1
Ledenvergadering KWPN-Limburg
2 november 2020
20.00u Online via MS TEAMS
3
1. Opening
door Adrie van Oerle
Bij deze vergadering is gekozen voor een online bijeenkomst via MS teams. De sprekers van de vergadering hadden zich verzameld op 1 locatie Een coördinator (Jeroen van Engelshoven) zorgde ervoor dat het technisch probleemloos verliep. Hiervoor veel dank.
26 personen namen deel aan de vergadering. Na afloop is er een enquête per mail verstuurd aan de bezoekers, het verslag hiervan is aan het einde van dit document toegevoegd.
De voorzitter verwelkomt de bezoekers en de spelregels van het online vergaderen worden gemeld. Voor een probleemloos verloop is enige discipline gewenst.
microfoon en camera uit.
Vragen kunnen gesteld worden via hand opsteken, en de chatfunctie.
2020 was een jaar zonder voorjaarsvergadering, zonder fokkersavond en met een gewijzigd programma zijn de keuringen afgewerkt. De sociale contacten op de activiteiten is een groot gemis voor zowel het bestuur als de leden. We zijn tevreden met het aantal bezoekers van deze vergadering maar we missen veel mensen.
Ingekomen stukken - Brief I&R RPF - Brief wolven RPF Mededelingen
- Opvolging secretariaat - Opvolging paspoortconsulent
- Limburg-cup en huldiging prestatiefokkers
- Email toestemming leden voor facturen, nieuwsbrieven etc.
4
2. Mededelingen en ingekomen stukken
2
De RPF heeft 2 brieven gestuurd aan verschillende instanties (waaronder KWPN-regio Limburg) over het wolvenbeleid en I & R wijzigingen.
I&R => in april 2021 zal een systeem gereed zijn waarbij alle paarden traceerbaar zijn.
Dit is belangrijk bij bestrijding van besmettelijke ziekten. Op de website van het RVO staat de laatste stand van zaken. Via de kwpn website => regio Limburg is een link hiernaar geplaatst.
In 2021 zijn er 2 kaderwijzigingen in Limburg.
Opvolging secretariaat. Per 1 januari zal Marian Sijben na 13 jaar worden opgevolgd door Nienke Engels uit Roggel.
Opvolging paspoortconsulent. In juni 2021 wordt Peter Jaspers 70 jaar en mag zijn functie dan niet meer uitvoeren.
Van beiden zal als het mogelijk is op gepaste wijze afscheid worden genomen.
In 2020 zijn de fokkerspremies die beschikbaar zijn gesteld door de stichting LVV nog niet uitgereikt.
Het bestuur wil de fokkers van 45 prestatiemerries en eigenaren van merries die de hoogste punten hebben behaald bij stamboekopname (Limburg cup) persoonlijk deze prijs komen overhandigen zodra dit verantwoord is.
Op de website van de regio staan al deze prijswinnaars vermeld in het nieuwsoverzicht.
*De voorjaarsvergadering 2020 is afgelast.
