Opgericht 3 juni 1927 • Goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 17 september 1947
H O O F D S P O N S O R
Postadres Grote Brink 4, 9451 BR Rolde • IBAN NL88RABO0356007677 • BIC RABONL2U • Kamer van Koophandel 40045674
Verslag Algemene Ledenvergadering voetbalvereniging “Rolder Boys”
Datum:
Locatie:
Aanwezig:
Notulist:
10 december 2012 Café Hofsteenge te Rolde 35 personen
H.M. Sipma, secretaris
1. Opening
Voorzitter Geert Bos opent de vergadering om 20.05 uur en heet iedereen van harte welkom. Café Hofsteenge wordt bedankt voor het ontvangst. De voorzitter meldt dat hij het onplezierig vindt dat de Algemene Ledenvergadering zo laat in het jaar is vastgesteld. De verwachting is dat de volgende vergadering “gewoon” weer in september van het volgend jaar zal worden gehouden.
De vergadering staat stil bij het overlijden van lid en trouw supporter van Rolder Boys de heer Su Nijboer.
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Er worden 2 kopjes koffie en 2 consumpties aangeboden door Rolder Boys.
Afzeggingen zijn ontvangen van Jasper Ottens, Lambertus Eising en Gerwin Dekker.
3. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 19 december 2011
Het verslag wordt onveranderd goedgekeurd en vastgesteld. De voorzitter bedankt de verslaglegger voor het maken van het verslag.
4. Algemeen Jaarverslag, seizoen 2011-2012
In een bijlage is door de secretaris een overzicht gemaakt van het seizoen 2011-2012. Het overzicht geeft volgens de voorzitter een compleet beeld en ligt ter inzage op de tafels. De vergadering aanvaard het jaarverslag 2011-2012 in dank.
5. Verslag van de jeugdcommissie, seizoen 2011-2012
Martin Ratering heeft als voorzitter van de jeugdcommissie een verslag gemaakt over het afgelopen seizoen en geeft hier een toelichting op. Dit verslag wordt aan een ieder aangeboden. Er zijn geen vragen. Het verslag wordt vastgesteld.
Vanuit de vergadering wordt gevraagd of het algemeen jaarverslag en verslag van de jeugdcommissie op website van Rolder Boys geplaatst kunnen worden. Dit zal worden gerealiseerd voor de volgende Algemene Ledenvergadering.
6. Financieel jaarverslag, seizoen 2011-2012
Er is sprake van toename van de kosten voor onderhoud van de sportvelden, deze zijn hoger dan begroot.
Het verschil tussen de totale baten en lasten laat een verlies zien van € 5.883,-; waarbij wordt opgemerkt dat een vordering van € 7.000,- op Hof van Saksen nog niet is ontvangen.
De brutowinstmarge van de kantine was afgelopen seizoen 136%. Een jaar eerder bedroeg deze marge 126%, hetgeen een kleine vooruitgang betekent. Het bestuur zal actie ondernemen om de kosten en het eigen verbruik meer in de hand te houden, de penningmeester zal een grotere rol krijgen rondom de geldstroom van de kantine.
7. Verslag van de kascommissie en verkiezing leden van de kascommissie
Jaap Dekker, Lambertus Eising en Lambertus Emmens hebben afgelopen seizoen zitting gehad in de kascommissie. Deze commissie heeft als opdracht om de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur hierover te onderzoeken. De kascommissie heeft een verslag gemaakt en daarbij als aandachtspunt gesteld dat al een aantal jaar geen afrekening huur gebouwen en energienota’s van de gemeente Aa en Hunze zijn ontvangen.
Er zijn ook twee zorgpunten geconstateerd: de opbrengst van de kantine en de omvang van vorderingen op korte termijn.
Ad 1: voor wat betreft de kantine wordt opgemerkt dat het brutowinstpercentage achterblijft, de verkoopprijzen zijn meer evenredig verhoogd dan de inkoopprijzen gestegen. De kascommissie adviseert het bestuur om hier nader onderzoek naar te doen.
Ad 2: de omvang van de vorderingen op korte termijn bedraagt ruim € 15.000,-; hiervan is slechts de helft ontvangen.
Conclusie: de balans heeft op 30 juni 2012 een positief eigen vermogen van € 27.065,- en de resultatenrekening over het seizoen 2011-2012 laat een verlies zien van € 5883,75.
Onder verwijzing naar eerder genoemde aandacht- en zorgpunten deelt de kascommissie mee akkoord te gaan met de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur ten aanzien van het gevoerde beleid. De commissie adviseert de vergadering het bestuur voor het seizoen 2011-2012 decharge te verlenen. De vergadering neemt het advies van de commissie over en verleent decharge.
De voorzitter bedankt de leden van de kascommissie voor hun inzet en advies.
Jaap Dekker is aftredend. Robert Koenen wordt benoemd als nieuw commissielid. Lambertus Eising wordt reserve.
