Handreiking digitaal toegankelijke documenten maken

Hele tekst

(1)

Handreiking digitaal

toegankelijke documenten maken

Microsoft PowerPoint PDF

Utrecht, 22 september 2021

(2)

Handreiking digitale documenten AZ 2

Opdrachtgever

In opdracht van Dienst Publiek en Communicatie, Ministerie van Algemene Zaken

Copyrights

Het auteursrecht op dit rapport berust bij Accessibility, onderdeel van Bartiméus. Bij publicatie van (gedeelten van) dit rapport in de nieuwsmedia, vakliteratuur of andere uitgaven is bronvermelding verplicht. Uit dit rapport mag met bronvermelding worden geciteerd.

De richtlijnen en ijkpunten in dit rapport zijn overgenomen van de Web Content Accessibility Guidelines 2.1 (WCAC 2.1), http://www.w3.org/TR/WCAG21/, W3C Recommendation. Copyright © 2017-2018 W3C® (MIT, ERCIM, Keio, Beihang). W3C liability, trademark and document use rules apply.

https://www.w3.org/Consortium/Legal/2002/ipr-notice-20021231#Copyright

Disclaimer

Wij spannen ons redelijkerwijs in om accurate en actuele informatie te geven, echter het onderzoek is een momentopname van online bronnen. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade die voortkomt uit het gebruik van de informatie in dit rapport.

Accessibility, onderdeel van Bartiméus

Christiaan Krammlaan 2, 3571 AX Utrecht Tel: 030 - 239 82 70

Email: info@accessibility.nl Web: www.accessibility.nl

(3)

Handreiking digitale documenten AZ 3

Inhoudsopgave

1. Introductie 5

2. Digitaal toegankelijke documenten maken 6

3. Hoe ga je te werk? 7

4. Stap 1: Brondocument toegankelijk maken 8

4.1. Afbeeldingen 8

4.1.1. Tekst alternatieven voor informatieve afbeeldingen

(flowcharts, logo's, screenshots, tabellen en grafieken) 8

4.1.2. Alt-tekst 8

4.1.3. Tekst naast de afbeelding 10

4.1.4. Uitleg op een andere (HTML) pagina of in een andere PDF 11

Voorbeeld alternatieve tekst en intentie van de auteur 11 Voorbeeld afbeeldingen met veel informatie/ data 11

4.1.5. Decoratieve afbeeldingen 13

4.2. Tagging 13

4.2.1. Koppen 14

4.2.2. Titels in slides 14

4.2.3. Andere koppen op een slide 15

4.2.4. Lijsten 16

4.2.5. Tabellen 18

4.3. Links 21

4.4. Betekenisvolle volgorde 23

4.5. Contrasten van tekst 23

4.6. Contrasten van afbeeldingen 25

4.7. Informatie aangegeven met kleur 25

4.8. Titels 26

4.9. Taal 28

5. Stap 2: Controleren toegankelijkheid 31

6. Stap 3: Exporteren naar PDF 33

7. Stap 4: Nabewerking binnen Adobe Acrobat Pro 37

8. Stap 5: Gebruik de Toegankelijkheidscontrole tool 38

9. Veelgestelde vragen 41

(4)

Handreiking digitale documenten AZ 4

9.1. Toegankelijke documenten 41

9.2. Afbeeldingen 42

9.3. Volgorde 43

9.4. Contrast 44

9.5. Tabellen 44

(5)

Handreiking digitale documenten AZ 5

1. Introductie

Digitale voorzieningen en informatie van de overheid moet beschikbaar en te gebruiken zijn door iedereen, dus ook door mensen met een beperking. In

Nederland heeft ongeveer een kwart van de bevolking te maken met één of meer beperkingen. Dat kunnen visuele of auditieve beperkingen zijn, of andere

beperkingen van bijvoorbeeld motorische of cognitieve aard.

Het Tijdelijk Besluit digitale overheid schrijft voor dat websites en apps van de overheid moeten voldoen aan de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), versie 2.1 AA. Websites en apps die aan deze standaard voldoen zijn voor

mensen met verschillende beperkingen te gebruiken, al dan niet met behulp van hulpsoftware.

Niet alleen websites en apps moeten toegankelijk zijn: ook de content die er op staat. Dat geldt voor bijvoorbeeld webpagina's en video's, maar ook voor

documenten. Denk aan kantoorbestandsformaten als PDF en Microsoft Word.

Het maken van een toegankelijke PDF begint altijd bij het bronbestand. In veel gevallen is dat een Microsoft Word, Excel of PowerPointbestand.

In deze handreiking beschrijven we hoe je stapsgewijs vanuit een bronbestand in PowerPoint een digitaal toegankelijk PDF-document op kunt leveren. De aandacht gaat dus vooral uit naar het oplossen van toegankelijkheidsvraagstukken die specifiek horen bij PowerPointpresentaties. We gaan hierbij uit van PowerPoint Office 365.

We kijken wat de wettelijke eis is en op welke manier(en) je hieraan kunt voldoen. Ten slotte gaan we in op de vraag hoe je kunt controleren of je brondocument en je PDF digitaal toegankelijk is.

In hoofdstuk 9 geven we antwoorden op veelgestelde vragen.

