Rapport opzet van de regionale SO commissie Gooi, Vechtstreek en Almere

Hele tekst

(1)
(2)

De aanleiding

Om te anticiperen op de ontwikkelingen in de langdurige zorg werken elf grotere, middelgrote en kleinschalige ouderenzorgorganisaties binnen de regio Gooi, Vechtstreek en Almere samen in het programma

“specialist ouderengeneeskunde in toekomstperspectief” (SO-GVA). Het programma heeft tot doel het realiseren van duurzame medische zorg, behandeling en ondersteuning aan kwetsbare doelgroepen en ouderen in een regionaal verband. Zeven actielijnen geven overzicht en inzicht in de huidige werkwijzen met uitzicht op de ouderenzorg in 2030. ANDERS kijken, denken en doen is hierbij het uitgangspunt. Aan elke actielijn is een actieteam verbonden met een specialist ouderengeneeskunde als regiehouder. Met de toekomstverkenning middels een scenario analyse als overkoepelend traject.

(3)

De aanleiding

Het richtinggevend scenario schetste de mogelijkheden en kansen van netwerkzorg. Vanuit een netwerk van professionals op het gebied van zorg en welzijn is er aandacht voor, en actieve inzet op preventie, eigen verantwoordelijkheid, technologie en maatschappelijke participatie. Door hier vol op in te zetten, blijft ook in de toekomst zorg, behandeling en begeleiding aan (kwetsbare) ouderen toegankelijk, kwalitatief hoogstaand en betaalbaar. Dit sluit aan bij het eerder beschreven doel van het SO-GVA programma.

De eerste stap in het realiseren van netwerkzorg is het versterken van de regionale samenwerking. Binnen de regio Gooi, Vechtstreek en Almere hebben de SO’s de voorgenomen ambitie om de regionale samenwerking en positionering van SO’s verder vorm en inhoud te gaan geven. Om deze ambities te realiseren zet het SO-GVA

programma in op de totstandkoming van een regionale SO commissie. Vanuit deze regionale SO-commissie willen de

specialisten ouderengeneeskunde een gezamenlijke rol (blijven) vervullen bij het geven van adviezen, inspraak en medezeggenschap bij regionale vraagstukken. Op deze manier gaan de SO’s in de regio GVA samen aan de slag met de realisatie van de ouderenzorg van morgen.

Eerste stap in het realiseren van netwerkzorg is het versterken van regionale samenwerking

Regionale

SOcie

(4)

Met dit rapport beogen we helderheid te scheppen over de ambities, doelen en het proces inclusief planning van de regionale SO commissie. Het document is opgedeeld in drie onderdelen:

1. Dromen en ambities: wat is onze stip op de horizon.

2. Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te realiseren.

3. Praktische invulling van de

commissie en de randvoorwaarden om succesvol te zijn.

Inleiding

Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te

realiseren

Praktische invulling en randvoorwaarden

Dromen en ambities Onderdeel 1

Onderdeel 2

Onderdeel 3

(5)

Onderdeel 1

1.1 Inleiding dromen en ambities 1.2 Onze missie

1.3 Onze impact en waardecreatie 1.4 Onze kerncompetenties

1.5 Onze ambities 1.6 Kerstspeech 2032

Dromen en ambities

Dromen en

ambities

(6)

1.1 Inleiding dromen en ambities

In de toekomst heeft de specialist ouderengeneeskunde, nog meer dan nu, een essentiële rol in het (zorg)netwerk van ouderen. Dit vraagt om een andere manier van samenwerking tussen de SO’s, zorgorganisaties en andere zorgprofessionals. Om helder te krijgen hoe deze andere manier er uit ziet, zijn we gestart met het opstellen van inspirerende dromen en ambities die ons energie en kader geven om vervolgens naar concrete doelen te vertalen. Tijdens de workshop ‘Ambities en Doelen’ hebben deelnemende specialisten ouderengeneeskunde een kerstspeech geschreven: wat heb je in 2025 behaald waar je trots over verteld tijdens het kerstdiner? Vanuit daar hebben we een missie, doel (purpose) en kerncompetenties gedestilleerd voor de regionale SO commissie. We sluiten dit onderdeel tevens af met een kerstspeech die fungeert als inspirerende stip op de

horizon voor de regionale SO commissie en samenwerkingspartners om naar toe te werken.

… datgene wat wij verlangen, waar we naartoe werken en waarvoor we concrete stappen gaan ondernemen.

Kerstspeeches workshop ‘Ambities en Doelen’

(7)

Wij gaan voor hoogwaardige kwaliteit van de ouderenzorg in

de regio ongeacht de plaats en/of het verblijf van de

cliënt/bewoner

1.2 Onze missie

Datgene wat ons beweegt, motiveert en wij naar buiten willen dragen.

