De handelsagent in Duitsland – Uw partner voor export

DE HANDELS AGENT

IN DUITSLAND

De handelsagent in Duitsland

–

Uw partner voor export

Sarah Züfle, medewerkster FIT Isabelle Maufroy, medewerkster FIT Wirtschafts-und Handelsvertretung Flanderns

c/o Belgisches Generalkonsulat Cäcilienstrasse 46, D-50667 Köln T: +49 221 25 49 28 | F: +49 221 257 06 94

cologne@fitagency.com

INHOUD

1. DE DUITSE HANDELSAGENT – UW PARTNER VOOR EXPORT ... 4

2. DEFINITIE ... 5

3. DE ZOEKTOCHT NAAR EEN DUITSE HANDELSAGENT ... 6

3.1 Advertentie plaatsen ... 6

3.2 Vakliteratuur en pers ... 7

3.3 Advertentie in het ‘H&V Journal’ plaatsen ... 8

3.4 Speciale internetportalen ... 8

3.5 Online handelsagentengids ... 10

3.6 Jobportalen op het internet ... 11

3.7 De Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) ... 11

3.8 cdh-markt.de ... 14

3.9 Beurzen ... 14

3.10 Reclame op uw eigen beursstand ... 14

4. DE JUISTE HANDELSAGENT KIEZEN ... 15

5. DE HANDELSOVEREENKOMST ... 17

5.1 Het begrip handelsagent ... 17

5.2 De formele vorm van een handelsagentenovereenkomst ... 18

5.3 Verplichtingen van de handelsagent ... 18

5.3.1 Bemiddelingsplicht ... 18

5.3.2 Opdrachten, confidentialiteit, notoriteit verplichting en bewaringsplicht ... 19

5.3.3 Mededelingsplicht ... 19

5.4 Verplichtingen van de volmachtgever ... 20

5.4.1 Vergoedingsplicht ... 20

5.4.2 Ondersteuningsplicht ... 20

5.4.3 Voorlichtingsplicht ... 20

5.4.4 Loyaliteit ... 20

5.5 De provisie - commissie ... 20

5.6 Aansturen van en controle op de handelsagent ... 21

5.6.1 Contractuele bepaling ... 21

5.6.2 Verkoopsrichtlijnen ... 21

5.6.3 Vergoedingssysteem ... 21

5.6.4 Bezoeken ... 22

5.6.5 Prestatiecijfers ... 22

5.7 Beëindiging van de handelsagentenovereenkomst ... 22

5.7.1 De opzeggingstermijnen ... 22

5.7.2 Welke zijn de opzeggingsvergoedingen? ... 22

5.7.3 Verjaring ... 23

5.7.4 Arbitrage ... 23

6. VEEL VOORKOMENDE VRAGEN ... 24

7. VERDERE LITERATUUR ... 26

1. De Duitse handelsagent – uw partner voor export

Duitsland telt 60.000 handelsagenten die voor ongeveer 30% van de Duitse handel bemiddelen en gemiddeld 175 miljard euro omzet per jaar realiseren.

Hoe vindt u nu de juiste handelsagent in Duitsland? Wat doet een handelsagent precies? Welke zijn de verplichtingen, rechten en controlebevoegdheden van een handelsagent?

Een handelsagent aanstellen betekent een deel van uw bevoegdheid afstaan aan een externe Duitse onderneming. Het is een vorm van outsourcing.

Dit rapport belicht de kerncompetenties van de handelsagent of ‘Handelsvertreter’ zoals hij in Duitsland genoemd wordt. Zijn activiteit is onopvallend en dikwijls onbekend, aangezien hij tussen producent en handelaar optreedt, tussen handelaars onderling of tussen handelaars in het binnen- en het buitenland.

De meerwaarde van dit document ligt in het feit dat het de recentste juridische beschouwingen vermeldt, zonder een formalistische juridische toon aan te slaan. Er wordt steeds rekening gehouden met het doelpubliek, namelijk de Vlaamse KMO met weinig of geen ervaring in de aanwerving van een handelsagent in Duitsland.

Als bijlage van deze studie vindt de lezer nog twee interessante documenten:

 Een voorbeeld in het Duits van een handelsagentuurovereenkomst (opgelet: dit document valt niet onder de verantwoordelijkheid van Flanders Investment & Trade. Bron: Advocaat Rolf Beeker / Beeker Rechtsanwälte)

 CDH-beurzen 2014

Alle rechten voorbehouden

Alle auteursrechten en databankrechten ten aanzien van deze pagina's worden uitdrukkelijk voorbehouden. Niets van deze pagina's mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de rechthebbenden.

Tenzij het tegendeel uitdrukkelijk is bepaald, wordt deze toestemming stilzwijgend verleend voor het

citeren van gedeelten uit deze werken, mits zonder winstoogmerk en met expliciete bronvermelding.

2. Definitie

Het begrip handelsagent (commercial agent, agent commercial, Handelsvertreter) is goed gekend. Toch rijzen nog altijd vragen over wie de handelsagent is, specifiek in Duitsland?

De handelsagent is actief in het B2B-gebeuren en is tussenpersoon voor verschillende bedrijfsvormen.

Zijn activiteit leunt aan bij deze van de handelsreiziger (agent voyageur, Reisender) maar er is toch een wezenlijk verschil qua vergoeding. Waar de handelsagent overwegend op provisiebasis betaald wordt (variabele kosten), wordt de vergoeding van de handelsreiziger overwegend vastgelegd door een vast loon (vaste kosten voor het bedrijf). De handelsagent werkt voor rekening en risico van de volmachtgever, maar niet in naam ervan zoals de handelsreiziger. Bij de handelsreiziger spreekt men dan ook van insourcing. De handelsreiziger maakt inherent deel uit van uw bedrijf terwijl de handelsagent een zelfstandige ondernemer is. Anders als de handelsreiziger vertegenwoordigt de handelsagent vaak meerdere bedrijven. Hij of zij (voortaan in de tekst: hij) beschikt daardoor over een gefundeerde marktkennis en kennis over de concurrentie en kan zijn klanten en de bedrijven die hij vertegenwoordigt grondig informeren over producten en verkoopstrategieën.

§ 84 van het Duitse handelswetboek, het Handelsgesetzbuch (HGB), definieert de Handelsvertreter als

‘einen selbständigen Gewerbetreibenden, der ständig damit betraut ist, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder in dessen Namen abzuschließen’. Vrij vertaald, ‘de handelsagent is diegene die er als zaakvoerder voortdurend mee bezig is voor een andere ondernemer zaken te bemiddelen of deze in diens naam af te sluiten’. Deze definitie is eerder beperkend en geeft een onvolledig beeld van de activiteiten en kerncompetenties weer.

Overeenkomstig het Duitse handelswetboek is de handelsagent een professionele zelfstandige die belast is om op permanente wijze zaken te onderhandelen voor een ondernemer of om zaken af te sluiten in naam van deze ondernemer.

Hij kan zijn activiteiten vrij organiseren en zijn werkuren vrij bepalen (zelfstandig beschikken over tijdsbesteding). Indien in een geschil de handelsagent kan bewijzen dat hij niet vrij of naar eigen goeddunken zijn activiteit van handelsagent kan uitvoeren (bepaling van uren, verplichte dagelijkse prestaties, gedetailleerde verslagen, bepaling van de weg), dan kan zijn statuut gelijkgesteld worden met dat van een loontrekkende, ondanks het contract.

Speelt de handelsagent nog een nuttige rol in het handelsgebeuren? Jazeker, en dit omdat:

 de Duitse handelsagent de Vlaamse leverancier van zijn kennis van de markt mee laat genieten (marktkennis, tendensen, toepasselijke normen, houding van de concurrenten).

 de Vlaamse exporteur bovendien mee kan genieten van de relaties die de handelsagent gedurende jaren in stand hield met klanten, om nieuwe producten te introduceren op de Duitse markt.

 de handelsagenten meer vertrouwen genieten van de klanten die hen objectiever vinden dan de

fabrikant.

3. De zoektocht naar een Duitse handelsagent

Het zoekproces begint wanneer u als bedrijfsleider beslist heeft dat het aanstellen van een handelsagent dé efficiënte weg is voor de export naar Duitsland. Hiervoor kunnen verschillende kanalen gebruikt worden, gaande van het plaatsen van een advertentie in een lokale krant tot het gebruik van het internet.

