The best of ICT with a human touch
Axians
Eemsgolaan 15
9727 DW Groningen
Tel: +31 88 597 55 00
axians.nl/onbegrensd
2
Trends in de werkplek: hoe werken we in 2021 of 2022?
De manier waarop mensen werken verandert in rap tempo, en daarmee ook de eisen die bedrijven stellen aan de werkplek. De coronapandemie heeft de noodzaak voor ‘any place, any time, any device’ sterk vergroot, evenals de noodzaak om op afstand samen te werken met collega’s, klanten of leveranciers. Tel daarbij op dat technologieën als artificial intelligence (AI) en augmented reality (AR) nu ook ingezet kunnen worden om slimmer te werken. Dit alles leidt ertoe dat de werkplek momenteel een domein is dat zich razendsnel ontwikkelt. Welke trends komen er nog op bedrijven af?
Laten we beginnen met goed nieuws: nadat de werkplek jarenlang het stiefkindje van de IT was, is in 2020 de aandacht van het topmanagement voor de werkplek pijlsnel toegenomen. Dat komt natuurlijk door de coronapandemie, die wereldwijd bedrijven noodzaakte om kantoormedewerkers thuis te laten werken. 69 procent van de deelnemers aan de Gartner 2020 Digital Workplace Survey onderschreef de stelling dat er meer betrokkenheid is van het C-level bij de digitale werkplek. Bedrijven realiseren zich dat thuiswerken via allerlei workarounds niet bepaald veilig is en dat ze de basis op orde moeten maken. Tegelijkertijd zien ze ook kansen om het werk
van medewerkers die tot nu toe geen digitale werkplek hadden efficiënter te maken. Ze geven bijvoorbeeld ook mensen de productie of logistiek een digitale werkplek.
ONTWIKKELINGEN OP DRIE GEBIEDEN
Er liggen kansen op diverse terreinen. Als je gaat investeren in een nieuwe digitale werkplek, dan wil je natuurlijk wel weten welke kant de wereld zich op ontwikkelt, zodat je nieuwe ontwikkelingen direct kunt integreren. Wij hebben geen glazen bol waarmee we de toekomst kunnen voorspellen. Maar enkele van de ontwikkelingen die zijn ingezet, zullen zeker doorzetten. Wij zien trends op drie terreinen:
Mede door de noodzaak tot thuiswerken ontstaan nieuwe vormen van samenwerken op afstand;
Met technologieën als AI, AR en IoT kan de werkplek nieuwe gedaanten aannemen en zelf suggesties gaan doen aan gebruikers hoe zij hun werk slimmer kunnen uitvoeren;
De digitale vaardigheden van medewerkers zullen moeten meegroeien met deze ontwikkelingen.
Nieuwe vormen van werken Personaliseren werkplek Werken in netwerken Thuiswerken als standaard
AI, AR & IoT Robobosses Virtual assistant Hyperautomation Skills
Digitaal vaardig Een lang leven Meten van output
THUISWERKEN BETEKENT OOK SAMENWERKEN OP AFSTAND
In het voorjaar van 2020 werd thuiswerken de norm voor iedereen wiens werk digitaal kan worden uitgevoerd.
Accountmanagers, callcenter agents, secretaresses en uiteraard de hele brede groep kenniswerkers; ze moesten allemaal een manier verzinnen om op afstand samen te werken met collega’s, klanten en leveranciers. Veel bedrijven werkten al met Microsoft Office365, maar de meeste mensen gebruikten van de rijke functionaliteiten primair e-mail en de agenda. Tot maart 2020. In no- time leerden medewerkers te vergaderen via Teams en documenten met externe partijen te delen via OneDrive of een Teams-site.
TRADITIONEEL GESLOTEN OMGEVING WORDT GEOPEND
Dit heeft nogal wat gevolgen voor de manier waarop de beveiliging moet worden ingericht. Waar bedrijven traditioneel hun omgevingen vrij gesloten hadden ingericht, moesten ze de boel nu opeens opengooien.
Velen hadden daar hun security nog niet op aangepast en moesten aan de slag. Waar bedrijven voorheen het personeel nog kon opdragen zich te houden aan bepaalde policies – bijvoorbeeld dat bepaalde documenten vanaf huis niet gemaild mochten worden – moesten ze nu technisch faciliteren dat medewerkers thuis op precies dezelfde manier kunnen werken als op kantoor.
PERSONALISEREN WERKPLEK
Door het thuiswerken én het sluiten van de scholen gingen privé en zakelijk nog meer door elkaar lopen. Ouders moesten immers onder werktijd ook nog thuisonderwijs verzorgen. Als de basisschool graag Zoom gebruikt, dan is het wel heel onhandig als de werkgever de laptop zo heeft dichtgetimmerd dat het personeel Zoom niet kan installeren. En als de werklaptop tijdens het eten nog op tafel staat, dan wil je die ook kunnen gebruiken om via Spotify muziek te luisteren. Werkgevers die dit niet faciliteren weten één ding zeker: ze halen zich schaduw-IT op de hals. Het is dus veel slimmer om gebruikers ruimte te geven om hun eigen apps te installeren, bijvoorbeeld door het principe van de Apple appstore te hanteren. Je kunt de laptop zo configureren dat gebruikers alleen door Microsoft gecertificeerde applicaties kunnen installeren.