(8)

Betrokken zijn en invloed hebben op regionale vraagstukken vanuit onze kennis- en expertise en de ‘verbinder’ zijn binnen het netwerkwerk. De regionale SO commissie is zowel voor SO’s als andere netwerkpartners relevant omdat:

▪ Op het juiste moment, de juiste expertise aan tafel zit namens alle SO’s uit de regio. Hiermee zorgen wij ervoor dat:

▪ Besluiten inhoudelijk beter aansluiten op de werkvloer

▪ De implementatie van de besluitvorming sneller gaat

▪ Samenhorigheid en verbinding ontstaat onder de SO’s van de verschillende organisaties in de regio.

▪ De commissie fungeert als (informeel) expertiseklankbord voor zowel individuele behandelaren om te sparren over vraagstukken als een regionale (bestuurlijke) vraagstukken vanuit

zorgorganisaties en/of besturen.

▪ De commissie werkt daarbij vanuit de kernwaarden evenwaardig, transparantie, verbindend, onderzoekend en vernieuwend.

Datgene waarom wij bestaan en zinvol zijn.

1.3 Onze impact en waardecreatie

(9)

De regionale SO commissie en de specialisten ouderengeneeskunde die hieraan bijdragen:

▪ Zijn de beste (gevraagde en ongevraagde) sparringpartners en adviseurs op het gebied van beleid vanuit de professionele inhoud.

▪ Zijn vanwege hun vak* netwerkspecialisten te noemen. Door hun korte lijnen met zorgprofessionals uit de regio, zijn zij de ideale ambassadeurs en katalysators in de transitie van ketenzorg naar netwerkzorg.

Daardoor fungeren zij tevens als de brug en de verbinding tussen besturen, zorgprofessionals in het netwerk en organisaties. En weten zij welke relevante stakeholders zij wanneer het beste kunnen laten aansluiten.

▪ Zijn het beste op de hoogte van de actuele en meest relevante ontwikkelingen in protocollen. Daarmee dragen zij bij aan een efficiëntie door stichting/werkgever overstijgend richtlijnen en protocollen te ontwikkelen / cyclisch te herzien.

1.4 Onze kerncompetenties

Datgene waar wij uitzonderlijk goed in zij en maakt dat wij van toegevoegde waarde zijn.

Kerncompetenties Verenso SO: 1) Initieert goede samenwerking met collega artsen ihbv goed afgestemde medische en interdisciplinaire zorg voor de patiënt, 2) is proactief in interdisciplinaire netwerken, neemt waar nodig de leiding en 3) participeert effectief in interdisciplinaire zorg in behandelketens en netwerken.

(10)

▪ We bereiken verbinding door krachten te bundelen.

▪ We voelen ons en fungeren als 1 stem richting het netwerk en bestuurders. Samen bereiken we meer dan alleen.

▪ Zinnige zorg leveren in het netwerk.

▪ ‘Zorg zo licht mogelijk, maar zo zwaar als noodzakelijk is’. We dragen bij aan het leveren van de juiste zorg op de juiste plek en de juiste zorgverlener. Dit betekent dat we over de muren van de zorgorganisaties heen denken en werken.

▪ Regionale kennis- en expertisedeling.

▪ We zorgen dat zorgprofessionals in het netwerk weten waar ze kennis en expertise kunnen vinden.

▪ We zetten onze kennis en expertise in om regionale (en nationale) vraagstukken op te lossen.

▪ We delen kennis actief met elkaar (en externe).

▪ Taakzuiverheid.

▪ We zorgen dat SO’s alleen de dingen doen die de specifieke kennis en expertise nodig hebben van specialisten ouderengeneeskunde.

1.5 Onze ambities

Datgene wat wij verlangen, waar we naartoe werken en waarvoor we concrete

stappen gaan ondernemen.

(11)

Beste mensen, wat geweldig om hier te staan in het jaar dat we ons tien jarig bestaan hebben gevierd.

En een speciaal welkom voor onze internationale gasten die vandaag hier ook aanwezig zijn. Wat een mooi feestjaar hebben we achter de rug: het jubileumweekend naar het Noorderlicht, de mooie media-aandacht op zowel televisie als landelijke kranten en laten we natuurlijk niet de Europese samenwerking met een Noorse universiteit vergeten!

Het is de afgelopen jaren steeds duidelijker geworden dat de regionale SO commissie in de regio Gooi, Vechtstreek en Almere het voorbeeld is van het bundelen van kennis en expertise op het gebied van ouderengeneeskunde ten behoeve van efficiënte en effectieve zorg aan ouderen binnen het

zorgnetwerk van betrokken zorgprofessionals en –organisaties. Natuurlijk zijn we trots op het feit dat we het jaar afsluiten met maar liefst 11 afgeronde, toonaangevende projecten waarvan dus één in samenwerking met Noorwegen op het gebied van wetenschap en innovatie.

Een paar voorbeelden van deze toonaangevende projecten:

▪ Via de app ‘Dichterbij’ kunnen onze patiënten en hun naasten op een laagdrempelige manier in contact komen met hun zorgverleners. Tevens vinden zij hier hun persoonlijke gezondheidsgegevens en relevante en betrouwbare informatie.

▪ Wij zijn trots op de bijdrage aan het nieuwe financieringsstelsel dat netwerkzorg écht mogelijk maakt en bijdraagt aan efficiënte en effectieve zorg, behandeling en begeleiding.

