• No results found

Werken thuis én op kantoor in 2020 en daarna

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "Werken thuis én op kantoor in 2020 en daarna"

Copied!
7
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)

Werken thuis én op kantoor in 2020 en daarna

5 stappen om als ondernemer te zetten

tegen productiviteitsverlies

(2)

Nederlanders zijn kampioen thuiswerken, maar er zijn verbeterpunten voor

ergonomie en apparatuur

Waar thuiswerken in veel landen leidde tot paniek, waren de meeste Nederlandse kenniswerkers aardig voorbereid. Vóór de huidige crisis was 14,1 procent van werkend Nederland er al aan gewend om niet op kantoor te werken.

Ter vergelijking: in het Verenigd Koninkrijk lag dat aantal op 4,7 procent en in de Verenigde Staten op 3,6 procent. In Bulgarije lag dat aantal op slechts 0,5 procent van de werkende bevolking. De trend van ‘Het Nieuwe Werken’, waarbij je overal op kantoor en daarbuiten werkt met behulp van een laptop, bereidde ons onbewust voor op het huidige verplichte thuiswerken.

Maar zelfs voor de meest ervaren thuiswerkers waren de afgelopen

maanden even wennen. Als de pandemie ons iets duidelijk heeft gemaakt, is dat de keukentafel zelden als een ergonomische werkplek kan dienen en dat een stapel boeken onder je laptop niet hetzelfde is als het grote scherm waar je op kantoor op kan werken. Niet voor niets zagen fysiotherapeuten bij het heropenen van hun praktijk een toename in RSI-klachten, zo bleek uit een rondgang van RTL

Nieuws.

De vraag die misschien dus ook in jouw organisatie speelt: hoe schep je in 2020 én daarna de juiste randvoorwaarden om je medewerkers te laten floreren?

En welke apparatuur is ervoor nodig om

je collega’s optimaal te laten presteren

terwijl ze thuis, op kantoor of onderweg

(3)

De eerste maanden van het thuiswerken werd er geroeid met de riemen die er waren.

Thuiswerken aan een te lage keukentafel? Niet het comfortabele verstelbare bureau en het grote scherm van kantoor? Werkgever én werknemer waren coulant en begrepen dat niemand op deze onzekere tijden voorbereid was. In september zou het voorbij zijn.

Maar nu het thuiswerken voor langere tijd de norm blijft, is het belangrijk de balans op te maken. Hoe zitten je medewerkers erbij en wat hebben ze nodig om goed thuis te kunnen werken? Denk daarbij aan ergonomische kantoormeubels, maar ook de juiste apparatuur kan een hoop betekenen voor gemak en

productiviteit.

Vijf stappen om medewerkers te laten floreren op afstand en op kantoor

Zorg voor een gezonde thuiswerkplek

1

Laptop

De ene keer zit je medewerker op de bank, het volgende moment achter een bureau of samen met het gezin in de keuken. Thuiswerken draait helemaal om flexibiliteit. Om aan die flexibele behoeftes van medewerkers te voldoen, is een laptop essentieel.

Het is daarbij niet van belang de

allernieuwste apparatuur aan te schaffen, maar het is zeker niet iets om op te besparen.

De laptop is tijdens het werken op afstand het belangrijkste dat je medewerker nodig heeft: geen laptop is geen werk. Met een verouderde laptop is de kans groter dat deze kapotgaat of gehackt wordt.

Afgezien van de technische voordelen van een goed uitgeruste laptop, geeft het ook een signaal van waardering en vertrouwen af naar je medewerker. En gaat je medewerker op bezoek bij een klant, dan staat een nieuwe laptop wel zo netjes.

‘Thuiswerken draait helemaal

om flexibiliteit’

(4)

Noise-cancelling headphones Een koptelefoon is essentieel voor thuiswerkers: om zich beter te kunnen concentreren en voor videovergaderingen.

Niet alleen prettig voor de medewerker zelf, maar ook voor de rest in de

vergadering omdat je minder last hebt van omgevingsgeluid. Standaard oordopjes werken in dat geval minder goed.

Voor wie niet de hele dag met een koptelefoon op wil zitten, maar zich wel goed verstaanbaar wil maken tijdens videovergaderingen, kan een externe speaker helpen. Veel bedrijven gebruiken deze ‘conference speakers’ al op kantoor, maar medewerkers kunnen ze ook thuis gebruiken. Daarnaast zijn ze ook handig wanneer je een collega fysiek ziet en samen aan een videovergadering deelneemt.