(6)

Handreiking digitale documenten AZ 6

2. Digitaal toegankelijke documenten maken

Voor het toegankelijk maken van PDF-documenten en het objectief beoordelen of PDF-documenten toegankelijk zijn wordt gebruik gemaakt van de WCAG-

richtlijnen, versie 2.1. De Nederlandse vertaling hiervan is te vinden op de volgende pagina: https://www.w3.org/Translations/WCAG21-nl/

Het Tijdelijk Besluit digitale overheid schrijft voor dat bepaalde content moet voldoen aan het AA-niveau. Vandaar dat er vaak gezegd wordt dat "PDF's aan de WCAG 2.1 AA-richtlijnen moeten voldoen." Zie ook de website Digitoegankelijk (https://www.digitoegankelijk.nl/wetgeving/specifieke-

situaties/kantoorbestandsformaten).

De WCAG-richtlijnen zijn technologie onafhankelijk geschreven en gelden ook voor websites, apps en andere ICT-middelen. Omdat de WCAG niet specifiek geschreven zijn voor PDF-documenten is het interpreteren en toepassen van deze richtlijnen voor PDF-documenten vaak een ingewikkeld proces. Van de 50 WCAG- succescriteria is bovendien het overgrote deel niet relevant voor (de meeste) PDF-documenten.

Hoe weet je dan of jouw document toegankelijk is? Je kunt ervan uitgaan dat je een toegankelijke PowerPointpresentatie of een toegankelijk PDF-document oplevert als je er bij het maken van de PowerPointpresentatie op let dat:

• Afbeeldingen waar nodig voorzien zijn van een alternatieve tekst;

• Koppen goed zijn aangegeven als koppen;

• Tabellen op de juiste manier zijn opgemaakt;

• Lijsten op de juiste manier zijn opgemaakt;

• Links informatief zijn;

• De volgorde logisch is;

• Er voldoende contrast is (in tekst en afbeeldingen);

• Er niets is aangegeven met kleur alleen;

• Het document voorzien is van een titel;

• De (juiste) taal is ingesteld.

(7)

Handreiking digitale documenten AZ 7

3. Hoe ga je te werk?

Het maken van een toegankelijke PDF verloopt altijd in vijf stappen en begint bij het maken van een toegankelijk brondocument. In dit geval gaan we uit van een Microsoft PowerPointbestand. Dit biedt de beste garantie dat de PDF uiteindelijk ook toegankelijk is. Ook voorkom je daarmee dat je het PDF-bestand nog moet bewerken om eventuele resterende toegankelijkheidsproblemen op te lossen.

Nabewerken in PDF is in veel gevallen bewerkelijker dan rekening houden met toegankelijkheid bij het maken van het bronbestand.

De vijf stappen zijn:

1. Je maakt het bronbestand toegankelijk in PowerPoint.

2. Je controleert de toegankelijkheid in PowerPoint.

3. Je exporteert het PowerPointbestand naar een PDF-bestand.

4. Je bewerkt het bestand na in Adobe Acrobat PRO voor zover nodig.

5. Automatische controle in Adobe Acrobat PRO.

(8)

Handreiking digitale documenten AZ 8

4. Stap 1: Brondocument toegankelijk maken

Houd bij het maken van een toegankelijk brondocument rekening met de toegankelijkheidseisen die gelden voor:

• Afbeeldingen (functioneel en decoratief)

• Koppen

• Tabellen

• Lijsten

• Links

• Volgorde

• Contrast (tekst en afbeeldingen)

• Informatie aangegeven met kleur

• Titel

• Taal

4.1. Afbeeldingen

Er zijn afbeeldingen die alleen een decoratieve functie hebben en functionele afbeeldingen. Functionele afbeeldingen hebben een informatieve waarde.

4.1.1.Tekst alternatieven voor informatieve afbeeldingen (flowcharts, logo's, screenshots, tabellen en grafieken)

De informatie die de auteur van een document over wil brengen op de ziende lezer moet ook beschikbaar zijn voor de blinde lezer. De eis is dan ook dat een afbeelding die bedoeld is om informatie over te brengen voorzien is van een tekst alternatief (zoals bijvoorbeeld een alt-tekst).

Een tekst alternatief kun je op verschillende manieren aanbrengen. Bijvoorbeeld door een afbeelding te voorzien van een alt-tekst, door de informatie in tekst bij de afbeelding op te nemen, of op een andere plek in de PDF, of daarbuiten.

4.1.2.Alt-tekst

Binnen PowerPoint is het mogelijk om een afbeelding een alt-tekst te geven. Als je een afbeelding invoegt en je klikt hierop met de rechtermuisknop dan is de optie "alt-tekst bewerken" beschikbaar.

(9)

Handreiking digitale documenten AZ 9 Afbeelding 1

Onderstaande scherm komt op dat moment tevoorschijn:

Afbeelding 2

In dat scherm kan een alternatieve tekst ingevuld worden. Er zijn ook nog andere manieren om alternatieve tekst aan te leveren (zie 4.1.3 en 4.1.4). Binnen dit scherm is het beste om een beperkte alternatieve tekst op te nemen van maximaal 2 zinnen.

(10)

Handreiking digitale documenten AZ 10 Een goede alternatieve tekst bevat de informatie die iemand mist als je de

afbeelding niet kunt zien. Dit kan betekenen dat de tekst langer is dan 2 zinnen.

Kijk in dat geval of je alternatieve tekst kunt plaatsen in tekst naast de afbeelding of op een andere html-pagina of in een andere PDF.

(Zie "decoratieve afbeeldingen" hieronder voor uitleg wanneer "Markeren als deocratief" aangevinkt moet worden). Als een PowerPointdocument vervolgens geëxporteerd wordt naar een PDF wordt een tekst alternatief automatisch overgenomen:

Afbeelding 3

4.1.3.Tekst naast de afbeelding

Als er tekst dichtbij de afbeelding staat met alle informatie die ook in de

afbeelding voorkomt dan geldt dat ook als een toereikend tekst alternatief. Dit is een oplossing die meestal niet gekozen wordt. Er is immers vaak een reden om informatie in de vorm van een afbeelding te tonen. Door het tekstueel herhalen van deze informatie vlak naast de afbeelding kan het aanvoelen alsof de lezer tweemaal dezelfde informatie krijgt.

