Informatiesheet Gegevensuitwisseling DEF

De informatie loopt niet altijd tot een totaal 100% maar geven een indicatie voor de verdeling omtrent het specifieke onderwerp

pagina 1 van 2

Of meld je aan voor onze nieuwsbrief

LinkedIn Twitter @VGNbranch YouTube

De VGN is lid van het Informatieberaad Zorg Kijk op www.informatieberaadzorg.nl

Achtergrond

In de periode tot juni 2018 voert de VGN een verkenning uit op de thema’s ‘medicatieveiligheid’ en ‘uitwisseling van gezondheidsgegevens’. Daarmee brengen we in beeld de huidige stand van zaken, de ambities van de gehandicaptenzorg én we geven een aanzet hoe die ambities verwezenlijkt kunnen worden en welke ondersteuning VGN leden daarbij nodig hebben.

In deze informatiesheet geven we u een overzicht van de eerste bevindingen op het thema ‘Gegevensuitwisseling en -overdracht’.

De bevindingen worden in maart en april 2018 getoetst en verrijkt in een aantal workshops met professionals uit het veld.

Bereik van de vragenlijst

De gegevens zijn verzameld middels een vragenlijst, die is ingevuld door 69 personen van meer dan 50 organisaties binnen de gehandicaptensector. Driekwart van de respondenten zijn werkzaam als beleidsmedewerker, kwaliteitsfunctionaris, kwaliteitsmedewerker of manager.

Informatiesystemen in de gehandicaptensector

Iets minder dan driekwart van de informatiesystemen lijkt afkomstig te zijn van drie ICT-leveranciers. Wat opvalt is dat een deel van de respondenten aangeeft met een eigen maatwerk oplossing te werken.

Er werden 13 andere systemen genoemd die minder regulier lijken in de sector. De meest genoemde systemen komen overeen met een vergelijkbare inventarisatie uit 2015 door M&I-Partners.

Gegevensuitwisseling met andere informatiesystemen

Respondenten noemen verschillende informatiesystemen waarmee gegevens worden uitgewisseld. Het merendeel van de uitwisseling vindt plaats met informatiesystemen van ander zorgverleners. Het Elektronisch Voorschrijfsysteem en een systeem voor toedieningsregistratie worden ook genoemd. Daarnaast worden gegevens uitgewisseld met administratieve systemen van zorgkantoren, gemeenten, zorgverzekeraars, inkoopbureaus voor jeugdzorg, het CIZ en Justitie en Veiligheid. Respondenten maken gebruik van diverse mailsystemen, zoals e-mail, ZorgMail, EDIFACT en Secure mail. Onder de categorie ‘digitaal communicatieplatform’ vallen Zorgcirkel, ZorgDomein, Zorgring.

Overdracht verzenden naar andere zorgorganisaties

Het beeld dat de respondenten geven is dat er verschillende manieren zijn waarop gegevens worden overgedragen naar andere zorgorganisaties. De overdracht lijkt in de meeste gevallen via een digitaal formulier te gaan dat verstuurd wordt via (beveiligde) mail. Ook lijkt er een grote rol voor de cliënt of de persoonlijk begeleider te zijn in de overdracht doordat ze een papieren overzicht meekrijgen. De fax wordt ook aangegeven als manier om gegevens over te dragen.

Daarnaast geeft iets minder dan 12% aan dat gegevens van het EPD/ECD rechtstreeks wordt overgedragen naar het EPD/ECD van de ontvangende organisatie. In mindere mate wordt e-mail of post genoemd.

Overdracht ontvangen van andere zorgorganisaties

Bij het ontvangen van de overdracht zien we een vergelijkbaar beeld als bij het verzenden. Een opvallend verschil lijkt te zijn dat 11,6%

gegevens verstuurt vanuit het eigen ECD naar dat van de ontvanger, terwijl 23,5% gegevens rechtstreeks in het eigen ECD ontvangt van de verzender. Het beeld dat er twee keer zo vaak digitaal wordt

ontvangen dan verzonden behoeft nadere uitwerking.

