Dashboard t/m jun 2016

(1)

Dashboard

t/m jun 2016

Gemeente Gennep,

B&W 16 augustus 2016

(2)

Inhoudsopgave

o Inleiding

o Programma 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijk werk

 Sociale zaken / WMO

o Programma 9: Dienstverlening

 Interne dienstverlening

 KCC

o Programma 10: Bestuur en organisatie

 Personeel & Organisatie

 B&W besluiten

 Raadsvragen

 Bevolking

 Inkoop

o Programma 11: Gemeentefinanciën

 Financiën & Control

(3)

Inleiding

Vanaf 2015 wordt het dashboard tweemaandelijks separaat aan het MT aangeboden. Op basis van het MT-besluit d.d. 3-2-2016 is de informatiedichtheid van het dashboard vanaf 2016 aangepast. Dit betekent dat een deel van de informatie uit het dashboard verplaatst wordt naar reguliere documenten uit de P&C-cyclus, zoals de trimesterrapportages en/of de jaarrekening.

Nieuw vanaf 2016 zijn extra kengetallen uit het KCC. De rapportagetermijn is nog te kort voor een nadere analyse.

Zodra de gegevens met betrekking tot de “nieuwe” WMO voorziening en jeugdzorg

beschikbaar zijn worden deze in het dashboard opgenomen. Momenteel wordt gewerkt aan het ombouwen van de oude rapportages in Excel naar up to date Cognos rapportages. In het verlengde hiervan is een regionale werkgroep al enige tijd bezig om kengetallen m.b.t. de 3D’s op te stellen. Zodra deze gegevens beschikbaar zijn worden ze ook (gedeeltelijk) in het

dashboard opgenomen. Het is overweegbaar hier concrete termijnen aan te gaan stellen.

Om de leesbaarheid van het dashboard te vergroten is er voor gekozen om de gegevens

(indien beschikbaar) vanaf januari 2015 te tonen, zodat een vergelijking met voorgaand jaar

gemaakt kan worden. De gegevens van 2014 worden derhalve niet meer gepresenteerd. De

indeling van het dashboard is gerangschikt op programmaniveau. Richting de toekomst kan

het dashboard verder uitgebreid worden, afhankelijk van de wensen van het MT.

(4)

Programma 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijk werk

Sociale zaken / WMO

• Het aantal bijstandsuitkeringen laat in het eerste kwartaal van 2016 een snelle en vooralsnog niet verklaarde toename zien.

• Er zijn circa 40 uitkeringen bijgekomen. De aanvraagredenen zijn zeer divers.

• Het bereiken van de maximale WW-duur verklaart ongeveer 15% van de instroom.

• Vergunninghouders asiel is eveneens ongeveer 15%. Schoolverlating is een enkeling. Voor de rest gaat het om echtscheiding, verhuizingen en diverse andere individueel bepaalde oorzaken.

• De snelle toename komt niet overeen met de landelijke trend en met de regionale trends, waar meestal stabiliteit of een kleine afname te zien zijn.

• Recentelijk zijn de eerste plaatsingen bij Arvato gerealiseerd. Deze zijn nog niet in de cijfers verwerkt. Zij gaan de negatieve trend afzwakken, maar niet teniet doen.

• In verband met de snelle toename van het aantal uitkeringen, verwachten we dat de gemeente Gennep 15% zal moeten gaan toeleggen op de rijksbijdrage voor de betaling van uitkeringen. Vorig jaar was dat 4,3%.

(5)

Programma 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijk werk

Sociale zaken / WMO

• Het beroep op bijstand ingevolge de participatiewet is stabiel.

• De IOAW voor oudere werklozen is wel toegenomen en neemt nog steeds toe.

• Gezien de hoge WW-cijfers kan zich dit in de komende maanden verder voortzetten.

• De eerste acties op grond van het raadsbesluit over het vangnet BUIG zijn in december inmiddels begonnen.

(6)

Programma 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijk werk

Sociale zaken / WMO

• NB aantal aanvragen betreft aantal meldingen: Na een melding volgt keukentafelgesprek met inwoner om hulpvraag te verhelderen en oplossing te zoeken. In eerste instantie aanspreken eigen kracht van inwoner en zijn netwerk.