Nieuwe vormen van werken
TREND 1
4
“Bedrijven die zich geen downtime in de productie kunnen veroorloven, zullen redundantie moeten inbouwen.”
ADVIES OM JE OUTPUT TE VERHOGEN EN JE TIJD EFFICIËNTER TE BESTEDEN
AI en AR lijken soms een ver-van-mijn-bed-show, maar deze nieuwe technologieën doen toch echt hun intrede in de werkplek. Gebruikers van Office 365 zijn al gewend dat ze wekelijks van Microsoft een update krijgen over hoe ze hun werktijd hebben besteed. In de toekomst zullen mensen proactief advies gaan krijgen. Als je bijvoorbeeld drie Teams videovergaderingen op een rij wilt inplannen, zal een virtuele assistent je waarschuwen: je productiviteit en aandachtspanne nemen af als je langer dan anderhalf uur via video vergadert. Plan een van die meetings op een ander moment. Ook kan de werkplek je na een bepaalde tijd een signaal geven dat je te lang achter je scherm zit en dat het tijd is om een ommetje te maken.
NIET-KANTOORWERK ONDERSTEUNEN MET AR, SPRAAKGESTUURDE
OPDRACHTEN OF EEN SMARTWATCH
Niet alleen kantoorwerk kan slimmer worden ingericht met dergelijke slimme digitale ondersteuning, ook het werk van bijvoorbeeld magazijnmedewerkers of service engineers kan beter worden ondersteund. Het is al heel gebruikelijk dat procesoperators in een fabriek rondlopen met een tablet waarop ze zien alle machines naar behoren functioneren. Maar een mobiele werkplek kan tegenwoordig ook heel andere vormen aannemen.
Denk bijvoorbeeld aan de Microsoft HoloLens AR-bril, waarmee je over de werkelijkheid een informatielaag kunt presenteren. Als een machine kapot is, krijgt de servicemonteur aanwijzingen via de AR-laag op basis waarvan hij een betere beslissing kan nemen. Bijvoorbeeld informatie over de slagingskans van een reparatie, zodat hij beter kan beslissen of hij het onderdeel repareert of volledig vervangt. Hij kan via handsignalen zelfs informatie registreren in een achterliggend systeem. Er zijn wereldwijd al diverse bedrijven die op deze manier werken.
De technologie kan ook worden gebruikt om medewerkers te trainen. Zo krijgen studenten geneeskunde via AR betere uitleg over de anatomie van ingewikkelde gewrichten zoals een knie of enkel. Ze bewegen hun eigen enkel, kijken daarna en zien in de AR-laag wat er tijdens zo’n beweging gebeurt met pezen, gewrichten en banden.
De werkplek kan ook de vorm aannemen van een headset.
Kijk maar eens in moderne distributiecentra, waar orderpickers hun opdrachten doorkrijgen via een headset met microfoon. Ze krijgen via audio de opdracht op een product te picken en laten via een bepaald commando weten als ze dat hebben gedaan. En wat te denken van een smartwatch waarop je signalen kunt geven.
In de toekomst zullen we steeds meer innovatieve werkplekken zien, die allerlei gedaanten kunnen aannemen. Het ontwikkelt zich van Bring Your Own Device naar Bring Your Own Enhancement.
HANDMATIGE WERKZAAMHEDEN AUTOMATISEREN
Tot slot noemen we hyperautomation, ook wel robotic process automation (RPA) genoemd. Dat is het automatiseren van repeterende taken. Met behulp van een low code app zoals bijvoorbeeld Microsoft Power Apps, Mendix of OutSystems kunnen vandaag de dag zelfs niet- IT-ers hun werk op deze manier vereenvoudigen. Moet jij bepaalde informatie altijd op twee plekken invoeren?
Maak een met een low code applicatie een robot die ervoor zorgt dat je het voortaan nog maar in één systeem hoeft vast te leggen en automatisch wordt gekopieerd.
Moet je altijd een bepaalde controle uitvoeren in een systeem – bijvoorbeeld een voorraadhoogte controleren – laat die controle dan voortaan door een robot uitvoeren.
Slimme, proactieve
werkplek die meerdere gedaantes kan aannemen
TREND 2
Digitale vaardigheden
ANDERS KIJKEN NAAR JE BESTAANDE WERK
Als deze ontwikkelingen zich doorzetten, wordt digitale vaardigheid nog belangrijker. Niet alleen van medewerkers, maar ook van leidinggevenden en organisaties als geheel.
Het moet normaal worden om te sturen op output. Het moet normaal worden om bij iedere taak je af te vragen:
kan ik dit slimmer of efficiënter organiseren? Het moet normaal worden om met je collega’s te praten over slimmere processen en slimmere IT-ondersteuning van die processen. Dat is het in de meeste organisaties nog lang niet. En dat is niet vreemd, want we zitten zo vast in bestaande structuren en processen dat het niet eenvoudig is om daar bovenuit te stijgen en je werk opeens door een heel andere bril te bekijken.