Het gebeurt ook vaak dat een Duitse handelsagent zelf het initiatief neemt en actief op zoek gaat naar bemiddelingsactiviteiten voor bekende Vlaamse bedrijven. Daarvoor richt hij zich tot de Duitse Handelskamers in het buitenland en af en toe tot Flanders Investment & Trade in Duitsland. Maar meestal moet u als Vlaamse ondernemer zelf op zoek gaan naar een agent. Hoe gaat u dan het beste te werk?

3.1 Advertentie plaatsen

Checklist voor het plaatsen van een advertentie:

Wij zijn Coördinaten van uw bedrijf

 Benaming

 Logo

 Sector

 Locatie

 Grootte van uw bedrijf

 Contactpersoon

Wij hebben Beschrijving van de vacante betrekking

 Motief voor aanbesteding

 Jobomschrijving

 Verantwoordelijkheidsgraad

 Vertegenwoordigingsgebied (postcode)

 Carrièremogelijkheden

Wij zoeken Beschrijving van de nodige competenties

 Beroepsopleiding

 Beroepservaring

 Vooropleiding

 Specifieke kennis, bijvoorbeeld talenkennis

 Persoonlijke eigenschappen (motivatiegraad, communicatie)

 Leeftijd

 Grootte van de agentuur

 Marktgrootte

Wij bieden aan Inlichtingen over uw verplichtingen

 Provisiebasis

 Andere vergoedingen

 Opleiding

Wij vragen Vermelding van nodige bijlagen

 Profiel van de Duitse agentuur

 Lijst van de bedrijven die hij/zij al vertegenwoordigt

 Referenties

 Geografische afbakening van zijn klantendistrict

3.2 Vakliteratuur en pers

Een advertentie plaatsen in één van de vele Duitse vakbladen blijft een klassieker in het zoekproces. In functie van uw sector selecteert u een specifiek magazine. Deze vakliteratuur kunt u via het internet raadplegen. Een goede website is http://www.pressekatalog.de/. Meestal kunt u er online een advertentie plaatsen, bijna altijd in het Duits en soms in het Engels.

Hieronder staan een aantal bekende dagbladen waarin u een advertentie kunt plaatsen:

 Frankfurter Allgemeine Zeitung (FAZ)

U kunt uw aangeboden betrekking bijvoorbeeld op FAZjob.NET, in de Frankfurter Allgemeine Zeitung en de Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung adverteren. U kunt uw advertentie online in uw individuele lay-out opgeven of één van de drie standaard lay-outs uitkiezen. De looptijd van de advertenties op FAZjob.NET is 30 dagen.

http://fazjob.net/fuer-arbeitgeber/stellenangebote-inserieren/

Contact:

http://verlag.faz.net/anzeigen/anzeigen-service/kontakt-wir-sind-fuer-sie-da-11123830.html Telefonisch:

Maandag tot donderdag van 8.00-18.00 uur Vrijdag van 8.00-17.00 uur

Tel: 0049 (0) 69 75 91-33 44 E-mail: stellenangebote@faz.de Per post:

Frankfurter Allgemeine Zeitung Anzeigenabteilung

60267 Frankfurt

Informatie i.v.m. de prijzen:

http://fazjob.net/_em_daten/faz/pdf/FAZ_Stellenmarkt_Preisliste.pdf

 Süddeutsche Zeitung https://anzeigen-

buchen.sueddeutsche.de/adweb/anzeigen.do?opcode=start&sessionreset=true&markt=#stellenmarkt Telefonisch:

Tel: 0049 (0) 89 -2183 – 1030 E-mail:

anzeigenannahme@sueddeutsche.de Per post:

Hultschiner Str. 8 81677 München

 Die Zeit

Informatie i.v.m. de prijzen:

http://marktplatz.zeit.de/mediadaten/stellenmarktpersonalimage E-mail:

andrea.brandhoff@zeit.de Telefonisch:

Tel: 0049 (0) 40 3280 - 396

3.3 Advertentie in het ‘H&V Journal’ plaatsen

Het belangrijkste blad van de Vereniging der Handelsagenten in Duitsland is het ‘H&V Journal – Wirtschaftsmagazin für Handelsvermittlung und Vertrieb’. Deze publicatie heeft een oplage van ca. 12.500 exemplaren en is specifiek gericht op de handelsagent. Jaarlijks worden er ongeveer 1.500 advertenties in geplaatst. Het maandblad is gratis voor de leden van de vereniging (vooral handelsagenten) en verschijnt 10 keer per jaar. Een 1/1 zwart-wit advertentie kost 3.397 euro, een 1/1 advertentie in vier kleuren kost ca. 4.921 euro.

Link: www.best-ad-media.de/wirtschaft/vertriebmarketing/vertriebmarketing-detailansicht/media/hv- journal.html

3.4 Speciale internetportalen

Het internet is een goede bron voor de zoektocht naar adressen van agenturen. De informatiestroom

van deze zoekmethode is echter zo breed dat men er al snel de weg in kwijt raakt.

Een succesvolle weg via het internet is het portaal van de Handelsvertreter (www.handelsvertreter.de).

handelsvertreter.de is met meer dan 5.890 handelsvertegenwoordigingen het grootste Duitse platform voor de handelsagenten. handelsvertreter.de behoort tot het internationale platform come-into- contact.com, die ondersteund wordt door de IUCAB en de Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH) e.V. De CDH eService GmbH, een dochteronderneming van de CDH e.V., is beheerder van het platform. Via dit platform kunt u in heel Europa naar handelsagenten zoeken. Op het portaal kunt u gedetailleerd zoeken op sector: bouw, techniek, papier/verpakking/bureel, gezondheid/farma, mode/sport/accessoires, voeding/wijn/likeuren en woonmilieu. Het portaal heeft een gebruiksvriendelijke Engelstalige, Spaanse en Franse versie.

Zo werkt het om een advertentie te plaatsen:

1. U plaatst de advertentie zelf:

a. Registreren (www.handelsvertreter.de/login.html?target=angebot_schalten.html)

b. Advertentie schrijven voor Duitsland of een ander land (Frankrijk, Griekenland, Nederland, etc.) c. Nog eens nakijken in het popup-venster

d. Op‚ ‘Zur Kasse gehen‘ klikken

e. Betalen (met kredietkaart of PayPal of domiciliëring (enkel voor bedrijven met een bankrekening in Duitsland)

Kostprijs (in euro + BTW):

Duur: 1 maand 2 maanden 3 maanden

Advertentie: € 173,00 € 236,00 € 296,00

Logo (optioneel): € 197,00 € 260,00 € 320,00

De advertentie is na de gekozen periode automatisch weer offline. U kunt ze echter ieder ogenblik opnieuw activeren.

Speciale aanbieding: Print+Online voor 1 maand. U kunt uw advertentie zowel online publiceren op handelsvertreter.de alsook in het H&V Journal:

Zonder logo met logo 283 € netto 307 € netto

Door de e-mail pushservice worden de passende handelsagenten automatisch 3 dagen vóór de online publicatie geïnformeerd over uw advertentie.

2. U laat de advertentie plaatsen:

handelsvertreter.de kan de advertentie voor u plaatsen. U dient enkel het formulier Schaltungs- Formular te downloaden en in te vullen.

www.handelsvertreter.de/files/de/HV_Schaltungsservice_DE.pdf

Handelsvertreter.de zorgt er dan voor dat de advertentie geactiveerd wordt. Uiteraard kan handelsvertreter.de op aanvraag ook uw teksten en logo bewerken.

Kostprijs: 89 euro + BTW bovenop de prijs van de advertentie.