‘Een extra monitor zorgt ervoor dat

medewerkers sneller kunnen

werken’

USB-C-kabel en docking station

Met een USB-C-kabel is het mogelijk om al je

apparatuur rechtstreeks op elkaar aan te sluiten. Dat werkt wel zo lekker, zonder allerlei verschillende kabels.

En wie vaak verplaatst, hoeft niet alles continu mee te slepen. Vooral voor thuiswerkers met wat minder ruimte is dit ideaal. Veel nieuwe laptops hebben hier een aansluiting voor. Wie dat niet heeft, kan een adapter of docking station overwegen.

Beeldscherm

De hele dag naar het kleine scherm van een laptop kijken, zorgt ervoor dat je ogen eerder vermoeid raken. Dat vertaalt zich weer in slechtere concentratie en dus minder productiviteit. Ook is de kans groot dat de laptop niet op ooghoogte staat, waardoor je medewerkers nekklachten kunnen ontwikkelen. Een extra monitor zorgt ervoor dat medewerkers sneller kunnen werken. En

‘s avonds tóch nog even je laptop

openklappen? Dan is een scherm dat blauw licht kan beperken aan te raden. Daardoor val je daarna alsnog sneller in slaap.

Let er bij een scherm niet alleen op dat deze groot genoeg is (zo’n 24 inch is voor de meeste beroepen geschikt), maar ook dat

medewerkers het in hoogte kunnen verstellen of kunnen kantelen. Op die manier kunnen ze het scherm zo instellen dat het voor hen ideaal is. Nu alleen nog een muis en een goed toetsenbord en je medewerker kan aan de slag.

(5)

Pas je kosten aan op flexibele werkplekken

2

Als organisatie heb je waarschijnlijk duidelijk voor ogen welke kosten bepaalde afdelingen ieder jaar maken. Doordat werknemers nu vaak thuiswerken, zijn sommige kostenposten ineens niet meer logisch. Lunch op kantoor of een borrel op vrijdagmiddag? Niet meer nodig. Een groot kantoor? Met de helft kom je misschien ook wel uit.

Ook de budgetten van afdelingen kunnen behoorlijk verschuiven. IT, toch vaak gezien als een randzaak, blijkt tijdens het thuiswerken ineens hoofdzaak geworden. Iedere beslissing heeft immers bijna een IT-component in zich.

Moet er meer geld vrijgemaakt worden voor laptops en beeldschermen in plaats van vaste werkplekken? Of besteed je dat liever aan digitale veiligheid of een abonnement zodat men digitaal kan communiceren op afstand?

Om de motivatie en productiviteit hoog te houden, is het goed om na te denken welke uitgaven je moet doen om medewerkers voor de lange termijn te ondersteunen. Ga daarbij na waar je medewerkers behoefte aan hebben en hoe jij daar als werkgever aan bij kan dragen.

Zowel thuis als op kantoor - voor de keren dat mensen daar wél komen.

Richt je kantoor in voor samenwerken op afstand

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat medewerkers ook na de coronacrisis graag thuis willen blijven werken. Met het oog daarop is het goed om je kantoor nú al zo in te richten dat verschillende werkvormen mogelijk zijn.

Bedenk welke functie je kantoor gaat vervullen en richt daar de ruimtes naar in. Waar komen mensen nog voor naar kantoor en welke apparatuur is daarbij nodig? Brainstorms blijken nog steeds het handigst als je met elkaar in dezelfde ruimte bent, maar ook sommige vergaderingen zijn het best face to face te voeren.

De technische apparatuur moet bovendien berust zijn op een combinatie van

thuiswerkers en kantoormensen. Maak bijvoorbeeld verschillende ruimtes op kantoor waarin kleine of middelgrote groepen kunnen samenwerken en

videobellen. Zorg voor een logische video- opstelling, waardoor iedereen in de ruimte goed zichtbaar is. Geeft iemand een presentatie terwijl sommige collega’s op afstand zitten? Zorg dan dat de presentatie ook voor hen goed te zien is, door middel van bijvoorbeeld een beamer of een scherm dat makkelijk online te delen is.

3

(6)

‘Leg uit dat een open netwerk, zoals je vaak in koffietentjes vindt,

niet veilig is’

Nu mensen minder op kantoor werken en dus ook minder fysiek samen zijn, is de kans groter dat ze het slachtoffer worden van cybercrime.

Een e-mailbijlage met ransomware is in de hectiek van het thuiswerken zo geopend.

Europol waarschuwde niet voor niets voor een grote toename in cybercriminaliteit sinds thuiswerken de norm is.

Om je bedrijf op afstand te kunnen beveiligen, wil je als organisatie alles goed ingericht hebben. Zowel qua devices als infrastructuur.

