Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Aan de slag
De begeleider
Nadat u heeft ingelogd in Studyspace, komt u op de openingspagina van uw locatie, het zogenoemde dashboard. U ziet hier alle belangrijke functies op 1 overzichtelijke pagina.
U ziet hier het bovenste gedeelte van de pagina.
Verjaardagen deze week
Een overzicht van de leerlingen die deze week jarig zijn.
Locatie informatie (voor alle gebruikers zichtbaar)
Hier kunt u informatie vermelden die te zien is op de dashboards van alle gebruikers, dus alle begeleiders, leerlingen en ouders. Bijvoorbeeld bij roosterwijzigingen. (de locatiemanager kan de inhoud van deze tekst wijzigen door op het potloodje te klikken)
Berichten (alleen intern zichtbaar voor alle begeleiders)
De locatiemanager en begeleiders kunnen aan de rechterzijde eenvoudig een dagbericht plaatsen.
Deze kan op datum worden gepresenteerd. Deze berichten zijn alleen zichtbaar voor alle begeleiders.
Deze berichten zijn eenvoudig te verwijderen door de locatiemanager via het prullenbak icoontje aan de rechterzijde van het bericht.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Het tweede gedeelte op dezelfde pagina bestaat uit de dagnotatie, 2 navigatiemogelijkheden en 6 tabbladen.
U kunt kiezen of u een overzicht wilt zien van alle leerlingen(standaard) of alleen een overzicht van de door de locatiemanager aan u gekoppelde leerlingen.
Via de navigatiemogelijkheden <<terug en vooruit>> kunt u eenvoudig naar een andere dag navigeren die dichtbij de huidige dag ligt. Ligt de dag verder weg, gebruik dan de kalender. U klikt dan op de dagnotatie en de kalender zal verschijnen.
De dagnotatie/kalender
Indien u klikt op de datum, verschijnt er een kalender.
Via deze kalender kunt u handig naar een andere datum navigeren. De huidige dag wordt in het goudgeel weergegeven en de dag waar u in werkt in het blauw.
U kunt altijd eenvoudig terug via ‘Vandaag’.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Het eerste tabblad: Leerlingen
Dit tabblad staat standaard open en is dus bij inloggen direct zichtbaar. U vindt hier het overzicht van de leerlingen die op deze dag aanwezig zijn.
Soort abonnement naam leerling tijd naam begeleider lokaal klas status acties
Als de leerling aanwezig is, kunt u dit aangeven via het meest rechtse vakje. U klikt op het keuzevakje en klikt op ‘aanwezig’. Als een leerling door bijvoorbeeld ziekte wordt afgemeld, dan kunt u dat hier ook aangeven. Nadat u de leerling als ‘aanwezig’ heeft gemeld, zal de reële aankomsttijd (in het groen) worden vermeld. Indien de leerling klaar is, zal hiervan ook de reële tijd worden vermeld.
De leerling komt nu automatisch onderaan de lijst terecht bij alle andere leerlingen met dezelfde status, zoals u hieronder op de afbeelding kunt zien. De status van de leerling is op dezelfde wijze op elke tijdstip weer opnieuw aan te passen. Handig zijn de kleurtjes die voor elke naam staan: hiermee kunt u de verschillende abonnementen aflezen.
Vervolgens klikt u op de naam van de leerling en u komt in het Leerlingenscherm terecht.
Daarover later meer. Met het rode icoontje aan de rechterkant kunt u het dagoverzicht printen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Tweede tabblad: Begeleiders
Hier treft u een overzicht van de begeleiders die op deze dag aanwezig zullen zijn. Met daarbij het tijdstip, het aantal leerlingen waaraan ze deze dag gekoppeld zijn (niet verplicht), het lokaal waarin ze zijn ingeroosterd vandaag, de huidige status en de keuzelijst waarin de status kan worden gewijzigd in ‘aanwezig’ of ‘afgemeld’ door de locatiemanager.
Derde tabblad: Grafische weergave
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Deze functie is handig om in 1 oogopslag te zien waar de kwantitatieve hoogte- en dieptepunten liggen met betrekking tot de aanwezigheid van leerlingen en begeleiders. Via deze functie kunt u ook eenvoudig als locatiemanager zien hoeveel begeleiders u wilt inroosteren voor een bepaalde dag.