• Het aanspreken van de eigen kracht van inwoners en hun netwerk leidt tot het grote verschil tussen het aantal aanvragen (meldingen) en het aantal toekenningen van maatwerkvoorzieningen.

• Het aantal aanvragen/toekenningen is over het algemeen redelijk stabiel.

• Het aantal aanvragen voor een woonvoorziening is in juni erg hoog. Hier is echter geen verklaring voor. Overigens blijft ook op het terrein van woonvoorzieningen het aantal toegekende voorzieningen stabiel. Het hoger aantal meldingen leidt dus niet tot een hoger aantal toekenningen.

• Zie ook volgende sheet.

(7)

Programma 6: Sociale voorzieningen en maatschappelijk werk

Sociale zaken / WMO

• Aantal aanvragen en toekenningen over het algemeen redelijk stabiel.

• Aantal toekenningen bij vrijwel iedere voorziening is nagenoeg gelijk aan aantal aanvragen. (Mogelijk te verklaren

door samenwerking tussen backoffice en frontoffice van team Toegang.

(8)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

• Vanaf mei 2015 is ook aantal contact-momenten meegenomen, vandaar stijgende lijn in alle categorieën.

• Aandachtspunt: niet alleen klant terugbellen maar ook het

contactmoment daarna afhandelen in Verseon

• In februari en maart 2016 is er een forse toename van het aantal zaken te zien. Vooral het aantal aanvragen minimaregeling is hier de oorzaak van;

Tevens is in februari een fors aantal aanvragen voor subsidie ingediend en zijn per februari direct doorverbonden

telefoontjes geregistreerd als zaak.

(9)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

Vanaf juni 2015 is het aantal registraties per afdeling ook op clusterniveau uit

te splitsen, zie ook volgende sheets. In dit dashboard alleen registraties op

afdelingsniveau; cluster Interne Dienstverlening zorgt voor periodieke

gedetailleerde rapportage op clusterniveau.

(10)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

Per juni 2015 wordt aantal zaken in Verseon per afdeling uitgesplitst. Aantal zaken binnen/buiten de termijn wil zeggen binnen/ buiten de wettelijk gestelde termijn of binnen/buiten intern afgesproken termijn. Een zaak binnen of buiten de termijn kan de status afgehandeld, in behandeling of nog te starten hebben. Er is een redelijk gelijk aantal zaken dat iedere maand buiten de termijn wordt afgehandeld. Binnen de organisatie lijkt men er zich nog niet bewust genoeg van dat zaken binnen een bepaalde termijn afgehandeld dienen te worden.

(11)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

(12)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

In bovenstaande grafiek wordt het aantal zaken in Verseon per afdeling uitgesplitst naar afgehandeld, in behandeling of nog niet gestart.

Zoals op de vorige sheet aangegeven kan een zaak welke binnen of buiten de termijn is reeds zijn afgehandeld, of nog in behandeling zijn, of nog niet gestart zijn. Het aantal nog niet gestarte zaken blijft hoog. Zaken blijven te lang in een clusterbak staan voordat deze worden opgepakt. Het maandelijks aanbieden van managementinformatie uit Verseon aan de afdelingshoofden, coördinatoren en senioren moet er voor zorgen dat deze zaken eerder worden gezien en dat deze onder de aandacht worden gebracht binnen het desbetreffende cluster. Deze rapportages dienen beter gebruikt te worden zodat het aantal niet gestarte zaken afneemt.

(13)

Programma 9: Dienstverlening

Interne Dienstverlening

Bij de contactmomenten zijn vanaf februari ook de direct door de telefonie afgehandelde zaken in beeld gebracht. Aandachtspunt voor zaken (met name contactmomenten) blijft dat deze in de werkvoorraad afgehandeld moeten worden. Dit geldt ook het starten van zaken.

(14)

Programma 9: Dienstverlening

KCC gegevens receptie, telefonie en balie

• Aantal bezoekers ligt rond de 1.500 per maand, met uitzondering van maart en juni (2.000).

