Produceren is meten
Een onderzoek in een fabriek naar de betrouwbaarheid van het productieresultaat, de oorzaken en de mogelijkheden tot het verbeteren ervan.
Openbare Versie
Max Humme
16 juni 2006
Produceren is meten
Een onderzoek in de fabriek naar de betrouwbaarheid van het productieresultaat, de oorzaken en de mogelijkheden tot het verbeteren ervan.
Openbare Versie
Rijksuniversiteit Groningen Faculteit Bedrijfskunde
Datum: 16 juni 2006
Studie: Technische Bedrijfswetenschappen Richting: Discrete Technologie
Afstudeerbedrijf: “afstudeerbedrijf”
Locatie: “locatie”
Bedrijfsonderdeel: “fabriek”
Opdrachtgever: Dhr. Venema Begeleiders:
1
ebegeleider: Dr. D.P. van Donk 2
ebegeleider: Drs. R. Akkerman Afstudeerder:
Naam: M.A.H. Humme
Studentnummer: 1090631
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag;
het auteursrecht van het afstudeerverslag berust bij de auteur.
Voorwoord 5
Voorwoord
Dit rapport is het resultaat van zes maanden onderzoek voor de fabriek van het afstudeerbedrijf te xxxxxxxx. Met dit onderzoek sluit ik tegelijk de studie Technische Bedrijfswetenschappen af. Het onderzoek heeft geresulteerd in het achterhalen van de oorzaken die verantwoordelijk zijn voor de onbetrouwbaarheid van het productieresultaat en het aandragen van een verbetervoorstel om deze oorzaken weg te nemen. Dit rapport doet verslag van de opzet, methoden en resultaten van het onderzoek. Voor de haastige lezer is er een samenvatting waarmee een globale indruk verkregen kan worden.
Dit onderzoek was niet tot stand gekomen zonder een aantal personen. Langs deze weg bedank ik de heer Venema voor zijn begeleiding en het geven van de mogelijkheid om onderzoek te mogen doen in de fabriek, alle andere werknemers binnen het bedrijf voor hun medewerking en informatie, de heren Van Donk en Akkerman van de Rijksuniversiteit Groningen voor hun begeleiding en het geven van feedback en richting aan dit onderzoek en Martin Hesselink, voor de samenwerking en de gezelligheid tijdens de periode bij het afstudeerbedrijf.
Max Humme
Groningen,
16 juni 2006
Samenvatting 6
Samenvatting
De fabriek kampt met een onbetrouwbaar productieresultaat. Dit rapport is het resultaat van onderzoek naar de betrouwbaarheid van het productieresultaat, naar mogelijke oorzaken en oplossingen. De doelstelling van het onderzoek is om de fabriek in het geval van een onbetrouwbaar productieresultaat een verbetervoorstel te geven dat de uit het onderzoek naar voren gekomen oorzaken kan wegnemen.
In eerste instantie is onderzocht of het productieresultaat inderdaad onbetrouwbaar is. Daartoe is het informatieverzorgingssysteem van de fabriek in kaart gebracht en zijn er gesprekken geweest met de teamleider en een aantal operators van team Groen en andere personen binnen de organisatie. Daaruit is gebleken dat er een verschil bestaat tussen de formele werkmethodes en de werkmethodes op de werkvloer. Uit deze gesprekken zijn signalen naar voren gekomen die aanleiding zijn geweest tot verder onderzoek. Daarnaast is de situatie in de fabriek vergeleken met theorieën uit literatuur over informatiesystemen en kwaliteit van informatie. Aan de hand hiervan is duidelijk geworden op welke punten het informatieverzorgingssysteem van de fabriek tekort komt. Uit deze gegevens is duidelijk geworden dat het productieresultaat van de fabriek inderdaad onbetrouwbaar is en zijn er een aantal mogelijke oorzaken naar voren gekomen.
In het tweede deel van het onderzoek zijn deze mogelijke oorzaken verder onderzocht. Om flink wat informatie uit de organisatie te krijgen is er een enquête gehouden onder de operators en teamleiders in de fabriek. Uit deze enquête zijn een nieuwe oorzaken naar voren gekomen en is er meer duidelijk geworden omtrent al bekende oorzaken. Verder is de bussenteller van bussenlijn YL middels een experiment onderzocht op betrouwbaarheid. Hieruit is gebleken dat de teller met 94% zekerheid op 1.000.000 bussen een maximale afwijking heeft 5872 bussen in zowel positieve als negatieve richting.
De variatie zal gedeeltelijk wegmiddelen waardoor de werkelijke afwijking kleiner zal zijn. De vraag blijft wat de accuratesse van de bussentellers in de overige lijnen is.
Uiteindelijk is gebleken dat de discipline van de operators wat betreft de administratieve taken niet op voldoende niveau is, dat er geen mogelijkheid is tot antidatering van transacties, dat werkinstructies wat betreft het werken met het informatiesysteem ontbreken, dat de bussenteller in lijn YL onbetrouwbaar is en de andere bussentellers dit mogelijk ook zijn, dat de kennis van de operators van het informatiesysteem en de bijbehorende transacties niet op peil is, dat geleidebonnen een zwak punt zijn in het systeem, dat de gebruikersinterface van het informatiesysteem beter kan en dat de apparatuur van het informatiesysteem op de werkvloer niet altijd betrouwbaar is.
Om deze oorzaken weg te nemen is aangedragen te registreren hoe goed teams hun transacties doen zodat doelen gesteld kunnen worden en er beloond kan worden bij het halen van die doelen, het mogelijk te maken transacties te antidateren, werkinstructies op te stellen voor de administratieve taken, de overige bussentellers te testen op accuratesse, een opleiding te starten over BAS en transacties, de geleidebonnen in de toekomst wellicht te vervangen door RFID-tags, de gebruikersinterface te verbeteren bij de invoering van SAP en de betrouwbaarheid van de apparatuur beter in kaart te brengen waarna adequate maatregelen genomen kunnen worden.
Verder is er een nieuwe methode aangevoerd om het productieresultaat te meten. Deze methode
bestaat uit het registreren van de uitval en het vermijdbare afval per periode. Wanneer men de waarde
hiervan neemt en er de overige opbrengsten van die periode bij op telt, is duidelijk hoeveel men te
veel heeft uitgegeven om tot de in die periode geproduceerde aantallen te komen. Dit is precies wat
het productieresultaat weergeeft. Wanneer dit bedrag gerelateerd wordt aan de productieaantallen van
de betreffende periode, krijgt men een goed gevoel voor de prestatie van de fabriek in die periode. Het
is nu aan de fabriek of het verbetervoorstel, de nieuwe meetmethode of beide te geïmplementeerd
gaan worden.
