PRIVACY REGLEMENT. Reglement voor verwerking en bescherming van persoonsgegevens voor Bewegen Werkt Holding B.V. Datum: 1 januari 2014

(1)

Privacyreglement Bewegen Werkt Holding BV

1

PRIVACY REGLEMENT

Reglement voor verwerking en bescherming van persoonsgegevens voor Bewegen Werkt Holding B.V.

Datum: 1 januari 2014

Bewegen Werkt heeft haar privacy reglement ingediend bij het college bescherming persoonsgegevens (CBP) en is door het CBP opgenomen onder nummer m1483316.

(2)

2 Inhoudsopgave

Algemene bepalingen 3

1. Begripsbepalingen 2. Toepassingsgebied

Kenmerken van de verwerking van persoonsgegevens 4

3. Doel 4. Werking

5. Opgenomen gegevens

6. Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens

Rechten van Betrokkenen 6 7. Kennisname en verstrekking van persoonsgegevens

8. Afscherming, vernietiging en wijziging van persoonsgegevens 9. Klachten

Gebruik van Persoonsgegevens 8

10. Toegang tot persoonsgegevens 11. Verstrekking van persoongegevens 12. Bewaartermijnen

Overgangs- en Slotbepaling 9

13. Looptijd

14. Overdracht van persoonsgegevens 15. Wijziging van het reglement 16. In werking treden van het reglement

(3)

3 ALGEMENE BEPALINGEN

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegeven:

elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

1.2 Verwerking van persoonsgegevens:

elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

1.3 Bestand:

elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

1.4. Verantwoordelijke:

de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

1.5 Bewerker:

degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

1.6 Betrokkene:

degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

1.7 Derde:

ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

1.8. Ontvanger:

degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

1.9. Toestemming van de betrokkene:

elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

1.10. College

De Registratiekamer (na inwerkingtreding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens):

het College bescherming persoonsgegevens.

1.11. Verstrekken van persoonsgegevens.

het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.

1.12. Verzamelen van persoonsgegevens:

het verkrijgen van persoonsgegevens.

(4)

4 2 Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke.

Als verantwoordelijke in de zin van dit reglement wordt aangemerkt :

Bewegen Werkt Holding B.V. Per adres: Welnalaan 5 7523NG Enschede

Alle aan Bewegen Werkt Holding BV verbonden vennootschappen hebben zich geconformeerd aan dit regelement.

KENMERKEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 3. Doel

De verantwoordelijke verwerkt persoonsgegevens ten behoeve van:

a. de arbeidsomstandighedenzorg in bedrijven en instellingen die daartoe met de verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;

b. begeleiding en behandeling bij arbeidsongeschiktheid, gezondheidspreventie en ziekteverzuim van werknemers van bedrijven en instellingen die daartoe met de verantwoordelijke direct of indirect een overeenkomst hebben gesloten;

c. het in beeld brengen van functionele capaciteit.

4. Werking

4.1.1. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. Indien persoonsgegevens door verantwoordelijke elektronisch worden verwerkt en opgeslagen, zullen door verantwoordelijke aangestelde bevoegden alleen toegang hebben tot de elektronische bestanden doormiddel van het gebruik van een wachtwoord.

4.2. Persoonsgegevens mogen slechts worden verzameld voor de in artikel 3 beschreven doeleinden en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

4.3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien:

a. betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;

b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;

c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de verantwoordelijke onderworpen is;

d. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;

e. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak door het desbetreffende bestuursorgaan dan wel het bestuursorgaan waaraan de gegevens worden verstrek, of;

f. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

4.4 Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de

doeleinden die in artikel 3 worden genoemd, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

4.5. De verantwoordelijke is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak tot mededeling voortvloeit.

4.5.1. De verwerking van persoonsgegevens betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging is verboden. Hetzelfde geldt voor strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag.

(5)

5 4.5.2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 17 tot en met 21 van de Wet Bescherming Persoonsgegevens

is het verbod zoals verwoord in artikel 4.5.1. niet van toepassing voor zover:

a. dit geschiedt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene;

b. de gegevens door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;

c. dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;

d. dit noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College ontheffing heeft verleend. Het College kan bij de verlening van ontheffing beperkingen en voorschriften opleggen.