• Gemiddelde wachttijd

over jan-jun ligt rond de

2:30 minuten.

(15)

Programma 9: Dienstverlening

KCC gegevens receptie, telefonie en balie

• Het aantal aangeboden telefoontjes over periode jan-jun ligt rond de 2.500 per maand, met

uitzondering van maart en juni (3.250).

• Maart en juni zijn tot nu toe de drukste maanden (meeste telefoontjes, meeste bezoekers)

• Het percentage

opgenomen telefoontjes schommelt tussen de 93%

en 97%.

(16)

Programma 9: Dienstverlening

KCC gegevens receptie, telefonie en balie

• De gemiddelde antwoordsnelheid ligt rond de 1 minuut.

• De gemiddelde afhandeltijd ligt rond de 2:15 minuten.

(17)

Programma 9: Dienstverlening

KCC gegevens receptie, telefonie en balie

• Het aantal geregistreerde telefoontjes is vanaf februari aanzienlijk hoger.

• De oorzaak hiervan is een nieuwe duidelijkere instructie naar de telefonistes over wat wel en wat niet geregistreerd dient te worden: de telefoontjes die direct zijn

afgehandeld/doorverbonden worden direct geregistreerd wat leidt tot een toename.

(18)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Personeel & Organisatie

Aantal personeelsleden rond 120.

Aantal FTE ligt rond de 100.

(19)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Personeel & Organisatie

• Bezettingsresultaat: formatie is een vast gegeven.

• Bezetting kan fluctueren doordat er vacatureruimte is die (nog) niet is opgevuld of die is/wordt ingezet door externe inhuur of andere vormen van tijdelijk personeel.

Vandaar maandelijks lichte fluctuaties.

• Cijfer vertoont regulier patroon; geeft aan dat formatie grotendeels wordt ingezet met vaste

bezetting.

(20)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Personeel & Organisatie

• Vanaf 2016 wordt er gewerkt met de nieuwe HRM-gesprekscyclus, waarbij met elke medewerker een aantal gesprekken plaatsvindt: een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een resultaatgesprek.

• De gemonitorde periode is nog te kort om een analyse van het aantal gesprekken te maken.

• In 2015 werd nog volgens de oude methodiek gewerkt met functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• In 2015 zijn er 42 functioneringsgesprekken en 15 beoordelingsgesprekken gevoerd. Dit aantal is relatief laag, doordat bij de afdeling Publiekszaken zogenaamde A3-gesprekken zijn gevoerd welke niet in bovenstaande cijfers over 2015 zijn meegenomen.

• In 2016 zijn tot op heden 51 planningsgesprekken gevoerd.

(21)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Personeel & Organisatie

• Ziekteverzuim totaal is 6,05 % in juni 2016.

• Het gemiddelde verzuim van gemeentelijke organisaties van vergelijkbare grootte over het gehele jaar 2015 is 5,3% Gennep zat hier met een gemiddeld verzuim van 3,65% in 2015 onder.

• PU heeft een verzuimpercentage van 10,5 %, dit is hoog te noemen; cijfer wordt verklaard door een aantal langdurig zieken.

• De beïnvloedbaarheid van deze verzuimcijfers is relatief beperkt, wel vindt proactieve sturing vanuit het MT en P&O plaats met als doel het verzuim te verlagen.

• Een aantal langdurig zieken zijn inmiddels hersteld gemeld maar daar tegenover staat dat er weer sprake is van twee nieuwe verzuimsituaties, waarvan een langdurig. Van de andere verzuimsituatie is op dit moment nog niet duidelijk hoelang het zal gaan duren maar de verwachting is dat ook dit weleens langdurig kan zijn.

• Overigens blijven medewerkers in Gennep 100% ziek gemeld tot het moment waarop ze 100% beter kunnen worden gemeld.

• Tussentijdse, gedeeltelijke herstelmeldingen vinden nog niet plaats. Dit zorgt ook voor een hoger verzuimpercentage.

(22)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Personeel & Organisatie

• Meldingsfrequentie verzuim is 1,02.

