1
Gespreksnotitie
Regioambassadeurs en regionale samenwerking Gooi en Vechtstreek
Aan : Gemeenteraden Gooi en Vechtstreek en Eemnes Van : Werkgroep Regioambassadeurs
Datum : 9 september 2016
Geachte raadsleden,
Begin 2015 is in alle gemeenteraden van de Gooi en Vechtstreek een (gelijkluidend) voorstel aangenomen tot instelling van een ‘Werkgroep ambassadeurs raadsleden G&V’ (in de praktijk regioambassadeurs genoemd). Deze werkgroep, met daarin elk twee leden namens iedere
gemeenteraad, is begin 2016 door alle raden gecontinueerd. Ook de gemeenteraad van Eemnes is aangesloten bij de werkgroep en heeft twee leden afgevaardigd. De werkgroep van regioambassadeurs heeft namens de raden drie taken: signaleren van relevante ontwikkelingen in de regionale
samenwerking, afstemmen met de eigen raad en tussen raden t.b.v. een goede regionale samenwerking en het begeleiden van de portefeuillehouders bij de samenwerking vanuit het
perspectief van de raden. De werkgroep heeft dus een procesmatige en duidelijk geen inhoudelijke rol.
Die laatste rol is aan de raden.
Uit diverse gesprekken en bijeenkomsten in de afgelopen periode mogen wij concluderen dat de ambassadeurs in het algemeen hun raden voldoende signalen gegeven over relevante ontwikkelingen over de regionale samenwerking en daarmee een rol hebben gespeeld in het verbeteren van de regionale samenwerking en het creëren van meer bewustwording in de raden over het belang van die samenwerking. In een aantal gevallen heeft dit geleid tot betere afstemming met de eigen
gemeenteraad en tussen de andere gemeenteraden in de Gooi en Vechtstreek. Het proces dat is ingezet om te komen tot de RSA heeft de portefeuillehouders geholpen om op een meer open en transparante wijze te communiceren met hun raden en heeft mede geleid tot de programmering van de regiopodia als ontmoetings- en afstemmingspodia in de samenwerking.
In reactie op enkele van deze observaties en uitkomsten hebben de regioambassadeurs al wel enkele verbeterpunten besproken met de portefeuillehouders, vooral in het perspectief van de uitvoering van de RSA:
1. Stroomlijning, te beginnen bij het verschaffen van inzicht en overzicht.
a. Duidelijkheid over wie doet wat en wordt wanneer waarbij betrokken b. Heldere fasering in uitwerking per programma (-onderdeel) van de RSA c. Eenduidigheid in de informatie en de inhoud en de vorm van raadsvoorstellen 2. Focus aanbrengen: Wat geven we voorrang en wat willen we hiermee precies bereiken;
3. Communicatie naar raden structureel en eenduidig voor (behoud) draagvlak.
Deze punten worden momenteel opgepakt, zoals ook blijkt uit een notitie van Rein Schurink, directeur a.i. van de Regio, waarin hij een viertal aanbevelingen doet over de regionale samenwerking in relatie
2
tot de raden. Deze notitie is geschreven in opdracht van het Algemeen Bestuur van de Regio. De aanbevelingen zijn:
1. Versterk de communicatie vanuit de Regio naar de gemeenteraden in kwantiteit en kwaliteit zodat de raden niet afhankelijk zijn van de bereidwilligheid van de portefeuillehouder om informatie te geven;
2. Wees de portefeuillehouders behulpzaam bij het informeren van hun gemeenteraden, om een zoveel mogelijk gelijk niveau van informatie bij de gemeenteraden van de samenwerkende gemeenten te borgen;
3. Hanteer een vaste en herkenbare procedure voor het betrekken van de raad(sleden) bij de voorbereiding van beleidsbesluiten. Doe dat aan de voorkant van het proces aan de hand van een bestuursopdracht en verzamel visies, aandachtspunten en lokale wensen om die bij de voorbereiding te betrekken. Vraag om besluitvorming door een gezamenlijk ontwerp-voorstel aan de colleges voor te leggen. Las tussenstappen in bij grote projecten, b.v. raadpleging over een voorlopig product.