(11)

Handreiking digitale documenten AZ 11 4.1.4.Uitleg op een andere (HTML) pagina of in een andere PDF

Het is ook mogelijk om een alternatief te bieden op een andere pagina dan die waarop de ontoegankelijke afbeelding staat, zolang dit maar goed is aangegeven.

Bijvoorbeeld door middel van een link naar een HTML-pagina waar een bepaalde afbeelding uitgebreid beschreven wordt. Deze link kan genoemd worden in de lopende tekst naast de afbeelding. Bijvoorbeeld: "Heeft u moeite met het

interpreteren van deze grafiek dan vindt u hier een HTML-versie van de grafiek.") Een andere mogelijkheid is het noemen van de URL naar het alternatief in de alt- tekst van de afbeelding (zie hierboven voor uitleg over alt-teksten).

Voorbeeld alternatieve tekst en intentie van de auteur

Afbeelding 4

• Als de intentie van de auteur is om de belangrijkste conclusie te communiceren, dan zou de alt-tekst bij deze afbeelding bijvoorbeeld kunnen zijn: 71 procent van de ondervraagden heeft afgelopen jaarwisseling thuis in Utrecht doorgebracht.

• Als de intentie van de auteur is om de data te communiceren, dan zou de betreffende data in een tabel aangeboden kunnen worden. Zo’n tabel moet dan op dezelfde pagina als de grafiek staan, óf er moet naar verwezen worden vanuit de grafiek.

Voorbeeld afbeeldingen met veel informatie/ data

Sommige afbeeldingen bevatten veel data. Denk bijvoorbeeld aan een flowchart, een grafiek (datavisualisatie) of tabel. Op dat moment is het belangrijk dat je kijkt wat het werkelijke doel is van de afbeelding. Als een grafiek bijvoorbeeld

(12)

Handreiking digitale documenten AZ 12 slechts is toegevoegd om een bepaalde trend te signaleren dan hoeft je niet elk datapunt in de grafiek in een alternatieve tekst op te nemen.

In dat geval is het voldoende om bijvoorbeeld als alternatieve tekst op te nemen:

"een grafiek die duidelijk maakt dat het grootste deel van de respondenten goed wist waar zij moesten beginnen met regelen."

Is de data in de grafiek daarentegen wel bedoeld voor de lezer dan is het vaak het best om een goed opgemaakte tabel (geen afbeelding van een tabel) in de tekst naast de afbeelding op te nemen of een verwijzing naar een andere pagina in hetzelfde document of op een HTML-pagina. Dit verdient de voorkeur boven het plaatsen van alle data in de alt-tekst.

Zie bijvoorbeeld de volgende afbeelding:

Afbeelding 5

Let vooral op de link onder de afbeelding naar de bijbehorende tabel op een andere pagina binnen dezelfde PDF en de verwijzing onder de tabel naar de (bijbehorende) afbeelding:

(13)

Handreiking digitale documenten AZ 13 Afbeelding 6

Let op! Bovenstaande tabel is geen afbeelding maar een echte tabel die op de juiste manier is opgemaakt (zie onder bij het hoofdstuk "Tabellen" hoe dat werkt).

4.1.5.Decoratieve afbeeldingen

Decoratieve afbeeldingen hebben geen informatieve waarde. Deze afbeeldingen moeten daarom genegeerd kunnen worden door hulpsoftware. Dit bereik je door:

• een afbeelding in de achtergrond van de masterslide te plaatsen (waardoor deze op meerdere pagina's terugkomt) of

• een afbeelding expliciet te markeren als decoratief (zie Afbeelding 2)

Zie hoofdstuk 9.2 voor antwoorden op veelgestelde vragen over afbeeldingen.

4.2. Tagging

Een PDF-document bestaat uit een visuele laag en een code-laag. De visuele laag is wat je ziet en de codelaag bestaat uit metadata die structuur geeft aan de elementen binnen een PDF. Zo kan een ziende lezer bijvoorbeeld aan de

vormgeving van een tekst zien dat een bepaalde tekst een kop is (grotere tekst, een andere kleur, misschien dikgedrukt of cursief). Dit is de visuele laag. Maar een blinde lezer wil dat er expliciet genoemd wordt (door hulpsoftware) dat het hier om een kop gaat. Dat het hier om een kop gaat wordt gecommuniceerd met behulp van tags (codes). Deze tags vormen de codelaag. Als je in het

bronbestand op de juiste manier structuur aanbrengt en rekening houdt met de toegankelijkheid (zie hoofdstuk 3. Hoe ga je te werk?) worden de tags vaak

(14)

Handreiking digitale documenten AZ 14 automatisch correct gegenereerd zodra je het document exporteert naar PDF. Dit betekent dat de PDF ook dan ook toegankelijk is.

Let op: helaas is het nog lang niet altijd mogelijk om in PowerPoint alle structuur op de juiste manier aan te brengen. Dit kan betekenen dat er nog nabewerking nodig is met bijvoorbeeld Adobe Acrobat Pro (zie hoofdstuk 4. Nabewerking in Adobe Acrobat Pro).

