Instructies bij het inloggen en invullen van Thémis
Het u bekende, rapportageformulier was verouderd; de beveiliging was niet meer van deze tijd en daarmee is de kans op een datalek veel groter. Om onder andere deze reden is gekozen om over te stappen naar een nieuwe tool: Thémis. Een tool waarbij data-afscherming, anonimiteit, veiligheid en gebruiksvriendelijkheid als uitgangspunt hebben gediend bij de ontwikkeling.
In deze bijlage vindt u een aantal instructies om u op weg te helpen bij het invullen van Thémis.
Daarnaast zijn er nog FAQ’s beschikbaar in het ‘hamburgermenu’ van Thémis zelf. Maar wij helpen u uiteraard ook graag verder via b.vanovereem@centrumhout.nl / 036-5321020
Tussentijds stoppen
U hoeft de vragenlijst niet in één keer in te vullen, de gegevens worden automatisch opgeslagen.
Wanneer u weer verder wilt gaan kunt u opnieuw inloggen en met < Naar de vragenlijst > verdergaan waar u gebleven bent.
De eerste keer inloggen
Het digitale rapportageformulier vindt u via https://timbermarketsurvey.com .
Om de eerste keer in te loggen, heeft u het emailadres uit de brief nodig. U gaat het met dit emailadres uit uw brief naar bovenstaande link en klikt op <Forgot password>?
Nadat u het emailadres daarna ingevuld heeft, zal er naar dat emailadres een paswoord-resetlink worden gestuurd. LET OP! Het kan zijn dat deze in uw spambox terecht komt!
Uiteraard wordt er vanuit ons geadviseerd om een lang, sterk paswoord te kiezen met zowel getallen, cijfers als speciale leestekens.
Dashboard
Ingelogd komt u eerst bij het ‘Dashboard’. Hier ziet u welke vereniging uw gegevens beheert, in uw geval de VVNH. Hier vindt u gegevens over uw bedrijf en kunt u deze aanpassen indien nodig. Ook vindt u hier de benchmark gegevens, zodra deze beschikbaar zijn.
Invullen van de gegevens
Om de vragenlijst in te vullen kunt u naar < Naar de vragenlijst > gaan:
Het eerstvolgende scherm geeft bovenstaand beeld. Er zijn twee bekende vragen uit het rapportageformulier, namelijk type bedrijf en welke Chain of Custody certificeringen voor u van toepassing zijn. Daarnaast wordt ook gevraagd of u lid was van andere verenigingen dan de VVNH.
Omdat steeds meer verenigingen in de houtsector duurzaamheidsgegevens verzamelen en wij nu met deze gezamenlijke tool werken, kunt u via deze vraag uw gegevens 1x invullen voor meerdere verenigingen. Uiteraard alleen een vereniging aanvinken als dit voor u van toepassing is.
Terug en Volgende
U kunt alleen naar de volgende pagina als u het volume hout verantwoord heeft dat u eerder heeft opgegeven. Dus indien u nog niet naar de volgende pagina kunt, dan is er helaas iets nog niet helemaal volledig ingevuld.
U kunt altijd terug naar eerdere pagina’s. U verliest dan geen gegevens uit de ingevulde pagina’s, tenzij u iets uit een eerder ‘niveau’
De volgende vraag die u mag invullen is nieuw. Hier wordt u gevraagd voor welke productgroepen u de vragenlijst wilt invullen. Hier vult u de productgroepen in waarover u de duurzaamheid gaat rapporteren. De gegevens die gevraagd worden in de vragenlijst gaan over de INKOOP en niet over productie of verkoop. Koopt u kozijnen IN dan vinkt u deze productgroep aan. Produceert u kozijnen, maar koopt u ze niet in, dan vult u dus een andere productgroep in (afhankelijk van het type hout dat u inkoopt).
LET OP: Plaatmateriaal
Er zijn vele verschillende soorten plaatmaterialen waarin meer of minder aandeel hout(vezel) is verwerkt. Om daar toch één lijn in aan te houden als branchevereniging, willen we u vragen om u bij het invullen van de ingekochte plaatmaterialen te beperken tot de typen genoemd in de norm NEN- EN13986 Houtachtige plaatmaterialen.