4. Ga door met de collectieve activiteiten voor raadsleden, zoals de regiopodia en realiseer een webforum voor de raadsleden in de regio met een chatfunctie.
Op 31 augustus jl. hebben afgevaardigden van de werkgroep ook met verschillende griffiers uit de regio gesproken over hun visie op en bevindingen bij de werkgroep en de regioambassadeurs. Enkele
opmerkingen en aandachtspunten die over tafel zijn gekomen:
Het komt beter op de agenda. De ambassadeurs jagen ook de discussie aan, ze hebben de informatiepositie van raden weten te verbeteren, evenals het beeld over de regio.
De totstandkoming van de RSA is een complex proces geweest dat ideeën heeft opgeleverd, maar waar de begroting nog niet op aansluit. Uiteindelijk is de vertaling naar het financiële een taak van de colleges en de portefeuillehouders.
De regio komt meer en vaker onder de aandacht van de raad, ze hebben echt een
aanjaagfunctie. Het effect “kom uit het gemeentehuis en ga naar de regio” is wel nog wat beperkt. Het is mijn indruk dat de meerwaarde van de regionale samenwerking nog onvoldoende wordt ervaren.
De ambassadeurs zijn voor regionale aangelegenheden ‘toegankelijker’ dan de
portefeuillehouders. Wanneer de ambassadeurs stoppen met hun opdracht leidt dat mogelijk tot minder aandacht voor de regionale samenwerking.
Doe een concreet voorstel n.a.v. de evaluatienotitie. Ik vind de rol van de ambassadeurs erg positief en deze zou je moeten behouden, ook in het licht van de bestuurskrachtmeting.
De regioambassadeurs zouden veel meer de rol kunnen oppakken van ‘luis in de pels’, door steeds weer de vraag te stellen hoe de portefeuillehouders vorderen met het bedenken, uitvoeren en realiseren van de RSA.
Ik zie nog weleens een worsteling in de positie van ambassadeurs t.o.v. portefeuillehouders, overigens zien we die worsteling bij portefeuillehouders eveneens.
De betrokkenheid van raden is waarschijnlijk wel iets groter geworden. Regionale aangelegenheden staan frequenter op de agenda.
Het is winst als informatie meer eenduidig wordt gedeeld, maar raadsleden moeten niet op de stoel van de portefeuillehouder willen zitten.
Ik kan me voorstellen dat het instituut van ambassadeurs nuttig is en goed werkt, maar het staat te ver van mij af om te kunnen beoordelen of het door moet gaan of stoppen.
3
Je zou het ‘instituut’ regioambassadeurs in stand kunnen houden, maar de functie van regioambassadeur bijvoorbeeld om de twee jaar in de raad laten rouleren (voorkomen dat de regio ‘van een raadslid is’ dan wel verbreden ervaring ermee)
Wat je ook doet, de behoefte aan verbinding van de eigen raad met de regio blijft, er blijft een (informeel) vliegwiel/aanjager van aandacht voor de regio in de raad nodig (als je rouleert is twee jaar ‘in functie’ wel nodig, er is enige tijd nodig om de regio te begrijpen)
Wat nog te weinig aandacht krijgt is de invulling van de horizontale afstemming tussen raden.
De Werkgroep Regioambassadeurs wil graag van u, als raad, weten of u bovenstaande observaties en aanbevelingen herkent. Wat zijn uw observaties en aanbevelingen? Bent u van mening dat de raden voldoende betrokken zijn bij de regionale samenwerking? Hoe zou dat kunnen verbeteren?
Doel van deze bespreking in de raden is o.a. om te komen tot aanbevelingen aan de raden over het eventueel voortzetten van de rol van de regioambassadeurs. Het bespreken van die aanbeveling staat gepland voor het Regio Podium dat op 11 november a.s. wordt gehouden.