10,3%

1,5%

4,4%

7,4%

19,1%

23,5%

29,4%

32,4%

51,5%

69,1%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Andere manieren Weet ik niet Via e-mail Op papier, vervolgens gescand en als

bijlage geladen in het EPD/ECD Digitaal, vervolgens uitprinten van informatie en overschrijven in dossier

Digitaal en informatie rechtstreeks geïmporteerd in EPD/ECD Digitaal, vervolgens uitprinten van informatie en overtypen in EPD/ECD

Op papier en vervolgens overgeschreven in het dossier

Op papier en vervolgens overgeschreven in het EPD/ECD Digitaal en het ontvangen formulier als

bijlage geladen in EPD/ECD 18,6%

2,9%

2,9%

4,3%

4,3%

7,1%

8,6%

10,0%

18,6%

25,7%

30,0%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Andere systemen Mextra van Symax PA-ECD van Prodware Healthcare Pluriform van Adapcare ResidentWeb van TTS Ysis van Gerimedica mijnCaress van PinkRoccade Eigen maatwerk oplossing ONS van Nedap Cura van Unit 4 Plancare van De Heer software

13,0%

7,2%

2,9%

2,9%

4,3%

7,2%

10,1%

11,6%

14,5%

24,6%

30,4%

62,3%

69,6%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Andere manieren Weet ik niet Toegang tot systeem verleend aan

andere organisatie Via Vecozo Mondelinge uitwisseling van gegevens Per post Per e-mail Vanuit EPD/ECD rechtstreeks in EPD/ECD van ontvangende organisatie

Via een digitaal formulier in een transfersysteem Op papier uitgewerkt en verstuurd via

fax

In EPD/ECD uitgewerkt, uitgeprint en meegegeven met cliënt Op papier uitgewerkt en meegegeven

aan cliënt of persoonlijk begeleider Via digitaal formulier en verstuurd via

(beveiligde) mail

2,8%

2,8%5,6% 12,7% 21,1%25,4%29,6%

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Toedien registratiesysteem Tandartsen informatiesysteemSysteem van GGZ Ziekenhuis informatiesysteem Apothekers informatiesysteem Elektronisch voorschrijfsysteemHuisarts informatiesysteem

1,8%

0,9%

2,6%

7,0%

17,4%

65,2%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Onbekend Overige systemen Digitaal communicatieplatformen Elektronische mail systemen Digitaal administratieve systemen Zorg informatiesystemen

De informatie loopt niet altijd tot een totaal 100% maar geven een indicatie voor de verdeling omtrent het specifieke onderwerp

pagina 2 van 2

Of meld je aan voor onze nieuwsbrief

LinkedIn Twitter @VGNbranch YouTube

De VGN is lid van het Informatieberaad Zorg Kijk op www.informatieberaadzorg.nl

Overdrachtsmomenten

De meest frequente overdracht lijkt plaats te vinden met de apotheek, externe dagbesteding en paramedici. Gevolgd door overdracht met de huisarts en het ziekenhuis. Vergeleken met zorgkantoren lijkt de frequentie van de overdracht met gemeenten wat vaker maandelijks te zijn en die met zorgkantoren vaker wekelijks. Het vermoeden is dat overdracht met gemeenten en zorgkantoren voornamelijk administratieve overdracht van gegevens betreft, en de overdracht met apotheek, dagbesteding, paramedici en huisartsen voornamelijk zorginhoudelijk.

Welke gegevens zijn relevant?

Het merendeel van de gegevenstypes die zijn meegenomen in de uitvraag zijn door meer dan 85% van de respondenten benoemd als relevant. In de workshops zal nader worden verkend wat het type gegevens is dat past binnen de overdracht. Verder zal worden toegewerkt naar een heldere prioritering, gebaseerd op de impact van de gegevenstypes en de frequentie van het aantal overdrachtsmomenten.