AFSPRAKEN MAKEN WELKE TOOLS JE GEBRUIKT VOOR WELKE WERKZAAMHEDEN
Het eerste wat je in ieder geval moet doen, is ervoor zorgen dat alle medewerkers in een team de digitale tools op dezelfde manier gebruiken. De ‘digital natives’ zullen snel vertrouwd zijn met nieuwe softwarefunctionaliteiten, maar de oudere generatie die veel langer op de oude manier heeft gewerkt, moet gewoonten afleren. En iedereen weet: dat doe je niet van vandaag op morgen.
Het is ook niet voldoende om uitleg te krijgen over hoe
de nieuwe software of nieuwe functionaliteit werkt. Om ervoor te zorgen dat iedereen het echt gaat gebruiken, moet je langdurig sturen op aanpassing van het gedrag.
Een onderdeel daarvan is het maken van afspraken.
Want als je tools als Teams, SharePoint en OneDrive aan honderd mensen ter beschikking stelt, krijg je honderd varianten van hoe iemand een taak uitvoert. Je zult dus overeenstemming moeten bereiken over welke tools je voor welke doeleinden inzet, hoe je documenten opslaat (op welke locatie en onder welke naam), wanneer je een vraag stelt via e-mail en wanneer via chat, en ga zo maar door. Bij het maken van die afspraken zul je ook rekening moeten houden met wetgeving zoals de AVG. Want als je niet weet wie waar gegevens over klanten of medewerkers opslaat, kun je niet voldoen aan bijvoorbeeld het recht om vergeten te worden.
STUREN OP OUTPUT IN PLAATS VAN AANWEZIGHEID
Ook zullen organisaties moeten gaan sturen op output in plaats van op aanwezigheid. Nu je niet meer kunt zien of medewerkers aan het werk zijn omdat ze thuis zitten, is dat nog belangrijker. HR-afdelingen hebben het hier al jaren over, lijnmanagers hebben allemaal ooit eens een training gehad, maar in de meeste bedrijven is daar in de praktijk nog altijd weinig van te zien. Gelukkig bieden technologieën als AI steeds meer mogelijkheden om output te meten, ook als het werk wat abstracter is. Niet vanuit een gedachte van controle, maar om bewustwording te bevorderen en mensen proactief advies te geven hoe ze hun output kunnen verhogen. Want op die manier komen medewerkers optimaal tot hun recht en halen meer voldoening uit hun werk.
Zie sturen op output daarom als sturen op voldoening.
Autonomie is namelijk een belangrijke randvoorwaarde voor werkgeluk. Wie alleen maar wil dat medewerkers productief zijn, tast hun autonomie aan. Veel beter kun je je best doen om medewerkers het gevoel te geven dat ze een bijdrage leveren aan de organisatie. Je zult medewerkers individueel moeten ondersteunen in hun zoektocht naar autonomie, zelfredzaamheid en werkgeluk.
Want werkgeluk leidt automatisch ook tot een hogere productiviteit.
TREND 3
6
Zoals je hebt kunnen lezen, zijn de ontwikkelingen op het gebied van de digitale werkplek talrijk. Ze worden gedreven door de behoefte om op een andere manier te gaan werken, worden gefaciliteerd door moderne technologie en komen tot volle wasdom als de organisatie ook zijn digitale vaardigheden ontwikkelt. Waar het gaat eindigen?
Dat weten we niet. Als wij in onze glazen bol kijken, zien we een werkplek ontstaan die met mensen meedenkt.
Die zich aanpast al naar gelang het type werk en de omstandigheden en die allerlei gedaanten kan aannemen.
De meeste organisaties zullen nog een weg moeten afleggen voordat ze bij die stip op de horizon zijn. Wil jij inzicht in de volwassenheid van jouw organisatie als het om de werkplek gaat? Zodat je weet hoe ver je van die stip op de horizon verwijderd bent?
Doe dan de Axians werkplek assessment op www.axians.nl/onbegrensd/werkplek-assessment/
Stip op de horizon: een
meedenkende werkplek
Er zijn IT-dienstverleners te over die een werkplek uit de cloud kunnen leveren. Er zijn er maar weinig die echt kunnen aansluiten bij de behoeften van bedrijven en medewerkers. Wij leggen de nadruk op de gebruiker: wat heeft hij of zij nodig in zijn of haar werk? Hoe kunnen wij medewerkers helpen om productiever te worden en hun werk makkelijker te doen? Wij ontwerpen IT-omgevingen die daarbij aansluiten.
Natuurlijk houden wij oog voor de kosten. En dat doen we door de achterkant zoveel mogelijk te standaardiseren.
Daarvoor gebruiken we standaard bouwblokken. Daarmee garanderen we maximale flexibiliteit aan de voorkant, terwijl we tegelijkertijd snel een online werkplek kunnen uitrollen.
Hoewel wij IT-dienstverlener zijn, ligt onze focus niet op IT, maar op de mens: de gebruiker van IT en de mensen bij onze klanten met wie wij nauw samenwerken. Onze pay-off luidt niet voor niets: The best of ICT with a human touch.