▪ Wij oogsten lof voor de het neerzetten van een samenwerkingsstructuur waarbij talenten van (zorg)professionals (denk aan verpleegkundigen, specialisten oudergeneeskunde, verpleegkundig specialisten etc.) maximaal worden ingezet.

1.6 Kerstspeech 2032

De inspirerende stip op de horizon. Het slotstuk en samenvatting van al onze ambities

en ‘Big Hairy Audacious Goals’

(12)

1.6 vervolg Kerstspeech 2032

Wat maakt nou dat we zo succesvol zijn en dat het ons lukt om het verschil te maken voor onze patiënten, onze samenwerkingspartners en uiteraard de specialisten ouderengeneeskunde? Dat begint en eindigt natuurlijk bij de commissieleden zelf, jullie dus! Wat een prachtige en waardevolle projecten zetten we elk jaar weer neer! Maar vergeet ook niet de rol die commissieleden in landelijke werkgroepen hebben. Of de vele presentaties die we geven op congressen.

Daarbij hebben we ook aandacht voor samenwerking, gelijkwaardigheid en plezier. Zowel binnen de groep van SO’s als met de mensen met wie we samenwerken. Dit brengt mij tot nog een aantal hoogtepunten die ik met jullie wil delen:

Voor elke vacature voor een specialist ouderengeneeskunde of ANIOS hebben we de keuze uit 4 geschikte kandidaten. Daarnaast zijn de plekken voor de AIOS de laatste paar jaar altijd vervuld.

Marjoleine de Vries is gepromoveerd op het gebied van AI in de ouderenzorg. Daarmee is zij de derde promovendus die in samenwerking met de regionale commissie haar onderzoek verdedigt.

Ons alweer tiende artikel over netwerkzorg in de regio is ruim 10.000 keer gedownload en wordt op dit moment naar het Engels, Frans, Duits en Noors vertaald.

Tot slot wil ik nogmaals mijn dank uitspreken naar alle bestuursleden die deze commissie inmiddels 10 jaar geleden mogelijk hebben gemaakt en nog steeds mogelijk maken. Met vertrouwen, met (financiële)

ondersteuning en advies.

Memorabele successen dus, geweldig om het jaar zo te kunnen afsluiten. Daar proosten we op!

(13)

Onderdeel 2

▪ 2.1 Inleiding doelen en plan van aanpak

▪ 2.2 Van lange termijn activiteiten naar jaardoelen

▪ 2.3 3-jaarsdoelen

▪ 2.4 Kwartaaldoelen planning

Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te realiseren

Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te

realiseren Dromen en

ambities

(14)

2.1 Inleiding doelen en plan van aanpak

Lange termijn activiteiten

3-jaars activiteiten

Jaardoelen

Kwartaaldoelen

Onze aanpak om van een stip aan de horizon te komen tot concrete doelen voor het hier en nu staan in de

afbeelding hiernaast omschreven.

Op basis van onze missie, ambities en BHAG heeft een ‘klein slim groepje’ van specialisten

ouderengeneeskunde lange termijn

activiteiten, driejaar doelen, jaardoelen en kwartaaldoelen

opgesteld.

Dromen en

ambities

(15)

2.1 Inleiding doelen en plan van aanpak

Lange termijn activiteiten zijn in feite strategieën om de BHAG te behalen, de kernwaarden te leven, de kerncompetenties verder te versterken en te werken aan de missie. Het gaat bij strategieën niet om doelen, maar richtingen, om lange termijn activiteiten.

3-jaars activiteiten zijn concrete doelen die we willen

realiseren op 31 december 2024. Deze doelen leidden we af van de lange termijn activiteiten.

Jaardoelen zijn de concrete kerndoelen en projecten in 2022 die we willen realiseren en in lijn liggen met de lange termijn activiteiten (strategieën) en de 3-jaars kernactiviteiten.

Kwartaaldoelen zijn glasheldere prioriteiten en concrete uitkomsten voor elk kwartaal van 2022.

(16)

16

jaardoelen

1. Creëren super enthousiast patiëntsysteem en tevreden collega’s uit het netwerk

1.A Gemiddeld een 8 van onze patiënten(systemen)

1.B Gemiddeld een 8 van onze collega’s uit het netwerk

Inzichtelijk maken hoe de tevredenheid is onder patiënten en collega’s uit het netwerk (om vanuit daar concrete verbetervoorstellen te formuleren).

2. Opbouwen van nationale reputatie door onze best practice

Spontane hulpvraag op politiek niveau vanuit VWS

▪ Bekendheid over de regionale SO commissie en onze ambities creëren door de inzet van

specialisten ouderengeneeskunde met bestaande netwerkcontacten bij VWS en Verenso.

▪ We presenteren onze ambities en aanpak op het Verenso jaarcongres 2022.

3. Werven en ontwikkelen van de beste

specialisten ouderengeneeskunde 95% van onze vacatures zijn gevuld

Huidige stand van zaken in kaart brengen en

‘unique sellingpoints’ benoemen die we uit kunnen nutten.