Per productgroep kunt u vervolgens aangeven hoeveel van dit product u in totaal heeft INGEKOCHT.
Onderscheid wordt gemaakt in import en inkoop op de Nederlandse markt. Sommige productgroepen worden gevraagd in m3, andere in stuks (pc) en kilo’s.
U wordt hier ook gevraagd of en hoeveel van deze productgroepen u bij andere leden van de vereniging hebt gekocht. Deze vraag is om dubbeltellingen te voorkomen.
Vervolgens wordt er per productgroep een vragenlijst doorgewerkt. Deze nieuwe volgorde zal mogelijk even wennen zijn, maar we hebben er vertrouwen in dat dit een werkbare volgorde is.
Per productgroep werkt dit met 3 niveaus; eerst wordt u gevraagd per productgroep wat de verdeling is in type hout (naaldhout, gematigd of tropisch loofhout), dan volgt per type hout welke certificeringsschema’s er gebruikt zijn. U kunt hier aanklikken welke van toepassing zijn. Indien er geen certificeringsschema’s van toepassing zijn op dit type hout voor dit product, kunt u onderin invullen hoeveel van het product niet gecertificeerd is. U kunt pas verder met de volgende pagina als het ‘resterend volume’ op 0m3 staat.
Dit ziet er dan BIJVOORBEELD als volgt uit: Hieronder is voor de PRODUCTGROEP “gezaagd hout”
aangegeven dat dit gaat om ‘Naaldhout’ en binnen de categorie ‘Naaldhout’ is er 50m3 PEFC gecertificeerd. Uiteraard is dit een voorbeeld en vult u hier uw eigen gegevens in.
Let op: Land van herkomst
Per certificeringsschema wordt u, in het geval van gezaagd hout en rondhoutproducten gevraagd het land van herkomst in te vullen. Voor timmerwerk wordt het land van verwerking én het land van oogst gevraagd. Indien u dit wel wil invullen, waarderen we dit enorm! Dit verschaft ons inzicht in waar het hout op de Nederlandse markt verwerkt wordt en vandaan komt. Deze gegevens zijn op tal van plaatsen handig in politieke dossiers.
We begrijpen het echter ook wanneer dit teveel gevraagd is en geven u hier een mogelijkheid om deze vraag te ‘omzeilen’. Dit werkt nu nog enigszins omslachtig. We zijn aan het onderzoeken of dit op een efficiëntere manier mogelijk is. Voor nu werkt het ‘omzeilen’ als volgt:
Voor productgroepen gezaagd hout, spaanplaat, vezelplaat, OSB, fineer, palen & balken, vlonders, bekisting, dakpannen en houten stammen werkt het als volgt:
• Vul bij ‘Land van herkomst’ - ‘Niet gespecificeerd’ in (zie afbeelding)
• Vul bij ‘Niet gespecificeerd’ het totale aantal/volume in, zodat de ‘Resterende hoeveelheid’
op 0 komt. U kunt dan door naar de volgende vraag.
Voor productgroepen multiplex, samengestelde producten, ander geprofileerd hout, deuren &
accessoires, kozijnen, vloeren, ander timmerwerk en overige werkt het als volgt:
• Vul bij ‘Land van verwerking’ bij de vraag ‘Niet gespecifieerd’ het totale aantal in.
• Vervolgens bij ‘Land van oogst’ moet u een ‘land toevoegen’ en dan “100%” invullen, zodat
‘Onbekend’(zie afbeeldingen hieronder) op 0% komt te staan.
Daarmee moet u doorkunnen naar de volgende vraag.
Ter info: De ovale knop ‘Land toevoegen’ biedt de mogelijkheid om nog een Land van Verwerking toe te voegen, waaronder u dan ook weer een Land van Oogst moet toevoegen.
Afsluiten
Wanneer u alle gegevens heeft ingevuld en de vragenlijst wilt indienen kunt u op < Ik ben klaar!>
drukken. De vragenlijst wordt dan ingediend, wijzigen is daarna niet meer mogelijk.