Betaling met kredietkaart of PayPal of domiciliëring (enkel voor bedrijven met een bankrekening in Duitsland)

3.5 Online handelsagentengids

U kunt ook zelf naar een handelsagent zoeken in het portaal handelsvertreter.de:

1. www.handelsvertreter.de/branchen_suche.html 2. Branche kiezen (+ duur van activering)

3. Op ‘Zur Suchauswahl/Warenkorb hinzufügen’ klikken

4. Keuze nakijken en op ‘Auswahl in den Warenkorb legen’ klikken 5. Op ‘Zur Kasse gehen’ klikken

6. Op ‘Anmelden und Bezahlen’ klikken

7. Betalen (met kredietkaart of PayPal of domiciliëring (enkel voor bedrijven met een bankrekening in Duitsland)

8. Vanaf nu kunt u in de gekozen sector(en) een handelsagent zoeken Kostprijs (in euro + BTW):

Duur: 1 maand 2 maanden 3 maanden

1 branche: € 250,00 € 450,00 € 600,00

Vanaf de 2

branche: € 150,00 € 270,00 € 360,00

Opgelet: na de activatie van de sectoren kunt u in de gekozen periode handelsagenten in het

handelsagentenregister zoeken en contacteren. Na afloop van de geboekte periode is dit

niet meer mogelijk.

3.6 Jobportalen op het internet

Meer en meer zal het zoeken via het internet aan belang winnen. U kunt via onderstaande portalen beginnen. Let wel: ook online advertenties zijn betalend. De tekst moet ook in het Duits opgesteld zijn.

De sites:

www.stellenanzeigen.de www.stepstone.de www.monster.de www.jobscout24.de www.jobpilot.de

3.7 De Centralvereinigung Deutscher Wirtschaftsverbände für Handelsvermittlung und Vertrieb (CDH)

Tot de service van de CDH behoort niet alleen het identificeren van de handelsagent, maar eveneens:

 het verlenen van juridisch advies voor de leden en

 het organiseren van beurzen voor handelsbemiddeling.

Bemiddeling van een handelsagent voor bepaalde postcoderegio’s met behulp van de CDH:

De CDH heeft 13 subverenigingen in gans Duitsland. Zie: www.cdh.de/verband/landesverbaende. Zij begeleiden en informeren hun leden, de handelsvertegenwoordigingen, in hun 17 kantoren ter plaatse:

Berlin, Bielefeld, Bremen, Düsseldorf, Erfurt, Frankfurt, Hamburg, Hannover, Kassel, Koblenz, Köln, München, Nürnberg, Saarbrücken, Stuttgart, Unna, Wuppertal.

Bij de CDH kunt u bv. standaardcontracten in verschillende talen verkrijgen (kostprijs: ca. 10 à 20 €).

Zoekt u voor Duitsland of een deel van Duitsland verkoopondersteuning met marktervaring, dan kunt u op het internet een advertentie publiceren: uw aanvraag wordt gedurende 6 maanden in de CDH- databank geplaatst. Deze databank kan door geïnteresseerde leden op ieder moment gelezen en gebruikt worden. U op uw beurt ontvangt de contactgegevens van alle handelsagenten die hun portfolio willen uitbreiden of aanvullen met uw producten.

www.cdhbl.de/html/d,38,000.htm Kostprijs: ca. 35,00 € + BTW Betaling met kredietkaart

De subverenigingen die kunnen aangesproken worden voor het zoeken naar een handelsagent in hun jurisdictie zijn gelegen in de volgende centra:

Regio Stad Website / E-mail

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Baden-Wurttemberg

Stuttgart www.cdhbw.de

Bayerischer Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

München www.bayern.cdh.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Bergisch Land

Wuppertal www.cdhbl.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Hamburg

Hamburg www.hamburg.cdh.de

Wirtschaftsverband der

Handelsvertretungen Hessen-Thüringen

Frankfurt/Main www.hessen- thueringen.cdh.de Handelsvertreterverband Köln-Bonn-

Aachen e.V.

Keulen www.cdhkoeln.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Niedersachsen-Bremen

Hannover www.niedersachsen-

bremen.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Nordost

Berlin www.nordost.cdh.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Ostwestfalen-Lippe

Bielefeld www.ostwestfalen- lippe.cdh.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Rheinland-Pfalz

Koblenz cdh-koblenz@gmx.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Rhein-Ruhr

Düsseldorf www.rhein-ruhr.cdh.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Saarland

Saarbrücken info@cdh-saarland.de

Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb

Westfalen-Mitte

Unna-

Koeningsborn

www.cdh-westfalen-mitte.de

3.8 cdh-markt.de

Op de website van het Wirtschaftsverband für Handelsvermittlung und Vertrieb Baden-Württemberg e.V.

(www.cdh-markt.de) zijn ongeveer 2.500 verkoopbedrijven uit alle sectoren geregistreerd, vooral met zetel in het zuidwesten. Deze database is ook interessant voor het tot stand brengen van zakelijke contacten in de groothandel.

3.9 Beurzen

De CDH-afdelingen organiseren regelmatig CDH-beurzen voor de verschillende sectoren (www.cdh.de/user/eesy.de/cdh.de/dwn/cdh_messen_14.pdf). Op deze regionale beurzen stellen CDH- leden (= handelsagenten) de producten voor van de bedrijven die ze vertegenwoordigen. Ze bieden daarmee hun potentiële klanten (zoals detailhandelaars) de mogelijkheid om snel en uitvoerig kennis te maken met het assortiment van de handelsagent en doelgericht te bestellen. Een voorbeeld hiervan is de beurs Wäsche und Mehr voor bodywear in Dortmund.

Een lijst van deze ‘agentenbeurzen’, waarvoor ook buitenlandse firma’s zich kunnen inschrijven, vindt u in de bijlage van deze studie.

3.10 Reclame op uw eigen beursstand

Ten slotte kunt u ook een melding plaatsen op uw eigen beursstand: ‘Wir suchen erfahrene

Handelsvertreter’. De Vlaamse bedrijven hebben vaak met succes met deze benadering.

4. De juiste handelsagent kiezen

Nadat u de verschillende zoekprocessen heeft doorlopen, volgt de keuze van de ‘juiste’ handelsagent.

Menig bedrijf dankt immers een succesvolle export aan zijn handelsagent. De taak die deze persoon zal moeten invullen, vereist aanzienlijke menselijke en vakkundige kwaliteiten. Om een solide basis te creëren, zet u best de vereiste vakeigenschappen en de persoonlijkheidscriteria op een rijtje.

Het is uiterst belangrijk dat het te vertegenwoordigen bedrijf en de handelsagent op dezelfde golflengte zitten.

Nodige ondernemerskwaliteiten van een handelsagent:

Bedrijfskarakteristieken Welke en hoeveel ondernemingen heeft de agent al in zijn portefeuille?

Beschikbare capaciteiten Technische capaciteiten Aantal medewerkers

Marktbenadering Hoe ver reikt zijn geografische bevoegdheid?

Hoe groot is zijn flexibiliteit?

Inlichtingen over zijn klantenbestand

Mogelijkheden tot uitbreiding van het klantenbestand Bijkomende dienstverlening van

de handelsagent

Voorraadcapaciteit

Follow-up mogelijkheid in geval van klachten Mogelijkheden van marktonderzoek, IT-kennis

Vergoeding De provisieovereenkomst

Mogelijkheid om tot contractverbreking over te gaan Tijdstip van de uitbetaling van de provisie

Eventuele betaling van voorschotten Bijkomende vergoedingen

Contractuele aspecten Verwachtingen wat de duur van het contract zelf betreft

Mogelijkheid om nog een vertegenwoordiger (handelsagent) in portefeuille op te nemen

Afspraak m.b.t. het productenpallet, de vaste klanten en het

werkgebied

Nodige persoonlijke kwaliteiten van een handelsagent:

Vakkundige kwalificaties Opleiding en bijkomende cursussen Specialisatie

Vakkundige kennis (IT, talen e.a.) Beroepservaring

Ervaring in de sector Sociale competenties Verkoopscompetentie

Communicatieve competentie Leidinggevende competentie Overtuigingskracht

Mondelinge vaardigheden

Organisatorische, plannings-, analytische en strategische competenties

Het voorkomen Persoonlijke kwaliteiten Belastbaarheid

Dynamiek

Doelgedrevenheid Motivatie

Klantenoriëntatie

Bedrijfseconomisch denken Basiswaarden

De belangrijkste eigenschap van elke goede handelsagent zijn de verkoopkwaliteiten. ‘Kan hij zichzelf

goed verkopen?’ is de vraag die u in uw achterhoofd moet houden. Dit is een eigenschap die elke goede

bedrijfsleider vlug kan inschatten.

