Veilig vergaderen in coronatijd 2
Mag je fysiek samenkomen voor een vergadering coronatijd? 2
Vergaderen met een noodzaak 2
Met hoeveel deelnemers mag je vergaderen? 3
Kies een geschikte locatie voor een vergadering in coronatijd 4
De RIVM coronaregels en richtlijnen 4
Coronaproof vergaderen op 1,5 meter afstand bij Buitenplaats Vlaardingen 5
Veiligheidsvoorwaarden coronaproof vergaderen 5
Online vergaderen in coronatijd 7
Disclaimer: Deze informatie is afkomstig van wetten.overheid.nl per 27 maart 2021. Wij doen ons best om alle informatie met betrekking tot vergaderen in coronatijd zoveel mogelijk up-t-date te houden. Aangezien de richtlijnen regelmatig veranderen kunnen we helaas geen verantwoordelijkheid nemen of aansprakelijkheid aanvaarden voor de actualiteit van de informatie in dit document.
Veilig vergaderen in coronatijd
Veilig vergaderen in coronatijd? Wat is toegestaan en wat niet? Welke regels gelden er nu precies en mag ik nog buiten de deur vergaderen in coronatijd? We krijgen nog wekelijks vragen over de mogelijkheden van het huren van een vergaderlocatie in coronatijd. We proberen je via deze pagina op de hoogte te houden van de mogelijkheden en geldende richtlijnen.
Mag je fysiek samenkomen voor een vergadering coronatijd?
De overheid vraagt nog steeds nadrukkelijk om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, reisbewegingen te beperkingen en waar mogelijk vergaderingen, overleggen en
samenkomsten ‘online’ te organiseren. Daarmee komen we gelijk op het antwoord op de vraag ‘Mag je nog fysiek vergaderen in coronatijd’? Ja dat mag, zolang ‘het groepsverband noodzakelijk is voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties‘
Vergaderen met een noodzaak
Vergaderen voor de lol, ja dat klinkt een beetje gek hè. Je moet het niet helemaal zo zwart/wit zien. Vergaderingen hebben in de meeste gevallen een doel, een bepaalde noodzaak want je doet het immers niet voor de lol. Maar belangrijk in tijden van corona is om jezelf af te vragen of het écht noodzakelijk is om bij elkaar te komen. Kan de
vergadering ook worden uitgesteld? Of kan de vergadering misschien online plaatsvinden?
Of zijn er andere opties waardoor we niet fysiek bij elkaar hoeven te komen? Als je deze vragen met ‘Nee’ kunt beantwoorden dan is het toegestaan om een vergadering te organiseren. Dit kan in het eigen bedrijfspand, maar ook bij een externe locatie.
Lees hier meer over de uitzondering op groepsvorming (Artikel 3.1).
Met hoeveel deelnemers mag je vergaderen?
Binnen mogen maximaal 30 personen in 1 ruimte aanwezig zijn, mits hierbij voldoende afstand kan worden gehouden. Dit aantal is inclusief kinderen, maar exclusief personeel. Er vindt een gezondheidscheck plaats bij binnenkomst.
Voor buitenlocaties is er zover wij kunnen ontdekken geen beperking op de groepsgrootte.
Voor de algemene regel ‘buiten de eigen woning geldt dat maximaal 2 personen in groepsverband ergens heen mogen gaan of iets mogen ondernemen in/op publiek toegankelijke plaatsen, binnen en buiten’ geldt de uitzondering; ‘groepsverbanden die noodzakelijk zijn voor de continuering van de dagelijkse werkzaamheden van instellingen, bedrijven en andere organisaties’. Hier wordt in tegenstellingen tot uitvaarten en
ceremonies geen maximum aantal gasten bij vermeldt.
Kies een geschikte locatie voor een vergadering in coronatijd
Toch besloten om te fysiek te vergaderen? Kies dan een geschikte locatie die voldoende ruimte biedt en waar de benodigde maatregelen zijn genomen om de vergadering veilig te kunnen laten verlopen. Buitenplaats Vlaardingen biedt diverse vergaderlocaties aan die voldoen aan de richtlijnen en biedt ook de mogelijkheid om bij mooi weer de vergadering buiten (/overdekt) te laten plaatsvinden.
De RIVM coronaregels en richtlijnen
De meeste locaties binnen zijn op dit moment gesloten. Voor de locaties die nog wel open zijn geldt het volgende voor binnenruimtes (behalve thuis):
● In ruimtes binnen waar mensen vooral op één plaats zijn, zoals bijvoorbeeld in het buurthuis, of bij een uitvaart, heeft iedereen een vaste zitplaats (placeren), zonder roulatie. De verkeersstromen moeten goed gescheiden blijven. Uiteraard houdt iedereen 1,5 meter afstand.
● De beheerder treft hygiënemaatregelen, zoals het beschikbaar stellen van desinfecterende handgel en gelegenheid om handen te wassen.