4. Koplopers op het gebied van wetenschap en innovatie

1 promovendus verbonden aan de regionale commissie

Uitwerken hoe het beste een promovendus aan de regionale commissie gekoppeld kan worden en met welk onderwerp en hiervoor de eerste acties uitzetten.

5. Wij hebben als specialisten

ouderengeneeskunde werkplezier: we hebben het leuk samen omdat we vanuit de inhoud impact uitoefenen.

5.A We ervaren op 3 regionale projecten steun vanuit de besturen.

5.B We organiseren 3 sociale activiteit gericht op teamontwikkeling en samenwerking.

5.A.a Inzichtelijk maken hoe we ‘steun ervaren definiëren’ (samen met besturen) en wat de status is van de ervaren steun bij huidige regionale projecten.

5.B.b. We organiseren elk jaar 1 sociale activiteit gericht op teamontwikkeling en samenwerking.

Lange termijn activiteiten 3-jaars activiteiten Jaardoelen

16

jaardoelen

1. Creëren super enthousiast patiëntsysteem en tevreden collega’s uit het netwerk

1.A Gemiddeld een 8 van onze patiënten(systemen)

1.B Gemiddeld een 8 van onze collega’s uit het netwerk

Inzichtelijk maken hoe de tevredenheid is onder patiënten en collega’s uit het netwerk (om vanuit daar concrete verbetervoorstellen te formuleren).

2. Opbouwen van nationale reputatie door onze best practice

Spontane hulpvraag op politiek niveau vanuit VWS

▪ Bekendheid over de regionale SO commissie en onze ambities creëren door de inzet van

specialisten ouderengeneeskunde met bestaande netwerkcontacten bij VWS en Verenso.

▪ We presenteren onze ambities en aanpak op het Verenso jaarcongres 2022.

3. Werven en ontwikkelen van de beste

specialisten ouderengeneeskunde 95% van onze vacatures zijn gevuld

Huidige stand van zaken in kaart brengen en

‘unique sellingpoints’ benoemen die we uit kunnen nutten.

4. Koplopers op het gebied van wetenschap en innovatie

1 promovendus verbonden aan de regionale commissie

Uitwerken hoe het beste een promovendus aan de regionale commissie gekoppeld kan worden en met welk onderwerp en hiervoor de eerste acties uitzetten.

5. Wij hebben als specialisten

ouderengeneeskunde werkplezier: we hebben het leuk samen omdat we vanuit de inhoud impact uitoefenen.

5.A We ervaren op 3 regionale projecten steun vanuit de besturen.

5.B We organiseren 3 sociale activiteit gericht op teamontwikkeling en samenwerking.

5.A.a Inzichtelijk maken hoe we ‘steun ervaren definiëren’ (samen met besturen) en wat de status is van de ervaren steun bij huidige regionale projecten.

5.B.b. We organiseren elk jaar 1 sociale activiteit gericht op teamontwikkeling en samenwerking.

Lange termijn activiteiten 3-jaars activiteiten Jaardoelen

(17)

17

2.3 Kwartaaldoelen planning

Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

Afronden SO-Cie project met beleidsadvies naar besturen VVT / regionaal bestuurlijk overleg Budget deelnemers (formatie) & budget ondersteuning (geld of vrijgemaakte formatie)

Werven SO-cie en subcommissies

Vertaling doelen naar specifieke doelen voor thema’s en portefeuilles

Implementatie van beleidsadviezen*

Overleg externe partijen aansluiten/opstarten

Jaardoelen behaald SO-cie aan collega’s en

besturen voorgesteld

Subcommissies aan collega’s en besturen voorgesteld

SO-cie is operationeel (voortgang bewaken van doelen, afstemming tussen thema’s onderling en afstemming ten behoeve van samenwerking)

Evalueren en reflecteren afgelopen periode Vertalen

jaardoelen naar kwartaaldoelen 2023

Werven ondersteunend personeel

Ondersteunend personeel is operationeel

Vertalen

jaardoelen naar kwartaaldoelen 2023

2021 2022

Budget voor ondersteuning rond en inzet uren SO’s

Programma SO in Toekomstperspectief Regionale SO commissie

Subcommissies

Ondersteund personeel

(18)

Onderdeel 3

▪ 3.1 Inleiding praktische invulling en randvoorwaarden

▪ 3.2 Structuur

▪ 3.2.1 Projectstructuur

▪ 3.2.2 Taakafbakening per rol

▪ 3.2.3 Afvaardiging

▪ 3.2.4 Referentiekader overleggen

▪ 3.3 Randvoorwaarden

▪ 3.4 Werkafspraken en regels

▪ 3.4.1 Vergaderafspraken

▪ 3.4.2 Taken regionale SOcie

▪ 3.4.3 Bevoegdheden regionale SOcie

▪ 3.4.4 Verantwoordelijkheden

▪ 3.4.5 Regels

▪ 3.5 Betrokkenen

Praktische invulling en randvoorwaarden

Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te

realiseren

Praktische invulling en randvoorwaarden

Dromen en

ambities

(19)

3.1 Inleiding praktische invulling

We hebben het nut van de regionale SO

commissie, onze missie en de ambities vastgesteld in onderdeel 1. Onderdeel 2 ging over het

vaststellen van concrete doelen en acties.