5. De handelsovereenkomst

Van zodra u de juiste agent gekozen heeft, zal u overgaan tot het schriftelijk vastleggen van een handelsovereenkomst en dit volgens de voorschriften vastgelegd in het Duitse handelsrecht, § 84 tot 92c van het Handelsgesetzbuch (HGB). Deze overeenkomst omvat o.a. de rechten en plichten van de handelsagent en van de volmachtgever, het beëindigen van de overeenkomst en nog veel meer

. De Duitse wetgever heeft een groot aantal artikelen van het agentuurrecht als ‘dwingend’ gekwalificeerd.

De volmachtgever kan niet in het nadeel van de handelsagent van deze bepalingen afwijken.

Hoewel het uitgangspunt van de handelsovereenkomst het principe van contractvrijheid is, zijn er toch een aantal voorschriften die inhoudelijk dwingend zijn, aangezien een wijziging aan één van deze voorschriften het contract zou kunnen teniet doen. Het is o.a. de plicht van de handelsagent om de belangen van de volmachtgever waar te nemen en hem steeds in te lichten.

5.1 Het begrip handelsagent

In hoofdstuk 2 werd de juridische definitie van de handelsagent gegeven. Een handelsagent kan een persoonlijke vennootschap zijn (OHG, KG) of een juridische persoon (AG, GmbH). De Duitse definitie legt de nadruk op het zelfstandige karakter van de activiteiten van de agent: hij organiseert zijn activiteiten naar eigen goeddunken, beschikt zelfstandig over zijn tijd, zijn verplaatsing, zijn werkgebied, enz.

In de meeste gevallen is de handelsagent als “Bezirksvertreter” aangesteld. Hierdoor reikt zijn bevoegdheid tot een werkgebied (een Postleitzahlengebiet = postcodegebied), één of meerdere deelstaten, of een afgebakende klantenniche (bijvoorbeeld alle groothandelaars, alle artsen, …). De Bezirksvertreter is verplicht in de afgebakende regio/bedrijfstak/klantenniche continue handelsbemiddelende activiteiten te verrichten. Als tegenprestatie en anders dan de algemene Handelsvertreter ontvangt hij een provisie voor alle contracten die in zijn werkgebied/klantenniche, ook zonder zijn toedoen, afgesloten worden.

De Vlaamse KMO heeft meer dan één handelsagent nodig om het ganse grondgebied te bewerken. Ook de sterke regionale identificatie van de Duitsers speelt een grote rol. Door het mandaat van de agent te beperken tot een bepaalde regio beperkt men bovendien ook de eventuele schade, indien de agent niet zou voldoen aan de verwachtingen.

1 Wet van 09.12.2004, de Europese wetgeving in deze materie, Richtlijn 86/653/EEG en de wet op de verjaringsvoorschriften der

5.2 De formele vorm van een handelsagentenovereenkomst

Zoals in de meeste Europese landen hoeft de handelsagentenovereenkomst ook in Duitsland niet aan een formele vorm te voldoen. Deze overeenkomst kan ook mondeling afgesloten worden of door wederzijdse briefwisseling. Een schriftelijke vormgeving dient dus eerder als bewijs van een mondelinge overeenkomst en niet voor de geldigheid van de overeenkomst zelf. Om afspraken echter niet vaag te houden, is het raadzaam de handelsagentenovereenkomst schriftelijk vast te leggen.

Daarbij komt nog dat een schriftelijk contract een bewijs kan zijn van:

 de vraag naar de bevoegde rechtbank in geval van geschillen

 de bepaling van de rechten en plichten van beide partijen

 de aansprakelijkheid voor bepaalde afspraken (zoals bv. de provisiehoogte). Deze afspraken kunnen dan in een schriftelijke versie steeds bewezen worden.

De meeste Duitse handelsagenten gebruiken het typecontract dat door de CDH is opgesteld. Het is in het belang van de volmachtgever om toch sommige specifieke clausules toe te voegen, omdat het CDH- typecontract eerder in het voordeel van de handelsagent is opgesteld.

Om zich tegen eventuele conflicten te beschermen, moet het handelsagentuurcontract volgende punten bevatten:

 de gegevens van de agent

 het werkgebied en/of het cliënteel

 de aard van de verrichtingen

 het commissiebedrag

 de publiciteitskosten ten laste van de fabrikant

 duur van het contract

 opzeggingstermijn

 bevoegde jurisdictie

 mogelijkheid voor handelsvertegenwoordigers om voor andere opdrachtgevers te werken

5.3 Verplichtingen van de handelsagent

Conform aan de Europese richtlijnen zijn de basisverplichtingen van de handelsagent vastgelegd in § 86 van het HGB. Wat zijn deze basisverplichtingen?

5.3.1 Bemiddelingsplicht

“sich um die Vermittlung oder den Abschluss von Geschäften zu bemühen”. Deze bemiddelingsplicht is de kernopgave van de handelsagent. Deze verplichting leunt aan bij de

‘loyauteitsverplichting’ van de handelsagent (zie 5.4.4). Hieruit vloeit ook een

inspanningsverplichting voort: de agent moet actief nieuwe klanten opsporen, de omzet van zijn

volmachtgever verhogen, een minimum aan dienstverlening doen. Daarvoor moet hij voortdurend

de markt analyseren en potentiële klanten bewerken.

5.3.2 Opdrachten, confidentialiteit, notoriteit verplichting en bewaringsplicht

“Die Interessen des vertretenen Unternehmers wahrnehmen”, waaruit verdere verplichtingen voortvloeien zoals de verplichting opdrachten op te volgen, confidentialiteit, het concurrentieverbod, de notoriteit verplichting en de bewaringsplicht.



Opdrachten die betrekking hebben tot bv. de klantenbenadering, of de regionale strategie, moeten door de handelsagent strikt nageleefd worden. Hierbij moet de volmachtgever steeds rekening houden met het zelfstandig karakter van de handelsagent. Opdrachten die zijn zelfstandig statuut zouden schenden (bv. de plicht dagelijks over zijn contacten of zijn reisroute te rapporteren) zijn niet verenigbaar met zijn zelfstandigheid en kunnen als dusdanig niet als een opdracht beschouwd worden.



De geheimhoudingsverplichting of confidentialiteit: niet alleen gedurende het uitoefenen van zijn mandaat, maar ook na de beëindiging ervan is de handelsagent verplicht alle confidentiële inlichtingen van het te vertegenwoordigen bedrijf geheim te houden.



Het concurrentieverbod verplicht de handelsagent gedurende de contractuele periode geen nadelen aan het te vertegenwoordigen bedrijf te berokkenen door een activiteit met een concurrerend bedrijf te ondernemen. Voorbeeld: het opnemen van een soortgelijk product in het assortiment is enkel mogelijk indien de volmachtgever zijn uitdrukkelijke goedkeuring gegeven heeft.



Notoriteit verplichting: de agent heeft de informatieplicht om over de kredietwaardigheid of eventuele insolvabiliteit van klanten aan het hoofdbedrijf te rapporteren. Hij hoeft dit echter niet op zijn eigen kosten te doen.



De bewaringsplicht van goederen of voorwerpen die de volmachtgever aan de handelsagent heeft overgemaakt voor het uitoefenen van zijn taak (bv. monsters, reclamemateriaal, prijslijsten, …). Ook klantenlijsten horen hierbij. Dit behoort tot de eigendom van de volmachtgever en moet na het beëindigen van de overeenkomst zorgvuldig aan het hoofdbedrijf overgemaakt worden.

5.3.3 Mededelingsplicht

“Und diesem die erforderlichen Informationen zu geben”. De informatieverplichting is uitdrukkelijk

vervat in § 86, par. 2 van het HGB, waarbij hij (‘Geschäftsvermittlung und von jedem

Geschäftsabschluss unverzüglich Mitteilung zu machen’) de mededelingsverplichting van elke

bemiddeling en van elk afgesloten contract heeft. De draagwijdte van deze verplichting kan

afhankelijk zijn van specifieke marktsituaties. Algemeen kan echter gesteld worden dat de

informatieverplichting niet het zelfstandig statuut van de handelsagent mag belemmeren.

5.4 Verplichtingen van de volmachtgever

5.4.1 Vergoedingsplicht

De volmachtgever moet de bemiddelingsprestaties van de handelsagent op een redelijke wijze vergoeden.