Inhoudsopgave 7
1. De fabriek ... 9
1.1 Het afstudeerbedrijf ... 9
1.2 De twee fabrieken ... 10
1.3 Het primaire proces van de fabriek ... 11
2. Probleemstelling en methodologie... 15
2.1 Inleiding ... 15
2.2 De cijfers van het productieresultaat ... 15
2.3 Probleemstelling ... 16
2.4 Het conceptuele model ... 17
2.5 Deelvragen... 18
3. Theoretisch kader... 20
3.1 Inleiding ... 20
3.2 De theorie achter kwaliteit van informatie ... 20
3.3 De theorie achter informatiesystemen... 20
3.4 Gebruik van de theorie ... 22
4. Het informatiesysteem en de relevante informatie... 23
4.1 Inleiding ... 23
4.2 BAS, Prism en de informatie-uitwisseling tussen beide ... 23
4.3 Transacties... 24
4.4 Conclusie... 29
5. De formele organisatie ... 30
5.1 Inleiding ... 30
5.2 Gegevens voor het productieresultaat verzamelen en vastleggen... 30
5.3 Gegevens verwerken tot het productieresultaat ... 31
5.4 Informatiestroomschema ... 33
5.5 De perioderapportage... 33
5.6 Conclusie... 34
6. De feitelijke organisatie... 35
6.1 Inleiding ... 35
6.2 Verzamelen en vastleggen in werkelijkheid ... 35
6.3 Verwerken in werkelijkheid ... 36
6.4 Conclusie... 37
7. Toepassing van de theorie ... 39
7.1 Inleiding ... 39
7.2 Toepassing van de theorie van kwaliteit van informatie ... 39
7.3 Toepassing van de theorie van informatiesystemen... 40
7.4 Conclusie... 41
8. Nieuwe deelvragen en methodologie ... 42
8.1 Inleiding ... 42
8.2 Nieuw conceptueel model ... 42
8.3 Deelvragen... 44
Inhoudsopgave 8
9.2 Vastlegging binnen informatiesystemen ... 45
9.3 Eigenschappen van een goede gebruikersinterface... 46
10. Enquête onder de operators ... 47
10.1 Inleiding ... 47
10.2 Opzet ... 47
10.3 Ontbrekende data ... 47
10.4 Resultaten en interpretatie ... 48
10.5 Conclusie... 51
11. Analyse van de mogelijke oorzaken... 53
11.1 Inleiding ... 53
11.2 Vastlegging in de fabriek ... 53
11.3 De gebruikersinterface van BAS ... 54
11.4 De opleiding van de operators ... 57
11.5 De betrouwbaarheid van de tellers... 58
11.6 Conclusie... 61
12. Het verbetervoorstel ... 62
12.1 Inleiding ... 62
12.2 Oorzaken ... 62
12.3 Verbetervoorstellen... 64
12.4 Nieuwe meetmethode... 68
12.5 Conclusie... 71
13. Discussie... 72
Literatuur... 73
1. De fabriek 9
1. De fabriek
1.1 Het afstudeerbedrijf
Het afstudeerbedrijf is een internationaal bedrijf dat opereert op de voedingsmarkt. De historie van het bedrijf begint in 1879 met de oprichting van de xxxxxxxxx. Talloze fusies en overnames later mag het bedrijf in 2004 het predicaat ‘Koninklijk’ voor haar naam zetten.
Het afstudeerbedrijf ziet zichzelf als een internationaal opererende onderneming die natuurlijke, voedzame en hoogwaardige zuivelproducten, vruchtendranken en ingrediënten ontwikkelt, produceert en vermarkt. Gezondheid, gemak, betrouwbaarheid en vitaliteit voor de consument staan daarbij centraal.
Structuur
Het afstudeerbedrijf bestaat uit een aantal werkmaatschappijen. Deze zijn onderverdeeld naar de vier productgroepen. Elke werkmaatschappij is zelf verantwoordelijk voor ontwikkeling, productie en verkoop. De structuur is hieronder weergegeven in figuur 1.
Figuur 1: De structuur van het afstudeerbedrijf
1. De fabriek 10
Melkveehouders die lid zijn van de coöperatie zijn zowel de eigenaren van de onderneming als leveranciers van de melk. De aandelen van de holding zijn in handen van xxxxxxxxxxxx. De vennootschap is houder van alle aandelen in het kapitaal van xxxxxxxxxxx en xxxxxxxxxxxx.
xxxxxxxxx verzorgt alle activiteiten binnen Nederland, xxxxxxxxxxxx de activiteiten in het buitenland.
Strategie
Het afstudeerbedrijf is gericht op het verbeteren van de kwaliteit van de omzet en de winstgevendheid van de activiteiten. Het beleid in West-Europa is erop gericht om uitsluitend melk van de leden van het afstudeerbedrijf te verwerken en deze zoveel mogelijk in te zetten voor productsegmenten met een hoge toegevoegde waarde. Wanneer dit niet mogelijk is, worden standaard zuivelproducten zoals melkpoeder en boter geproduceerd. Deze producten kenmerken zich door relatief lage en volatiele opbrengstprijzen. Om op deze markten toch te kunnen concurreren, staat scherpe beheersing van kosten centraal. Het is een van de doelstellingen steeds minder afhankelijk te worden van de standaard zuivelproducten door een groter deel van de omzet te realiseren met merkproducten.
Financiële informatie
Het afstudeerbedrijf is met name in West- en Centraal-Europa, West-Afrika en Zuidoost-Azië sterk op de zuivelmarkt vertegenwoordigd. De netto-omzet in 2005 bedroeg xxxxxxx euro. Daarbij werd een netto-winst gegenereerd van xxxxxxxxx euro. Het bedrijf heeft wereldwijd 16.400 medewerkers in dienst. De activiteiten vinden plaats vanuit vier productgroepen: verse en langhoudbare consumentenproducten, kaas, ingrediënten en foodservice-producten.
11.2 De twee fabrieken
Deze afstudeeropdracht vindt plaats in de fabriek van op de locatie in xxxxxxxx (SPL). SPL valt onder de regiomaatschappijen xxxxxxxxxxx. In figuur 1 is op te maken dat deze regiomaatschappijen onder de productgroep “verse en langhoudbare consumentenproducten” valt. Op hetzelfde terrein staat de tweede fabriek (BMZ). De fabriek en BMZ zijn tegen elkaar aan gebouwd en vormen samen een combinatiefabriek.
De combinatiefabriek produceert gecondenseerde melk, langhoudbare melk, koffie-verrijkers, melkpoeders en babyvoeding. De belangrijkste merken daarbij zijn xxxxxxx. De fabrieken krijgen bewerkte melk aangeleverd van een andere fabriek (PPN) op de locatie.
Deze fabriek is ook onderdeel van SPL en staat op hetzelfde terrein als de combinatiefabriek. BMZ neemt de bussen af van de fabriek en vult deze met verscheidene melkproducten aangeleverd door PPN op de locatie. In figuur 2 is de leverstructuur van SPL weergegeven.
De combinatiefabriek heeft vier productiemanagers. Twee voor de fabriek en twee voor BMZ. Deze productiemanagers leiden elk hun eigen productieteams en leggen verantwoording af aan de plantmanager.
1Bron: Jaarverslag van het afstudeerbedrijf 2005
Figuur 2: De leverstructuur van SPL
1. De fabriek 11
De fabriek heeft een manager voor het knippen en lakken van platen blik en het produceren van bodems en deksels. Deze activiteiten vinden plaats op de begane grond van de fabriek. De tweede manager is verantwoordelijk voor het produceren van de bussen en de distributie van bussen en deksels naar BMZ. Deze activiteiten vinden plaats op de eerste, tweede en derde verdieping.
De operators van de fabriek werken in teams. Team Rood, Geel, Groen, Blauw en Zwart. Een team bestaat uit zo’n 20 man waarvan er twee teamleider zijn, voor elke productieafdeling één. De teamleider zorgt ervoor dat de operators hun werk goed uitvoeren en legt verantwoording af aan de betreffende productiemanager. Op elk moment is er één team werkzaam in de fabriek. De fabriek draait 24 uur per dag. Er zijn drie diensten van acht uur, beginnend om zes uur ’s ochtends.
Verder heeft de combinatiefabriek een aantal stafdiensten. De LIA-groep draagt zorg voor de logistieke, informatica-technische en administratieve kanten van de combinatiefabriek. De manager Quality Assurance & Quality Control draagt zorg voor de kwaliteitsverbetering van de productieprocessen binnen de combinatiefabriek. De managers Bedrijfsonderhoudsdienst van de fabriek en BMZ zijn verantwoordelijk voor het onderhoud in de fabrieken.
De fabriek binnen de combinatiefabriek
Het primaire proces van de fabriek is het produceren van bussen en deksels. De bussen dienen als verpakking voor de al eerder genoemde producten van combinatiefabriek. Deze bussen worden geleverd aan BMZ. Aldaar worden ze gevuld, afgesloten met een deksel en verpakt om naar de klant verstuurd te worden.
