Addendum 1 VOORSCHRIFTEN VOOR PERSONEEL VAN EXTERNE FIRMA S WERKZAAM ALS CONTRACTANT OP HET DOMEIN VAN JRC- GEEL

EUROPEAN COMMISSION

DIRECTORATE-GENERAL JOINT RESEARCH CENTRE Directorate R – Resources (Geel)

Addendum 1

VOORSCHRIFTEN VOOR PERSONEEL VAN EXTERNE FIRMA’S WERKZAAM ALS CONTRACTANT OP HET DOMEIN VAN

JRC- GEEL

ARTIKEL 1: Doel

In dit document worden de verplichtingen beschreven van het personeel van externe firma's die werken op het domein van JRC-Geel in uitvoering van een contract. Het betreft een aanvulling op de algemene bepalingen en voorwaarden die van toepassing zijn op contracten van de Europese Commissie.

Deze voorschriften kunnen worden aangevuld door bijzondere maatregelen die bijkomend van toepassing zijn op werkzaamheden in gecontroleerde zones.

ARTIKEL 2: Toepassingsgebied

Dit document is van toepassing op alle personen die werken op het domein van JRC-Geel, zij het zelfstandigen of personeel van een Contractant, ongeacht de nationaliteit.

ARTIKEL 3: Definities

In het kader van deze bepalingen wordt begrepen onder:

 Gecontroleerde zones: zones waartoe de toegang beperkt is en die onderhevig zijn aan specifieke voorschriften voor de bescherming tegen het gevaar van ioniserende stralingen.

 Vuurvergunning: Schriftelijke toelating voor de uitvoering van werkzaamheden waarbij er verhoogd brandgevaar bestaat.

 HPS: Health Physics Service (Dienst Fysische Controle) die instaat voor de toepassing van de Belgische wetgeving als Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op de Werkvloer.

 LSO: Local Security Officer, medewerker van JRC-Geel o.a. belast met het beheer van de toegang tot de site.

ARTIKEL 4: Toegang toe en verlaten van het domein van JRC-Geel

4.1 Aanvraag tot toegang

a) Tenminste 10 werkdagen vóór de aanvang van de werkzaamheden moet elke Contractant een lijst opstellen van het personeel¹, inclusief leidinggevenden, die op het domein van JRC-Geel tewerkgesteld zullen worden. Deze lijst moet ter goedkeuring naar de LSO gestuurd worden en volgende gegevens bevatten²:

 naam en voornaam

 geboorteplaats en –datum

 nationaliteit

 nummer, datum en plaats van uitgifte van de identiteitskaart of paspoort

 functie in de onderneming

b) Het kan gebeuren dat een bepaald personeelslid wordt geweigerd. De Aanbestedende Overheid is niet verplicht dergelijke weigering of vraag te rechtvaardigen. Er kan als gevolg van dergelijke beslissing geen vordering tot schadevergoeding ten laste van de

1Voor werknemers met een andere nationaliteit dan van de EU, moet twee maanden van tevoren toestemming aangevraagd worden.

2Conform de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van naam en persoonsgegevens (8 december 1992 B.S.

18.03.1993, delen wij u mede dat een aantal van deze gegevens gedurende een periode van 30 jaar bewaard worden in onze databank. Het JRC-Geel is de houder van deze databank. De gegevens zullen niet verstrekt worden voor “direct marketing”. Op schriftelijk verzoek kan ieder betrokkene een overzicht krijgen van de over hem opgeslagen persoonsgegevens en deze indien nodig laten corrigeren. Werkgevers worden verzocht hun personeel hiervan in te lichten.

Ref. Ares(2017)2677882 - 29/05/2017 Ref. Ares(2021)3627091 - 02/06/2021

Aanbestedende Overheid ingediend worden. Ook kan de Aanbestedende Overheid voor personeelsleden een bewijs van goed gedrag en zeden aan de Contractant vragen.