5
3. Notulen voorjaarsledenvergadering
4. Begroting 2021
Door Monique van Summeren
6
7 ALGEMEEN
CONTRIBUTIE LEDEN € 4.000,00
RENTE OPBRENGSTEN € 0,00
BIJDRAGE SECRETARIAAT/PENNINGMEESTER € 3.250,00 ---
€ 7.250,00
KOSTEN BESTUUR € 1.900,00
KOSTEN SECRETARIAAT/PENNINGMEESTER € 3.100,00
ALGEMENE KANTOORKOSTEN € 180,00
BANKKOSTEN € 170,00
MEDEWERKERS/KM VERGOEDING € 550,00
FOKKERSAVOND € 250,00
LEDENVERGADERING INCL. SPREKERS € 250,00
OVERIGE ALGEMENE KOSTEN € 420,00
---
€ 6.820,00
RESULTAAT: + € 430,00 8
STAMBOEKKEURING / CENTRALE KEURING
SPONSOREN € 2.200,00
INSCHRIJFGELDEN € 700,00
STAMBOEKINSCHRIJVINGEN € 350,00
THUISKEURING € 50,00
FOKKERSPREMIE LVV € 750,00
---
€ 4.050,00
HUUR ACCOMMODATIE / FACILITEITEN € 1.400,00
CATERING GENODIGDEN / MEDEWERKERS € 900,00
DIVERSE HUUR € 650,00
DIVERSE KOSTEN / MEDEWERKERS € 320,00
FOKKERSPREMIE LVV € 750,00
---
€ 4.020,00 RESULTAAT: + € 30,00
3
9 IBOP
VERGOEDING DRESSUUR € 350,00
VERGOEDING SPRINGEN € 750,00
---
€ 1.100,00
HUUR ACCOMMODATIE / FACILITEITEN € 750,00
KOSTEN MEDEWERKERS / CATERING € 300,00
---
€ 1.050,00
RESULTAAT: + € 50,00
10 BEGROTING 2021
BEGROTING ALGEMEEN € 7.250,00 - € 6.850,00 =€ 430,00 BEGROTING KEURINGEN € 4.050,00 - € 4.020,00 =€ 30,00 BEGROTING IBOP € 1.100,00 - € 1.050,00 =€ 50,00 ---
TOTAAL BEGROTING 2021 € 510,00
De begroting van 2021 wordt gepresenteerd door Monique van Summeren.
Er zijn geen vragen.
4a Overleg regiovoorzitters bijgewoond door Linda van Engelshoven.
11
Overleg regiovoorzitters 2-9-2020
1.Mededeling: er wordt een vrijwilligerspoule van leden opgestart ter vervanging van
ingehuurde/betaalde krachten bij evenementen.
Kostengunstig en verhoogt betrokkenheid leden.
Bijvoorbeeld: gastheer/dame tijdens stallion show.
Opgave van geïnteresseerden via regio. Met name aan opgeleide verkeersregelaars is behoefte.
2. Evaluatie stamboekkeuring/CK 2021
Alles op 1 dag werd iha als positief ervaren. Bij de dressuurpaarden werd wel het vergelijkende rondstappen in groepen gemist.
11
Overleg regiovoorzitters 2-9-2020
1.Mededeling: er wordt een vrijwilligerspoule van leden opgestart ter vervanging van
ingehuurde/betaalde krachten bij evenementen.
Kostengunstig en verhoogt betrokkenheid leden.
Bijvoorbeeld: gastheer/dame tijdens stallion show.
Opgave van geïnteresseerden via regio. Met name aan opgeleide verkeersregelaars is behoefte.
2. Evaluatie stamboekkeuring/CK 2021
Alles op 1 dag werd iha als positief ervaren. Bij de dressuurpaarden werd wel het vergelijkende rondstappen in groepen gemist.
12
Overleg regiovoorzitters 2-9-2020
3. Voorstel wijziging inspectie, doel moet zijn: meer uniformiteit en verbetering efficiency/flexibiliteit)
a) Voorstel indeling: 3 KWPN inspecteurs / 12 regio’s met elk één regio inspecteur [sheet].
b) Vergoeding: door scheefgroei tussen de regio’s is een groot verschil ontstaan in de beloning van regio inspecteurs (wás gebaseerd op aantal leden). Voorstel is om dit gelijk te trekken door de inzet van regio inspecteurs te baseren op 25 dagdelen per regio/jaar [sheet].
Alle extra activiteiten dienen dan vanuit de regiokas vergoed te worden.
c) Roulatiesysteem ter bevordering transparantie en onafhankelijkheid.
Een en ander zal met de regio inspecteurs besproken worden, daarna volgt er weer een terugkoppeling.