BMZ geeft op basis van klantorders aan de fabriek door wanneer het een bepaalde hoeveelheid van een bepaald type bussen nodig heeft. Dit moet goed gecommuniceerd worden, omdat de productielijnen van de fabriek direct kunnen leveren aan de vullijnen van BMZ. Om zoveel mogelijk te voorkomen dat er bussen in en uit voorraad genomen moeten worden, is er elke ochtend overleg tussen de productiemanagers van de fabriek en BMZ. De productieplanning van die dag en eventuele voorziene knelpunten worden dan besproken. De fabriek levert haar bussen naast BMZ ook aan PPN.
PPN vult deze met haar eigen geproduceerde gesuikerde melk.
1.3 Het primaire proces van de fabriek
De bussen worden gefabriceerd uit grote rollen blik (tot 12 ton). Blik is dun gewalst staal, voorzien van een laagje tin. Deze rollen worden per vrachtauto geleverd door de staalleverancier. Het primaire proces van de fabriek voor gelakte bussen staat weergegeven in figuur 4. Om tot ongelakte bussen te komen, worden dezelfde processtappen genomen met uitzondering van het lakken.
Figuur 3: Het organogram van de combinatiefabriek
1. De fabriek 12
De rollen blik worden direct afgeleverd bij de fabriek op de begane grond. Hier staan zes machines:
de bandkniplijn (YA), de laklijn (YB) en vier bodem- en dekselpersen (YC, YD, YE, YF). Het proces begint bij de bandkniplijn. Deze rolt een rol blik af, walst dit licht om de spanningen eruit te halen en knipt er platen van. Deze platen worden gestapeld op pallets. De pallets platen voor ongelakte bussen worden opgeslagen in het magazijn op de begane grond. Dit ligt tussen de bandkniplijn en de laklijn in.
De platen die gelakt moeten worden worden na het knippen per heftruck naar het voorraadpunt bij de laklijn gebracht. Hier worden de platen, al naar gelang de bestemming van de halffabrikaten die uit deze plaat gefabriceerd worden (rompen of deksels en bodems), op bijbehorende wijze gelakt en gedroogd in een grote oven waar de platen langzaam doorheen worden geleid. Hierna worden ze weer opgestapeld op pallets en naar het centrale magazijn gebracht. In dit voorraadpunt liggen platen voor een aantal verschillende halffabrikaten: ongelakte en gelakte platen voor rompen, bodems en deksels.
Ongelakte platen voor ongelakte bussen en gelakte platen voor gelakte bussen. De fabriek knipt en lakt soms platen voor een staalleverancier. Deze worden meestal de volgende dag opgehaald door het betreffende bedrijf.
De gelakte of ongelakte platen die bestemd zijn voor de bodems en deksels
2worden uit het voorraadpunt opgehaald en naar een van de vier persen gebracht. Elke pers fabriceert bodems en deksels van een bepaalde diameter. Er is een pers voor bodems en deksels met een diameter van 73mm (YC), één voor 70mm (YD) en twee voor 63mm (YE, YF). De bodems en deksels worden uit de platen blik geperst en de randen worden omgevormd en voorzien van een afsluitrubber (compound) om lekken tegen te gaan. Vervolgens worden de gefabriceerde bodems en deksels automatisch gestapeld op speciale pallets voor bodems en deksels. De pallets worden vervolgens bij de persmachines op voorraad gehouden. Na 48 uur is de compound droog en kunnen de bodems en deksels verwerkt worden.
De volgende stap in het productieproces is het fabriceren van bussen uit platen blik en bodems. Dit gebeurt op de tweede verdieping. Hiervoor worden de daarvoor bestemde pallets met platen blik en bodems uit de voorraadpunten op de begane grond gehaald en per lift naar de tweede verdieping getransporteerd. Hier staan vijf bussenlijnen: twee bussenlijnen voor bussen 170g
3(YI, YJ), één voor bussen 397g en 410g (YK), één voor 325ml bussen en bussen 170g (YL) en één voor bussen 410g
‘neckedin’ (YM). Een neckedin bus heeft een deksel met een kleinere diameter dan de bodem, zodat deze bussen gemakkelijk gestapeld kunnen worden. Verder staan er voor de bussen 78g twee persmachines (YG, YH), voor het persen van de bodems en deksels (42mm), en een bussenlijn (YO), voor het felsen van de rompen en het felsen van de bodems aan de body’s. Voor deze machines
2 Wanneer er in de fabriek gesproken wordt van een bodem, bedoelt men wat de consument ziet als het deksel van de bus (consumentendeksel), en andersom. Dit komt omdat het consumentendeksel van de bus er in het productieproces het eerst opgezet wordt.
Vervolgens wordt de bus gevuld en wordt de consumentenbodem erop gezet. De werknemers in de fabriek hebben grotendeels te maken met bussen waar wel een consumentendeksel maar geen -bodem op zit. Omdat het consumentendeksel in het productieproces de onderkant van de bus vormt, is voor hen het consumentendeksel de bodem van de bus. In dit rapport wordt de benaming van de fabriek aangehouden.
3 170g staat voor 170 gram. Dit betekent dat deze bus door BMZ met 170 gram product gevuld wordt. Deze benaming geeft het type bus aan. De machines in de fabriek zijn hierop afgesteld.
Figuur 4: Het primaire proces
walsenknippen
lakken
knippen buigen lassen naadlakken
drogen delen bordelen
felsen
distribueren
persen compound toevoegen rollen blik
platen blik
gelakte platen blik
bodems deksels
bussen zonder deksel
goederenstroom
1. De fabriek 13
worden alleen ongelakte platen blik gebruikt. Deze worden ook met de lift van de begane grond naar de tweede verdieping getransporteerd.
De bussenlijnen fabriceren bussen uit gelakte of ongelakte platen rompenblik en gelakte of ongelakte bodems. Eerst worden de platen rompenblik geknipt in kleinere stukken (blancs). Deze worden vervolgens gebogen tot een cilinder en gelast. De lasnaad wordt, als het gelakte bussen betreft, aan de binnenkant gelakt en vervolgens gedroogd. Uit elke cilinder (romp) komen, afhankelijk van het type bus, twee of drie bodies voort door de romp in stukken te delen. Hierna worden de uiteinden van deze bodies ‘gebordeld’. Dit houdt in dat deze naar buiten omgebogen worden. Op dit punt komen de bodems de felsmachine binnen. Deze machine ‘felst’ een bodem aan de body. Felsen is het proces dat de bodem en de romp aan elkaar bevestigt door de rand van de bodem om de omgebogen rand van de romp te vouwen. Dit moet zo gebeuren dat de compound beneden in de ‘fels’ zit. Nu kan er gesproken worden van een bus, weliswaar zonder deksel.
De fabriek produceert verschillende typen bodems en deksels. Eén type bodem kan de fabriek niet zelf produceren. Dit is het EasyOpen consumentendeksel. Dit consumentendeksel heeft een treksluiting. Bij het openen van dit consumentendeksel is een blikopener of een ander stuk gereedschap niet nodig. Het kan met de hand geopend worden. Deze consumentendeksels worden door de fabriek ingekocht.
Elke vullijn van BMZ heeft door middel van transportbanden een directe verbinding met een bussenlijn in de fabriek. Deze banden transporteren de bussen met een hoge snelheid van honderden bussen per minuut. De bussen worden vanaf de bussenlijn door middel van transportbanden eerst getransporteerd naar de eerste verdieping, waar ze bij overproductie door een van de vijf palletiseermachines op pallets gestapeld kunnen worden. Als de pallet vol is, wordt deze uit de machine gehaald en op voorraad gezet. Wanneer de bussenlijn exact voldoende produceert, slaan de bussen de palletiseer- en depalletiseermachines (LA, LA
4, LB, LC, LD) over en worden ze via dezelfde transportbanden in één keer door naar de derde verdieping geleid waar ze via twee tunnels direct in het productieproces van BMZ gevoed worden.