5.4.2 Ondersteuningsplicht

Om de handelsagent in staat te stellen zijn activiteiten op een behoorlijke wijze uit te oefenen, is de volmachtgever verplicht de nodige ondersteuning te bieden (zoals bv. de nodige monsters, catalogi, tekeningen, verkoopsdocumentatie, prijslijsten, promotiemateriaal, klantenlijsten, …). Bij het beëindigen van een contract gebeurt het soms dat Belgische exporteurs, in plaats van de teruggave, de kosten van het ter beschikking stellen aanrekenen. Dit kan enkel na een voorafgaande duidelijke contractuele afspraak.

5.4.3 Voorlichtingsplicht

Tegenover de informatieverplichting van de handelsagent staat de voorlichtingsverplichting van de volmachtgever. Inlichtingen over bepaalde klanten (welke rechtstreeks moeten bewerkt worden, welke moeten vermeden worden, …) of nieuwe producten zijn van belang voor de correcte uitoefening van het beroep van de handelsagent.

5.4.4 Loyaliteit

Loyaliteit is een verplichting van de volmachtgever t.o.v. zijn agent. Hij mag bijvoorbeeld in zijn onderhandelingen met klanten de positie van de handelsagent niet ondermijnen.

5.5 De provisie - commissie

In § 87, par. 1 van het HGB wordt de vordering of de opeisbaarheid van de provisie belicht. De vergoeding van de agent kan de vorm aannemen van een provisie of commissie, afhankelijk van de gerealiseerde omzet, van een vast bedrag (fixum) of van een combinatie van de twee. Het recht op het commissieloon ontstaat als de transactie gedeeltelijk of volledig wordt uitgevoerd, wat voortvloeit uit een levering of een betaling. Een commissievordering ontstaat ook bij nabestellingen, die tot stand komen zonder het specifieke optreden van de agent. Bij een lokale districtsvertegenwoordiger (Bezirksvertreter) wordt de provisie uitbetaald ongeacht de herkomst van de transactie, dus ook zonder zijn directe bemiddeling.

De aanspraak op commissieloon valt weg wanneer retroactief vastgesteld wordt dat de klant niet betaald heeft. Dit betekent niet dat de handelsagent aan de willekeur van de klant onderhevig is. Het is de taak van de volmachtgever om alles in het werk te stellen om de klant tot betaling aan te zetten zodat ook de provisie aan de handelsagent kan betaald worden.

Hoe hoog is een doorsnee provisie? De hoogte van de commissie wordt op individuele basis vastgelegd.

Beide partijen stellen zo duidelijk mogelijk het percentage en de berekeningsgrondslag van de

overeengekomen commissie vast, met vermelding van bijkomende kosten (verpakking, transport,

kortingen, …).

Wanneer het bedrag niet contractueel vastgelegd is, spreekt de Duitse wetgever van een ‘üblichen Satz’

of een gebruikelijke vergoeding. De berekeningsgrondslag van de provisie is de bruto factuurwaarde (inclusief BTW). De berekening kan ofwel degressief zijn (wat de uitbetaling van hoge commissielonen vermijdt) of progressief (bv. bij de introductie van nieuwe producten op de markt).

Wanneer moet de commissie uitbetaald worden? § 87c van het HGB maakt melding van een maandelijkse afrekening. Volgens hetzelfde artikel kan het afrekeningsbedrag maximum het totaal van drie maanden bedragen, welke dan op het einde van de daaropvolgende maand moet betaald worden.

5.6 Aansturen van en controle op de handelsagent

Verschillende uitspraken van de Duitse wetgever verbieden een te streng ingrijpen bij de aansturing of de controle van de handelsagent om het zelfstandigheidprincipe te garanderen. De handelsagent is geen bediende. Controle over de arbeidstijd, de vaste werkplaats of nauwgezette berichtgeving zijn dus uit den boze. Er zijn wel een aantal manieren om toch een zekere speelruimte te geven voor bijsturing of controle. Deze worden ofwel contractueel, ofwel door motivatie-instrumenten bepaald.

5.6.1 Contractuele bepaling

Het aansturen door contractuele bepalingen. Als de job- en functioneringsbeschrijving zo concreet mogelijk vastgelegd wordt, bestaat de mogelijkheid om na te gaan of de verplichtingen nageleefd worden. Hoe duidelijker de taken van de handelsagent beschreven worden, hoe gemakkelijker voor beide partijen om te bewijzen dat deze al dan niet uitgevoerd werden.

5.6.2 Verkoopsrichtlijnen

Verkoopsrichtlijnen zijn een tweede aansturingmechanisme. Het gaat hier over het concretiseren van de taken. Vele bedrijven beschikken over een relevant ‘verkoopsrichtlijnen’-handboek, met gedetailleerde beschrijvingen van de te vertegenwoordigen producten, of met een specifieke klantenbenadering. Deze handboeken weerspiegelen heel vaak de ‘corporate identity’ van een bedrijf.

5.6.3 Vergoedingssysteem

Een motiverende vergoeding, conform de doelstellingen, is voor de meeste handelsagenten nog steeds één van de beste aansturingmechanismen. Het vergoedingssysteem moet dus voldoende flexibel zijn, zodat het aan de veranderlijke opgaven kan aangepast worden. Het moet tevens eenvoudig en doelmatig zijn, zodat er een esprit de corps tussen de binnen- en de buitendienst van het bedrijf gecreëerd wordt. Ook hier moet echter opnieuw het zelfstandigheidprincipe voor ogen gehouden worden. Uitkeringen zoals vakantiegeld of sociale zekerheid zijn hier niet van toepassing. Ook immateriële vergoedingen, zoals toekomstige carrièrebeloftes of toegang tot specifieke ‘clubs’, zijn hier niet van toepassing, aangezien de agent op deze wijze ‘zijn eigen heer’

niet meer zou zijn. Bijscholing daarentegen, die uiteindelijk ten goede komt aan de volmachtgever,

kan wel als een motiverend mechanisme werken.

5.6.4 Bezoeken

Hoewel het te vertegenwoordigen bedrijf geen invloed kan uitoefenen op de arbeidstijd van zijn handelsagent, betekent dit niet dat hij hem geen bezoek kan brengen, wat in feite neerkomt op een zekere aansturing. Regelmatige vooraf afgesproken meetings, met als doel geplande acties te concretiseren, zijn ook een functionele aansturing. Het is zinvol ‘bezoekverslagen’ op te stellen, die de stand van zaken per product weerspiegelen.

5.6.5 Prestatiecijfers

Ook prestatiecijfers met gegevens over het marktaandeel, de omzet, de distributiepolitiek, prijzenpolitiek, … die op regelmatige tijdstippen overgemaakt worden, zijn één van de meest gebruikelijke controles die van toepassing zijn op de handelsagent.

5.7 Beëindiging van de handelsagentenovereenkomst

5.7.1 De opzeggingstermijnen

Het basisprincipe van de Europese richtlijnen in deze materie is dat de volmachtgever en de handelsagent het contract met wederzijdse toestemming kunnen beëindigen op elk ogenblik en volgens de voorwaarden die zij zelf afspreken. Een definitieve overmacht zoals het vervallen van de toelating om een product te commercialiseren, kan ook het onmiddellijke einde van een contract betekenen (het voorwerp van de overeenkomst bestaat in dat geval niet meer).

Indien de agentuurovereenkomst opgesteld is voor onbepaalde tijd, moet het beëindigen ervan aan wettelijke opzeggingstermijnen en –vergoedingen voldoen.

Volgens § 89 van het HGB zijn de volgende opzeggingstermijnen verplichtend:

Contractduur opzeggingstermijn

1 jaar 1 maand

Vanaf het tweede jaar 2 maanden

Van het derde tot het vijfde jaar 3 maanden

Vanaf zes jaar 6 maanden

5.7.2 Welke zijn de opzeggingsvergoedingen?

In principe zal de agent bij beëindiging aanspraak kunnen maken op een goodwill vergoeding. De vrijwillige stopzetting van een activiteit is geen reden om die vergoeding niet te betalen.

De Duitse wetgever houdt de volgende situatie voor ogen: na de beëindiging van een

handelsovereenkomst realiseert de ondernemer/volmachtgever een verhoogde omzet dankzij de

geleverde prestaties van de handelsagent. Dankzij het klantenbestand van de handelsagent wordt

er een meerwaarde gecreëerd, waarvan de handelsagent, als zelfstandige ondernemer, eigenaar

blijft. De handelsagent wordt bij het beëindigen van het contract beroofd van zijn provisie. Om

een dergelijke situatie te vermijden, voorziet de wetgever een ‘Ausgleich’, een schadeloosstelling

of klantenvergoeding ten gunste van de handelsagent.