• De meldingsfrequentie van Gennep ligt lager dan het gemiddelde cijfer van 1,14 uit de Personeelsmonitor 2015 van de groep gemeenten van vergelijkbare grootte.

• Dit cijfer drukt het gemiddelde aantal keer dat gemeenteambtenaren zich ziekmelden uit.

(23)

Programma 10: Bestuur en organisatie

B&W Besluiten

• Aantal B&W-besluiten ligt gemiddeld op 25 per maand.

• In januari, februari 2015/2016 en augustus 2015 ligt het aantal besluiten relatief laag.

• In 2015 zijn 66 minder B&W besluiten genomen dan in 2014 (2014342 , 2015276).

• In 2016 zijn tot dusver 21 B&W besluiten meer genomen dan over dezelfde periode in 2015.

(24)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Raadsvragen

• Het aantal vragen ex artikel 37 RvO

gemeenteraad ligt over de eerste zes maanden op 17.

Daarvan zijn er 5

vragensets gesteld vanuit de coalitiepartijen en 12 vanuit de oppositie

• Twee sets vragen gaan over bedrijfsmatige zaken (website, publicatie besluiten), de rest van de vragen gaan over

beleidsgerelateerde zaken (veiligheid, veiligheids- regio, N271, ontsluiting De Brem, seniorenwoningen, wensbus, Loswal, TSN, sociaal domein, zorgloket, wet Taaleis, locatie Lidl, snel Internet, inzet besteed aan

vluchtelingen).

• Gemiddeld wordt 18 uur vanuit de ambtelijke

organisatie besteed aan de beantwoording van een vragenset ex art 37 RvO.

(25)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Bevolking

• Vanaf januari 2015 zijn er 890 nieuwe inwoners

bijgekomen.

• Daarentegen zijn er vanaf januari 2015 1.014 inwoners vertrokken.

• Per saldo leidt dit tot een afname van het aantal inwoners met 124..

• Sinds januari 2015 zijn er 273 inwoners overleden.

• Sinds januari 2015 zijn er 203

geboortes geweest.

• Per saldo leidt dit

tot een afname van

het aantal inwoners

van 70..

(26)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Inkoop samenvatting

Toelichting

* Van iedere categorie kan desgewenst nog een uitsplitsing gemaakt worden

• Voor 2016 zijn de gegevens tot en met juni ingelezen;

• De delta 2015-2016 is gebaseerd op de extrapolatie van 2016;

• De ge-extrapoleerde omzet voor 2016 laat een daling zien van 12% (+/-€10,5K).

De totale Inkoop (excl. Geen inkoop) daalt met 15% (+/-€7K.)

• Het totaal aantal facturen (geextrapoleerd 2016) laat een daling zien t.o.v. 2015 van 8%.

• Het aantal leveranciers laat een stijging zien van 35%!

Geen Inkoop betreft zaken als rente/aflossingen, subsidies en interne zaken (o.a. MGR sociaal domein, Intos, voetbalverenigingen, bibliotheek, BsGW).

Generiek omvat de categorieën: Gebouwen & installaties; Flexibele arbeid; Automatisering & telecommunicatie; Advies & onderzoek; Kantoorinrichting &

benodigdheden; Vervoer, aandrijfsystemen, emballage; en Personeels-gerelateerde zaken.