Onderdeel 3 gaat over de praktische invulling van de regionale SO commissie. We hebben dit

onderverdeeld in drie onderdelen:

▪ Structuur: Hoe moeten we ons organiseren om onze doelen te bereiken? Wat is daarvoor

nodig?

▪ Werkafspraken: Aan welke regels en afspraken moeten we absoluut voldoen om onze doelen te bereiken?

▪ Betrokkenen: Wie kan bijdragen aan het bereiken van onze doelen en moeten we betrekken en informeren?

Hoe de regionale SO commissie eruit ziet in de praktijk.

Concrete doelen en plan van aanpak om onze ambities te

realiseren

Praktische invulling en randvoorwaarden

Dromen en ambities

Werkafspraken

Aan welke regels moeten we absoluut

voldoen om onze doelen te bereiken?’

Structuur

‘Hoe moeten we ons organiseren om

onze doelen te bereiken?’

Betrokkenen

‘Wie kan bijdragen aan het bereiken van onze doelen en

moeten we betrekken?’

(20)

Het onderdeel structuur is verder opgedeeld in:

▪ Onze projectstructuur (3.2.1): hoe moeten we ons organiseren om onze doelen en ambities te bereiken?

▪ Taakafbakening (3.2.2): welke (hoofd)taken hebben de rollen in de regionale SO commissie en subcommissies?

▪ Afvaardiging (3.2.3): wat verstaan we onder afvaardiging en hoe regelen we dat in de regionale SO commissie?

▪ Overleggen (3.2.4): hoe ziet onze overlegstructuur eruit?

3.2 Structuur

Hoe we ons moeten organiseren om onze doelen en ambities te bereiken.

(21)

3.2.1 Projectstructuur

1Voorzitter 3Themahouders

Kennis en innovatie 2Themahouders, die naast de

rol van themahouder ook portefeuillehouder zijn 4Portefeuillehouders met back-up (maar niet standaard

aanwezig in subcommissie) 1. Wetenschap

2. Opleiding en onderwijs 3. Kennisbank

4. Arbeidsmarkt Regionale

SO commissie

Sub commissies

Ondersteunend personeel

Extramurale zorg

2 Themahouders, die naast de rol van themahouder ook

portefeuillehouder zijn 4 Portefeuillehouders met back-up (maar niet standaard

aanwezig in subcommissie) 1. GRZ

2. Eerstelijnszorg 3. ELV

4. Parkinsonnetwerk

Intramurale zorg

2 Themahouders, die naast de rol van themahouder ook

portefeuillehouder zijn 3Portefeuillehouders met back-up (maar niet standaard

aanwezig in subcommissie) 1. WZD (incl. RM en IBS) 2. WLZ PG

3. WLZ somatisch en palliatieve zorg

Innovatie Externe relaties

(22)

Zoals uit het schema op pagina 21 blijkt zijn er drie subcommissie. Elk hebben een thema met daaronder portefeuilles die zijn belegd bij portefeuillehouders. Daarnaast hebben alle drie de subcommissies twee overkoepelende aandachtspunten: innovatie en externe relaties. Per hulpvraag, project of idee zal bepaald worden waar het verzoek het beste op zijn plek komt. De thema en portefeuille indelingen zijn niet limiterend als het gaat over de scope van een project. Wel geeft het een indicatie wie er betrokken moeten worden.

De eerder opgestelde beleidsadviezen worden op basis van wie er betrokken moeten worden door de portefeuillehouders opgepakt.

3.2.1 Projectstructuur

(23)

3.2.2 Taakafbakening

Voorzitter

▪ Bewaking van de projecten en activiteiten die zijn opgepakt door de commissie inclusief communicatie met achterban en netwerk

▪ Prioritering aanbrengen

▪ Voorzitten van het overleg

▪ Koppeling regio-overleg van deelnemende organisaties

▪ Agenda bepalen en zorgdragen voor uitnodigingen / ruimtes etc. (met behulp van

ondersteuner)

Themahouders

▪ Deelname regionale SO commissie (1 van de 2)

▪ Schakel commissie / portefeuillehouders

▪ Voorzitter thema (1 van de 2)

▪ Bewaking van de projecten en activiteiten die zijn opgepakt door de commissie

▪ Prioritering aanbrengen

▪ Agenda bepalen en zorgdragen voor uitnodigingen / ruimtes etc. (met behulp van

ondersteuner)

Portefeuillehouders

▪ Blijven op de hoogte van kennis en ontwikkelingen op het gebied van portefeuille onderwerp

▪ Initiators van innovatie op het gebied van portefeuille

▪ Verantwoordelijk voor

uitvoering van projecten op het gebied van portefeuille

▪ Onderhouden relevante externe contacten in het netwerk

▪ Betrekken en informeren achterban en netwerk

Wie doet wat?