4.2 Toegang tot het domein van JRC-Geel

a) Ieder extern personeelslid dat gaat werken op het domein van JRC-Geel, moet zich elke dag bij het binnenkomen en bij het verlaten van het domein aanmelden bij het bewakingspersoneel aan de hoofdingang. Er zal in dit kader een badge overhandigd worden. Zolang de persoon op het domein is, moet deze badge voortdurend en op een zichtbare plaats gedragen worden.

b) De normale werktijd bij JRC-Geel is vastgesteld van maandag tot vrijdag van 7u30 tot 17u30. Buiten deze werkuren is aanwezigheid op het domein, en in het bijzonder in gebouwen waar anderen werkzaam zijn (laboratoria of kantoren) als regel niet toegestaan.

c) Buiten de normale werktijd kan, bij wijze van uitzondering, toegang verleend worden door de bevoegde dienst van de Aanbestedende Overheid. De Aanbestedende Overheid behoudt zich het exclusief recht voor het besluit te nemen deze uitzondering al dan niet toe te staan.

ARTIKEL 5: Algemene bepalingen van toepassing op het domein van JRC-Geel

De Contractant is verplicht zijn personeel in kennis te stellen van de algemene en bijzondere voorwaarden die van kracht zijn op het domein van JRC-Geel, deze stipt na te leven en zich te onthouden van enige handeling die in strijd is met de orde en goed gedrag op het domein.

Naast de algemene regels betreffende de veiligheid en de gezondheid op het werk moet de Contractant zich ertoe verbinden haar personeelsleden te gelasten de volgende voorschriften in acht te nemen:

a) Fotografische apparatuur

Het is verboden op het domein van JRC-Geel enige foto- of filmapparatuur binnen te brengen zonder de expliciete toestemming van de Aanbestedende Overheid. In geval van overtreding heeft de Aanbestedende Overheid het recht alle opnames te vernietigen of de drager in beslag te nemen.

b) Controles en inspecties

Het personeel en de apparatuur van de Contractant kunnen doorgaans tijdens hun aanwezigheid op het domein van JRC-Geel onderworpen worden aan controles en inspecties door het personeel van de HPS. In het bijzonder kan verzocht worden voertuigen die het domein binnentreden of verlaten, te laten doorzoeken en kunnen foto's van de lading genomen worden door het bewakingspersoneel. De Contractant moet haar personeelsleden gelasten mee te werken.

c) Verbodsbepalingen

De Contractant en h a a r personeel, werkzaam op het d o m e i n v a n JRC-Geel, is het verboden activiteiten uit te voeren die niet precies vallen binnen het toepassingsgebied van de activiteiten die zijn gespecificeerd in het contract dat met de Aanbestedende Overheid gesloten werd, en in het bijzonder:

 gebruik van de apparatuur of de infrastructuur zonder toestemming

 het meebrengen van alcoholisch dranken naar het domein

 het organiseren van inzamelingen

 het aanplakken van affiches

 het beschadigen van gebouwen, in het bijzonder door het aanplakken van affiches

 het opzetten van vallen

 het beschadigen of ontwortelen van planten

 het brengen van dieren op het domein

 het achterlaten van apparatuur in of rond de gebouwen wanneer de werkzaamheden beëindigd zijn

 het achterlaten van afval op andere plaatsen dan deze die speciaal daarvoor bestemd zijn

 het meebrengen of dragen van, zelfs oude, wapens, munitie, vuurwerk of andere explosieve instrumenten (zoals schiethamers) op het domein

 het binnenkomen op het domein via andere toegangen dan deze die door het bewakingspersoneel aangeduid zijn

d) Rookbeleid

Onafhankelijk van het rookverbod omwille van veiligheidsredenen, moet extern personeel werkzaam op het d o m e i n v a n JRC-Geel, het algemeen beleid van de Commissie betreffende roken naleven. In het bijzonder is het verboden te roken binnen de gebouwen van JRC-Geel. In de zomerperiode kan ook een algemeen rookverbod op het volledig domein opgelegd worden.

e) Verloren voorwerpen

Elk voorwerp dat op het domein wordt gevonden, moet aan het bewakingspersoneel worden overhandigd.

f) Het binnenbrengen en verwijderen van apparatuur

Het is verboden materiaal of goederen binnen te brengen of ze te verwijderen van het JRC- Geel buiten de gewone werkuren, tenzij het Veiligheidsdienst daartoe toestemming verleend heeft, mits tijdig aangevraagd en degelijk gerechtvaardigd.