EUR x 1.000 2014 +/- 2015 +/- 2016

Geen Inkoop 5.374 ▲ 7.090 ▼ 3.292

GWW 2.749 ▲ 3.195 ▼ 416

Generiek 5.981 ▼ 5.765 ▲ 2.907

Hulp & Welzijn 1.274 ▲ 2.529 ▲ 1.486

Niet toegewezen 261 ▲ 287 ▲ 155

- -

Totale omzet 15.639 +21% 18.867 ▼ 8.256

Inkoop (excl. Geen Inkoop) 10.265 +15% 11.777 -15% 4.964

5.018

Kengetallen 2014 +/- 2015 +/- 2016

Totaal aantal leveranciers 689 ▼ 682 ▼ 457

Gemiddeld bedrag per leverancier 14.898 ▲ 17.268 ▼ 10.862

1.949

Totaal aantal facturen 4.419 ▼ 4.236 ▼ 1.928

Gemiddeld bedrag per factuur 2.323 ▲ 2.780 ▼ 2.575

Gemiddeld # facturen per leverancier 6,4 ▼ 6,2 ▼ 4,2

Geen Inkoop

EUR x 1.000 2014 +/- 2015 +/- 2016

Overige / Subsidies 2.011 ▲ 2.125 ▲ 1.225

Inkomensoverdrachten 2.037 ▼ 1.900 ▲ 995

Sociale werkvoorziening 1.107 ▲ 2.061 ▼ 824

Belastingen / heffingen 118 ▲ 935 ▼ 222

Uitkeringen / wachtgelden 90 ▼ 59 ▼ 26

Overigen 11 ▼ 10 ▼

Totale omzet 5.374 +32% 7.090 -7% 3.292

Data ingelezen t/m: 30-6-2016

10.265 11.777

4.964

2014 2015 2016

Inkoopomzet EUR x 1.000

689 682 457

2014 2015 2016

Aantal Leveranciers

4.419 4.236

1.928

2014 2015 2016

Aantal Facturen

(27)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Inkoop lokaal regionaal

Toelichting * Van iedere categorie kan desgewenst nog een uitsplitsing gemaakt worden

• De delta 2015-2016 is gebaseerd op de extrapolatie van 2016.

• Waar zowel de lokale en regionale uitgaven de afgelopen jaren gestaag stegen laten de gegevens van 2016 laten op dit moment een daling zien van de lokale uitgaven met 5%. De regionale uitgaven dalen indien de trend zich doorzet met 27% en de uitgaven op landelijk gebied met 5%. Echter de totale uitgaven in dit jaar (geextrapoleerd) dalen met 12%. De reden voor deze daling kan er in liggen dat een aantal grotere projecten (o.a. herinrichting Bloemenstraat) nog niet afgerond c.q. gefactureerd zijn.

EUR x 1.000 2014 +/- 2015 +/- 2016

Lokaal 2.597 ▲ 3.251 ▲ 1.061

Regionaal 4.655 ▲ 6.005 ▲ 1.712

Landelijk 8.370 ▲ 9.596 ▲ 3.022

Internationaal 16 ▼ 14 ▲ 15

Inkoop (excl. Intern / Geen Inkoop / Subsidies) 15.639 +21% 18.867 +27% 5.810 18.084

Aantal leveranciers 2014 +/- 2015 +/- 2016

Lokaal 206 ▲ 207 ▲ 120

Regionaal 204 ▼ 202 ▲ 102

Landelijk 479 ▼ 472 ▲ 277

Totaal aantal leveranciers 898 -1% 888 +133% 504

Gemiddeld bedrag per leverancier 2014 +/- 2015 +/- 2016

Lokaal 12.604 ▲ 15.708 ▲ 8.841

Regionaal 22.821 ▲ 29.729 ▲ 16.789

Landelijk 17.475 ▲ 20.331 ▲ 10.908

Internationaal 1.821 ▲ 1.960 ▲ 3.042

Gem. Bedrag per leverancier totaal 17.415 +22% 21.247 +123% 11.528

Geen Inkoop

EUR x 1.000 2014 +/- 2015 +/- 2016

Lokaal 1.904 ▲ 2.794 ▲ 920

Regionaal 866 ▲ 1.016 ▲ 472

Landelijk 2.584 ▲ 3.280 ▲ 1.011

Totale omzet 'Geen inkoop' 5.365 ▲ 7.102 ▲ 2.415

Totale omzet (incl. Intern / Geen Inkoop / Subsidies) 21.004 +24% 25.969 +30% 8.226 0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015 2016 Inkoopomzet procentueel

Lokaal Regionaal Landelijk

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2014 2015 2016 Aantal leveranciers %

(28)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Inkoop lokaal + regionaal v.s. landelijk

Toelichting:

• Geen Inkoop betreft zaken als rente/aflossingen, subsidies en interne zaken.