Sinds 2009 zijn er wettelijke veranderingen. De handelsagent kan van de ondernemer/volmachtgever na beëindiging van de handelsagentenovereenkomst een adequate schadeloosstelling eisen, indien en voor zover:

1. de ondernemer/volmachtgever door de zakenrelatie met nieuw aangeworven klanten dankzij de handelsagent, ook na beëindiging van de handelsagentenovereenkomst, aanzienlijke voordelen heeft

2. en de betaling van een schadeloosstelling rekening houdt met alle rechtmatige omstandigheden.

Het verlies van commissie/provisie wordt als autonome claim geschrapt en speelt in de toekomst enkel nog bij de billijkheidscontrole een rol. Deze verandering zal vooral nuttig zijn voor de handelsagenten die met een provisiesysteem werken. Voor sommigen is op basis van het contract later verlies van provisie principieel uitgesloten (zij ontvangen enkel voor het eerste contract met een klant een eenmalige provisie). Anderen voorzien voor verdere contracten met klanten een veel geringer provisiepercentage. Verwacht wordt dus dat deze verandering in het handelsagentenrecht voor bepaalde groepen van handelsagenten betekent dat de compensatieclaim gerealiseerd kan worden en zelfs voor een groter bedrag kan zorgen.

5.7.3 Verjaring

Ingevolge § 195 van het BGB (Bürgerliches Gezetsbuch) verjaart de gezamenlijke aansprakelijkheid van de contractuele verbintenissen na drie jaar.

5.7.4 Arbitrage

Handelsgeschillen in Duitsland kunnen door arbitrage worden beslecht volgens de regels van de Zivilprozessordnung (§ 1025 t/m 1066 ZPO). Partijen moeten contractueel in een arbitrageclausule ('Schiedsklausel') bepalen dat een eventueel voorkomend handelsgeschil beslecht wordt door middel van arbitrage.

De Duitse Industrie en Handelskamers hebben een aantal bemiddelingsinstanties in het leven

geroepen voor de beslechting van handelsgeschillen, die gebaseerd zijn op strijdigheid met de

regelgeving betreffende oneerlijke concurrentie. Alle Kamers van Koophandel zijn verbonden aan

de 'Deutsche Institution für Schiedsgerichtbarkeit' (DIS), waar partijen die in conflict met elkaar

liggen, naar verwezen kunnen worden.

6. Veel voorkomende vragen

Vraag Antwoord

Welk rechtssysteem is van toepassing wanneer de overeenkomst geen rechtbank voorziet?

Volgens Art. 27 e.v. EGBGB is het recht van het land waar de specifieke prestaties plaatsvonden van toepassing. Dus wanneer de prestaties van de Duitse handelsagent in het Duitse handelsgebied plaatsvinden, is de Duitse wetgeving van toepassing.

In het geval van niet-betaling door de klant is het te vertegenwoordigen bedrijf verplicht alles te ondernemen om de betaling van de provisie te waarborgen. Hoe gebeurt dit?

De volmachtgever moet inderdaad alles in het werk stellen om de vergoeding van zijn agent te realiseren. Hij kan bijvoorbeeld een formele klacht aan de schuldige klant richten. In het geval van faillissement echter blijft de vordering van de handelsagent bestaan.

Kan het niet behalen van de verwachte omzet een reden zijn tot het annuleren van een handelsovereenkomst?

In feite wel. Artikel 89 HGB bepaalt dat een overeenkomst op basis van wichtige (ernstige) redenen geannuleerd kan worden. Wat echter een ‘ernstige reden’ is, zegt de wetgever niet. Dit kan echter contractueel tussen beide partijen vooraf vastgelegd worden. Indien het contract een minimumomzet voorziet, kan hieraan gekoppeld worden dat de niet-naleving ervan tot de annulering van de overeenkomst kan leiden.

Ik wil mijn handelsovereenkomst opzeggen omdat de agent de maximumleeftijd bereikt heeft. Kan dit zelfs wanneer het gaat over een juridische persoon zoals een GmbH?

Indien de handelsvertegenwoordiger een natuurlijke persoon is, kan, zoals in alle EU- landen, de overeenkomst opgezegd worden op grond van het bereiken van een bepaalde leeftijdsgrens. Hier wordt als maximumleeftijd deze genomen die van toepassing is in het land van de bevoegde wetgever. In het geval van een juridische persoon echter, is de Duitse wetgeving m.b.t. de ontslaggeving van toepassing. Volgens deze wet moet bewezen kunnen worden dat de vertegenwoordiging gerealiseerd werd door de activiteiten van een bepaalde persoon, die inderdaad kan verouderen. Zoals in andere EU-landen kan het bereiken van de maximum leeftijd niet als eenzijdige opzeggingsgrond van een contract met een GmbH gelden, aangezien een juridische persoon niet kan verouderen.

Is het interessant om de activiteit van de handelsagent te beperken tot een bepaalde regio?

Het wordt weinig aanbevolen om de exclusieve

vertegenwoordigingsactiviteit voor gans het Duits

grondgebied toe te vertrouwen aan één enkele agent. De

handelsvertegenwoordigingen in Duitsland beperken hun

activiteit tot een gegeven werkgebied. De Belgische fabrikant moet dus zijn vertegenwoordiging op nationaal vlak verdelen over verschillende agenten. Omdat de controle en uitbouw van een netwerk van handelsagenten over het ganse Duitse grondgebied tijd en middelen vraagt, is de samenwerking met 1 enkele agentuur die een aantal handelsagenten onder haar hoede heeft een goede oplossing.

Wat is een delcrederebeding? Dit is een beding in een handelsagentenovereenkomst dat bepaalt dat de handelsagent ten aanzien van de volmachtgever aansprakelijk is voor de (in)solvabiliteit van de door hem aangebrachte klanten. Dit moet schriftelijk bedongen worden.

Is het zo dat een handelsagent op het einde van zijn contract nog steeds een compensatie ter hoogte van zijn jaarlijkse provisie bekomt?

Neen, dit is niet juist. De zaak is veel ingewikkelder. Het recht op compensatie moet vastgesteld worden. In Duitsland is het principe van de Ausgleich toepasselijk.

Eerst wordt de meerwaarde van de nieuw aangeworven

klanten geschat, wat grosso modo overeenkomt met de

gerealiseerde provisie gedurende het laatste jaar. Dit

bedrag wordt op een 3- tot 5-jaar basis geëxtrapoleerd,

waarbij elk opvolgend jaar verminderd wordt met een

procentuele quota, die de natuurlijke afvloei of verlies van

klanten weerspiegelt. De som van deze bedragen wordt

dan vergeleken met een tweede bedrag, nl. het

gemiddelde van de in de laatste vijf jaar uitbetaalde

provisie. Het is het laagste bedrag dat aan de

handelsagent zal moeten uitgekeerd worden.

7. Verdere literatuur

‘Outsourcing Vertrieb – Handelsvertretungen als Marktpartner der Industrie – 2., überarbeitete

Auflage’ van Andreas Kaapke, Sebastian van Baal, Andeas Paffhausen, Hermann Hubert Pfeil,

Betriebswirtschaft, Shaker Verlag, 2007

Disclaimer

De informatie die u in deze publicatie vindt is bedoeld als achtergrondinformatie die u moet in staat stellen een beeld te vormen met betrekking tot de hierin behandelde materie. Zij is met de grootste zorg verzameld op basis van de beschikbare data en documentatie op het ogenblik van de publicatie. Deze publicatie heeft bijgevolg niet de ambitie van volledigheid of geldigheid voor uw specifieke situatie. Zij kan bijgevolg nooit beschouwd worden als een juridisch, financieel of ander gespecialiseerd advies.

Flanders Investment & Trade (FIT) kan in die zin nooit verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke foutieve vermeldingen, weglatingen of onvolledigheden in deze publicatie. FIT kan evenmin verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik of de interpretatie van de informatie in deze publicatie. De verwijzingen in deze publicatie naar bepaalde entiteiten, bedrijven en/of personen houden geen bijzondere aanbevelingen in die voor Flanders Investment & Trade enige verantwoordelijkheid zou kunnen teweegbrengen.