Uitrusting of apparatuur, die noodzakelijk zijn voor de werkzaamheden die op het domein van JRC-Geel uitgevoerd moeten worden, mogen enkel opgesteld of gemonteerd worden op de hiervoor duidelijk aangegeven plaatsen.

ARTIKEL 6: Verkeersregels van toepassing op het domein van JRC-Geel

De Belgische verkeersregels zijn van toepassing op de voertuigen die op het domein van JRC-Geel gebruikt worden. De instructies van het bewakingspersoneel moeten worden opgevolgd.

Tenzij anders vermeld, moet er bovendien een snelheidsbeperking van 30 km/u in acht genomen worden op het volledige domein.

ARTIKEL 7: Gezondheid en veiligheid op het werk

7.1 Toepasselijkheid van de nationale wetgeving

Elke Contractant en al haar personeel, zelfs deze die niet de Belgische nationaliteit hebben, zijn verplicht de in België geldende wettelijke bepalingen betreffende de activiteiten uitgevoerd door de Contractant of haar personeel, in het bijzonder betreffende de veiligheid, de bescherming van de gezondheid en de hygiëne, na te leven.

In overeenstemming met de wetgeving betreffende tijdelijke of mobiele werkplaatsen (Codex titel III hoofdstuk V) wordt er voor bepaalde werkzaamheden een Veiligheidscoördinator aangesteld.

De Contractant moet alle maatregelen nemen die noodzakelijk zijn om deze voorschriften na te leven. In het bijzonder moet hij de aanbevelingen opvolgen die gegeven worden door de Aanbestedende Overheid, door de HPS en door de Veiligheidscoördinator. Dit houdt het gebruik van alle collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen in, zoals voorgeschreven door de wet of gebaseerd op risicoanalyse, maar beperkt zich daar niet toe.

Om de Contractant toe te laten een correcte risicoanalyse maken, wordt een vervolledigde checklist (IMS-GEE-S3.1-FRM-0001) bij de offerteaanvraag toegevoegd, met een inventaris van de aandachtspunten verbonden met het type werk en de specificiteit van JRC-Geel.

7.2 Risicoanalyse

7.2.1 Kadercontracten en dienstverleningscontracten (die werken op het domein van JRC- Geel inhouden)

a) Initiële risicoanalyse na ondertekening van het contract

Na ondertekening van het contract wordt door de Contractant een risicoanalyse uitgevoerd voor alle activiteiten die voorzien zijn op het domein van JRC-Geel. Voor elke activiteit worden de significante veiligheid- en gezondheidsrisico's bepaald, evenals eventuele significante milieuaspecten. De bijhorende noodzakelijke maatregelen worden geïdentificeerd in een

veiligheid- en gezondheidsplan.

Het veiligheids- en gezondheidsplan houden rekening met de op het JRC-Geel al geldende voorschriften.

Deze risicoanalyse en het veiligheid- en gezondheidsplan worden ten laatste 30 kalender dagen na ondertekening van het contract naar de Aanbestedende Overheid opgestuurd.

b) Risicoanalyse gedurende de uitvoering van het contract

Gedurende de uitvoering van het contract zal de Contractant regelmatig en tenminste jaarlijks de risicoanalyse her-evalueren. De her-evaluatie zal mogelijke veranderingen van juridische aard en andere vereisten in rekening brengen, veranderde toestanden op het JRC-Geel en de ervaring uit mogelijke incidenten of ongevallen.

De gereviseerde risicoanalyse en het veiligheids- en gezondheidsplan zal naar de Aanbestedende Overheid opgestuurd worden.

7.2.2 Andere contracten met werkzaamheden op het domein van JRC-Geel

a) Werkzaamheden onder het toepassingsgebied van de wetgeving aangaande tijdelijke of mobiele werkplaatsen en waarvoor de aanstelling van een Veiligheidscoördinator vereist is (Codex titel III hoofdstuk V art.2)

Een risicoanalyse wordt uitgevoerd en een veiligheids- en gezondheidsplan wordt opgesteld in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Deze risicoanalyse en het veiligheids- en gezondheidsplan worden in een coördinatievergadering vóór de aanvang van de werken besproken.

b) Andere werkzaamheden op het domein van JRC-Geel

Vóór de aanvang van de werkzaamheden, moet er een coördinatievergadering gehouden worden tijdens welke de risico’s worden geëvalueerd en de bijkomend te nemen maatregelen worden bepaald.

