrote bedrag voor oefenen/opleidingen rampenbestrijding.
Totaal opleidingsbudget: €7000,- Kosten geplande opleidingen: €4087,- Resterend budget: €2913,-
2 De informatie uit deze paragraaf is afkomstig uit het Meerjarenbeleidsplan Opleiden, trainen en oefenen 2013-2015, opgesteld door de veiligheidsregio. Het Meerjarenbeleidsplan is reeds door het college van B&W en het Algemeen Bestuur van de veiligheidsregio vastgesteld.
Bijlage 1. Verslag GBT-oefening
Evaluatieverslag GBT Asten
Datum oefening 3 oktober 2013 Observator Erwin van Dijkman
Achtergrond De veiligheidsregio Brabant Zuidoost organiseerde op 3 oktober 2013 een bestuurlijke oefening voor het Gemeentelijk Beleidsteam van Asten. Dit verslag is de terugkoppeling op de gestelde oefendoelen en aanbevelingen voor het GBT van Asten.
Opzet De oefening bestaat uit twee rondes. De eerste ronde gaat over de acute fase bij een maatschappelijk onrust scenario. Op basis van vooraf opgestelde startinformatie moeten de deelnemers komen tot besluitvorming. Na deze ronde is er aan de hand van zelf-evaluatie formulieren ruimte voor de deelnemers om voor zichzelf enige aandachtspunten op te stellen over de eigen functie/rol. Ook is er een bilaterale nabespreking tussen de observator en voorzitter.
De tweede ronde betreft een sprong in de tijd en is gericht op de nafase. Dit heeft het karakter van een workshop met de nasleep van de maatschappelijke onrust.3
Oefendoelen De oefendoelen voor de GBT oefeningen in 2013 zijn:
• Het team is zich bewust van de effecten van de genomen besluiten:
o Welke besluiten zijn er genomen;
o Op welke wijze zijn die genomen (BOB);
o Wie zijn betrokken bij de besluitvorming;
o Zijn de effecten daarbij besproken.
• Het GBT functioneert conform haar taakstelling:
o De deelnemers zijn bekend met hun taken en
verantwoordelijkheden en werkwijze binnen het team;
o Het team is bekend met de werkwijze en effecten van crisiscommunicatie en past deze toe;
o Het team is bekend met de werkwijze en effecten van informatiemanagement en past deze toe.
Leeswijzer In dit document geven we allereerst een algemene conclusie van de oefening. Vervolgens geven we de meest relevante
observaties weer en we sluiten af met suggesties en
aanbevelingen. Zowel voor zaken die u vooral zo moet blijven doen alsook dingen die wellicht op een andere manier beter kunnen. Dit heeft allemaal betrekking op de eerste ronde omdat de tweede ronde een workshop was.
* ivm de vraag naar oefeningen 14 Algemene conclusie Het team werk gestructureerd en hanteert een duidelijk
onderscheid tussen beeld-, oordeels- en besluitvorming. Het blijft weg van operationele details en is in staat de strategische
thema's te benoemen. Het visualiseren van de informatie door de plotter werkt goed – ook in samenspraak met de voorzitter en adviseurs. Wel zit er enige efficiëntiewinst in de opstart doordat informatiemanager en operationeel leider beide een
samenvatting van de informatie geven. Ook de integrale check aan het einde van de besluiten of die coherent zijn en doelen hiermee worden bereikt kan concreter, neem daar in een echte situatie even de tijd voor. Tenslotte kan het team nog wat meer aandacht besteden aan de positionering ten opzichte van het bedrijf (wat gaat Plukon Convenience zelf doen en is dat voldoende afgestemd met u?)
Observaties Het team werk zorgvuldig en gestructureerd. De voorzitter geeft duidelijk de werkwijze aan en volgt die vervolgens ook. Dat biedt houvast. De beeldvormingsronde wordt ingeleid door de
informatiemanager, veel van deze informatie is al door de operationeel leider bilateraal verstrekt. De informatie-aanvulling in de ronde die er op volgt brengt wat nader accenten aan en dan staat het beeld – ook letterlijk: keurig geplot en
overzichtelijk op het bord. Rustig, gedegen en gestaag: een prima start.
