• •
gemeente WOERDEN
Aan:
De BOR-bestuurder
de heer dr. W. Goedmakers Postbus 45
3440 AA WOERDEN
Oudewater, 2 mei 2013,
Geachte heer Goedmakers,
De adviesaanvraag van 3 april 2013 met betrekking tot de voorgenomen samenwerking tussen de gemeenten Oudewater en Woerden hebben wij in goede orde ontvangen. In de adviesaanvraag wordt de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) gemeenten Oudewater en Woerden advies gevraagd over het voorgenomen besluit om de ambtelijke samenwerking middels een
dienstverleningsovereenkomst vorm te geven. In dit advies zal worden ingegaan op deze aanvraag.
Tevens willen wij van deze gelegenheid gebruikmaken om (op voorhand) enkele belangrijke
aandachtspunten mee te geven in de aanloop van de voorgenomen ambtelijke samenwerking die de komende maanden steeds meer gestalte zal krijgen.
Algemene lijn BOR
Vooropgesteld vindt de BOR het nuttig dat serieus naar mogelijkheden wordt gezocht om te komen tot een intergemeentelijke samenwerking tussen de gemeenten Oudewater en Woerden en dat na een (lange) periode van praten ook naar een gemeenschappelijk resultaat wordt toegewerkt. Op macro- en microniveau vinden er ontwikkelingen plaats die intergemeentelijke samenwerking(en) wenselijk, zo niet noodzakelijk, maken. De adviesaanvraag heeft alleen betrekking op de
voorgenomen ambtelijke samenwerking en we beseffen dat het primaat voor een gemeentelijke samenwerking/herindeling bij de politiek ligt. Toch wensen we in dit advies te laten weten dat de BOR niet zonder meer afwijzend staat ten opzichte van een gemeentelijke herindeling. Door een herindeling kan efficiënter worden omgegaan met kosten/uren en dat kan leiden tot directe
besparingen. Daarnaast worden onduidelijkheden voor de organisatie op het gebied van aansturing en opdrachtgever/opdrachtnemerschap vermeden. Hoewel een gemeentelijke herindeling nooit een serieuze optie is geweest en thans een gepasseerd station lijkt, is de BOR van mening dat het niet- onderzoeken van deze optie een gemiste kans is. In dit advies zullen wij ons verder beperken tot advisering over de voorliggende adviesaanvraag met betrekking tot de voorgenomen ambtelijke samenwerking.
Juridische constructie en organisatorische indeling
In de adviesaanvraag en het voorstel aan de colleges van 21 maart 2013 (op basis waarvan de colleges van de gemeenten Woerden en Oudewater d.d. 26 maart 2013 een voorgenomen besluit hebben genomen) wordt aangegeven dat in principe twee samenwerkingsmodellen zijn afgewogen.
De twee samenwerkingsmodellen zijn: een samenwerking op basis van een gemeenschappelijke regeling (publiekrechtelijke constructie) en een samenwerking op basis van één of meer
1/4
dienstverleningsovereenkomsten (privaatrechtelijke constructie). Het laatstgenoemde
samenwerkingsmodel heeft de voorkeur van de beide colleges. De motivering om te kiezen voor een privaatrechtelijke constructie waarbij de samenwerking door middel van
dienstverleningsovereenkomsten zal plaatsvinden, is wat ons betreft mager, te meer omdat slechts één alternatief wordt afgewogen. Bovendien is de motivering om de optie 'gemeenschappelijke regeling' als juridisch vehikel af te wijzen, niet correct. Het is o.i. namelijk onjuist dat wanneer gebruik wordt gemaakt van een gemeenschappelijke regeling per definitie een nieuwe bestuursentiteit in het
leven moet worden geroepen. In het voorstel wordt de intergemeentelijke samenwerking tussen de gemeenten Aalsmeer en Amstelveen aangehaald als voorbeeld van een samenwerking door middel van een dienstverleningsovereenkomst. Navraag leert dat bij deze samenwerking juist gebruik wordt gemaakt van een gemeenschappelijke regeling (en niet van een dienstverleningsovereenkomst als juridisch vehikel) waar de zgn. centrumgemeente op basis van mandatering bevoegdheden krijgt van de deelnemende (gast)gemeente, zonder dat hierbij een nieuwe bestuursentiteit in het leven is geroepen. Evenwel is de BOR van mening dat de juridische constructie op basis waarvan de samenwerking zal plaatsvinden van ondergeschikt belang is aan de wijze waarop de samenwerking organisatorisch en inhoudelijk vorm zal krijgen. In de adviesaanvraag gaat het voornamelijk om de juridische constructie op basis waarvan de intergemeentelijke samenwerking gestalte moet krijgen.