4.2.1.Koppen

De eis is dat koppen in de tags ook zijn aangegeven als koppen. Dit lukt binnen PowerPoint echter niet altijd. De titel van elke slide wordt wel correct aangegeven met een h2-tag, maar andere koppen op dezelfde slide kun je niet bewerken als kop. Dus moeten er slides ontworpen worden met maar 1 visuele kop óf de overige koppen moeten later nog in de PDF nabewerkt worden.

4.2.2.Titels in slides

Wanneer gebruik gemaakt wordt van thema’s of templates in PowerPoint, dan kan in die template (diamodel) aangegeven worden dat deze een titel moet

bevatten. Het diamodel is te vinden via “Beeld” en dan “Diamodel” (zie Afbeelding 7).

Afbeelding 7

Afbeelding 8

Een titel als hierboven geïllustreerd wordt goed aangegeven als een kop.

(15)

Handreiking digitale documenten AZ 15 Elke slide heeft zo’n titel nodig:

Afbeelding 9

Dit maakt zonder verdere aanpassingen de titel echter ook altijd zichtbaar voor alle lezers. Als de titel niet zichtbaar mag zijn voor alle lezers, mag deze buiten de slide zelf gesleept worden zodat deze wel opgelezen wordt door

voorleessoftware maar niet zichtbaar is:

Afbeelding 10

Let er in dat geval wel op dat redacteuren deze titel ook altijd aanpassen.

4.2.3.Andere koppen op een slide

Andere koppen op een slide moeten dus gemarkeerd worden als kop tijdens het nabewerken van een PDF in bijvoorbeeld Adobe Acrobat Pro.

In het tags menu van Adobe Acrobat PRO zijn alle metadata tags van een PDF zichtbaar:

(16)

Handreiking digitale documenten AZ 16 Afbeelding 11

De kop "Conclusies" in Afbeelding 11 is tijdens het exporteren al voorzien van een goede kop tag. De kop "Rijksoverheid vaker gezien als bron van informatie" is echter niet automatisch getagged als kop. Dit is in de schermafbeelding

(Afbeelding 11) handmatig gedaan door de "<P>" tag waar deze tekst eerst in stond te veranderen in een "<H4>" tag. Tags zijn niet hoofdlettergevoelig.

4.2.4.Lijsten

Lijsten moeten net als koppen expliciet genoemd zijn in de tags. Gelukkig wordt dit correct geëxporteerd naar PDF als dit goed is aangegeven in PowerPoint.

Afbeelding 12

In bovenstaande screenshot is te zien waar binnen PowerPoint de functie voor lijsten staat. Met de knoppen TAB en SHIFT+TAB kunnen er ook sublijsten aangegeven worden (zie onderstaande screenshot waar

"onderzoeksverantwoording, Toonmateriaal en Tabellen" sublijstitems zijn van het lijstitem "bijlagen"):

(17)

Handreiking digitale documenten AZ 17 Afbeelding 13

In de tags van de PDF ziet dat er als volgt uit:

(18)

Handreiking digitale documenten AZ 18 Afbeelding 14

Elke lijst is aangegeven met een <L> tag (in dit voorbeeld gaat het om twee lijsten; De hoofdlijst en de sublijst). Binnen de <L> tag staan <LI> tags voor elke lijst item. In elke <LI> tag staan vervolgens <Lbl> tags voor de

opsommingstekens en <LBody> tags voor de werkelijke content van de

lijstitems. Zoals te zien is in bovenstaande voorbeeld bevat de <LBody> tag van de laatst <LI> tag van de hoofdlijst op diens beurt niet alleen de tekst "Bijlagen"

maar ook de tag van de sublijst met de bijhorende drie lijstitems.

4.2.5.Tabellen

Tabellen geven een structuur aan met behulp van rijen en kolommen. Vaak zijn er bepaalde cellen in tabellen die relaties hebben met andere cellen. Zo is de eerste cel binnen een kolom en de eerste cel binnen een rij vaak een "kopcel" die een relatie heeft met alle "datacellen" eronder of rechts daarvan.

Bij simpele tabellen (geen kopcellen die relaties hebben met andere kopcellen en geen kopcellen die meerdere rijen of kolommen behelzen) is het belangrijk dat er

(19)

Handreiking digitale documenten AZ 19 is aangegeven dat de eerste rij en de eerste kolom koppen zijn (als dat het geval is).

Dit kan in PowerPoint gedaan worden door de vinkjes "Veldnamenrij" en "Eerste kolom" aan te vinken in het menu "Tabelontwerp":

Afbeelding 15

Bij ingewikkeldere tabellen is het advies om de tabel op te splitsen zodat er een eenvoudigere tabel van gemaakt kan worden. Als dat niet mogelijk is dan kunnen relaties tussen tabellen ook binnen Adobe Acrobat Pro aangepast worden door kopcellen een "id" mee te geven en alle datacellen de id's van hun

respectievelijke kopcellen te geven. Dit kan in Adobe Acrobat Pro gedaan worden in het dialoogvenster "Eigenschappen van tabelcel" in het menu "Tabel editor".

(20)

Handreiking digitale documenten AZ 20 Afbeelding 16

Dit menu kan bereikt worden door met de rechtermuisknop op een table tag te klikken en vervolgens met de rechtermuisknop op een specifieke cel te klikken.

(21)

Handreiking digitale documenten AZ 21 Afbeelding 17

Afbeelding 18

4.3. Links

Verwijzingen naar websites of andere plekken binnen de PDF kunnen in

PowerPoint opgemaakt worden met de standaard "Koppelingen" functionaliteit.