Wanneer de fabriek om welke reden dan ook niet aan de vraag van BMZ kan voldoen, kunnen de voorraden op de eerste verdieping in de vraag voorzien door de gewenste bussen uit voorraad te halen en op de transportbanden richting BMZ te plaatsen. Dit gebeurt door de pallets met bussen in een depalletiseermachine te laden. Deze machine haalt de bussen laag voor laag van de pallets en plaatst ze op de transportbanden richting BMZ zodat deze weer voldoende bussen geleverd krijgt.
BMZ heeft naast bussen ook deksels nodig om na het vullen de bussen te kunnen afsluiten. Deze deksels worden op de begane grond van de fabriek geproduceerd en op pallets geladen. Wanneer het nodig is worden ze via de lift naar de derde verdieping getransporteerd. Hier worden ze op dekseldepalletiseermachines (LA
5, LB, LC, LD) geladen. Deze machines laden de deksels een voor een op transportbanden die ze via de twee tunnels naar BMZ transporteren.
Zoals hierboven beschreven lopen de transportbanden van de tweede verdieping, naar de eerste en vervolgens weer naar de derde verdieping. Door deze grote afstanden fungeren de transportbanden niet alleen als transportmiddel, maar ook als buffer. Voordat BMZ volgens planning een aantal bepaalde bussen nodig heeft, geeft het een seintje aan de fabriek. De fabriek zorgt er dan voor dat de transportbanden richting een bepaalde vullijn van BMZ vol staan met de juiste bussen en deksels.
Wanneer BMZ dan begint met produceren, heeft het door de volle transportbanden een buffer groot genoeg om de eerste vijf minuten te kunnen produceren.
4 Er zijn vijf (de)palletiseermachines terwijl BMZ maar vier vullijnen heeft. Hierom hebben twee (de)palletiseermachines dezelfde naam (LA). Deze zijn beide op dezelfde transportband aangesloten waardoor ze samen aan dezelfde vullijn leveren.
5 De dekseldepalletiseermachines hebben dezelfde namen als de (de)palletiseermachines voor de bussen. De namen verwijzen, net als de (de)palletiseermachines voor de bussen, naar de vullijnen van BMZ.
1. De fabriek 14
Verder zijn er nog een overpaklijn (YX) en een ompaklijn (YZ). YZ is geen machine, maar een locatie; het werk bij deze lijn wordt handmatig gedaan. Bij deze lijn worden gefabriceerde deksels en bodems per worst in papier ingepakt. Vervolgens worden ze geleverd aan derden. Bij de overpaklijn (YX) worden de ingekochte bodems uitgepakt en op pallets geplaatst door middel van een bodempalletiseermachine. De palletiseer- en depalletiseermachines voor de bodems en deksels zijn in wezen dezelfde machine. De machines kunnen palletiseren en depalletiseren, het is maar net hoe deze geprogrammeerd is.
Zoals eerder vermeld produceert de fabriek naast BMZ ook bussen en deksels voor PPN. De bussen
397g en 78g en bijbehorende deksels zijn hiervoor bestemd. Deze zijn niet gelakt omdat de inhoud,
gesuikerde melk, geen sterilisatie nodig heeft. De suiker op zich is een conserveringsmiddel. Het blik
hoeft dan niet tot hoge temperaturen verhit te worden om het melkproduct te steriliseren. Door de
verhitting van het blik krijgt het melkproduct een bliksmaak. Om dit te voorkomen worden de bussen
voor alle producten waarmee BMZ de bussen vult van binnen gelakt.
2. Probleemstelling en methodologie 15
2. Probleemstelling en methodologie
2.1 Inleiding
De fabriek kampt met een onbetrouwbaar ervaren productieresultaat dat gerapporteerd wordt in de maandelijkse perioderapportage van de combinatiefabriek. Het productieresultaat is een cijfer dat de mate van efficiëntie van produceren uitdrukt in Euro’s dat is uitgegeven om tot de productieaantallen voor eindproducten te komen in vergelijking met de vastgestelde norm. Het wordt maandelijks aan het hoofdkantoor van het afstudeerbedrijf doorgegeven en het wordt gebruikt als managementinformatie voor de managers van de fabriek. Het is de bedoeling dat er op gestuurd kan worden. Helaas komt het resultaat volgens de productiemanager van de bussenassemblage niet overeen met het werkelijke resultaat. Het gevoel wordt gevoed doordat de gebeurtenissen op de werkvloer niet gereflecteerd lijken te worden in het productieresultaat. Daarnaast is het zo dat het productieresultaat berekend wordt aan de hand van een grote stroom van informatie die van de werkvloer komt. Deze informatiestroom bestaat uit vele transacties die de operators op de werkvloer doen voor elke mutatie die een partij (half)fabrikaten ondergaat. Bij elke transacties is er een kans op foutieve informatie. Bij een enorme stroom is de kans op foutieve transacties niet te verwaarlozen. Verder zijn er sporadisch correcties nodig van honderdduizenden euro’s om het productieresultaat de werkelijkheid te laten benaderen. Dit alles versterkt het vertouwen in de benadering van de werkelijkheid van het productieresultaat niet.
In dit onderzoek zal getracht worden het probleem van de fabriek op te lossen. Hierom valt het in de categorie ‘Probleemoplossend onderzoek’. Een probleemoplossend onderzoek bestaat in de regel uit een diagnose en een daarop aansluitende oplossing. Zo ook dit onderzoek. Eerst zullen verschillende aspecten van het bedrijf geanalyseerd worden om de knelpunten in kaart te brengen. Vervolgens zal getracht worden de knelpunten voor de fabriek weg te nemen middels een verbetervoorstel.
In dit hoofdstuk zal de probleemstelling uiteengezet worden. Vervolgens wordt er een conceptueel model opgesteld en zullen daar de eerste deelvragen uit afgeleid worden. Hierna zal de methodologie en de beantwoording van de deelvragen behandeld worden. Middels de antwoorden op deze eerste deelvragen zal duidelijk worden in welke richting de knelpunten zich bevinden. Het conceptuele model zal aan de hand van de antwoorden uitgebreid worden waardoor beter gerichte deelvragen opgesteld kunnen worden. Aan het eind van de verdere analyse zal antwoord gegeven worden op deze nieuwe deelvragen en zullen de knelpunten voor de fabriek aan het licht gebracht worden. Vervolgens zal een verbetervoorstel gegeven worden om deze knelpunten weg te nemen.
2.2 De cijfers van het productieresultaat
Om een indruk te krijgen van hoe het productieresultaat zich de afgelopen tijd heeft gedragen, zal het hier besproken worden. In figuur 5 zijn de maandelijkse productieresultaten (x1000) van januari 2002 tot en met juli 2005 weergegeven. Voor de bijbehorende gegevens zie Bijlage 1. Wat meteen opvalt zijn de pieken van maart 2002 (-388), maart 2005 (443) en april 2005 (-698). Voor de piek van maart 2002 is de oorzaak niet meer te achterhalen. Op 7 maart 2005 is een deel van de fabriek afgebrand.
Hierom konden er een aantal weken lang geen bussen gefabriceerd worden en werden deze ingekocht.
De pieken van maart en april 2005 staan hiermee in verband en zijn teweeg gebracht door foutieve boekingen in de aankoop van bussen en veel bijkomende werkzaamheden door de brand. Het totale productieresultaat over de periode januari 2002 tot en met juli 2005 is gemiddeld per maand
EUR -17.512.
Er zijn in 2002 grote correcties (x1000) gedaan in april (200), mei (200), augustus (160), september
(150), oktober (550) en november (400). In 2003 zijn er geen correcties gedaan. Voor 2004 zijn dit
maart (450), april (300) en mei (150) . En voor 2005 zijn dit april (500) en mei (-500). Deze correcties
zeggen dat het rond die maanden goed mis is gegaan met de administratie op de werkvloer.
2. Probleemstelling en methodologie 16
Wanneer er gekeken wordt naar de grootste absolute som (x1000) van de productieresultaten opgesplitst naar de verschillende posten waaruit het productieresultaat bestaat tussen januari 2002 en juli 2005, vallen de gelakte platen (2137), de bodems en deksels (2332), de correcties (3260), de ingekochte bodems en deksels (1462), de rollen blik (787) en bussen hulpmateriaal (884) op. De verschillen geven aan dat er slecht geproduceerd wordt, of dat de boekingen slecht gedaan zijn.