Wij missen hierin de afweging en een duidelijke keuze met betrekking tot de wijze waarop de samenwerking organisatorisch zal worden ingericht. Uit het collegevoorstel blijkt dat de
organisatorische indeling nog nader moet worden uitgewerkt, dat in ieder geval niet wordt gekozen voor de modellen 'shared service-center' en 'netwerkconcept', maar dat lijkt te worden gekoerst op het model 'centrumgemeente'. Graag vernemen wij expliciet op welk organisatorisch model wordt gekoerst.
Personele consequenties
In het voorgenomen besluit is gekozen om geen nieuwe bestuurlijke entiteit op te richten, maar een samenwerking waarin de ambtelijke organisatie van de gemeente Woerden diensten zal verrichten voor de gemeente Oudewater. De ambtenaren uit de gemeente Oudewater zullen daarbij worden 'ondergebracht' in de organisatie van de gemeente Woerden. De voorbereiding en totstandkoming van deze voorgenomen samenwerking zal een omvangrijke operatie zijn. Het is daarom van belang om te onderkennen dat deze inpassing flinke personele consequenties zal hebben. Met name de ambtenaren van de gemeente Oudewater zullen gevolgen ondervinden, aangezien zij (veelal ook fysiek) in een nieuwe organisatie, in een nieuw team, in een nieuw gebouw zullen worden geplaatst.
Tevens zullen voor deze ambtenaren werkinhoudelijk ook zaken veranderen omdat veel van hen in hun huidige functie op meerdere beleidsterreinen tegelijk werkzaam zijn en deze taken binnen de (huidige) organisatie van de gemeente Woerden in verschillende teams en soms zelfs in
verschillende afdelingen zijn ondergebracht. Dit betekent dat deze ambtenaren waarschijnlijk een keuze zullen moeten maken voor een specifiek onderdeel in hun huidige takenpakket.
Advies BOR:
• De BOR gaat er van uit dat alle huidige medewerkers van beide organisaties een baangarantie zullen hebben. De BOR vertrouwt erop dat de BOR-bestuurder dit principe deelt en over de borging van dit principe in gesprek gaat met de GO's van de gemeenten Oudewater en Woerden.
• De BOR adviseert om een zorgvuldige en rechtvaardige plaatsingsprocedure in te richten/ te doorlopen (waarin ook het GO een rol krijgt en een Sociaal Plan wordt gemaakt en
nageleefd), waarbij de betreffende medewerkers vroegtijdig (in werkteams/werkgroepen) worden betrokken en tevens de vrijheid wordt geboden om te kiezen binnen welk
beleidsterrein van hun huidige takenpakket ze zouden willen worden ingezet.
• Enkele functies, zoals burgerservicezaken en bestuurssecretariaat, blijven waarschijnlijk fysiek in de gemeente Oudewater. De BOR adviseert om bij het vormen van de nieuwe ambtelijke samenwerking aandacht te besteden aan het vormen van een 'brug' tussen de ambtenaren die op de locatie in Oudewater blijven werken en de ambtenaren die op de locatie Woerden werken. Dit om onderling kennis uit te wisselen, maar ook om de binding tussen beide locaties tot stand te brengen en zo te zorgen dat alle medewerkers de beleving hebben onderdeel uit te maken van één organisatie.
• De BOR ziet in de gekozen samenwerkingsvorm het risico van onderschatting van de consequenties voor de Woerdense organisatie/medewerkers. Voor de ambtenaren van de gemeente Woerden blijft de voorgenomen samenwerking namelijk eveneens niet zonder
2/4
gevolgen, aangezien aan veel teams extra collega's zullen worden toegevoegd en uitbreiding van hun 'werkveld' zal plaatsvinden. De BOR adviseert daarom eveneens het vroegtijdig betrekken en 'meenemen' van de Woerdense ambtenaren, waarbij ook zij een rol zullen krijgen in de werkteams/werkgroepen.
• De BOR adviseert om (blijvende) aandacht te hebben voor de cultuurverschillen tussen de beide organisaties. Van belang is dat evenwichtige teams worden gevormd, waarin de lokale kennis niet verloren zal gaan en een juiste verdeling tussen het aantal arbeidsplaatsen en het onderhanden/te verrichten werk is aangebracht.