4
Sub 3. Voorstel indeling inspectie team
14
Sub 3. Voorstel dagdelen inspecteurs per regio
5
15
4. Meer evenwicht in grootte/gelijkheid regio’s
Er is geen sprake van samenvoegen van regio’s, wél behoefte aan bestuurlijke efficiency. Bijvoorbeeld minder afdelingen per regio.
Presentatie voor de KWPN regio’s Najaar 2020 door Remco Zuidam
5.Uit de Fokkerijraad
Wijzigingen hengstenselectie 2020/2021
17
- Premiehengst
Een “Premiehengst ” heeft een voorlichtende functie,
Omdat het een voorlichtende functie betreft en wij voor de fokkers
allerbeste hengsten in het voetlicht willen plaatsen is besloten om ook primering in te voeren voor niet KWPN geregistreerde hengsten.
6
Wijzigingen hengstenselectie 2020/2021
18
Herkansing onder het zadel en vrijwillige deelname verrichtingsonderzoek
-Herkansing onder het zadel is mogelijk voor 3 jarig hengsten.
-Vrijwillig onderzoek is mogelijk voor hengsten die eerder deelgenomen aan het selectieproces, dat wil zeggen minimaal de eerste bezichtiging of de hengstenselectie middels de KWPN jonge paardencompetitie of de herkansing onder het zadel.
Binnen de huidige regelementen hengstenselectie is herkansing onder het zadel alleen mogelijk in het najaar , vrijwillig onderzoek alleen mogelijk bij eerdere deelname aan het selectie proces.
Besluit:
Gezien de ontwikkelingen inzake welzijn om de verrichting testen op latere leeftijd te laten plaatsvinden is besloten de mogelijkheid herkansing onder het zadel en vrijwillig
onderzoek op 4 jarige leeftijd in het voorjaarsverrichting onderzoek toe te voegen.
Toevoeging predicaten
19
Sportpredicaat ruinen en niet goedgekeurde hengsten.
Het was niet mogelijk om ruinen en niet-goedgekeurde hengsten het sportpredicaat toe te kennen, enkel merries kunnen dit predicaat behalen door te voldoen aan de eisen voor de betreffende fokrichting. Vanuit de fokkers komt regelmatig het verzoek om het behalen van het predicaat ‘sport’ ook voor ruinen en niet-goedgekeurde hengsten mogelijk te maken.
Besluit
Sportpredicaat ruinen en niet goedgekeurde hengsten toevoegen aan alle KWPN fokrichtingen.
Toevoeging predicaten
Sportpredicaat mennen voor dressuur-, en springpaarden
In juni 2020 zijn de internationale menstanden; enkel-, dubbel- en vierspan toegevoegd aan de KWPN database. De internationale menstanden zijn bijgehouden vanaf 2011 en bij ruim 1000 KWPN paarden is er een internationale menstand toegevoegd.
Voor de fokkers van deze paarden is een sportpredicaat een belangrijke graadmeter voor de kwaliteit van het paard
Besluit
Toevoegen sportpredicaat mennen voor dressuur-,en springpaarden
20
7
Afstammelingenkeuring
21
Najaar 2019 jaar zijn de afstammelingen keuringen dressuur en springen uitgebreid geëvalueerd binnen de fokkerijraad en tijdens de algemene najaarsvergaderingen van de KWPN regio’s.
Uit deze evaluatie komt naar voren dat de afstammelingen keuring geen fok technische bijdrage levert maar wel een informatieve.
Deze informatieve bijdrage verschilt daarnaast onder de fokrichtingen springen en dressuur.
Voor dressuur word deze informatieve bijdrage als positief gezien , voor springen als negatief.
De publieke belangstelling voor de afstammelingen keuring dressuur is goed, springen daar in tegen nihil.
Besluit
De afstammelingen keuring voor de fokrichting dressuur te behouden en springen te laten vervallen.