Omdat deze getallen gebaseerd zijn op absolute getallen middelen ze waarschijnlijk deels tegen elkaar weg. Dit wordt duidelijk als er niet naar de som van de werkelijke getallen wordt genomen. Wanneer er dan naar dezelfde data gekeken wordt, zijn de getallen kleiner. Hierbij vallen de ongelakte platen (- 150), de gelakte platen (-313), de bodems en deksels (-118), de correcties (-400), de ingekochte bodems en deksels (-174), de ingekochte bussen (462), de rollen blik (-347) en het totale uitval (-138) op. Het is opmerkelijk dat bijna alle cijfers negatief zijn.
De bijbehorend gemiddelden (x1000) zijn voor de ongelakte platen -3,5, de gelakte platen -7,3, de bodems en deksels -2,7, de correcties -9,3, de ingekochte bodems en deksels -4,0, de ingekochte bussen 10,7, de rollen blik -8,1 en voor het totale uitval -3,2. Ook de gemiddelden zitten bijna allemaal in de min. Samen maken ze ongeveer EUR -28.800. De ingekochte bussen vormen de enige post in de plus. Dit getal is veroorzaakt door een eenmalige grote inkoop van bussen ten tijde van de brand waarvoor er wel dekking is, maar er geen kosten zijn. Hier tegenover staan echter ook weer correcties van gemiddeld -9,3. Deels om deze fout te corrigeren.
Omdat de brand een grote invloed heeft gehad op het productieresultaat is het verstandig om naar het gemiddelde productieresultaat te kijken wanneer de maanden van en na de brand niet meegnomen worden (maart tot en met juli). Dan komt het uit op EUR -22.368. Flink lager nog dan waneer deze maanden wel meegenomen worden. Dit houdt in dat de fabriek maandelijks gemiddeld EUR 22.368 aan kosten te veel heeft gezien de output die geleverd is. Dit geeft al een beter beeld van de situatie dan wanneer er alleen naar figuur 5 gekeken wordt. Op een maandelijkse productie van EUR 3 mln.
aan bussen lijkt dit nog wel mee te vallen. De vraag is echter of dit getal betrouwbaar is.
2.3 Probleemstelling
Doelstelling
Het is mogelijk dat het onbetrouwbare productieresultaat een perceptieprobleem is en geen realiteitsprobleem. Een perceptieprobleem is een probleem dat opgelost kan worden door het veranderen van de perceptie van de probleemhebber(s). In dit geval is de probleemhebber de productiemanager van de fabriek. Een realiteitsprobleem is een probleem waarvoor de oplossing moet worden gezocht in het veranderen van de realiteit. (De Leeuw, 2000:282, 284). Het is dus mogelijk dat de productiemanager het productieresultaat als onbetrouwbaar ziet terwijl het in werkelijkheid wel
Figuur 5: Het productieresultaat van januari 2002 tot en met juli 2005
Productieresultaat januari 2002 - juli 2005
-800 -600 -400 -200 0 200 400 600
jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul okt jan apr jul
Maand
EUR x 1000
2. Probleemstelling en methodologie 17
degelijk betrouwbaar is. Het realiteitsprobleem is dan dat de productiemanager het productieresultaat, aan de hand van hetgeen hij van de gebeurtenissen op de werkvloer mee krijgt, verkeerd inschat.
In dit onderzoek zal onderzocht worden wat de betrouwbaarheid van het productieresultaat is en zal bij een onbetrouwbaar productieresultaat getracht worden om door middel van onderzoek de oorzaken te achterhalen. Het uiteindelijke doel van het onderzoek is om de fabriek in het geval van een onbetrouwbaar productieresultaat een verbetervoorstel te geven welke deze oorzaken weg kan nemen.
Hieruit volgt de volgende vraagstelling:
Vraagstelling:
Wat is de betrouwbaarheid van het productieresultaat van de fabriek?
En bij een onbetrouwbaar productieresultaat:
Wat zijn de oorzaken van het onbetrouwbare productieresultaat en hoe kunnen deze weggenomen worden?
Afbakening
Het onderzoek zal plaats vinden binnen de fabriek. De perioderapportage wordt door de afdeling Bedrijfseconomische zaken (BEZ) op het hoofdkantoor van SPL verzorgd. Alle benodigde informatie komt vanuit de fabriek. De systeemgrens ligt dan ook om de fabriek en de afdeling BEZ. Hierbinnen zal gekeken worden naar het informatiesysteem waaruit het productieresultaat vloeit en naar de menselijke interactie met dat systeem. Deze afbakening is terug te vinden in het conceptuele model dat hieronder gepresenteerd en uiteengezet wordt.
2.4 Het conceptuele model
In figuur 6 is het conceptuele model weergegeven. Volgens Starreveld (1997:27) kan relevante informatie alleen verstrekt worden wanneer de benodigde gegevens verzameld, vastgelegd en verwerkt zijn. Dit is belangrijk om te herkennen, omdat hieruit blijkt dat uiteindelijke informatie pas betrouwbaar kan zijn wanneer gegevens op de juiste wijze verzameld, vastgelegd en verwerkt worden. Het verzamelen en verwerken van informatie spreekt voor zich. Het vastleggen van informatie is het opslaan van informatie door het bijvoorbeeld te noteren of digitaal op te slaan. Het ongeschonden houden van de gegevens tijdens het verzamelen, vastleggen en verwerken wordt aangeduid met de term integriteit.
In de meeste gevallen verzamelen de operators van de fabriek de benodigde gegevens van de werkvloer. De betrouwbaarheid van deze gegevens is samen met de wijze van het verzamelen ervan van invloed op de betrouwbaarheid van de verzamelde gegevens. Pas wanneer de gegevens op de werkvloer conform
de werkelijkheid zijn en bij het verzamelen de integriteit van de gegevens behouden is, kunnen de verzamelde gegevens betrouwbaar zijn (Starreveld, 1997:135). Om deze gegevens vervolgens te behouden, dienen ze vastgelegd te worden. De wijze van het vastleggen van deze gegevens is vanwege mogelijke verstoringen tijdens het vastleggingproces weer van invloed op de betrouwbaarheid van de gegevens in de database van het informatiesysteem (Prism). Tot slot worden deze gegevens door BEZ verwerkt tot het productieresultaat. Ook hier geldt dat er verstoringen van de gegevens kunnen optreden en dat voorkomen dient te worden. Voor de betrouwbaarheid van het
Figuur 6: Het conceptuele model
2. Probleemstelling en methodologie 18
productieresultaat is het dus het voornaamst dat de integriteit van de gegevens behouden blijft tijdens de verschillende processen.
2.5 Deelvragen
De volgende deelvragen komen vanuit het conceptuele model naar voren en zijn hieronder uiteen gezet. Bij elke deelvraag is de methodologie gegeven voor het oplossen ervan. Wanneer er op deze deelvragen antwoord gegeven is, zal duidelijk zijn wat de betrouwbaarheid van het productieresultaat is. Hiermee is het eerste deel van de vraagstelling beantwoord.
1. Waar moet informatie volgens de literatuur aan voldoen om betrouwbaar te zijn?
Dit is een onderzoek naar de betrouwbaarheid van bepaalde informatie. In de literatuur staat beschreven waar informatie aan moet voldoen om betrouwbaar te zijn. Deze literatuur verzorgt de nodige basale kennis om dit onderzoek te kunnen uitvoeren.
