HOW TO:
OMGAAN MET SLECHT FUNCTIONERENDE
MEDEWERKERS
Elk bedrijf krijgt wel eens te maken met een mede- werker die niet functioneert zoals gehoopt. Dat is ver- velend voor zowel de medewerker als het bedrijf. De vraag blijft hoe het komt dat een medewerker niet aan de verwachtingen kan voldoen. De regels voor ontslag bij disfunctioneren zijn strenger geworden, ontslaan is dan ook niet altijd de meest voor de hand liggende op- tie. Belangrijk is is om wat aan het functioneringspro- ces te doen.
In dit kennisdocument geeft L1NDA tips over hoe je als werkgever met deze situatie om kunt gaan. Ontslaan is immers niet altijd de optie.
INTRODUCTIE
Het is belangrijk om je als werkgever in te leven in de werknemer. Wat kunnen eventuele redenen zijn waar- om iemand niet naar behoren functioneert?
Een werknemer kan een negatieve houding hebben tegenover collega’s of de organisatie. De grote vraag is: is het altijd zo geweest of is dit iets van de laatste tijd? Het is aan jou als werkgever de taak om te ach- terhalen wat de eventuele aanleiding is geweest.
Het kan zijn dat de normen en waarden niet overeen- komen, er is continu uitleg nodig en de arbeidsethos is niet te vergelijken met de andere medewerkers.
Een medewerker is niet gemotiveerd en heeft een pas- sieve instelling.
Redenen waarom een medewerker niet functioneert
DENK VANUIT DE MEDEWERKER
Dit kan drie oorzaken hebben.
Medewerker heeft een negatieve houding:
Medewerker past niet binnen de bedrijfscultuur
Medewerker is niet gemotiveerd
Soms ligt het niet aan de instelling, maar is iemand niet geschikt voor de functie. Wellicht beschikt iemand niet over de juiste ervaring en vaardigheden. Dit kan een reden zijn dat een werknemer de taken niet goed uit- voert. Het kan ook voorkomen dat een medewerker onvoldoende geschoold is. Dan kan het volgen van een opleiding, cursus of bijscholing een oplossing bieden.
Als iemand al een tijdje werkzaam is binnen een orga- nisatie en het bedrijf groeit, kan het zijn dat personeel achterblijft. Een medewerker groeit dan niet mee in de functie of behaalt de doelstellingen niet. Dit kan de- motiverend kan zijn. Personeel kan ook de voortgang van de organisatie belemmeren. Het kan voorkomen dat werknemers niet flexibel genoeg zijn of niet mee werken aan noodzakelijke vernieuwing.
Bovenstaande punten schetsen diverse situaties waar- in een medewerker niet naar behoren functioneert. Als werkgever kun je kijken wat jij aan deze situatie kunt veranderen. L1NDA geeft je een paar belangrijke zaken om rekening mee te houden.
Maak duidelijke normen
TIP 1
Het moet voor een werknemer duidelijk zijn aan welke functie-eisen hij/zij dient te voldoen. Als het voor een werknemer niet duidelijk is, kan iemand hier ook niet op afgerekend worden. Leg de functie-eisen daar- om zoveel mogelijk vast op papier, bijvoorbeeld in een functieomschrijving die aan de arbeidsovereenkomst kan worden toegevoegd.
Zijn de eisen die gesteld worden wel realistisch? Je kunt van een junior niet verwachten aan dezelfde eisen te voldoen als een senior. Het is niet eerlijk om targets te stellen aan een sales medewerker, die zelfs een goed presterende ervarende verkoper niet kan behalen. Als werkgever dien jij een medewerker te begeleiden en te coachen om te groeien in een functie, zodat je steeds hogere verwachtingen kunt stellen.
Stel realistische verwachtingen
TIP 2
Iedereen heeft wel eens een slechte dag. Tijdelijk kan een medewerker minder functioneren, bijvoorbeeld door ziekte, een privésituatie of omdat iemand nog meer ervaring moet opbouwen in de functie. Reken een medewerker hier niet direct op af. Als een mede- werker structureel ondermaats presteert is het een an- der verhaal.
Incidenteel onvoldoende presteren
TIP 3
Het is belangrijk om regelmatig functioneringsgesprek- ken te voeren met werknemers en dit vast te leggen in een verslag. In deze gesprekken kun je als werkgever aankaarten welke verbeterpunten je graag wilt zien, maar kun je medewerkers ook de ruimte bieden om hun mening te geven. Zorg dat je duidelijk bent in de verbeterpunten. Dus geef niet aan dat iemand meer proactief moet zijn, maar dat er bij 20 klanten aan up- sell moet worden gedaan. Communiceer de verwach- tingen zo concreet en duidelijk mogelijk.
Door dit bij te houden kun je ook makkelijk terugkijken wat er de vorige keer is besproken en wat de vooruit- gang is. Dit kun je dan ook makkelijker terugkoppelen naar een medewerker.
Voer functioneringsgesprekken
TIP 4
Je kunt als werkgever niet verwachten dat het verbeter- traject binnen een dag op niveau is. Geef de medewer- ker de gelegenheid om prestaties te verbeteren. Om misverstanden te voorkomen en extra duidelijkheid te scheppen is het belangrijk om deze afspraken schrif- telijk vast te leggen. Hierin staat beschreven op welke punten verbetering wordt verwacht, binnen welk tijds- bestek en welke ondersteuning de werknemer kan ver- wachten.
Uiteraard is het aan jou als werkgever de taak om tij- dens dit traject de werknemer te helpen om zich te verbeteren. Dit kan in de vorm van extra aandacht en coaching vanuit jou, maar je kunt er ook voor kiezen extra bijscholing aan te bieden in de vorm van cursus- sen en trainingen.
Geef tijd voor verbeteren
TIP 5
Laat een medewerker niet doorsukkelen tijdens het verbetertraject, maar evalueer tijdig. Zit er vooruitgang in de verbetering en zijn de afspraken nagekomen?
Geef een werknemer ook de ruimte om tijdens de af- gesproken periode bij te sturen. Licht de medewerker in welke sancties er volgen bij blijvend onvoldoende functioneren. Na afloop wordt er samen gekeken of de afspraken zijn nagekomen en de doelen behaald. Zo niet, hoe nu verder?
Evalueer
TIP 6
Denk niet direct aan ontslag, maar denk na over alter- natieve oplossingen zoals overplaatsing, functiewijzi- ging en salarisverlaging. Wellicht is een medewerker niet geschikt voor de ene functie, maar wel voor een andere.
Soms zit er gewoon niks anders meer op dan afscheid van elkaar te nemen. Als een medewerker echt onvol- doende verbetert en er zijn geen andere mogelijkhe- den binnen de organisatie, is ontslag de enige optie.
Als werkgever is het daarom belangrijk dat je het hele traject schriftelijk hebt vastgelegd en de medewerker op de hoogte is gesteld. Zo komt het niet geheel onver- wacht. Je kunt voorstellen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen via een vaststellingsovereenkomst. Als een werknemer hier niet akkoord mee gaat, dan dien je de zaak voor te leggen aan de kantonrechter.
ALTERNATIEVE OPLOSSINGEN
Een gratis adviesgepsrek aanvragen
EEN STAPJE VERDER....
Wij denken graag met je mee
Ben jij nieuwsgierig hoe jij deze tips het best toe kunt passen bij jouw organisatie? Of wil je gewoon even sparren?
Vraag dan nu een gratis en vrijblijvend adviesgesprek aan.
VRAAG EEN GRATIS ADVIESGESPREK AAN