De voorzitter maakt melding van het voornemen tot het instellen van een financiële commissie die het bestuur in de toekomst zal adviseren over het te voeren financieel beleid. Deze commissie zal bestaan uit de heren G. Bos, L. Eising en J. Hamminga. Opgemerkt wordt dat de omzet van de kantine beter in beeld moet komen, ook zal er van de
penningmeester een meer actievere rol worden gevraagd om de geldstromen te beheren en tijdig de informatie aan de boekhouder te verstrekken.
8. Vaststelling van de begroting, seizoen 2012-2013
De voorzitter geeft een toelichting op de begroting, voorstel is om seizoen 2012-2013 zowel de baten als lasten te begroten op € 132.319,28. Het voorstel is de contributie ongewijzigd te laten.
De vergadering stelt de begroting en de contributie voor het seizoen 2012-2013 vast.
PAUZE
9. Verenigingszaken
§ De voorzitter meldt dat de privatisering waarschijnlijk in zal gaan per 1 januari 2014.
§ Het bestuur heeft een meerjaren beleidsplan over periode 2012-2015, deze is ook te vinden op de website.
§ De financiering voor de tribune gaat richting de € 75.000,-. Er zal eventueel € 50.000,- van de bank moeten worden geleend. Dit zal waarschijnlijk een moeilijk verhaal worden. Om die reden wordt gezocht naar andere financieringsbronnen, zoals bijvoorbeeld crowdfunding. Er hebben zich op dit moment al 11 personen gemeld die willen deelnemen. De terugbetaling van rente en aflossing zal moeten worden opgebracht uit acties.
§ Het papieren clubblad zal vanaf het seizoen 2013-2014 niet meer verschijnen. Het bestuur beraadt zich over het 4x keer per jaar uitbrengen van een magazine waarin voetbalgerelateerde zaken aan de orde komen.
§ De heer Henk Hofsteenge wordt gehuldigd in verband met het feit dat hij in 2012 vijftig jaar lid is van Rolder Boys. Hij ontvangt hiervoor de gouden speld.
§ In verband met de zeer geringe belangstelling zal er dit jaar geen aparte feestavond worden georganiseerd.
Hiervoor in de plaats komt een Rolder Boysdag die aan het einde van het seizoen 2012-2013 zal worden georganiseerd voor iedereen die de vereniging een warm hart toedraagt.
10. Bestuursverkiezing
a. Het aantal bestuursleden wordt vastgesteld op negen (conform artikel 12, lid 1 van de statuten).
b. Bert Albring wordt benoemd in de bestaande vacature voor de functie penningmeester.
c. Martin Sipma (secretaris) is aftredend en herkiesbaar. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt Martin opnieuw in de functie van secretaris voor een periode van 3 jaar.
Opgericht 3 juni 1927 • Goedgekeurd bij Koninklijk Besluit van 17 september 1947
H O O F D S P O N S O R
Postadres Grote Brink 4, 9451 BR Rolde • IBAN NL88RABO0356007677 • BIC RABONL2U • Kamer van Koophandel 40045674
d. Geert Bos (voorzitter) is aftredend en niet herkiesbaar. Wim Hoitzing (vicevoorzitter) is bereid het
voorzitterschap op zich te nemen. Er zijn geen tegenkandidaten. De vergadering benoemt Wim Hoitzing tot voorzitter. Wim neemt aansluitend het voorzitterschap van de vergadering op zich en bedankt Geert voor het vervullen van het voorzitterschap in de afgelopen drie jaar.
e. Geert Jan Kooi (park- en materiaalzaken) is aftredend en niet herkiesbaar. Geert Jan wordt bedankt voor zijn jarenlange inzet voor de vereniging, die hij zal voortzetten als leider van het eerste. De functie van bestuurslid, belast met park- en materiaalzaken, blijft vacant. Het bestuur zal zich inspannen om een interim te vinden.
Overdracht van de voorzittershamer (links Wim Hoitzing, rechts Geert Bos)
11. Rondvraag
§ Het bestuur ontvangt complimenten over de wijze van communiceren met de leden, onder andere via de website en mail. Dit is verbeterd ten opzichte van vorig jaar, toen dit op de ALV werd gevraagd.
§ Opgemerkt wordt dat het bestuur er goed aan heeft gedaan om op zaterdagmorgen 8 december 2012 de kantine open te stellen in verband met afgelasting gehele amateurvoetbal wegens het overlijden van grensrechter Richard Nieuwenhuizen. Zo’n 50 ouders en (jeugd)leden hebben samen stilgestaan bij zijn overlijden en hebben gesproken over het thema respect en voetbal en hoe de vereniging dit zou moeten en kunnen uitdragen.
§ Lambertus Emmens vraagt wie de kosten heeft betaald voor het aanpassen van de tegels en toiletten in de kleedkamers 1, 2 en 6. De voorzitter meldt dat Rolder Boys dit heeft betaald en dat getracht wordt deze kosten op bij de gemeente Aa en Hunze in rekening te brengen (in het kader van de privatisering). De investering was naar mening van het bestuur bijzonder hard nodig (achterstallig groot onderhoud).
§ Dick Vogelzang heeft vragen over de incasso van zijn contributie, de penningmeester zegt toe dit uit te zoeken.
12. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.50 uur en bedankt een ieder voor zijn aanwezigheid.