2. Hoe ziet het informatiesysteem van de fabriek eruit?
De gegevens voor het berekenen van het productieresultaat stromen vanaf de werkvloer het informatiesysteem in. Het productieresultaat wordt berekend met de gegevens uit het informatiesysteem. Het informatiesysteem is een belangrijk element van de informatievoorziening. Het is daarom essentieel om te begrijpen hoe het werkt. Door middel van de beschikbare informatie binnen de fabriek en gesprekken met de mensen die er verstand van hebben, zal het informatiesysteem in kaart gebracht worden. Hierbij is het belangrijk om literatuur over informatiesystemen te gebruiken. Deze literatuur vormt een kader voor de beschrijving van het informatiesysteem van de fabriek.
3. Uit welke informatie wordt het productieresultaat berekend?
Niet alle informatie is relevant. Om te onderzoeken wat de betrouwbaarheid van het productieresultaat is, is het noodzakelijk om te kijken naar de informatie die nodig is om het te berekenen. Wanneer dat duidelijk is, kan het onderzoek een stukje verder afgebakend worden. Voor de verzameling en vastlegging is het dan alleen nodig om naar de verzameling en vastlegging van de benodigde informatie te kijken. Deze vraag zal beantwoord worden aan de hand van beschikbare informatie binnen de fabriek en gesprekken met werknemers die hier verstand van hebben.
4. Hoe worden de relevante gegevens volgens de formele organisatie verzameld, vastgelegd en verwerkt?
Het is goed om te kijken hoe de informatie volgens de formele organisatie verzameld, vastgelegd en verwerkt hoort te worden. Er kan dan onderzocht worden of deze manier op zich wel een goede methode is om tot het productieresultaat te komen. Daarnaast kan er een vergelijking getrokken worden met de wijze van het verzamelen, vastleggen en verwerken in de werkelijkheid, zodat afwijkingen geconstateerd kunnen worden. Deze deelvraag zal beantwoord worden aan de hand van de werking van het informatiesysteem. Hieruit kan deels afgeleid worden op welke wijze er verzameld en vastgelegd hoort te worden. Daarnaast zal de beschikbare informatie binnen de fabriek op dit terrein aangewend worden.
5. Op welke wijze worden de relevante gegevens in werkelijkheid verzameld, vastgelegd en verwerkt?
Nu het duidelijk is hoe alles in theorie in zijn werk hoort te gaan, is het tijd om te
onderzoeken hoe de feitelijke organisatie eruit ziet. Door de werkelijkheid te vergelijken met
de theorie, wordt inzicht verkregen in waar het niet gaat zoals gewenst. Daarnaast kan de
werkelijke situatie vergeleken worden met de gewenste situatie vanuit de theorie. Door
middel van gesprekken met werknemers zal boven water gehaald kunnen worden hoe het er
in werkelijkheid aan toe gaat.
2. Probleemstelling en methodologie 19
6. Op welke fronten schiet de betrouwbaarheid van het productieresultaat tekort?
Nadat de situatie in de fabriek is beschreven, kunnen de tekortkomingen aan de hand van de beschreven theorie over betrouwbaarheid van informatie en informatiesystemen uiteengezet worden. Op basis hiervan kan uiteindelijk antwoord worden gegeven op het eerste deel van de vraagstelling van dit onderzoek.
De deelvragen zijn nu vastgesteld. Na de beantwoording ervan zal duidelijk zijn in welke mate het
productieresultaat betrouwbaar is. Wanneer er aangenomen kan worden dat het onbetrouwbaar is kan
de analyse zich verder richten op de oorzaken van de onbetrouwbaarheid. Hiertoe wordt het
conceptuele model uitgebreid en kunnen verdere deelvragen opgesteld worden. In het volgende
hoofdstuk zal het theoretisch kader beschreven worden dat noodzakelijk is om voldoende ondergrond
te creëren om het onderzoek op te baseren.
3. Theoretisch kader 20
3. Theoretisch kader
3.1 Inleiding
In dit hoofdstuk wordt de theorie achter ‘kwaliteit van informatie’ en informatiesystemen besproken.
Deze theorie verzorgt de nodige kennis en inzicht om het onderzoek te kunnen uitvoeren. Daarnaast vormt een kader voor het onderzoek en zal het later in het rapport toegepast worden op de fabriek.
Met de beschrijving van de theorie achter kwaliteit van informatie wordt er antwoord gegeven op deelvragen één.
3.2 De theorie achter kwaliteit van informatie
Deze paragraaf geeft antwoord op deelvraag een: Waar moet informatie volgens de literatuur aan voldoen om betrouwbaar te zijn? De kwaliteit van informatie wordt volgens Bots (1999:552) door middel van drie criteria gemeten: volledigheid, juistheid en tijdigheid.
Informatie is volledig wanneer het alle aspecten in zich heeft die voor het doel waarvoor de informatie wordt verstrekt van belang zijn. Daar tegenover staat dat teveel informatie voorkomen moet worden om de kern van het bericht helder te houden. Juistheid wordt door Bots opgedeeld in drie aspecten:
relevantie, betrouwbaarheid en nauwkeurigheid. Informatie is relevant wanneer het zo goed mogelijk is afgestemd op het doel en de gebruiker waarvoor het bestemd is. Informatie is betrouwbaar wanneer de ontvanger van informatie erop kan vertrouwen dat de informatie correct is. De benodigde nauwkeurigheid van informatie hangt af van het gebruiksdoel. Wanneer er bijvoorbeeld gesproken wordt in bedragen in de miljoenen is het in de meeste gevallen niet relevant om deze bedragen tot op de cent nauwkeurig uit te drukken. Informatie is tijdig wanneer de informatie aan de gebruiker verstrekt is op het moment dat de informatie nodig is om bepaalde handelingen te ondersteunen.
Starreveld (1997:135) geeft aan dat de betrouwbaarheid van informatie afhankelijk is van de betrouwbaarheid van de ingevoerde gegevens, de betrouwbaarheid van de apparatuur, de betrouwbaarheid van de programmatuur en de betrouwbaarheid van de bestanden. ‘Ingevoerde gegevens’ en ‘apparatuur’ spreken voor zich. Met ‘programmatuur’ worden de gegevensverwerkende processen bedoeld. Met ‘bestanden’ wordt de opgeslagen informatie bedoeld. In het kader van de controleerbaarheid is het belangrijk dat de gegevens waarop de informatie gebaseerd is door de vastleggings- en verwerkingsprocessen kan worden gevolgd.
3.3 De theorie achter informatiesystemen
In deze paragraaf zal de theorie behandeld worden welke nodig is om deelvraag twee te kunnen beantwoorden. Deze deelvraag luidt: Hoe ziet het informatiesysteem van de fabriek eruit? Om elke maand tot een productieresultaat en een perioderapportage te komen, verzamelt de fabriek informatie, voert het in in het systeem en laat het het systeem de informatie verwerken. Deze ketting van acties kan men een informatiesysteem noemen. Een informatiesysteem is een systeem, bestaande uit apparatuur, programmatuur, gegevensverzameling, mensen en procedures, dat een organisatie of deel daarvan van informatie voorziet (Bots, 1999:221). Een informatiesysteem bestaat dus uit de volgende vijf elementen:
• Programmatuur;
• Gegevensverzameling;
• Mensen;
• Procedures en
• Apparatuur.
3. Theoretisch kader 21
Programmatuur
Programmatuur, ook wel het gegevensverwerkende proces genoemd, wordt gebruikt om de ingevoerde gegevens te verwerken, zodat er zinvolle informatie voor de gebruikers van het informatiesysteem ontstaat. In de fabriek bijvoorbeeld, zijn de transacties de invoer en het productieresultaat de uitvoer. De programmatuur zit hem dan in de gegevensverwerking van transacties naar het productieresultaat. Programmatuur kan handmatig of automatisch worden gedaan.
In beide gevallen is er een procesbeschrijving nodig om het op volledigheid en correctheid te controleren. Een procesbeschrijving geeft aan hoe de transformatie van invoer naar uitvoer geschiedt, hoe het bestuurd wordt en hoe het in de tijd verloopt.