(22)

Handreiking digitale documenten AZ 22 Afbeelding 19

Als deze functionaliteit gebruikt wordt dan wordt de link correct geëxporteerd naar de tags binnen de PDF:

Afbeelding 20

De tekst van de link staat samen met een "Link - OBJR" tag binnen een "<link>"

tag. Hierdoor wordt dit interactieve element correct aangekondigd aan blinde lezers en kan het bediend worden met het toetsenbord.

Let verder op dat de linktekst op zichzelf goed moet beschrijven waar de link naar verwijst. Vermijd dus bijvoorbeeld linknamen zoals "hier", "klik hier", "lees

verder", "lees meer" etc.

Een link moet ook te onderscheiden zijn van de lopende tekst die er vlak naast staat. Dit is vooral belangrijk als de link in de lopende tekst staat. Onderscheid aanbrengen mag niet alleen door middel van kleur (zie hoofdstuk "informatie

(23)

Handreiking digitale documenten AZ 23 aangeven met kleur" hieronder). De link kan voorzien worden van een andere kleur én ook onderstreept worden.

4.4. Betekenisvolle volgorde

Het is belangrijk dat als een blinde lezer het document voorgelezen krijgt, dat in een logische volgorde gebeurt. De computer weet alleen niet uit zichzelf wat een logische volgorde is en zal vaak de volgorde kiezen waarin objecten (teksten, afbeeldingen, slide titels, etc.) geplaatst of aangepast zijn binnen PowerPoint. Dit is vaak niet een logische volgorde. Daarom moet handmatig de volgorde nog aangepast worden in PowerPoint.

De volgorde kan geregeld worden in het selectiedeelvenster:

Afbeelding 21

Let vooral op dat bijvoorbeeld koppen boven de content staan die ze omschrijven en dat eerst alle content van 1 kolom langsgelopen wordt voordat er content tussenstaat van de volgende kolom.

4.5. Contrasten van tekst

Het is belangrijk dat teksten voldoende contrast hebben ten opzichte van hun achtergrondkleur. Het is aan te raden om standaard een palet van voor- en achtergrondkleuren samen te stellen met voldoende contrast. Dit is ook nuttig voor de presentatie zelf. Een presentatie met een relatief laag contrast is soms

(24)

Handreiking digitale documenten AZ 24 moeilijk leesbaar als de slides met de beamer getoond worden op een

geïmproviseerde achtergrond of als de zon op het scherm staat.

Controleer alle kleurencombinaties in de huisstijl op contrast en gebruik alleen die combinaties die een hoger contrast leveren dan 4,5:1.

Hoe hoog het contrast van een bepaalde combinatie is kan getest worden met veel (vaak gratis) tools. Hier geven we twee voorbeelden van dergelijke tools:

• https://www.tpgi.com/color-contrast-checker/ Deze colour contrast

analyser kan gratis gedownload worden (voor zowel Windows als Mac) en heeft een pipet waarmee de kleur aangeklikt kan worden. Dit maakt deze tool handig om teksten te testen die bijvoorbeeld op afbeeldingen staan.

• https://contrast-finder.tanaguru.com/ Op deze website kan de RGB of HEX waarde van de kleuren ingevoerd worden. Het extra voordeel van de

website is dat als het contrast te laag is dat de website zelf met suggesties komt voor alternatieve kleuren. Dit is vooral heel nuttig tijdens het

ontwikkelen van een huisstijl die altijd een hoog genoeg contrast biedt.

Een makkelijke vuistregel is dat als een tekst een te laag contrast heeft, het veranderen van de kleur van de tekst zelf naar wit of zwart altijd met een

tegengestelde achtergrondkleur voldoende contrast geeft. Dus als er weinig tijd is voor aanpassingen is het kiezen voor witte of zwarte tekst en tegengestelde achtergrond altijd een oplossing die snel werkt.

Afbeelding 22

Voorbeeld van lichtblauwe tekst op witte achtergrond, gemeten met de Colour Contrast Analyser. De meting levert op dat de contrastwaarde lager is dan 4,5:1, namelijk 2.2:1.

(25)

Handreiking digitale documenten AZ 25

4.6. Contrasten van afbeeldingen

Voor contrasten van bijvoorbeeld iconen of taartdiagrammen is de eis dat het contrast minstens 3,0:1 moet zijn. Vooral bij taartdiagrammen is dat op het eerste oog onmogelijk. Aangezien de verschillende taartpunten in een

taartdiagram elkaar raken is het onmogelijk om voldoende contrast te hebben met alle taartpunten. Maar dit kan opgelost worden door de taartpunten visueel uit te lichten:

Afbeelding 23

Let ook vooral op de "Safari" taartpunt die een donkere rand gekregen heeft omdat het geel anders een te laag contrast heeft met het wit. Dit maakt het taartdiagram meestal ook beter leesbaar voor alle lezers.

4.7. Informatie aangegeven met kleur

Sommige informatie wordt gecommuniceerd met behulp van kleur. Zulke informatie moet echter ook altijd op een tweede zichtbare manier

(26)

Handreiking digitale documenten AZ 26 gecommuniceerd worden die niet steunt op kleur. Zie bijvoorbeeld het volgende verkeerde voorbeeld.

Afbeelding 24

Binnen deze grafiek is kleur gebruikt om de drie datapunten "verbeterpunt passives" "verbeterpunt detractors" en "reden aanbeveling" te communiceren en er is geen andere manier waarop dit gecommuniceerd wordt. Het probleem zou bijvoorbeeld al opgelost zijn als er in de tekst bij de figuur genoemd wordt welk gedeelte van de staaf welke data bevat. Bijvoorbeeld: De linkerkant van de staaf geeft het percentage Verbeterpunt passives aan. Het middenstuk toont het percentage Verbeterpunt passives. En de rechterkant bevat het percentage 'Reden aanbevelen'. Een andere oplossing (die ook veel andere eisen oplost) is het plaatsen van een tabel alternatief.