Vierde tabblad: Aanwezigheid
Indien de module Personeel in planning is ingeschakeld ziet u hier nog 2 tabbladen. De begeleider ziet hier een overzicht van data wanneer de begeleider is ingepland.
Daarover meer info in de gelijknamige handleiding.
Vijfde tabblad: Beschikbaarheid
Dit tabblad behoort ook tot de module Personeel.
In dit tabblad kan de begeleider zijn of haar eigen beschikbaarheid van de komende weken aangeven. De locatiemanager ziet dit terug en kan de begeleider inplannen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Zesde tabblad: Salaris
Dit tabblad is alleen zichtbaar als u beschikt over de module Personeel.
Via dit tabblad kan de begeleider de gewerkte uren inzien en eventueel eenmalig wijzigen.
Als de instituutsmanager hiervoor de rechten heeft gegeven (via instellingen), kan de begeleider hier diverse vormen van declaraties (algemene declaraties, telefoonkosten, reiskosten) indienen.
De begeleider dient maandelijks zijn goedkeuring te geven alvorens er over kan worden gegaan tot salaris uitbetaling via de Personeelsmodule.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Leerlingenscherm
We gaan terug naar het dagoverzicht en van daaruit klikken we op de naam van een leerling die op dat moment wordt begeleid. Hieronder ziet u een voorbeeld:
De verschillende tabbladen uitgelegd.
Navigeren gaat eenvoudig met de pijlen. U kunt daarmee naar de vorige- of volgende week gaan. Via het rode icoontje kunt u de planner printen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag Allereerst bovenaan de pagina
kunt u kiezen uit 4 opties:
Overzicht: u gaat terug naar het leerlingenoverzicht
Stuur bericht: stuur e-mail Bewerken: de gegevens van de leerling bewerken
Verwijderen: u verwijdert de leerling definitief uit het systeem.
Stapsgewijs gaan we de tabbladen langs. We beginnen met de uitleg van de eerste tabblad.
1. Tabblad Planner
Dit tabblad is automatisch het beginscherm nadat u op de naam van een leerling heeft geklikt. U ziet nu bovenstaande tabbladen en de planner. De planner is het centrale gedeelte van Studyspace. Het is een moderne planner waarmee u eenvoudig de inhoud van de ene plek naar een andere plek kunt slepen. Het is zelfs mogelijk om inhoud naar een andere week te slepen.
Lay-out van de planner
Aan de linkerzijde ziet u 9 rijen (van links naar rechts); dit zijn de lesuren van de dag.
De kolomnamen ( van boven naar beneden) zijn de dagen en de tijden. De dagen dat de leerling bij het huiswerkinstituut is ingedeeld hebben een andere kleur en de tijden zijn daarvan zichtbaar. Deze tijden zijn eenvoudig te veranderen door erop te klikken.
Tussen de dagen en de tijden ziet u bij elke dag een potlood. Deze ruimte wordt gebruikt voor 2 functies van Studyspace, te weten:
- Automatische toetsplanner - Notities voor deze dag
Deze functies leggen we later uit.
U ziet hier overzichtelijk het lesrooster van de leerling. Op de afbeelding ziet u ook verschillende kleuren. Dit komt doordat u met Studyspace verschillende kleuren
kunt instellen voor elk soort/type huiswerk. In dit voorbeeld is blauw maakwerk en de rode kleur staat voor een toets, proefwerk of schriftelijke overhoring. De tekst in een gekleurd vak is het huiswerk.
Indien deze is doorgestreept dan heeft een begeleider het huiswerk afgetekend. Als u met de muisaanwijzer op het huiswerk gaat staat, dan verschijnt er een tooltip met de naam van de begeleider die verantwoordelijk is geweest voor het aftekenen van het huiswerk.
Het is ook mogelijk om in het weekend huiswerk op te geven of om opmerkingen te maken. Daarom ziet u de zaterdag en de zondag ook in de planner.