Gegevensverzameling
De gegevensverzameling bestaat uit de opgeslagen gegevens. Van te voren is bepaald welke gegevens van belang zijn voor de besluitvorming van het management. Wanneer gegevens niet of niet op de juiste wijze zijn opgeslagen, bestaat de kans dat het systeem geen antwoord kan geven op onverwachte vragen die pas na de ontwikkeling van het informatiesysteem gesteld worden.
Mensen
Mensen vormen samen met procedures het handmatige deel van het informatiesysteem. Mensen voeren handelingen uit waardoor het geautomatiseerde deel van het informatiesysteem kan functioneren. Procedures zijn de beschrijvingen van die handelingen. Naast de handmatige handelingen is er ook sprake van een interactie tussen mensen en het geautomatiseerde deel van het informatiesysteem. Dit wordt de mens/machine-interface genoemd. De kwaliteit van deze interface heeft een grote invloed op de door de gebruikers ervaren kwaliteit van het geautomatiseerde deel van het systeem. Wanneer deze niet goed is, kan het voorkomen dat de gebruiker mogelijkheden van het systeem over het hoofd ziet en daardoor handelingen in het systeem omslachtig uitvoert. Daarnaast wordt de kwaliteit ook gevormd door de verwachtingen die de gebruiker heeft en het beeld dat hij of zij heeft van hoe computers werken. Hier moet bijvoorbeeld bij foutmeldingen rekening mee gehouden worden. Volgens Bots gaat het om meer dan alleen het trainen in het gebruik van het systeem en het verstrekken van handleidingen en procedures. De omgang van de mens met het systeem moet naadloos aansluiten op zijn andere werkzaamheden. Het gaat volgens hem zowel om de effectiviteit en efficiëntie van de totale werktaak als om de kwaliteit van de arbeid. Dit kan niet in één keer ontworpen worden. Daarom is het aan te bevelen om ontwerper en gebruiker samen het systeem te laten ontwerpen.
Procedures
Zoals bij het kopje ‘Mensen’ uiteen is gezet, hebben procedures betrekking op alle handmatige handelingen die nodig zijn om het geautomatiseerde deel van het informatiesysteem goed te laten functioneren. Het zijn de voorschriften voor de mensen die met het systeem werken. Het gaat dan om de beschrijvingen en toewijzingen aan personen en organisatie-eenheden van:
• Bevoegdheden;
• Taken;
• Verantwoordelijkheden.
Bij de toewijzingen moet er onder andere op het volgende worden gelet:
• De taken moet goed kunnen worden vervuld;
• Er mogen geen overlappingen in taken of verantwoordelijkheden voorkomen;
• Er mag geen misbruik gemaakt worden van de bedrijfsmiddelen.
Een procedurebeschrijving beschrijft de handelingen die moeten worden verricht en de beslissingen die moeten worden genomen in het kader van een bepaalde rol door bepaalde personen of afdelingen.
Wanneer deze procedurebeschrijvingen er niet zijn, is de kans groter dat taken niet of niet goed
uitgevoerd worden.
3. Theoretisch kader 22
Apparatuur
Automatische gegevensverwerking, gegevensopslag en –transport gebeuren met behulp van apparatuur. Dit zijn de fysieke apparaten. Sommige apparatuur is voorzien van ingebouwde programmatuur. Deze programmatuur valt nog onder de noemer ‘apparatuur’.
Informatieverzorgingssysteem
Starreveld (1997:32) noemt deze vijf elementen samen een informatieverzorgingssysteem. Hij geeft aan dat een informatiesysteem uit de gegevens- en informatie-elementen bestaat. Het verschil tussen een informatiesysteem en een informatieverzorgingssysteem is dat de laatste breder is opgezet. Het is samengesteld uit de betrokken medewerkers, regelgeving, procedures, apparatuur en programmatuur terwijl het informatiesysteem een systeem is waarin niet verder gekeken wordt dan het invoeren en ophalen van gegevens. Een informatieverzorgingssysteem bestaat uit alle benodigde elementen om tot gewenste informatie te komen. Het informatieverzorgingssysteem van de fabriek is verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van het productieresultaat. In dit rapport zal om leesbaarheidsredenen de term ‘informatiesysteem’ gebruikt worden wanneer informatieverzorgingssysteem bedoeld wordt.
3.4 Gebruik van de theorie
De hierboven besproken theorie dient als kader om de fabriek op de juiste wijze te kunnen beschrijven
en zal verderop in de analyse toegepast worden op de fabriek. In het volgende hoofdstuk zal het
informatiesysteem en de relevante informatie voor de berekening van het productieresultaat besproken
worden.
4. Het informatiesysteem en de relevante informatie 23
4. Het informatiesysteem en de relevante informatie
4.1 Inleiding
De mensen in de fabriek geven informatie aan het informatiesysteem door middels transacties. Het productieresultaat wordt berekend uit de gegevens afkomstig van een aantal van deze transacties.
Hierom zal het informatiesysteem, en wat er op de achtergrond gebeurt, aan de hand van de verschillende transacties die erin mogelijk zijn, beschreven worden. De aspecten van het informatiesysteem waar de fabriek mee van doen heeft, zullen op deze manier aan bod komen.
Daarnaast zal beschreven worden welke informatie nodig is om tot een productieresultaat te komen.
Dit hoofdstuk is beschreven aan de hand van de gebruikershandleiding van BAS, gesprekken met IT- mensen van de combinatiefabriek en de administrateur van de fabriek, de situatie op de werkvloer en relevante interne informatie aanwezig op het intranet en op papier. Met de beschrijvingen in dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op deelvragen twee en drie. De komende paragrafen zullen ingaan op deelvraag twee: Hoe ziet het informatiesysteem van de fabriek eruit?
4.2 BAS, Prism en de informatie-uitwisseling tussen beide
SPL gebruikt het Enterprise Resource Planning (ERP) systeem Prism. ERP-software probeert alle afdelingen en functies door het bedrijf heen te integreren in een enkel computersysteem (Somers en Nelson, 2001:1). De fabriek is daar in opgenomen. BMZ en de fabriek gebruiken daarnaast het software-pakket BAS (Barcode Applicatie Systeem). BAS is een barcodesysteem waarmee pallets geproduceerde halffabrikaten (partijen) door middel van een geleidebon van een unieke barcode kunnen worden voorzien. Wanneer deze barcode gescand wordt, weet BAS over welke partij het gaat.
Door bij het produceren van een partij halffabrikaten een bon te printen en te scannen is BAS op de hoogte van de productie. Door de bon nogmaals te scannen bij het aanbieden van de partij aan het productieproces is BAS op de hoogte van de consumptie. BAS verzorgt op die manier de productie- en voorraadmutatie-informatie. Elke 10 minuten vindt er een synchronisatie plaats tussen BAS en Prism. Het productieresultaat wordt uiteindelijk berekend aan de hand van de gegevens in Prism.
Deze berekening valt onder de programmatuur van het informatiesysteem.
Op een geleidebon staat onder andere een barcode, een resourcenummer, een lotnummer, een schedulenummer en de hoeveelheid halffabrikaten op de pallet. Het resourcenummer vertelt om welk halffabrikaat het gaat. Het resource 357081 in figuur 7 bijvoorbeeld staat voor een goud gelakte bodem xxxxx voor een 170g bus. Het lotnummer bestaat uit een reeks getallen en cijfers waaruit meestal op te maken is op welke datum het halffabrikaat gefabriceerd is, welke lijn of machine het geproduceerd heeft en wat het volgnummer is. Dit is echter niet per definitie zo. Het lotnummer in combinatie met het resourcenummer is uniek. Het schedulenummer wordt door het systeem gebruikt om te achterhalen welke halffabrikaten de in- en output vormen voor de betreffende machine. De in- en output kunnen immers verschillen bij een verschillend eindproduct. De laatste 3 cijfers komen meestal overeen met de laatste 3 van het resourcenummer van de halffabrikaten van de
geproduceerde partij. Wanneer men dus volgens de planning een aantal partijen van hetzelfde resource produceert, is het schedulenummer voor elk van deze partijen gelijk.