(het lineair thuisscoren van veulens zal wel behouden blijven)
Register A
22
In 2017 is het KWPN selectie- en registratie systeem uitgebreid geëvalueerd. Tijdens deze evaluatie zijn op advies van de fokkerijraad een aantal wijzigingen ingevoerd waardoor meer veulens cq paarden in het veulenboek worden geregistreerd in plaats van in het register-a.
Dit waren de volgende wijzigingen:
- Nakomelingen waarvan de vader niet KWPN is goedgekeurd of erkend maar waarvan de vader wel aan alle eisen heeft voldaan (veterinair en sport of hoge fokwaarde) komen in het veulenboek en niet eerst in register-A.
- Nakomelingen van WBFSH Top 10 Sire Ranking komen in het veulenboek ook als deze niet KWPN zijn goedgekeurd of erkend.
Register A
23
- Merries met een register-a papier kunnen naar de stamboekkeuring zonder aanvullende eisen voor stamboek opname, ster en voorlopig keur.
- Ook kunnen ze net als veulens worden uitgenodigd voor de Nationale Merrie Keuring - Register A merries moeten voor het definitieve keur en elite predicaat aan de
aanvullende voorwaarden voldoen (spat/straalbeen & D-OC)
Door de wijzigingen die de laatste jaren zijn doorgevoerd, komen er veel meer paarden in het veulenboek die anders in het register-a zouden worden geregistreerd. Ook is het voor merries makkelijker geworden om in het stamboek opgenomen te worden en hun predicaten te krijgen.
Register A
24
Hoe ervaart de fokker het register A ? Positief
Bijvoorbeeld; Er word onderscheid gemaakt tussen KWPN en niet KWPN gekeurde hengsten dit is belangrijk gezien de selectie van het KWPN op aanleg en gezondheid.
Negatief
Bijvoorbeeld; Het belemmert de registratie bij het KWPN.
8
Evaluatie Merrie keuringsysteem 2020
25
In verband met de corona restricties hebben de keuringen volgens een afwijkend protocol plaatsgevonden.
Dit door middel van een stamboekkeuring en centrale keuring in een.
na de presentatie in de baan direct ;
- bekendmaking punten exterieur en vrijbewegen/ vrijspringen
- Bekendmaking stamboek opname en predicaat toekenning ster/ voorlopig keur - NMK afvaardiging
Wat zijn de positieve en/of negatieve ervaringen?
Evaluatie NK 3 jarigen 15 augustus 2020
26
Wat vindt u?
Op 10 november is een fokkerijraad bijeenkomst waar over de getoonde voorstellen een advies aan de ledenraad wordt gevormd. Remco Zuidam wil graag feedback hierover en is telefonisch en per mail beschikbaar. Op de website van de regio komt een nieuwsbericht waarin de presentatie van vandaag is na te lezen en de contactinformatie beschikbaar is.
Vragen en opmerkingen.
Peter Jaspers ervaart in het veld dat reg A notatie van een veulen de registratie bij het KWPN belemmerd. Fokkers kiezen dan toch vaak voor een ander stamboek.
Peter Strijbosch ervaart de stamboekkeuring en CK in een keer beoordelen als positief.