4.5.3. Het verbod om persoonsgegevens als bedoeld in artikel 4.5.1. te verwerken ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek is niet van toepassing voor zover:

a. dit onderzoek een algemeen belang dient, of

b. de verwerking voor het betreffende onderzoek of de betreffende statistiek noodzakelijk is, of

c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, of

d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de

persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad.

4.6. Een nummer dat ter identificatie van een persoon bij wet is voorgeschreven, wordt bij de verwerking van persoonsgegevens slechts gebruikt ter uitvoering van de betreffende wet dan wel voor doeleinden bij de wet bepaald.

5. Opgenomen gegevens

5.1. Persoonsgegevens die door de verantwoordelijke worden verwerkt zijn verzameld door de medewerkers van de verantwoordelijke en verstrekt door de betrokkene, de werkgever van de betrokkene of door eventuele behandelaar(s) van de betrokkene of door elke andere rechtmatige wijze van gegevensverschaffing.

5.2. De navolgende persoonsgegevens kunnen door de verantwoordelijke met inachtneming van het bepaalde in dit reglement worden verwerkt:

• naam en geboortedatum;

• adres, plaats en telefoonnummer van zowel de woonplaats als een tijdelijke verblijfplaats;

• geslacht, burgerlijke staat, geboorteland, nationaliteit;

• bedrijf / instelling, afdeling, functie, aard dienstverband, datum in- en uitdiensttreding;

• uitvoeringsinstelling voor de sociale zekerheid;

• personeelsnummer, sofi-nummer;

• naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van de huisarts;

• arbeidsomstandigheden;

• resultaten van incidentele en periodieke gezondheidsonderzoeken;

• gegevens voortvloeiende uit het rapport van de bedrijfsarts, verzekeringsarts, casemanager, consulent en/of het intakegesprek met de behandelaar.

• de belastbaarheid in relatie tot de belasting in het werk;

• voorgestelde en getroffen reïntegratiemaatregelen en aanpassingen in de arbeidsomstandigheden;

• resultaten van overleg met de werkgever, bedrijfsarts, behandelaars, uitvoeringsinstellingen voor de sociale zekerheid en van verzekeringsmaatschappijen.

(6)

6 6. Kennisgeving van verwerking van persoonsgegevens

De verantwoordelijke maakt (door middel van een folder of een andere uiting) het volgende bekend aan de betrokkenen:

• het bestaan van het bestand bevattende persoonsgegevens

• het doel van de verwerking van persoonsgegevens

• het bestaan van dit reglement voor het beheer van persoonsgegevens

• de wijze waarop van de inhoud van dit reglement kennis genomen kan worden.

RECHTEN VAN BETROKKENEN

7. Kennisname en verstrekking van persoonsgegevens

7.1. Indien de persoonsgegevens worden verkregen bij de betrokkene deelt de verantwoordelijke vóór het moment van verkrijging de betrokkene zijn identiteit en de doeleinden van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, mede.

7.2. Indien de verantwoordelijke de persoonsgegevens op een andere wijze verkrijgt verstrekt hij aan de betrokkene de in artikel 7.1. genoemde informatie (tenzij betrokkene daarvan reeds op de hoogte is) (a) op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens of (b) wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking.

7.3. Het bepaalde in artikel 7.2. is niet van toepassing indien mededeling van de informatie aan de betrokkene onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost. In dat geval legt de verantwoordelijke de herkomst van de gegevens vast.

7.4. De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke zal de betrokkene binnen vier weken schriftelijk meedelen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. indien zodanige gegevens worden verwerkt bevat de mededeling van de verantwoordelijke een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

De schriftelijke mededeling wordt door de verantwoordelijke slechts in persoon aan betrokkene overhandigd. Betrokkene is verplicht zich ten opzichte van de verantwoordelijke te legitimeren door middel van een geldig paspoort of rijbewijs.

7.5. Kennisneming is mogelijk door een daartoe schriftelijk gemachtigde vertrouwenspersoon van de betrokkene, met dien verstande dat aan de schriftelijke machtiging van de betrokkene een kopie van een geldig paspoort of rijbewijs van betrokkene en zijn vertrouwenspersoon dient te zijn gehecht.

7.6. Voordat de verantwoordelijke een mededeling doet zoals bedoeld in artikel 7.4, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, wordt die derde in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.