4.8. Titels

Een PowerPointdocument moet een correcte beschrijvende titel hebben. Deze wordt in dat geval goed geëxporteerd en zal ook de correcte beschrijvende titel vormen van het PDF- document.

Binnen PowerPoint kan de titel aangegeven worden op de volgende manier:

Klik op bestand linksboven het document

(27)

Handreiking digitale documenten AZ 27 Afbeelding 25

Klik op "info" in het menu bestand

Afbeelding 26

Vul onder "eigenschappen" de titel in

Afbeelding 27

Zorg ervoor dat de titel niet bestaat uit de bestandsnaam (Dus geen "ppt" "doc"

of "pdf" extensies) en dat de titel ook zonder context duidelijk is. Dit houdt meestal in dat bijvoorbeeld de organisatienaam ook genoemd dient te worden, naast het onderwerp van de PDF.

(28)

Handreiking digitale documenten AZ 28

4.9. Taal

De taal van elk document moet aangegeven zijn. Binnen een PDF is dit aangegeven bij de "eigenschappen" of "properties" van het bestand:

Afbeelding 28

Dit kan in Adobe Acrobat Pro redelijk simpel aangepast worden als nabewerking, maar dan moet dat wel elke keer gebeuren als er een kleine aanpassing aan het PowerPoint bestand gemaakt wordt.

Binnen PowerPoint kan dit ook aangegeven worden. Dit is wel iets ingewikkelder aangezien dit niet voor het hele bestand aangegeven kan worden. Bovendien zijn er veel plekken waar de taal ingesteld kan worden, maar er is slechts één plek is waar deze taalinstelling in PowerPoint invloed heeft op de taal die in de

eigenschappen terechtkomt van het PDF-bestand.

Binnen PowerPoint stel je de taal van bestanden in onder "Bestand", "opties",

"taal" en dan is het de tweede taalkeuze binnen dit menu dat bepaalt welke taal bestanden krijgen:

(29)

Handreiking digitale documenten AZ 29 Afbeelding 29

Het advies is om elk bestand (zowel PDF als PowerPoint) in één en dezelfde taal te schrijven. Dan is bovenstaande taalinstelling correct.

Als er specifieke teksten in een andere taal geschreven zijn dan moeten die teksten gemarkeerd worden in de juiste taal binnen de meta informatie van hun tags in de uiteindelijke PDF.

Dit kan ingesteld worden met behulp van de spellingcontrole functie binnen PowerPoint. Als een tekst geselecteerd wordt dan kan voor dat gedeelte van de tekst onder "Controleren", "Taal", "Controletaal instellen" de specifieke taal aangeduid worden.

(30)

Handreiking digitale documenten AZ 30 Afbeelding 30

Afbeelding 31

(31)

Handreiking digitale documenten AZ 31

5. Stap 2: Controleren toegankelijkheid

Na het opmaken van een toegankelijk document kun je de toegankelijkheid van het brondocument checken met de "toegankelijkheid controleren" tool van PowerPoint. Deze automatische accessibility checker is te vinden onder in het menu "Controleren".

Afbeelding 32

Let op! Een accessibility checker is een handig hulpmiddel, maar biedt geen garantie dat het document volledig toegankelijk is. Zo kan de accesssibility checker wel controleren of een afbeelding een tekst alternatief heeft of niet.

(32)

Handreiking digitale documenten AZ 32 Afbeelding 33

Een automatische checker kan echter onmogelijk beoordelen of een alternatieve tekst correct of volledig is ingevuld. Daarom blijft het belangrijk om de stappen in deze handreiking te doorlopen, in plaats van alleen de fouten op te lossen die deze automatische checker aan het licht brengt. De checker is wél handig om het document snel te bekijken om zo te voorkomen dat je iets over het hoofd ziet.

(33)

Handreiking digitale documenten AZ 33

6. Stap 3: Exporteren naar PDF

Als je het brondocument in stap 1 op de juiste manier hebt opgemaakt en je exporteert het PowerPoint bestand naar PDF, dan zal het grootste gedeelte van het PDF-document toegankelijk zijn.

Om vanuit PowerPoint een PDF-bestand te maken sla je het bestand op als PDF via "Bestand" en "Opslaan als". Daar kan gekozen worden voor PDF:

Afbeelding 34

Kies de "Meer opties..." en vervolgens "Opties..." Keuze om er zeker van te zijn dat alles goed staat ingevuld.

Afbeelding 35

Hier is het vooral belangrijk dat de optie "Labels voor documentstructuur voor toegankelijkheid" staat aangevinkt. Zie Afbeelding 36.

(34)

Handreiking digitale documenten AZ 34 Afbeelding 36

Als Adobe Acrobat Pro geïnstalleerd is op dezelfde computer verschijnt nog een tweede, vergelijkbare methode om een PowerPoint-bestand als PDF op te slaan:

(35)

Handreiking digitale documenten AZ 35 Afbeelding 37

Afbeelding 38

(36)

Handreiking digitale documenten AZ 36 Afbeelding 39

Ook in Adobe Acrobat Pro is de optie aanwezig om labels (tags) toe te kennen aan het document. Zie Afbeelding 39.