9
28
6. Uit de Ledenraad
Door: Adrie van Oerle
Begroting 2021
• Uitgangspunten
• Baten en lasten
• Aandachtspunten baten
• Aandachtspunten lasten
• Conclusie
Inhoud
Baten en lasten
BATEN
Begroting 2021
Prognose 2020
Begroting 2020
Realisatie heel 2019
Contributie 2.166 2.201 2.240 2.246
Diensten 2.836 2.683 2.859 2.874
Evenementen 343 1.155 1.202 1.220
Overige opbrengsten 835 814 855 910
Rentebaten 29 34 34 41
Totaal Baten 6.209 6.887 7.190 7.291
LASTEN
B. 2021 P. 2020 B. 2020 Realisatie
heel 2019
Personeelskosten 2.264 2.418 2.382 2.595
Inspectiekosten 1.078 1.047 1.202 1.214
Evenementen 512 1.024 1.108 1.095
Verkoopkosten 717 625 718 689
Algemene kosten 1.223 1.263 1.249 1.229
Afschrijvingen 85 83 90 83
Overige kosten 326 349 394 319
Totaal lasten 6.205 6.809 7.143 7.224
Overige baten en lasten 0 0 0 51
Saldo baten en lasten 4 78 48 16
10
Aandachtspunten
Baten
- Lagere contributieopbrengsten door dalend ledenaantal - Gelijkblijvende veulenregistraties
- Minder dagen verrichtingsonderzoek wordt opgevangen door meer EPTM
- Lagere opbrengsten stallion show vanwege aangepast programma in verband met corona
- Hogere opbrengsten vanuit afzetbevordering
Aandachtspunten
Lasten
- Lagere personeelskosten - Hogere kosten evenementen - Stijging van drukkosten
- Dalende organisatiekosten door extra besparingen - Overige kosten gelijkblijvend
Uitgangspunten
Aantallen - 18.000 leden
- 10.500 Veulenregistraties
Tarieven
- Indexering contributie met 2,5%
- Geen indexering voor registraties, dekafdrachten en OC testen
- Indexering 1,5% van de overige tarieven
Uitgangspunten
Conclusie
- Kostenbesparing is noodzakelijk om dalende opbrengsten op te vangen
- Kostenbesparing wordt gerealiseerd door verdergaande automatisering en procesoptimalisatie
- Lager resultaat evenementen - Contributiestijging van 2,5% begroot
Financiële Commissie stelt 1,5% voor met compensatie vanuit regioafdracht
Concept Strategisch Plan 2020-2024
Concept
Ledenraad d.d. 07-10-2020
Het KWPN maakt om de 4 jaar een strategisch plan.
Het concept strategisch plan is geschreven op basis van de input vanuit de Ledenraad met het Algemeen Bestuur. Hierop volgt een terugkoppeling met de leden in de regiovergadering waarna in de ledenraad van 9 december deze kan worden vastgesteld.
11
Missie
Ondersteuning van de leden is onze grootste ambitie met betrekking tot het fokken en vermarkten van ’s werelds
meest duurzame en kwaliteitsvolle sportpaard
37
Visie
• Een gezonde vereniging zijn met een robuust ledenbestand
• Het KWPN sportpaard is internationaal toonaangevend
• De fokkerij wordt door innovatieve technieken steeds professioneler en geeft een tweedeling in het ledenbestand
• Fokkerijprogramma’s van de verschillende fokrichtingen zijn gericht op het streng selecteren van fokdieren
• Leden van het KWPN worden gefaciliteerd door een efficiënte en effectieve werkorganisatie met eenvoudig te bedienen selfservice systemen
• Informatievoorziening is tijdig en kwalitatief van een hoog niveau en afgestemd op de doelgroepen
• Innovatie staat hoog op de agenda
• Afzet van fokproducten voor leden stimuleert de fokkerij en ondersteunt de missie
• Waarden van de organisatie zijn; betrokken, verschil maken, wendbaar, verbindend en daadkracht
38
Belangrijke conclusies uit de SWOT-analyse
39
Belangrijke conclusies:
• Economische situatie heeft op termijn grote gevolgen voor afzet en heeft impact op fokkerij
• We hebben te maken met de effecten van de vergrijzende bevolking
• Administratieve last zal toenemen door toenemende regelgeving Sterke punten KWPN:
• Veel kennis en informatie
• Onderscheidend vermogen; een streng selectiebeleid brengt kwalitatief goede en duurzame sportpaarden voort
• Groot mediabereik meer internationale focus gericht op afzet en dienstverlening
• Salesactiviteiten zoals online veilingen
• Welzijn hoog op de agenda
• Kostenreductie; noodzaak helder op het netvlies
40
Concept Jaarplan 2021
Ledenraad d.d. 07-10-2020
Groeimogelijkheden
Groeimogelijkheden uitgewerkt in afdelingsplannen:
• Ledentevredenheid
• Groei registratie dekkingen
• Groei verkochte paarden en veulens online veilingen
• Fokadviezen
• EPTM
• Trainen en verkoop gereed maken
41
Kostenreductie
• Meer automatisering van processen
• Kostenbesparing door outsourcing
42
In 2021 zal de leden-tevredenheid gemeten worden.