Rechtsonder ziet u onder het kopje ‘Aandacht’ de aandachtspunten van de leerling waar het huiswerkinstituut extra rekening mee moet houden (dit is zichtbaar voor alle gebruikers), en bij
‘Extra Informatie’ (alleen zichtbaar voor het huiswerkinstituut) heeft u de mogelijkheid om specifieke informatie over de leerling te plaatsen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Het invoeren van huiswerk of een toets
U klikt op een vak in de planner en u krijgt het volgende scherm in beeld;
Hier ziet u een voorbeeld van het vak wiskunde.
U kunt klikken op +toevoegen en u kunt het huiswerk, leerwerk of toets invoeren. Vergeet niet op te slaan. Ook is het mogelijk, als er een fout is gemaakt, om het ingevoerde te verwijderen.
U kunt bij ‘Maakwerk’ en/of ‘Leerwerk’ tekst invoeren. Klik op ‘Opslaan’.
Vervolgens komt de tekst in het lesvakje terecht en krijgt het een blauwe kleur.
De andere mogelijkheid is om een toets in te voeren. Indien u klikt op +toevoegen verschijnt het volgende scherm:
Naam: geef de toets hier een herkenbare naam
Toetstype: u heeft hier de mogelijkheid om te kiezen uit: Proefwerk, Schriftelijke Overhoring, Mondeling en een Praktische Opdracht en Presentatie of PTA.
De verschillende soorten toetstypen waaruit u kunt kiezen in deze keuzelijst kan de
instituutmanager bepalen door deze in te voeren bij ‘instellingen’.
Leerstof: vul hier wat de leerling moet bestuderen
Indien u een toetstype inplant voor een leerling,
dan zal deze toets niet alleen verschijnen in de planner, maar deze zal ook te zien zijn onder het tabblad ‘Cijfers’. (de kleur van het tabblad zal goudkleurig worden, zodat de begeleider weet dat er een toets is ingepland en dat er binnenkort een cijfer moet worden ingevoerd)
Handleiding voor de begeleider – aan de slag De toets inplannen voor …. dagen voor de toets…
Met deze functie worden er automatisch een aantal dagen voor de toets leerwerk ingevoerd in de planner. Geeft u aan dat er 3 dagen voor de toets moet worden ingepland, dan plaatst Studyspace het leerwerk op 3 dagen (op de dagen dat de leerling bij het instituut aanwezig is) voordat de toets wordt afgenomen bij de notities. Uiteraard kunt u nu de inhoud van deze toets wijzigen of eenvoudig naar een andere dag slepen. Hieronder ziet u een voorbeeld bij het vak Duits.
De toets opdelen
Met deze functie wordt de toets automatisch verdeeld over een aantal dagen in de planner.
Het aftekenen van het huiswerk
Als de leerling aangeeft als huiswerk klaar is, gaat de begeleider dit controleren. Na goedkeuring kan de begeleider het huiswerk aftekenen door met de muisaanwijzer op het groene vinkje te klikken. Via een tooltip (indien je met de muisaanwijzer op het huiswerk gaat staan) is te zien welke begeleider verantwoordelijk is geweest voor het aftekenen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
2. Tabblad Algemene Info
Via dit tabblad is de algemene info van de leerling af te lezen. Indien u gegevens in dit tabblad wilt wijzigen, klik dan op ‘bewerken’ erboven.
3. Tabblad Notities (interne en externe)
Hier komen de notities te staan die te maken hebben met de voortgang van de leerling. U kunt hier op elke plek willekeurig beginnen te typen. De interne notities zijn niet zichtbaar voor ouders, deze zijn dus voor intern gebruik. De externe notities zijn wel zichtbaar voor ouders in het ouderportaal, maar niet zichtbaar voor de leerling op het leerling-dashboard.
4. Tabblad Plan van aanpak
U ziet dit tabblad indien de instituutsmanager deze heeft aangezet. U heeft hier de mogelijkheid om tekst toe te voegen. Dit plan van aanpak is te zowel te zien bij ouders als via het leerlingendashboard.