Daarnaast is het belangrijk aandacht te besteden aan voorlichting, om risico’s te minimaliseren. Zorg voor een goede VPN en leg uit dat een open netwerk, zoals je vaak in koffietentjes vindt, niet veilig is. Hamer bovendien op het uitvoeren van updates. Die komen vaak niet op een geschikt moment, maar maken wel je systeem veiliger.

Faciliteer medewerkers bovendien om gebruik te maken van een breedbandverbinding en check of mensen een veilige internetverbinding hebben thuis. Is het wachtwoord van de router bijvoorbeeld aangepast of staat die nog op de fabrieksinstelling? Het beheren van IT is een stuk lastiger op afstand, maar crucialer dan ooit tevoren.

Belangrijk bij het beveiligen van je werk is een pro-actieve houding. Wie reageert op wat hem is overkomen, is eigenlijk al te laat. Mocht het toch zover komen, dan is asset reporting van groot belang: wie heeft toegang tot welke data, waar bevinden mensen zich en op welke netwerken zitten zij? Op die manier valt er een hoop te achterhalen op het moment dat het wel misgaat.

4 Neem digitale

veiligheid serieus

(7)

In de eerste weken werd er van bedrijven vooral regie verwacht: hoe gaan we ons werk de komende maanden aanpakken? Inmiddels kennen bedrijven een faciliterende rol voor hun medewerkers. Wie zijn personeel niet goed ondersteunt, zal een daling zien in productiviteit en tevredenheid. Het regelen van eigen cybersecurity kost tijd en het kijken naar een klein scherm is vermoeiend. Dat gaat ten koste van de concentratie.

Zorg er daarom voor dat je medewerkers zich alleen hoeven te focussen op hun werk.

Ontzorg ze met het idee dat de cybersecurity goed op orde is. Geef ze voorlichting over hoe je de juiste software en chatprogramma’s kan gebruiken om samen te werken.

Garandeer een fijne werkomgeving door ze te ondersteunen met de juiste apparatuur. Op die manier halen zij het het meeste uit hun dag en zijn medewerkers productiever, gemotiveerder en meer tevreden in deze moeilijke tijd.

5

Of je nou op kantoor werkt of thuis, onderweg mee wil doen aan een vergadering of je werk uitvoert in de meest extreme omstandigheden:

bij Dell Technologies en Intel begrijpen we dat technologie het verschil kan maken. Met de juiste hardware én software zorgen we ervoor dat het niet uitmaakt waar ter wereld je werkt - zolang je maar verbonden bent.

We helpen organisaties hun werk zo goed

mogelijk op afstand te doen. Of het nou gaat om het ombouwen van een vergaderzaal tot een videoconference-ruimte of het afleveren van een kant-en-klaar systeem met alle

relevante software en updates bij medewerkers thuis: we doen het allemaal. Zo helpen we gebruikers niet alleen om voorbereid te zijn op de huidige situatie, maar ook op de toekomst.

Ontzorg

je medewerkers

‘Ontzorg ze met het idee dat de

cybersecurity goed op orde is’

) I

L

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Als vrijwilliger geef ik patiënten ook de eerste info over de Liga; waar ze recht op hebben en waar ze terecht- kunnen voor hulp”, zegt Emma- nuella, wanneer we haar telefo-

Als vrijwilliger geef ik pati- enten ook de eerste info over de Liga, waar ze recht op hebben en waar ze naar- toe kunnen voor hulp”, zegt Emmanuëlla, wanneer we haar

«Bij onze noorderburen moet je 100 euro per vierkante meter voor industrie- grond betalen, hier kopen we aan 40 euro», zegt

“Naast de creatieve markt werd het plein ’s avonds ingepalmd door de 160 deelne- mers aan de barbecue en het muzikaal optreden zorgde voor ambiance en een feestelijke

De interne auditafdeling van DJI voert binnen alle inrichtingen periodieke controles uit op het gebied van safety, security en housing (SSH).. De interne auditafdeling

De eerste twee jaar volg je een de hbo-opleiding Associate degree Elektrotechniek aan de Hogeschool Arnhem Nijmegen. De lessen zijn in Arnhem

De koper heeft zijn eigen onderzoeksplicht naar alle zaken die voor hem van belang zijn en kan zich nimmer beroepen op de onbekendheid met feiten die hij zelf had kunnen waarnemen

Ons kantoor heeft geen enkele verplichting om financiële producten bij één of meer financiële instellingen onder te brengen en geen enkele financiële instelling, zoals een bank of