Het aantal online veilingen is de afgelopen jaren flink gestegen. Aangezien de afzet wereldwijd steeds meer digitaal verloopt is de focus erop gericht om in 2021 het aantal online veilingen verder te vergroten en de capaciteit aan het te veilen veulens, (drachtige) merries en hengsten verder uit te breiden .
12
Fokadviezen worden door de inspecteurs opgesteld. In 2021 komt er een digitaal hulpmiddel dat op dit moment getest wordt. Zodra de testen zijn afgerond wordt u over de nieuwe mogelijkheden via de website geïnformeerd.
Onze regio zou een “digitale denktank” kunnen organiseren om deze tool uit te testen en samen met collega fokkers de digitale adviezen te analyseren en samen te discussiëren wat een goede partnerkeuze zou zijn.
Het aanbod van merries voor deelname aan de EPTM is groeiende. Door een betere planning zal de capaciteit in 2021 verder uitgebreid worden.
In 2020 is de pilot training en verkoop gereed maken van paarden voor eigenaren door de
coronamaatregelen niet geheel tot zijn recht gekomen. In 2021 is de doelstelling om in de pilot 50 paarden te trainen en verkoop gereed te maken.
Linda van Engelshoven vraagt hoe het kwpn dit wil doen. Deze service zal bestaan uit zadelmak maken en klaar maken voor de verkoop van paarden. Er zal ingespeeld worden op de behoeftes van de leden.
Planning
Highlights:
• KWPN Stallion Show wordt KWPN Hengstenkeuring: live te volgen via KWPN.tv
• Procesoptimalisatie minder personele inzet
Meer focus op de voorkant: er zijn voor leden en meten tevredenheid
• Contact met leden: als het niet fysiek kan dan zoveel als mogelijk online
• Behouden sponsors en official partners: zij dragen bij en ondersteunen onze vereniging
43
Door de coronacrisis is het niet mogelijk om een KWPN Stallion Show in Den Bosch te organiseren.
Het financiële risico is te groot en het Algemeen Bestuur heeft besloten om een hengstenkeuring op het Nationaal Hippisch Centrum in Ermelo te organiseren. Helaas is er gezien de maatregelen geen mogelijkheid om publiek toe te laten en zal de gehele hengstenkeuring via KWPN.tv
uitgezonden worden waarbij live verslaglegging in een aantrekkelijke dag programmering zal worden aangeboden.
Aftredend en statutair niet herkiesbaar is dhr. Jan Meulenberg uit Guttecoven Aftredend en herkiesbaar is
mevr. Linda van Engelshoven uit Grashoek.
44
7. Bestuursverkiezingen
Jan Meulenberg gaat het bestuur verlaten. Op dit moment is het niet mogelijk om afscheid te nemen op een passende manier die hij verdient. Ook dit zal op een later tijdstip worden gepland.
Het bestuur heeft nog geen kandidaat gevonden die Jan zal opvolgen.
13
Linda van Engelshoven wordt door de vergadering herkozen. In de voorjaarsvergadering 2021 zijn 2 nieuwe kandidaten nodig voor het bestuur. En het najaar ook nog eens twee.
45
8. Rondvraag
Johan Vink vraagt of dit de eerste keer is dat de Limburg-cup wordt uitgereikt?
Deze cup bestaat al meer als 10 jaren en kunnen terug gevonden worden in de jaarverslagen of op de regiowebsite.
Peter Strijbosch vraagt of de familieband tussen ons fokkerijraadslid en de inspecteur voor problemen kan zorgen. Bij de indiensttreding is de gedrag en integriteitscode gecontroleerd en nageleefd.