5. Tabblad Logboek
Via dit tabblad is te lezen wat het systeem allemaal logt, ofwel bijhoudt. Het is een opsomming van de activiteiten die zijn ingevoerd. Via dit logboek is de geschiedenis van de leerling dus in te zien. Het logboek is te zien op zowel het dashboard van de ouders als van de leerling.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
6. Tabblad Aanwezigheid
Hier is de aanwezigheid van de leerling te zien.
Indien u teruggaat in de tijd, dan ziet u de tijden dat de leerling ‘reëel’ aanwezig is geweest in het huiswerkinstituut. Klikt u verder in de tijd dat gaat het om de ingeplande tijd.
7. Tabblad Cijfers
Hier zijn de cijfers te zien van de vakken die als toets in de planner zijn geplaatst. Het tabblad krijgt een gele kleur indien er een toets is gepland via de planner, maar waarvan het cijfer nog niet is ingevoerd. Hierdoor worden de begeleiders gestimuleerd om cijfers na te vragen en om deze met de leerling te evalueren.
De cijfers moeten handmatig door een begeleider worden ingevoerd. Indien alle cijfers zijn ingevoerd, verdwijnt de gele kleur in het tabblad.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
8. Tabblad Bijlessen
Indien bij een leerling de bijlesmodule is geactiveerd (via bewerken) is dit tabblad zichtbaar.
Hier is een overzicht te zien van de bijlessen die reeds zijn gepland.
ia + Aanmaken kun je een nieuwe bijles inplannen/toevoegen
De bijles is hier in te plannen en er kunnen notities worden ingevuld. Dit kan ook na die tijd. Een begeleider kan hier worden gekoppeld.
INFORMEER: Er worden e-mails gestuurd naar de bijlesbegeleider, de instituutmanager en de leerling.
KLAAR?: Een bijles is afgesloten.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Via het Profiel kunt u uw wachtwoord wijzigen en een profielafbeelding uploaden.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Via beheer > Leerlingen heeft u een aantal opties die betrekking heeft op het beheer van de leerlingen en de mailfunctie.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Invoer- wijzigings en e-mailmogelijkheden
U ziet hier een overzicht van alle leerlingen met de verschillende invoer- en wijzigingsmogelijkheden
Selectievakje nr naam schoolnaam startdatum aandachtsvakken bekijk wijzig verwijder
Selectievakje
Indien u het bovenste selectievakje aanklikt, dan zullen automatisch de selectievakjes van alle leerlingen worden aangeklikt. De hierondergenoemde acties worden dan uitgevoerd voor alle leerlingen.
Na het klikken op het selectievakje (voor de naam van de leerling) verschijnen de volgende mogelijkheden: geselecteerde items verwijderen en bericht sturen.
Geselecteerde items verwijderen
Indien u hierop klikt, zal de leerling worden compleet worden verwijderd. Ditzelfde gebeurt als u klikt op het laatste rode ‘verwijder’ icoontje.
Bericht sturen
Via dit systeem kunt u ook e-mailberichten versturen naar:
- De leerling(en) - Leerlingen en ouders
- De ouders van de leerling(en)
Allereerst klik u de juiste selectievakjes aan van de leerlingen. In dit voorbeeld zijn er 3 vakjes aangevinkt.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Vervolgens verschijnt de e-maileditor die u met informatie kunt vullen.
Onderin heeft u de mogelijkheid om het bericht te versturen naar de 3 eerder genoemde mogelijkheden.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Het aanmaken van een leerling
Via deze optie kunt u handmatig een leerling toevoegen. Nadat u op de knop Aanmaken heeft geklikt verschijnt het invulscherm. We gaan de mogelijkheden bespreken via de 6 tabbladen.
Tabblad Algemeen
Status
Indien de leerling een actieve status heeft, doet hij/zij mee met alle functies van Studyspace. Als u een leerling inactief maakt, dan blijven alleen de gegevens van de leerling behouden. De leerling en ouders kan/kunnen niet meer inloggen en de leerling verschijnt niet meer in het dagoverzicht.
Persoonsgegevens
De invoervelden spreken voor zich. Om een leerling- en ouderaccount aan te maken is het verplicht om deze beide e-mailadressen in te vullen. Indien u meer dan 2 e-mailadressen wilt gebruiken, kunt u eenvoudig één of meerdere e-mailvelden toevoegen.