(37)

Handreiking digitale documenten AZ 37

7. Stap 4: Nabewerking binnen Adobe Acrobat Pro

Let erop dat nadat een document geëxporteerd is naar PDF, er soms nog enkele zaken aangepast moeten worden in Adobe Acrobat Pro.

Deze handelingen zijn al beschreven in Hoofdstuk 4 – Stap 1 maar omdat deze handelingen ook regelmatig in de nabewerking uitgevoerd moeten worden, worden deze hier nogmaals benoemd. Het gaat hier vooral om de volgende zaken:

• Koppen: als er meer dan 1 kop per slide aanwezig is (zie Koppen in hoofdstuk 4.4.)

• Tabellen: ingewikkelde tabellen met koppen van koppen of kolomkoppen of rijkoppen die niet allemaal in de eerste rij of kolom staan. (zie Tabellen in hoofdstuk 4.6)

• Taal: als er gekozen wordt om specifieke stukken tekst te markeren als andere taal via de eigenschappen van de tags in plaats van de

spellingcontrole van PowerPoint. (Taal in hoofdstuk 4.13)

Let op! Voer je nabewerkingen uit in Adobe Acrobat Pro en pas je daarna het PowerPoint-bestand nog aan en exporteer je dit opnieuw? Dan moeten alle nabewerkingen weer opnieuw uitgevoerd worden. Vandaar het advies om nabewerking zoveel mogelijk te voorkomen, door bijvoorbeeld maar 1 kop per slide te gebruiken, ingewikkelde tabellen te splitsen in eenvoudigere tabellen en slechts één taal te gebruiken in het hele document.

(38)

Handreiking digitale documenten AZ 38

8. Stap 5: Gebruik de

Toegankelijkheidscontrole tool

Ook Adobe Acrobat Pro heeft een tool om automatisch de toegankelijkheid te controleren. Voor deze Toegankelijkheidscontrole geldt dezelfde beperking als hierboven genoemd bij de checker in PowerPoint (zie stap 2). Ook de

Toegankelijkheidscontrole in Adobe Acrobat Pro is een handige tool om te checken of je niets ‘gemist' hebt. Deze tool is te vinden in het rechtermenu bij

"Toegankelijkheid" en vervolgens "Toegankelijkheidscontrole".

Afbeelding 40

(39)

Handreiking digitale documenten AZ 39 Mocht het gehele Toegankelijkheidsmenu ontbreken dan kan dat toegevoegd worden door te kiezen voor "Gereedschappen":

Afbeelding 41

En daarna "Sneltoets toevoegen" bij "Toegankelijkheid":

Afbeelding 42

De Toegankelijkheidscontrole zelf staat standaard al goed ingesteld op 31 van de 32 tests en er kan dus onmiddellijk gekozen worden voor "Controle starten":

(40)

Handreiking digitale documenten AZ 40 Afbeelding 43

Het advies is om alle gevonden problemen op te lossen. Met de rechtermuisknop kun je meer informatie over het probleem opvragen. In de meeste gevallen is het voldoende als je alle toegankelijkheidsproblemen oplost die in deze handreiking staan beschreven.

(41)

Handreiking digitale documenten AZ 41

9. Veelgestelde vragen

9.1. Toegankelijke documenten

Aan welke eisen moet een document voldoen om het predicaat 'toegankelijk’ te krijgen?

Een document moet, net als een webpagina, voldoen aan de wettelijk

voorgeschreven norm WCAG 2.1 AA. Deze bevat 50 succescriteria. Als het niet lukt om het document toegankelijk aan te bieden moet er een toegankelijk

alternatief zijn, bijvoorbeeld een webpagina (html). Het alternatief moet dezelfde informatie bieden die het niet-toegankelijke document ook bevat, of dezelfde functionaliteit (bijvoorbeeld een formulier). Ook moet de verwijzing naar het toegankelijke alternatief aan eisen voldoen.

Regelmatig wordt aangeraden om html te gebruiken, in plaats van PDF.

Hoe zit dat?

Er is inderdaad veel voor te zeggen om te kiezen voor webpagina’s (html). Is een website eenmaal toegankelijk gemaakt, dan is het vrij eenvoudig om nieuwe toegankelijke content toe te voegen. Het maken van een toegankelijke PDF kan aanzienlijk meer werk zijn. Overigens zijn er nog andere redenen waarom html de voorkeur verdient, bijvoorbeeld een betere vindbaarheid.

Is het aan te bevelen om een Powerpointdocument eerst te exporteren naar Word om uiteindelijk een toegankelijke PDF te publiceren?

Deze ‘tussenstap’ raden wij niet aan. Het is mogelijk dat er bij het exporteren naar Word metadata aan het document worden toegevoegd, waardoor het juist meer tijd kost om een toegankelijke PDF te maken. Er zijn echter situaties

denkbaar waarin deze tussenstap wel tijdwinst kan opleveren. Bijvoorbeeld als er consistent op slides meerdere koppen aanwezig zijn. In dat geval kan het

bewerken van deze koppen in Word juist voordelig zijn.

(42)

Handreiking digitale documenten AZ 42

9.2. Afbeeldingen

Wat moet er in de alt-tekst als er verwezen wordt naar een datatabel van de grafiek die is opgenomen als alternatief?

In de alt-tekst van de grafiek kun je refereren aan de verwijzing naar de tabel, die onder de grafiek staat of rechtstreeks verwijzen naar de pagina waar het tabelalternatief staat. In het voorbeeld dat hierboven is genoemd zou de alt-tekst bij de grafiek kunnen luiden:

“Grafiek met antwoorden van respondenten op de vraag [], zie voor de percentages de tabel op pagina 45.”