• Generiek omvat de categorieën: Gebouwen & installaties; Flexibele arbeid; Automatisering & telecommunicatie; Advies &

onderzoek; Kantoorinrichting & benodigdheden; Vervoer, aandrijfsystemen, emballage; en Personeels-gerelateerde zaken.

EUR x 1.000 Lokaal Regionaal Landelijk Lokaal Regionaal Landelijk Lokaal Regionaal Landelijk

Geen inkoop 2.797 999 3.283 110 34 59 394 133 296

GWW 77 2.663 456 8 42 39 70 315 190

Generiek 1.154 4.348 5.765 57 199 283 503 2.002 2.799

Hulp & Welzijn 1.131 1.324 2.529 9 19 35 70 209 342

Niet toegewezen 60 185 2 60 156 4 83 324 4

Totale omzet 5.218 9.519 12.036 244 450 420 1.120 2.983 3.631

Inkoop (excl. Geen Inkoop) 2.421 8.520 8.752 134 416 361 726 2.850 3.335

EUR x 1000 # Leveranciers # Facturen

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Geen inkoop GWW Generiek Hulp & Welzijn Niet toegewezen Totale omzet

Inkoopomzet procentueel per segment 2015

(29)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Top leveranciers Inkoop lokaal regionaal

• Selectie van alle lokale en regionale uitgaven

• Met uitzondering van leveranciers in categorie ‘Geen inkoop’

• Betreft lokale en regionale leveranciers die gezamenlijk goed zijn voor 80% van de uitgaven

(30)

Programma 10: Bestuur en organisatie

Top leveranciers lokaal + regionaal – segment “geen inkoop”

• Selectie van alle lokale en regionale uitgaven in het segment ‘Geen inkoop’

• Betreft lokale en regionale leveranciers die gezamenlijk goed zijn voor 80% van de uitgaven.

(31)

Programma 11: Gemeentefinanciën

Financiën & Control

• Aantal ontvangen facturen tussen 325 en 525 per maand

• In 2015 zijn 264 minder facturen ontvangen dan in 2014. In 2014  5.331; 2015  5.067

• Streven is aantal ontvangen facturen verder te laten dalen door crediteuren te verzoeken meer verzamel- /periode facturen in te dienen.

• In 2016 zijn tot op heden 109 facturen minder ontvangen dan in dezelfde periode in 2015.

• Aantal verzonden facturen (nota’s) ligt tussen 0 en 200 per maand.

• Aantal verzonden nota’s ligt in 2015 in lijn met 2014. 2014980, 20151.040

• In 2016 zijn tot op heden 28 nota’s minder verstuurd dan in dezelfde periode in 2015.

(32)

Programma 11: Gemeentefinanciën

Financiën & Control

• Doorlooptijd inkoopfacturen rond 16 dagen

• Gemiddelde betaaltermijn rond 28 dagen; onder wettelijk verplichte betaaltermijn van 30 dagen.

(33)

Programma 11: Gemeentefinanciën

Financiën & Control

• Liquiditeitspositie laat in 2015 en 2016 een positieve trend zien.

• September forse stijging: inkomsten uit verkoop De Brem.

• Daling okt-dec 2015: grote Btw-afdracht als gevolg van verkoop De Brem, eindejaarsuitkering, vervroegde betaling crediteuren.

• Saldo loopt begin 2016 wat terug doordat er nog geen belastinginkomsten zijn geïnd.

• In april 2016 loopt het saldo weer op als gevolg van vervroegde aflossing uitstaande lening aan Enexis.

• Gemeente beschikt over voldoende liquiditeiten (zeker na De Brem); sinds medio 2010 geen langlopende leningen meer afgesloten, sinds medio 2013 ook geen korte kasgeldleningen aangetrokken. Verwachting dat dit het komende jaar ook niet nodig is.

(34)

Programma 11: Gemeentefinanciën

Financiën & Control

• De tijdschrijfpercentages over de eerste maanden van het jaar liggen rond de 90%. Het percentage over juni ligt nog laag. Dit is logisch gezien de korte tijd tussen de schrijfperiode en het meetmoment.