Figuur 7: Een geleidebon
4. Het informatiesysteem en de relevante informatie 24
Om BAS naar behoren de voorraadmutaties bij te laten houden, heeft het input nodig. Deze wordt verkregen via de operators op de werkvloer (door het scannen van de geleidebonnen) en via de tellers in het productieproces. De tellers voorzien BAS automatisch van input. Een operator is dan alleen nodig om in BAS aan te geven welk fabrikaat de tellers tellen en om deze tellers op nul te zetten aan het einde van de dienst en aan het einde van de week. Op alle andere plaatsen waar voorraadmutaties geregistreerd dienen te worden, voorziet de operator BAS via een PC van input. Bijvoorbeeld bij het koppelen van het juiste fabrikaat aan een transportlijn richting BMZ.
4.3 Transacties
De input in BAS en Prism bestaat uit onder andere uit het soort product (resource), de aantallen daarvan in de partij, het schedulenummer en een transactietype. Het transactietype geeft voor het systeem aan wat er moet gebeuren met de door middel van de gescande geleidebon geleverde informatie. Wanneer de partij bijvoorbeeld net geproduceerd is, gebruikt men een PR-transactie. Aan de hand van deze transactie weet BAS bijvoorbeeld dat het de virtuele voorraad moet vermeerderen met het aantal halffabrikaten dat aan de geleidebon gekoppeld is. Wanneer een partij niet volledig verwerkt is en het restant weer terug de voorraad in geboekt wordt, gebruikt men een RS-transactie.
Tabel 1 laat alle mogelijke transacties zien met de afkortingen en een korte uitleg. Na tabel 1 worden de transacties besproken in het kader van de situatie waarin deze gebruikt kunnen worden. Figuur 8 laat de belangrijkste transacties zien die gebruikt worden in het primaire proces en hoe deze aan elkaar gerelateerd zijn. Hieronder zullen alle transacties en het gebruik ervan besproken worden
Afkorting Uitleg VO (vendor ontvangst):
VK (vendor correctie):
VR (vendor retour):
DI (direct issue):
IP (issue to production):
IR (issue tot production retour):
RS (reverse direct issue):
PR (production receipt):
PR- (prod. receipt negative):
TR (transito):
IA (inventory adjustment):
TP (theoretical prod. (blikafval)):
TC (theoretical consumption (lak en koperdraad)):
KR (kraken):
SA (sales):
SL (sales, handmatige facturen):
Boeking Grondstof invoorraadname Correctie VO
Boeking retour leverancier Boeking inproductiename
Boeking interne aflevering (eigen kostenplaats of andere k.p.) Terugboeking interne aflevering halffabrikaten (eig/and k.p.) Boeking invoorraadname niet volledig verwerkt halffabrikaat Boeking invoorraadname gefabriceerd product
Correctie PR
Boeking verschuiving voorraad tussen voorraadpunten Correctie van de voorraden
Automatische opboeking blikafval
Automatische afboeking lak en koperdraad Boeking afgekeurd product
Boeking aflevering eindproduct aan klant Boeking aflevering eindproduct aan derden Tabel 1: Afkortingen en uitleg van de transacties
Operators
Wanneer de grondstoffen van leveranciers afgeleverd worden, boekt de operator deze via de PC met een VO-transactie in in Prism. Prism is dan op de hoogte van de nieuwe voorraad. Wanneer een operator een foutieve VO-transactie heeft gedaan, kan deze gecorrigeerd worden met een VK- transactie. Dit gebeurt bijvoorbeeld wanneer er een verkeerde rol blik in Prism is geboekt. Grond- en hulpstoffen die VO-geboekt worden, zijn bijvoorbeeld: rollen blik, pallets, tape, lak en koperdraad.
Voor elke machine of lijn is er een productieplanning opgesteld. De operators bepalen aan de hand
hiervan wat er geproduceerd moet worden. Wanneer er begonnen kan worden met produceren, zoekt
de operator in de planning op welke halffabrikaten er geproduceerd moeten worden. De benodigde
4. Het informatiesysteem en de relevante informatie 25
partijen worden uit voorraad gehaald. De operator kan ze herkennen aan het resourcenummer welke op de geleidebon staan die aan elk pallet bevestigd is.
Wanneer een bepaalde productierun gestart wordt en er een partij ter verwerking wordt aangeboden, geeft de operator dit in BAS aan. Dit doet hij door in BAS te kiezen voor ‘afgifte aan productie’ (DI- transactie). Vervolgens voert hij aan het begin van de productierun bij de eerste partij de productielijncode en het schedulenummer van deze productierun in. Daarna scant hij bij elke partij die voor deze productierun verwerkt wordt de barcode op de geleidebon van het betreffende pallet. BAS weet hierdoor precies op welke machine (productielijncode) welk uniek pallet (barcode geleidebon) voor welke productierun (schedulenummer) is verwerkt en geeft een vermindering van de voorraad van de fabriek met dit pallet door aan Prism.
Aan het eind van een productielijn geeft een operator bij elke geproduceerde partij in BAS aan dat er een nieuw pallet producten geproduceerd is. Dit doet hij door in BAS te kiezen voor ‘ontvangst uit productie’. Daarna voert hij de productielijncode, het schedulenummer, de juiste datum in franse- partijcodering
6en het resourcenummer in in BAS. De hoeveelheid halffabrikaten op een pallet is meestal van tevoren ingesteld aan de hand van het gekozen schedule. De betreffende machine wordt vooraf zo ingesteld, dat deze het juiste aantal halffabrikaten op een pallet stapelt. De operator print de geleidebon voor dit pallet uit, scant deze en bevestigt hem aan het pallet. BAS weet op dat moment dat er een pallet (franse-partijcodering + palletnummer, uniek voor dit pallet) met bepaalde halffabrikaten in een bepaald aantal (resourcenummer en aantallen) zijn voortgekomen en vermeerdert de digitale voorraad met dit pallet (PR-transactie). BAS vermeerdert het lotnummer automatisch met één zodat de operator dit niet hoeft te doen bij het scannen van de volgende geproduceerde partij. Dit voorkomt dubbele lotnummers (deze moeten immers uniek zijn voor het betreffende resource).
Wanneer een partij niet volledig verbruikt is bij afgifte aan productie en weer terug het magazijn in gaat, gebruikt men ook een speciale transactie. De partij is namelijk bij ‘afgifte aan productie’ al volledig afgeboekt in BAS (DI-transactie). Daarom moet bij teruggave van de resterende halffabrikaten van de partij aan het magazijn, de DI-transactie gecorrigeerd worden. Dit is mogelijk met een RS-transactie. De operator kiest dan in BAS voor ‘retour uit productie’. BAS vraagt de operator dan de geleidebon van de oorspronkelijke partij te scannen. De operator doet dit. BAS vult deze gegevens aan de hand van de gescande geleidebon in en de operator kan zonodig een aantal gegevens wijzigen. In de meeste gevallen vult hij het aantal resterende halffabrikaten op de pallet in.
Vervolgens print hij de nieuwe geleidebon uit. De operator scant deze en bevestigt deze aan de pallet.
Op dit moment is BAS van de juiste informatie voorzien en kan de operator weer verder.
Wanneer een pallet intern verplaatst wordt, moet dit ook worden aangegeven in BAS. Onder interne verplaatsing valt het wijzigen van de locatie van partijen in het magazijn, het verplaatsten naar een ander magazijn en het samenvoegen en opsplitsen van partijen (TR-transactie). Dit verwerkt de operator in BAS op soortgelijke wijze als hierboven beschreven. Bij uitlevering van geproduceerde
6 De franse-partijcodering is de productiedatum gecodeerd naar letters. DUJ staat bijvoorbeeld voor 10 maart 2005.
Figuur 8: Het transactieschema
productielijn fabriek 1 VO-transactie DI-transactie
RS/RA-transactie
productielijn fabriek 2
IP-transactie IR-transactie
PR-transactie TR-transactie TR-transactie
SA-transactie TR-transactie
goederenstroom