Marie Jose Dorgeloos vraagt waarom de sprekers niet in beeld komen. Dit is om de kwaliteit van de stream goed te houden.
9. Sluiting
De vergadering wordt om 21.10u gesloten.
Regiosecretaresse KWPN-Limburg Marian Sijben Muldersweg 10 5987AD Egchel 0773077237 / 0645086847 kwpnlimburg@gmail.com
Evaluatie MS Teams ledenvergadering KWPN Limburg – 2 nov 2020.
Aan de vergadering namen 26 mensen deel waarvan 9 officials en 17 leden.
Van deze 17 leden hebben er 8 gereageerd op de vraag om de enquête in te vullen.
De antwoorden staan kort samengevat in onderstaande tabel:
(Achter elke opmerking staat tussen haakjes hoeveel mensen dit genoemd hebben).
Positief: Negatief:
Inlogprocedure was duidelijk (6) Geen gezichten van sprekers in beeld (5)
Aanmeldingstraject vooraf was duidelijk (5) Sociaal contact wordt erg gemist, een online vergadering kan een ‘live’ vergadering niet vervangen (3)
Goede begeleiding bij vragen stellen (4) Audioverbinding viel vaak weg (2) Voldoende ruimte voor vragen/opmerkingen (4) Soms beeld niet synchroon met uitleg (1) Rustige manier van faciliteren door Jeroen (4) Soms blokte de presentatie (1)
Snel en effectief vergaderen (1) Verbinding soms minder goed (1)
Wifi van de presentatieruimte uitstekend (1) Geldigheid stemmen bestuursverkiezing twijfelachtig (1) Te snel door de materie (1)
De cijfers voor het geheel, die gegeven zijn door de acht respondenten:
9 – 9 – 9 – 8 – 8.5 – 5 – 8 – 9 Hiermee halen we een gemiddelde van 8.2
De tips die we uit de opmerkingen kunnen halen ter verbetering voor een eventuele volgende keer:
1. Gezicht van de spreker continu in beeld brengen. Hiermee zal in de presentaties rekening gehouden moeten worden door het creëren van een ‘lege’ plek daar waar het gezicht op het scherm staat, zodat niet een deel van de inhoud wegvalt achter het gezicht.
2. Van te voren 1 pagina met instructies voor de tools van MS Teams (aan de hand van een printscreen) meesturen met de deelname-link.
3. Rustig spreken en tijd nemen voor elke pagina is een must.
4. Presentaties achteraf met de notulen mee mailen naar de leden.
5. Mensen meer tijd geven om in vergadering ‘in te loggen’, 10 minuten is erg kort.
6. Altijd de juiste pagina in beeld hebben door te presenteren vanaf het scherm in plaats van vanaf papier.
7. Uitzoeken hoe een rechtsgeldige stemprocedure werkt in een online vergadering.
8. Voor een enkeling kan een externe spreker nog wat toevoegen aan een online vergadering, maar de meesten hebben de voorkeur voor snel en effectief vergaderen, niet te lang en zonder pauze.
Wat betreft de techniek locaal bij de deelnemers (geblokt beeld en wegvallen audio of verbinding): dit hangt af van de kwaliteit van de locale internetverbinding/wifi, hieraan kunnen we centraal niets verbeteren. Om optimaal gebruik te maken van de beschikbare bandbreedte, hebben we al vergaderd zonder gezichten in beeld en met zo veel mogelijk de microfoons uit, met name in een ADSL omgeving kan dit veel verschil maken. Naarmate er meer gezichten in beeld zijn wordt dit kritischer en zal er meer kans zijn op beeld- en geluidsmanco’s.
Verder hopen we natuurlijk allemaal dat de coronasituatie snel zal verbeteren, zodat online vergaderen niet meer nodig is!
Linda van Engelshoven 12-11-2020.