Telefoonnummers
Er zijn 3 typen telefoonnummers in te voeren: Vast, mobiel ouders, mobiel leerling.
Tabblad School
Voer hier de school en de klas van de leerling in.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Tabblad Huiswerkbegeleiding
Noteer hier de juiste startdatum, opdat deze ook in de financiële administratie klopt.
Indien u meerdere locaties heeft, vul dan hier de juiste in.
Aandachtsvakken zijn die vakken waar de leerling moeite mee heeft. Deze zullen verschijnen op het leerlingenscherm (onder de planner) zodat de begeleiders hier rekenging mee kunnen houden. Deze is alleen te zien voor de manager en begeleiders, dus niet door de leerling en ouders. Selecteer meerdere vakken door de Ctrl-toets in te houden. In het gewenste vak er niet bij staat, kunt u deze in het beheermenu via ‘Vakken’ toevoegen.
Abonnement
Selecteer bij ‘Abonnement’ de juiste keuze, omdat er hier een koppeling wordt gemaakt met de financiële administratie van de huiswerkinstituut manager.
Leerlingaccount
Dit zijn de gegevens waarmee de leerling kan inloggen. Het e-mailadres en wachtwoord zijn al ingevuld. U hebt de mogelijkheid om een eigen gemaakt wachtwoord te maken. Via het oogje aan de rechterkant van het invulveld is het wachtwoord zichtbaar te maken. Na verzending van dit formulier ontvangt de leerling automatisch een e-mailbericht met de inloggegevens.
Indien de leerling niet over een mailaccount beschikt, klik dan hier aan dat het systeem zelf een emaiadres maakt. De leerling krijgt hierdoor niet de beschikking over een eigen leerlingdashboard en kan daardoor bijvoorbeeld zelf geen huiswerk invoeren.
Ouderaccount
Dit zijn de gegevens waarmee de ouder kan inloggen. Het e-mailadres en wachtwoord zijn al
ingevuld. U hebt de mogelijkheid om een eigen gemaakt wachtwoord te maken. Via het oogje aan de rechterkant van het invulveld is het wachtwoord zichtbaar te maken. Na verzending van dit formulier ontvangt de ouder automatisch een e-mailbericht met de inloggegevens.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Tabblad Bijles
Indien de leerling bijles volgt, kunt u dat hier aangeven.
Het aantal bijlessen kan hier handmatig worden veranderd.
Tabblad Rooster
Met dit leerlingrooster wordt de planner gemaakt waarmee de leerling tijdens de
begeleidingsperiode wordt begeleid. Het bevat een aantal handige functies die maken van de planner tot een fluitje van een cent maakt.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag Rooster kopiëren vanuit
Via deze functie kan het rooster van een andere leerling worden gekopieerd, zodat u de vakken niet zelf op de juiste plaats hoeft te slepen. Indien u een vinkje zet in het keuzevakje, dan worden de gegevens van deze leerling ook automatisch meegenomen.
Via bovenstaande functie wordt het rooster van een bepaalde week gekopieerd, bijvoorbeeld bij een roosterwijziging!
Agenda vullen door te slepen
U kunt het rooster van de leerling eenvoudig vullen door de vakken aan de rechterkant te slepen naar het juiste moment in de agenda van de leerling.
Staat het juiste vak er niet bij? Dan kunt u deze in het beheermenu via ‘Vakken’ toevoegen.
Handleiding voor de begeleider – aan de slag
Tabblad Aanwezigheid
De wekelijkse aanwezigheid kunt u in de juiste vakken aangeven. Er verschijnt een handige klok waarmee u eenvoudig de juiste tijden kunt aanklikken. Er is ook een handige kopieer mogelijkheid om het rooster uit een bepaalde week te kopiëren.
De aanwezigheid die hier wordt ingevoerd zal vervolgens automatisch naar de volgende weken worden gekopieerd. Het aantal weken kan door de manager worden ingesteld.
Wijziging aanwezigheid van de leerling
Ook is het mogelijk om hier een aanwezigheidswijziging in te voeren. Zorg er wel voor dat u dit in de juiste week doet.