Datum van publicatie: juli 2014

BEEKER Rechtsanwälte

Rolf Beeker

Rechtsanwalt und Mediator

40479 Düsseldorf

Tel 0049-211-4920091 Fax 0049-211-4980385

ra.beeker@t-online.de www.ra-beeker.de

MATRAY, MATRAY & HALLET Advocaten

Veerle Waeterloos Advocaat en Mediator

Lange Gasthuisstraat 27 2000 Antwerpen

Tel 0032-3-2302895 Fax 0032-3-2815138

Frankenwerft 15 50667 Köln

Tel 0049-221-7393824 Fax 0049-221-7393854 veerle.waeterloos@matray.be www.matray.be

Zitat aus Walz/Rauser+Reiling, Beck’sches Formularbuch Deutsch-Englisch N. 1 1. Handelsvertretervertrag – Commercial Agency Agreement

Handelsvertretervertrag zwischen

(Firma), (Straße), (Postleitzahl), (Ort) – nachfolgend: „Unternehmen“ –

und

(Firma), (Straße), (Postleitzahl), (Ort) – nachfolgend: „Handelsvertreter“ –

Commercial Agency Agreement between

(business name), (street), (postal code), (place)

– hereinafter referred to as: the

„company“ – and

(business name), (street), (postal code), (place)

– hereinafter referred to as: the

„commercial agent“ –

Das Unternehmen und der

Handelsvertreter werden nachfolgend gemeinsam auch als – „die Parteien“ – bezeichnet.

The company and the commercial agent are hereinafter also jointly referred to as

„the parties“.

Präambel Preamble

Das Unternehmen ist auf die Entwicklung von … spezialisiert. Der Handelsvertreter ist daran interessiert, Geschäfte über Produkte des Unternehmens zu vermitteln.

The company specializes in the devel- opment of … The commercial agent is interested in procuring transactions for products of the company.

Dies vorausgeschickt schließen die

Parteien folgenden

Handelsvertretervertrag:

In consideration of the aforesaid, the par- ties hereby enter into the following commercial agency agreement:

§ 1 Gegenstand des Vertrages § 1 Subject Matter of the Agreement Der Handelsvertreter wird Geschäfte

über Produkte gemäß § 2 des Vertrages in dem gemäß § 3 des Vertrages festgelegten Bezirk für die gemäß § 14 Abs. (1) des Vertrages festgelegte Laufzeit des Vertrages vermitteln. Der Handelsvertreter ist nicht

„Bezirksvertreter“ im Sinne des § 87 Abs. 2 HGB.

The commercial agent will procure transactions for products in accordance with § 2 of this agreement within the territory outlined in § 3 of this agreement for the term fixed in § 14 (1) hereof. The commercial agent is not an „agent en- trusted with a specific geographical area“

in the sense of sec. 87 para. (2) HGB (German Commercial Code).

§ 2 Vertragsprodukte § 2 Contract Products Vertragsprodukte sind die in der Anlage 1

aufgeführten Produkte des Unternehmens inklusive der Nachfolge- und Ergänzungsprodukte. Es steht dem

Unternehmen frei, sein

Verkaufsprogramm und die Art und die Zusammensetzung der Vertragsprodukte zu ändern.

Contract products are the products of the company as described in Schedule 1, in- cluding any subsequent and supplemen- tary products. The company is free to al- ter its sales program as well as the type and composition of the contract products.

§ 3 Vertragsgebiet § 3 The Territory Das Bearbeitungsgebiet und das

Vermittlungsrecht des Handelsvertreters im Sinne dieses Vertrags erstrecken sich und sind beschränkt auf das in Anlage 2 genannte Vertragsgebiet. Vermittlungen mit Kunden außerhalb des Vertragsgebiets sind nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Unternehmens gestattet.

The territory and the right of procurement of the commercial agent within the mean- ing of this agreement shall extend to and shall be limited to the territory described in Schedule 2. Procurements with cus- tomers outside the territory require the company’s prior written approval.

§ 4 Vermittlungsrecht § 4 Right of Procurement

(1) Das Unternehmen gewährt dem (1) The company grants the commercial

(„Vertragskunden“) Geschäfte über den Verkauf von Vertragsprodukten zu vermitteln.

territory with customers („contract cus- tomers“).

(2) Der Handelsvertreter übernimmt den vorhandenen und in Anlage 3 zu diesem Vertrag aufgeführten Kundenstamm.

(2) The commercial agent takes over the customers already existing as stated in Schedule 3 to this agreement.

(3) Der Handelsvertreter darf Untervertreter nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Unternehmens beauftragen.

(3) The commercial agent may instruct sub-agents only with the prior written approval of the company.

(4) Die in Anlage 4 aufgeführten Kunden sind als Key-Accounts vom Vermitt- lungsrecht und Bezirksschutz des Handelsvertreters ausgeschlossen.

Vermittlungskontakte mit Key-Account- Kunden sind nur nach vorheriger Absprache mit dem Unternehmen und nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Unternehmens gestattet.

(4) The customers listed in Schedule 4 are as key accounts excluded from the procurement right and territory protection of the commercial agent. Procurement contacts with key accounts shall only be permitted subject to prior discussion with the company and its prior written approv- al.

(5) Der Handelsvertreter verpflichtet sich, die Vermittlungstätigkeit auf Kunden mit Wohn- oder Geschäftssitz im Vertragsgebiet zu beschränken. Erlangt der Handelsvertreter Kenntnis von einem Kaufinteressenten außerhalb des Vertragsgebietes, so verpflichtet er sich, den Namen und sonstige ihm bekannte Kontaktdaten des Interessenten an das Unternehmen weiterzuleiten.

(5) The commercial agent agrees to con- fine its procurement activity to customers having their residence or place of busi- ness in the territory. If the commercial agent learns of a prospect outside the territory, it agrees to pass on to the com- pany the name and any other contact de- tails of the prospect as are known to it.

§ 5 Keine Händlerfunktion § 5 No Dealer Function Der Handelsvertreter ist nicht berechtigt,

im Vertragsgebiet Vertragsprodukte im eigenen Namen und auf eigene Rechnung an Kunden zu verkaufen.

Tätigt der Handelsvertreter solche Geschäfte, ist er jedenfalls nicht berechtigt, für diese Geschäfte von dem Unternehmen die Zahlung von Provision zu verlangen.

The commercial agent is not authorised to sell contract products to customers in the territory in its own name and for its own account. If the commercial agent makes any unauthorized transactions, it shall not be entitled in any event to demand the payment of any commission for such dealings from the company.

§ 6 Aufgaben des Handelsvertreters § 6 Tasks of the Commercial Agent (1) Der Handelsvertreter wird den

Bekanntheitsgrad des Unternehmens und der Vertragsprodukte nach besten Kräften fördern, neue Kunden für die Vertragsprodukte akquirieren, diese Kunden betreuen, beraten und insbesondere Geschäfte über den Verkauf der Vertragsprodukte vermitteln.

(1) The commercial agent will make best efforts to further the familiarity of the company and of the contract products, acquire new customers for the contract products, attend to and advise such cus- tomers, and, above all, procure commer- cial transactions for the sale of the con- tract products.

(2) Der Handelsvertreter wird Kunden des Unternehmens bestmöglich beraten und sich die hierfür erforderlichen technischen und kommerziellen Kenntnisse und Betriebsmittel auf eigene Kosten verschaffen. Der Handelsvertreter darf Mängelrügen und ähnliche Erklärungen von Kunden nicht entgegen nehmen.

(2) The commercial agent will render best possible advice to customers of the company and will acquire at its own cost the required technical and commercial knowledge and means of operation. The commercial agent shall not accept notices of defects and similar declarations from customers.

(3) Der Handelsvertreter ist verpflichtet, ihm bekannte oder bekannt werdende Zweifel an der Bonität der von ihm vermittelten Kunden dem Unternehmen unverzüglich anzuzeigen. Der Handelsvertreter ist nicht zum Inkasso

(3) The commercial agent agrees to im- mediately communicate to the company any doubts known or becoming known to it as to the creditworthiness of the cus- tomers procured by it. The commercial agent is not entitled to collect outstanding

(4) Der Handelsvertreter wird die Interessen des Unternehmens wahren.