Wijziging organisatiestructuur gemeente Woerden
De gemeente Woerden is voornemens om de huidige organisatiestructuur te wijzigen. Er is daartoe reeds een adviesaanvraag ingediend bij de Ondernemingsraad van de gemeente Woerden.
De wijziging van de organisatiestructuur heeft (op dit moment) vooral betrekking op het (hogere) managementniveau. Het voornemen bestaat om per 1 juli 2013 de functie van afdelingsmanager te laten vervallen. De afdelingsstructuur komt te vervallen en wordt vervangen voor een teamstructuur, waarbij aansturing zal plaatsvinden door een teammanager. Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en drie managementleden. Daarnaast worden één of meerdere
programmamanagers aangesteld. De huidige afdelingsmanagers kunnen reflecteren op de functie van managementlid, programmamanager of 'nieuwe' teammanager. Deze organisatiewijziging van de gemeente Woerden heeft gevolgen voor de uitwerking van de voorgenomen ambtelijke
samenwerking tussen de gemeenten Oudewater en Woerden. Wij hebben begrepen dat de gemeentesecretaris van Oudewater is benaderd om zijn visie te geven op de voorgenomen
organisatiewijziging van de gemeente Woerden. Hoewel dit een goede zaak is, vragen wij aandacht voor de belangen van de huidige managers van de gemeente Oudewater. Wanneer de
voorgenomen samenwerking beslag krijgt, zijn alle managementfuncties binnen de gemeente Woerden reeds opnieuw ingevuld. De kans voor deze managers om, nadat de samenwerking tussen de beide gemeenten haar beslag heeft gekregen, een soortgelijke functie te bekleden, wordt door de voorgenomen structuurwijziging in Woerden kleiner.
Advies BOR:
• De BOR adviseert om deze medewerkers bij de totstandkoming van de aanpassing van de organisatiestructuur in Woerden te (blijven) informeren. Tevens adviseren wij om bij de totstandkoming van de voorgenomen organisatiewijziging van de gemeente Woerden het voornemen om tot ambtelijke samenwerking met de gemeente Oudewater nadrukkelijk te betrekken, zodat gevolgen/plannen over en weer in beeld worden gebracht, worden afgestemd en kunnen worden gecommuniceerd.
Samenwerking tussen BOR-bestuurder/ stuurgroep en de BOR:
Wij waarderen de wens van de colleges van Oudewater en Woerden en van de BOR-bestuurder om op een transparante wijze te communiceren en waar mogelijk de BOR vroegtijdig mee te nemen in de overwegingen/besluitvorming, met behoud van de eigen rollen/verantwoordelijkheden. Wij benadrukken op dit punt ook het belang van blijvende communicatie (met betrekking tot de
voortgang) met het personeel van de beide organisaties. Waar wij signalen zullen opvangen, zullen wij deze uiteraard delen. In de nabije toekomst zal de BOR (wanneer het proces met betrekking tot de samenvoeging van de beide ambtelijke organisaties vordert) meer in detail adviseren over het proces van samenvoeging en de nieuw te vormen/te herinrichten organisatie. De BOR neemt het aanbod van de BOR-bestuurder aan om hierover in gesprek te gaan. Tevens willen we meedelen dat we op korte termijn een concept-convenant zullen voorleggen waarin een aantal afspraken wordt gemaakt met betrekking tot de samenwerking tussen de BOR en de BOR-bestuurder (bijv. het aantal keren dat wordt vergaderd, budgetruimte en de inzet van ambtelijke uren).
Conclusie
De Bijzondere Ondernemingsraad adviseert u bijzondere aandacht te geven aan de personele consequenties van de samenvoeging en de gevolgen die de wijziging van de organisatiestructuur in Woerden heeft voor met name het MT in Oudewater. Wij vinden het van groot belang dat er een goede en blijvende communicatie is met het personeel van beide organisaties. De Bijzondere Ondernemingsraad vindt dat de juridische vorm van de samenvoeging ondergeschikt is aan de uitwerking van de samenvoeging en heeft daarom geen bezwaar tegen de vorm van
dienstverleningsovereenkomst. Indien de BOR-bestuurder bovenstaande adviezen overneemt, ziet
3/4
de BOR de samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de gemeenten Oudewater en Woerden met vertrouwen tegemoet.
We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
De/Bijzondere Ondernemingsraad van de gemeenten Oudewater en Woerden,
I
4/4