Wat zijn de eisen voor labels met data in figuren?

Voor figuren van grafieken die voorzien zijn van labels geldt dat de labels goed leesbaar moeten zijn. Hiervoor geldt de contrasteis voor tekst op achtergrond (zie verder onder Contrast van tekst). Voor de positie van de labels bestaan geen eisen wat betreft de toegankelijkheid.

Wat moet er in de alt-tekst als er verwezen wordt naar een datatabel van de grafiek die is opgenomen als alternatief?

In de alt-tekst van de grafiek kun je refereren aan de verwijzing naar de tabel, die onder de grafiek staat of rechtstreeks verwijzen naar de pagina waar het tabelalternatief staat. Bijvoorbeeld: “Grafiek met antwoorden van respondenten op de vraag [], zie voor de percentages de tabel op pagina 45.”

Hoe luidt de alt-tekst bij een functionele afbeelding die een titel bevat?

De titel in de afbeelding moet worden opgenomen in de alt-tekst. Tenzij deze titel bijvoorbeeld al boven de afbeelding staat. Dan kan de alt-tekst leeggelaten

worden.

Wat zijn de eisen voor labels met data in figuren?

Voor figuren van grafieken die voorzien zijn van labels geldt dat de labels goed leesbaar moeten zijn. Hiervoor geldt de contrasteis voor tekst op achtergrond (zie verder onder Contrast van tekst). Voor de positie van de labels bestaan geen eisen wat betreft de toegankelijkheid

(43)

Handreiking digitale documenten AZ 43 Wie verzorgt de alternatieve tekst?

Meestal is het niet handig om de vormgever van een document het tekst

alternatief van een afbeelding te laten verzorgen. Het is beter als de auteur van de afbeelding, of de persoon die de instructies geeft over hoe de afbeelding eruit hoort te zien ook het tekst alternatief verzorgt. Die persoon heeft namelijk

meestal alle data al in handen en weet precies wat de bedoeling is van de afbeelding. Het is dus handig om zo vroeg mogelijk in het ontwerpproces al nagedacht te hebben over het tekst alternatief van een afbeelding.

Hoe ga je om met een logo dat op elke slide terugkomt?

Een logo is een functionele afbeelding. Het geeft weer wie de afzender van de informatie is. Logo's hebben altijd een alt-tekst nodig, tenzij het logo meerdere keren geplaatst is binnen één document. Logo's zijn vaak opgenomen in de master slides en keren op elke slide terug. Als het logo één keer (meestal op de eerste slide) een alternatieve tekst krijgt, dan worden de herhalingen van dit logo decoratief en moeten deze dus ook gemarkeerd worden als ‘decoratief’ zodat voorleessoftware deze kan negeren.

Documenten waarin je verwijst naar afbeeldingen van bijvoorbeeld communicatie-uitingen zijn lastig toegankelijk te maken. Zijn er uitzonderingen mogelijk?

Als materiaal toegevoegd is om informatie te communiceren moet deze

informatie ook (niet samengevat) beschikbaar zijn voor lezers die alleen gebruik maken van tekst. Hierop zijn geen uitzonderingen mogelijk.

9.3. Volgorde

Mogen we een vaste volgorde hanteren van onderdelen op een slide?

Ja, er mag een standaardvolgorde gehanteerd worden, mits deze volgorde ook logisch en begrijpelijk is voor iemand die gebruik maakt van voorleessoftware.

Een standaardvolgorde zoals hier opgenomen is een voorbeeld van een logische en begrijpelijke volgorde:

• Titel

• Vraagtekst

• Grafiek

• Verwijzing naar datatabel

• Toelichting bij de grafiek

(44)

Handreiking digitale documenten AZ 44

9.4. Contrast

Hoe zorg je ervoor dat er zowel voldoende contrast is voor mensen die slechtziend zijn en dat er tegelijkertijd kleuronderscheid is voor mensen die kleurenblind zijn?

Door het contrast te verhogen voor slechtziende lezers worden ook

kleurenblinden geholpen. Het kleuronderscheid neemt namelijk ook toe. Die twee zijn juist parallel en niet tegenstrijdig. Een kleurcontrast van 4,5:1 van tekst op achtergrondkleur en een contrast van 3,0:1 tussen twee kleuren met betekenis (geen tekst) is de richtlijn waaraan moet worden voldaan.

9.5. Tabellen

Documenten waarin veel tabellen worden opgenomen worden te dik. Is dit te voorkomen?

Dit is deels te voorkomen door de tabellen waarin data zijn opgenomen te plaatsen buiten het document, bijvoorbeeld op een aparte html pagina, of een andere PDF. Onder de afbeelding of in de alt-tekst van de grafiek kun je daarnaar verwijzen.

Het maken van tabellen voor de toegankelijkheid kost tijd. Is dat te voorkomen?

Het apart plaatsen van een tabel met de data van een grafiek kan inderdaad extra tijd kosten. Zorg ervoor dat als je digitaal toegankelijke presentaties op wil leveren, je rekening houdt met de toegankelijkheid in het productieproces. Dat kun je bijvoorbeeld doen door:

• Gebruik te maken van digitaal toegankelijke master slides voor PowerPoint.

• De stijl van visualisaties toegankelijk te maken. Zodat bijvoorbeeld de gebruikte kleuren altijd voldoende contrast hebben.

• De auteur van afbeeldingen met veel data ook te vragen om alternatieve teksten aan te leveren. De auteur is meestal ook degene die over

onderliggende data beschikt én weet wat de intentie is van een afbeelding.

Afbeelding

Updating...

Gerelateerde onderwerpen :