7.7 Een verzoek tot kennisneming kan door de verantwoordelijke met redenen omkleed worden geweigerd evenals het verstrekken van kopieën zoals in artikel 7.8 bedoelt.

7.8. Kennisneming van persoonsgegevens is kosteloos. Indien de betrokkene een kopie wenst van de hem betreffende persoonsgegevens worden deze door de verantwoordelijke tegen betaling van een vergoeding verstrekt, met dien verstande dat deze vergoeding niet meer dan € 5,00 exclusief BTW zal bedragen.

Geen vergoeding is verschuldigd dan wel een reeds betaalde vergoeding zal worden gerestitueerd indien de verantwoordelijke op verzoek van betrokkene, op aanbeveling van het College, of op bevel van de rechter tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens is overgegaan.

(7)

7 8. Afscherming, vernietiging en wijziging van gegevens

8.1. De betrokkene heeft het recht de verantwoordelijke gemotiveerd schriftelijk te verzoeken om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hem betreffende persoonsgegevens. Het verzoek wordt door de verantwoordelijke slechts in behandeling genomen indien daaraan een kopie van een geldig paspoort of rijbewijs van betrokkene is gehecht.

8.2. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek wordt de betrokkene schriftelijk in kennis gesteld van de gemotiveerde beslissing van de verantwoordelijke. Indien meer informatie nodig is, vindt overleg plaats met de betrokkene en volgt binnen 4 weken na dit overleg de kennisgeving van de gemotiveerde beslissing van de verantwoordelijke.

8.3. Een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens kan worden ingewilligd indien:

a. de feitelijke gegevens onjuist zijn,

b. de gegevens voor het doel van de registratie onvolledig of niet terzake dienend zijn, c. de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.

8.4. Wanneer het verzoek tot vernietiging of wijziging van de gegevens wordt ingewilligd, draagt de verantwoordelijke binnen 3 maanden na dagtekening van de beslissing waarin wordt aangegeven dat het verzoek wordt ingewilligd, zorg voor uitvoering van dit verzoek.

8.5. Indien de verantwoordelijke naar aanleiding van een verzoek van betrokkene overgaat tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van hem betreffende persoonsgegevens, is de verantwoordelijke verplicht derden aan wie die gegevens daaraan voorafgaand zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk kennis te geven van de verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning kost.

9. Klachten

9.1. Indien de betrokkene of een belanghebbende van mening is dat de verantwoordelijke in strijd handelt met het bepaalde in de artikelen 7 en/of 8, kan bij de verantwoordelijke schriftelijk een met redenen omklede klacht worden ingediend.

9.2. Ingediende klachten worden door de verantwoordelijke afgehandeld met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 9.3, 9.4 en 9.5.

9.3. Door de verantwoordelijke wordt binnen één maand na gedagtekende ontvangst van een klacht een met redenen omklede beslissing genomen over de klacht, welke beslissing aan de betreffende betrokkene of belanghebbende wordt toegezonden.

9.4. Indien de betrokkene of belanghebbende zich niet kan verenigen met de beslissing die door de verantwoordelijke op grond van de hiervoor genoemde klachtenprocedure is genomen, kan de betreffende betrokkene of belanghebbende de arrondissementsrechtbank schriftelijk verzoeken om de verantwoordelijke te bevelen alsnog een verzoek als bedoeld in artikel 7 of 8 toe te wijzen. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen een termijn van zes weken na ontvangst van de beslissing van de verantwoordelijke. Indien de betreffende betrokkene of belanghebbende binnen genoemde termijn geen beslissing van de verantwoordelijke heeft ontvangen, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen zes weken na afloop van die termijn.

9.5. De betreffende betrokkene of belanghebbende kan zich ook binnen de termijn die in artikel 9.4 wordt genoemd wenden tot het College met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan in afwijking van het bepaalde in artikel 9.4. het verzoekschrift nog worden ingediend nadat de

betrokkene of belanghebbende van het College bericht heeft ontvangen dat de behandeling van de zaak is beëindigd, doch uiterlijk binnen zes weken na dat tijdstip.

(8)

8 GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

10. Toegang tot persoonsgegevens

10.1 De ontvanger en gebruiker of hun waarnemer c.q.opvolger hebben toegang tot de persoonsgegevens.

10.2 Indien er sprake is teambegeleiding met instemming van de betrokkene geldt de toegang voor alle teamleden voor zover dit in het kader van de begeleiding noodzakelijk is

10.3 De bewerker en degenen die in het kader van een door de gebruiker of bewerker gegeven opdracht werken, hebben toegang voor zover dit voor het gebruik en de bewerking van de registratie noodzakelijk is.