7.3 Bijzondere veiligheidsvoorschriften van het JRC-Geel

a) Het aanmaken van vuur en werkzaamheden met verhoogd brandgevaar

Het is verboden vuur aan te maken op het domein van JRC-Geel of te werken met uitrustingen die open vlammen, hitte of vonken veroorzaken. Uitzonderingen kunnen worden toegestaan mits voorafgaande toestemming van de brandweer van JRC-Geel voor werken (bijvoorbeeld laswerken) die deel uitmaken van de werken zoals vereist door het JRC-Geel. Deze toestemming is het voorwerp van een procedure betreffende VUURVERGUNNING (JRC-Geel W e r k i n s t r u c t i e WI-D-00111). Werkzaamheden waarbij er brandgevaar bestaat en die uitgevoerd worden zonder een naar behoren ingevulde en ondertekende Vuurvergunning, moeten onmiddellijk stopgezet worden. Alle kosten en vertragingen met betrekking tot dergelijke onderbreking zijn ten laste van de Contractant.

b) Werken op hoogte van 2 m en hoger

Wanneer werkzaamheden op hoogte uitgevoerd worden zal de Contractant alle maatregelen treffen, voorzien in het Koninklijk Besluit van 31 augustus 2005 betreffende het gebruik van arbeidsmiddelen voor tijdelijke werkzaamheden op hoogte (BS 15.9.2005).

 Ladders mogen enkel als middel om hoogteverschillen te overbruggen of voor eenvoudige werkzaamheden aangewend worden. Voor zwaar of langdurig werk op hoogte moet een stelling of een hoogtewerker gebruikt worden.

 Ladders moeten een VGS label dragen of een equivalent veiligheidsniveau bieden. De Contractant moet eveneens een systeem uitgewerkt en in voege hebben om de staat van de ladders regelmatig te controleren.

 Stellingen mogen enkel opgesteld en gebruikt worden door hiervoor opgeleid personeel.

 De naam van de persoon belast met het keuren van de stellingen zal door de Contractant medegedeeld worden. Alle verplichte documenten zullen op het domein van JRC-Geel beschikbaar zijn.

 Stellingen zullen duidelijk gelabeld zijn of ze gebruiksklaar zijn of niet.

 Hoogtewerkers zullen een geldig keuringscertificaat hebben, uitgegeven door een externe

dienst voor technische controle. Bij werken met hoogtewerkers is het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen verplicht.

c) Gevaarlijke stoffen en preparaten

De Veiligheidsdienst moet toestemming geven om gevaarlijke stoffen en mengsels, zoals gedefinieerd in de CLP verordening EC 1272/2008, op het domein in te voeren, op te slaan en te gebruiken.

Hiertoe moet de onderneming de "Safety Data Sheets" (de veiligheids- informatiebladen, "SDS") van de betreffende producten ter beschikking houden voor de Veiligheidsdienst.

Deze MSDS zullen conform de REACH Verordening EC 1907/2006 ingevuld zijn.

d) Elektrische installaties en werktuigen

Elektrische installaties of werktuigen die op het domein van JRC-Geel worden gebracht om gebruikt te worden door de Contractant of haar personeel, moeten voldoen aan de vereisten van de vigerende Europese Richtlijnen en de nationale reglementering.