● Binnen mogen maximaal 30 personen in 1 ruimte aanwezig zijn, mits hierbij voldoende afstand kan worden gehouden. Dit aantal is inclusief kinderen, maar exclusief personeel. Er vindt een gezondheidscheck plaats.
● Zelfstandige ruimtes zijn van elkaar gescheiden door muren van de grond tot aan het plafond en hebben een deur naar de gang.
● Reserveren is verplicht. Er mag voor 2 personen tegelijk worden gereserveerd.
Coronaproof vergaderen op 1,5 meter afstand bij Buitenplaats Vlaardingen
Wil je veilig vergaderen in tijden van corona? Uiteraard heeft Buitenplaats Vlaardingen maatregelen getroffen om een bijeenkomt veilig en geheel volgens de RIVM maatregelen te kunnen laten plaatsvinden.
Veiligheidsvoorwaarden coronaproof vergaderen
Buitenplaats Vlaardingen hanteert het zakelijke eventprotocol dat opgesteld is door het Eventplatform en goedgekeurd is door de overheid. Hiermee voldoen wij aan alle
veiligheidsvoorwaarden, zoals de gezondheidscheck, extra schoonmaak rondes en catering conform de gestelde normen.
● Binnen mogen we maximaal 30 gasten ontvangen mits de ruimte dit toelaat (1,5m afstand).
● Er is een gezondheidscheck bij de entree van de locatie. Heb je klanten zoals koorts, luchtwegklachten zoals hoesten, verkoudheid, niezen of kortademigheid dan kunnen we je helaas niet toelaten. Lees hier meer over de gestelde vragen en voorwaarden om toegelaten te worden tot onze locatie.
● Verplicht handen desinfecteren bij aankomst (we hebben hiervoor meerdere desinfectie puntern)
● Mensen blijven bij voorkeur zoveel mogelijk zitten op hun stoel zitten.
● Er is extra aandacht voor hygiëne en met name ook voor onze toiletgelegenheden i.v.m. besmettingsgevaar. Onze toiletten worden daarom extra gereinigd, er zijn papieren handdoekjes aanwezig en we verzoeken gasten de toiletbril te sluiten vóórdat er wordt doorgetrokken, hiermee wordt het besmettingsgevaar aanzienlijk verkleind (je voorkomt dat 80% van de potentieel schadelijke ziektekiemen aerosol wordt).
Daarnaast gelden natuurlijk ook hier de algemene richtlijnen:
● Was vaak je handen. Wij zorgen voor voldoende wasgelegenheid en desinfectie middelen. Tussentijdse schoonmaak is belangrijker dan ooit tevoren!
● Hoest en nies in de binnenkant van je elleboog.
● Gebruik papieren zakdoekjes om je neus te snuiten en gooi deze daarna weg.
● Schud geen handen.
● Houd 1,5 meter afstand (2 armlengtes) van anderen.
● Heb je klachten? Blijf dan thuis.
We hebben onze locaties aangepast aan de richtlijnen. Meubilair is verplaatst, er hangen markeringen en (huis)regels en er zijn verschillende maatregelen genomen om de kans op besmetting te minimaliseren. Uiteraard vragen wij de gasten ook hun gezond verstand te gebruiken, we moeten het wat dat betreft samen doen!
De locatie is sfeervol ingericht conform de anderhalve meter richtlijnen. Waarom kiezen voor Buitenplaats Vlaardingen?
● De herenboerderij heeft een unieke uitstraling en authentieke sfeer,
● Sfeervolle inrichting conform de anderhalve meter richtlijnen,
● Midden in het groen gelegen (gratis wandelroutes beschikbaar voor tijdens de break),
● Perfecte bereikbaarheid per auto en ov,
● Voldoende gratis parkeergelegenheid,
● Aanwezigheid van meerdere zalen,
● Uitstekende catering.
Online vergaderen in coronatijd
Door de coronatijd wordt het ‘online vergaderen’ als alternatief ook steeds meer gedaan.
Vergaderingen met behulp van Teams, Zoom en Google Meet hebben een enorme toevlucht genomen. We kennen deze programma’s inmiddels allemaal, en niet alleen bij naam.
Een fysieke samenkomst en elkaar in de ogen kunnen kijken geeft natuurlijk wel een heel andere dymensie. Sommige dingen zijn vaak gewoon makkelijker en efficiënter als we elkaar ontmoeten in ‘levende lijve’ zoals het maken van concrete afspraken en het aanspreken van mensen op hun verantwoordelijkheden.
Kortom; online vergaderen is een prima alernatief voor sommige vergaderingen, maar het blijft altijd van belang om met enige regelmaat ook fysiek bij elkaar te komen. Let er in deze tijden van corona dan wel op dat je je houdt aan de gestelde voorwaarden en richtlijnen.
#veilig vergaderen in coronatijd #vergaderlocatie corona Vlaaringen #vergaderlocatie corona Schiedam #vergaderlocatie corona Westland #met hoeveel personen vergaderen in coronatijd #regels en richtlijnen vergaderen in coronatijd #Westland #Vlaardingen
#Schiedam