Er wird handelsvertreterrechtlich zulässigen vertrieblichen Weisungen des Unternehmens Folge leisten.

(4) The commercial agent will safeguard the interests of the company. The com- mercial agent will comply with the distri- bution instructions of the company as far as admissible under commercial agency law.

(5) Der Handelsvertreter wird das Unternehmen regelmäßig schriftlich über sämtliche Umstände informieren, die für den Erfolg der Vertragsprodukte und die Kundenbeziehung des Unternehmens

von Bedeutung sind. Der

Handelsvertreter verpflichtet sich, etwaige ihm bekannte oder bekannt werdende Verletzungen von gewerblichen Schutzrechten, Markenrechten und/oder Urheberrechten sowie des Know-how des Unternehmens in Bezug auf die Vertragsprodukte dem Unternehmen unverzüglich mitzuteilen.

(5) The commercial agent will regularly inform the company in writing about all circumstances of significance with re- spect to the success of the contract products and the customer relations of the company. The commercial agent agrees to immediately notify to the com- pany any infringements known or becom- ing known to it of intellectual property rights, trademark rights and/or copyrights as well as of the know-how of the com- pany with respect to the contract prod- ucts.

(6) Der Handelsvertreter wird sämtliche gesetzliche und/oder behördliche Vorschriften, Gesetze, Verordnungen und Verfügungen beachten, die den Handelsvertreter sowie die Möglichkeit des Vertriebs der Vertragsprodukte betreffen. Er wird in eigener Verantwortung auch die Regeln des lauteren Wettbewerbs im Vertragsgebiet beachten. Der Handelsvertreter wird sämtliche Steuern und Gebühren sowie sonstige Kosten und Abgaben, die mit der Gründung und/oder dem Betrieb seines Unternehmens erforderlich sind, in eigener Verantwortung und auf eigene Kosten entrichten.

(6) The commercial agent will comply with all statutory and/or official regula- tions, laws, instructions, decisions and/or statutes which affect the commercial agent and as well as the possibility of the distribution of the contract products. At its own responsibility, the commercial agent will also observe the rules of fair competi- tion in the territory. The commercial agent will pay at its own responsibility and at its own cost all taxes and fees as well as costs and duties to be incurred in connection with the formation and/or op- eration of its business.

(7) Der Handelsvertreter ist zur Führung einer Kundenkartei verpflichtet, die nach Vertragsende an das Unternehmen auszuhändigen ist und Teil des

Betriebsgeheimnisses des

Unternehmens darstellt.

(7) The commercial agent agrees to keep a customer file which must be handed over to the company upon termination of the agreement and which is part of the business secrets of the company.

(8) Der Handelsvertreter wird den Kunden die Vertragsprodukte in einem dem Image und der Verkaufsphilosophie des Unternehmens entsprechenden Rahmen präsentieren. Er wird die von

ihm geplanten eigenen

Werbemaßnahmen für Vertragsprodukte stets mit dem Unternehmen vor Ausführung der Werbung abstimmen.

(8) The commercial agent will present the contract products to the customers in a setting which corresponds to the image and sales philosophy of the company.

The commercial agent will always dis- cuss with the company any intended ad- vertising measures for contract products before taking such measures.

§ 7 Verkaufsverträge § 7 Sales Contracts (1) Der Handelsvertreter wird die von ihm

erfassten Angebote/Anfragen der Kunden unverzüglich an das Unternehmen weiterleiten. Jeder Vertrag mit Kunden kommt nur durch die schriftliche Annahme des Unternehmens zustande. Das Unternehmen ist berechtigt, Angebote abzulehnen, insbesondere, wenn berechtigte Zweifel an der Bonität des betreffenden Kunden bestehen.

(1) The commercial agent will immediate- ly forward to the company the customers’

offers/inquiries received by it. Each con- tract with a customer will only be brought about through written acceptance of the company. The company may refuse of- fers, above all if there are justified doubts as to the creditworthiness of the relevant customer.

(2) Der Handelsvertreter ist nicht (2) The commercial agent is not entitled

Preisen oder zu anderen als den gültigen Zahlungs- und Lieferbedingungen anzubieten.

pany or at payment and delivery terms other than those as are currently applica- ble.

§ 8 Vergütung § 8 Remuneration

(1) Der Handelsvertreter erhält eine erfolgsabhängige Vergütung in Form von Vermittlungsprovisionen für alle während der Vertragslaufzeit vom Unternehmen mit Vertragskunden im Vertragsgebiet abgeschlossenen und ausgeführten Kaufverträge. Vorverträge und bloße Rahmenbezugsverträge sowie Eigengeschäfte sind keine provisionspflichtigen Geschäfte im Sinne dieses Vertrages. Provisionspflichtig sind solche Folgegeschäfte und Nachbestellungen, die während der Vertragslaufzeit vom Unternehmen mit Vertragskunden abgeschlossen und ausgeführt werden. Der Handelsvertreter erhält weiterhin auch für solche Geschäfte Provision, die er während der Vertragslaufzeit vermittelt oder eingeleitet hat oder die von ihm so vorbereitet worden sind, dass der Abschluss überwiegend auf seine Tätigkeit zurückzuführen ist und das Geschäft innerhalb eines Zeitraums von 120 Tagen nach Vertragsende vom Unternehmen abgeschlossen und ausgeführt wird. Im Übrigen sind nachvertragliche Provisionsansprüche –

insbesondere solche für

Folgebestellungen und Nachbestellungen – ausgeschlossen.

(1) The commercial agent shall receive a success-based remuneration in the form of a procurement commission for all pur- chase contracts concluded and per- formed by the company with contractual customers within the territory during the term. Preliminary contracts and mere framework purchase contracts and trans- actions on the commercial agents’s own behalf are no transactions subject to commission in the sense of this agree- ment. Any subsequent transactions and repeat orders which are concluded and performed during the term by the compa- ny with contractual customers will be subject to commission. The commercial agent shall also receive commission for transactions procured or initiated by it during the term or prepared by it in such a manner that the conclusion of the transaction is mainly attributable to its ac- tivity and the transaction is concluded and performed by the company within a period of 120 days after the end of the agreement. Apart from that, any post- contractual claims to commission – especially those for repeat and subse- quent orders – are excluded.

(2) Soweit an der Vermittlung oder dem Abschluss eines provisionspflichtigen Geschäfts neben dem Handelsvertreter auch andere Absatzmittler mitgewirkt haben, erwerben der Handelsvertreter und jeder der beteiligten Absatzmittler nur einen Anspruch auf einen Teil der Provision. Das Unternehmen ist berechtigt, die Provision zwischen den einzelnen beteiligten Absatzmittlern und dem Handelsvertreter nach billigem Ermessen sowie nach Maßgabe der jeweils für das Zustandekommen des

Vertrages aufgewendeten

Anstrengungen nach Anhörung der betroffenen Absatzmittler und des Handelsvertreters aufzuteilen, sofern sich diese nicht über eine Teilung der Provision einigen. Bei der Provisionsteilung ist für jeden der Absatzmittler und den Handelsvertreter der jeweils vereinbarte Provisionssatz maßgebend. Im Zweifel wird die Provision nach Kopfteilen geteilt.

(2) Insofar as, in addition to the commer- cial agent, also other intermediaries have contributed to the procurement or con- clusion of a transaction subject to com- mission, the commercial agent and each of the involved intermediaries shall be entitled only to a portion of the commis- sion. The company shall have the right to divide the commission among the indi- vidual intermediaries involved and the commercial agent at its fair discretion based on the efforts made by each such party to bring about the transaction, after hearing the concerned intermediaries and the commercial agent, unless these have reached an agreement on how the commission should be divided among them. As regards the division of the commission, the commission rate agreed upon with each such intermediary and the commercial agent shall be applied. In case of doubt, the commission shall be divided equally among all contributing parties.

(3) Der Anspruch auf Provisionszahlung entsteht nicht oder entfällt, wenn und soweit feststeht, dass der Vertragskunde nicht leistet. Die Nichtleistung des Vertragskunden steht fest, wenn dem Unternehmen nach billigem Ermessen

(3) The right to commission shall not ap- ply or shall cease to apply if and when it is certain that the customer does not per- form. Non-performance by the customer shall be deemed established with certain- ty if and when the company, at its fair