RO’s vullen
gereedschapskist met nieuwe tools
Vakmanschap is meesterschap
RO Masterclass 23 en 24 november 2017
2 2
Op 23 en 24 november 2017 vond in het Apollohotel in Vinkeveen de RO Masterclass plaats. Het thema waar de sprekers vanuit diverse invalshoeken op inhaakten en waar de RO’s mee aan de slag gingen, was Vakmanschap. Na twee intensieve dagen durven wij te stellen dat ieders gereedschaps- kist weer goed is aangevuld.
De RO Masterclass is een jaarlijks terugkerend evenement dat in samenwerking met KPMG wordt georganiseerd. De eerste RO Masterclass negen jaar terug bleek een schot in de roos. Er waren al evenementen specifiek voor RA’s, RC’s en RE’s, maar nog niet voor RO’s.
Annemiek van Raalten, eventmanager bij IIA Nederland:
“Negen jaar terug begonnen we de RO Masterclass met 33
deelnemers, nu staan we op 70 deelnemers. Volgend jaar bestaat de RO Masterclass 10 jaar en hopen we tijdens die jubileumeditie een recordaantal deelnemers te mogen verwelkomen.”
Tools maken de vakman
Pamela de Maaijer, senior manager bij KPMG Advisory Services, is dagvoorzitter tijdens de RO Masterclass 2017. “Mijn vader was timmerman en zei altijd ‘tools maken de vakman”. Dat bracht mij tot de vraag: “Welke tools hebben jullie nodig om een vakman te kunnen zijn?” Deze eerste dag richten we ons vooral het beter
“ Mijn vader was timmerman en zei altijd ‘tools maken de vakman’.”
Pamela de Maaijer
leren kennen van jezelf. Dag twee gaat in op innovatie: agile
auditen en gamification. Ik weet zeker dat we onze gereedschaps- kist mooi kunnen vullen na deze twee dagen.”
Eén manier van doen en denken is niet meer effectief
Amba Zeggen, wiskundige en actuaris bij AAG, ging met de 70 RO’s aan de slag om erachter te komen wat voor risicotype ze zijn, bijvoorbeeld Composed, Adventurous of misschien meer Carefree?
“Ik zie met weke challenges auditteams te maken hebben. Lees bijvoorbeeld maar eens het IIA rapport Risk in Focus. Eén manier van denken en doen is niet meer effectief. Wees je bewust van je
eigen beoordelingsvermogen en je persoonlijke drijfveren. Die maken welke risico’s je belangrijk vindt, hoe je reageert op dingen en hoe je omgaat met onzekerheden en procedures.”
Beïnvloeden in plaats van misleiden
In deel 2 van deze risk type masterclass werd gevraagd welk risicoprofiel men lastig vindt om te overtuigen. Een tip van Amba:
“Erken wat er speelt; wees empathisch. En dat is iets anders, dan het ermee eens zijn.” Reacties die het gesprek open houden zijn bijvoorbeeld: ‘dat is een terechte opmerking, tegelijkertijd…’
of ‘dat heb ik mezelf ook afgevraagd. Juist daarom…’.
Amba Zeggen
4 4
Amba benadrukt dat beïnvloeden niet hetzelfde is als manipuleren of misleiden. “Overtuigen houdt in dat je iemand mee krijgt in wat je wilt met júiste informatie. Je verandert dus niet de boodschap, maar wel hoe je die brengt.”
Een ander handvat dat ze internal auditors aanreikt, is de principes van Cialdini toe te passen, zoals wederkerigheid, social proof of autoriteit. Vragen hoe je iemand kunt helpen, laten zie dat iets op een andere afdeling goed heeft gewerkt of aangeven dat je ruime ervaring met een vraagstuk hebt.
Weerstand versus sabotage
Na een goed verzorgde lunch is het woord aan Dion Kotteman, zelfstandig adviseur, voormalig Rijks CIO en algemeen directeur van de Rijksauditdienst. Hij behandelt in zijn masterclass de menselijke factor in projecten. Soms gaan projecten namelijk volledig volgens het boekje, en toch slagen projecten niet altijd.
Dat ligt dan aan dieperliggende oorzaken, zoals onbekwaamheid, weerstand of zelfs sabotage. “Weerstand is passief is, sabotage vergt actie. Er is ook onbekwaamheid als oorzaak, maar dat is geen sabotage. Projectsabotage komt veel voor, het is een onderschatte factor.”
De deelnemers gingen met elkaar in gesprek over de vraag:
‘Heeft iemand weleens een project gehad dat werd gesaboteerd?
Dion Kotteman
“ Kijk naar belangen, follow the money en
haal de echte argumenten naar boven.”
Wat gebeurde er? Wat deed de auditor?’ Dion sluit op basis van de input uit de zaal af met wat je als internal auditor kunt doen. “Kijk naar belangen, follow the money en haal de echte argumenten naar boven.”
Broodje kebab is pas echt fout!