(24)

3.2.2 Taakafbakening – ondersteuning

Secretaresse

▪ Inplannen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen

▪ Bijeenkomsten organiseren

▪ Administratieve

werkzaamheden als versturen documenten, archiveren etc.

▪ Inkomende en uitgaande communicatie afhandelen of doorzetten naar juiste persoon

Beleidsmedewerker

▪ Bijhouden belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van ouderenzorg en specifiek specialist ouderengeneeskunde

▪ Ontwikkelen van beleid

▪ Uitvoeren beleid en adviseren van de toepassing van het beleid

▪ Evalueren van beleid en indien nodig bijstellen

Projectmanager

▪ Ontwikkelen van een strategie voor project(en), zowel op korte als lange termijn

▪ Verantwoordelijk is voor het voorbereiden, opzetten en begeleiden van projecten

▪ Rapporteren van de projectvoortgang aan de regionale SO commissie

Communicatie medewerker

Neemt niet standaard deel aan de commissies maar krijgen opdrachten vanuit de regionale SO commissie en subcommissies.

▪ Verantwoordelijk voor alle

communicatie uitingen

Wie doet wat?

Vanuit de deelnemende organisaties wordt een vaste groep medewerkers gevraagd ten

behoeve van de volgende rollen:

(25)

3.2.3 Afvaardiging

In de regionale commissie maken wij onderscheid tussen twee soorten afvaardiging:

▪ Inhoudelijke afvaardiging: De subspecialismen en kennisexpertises van de SO’s sluiten aan bij de portefeuille.

▪ Organisatie afvaardiging: SO’s in de regionale SO commissie zijn namens alle organisaties gelijkwaardig en eerlijk vertegenwoordigd.

In de regionale SO commissie geldt dat:

▪ Leden van de (sub)commissies in principe een verplichting voor minimaal een jaar aangaan.

▪ De voorzitter elke 3 jaar rouleert.

▪ Er jaarlijks een evaluatie plaatsvindt en bepalen de leden van de (sub)commissie of zij verder willen.

▪ Themahouders, portefeuillehouders en de voorzitter voor een ‘warme overdracht’ zorgen in geval van roulatie.

Elk individu kan zich op een manier identificeren met de regionale SO commissie.

(26)

26

3.2.3 Referentiekader regionale SOcie overleg

FREQUENTIE: 1 keer per maand DAG: ntb

TIJD: ntb PLAATS: ntb RUIMTE: ntb

DEELNEMERS:

▪ Voorzitter

▪ Themahouder(s)

▪ Secretaresse / notulist

▪ Gasten op uitnodiging

DOEL:

▪ Voortgang bewaken van doelen van de regionale commissie

▪ Afstemming tussen thema’s onderling

▪ Afstemming ten behoeve van samenwerking bestuurders en andere samenwerkingspartners

AGENDA:

1. Welkom en mededelingen

2. Notulen of actie/besluitenlijst vaststellen vorige overleg 3. Ingekomen hulpvragen of stukken vanuit betrokken

organisaties en/of samenwerkingspartners

4. Voortgang op de doelen van de regionale commissie

Per thema

Hulpvragen 5. WVTTK

6. Afsluiting

GRONDREGELS:

OUTPUT:

▪ Notulen

▪ Besluit / advies

▪ Opdrachtformulering voor portefeuillehouders

▪ Hulpvraag aan specifieke zorgprofessional / -partij

▪ Acties INPUT:

▪ Voortgangsrapportages projecten vanuit de thema’s in relatie tot de doelen van de commissie

▪ Ingekomen hulpvraag of stukken vanuit betrokken organisaties en

Zie 3.4 Werkafspraken

(27)

27

3.2.3 Referentiekader subcommissies

FREQUENTIE: 1 keer per maand, voorafgaand aan regionale SO commissie

DAG: ntb TIJD: ntb PLAATS: ntb RUIMTE: ntb

DEELNEMERS:

▪ Themahouder(s) = voorzitter

▪ Portefeuillehouder(s)

▪ Secretaresse – notulist

▪ Projectmanager

DOEL:

▪ Voortgang bewaken van projecten in relatie met de doelen van de regionale SO commissie

▪ Initiëren en prioriteren van nieuwe projecten of ideeën ten behoeve van de doelen van de regionale SO commissie

AGENDA:

1. Welkom en mededelingen

2. Notulen of actie/besluitenlijst vaststellen vorige overleg 3. Ingekomen hulpvragen of stukken vanuit regionale SO

commissie, betrokken organisaties en/of samenwerkingspartners

4. Voortgang op de projecten

Per portefeuille 5. WVTTK

6. Afsluiting

GRONDREGELS:

OUTPUT:

▪ Notulen

▪ Besluit / advies

▪ Hulpvraag aan netwerkpartner

▪ Escaleren naar regionale SO commissie

▪ Acties INPUT:

▪ Voortgangsrapportages projecten

▪ Ingekomen stukken / hulpvragen vanuit thema’s, regionale commissie en relevante

Zie 3.4 Werkafspraken

(28)

▪ Regionale besturen staan achter de regionale SO commissie en faciliteren de commissie. Zowel de commissieleden als de bestuurders spreken commitment uit voor het (blijvend) realiseren van een succesvolle regionale SO commissie (zowel voor het bestaan van de commissie als de uitvoering van de adviezen).