De voorzitter en gemeentesecretaris vragen terecht aandacht voor bestuurlijke aandachtspunten en focus/prioriteiten in de oordeelsvorming. Ook dat wordt via een rondje geïnventariseerd waarbij de adviseurs gevraagd wordt met hun aandachtspunten binnen hun kolom te blijven. Op zich is dat prima, maar zeker het benoemen en samenvatten aan het einde van wat nu de belangrijkste doelen en thema's zijn mag u best over de grenzen van de kolom (laten) meedenken en –adviseren.
Het team zoekt nog wat naar een ordeningsprincipe. Dat wordt deels gevonden in de oordeelsfase door thema's te benoemen.
Het beschermen en beveiligen van diverse doelgroepen, het voeren van regie over de communicatie en – in een iets later stadium – de-escalatie. Uit de oordeelsfase vloeien veel logische besluiten voort en die worden ook genomen. Aan het einde van die besluiten worden deze niet integraal tegen het licht gehouden ten opzichte van de geformuleerde doelen. Gaat u nu stevig optreden qua ordehandhaving of kiest u de dialoog en zoveel mogelijk de-escalatie? De analogie met Haren wordt gemaakt.
Pas op met al te letterlijke analogieën. Bedenk ook dat het
aankondigen van zware ordemaatregelen ook kan voorkomen dat ze uiteindelijk nodig zijn. Als u eenmaal op een harde lijn zit kunt u minderen. Andersom lukt – capacitair alleen al – vaak
moeilijker.
Bij afwezigheid van het Openbaar Ministerie, geeft de politie adviseur aan dat er informatie is die normaliter alleen in driehoeksverband gedeeld wordt. Gedurende de oefening bewaakt hij dit aspect, mochten besluiten die genomen zijn daardoor anders worden. Omdat de burgemeester dit dan nog niet weet zou u wellicht in werkelijkheid even kort schorsen en in driehoeksverband spreken over de verdenking van de directeur van het bedrijf en de relatie met de wethouder die onderzocht wordt. Dat is mede bepalend voor de positionering jegens het bedrijf maar ook de collegiale aanpak van het college van B&W (aflossing, verdelen bestuurlijke taken, nafase). Overigens doet u sowieso er verstandig aan om terughoudend te zijn met externe commerciële partijen in het GBT, onverlet de goede afspraken die u natuurlijk wél met het bedrijf moet maken over bv de communicatie. Op dat punt zijn ook geen strakke
resultaatafspraken gemaakt: wat gaat u dan precies bespreken met ze en waarom.
* ivm de vraag naar oefeningen 16 Aanbevelingen • Team: Durf - net als nu - de tijd te nemen om de
belangrijkste thema's goed te benoemen en prioriteren.
• Team: Probeer in uw analyse ook duidelijker de effecten van contact met andere belanghebbende partijen te formuleren, m.n. het bedrijf. Bepaal wanneer u intervenieert of het juist laat lopen als dit synchroon loopt met uw eigen strategische doelen.
• Team & Voorzitter: Spiegel aan het einde van de
besluitvorming deze maatregelen nog even aan de doelen, dan is de cirkel perfect rond.
• Voorzitter: Blijf op deze zelfde rustige, duidelijke en open manier het team regisseren. Daag de adviseurs wat meer uit om adviezen te geven en geef ze ook wat ruimte daartoe.
• Adviseurs: blijf net als nu meedenken en adviseren binnen én buiten uw eigen vakgebied, u kunt de burgemeester met name helpen in het bewaken van de consistentie van de redeneringen en de samenhang van besluiten: wat betekent dit nu bij elkaar opgeteld?
• Ondersteuners: het plot is erg handig en werkt goed, blijf dat zo doen.
• Informatiemanager & Voorzitter: check voor aanvang van de vergadering kort met elkaar wat de OL al heeft gedeeld.