Essentiele gegevens die ontbreken

Respondenten geven verschillende gegevens aan die essentieel zijn maar nu nog ontbreken. Dit betreft gegevens omtrent de indicatie, juridische en/of wettelijke maatregelen, zorgverzekering, betrokken zorgaanbieders, schoolgegevens, overlijdens- en zorgverzekering, forensische gegevens of verblijfsgegevens. Verder worden gegevens omtrent agressie in het gezin, het recente functioneren in voorgaande omgeving, observatiegegevens van begeleiders, gegevens omtrent medische episodes, verwittiging gegevens en daaromtrent gedrag, verwijzingen van externe artsen, gegevens over het sociale netwerk, diagnostische gegevens uit het verleden, gegevens omtrent de jeugd en gegevens omtrent de financiering en financiële maatregelen genoemd als essentiële gegevens die nu nog ontbreken.

Knelpunten bij gegevensuitwisseling en -overdracht

Ondersteuning vanuit VGN

Van de respondenten gaf iets meer dan 22% aan dat richtlijnen en/of veldnormen moeten worden opgesteld op het gebied van gegevensuitwisseling en -overdracht. Daarnaast bestaat er behoefte aan standaardisatie, uniformiteit en interoperabiliteit. Tien procent van de respondenten gaf aan dat de VGN een bemiddelende en stimulerende rol moet innemen tussen de diverse partijen. Een even groot aantal respondenten heeft behoefte aan informatie over het veilig uitwisselen van gegevens in relatie tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

16,2%

57,0%

69,1%

73,5%

85,3%

86,8%

88,2%

89,7%

89,7%

91,2%

91,2%

91,2%

92,6%

92,6%

94,1%

95,6%

97,1%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Overige gegevens Medische gegevens uit medicatieoverzicht Gegevens over jeugdzorg Financieringsinformatie bij overdracht

binnen de keten Medische gegevens uit ECD/EPD/HIS Gegevens omtrent familiegeschiedenis Paramedische informatie van betrokken zorgverleners

Beschrijving wijze van benadering/bejegening Juridische gegevens zoals beschikkingen vanuit CIZ Gegevens aangaande geestelijke

gezondheid uit zorgplan Gegevens omtrent mobiliteit Gegevens omtrent psychologische

testen

Gegevens aangaande fysieke gezondheid uit zorgplan

Gegevens verstrekt door gedragsdeskundigen Gegevens omtrent persoonsbeeld

Indicatiegegevens Cliëntgegevens (NAW-gegevens)

15,4%

6,2%

29,2%

30,8%

41,5%

41,5%

47,7%

58,5%

69,2%

73,8%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Overige knelpunten Sterke focus op medische gegevens Niet op tijd ontvangen Onduidelijke overdracht Ontbreken van uniformiteit (o.a. in taal en gebruik overdrachtsformulier)

Overtypen van informatie Onvolledige informatie Kost veel tijd Veiligheid digitaal versturen Gebruik van verschillende systemen 18,2%

19,7%

20,3%

22,8%

25,8%

36,7%

37,3%

42,9%

14,5%

24,6%

18,6%

19,3%

22,6%

25,0%

18,6%

19,0%

7,3%

31,1%

39,0%

21,1%

22,6%

8,3%

16,9%

9,5%

60,0%

24,6%

22,0%

36,8%

29,0%

30,0%

27,1%

28,6%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Overdracht met medische laboratoria Overdracht met zorgkantoren Overdracht met de gemeente Overdracht met het ziekenhuis Overdracht met de huisarts Overdracht met paramedici (orthopedagoog, fysiotherapeut, etc.) Overdracht met externe dagbesteding Overdracht met de apotheek

Dagelijks Wekelijks Maandelijks Niet van toepassing