Na een intensieve dag is de groep aardig stil geworden. Niet voor lang. Bij de omdenkclinic wordt iedereen weer opgezweept. Eerst wordt geoefend met alleen ‘ja’ te antwoorden; ongeacht de vraag.
Wie twijfelt, ja-maar of nee zegt is af. Dan wordt er gevraagd een écht fout antwoord te geven op de vraag: ‘wat is de hoofdstad van
Frankrijk’. Antwoorden die volgen zijn Londen, Brussel, Amster- dam. Dit zijn geen échte foute antwoorden, legt de omdenkmaster uit. Dat zou broodje kebab zijn geweest. Waarmee hij benadrukt dat we allemaal binnen een bepaald kader blijven denken.
Vervolgens gaat de zaal in kleinere groepjes aan de slag met vijf waargebeurde omdenkcases, zoals: hoe los je het probleem op van een tekort aan taxichauffeurs die de weg in Londen weten?
De kunst is om het probleem te accepteren en van daaruit aan een oplossing te werken. Startende chauffeurs weten de weg niet.
Het is zoals het is. Maar de meeste klanten weten wél hoe ze naar hun bestemming moeten komen en kunnen de weg wijzen.
Dát is omdenken.
6 6
Innovatieve audittechnieken
Huck Chuah Rocco Emmaneel
Gedurende de tweede dag ligt de focus op innovatieve manieren om met het internal audit vakgebied om te gaan. Zo gaan Huck Chuah, director bij KPMG Risk Consulting, en Rocco Emmaneel, registeraccountant en black belt, in op agile auditen. Niet te ver- warren met het auditen van agile. Al snel geven ze hun eerste tip prijs: zet mensen bij elkaar en communiceer face to face.
Een tool binnen agile die hierbij aansluit is de daily standup.
Dagelijks in maximaal 15 minuten met elkaar nagaan: wat hebben gedaan, wat gaan we nog doen en wat heb ik daarbij nodig. Een bruikbare werkwijze waar iedereen al direct mee zou kunnen starten. Een RO uit de zaal merkt op dat morgen beginnen met agile helemaal niet zo verstandig is. Het gaat om de mindset en niet om de tooling. Huck en Rocco beamen dit. “Altijd eerst na- gaan waar het probleem zit en zorgen dat je de uitdaging en het doel scherp hebt. Meten is weten! Zonder dat - en een gemoti- veerd team - hoef je niet eens aan het agile huis te beginnen.”
Waar het volgens de twee sprekers om gaat is dat je als vakman blijft kijken naar je eigen auditproces en je blijft afvragen wat beter kan. “Want uiteindelijk wil iedereen een trusted advisor worden.”
Koudwatervrees al snel geen issue meer
In haar lezing deelt Wencke Verhoeff haar ervaringen met agile bij
Aegon en ze sluit direct aan op de voorgaande discussie: “Agile is geen doel op zich. Het gaat erom dat het meerwaarde oplevert voor je klant.” Volgens haar zit de succesfactor in teamcultuur en het krijgen van rolvolwassenheid. Haar tip aan de internal auditors:
realtime bij het proces aansluiten en niet pas drie maanden later erop terugkomen anders zijn mensen alweer verder met andere zaken.
Wencke geeft aan dat ook binnen haar team eerst wat koudwater- vrees heerste, maar dit was al snel geen issue meer. “Wij kwamen om te helpen bij het waarde leveren aan de klant. Uiteindelijk
opende het juist deuren en werd ons gevraagd ook eens bij andere afdelingen mee te kijken.”
Het tweede deel van de ochtend mochten de RO’s in groepen nadenken over een fictieve case. Het is 2025 en de RO studie wordt afgeschaft. Hoe kunnen wij ervoor zorgen dat de RO studie blijft?
De diverse pitches lieten creatieve oplossingen horen, waaronder het samensmelten van diverse functies, zoals RA en RO om zo- doende insight generator te worden. De oplossing die het meeste applaus genereerde was die waarbij het probleem werd geaccep- teerd: RO is dood. Zij stelden onder andere Agile opleiden voor:
wat speelt er nu en wie biedt opleiding hierin aan.
RO studie wordt afgeschaft
8
Mark van Twist, decaan en bestuurder van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur, voegt als laatste spreker van deze twee- daagse RO Masterclass wat sjeu toe aan het vakgebied van de internal auditor.
Hij doet zogezegd onderzoek naar de meer exotische kanten van het vak. “De manier waarop een keuze wordt gepresenteerd bepaalt deels het antwoord: ben je vegetarisch of carnivoor.
Drie keer raden welk antwoord men geneigd was te geven.
Het ontwerp verleidt ook tot gedrag. Neem de vlieg in een urinoir, daardoor werd er wél in de bak geplast in plaats van ernaast.
Kortom, kleine nudges die ons verleiden tot ander gedrag.
Bij gamification gaat het niet om spelletjes maken of spelen.
Het gaat er om dat je nadenkt over de onderliggende ontwerp- principes, framing, storylines en hoe het je kan verder helpen binnen je vakgebied.”
Mark van Twist