Werkzaamheden aan elektrische installaties die onder spanning staan, mogen enkel uitgevoerd worden na schriftelijke toestemming van de Technische Diensten van JRC-Geel.

e) Het graven van (bouw) putten

Voor het graven van (bouw)putten moet er vooraf toestemming verkregen worden van de Aanbestedende Overheid, die de Contractant zullen wijzen op de aanwezigheid van kabels, leidingen, enz.

f) Blokkeren/Beveiligen van uitrustingen (lockout/tagout)

Het is van groot belang dat vergrendelingen of zegels aangebracht worden op uitrustingen die aan onderhoud onderworpen zijn. In het bijzonder moet de Aanbestedende Overheid kunnen traceren wanneer, waarom en door wie een schakelaar, een afsluiter, enz. in een bepaalde stand geplaatst werd.

g) Aanwezigheid van Asbest

JRC-Geel beschikt over een asbest inventaris en beheersplan. Werken aan of met asbesthoudend materiaal moet vermeden worden behalve:

 Eenvoudige handelingen voor zover de Contractant hiervoor gemachtigd is en zijn personeel vertrouwd is met de vereisten;

 Ander werk (ontmantelingen), voor zover de Contractant hiervoor gemachtigd is.

Bijkomende eisen zullen in dit geval in de specificaties vermeld worden.

h) Werken aan brandcompartimenten

Bij werkzaamheden aan brandcompartimenten, vloeren en plafonds zal de Contractant ervoor zorgen dat de brandweerstand na de werken terug verzekerd is (waarbij rekening wordt gehouden met het feit dat bij een wand met brandweerstand van X minuten, de weerstand van deuren, doorvoeren enz. tenminste X/2 moet bedragen.

ARTIKEL 8: Bescherming van het leefmilieu

De Aanbestedende Overheid verbindt zich ertoe zijn impact op het leefmilieu te beperken en hanteert een milieubeleid in lijn met ISO 14001 en de EMAS verordening.

De Contractant moet alle nodige voorzorgsmaatregelen nemen om schade aan het leefmilieu te beperken. In het bijzonder zal hij:

 alle verpakkingsmateriaal dat hij heeft binnengebracht, terug meenemen

 bij voorkeur producten gebruiken die niet schadelijk zijn voor het leefmilieu

 in geen geval chemicaliën lozen via de riolering of de grond

 ervoor zorgen dat alle materialen verwijderd worden in overeenstemming met de vigerende reglementering

 op het einde van de werkzaamheden de werkplek schoonmaken

Alle geproduceerde afval moet in overeenstemming met de bepalingen van de Vlaamse regelgeving (VLAREMA) behandeld worden.

Tenzij anders vermeld in de technische specificaties, mogen kleine hoeveelheden (tot 3 m³) afgevoerd worden naar een geschikte container in het containerpark van JRC-Geel. Hiervoor zal de contractor het volume geproduceerd afval inschatten en contact opnemen met de Waste Manager van JRC-Geel, om zich ervan te vergewissen in welke container(s) het afval gestort moet worden.

Indien grotere volumes afvalproductie ingeschat worden, wanneer voorzien in de technische specificaties, zal de Contractant de gepaste maatregelen treffen voor het sorteren, behandelen en afvoeren van het afval.

De Contractant zal een kopie overmaken aan de Aanbestedende Overheid van alle identificatieformulieren van het gedurende werken afgevoerde afval.

De identificatieformulieren zullen beantwoorden aan de eisen van art. 6.1.1.2 van VLAREMA.

ARTIKEL 9: Ongevallen en noodgevallen

a) Ongevallen waarbij individuen betrokken zijn

Als er zich een ongeval voordoet waarbij een individu betrokken is of waardoor lichamelijke verwondingen worden veroorzaakt, dient het bewakingspersoneel hier onmiddellijk van op de hoogte gebracht worden door op de alarmknop te activeren of te bellen naar het nummer 222 (interne telefoon) of +32(0)14 571 222 (met gsm).

b) Ongevallen waarbij materiële schade veroorzaakt wordt

Ongevallen, waarbij materiële schade veroorzaakt wordt of veroorzaakt kan worden, moeten onmiddellijk gemeld worden op het nummer 222 (interne telefoon) of +32(0)14 571 222 (met gsm).

c) Alarm

Als er een alarm wordt gegeven op het domein van JRC-Geel door middel van sirenes, luidspreker of alarmbel, moeten alle personeelsleden onmiddellijk hun werkzaamheden stopzetten, zich naar de toegangshal van het dichtstbijzijnde gebouw begeven en de aldaar gegeven instructies opvolgen.

Elektronisch ondertekend op 02.06.2021 09:09 (UTC+02) overeenkomstig artikel 11 van Besluit C(2020) 4482 van de Commissie