▪ Formatieruimte voor de (sub)commissieleden om deel te nemen in de (sub)commissie(s) en taken uit te voeren (inschatting minimaal 1-2 uur per week voor portefeuillehouder(s) en 2-4 uur voor themahouders en 4-6 uur voorzitter)*.

▪ SO’s voelen zich goed gerepresenteerd door de regionale SO commissie. De commissieleden hebben draagvlak bij de achterban. De achterban voelt zich gehoord en ondersteund.

▪ De SO’s in de (sub)commissie krijgen secretariële, beleids- en projectmatige ondersteuning. Op opdrachtbasis kan een beroep worden gedaan op een communicatiemedewerker.

▪ Financiële middelen voor uitvoering van projecten worden gewaarborgd vanuit de besturen van de samenwerkende zorgorganisaties.

*Door het bundelen van activiteiten binnen de regionale SO commissie vallen de reeds bestaande activiteiten hier ook onder.

Daarnaast beperkt de regionale SO commissie het aantal mensen dat per onderwerp een bijdrage moet leveren omdat de SO commissie namens alle SO’s spreken.

3.3 Randvoorwaarden

Harde voorwaarden waaraan moet worden voldaan voor een succesvolle regionale SO

commissie.

(29)

3.4 Werkafspraken

Op de hierna volgende pagina’s beschrijven wij de afspraken die we met elkaar maken

om de ambities en doelen van de SO-commissie te realiseren.

(30)

3.4.1 Vergaderafspraken

Afspraken over hoe we met elkaar communiceren, hoe we met elkaar omgaan en wat we belangrijk vinden om een goede samenwerking te borgen.

Om goed te kunnen samenwerken en efficiënt met onze tijd om te gaan vereisen we van de hele commissie zich te houden aan de volgende vergaderdiscipline afspraken:

▪ Duidelijke taakverdeling binnen de commissie (voorzitter)

▪ Commissieleden komen voorbereid naar het overleg

▪ Commissieleden zorgen voor vervanging bij afwezigheid of voor een adequate overdracht

▪ Commissieleden streven naar een efficiënt overleg

▪ Commitment: tenminste zelf aanwezig bij 80% van de vergaderingen per jaar

▪ Agenda wordt minimaal 5 werkdagen van tevoren rondgestuurd namens de voorzitter zodat iedereen zich kan voorbereiden

▪ 2 x jaar evaluatie op samenwerking waarbij o.a. werkafspraken worden herzien

▪ Aanspreken op niet houden aan afspraken: in principe door elkaar direct aan te spreken, zo nodig via de voorzitter.

▪ We hanteren dezelfde werkwijze als in het programma SO in toekomstperspectief t.a.v. de totstandkoming van beleidsnotities:

(31)

3.4.2 Taken regionale SOcie

▪ Aansporen van de subcommissies in het in kaart hebben/brengen van de regionale ontwikkelingen in de ouderenzorg en de expertise binnen de regio.

▪ Contacten onderhouden met regio-partners (Rhogo,

ziekenhuisvertegenwoordigers, GGZ, Verenso (regionaal/landelijk bestuur, etc.)

▪ Inspraakbijeenkomsten beleggen.

▪ Gevraagd en ongevraagd advies naar VVT-besturen.

▪ Initiëren van wetenschappelijk onderzoek en kwaliteitsmetingen.

▪ Profileren van de regio op gebied van regionale samenwerking in de ouderenzorg.

▪ Verbindingen leggen in het netwerk.

Denk aan…

Beddenproblematiek

Verpleegkundige triage/ondersteuning

Dienstenproblematiek

Wet infectieziekten: bv. bij uitbraken, maar ook preventie (handhygiëne)

Dossiervorming, waaronder ICT

Medicatieveiligheid (protocollen, samenwerking apothekers)

Wet zorgen dwang (IBS, werkwijze WZD

stappenplan, convenant GGZ

Praktijkvoering

Taakdelegatie

Samenvatting van de taken van de regionale SO commissie.

(32)

3.4.3 Bevoegdheden regionale SOcie

Bestuurlijke erkenning en mandaat voor:

▪ Het bestaan van de commissie en ondersteuning (zie 3.3 Randvoorwaarden).

▪ De onderwerpen die op regionaal niveau zouden kunnen bijdragen aan verbetering van de ouderengeneeskundige zorg.

Mandaat vanuit achterban om:

▪ Beslissingen te nemen over regionale vraagstukken. Met als voorwaarden dat alle

zorgorganisaties en expertises (GRZ, PG, 1e lijn, etc.) goed vertegenwoordigd zijn in de groep die de beslissing maakt.