10.4 De verantwoordelijke heeft als zodanig geen toegang tot de persoonsgegevens enzij dit in verband met zijn verantwoordelijkheid als houder noodzakelijk is.

11 Verstrekking van persoonsgegevens

11.1 Met inachtneming van het bij of krachtens de Wet op de Persoonsregistraties dan wel de Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalde, worden persoonsgegevens slechts zonder voorafgaande toestemming van de betrokkene verstrekt aan:

a. medewerkers van de verantwoordelijke die direct betrokken zijn bij de actuele dienstverlening aan en begeleiding van de betrokkene;

b. bewerkers van persoonsgegevens in het kader van een gegeven opdracht door de verantwoordelijke, mits deze bewerkers voldoende waarborgen bieden, dat de bescherming van de persoonsgegevens plaatsvindt overeenkomstig alle artikelen van dit reglement;

c. instituten ten behoeve van wetenschappelijke of statistische doelen

d. de werkgever van de betrokkene in geval van verzuimbegeleiding, mits het slechts de volgende gegevens betreft:

• naam en geboortedatum,

• datum van het laatste consult,

• conclusies ten aanzien van de mogelijkheden tot

• werkhervatting door de betrokkene;

• procesmatige begeleidingsafspraken

e. uitvoeringsinstellingen voor de sociale verzekeringen in het kader van het reïntegratieplan volgens de richtlijn van het UWV-LISV.

f. verzekeringsmaatschappijen in het kader van de verzekering van de loondoorbetaling bij ziekte, volgens het Convenant

g. gegevensuitwisseling Arbo-diensten - Verzekeraars.

11.2 Andere persoonsgegevens en persoonsgegevens aan anderen dan genoemd in artikel 11.1 worden slechts verstrekt na toestemming van de betrokkene.

12. Bewaartermijnen

12.1 Met inachtneming van wettelijke voorschriften stelt de verantwoordelijke vast hoe lang de in het bestand opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn l0 jaar na het laatste contact met de betrokkene.

12.2. lndien de bewaartermijn is verstreken worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit het bestand verwijderd en vernietigd.

(9)

9 OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

13. Looptijd

Behoudens de wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht zolang artikel 3 van toepassing is, met in achtneming van artikel 15.

14 Overdracht van persoonsgegevens

14.1. De betrokkenen worden door middel van een openbare bekendmaking in kennis gesteld van het voornemen tot overdracht. Betrokkenen die op het moment van bekendmaking onder behandeling zijn, worden hiervan persoonlijk in kennis gesteld. In deze bekendmaking worden de reden(en) van de overdracht en de beoogde nieuwe verantwoordelijke vermeld.

14.2. Binnen 2 maanden na de openbare bekendmaking kan tegen de overdracht bezwaar worden gemaakt.

Indien tegen de overdracht bezwaar wordt gemaakt, stelt de verantwoordelijke in overleg met de betrokkene vast wat er met de persoonsgegevens gebeurt. indien wordt geopteerd voor vernietiging van de persoonsgegevens dient dit binnen 3 maanden kosteloos te geschieden.

14.3. lndien de bestanden worden overgedragen aan een andere verantwoordelijke blijven de in dit reglement gestelde regels van toepassing.

14.4. Overdracht van persoonsgegevens anders dan in artikel 14.1 bedoeld, vindt slechts plaats na toestemming van de betrokkene.

15. Wijziging van het reglement

15.1. Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door de verantwoordelijke.

15.2. De wijzigingen in dit reglement worden een maand nadat ze bekend zijn gemaakt van kracht.

16. In werking treding van het reglement

Dit reglement is per 14 februari 2002 in werking getreden.

In de Arbeidsovereenkomsten van Bewegen Werkt Holding B.V. is vastgelegd dat de medewerker zowel tijdens als na beëindiging van het dienstverband, verplicht is tot geheimhouding van hetgeen haar/hem uit hoofde van haar/zijn functie ter kennis komt, voor zover de verplichting uit de aard van de zaak volgt of haar/hem uitdrukkelijk is opgelegd.