AUDIT COMMITTEE
Onderwerp Besluitpunten audit committee bijeenkomst 26 september 2018
Aan de leden van de raad
Telefoon 050 367 77 27 Bijlage(n) Ons kenmerk 7177704
Datum 09-10-2018 Uw brief van Uw kenmerk
Geachte raadsleden,
Het audit committee heeft op 26 september jl. vergaderd. Met deze brief informeren we u kort over de onderwerpen die daar zijn besproken. Het verslag van de bijeenkomst is zoals gebruikelijk naar de raadscommissie F&V gestuurd en zal op de lijst van ingekomen stukken worden geplaatst. Dit verslag is net als deze brief ook terug te vinden op het RIS in de map dossiers https://groningen.raadsinformatie.nl/modules/dossiers/view (onder audit committee).
Belangrijkste onderwerpen van de vergadering waren de bespreking van de evaluatie van het afgelopen jaar en de startnotitie voor het komende controlejaar.
Evaluatie dienstverlening PWC controlejaar 2017
De accountant heeft aan de hand van een presentatie een toelichting gegeven aan de leden van het AC. PWC is erg tevreden over hoe de samenwerking met de organisatie is verlopen en hoe deze is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Aandachtspunten zijn de three lines of defence en het streven om zaken in één keer goed te doen (het voorkomen van
herstelwerkzaamheden). Vanuit het audit committee wordt waardering uitgesproken voor de betere samenwerking tussen accountant en organisatie, daarmee komt ook het
vertrouwen terug over deze samenwerking. De accountant wijst erop dat de samenwerking met het audit committee ook goed is en in de nieuwe raadsperiode kan deze commissie echt een katalysator zijn van gewenste ontwikkelingen. Nieuwe leden van het audit committee zouden volgens PWC een training kunnen volgen om met meer diepgang de ontwikkelingen met kritische vragen te kunnen volgen. PWC heeft het aanbod gedaan om in de introductieperiode voor de nieuwe raadsleden ook een rol van betekenis te willen spelen.
Stand van zaken verbeterprogramma
De concerncontroller heeft het een en ander verteld over de stand van zaken van het verbeterprogramma waar op dit moment hard aan wordt gewerkt. Dat moet op termijn een strakkere sturing opleveren waarbij de accountant meer kan vertrouwen op de
controlewerkzaamheden die de gemeente zelf al heeft uitgevoerd. Het borgen van de verbeteringen die al zijn doorgevoerd is op dit moment erg belangrijk. Dan gaat het om
. . .
V o l g v e l 1
Onderwerp Besluitpunten audit committee bijeenkomst 26 september jl.
investeren in personeel, een betere ondersteuning van de directies, investeren in kwaliteit en het echt gaan hanteren van de strakkere regels.
Startnotitie controlejaar 2018
Ook hierin ligt het accent op meer controle aan de voorkant, een proces dat de komende jaren wordt voortgezet. De accountant heeft een risico-analyse gemaakt en gaat het komende jaar in ieder geval op acht concrete punten extra controleren. Dan gaat het bijvoorbeeld om de waardering van de grondexploitaties, de volledigheid van inkomende subsidies en de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Ook de herindeling krijgt de nodige aandacht. Er zullen drie jaarrekeningen opgeleverd worden, van Groningen, Haren en Ten Boer. PWC heeft hierover inmiddels contact met de accountant van Haren, BDO. De leden van het audit committee hebben desgevraagd enkele aandachtspunten meegegeven, de stijgende bouwkosten en in relatie daarmee de hoogte van kredietaanvragen bij
raadsvoorstellen. De accountant gaat kijken of ze hier aandacht aan kunnen besteden. Ook is er het verzoek vanuit het audit committee om de jaarrekening eerder op te leveren. In de toekomst zou dit mogelijk moeten zijn, voor de komende paar jaar is dit nog een stap te ver.
Evaluatie Duisenbergmethode en terugblik op proces behandeling gemeenterekening De evaluatie van de werkgroep Duisenberg is kort besproken, met als conclusie dat er een vervolg zou moeten komen maar dan wel met meer verdieping en verbetering.
De constatering ten aanzien van het proces behandeling jaarrekening is dat er flink wat tijdsdruk op het proces stond, dat kan mogelijk een verklaring zijn van de geringe opkomst van raadsleden bij de vragencarrousel en het inloopspreekuur van de accountant. Ook hiervoor geldt dat in de nieuwe raadsperiode bekeken moet worden hoe dit proces verder kan worden gestroomlijnd.
Mocht u vragen hebben naar aanleiding van deze brief, dan kunt u uiteraard altijd contact opnemen met voorzitter Inge Jongman of secretaris Peter Kommerij. Voor meer informatie verwijzen we u naar het verslag van deze AC-bijeenkomst.
Met vriendelijke groet, namens het audit committee,
Peter Kommerij, secretaris.