▪ Te besluiten welke tafels aan moeten sluiten en/of mee moeten beslissen op specifieke vraagstukken.

▪ Tot slot: besluiten vanuit de regionale SO commissie zijn niet vrijblijvend.

De regionale SO commissie heeft het officieel erkende recht om haar taken te doen.

(33)

3.4.4 Verantwoordelijkheden regionale SOcie

▪ Informeren en betrekken achterban over (te nemen) besluiten.

▪ Gelijkwaardige spreiding en brede vertegenwoordiging van de beroepsgroep per organisaties en aandachtsgebieden waarborgen evenals de continuïteit.

▪ Aanhaken op landelijke ontwikkelingen en hierin de samenwerking op te zoeken met Verenso (regiobestuur).

▪ Betrekken en/of informeren van de relevante betrokkenen en achterban.

De regionale SO commissie heeft verplichting om toe te zien op onderstaande zaken.

(34)

3.4.5 Regels

▪ Kwaliteitskader verpleeghuiszorg

▪ Kader goed bestuur

▪ Governance code zorg

Regels waar de regionale SO commissie rekening mee moet houden en wettelijke

kaders of regelgevingen waar we aan moeten voldoen.

(35)

35

3.5 Betrokkenen

Partijen en mensen die kunnen bijdragen bij het bereiken van onze doelen en/of wie we moeten betrekken bij / informeren over onze activiteiten.

▪ Commissieleden en ondersteunend personeel

▪ SO’s in de regio (incl. ZZP-ers)

▪ Andere zorgprofessionals uit de regio (vb. paramedici, psychologen, medisch specialisten, huisartsen etc.)

▪ Raden van bestuur VVT’s

▪ RHOGO

▪ GGZ

▪ MSB van ziekenhuizen uit de regio

▪ Regionale ziekenhuis besturen (en/of de projectmanagers)

▪ Verenso

▪ Patiënten vertegenwoordiging

▪ VWS

▪ LHV

▪ Inhoudelijke netwerkorganisaties

▪ Gemeentes

▪ GGD

▪ NZA

▪ Zorgverzekeraar NL

Mate en frequentie van actief betrekken

(36)

De specialisten ouderengeneeskunde die betrokken zijn bij het opstellen van dit

schrijven zijn enthousiast over de regionale SO commissie. Zij geloven oprecht dat dit

initiatief bijdraagt aan effectievere en

efficiëntere zorg aan ouderen in de regio Gooi, Vechtstreek en Almere. Vanuit de inhoud, met mandaat, het verschil maken voor de

betrokken zorgorganisaties.

Dit alles kan niet zonder de commitment, de steun en financiële middelen vanuit de

bestuurders en de inzet van alle specialisten

ouderengeneeskunde. Alleen samen kan de

SO commissie een succes worden!

(37)

Dit rapport is tot stand gekomen met behulp van:

▪ Eveline van Opstal (Vivium) - 1

▪ Eveline Cours (Inovum) – 1 & 2

▪ Remy Buis (Amaris) - 1

▪ Louis Hahn (Hilverzorg) - 1

▪ Ewout Smit (Vivium) - 1

▪ Anne-Marie van Doorenmaalen (Vivium) - 1

▪ Jennifer Harmer (Amaris) - 1

▪ Lotje Oosterbaan (Amaris) - 2

▪ Aline van Otterloo (Amaris) - 2

▪ Sacha Deetman (Vivium) - 2

▪ Diane Angenent (Zorggroep-Almere) - 2

▪ Nadine de Vries (adviseur bij Morgens) - 1 & 2

▪ Marloes Bijl (adviseur bij Morgens) - 1 & 2

Deze rapportage is in twee stappen tot stand gekomen. Hierbij waren

verschillende SO’s betrokken:

1 – Workshop ambities en doelen 2 – Klein slim groepje

(38)

Onderbouwende stukken

▪ Beleidsadvies SO-commissie - Actielijn Anders Positioneren: Anders Positioneren in de regio Gooi, Vechtstreek en Almere: SO-commissie – meekijken, meepraten en meebeslissen, auteur: E. van Opstal, medisch programma manager, 29-11-2021

▪ Beleidsnotitienotitie 01-11-2021: Kennis en wetenschap als taak van de SO-functie in werk- en beroepspraktijk, auteurs: actieteam Anders Onderzoeken (regiehouder J. van Kooten)

▪ Beleidsadvies - Actielijn Anders Dokteren: Werken met de Hololens in de beroepspraktijk, auteur:

Ellen Vreeburg, 23-11-2021

▪ Beleidsadvies GOP-GVA – Actielijn Anders Opleiden: GZ Psycholoog en samenwerking met SO binnen de SO-functie(familie), auteurs: Actielijn Anders Opleiden (Louis Hahn, regiehouder), 26-11- 2021

▪ Beleidsadvies – Actielijn Anders Werken: Optimaliseren van de uitvoering van ANW-diensten, auteur: Bregje Smit, 19-11-2021

Afbeelding

Updating...

Referenties

Updating...

Gerelateerde onderwerpen :