Pastoor van Winkelstraat 65 Schaijk

(1)

1

Pastoor van Winkelstraat 65 Schaijk

Versie 21 januari 2021 Rekenkamer Landerd

Rapportage (voor de Raad)

Inhoud:

1. Inleiding

2. Onderzoeksmethode en planning 3. Bevindingen

4. Conclusies en aanbeveling

Bijlagen:

1. Vragen gesteld tijdens Raadsbehandeling 5 maart 2020 en reactie hierop

2. Proces van aanbesteding van de sanering PvW65

(2)

2

1. Inleiding

In de raadsvergadering van 5 maart 2020 is een motie aangenomen waarin de gemeenteraad van Landerd aan de Rekenkamer Landerd (RKL) verzoekt om:

1. Op korte termijn een rekenkameronderzoek te doen naar het proces van de sanering van Pastoor van Winkelstraat 65

2. In het rekenkameronderzoek aandacht te besteden aan:

i. Het verschaffen van inzicht in het proces en het tot stand komen van de gemaakte afspraken;

ii. Welke rol belanghebbenden en opeenvolgende colleges gespeeld hebben in dit dossier;

iii. Het verstrekken van duidelijkheid of de gemeenteraad op een juiste wijze geïnformeerd is en zij daarmee haar controlerende taak adequaat heeft kunnen uitvoeren;

iv. Het doen van conclusies en aanbevelingen waarmee in de nabije toekomst goed beleid kan worden neergezet bij vergelijkbare saneringen.

Conclusie: De motie is met 14 stemmen voor en 1 tegen aangenomen met een verklaring en de toezegging dat ook ingegaan zal worden op vragen zoals tijdens de vergadering gesteld (zie bijlage 1).

Doel onderzoek: Komen met conclusies en aanbevelingen op basis van de 5 maart 2020 aangenomen motie. Daar waar mogelijk ook ingaan op de tijdens de raad gestelde vragen.

Wij richten ons in dit onderzoek op de aangenomen motie en beantwoorden, zoveel

mogelijk, de vragen/opmerkingen (zie bijlage 1) van de raad. In gevallen waar dit aanzienlijk meer onderzoek of specifieke deskundigheid vereist, zullen wij dit in onze rapportage duiden.

Waar nodig/gewenst kunt u (bij bespreking van het eindrapport) besluiten of op specifieke onderdelen nader onderzoek gewenst/noodzakelijk is¹.

1 Tot op heden hebben we hier geen gebruik van gemaakt, mocht er lopende het verdere verloop wel aanleiding voor zijn dan zullen we dat op dat moment overwegen.

(3)

3

2. De uitvoering van het onderzoek en de gehanteerde planning

2.1. Onderzoeksmethode

De volgende stappen zijn in het onderzoek doorlopen:

a. De RKL heeft dit onderzoek gestart door uw raad te informeren over de aanvaarding van het verzoek van de raad en de uitwerking van de onderzoeksopdracht en de

aanpak/planning. Bij brief van 8 april 2020 is het Concept Plan van Aanpak aan de raad voorgelegd (en cc aan het college).

b. Op grond van de ontvangen reacties van de fracties is het definitief Plan van Aanpak door de RKL vastgesteld. Op 13 mei 2020 is uw raad (cc B&W) hiervan in kennis gesteld.

c. In de periode juni- augustus 2020 is dossieronderzoek gedaan en zijn interviews gehouden.

Het eerste interview met de ambtelijk contactpersonen, om het dossier compleet te krijgen en de feiten duidelijk te hebben, heeft op 12 juni 2020 plaatsgevonden. Naar aanleiding hiervan zijn schriftelijke vragen gesteld en bewijsstukken opgevraagd. Deze zijn in augustus 2020 ontvangen.

Verder zijn de volgende interviews gehouden:

a. Met de portefeuillehouder, burgemeester Bakermans, op 16 juli 2020 b. Met de raadsleden Benneker en Pijnappels op 16 juli 2020

c. Met raadslid Reitsma op 16 juli 2020

d. Met wethouder Brands op 28 augustus 2020 De interviews zijn gehouden door 2 leden van de RKL.

d. Op grond hiervan heeft de RKL een concept rapportage opgesteld (zonder conclusies en/of aanbevelingen) die aan de organisatie op 17 september 2020 is voorgelegd. Dit is een feitentoets.

e. De rapportage (incl. conclusies/aanbevelingen) wordt vervolgens door de RKL afgerond en is op 29 oktober aan het college voorgelegd voor wederhoor.

f. Tot slot is het eindrapport op 21 januari 2021 aangeboden aan de gemeenteraad.

Op basis van het onderzoek (zoals in punt c is omschreven) worden de motie en de

onderzoeksvragen beantwoord. De RKL trekt op grond van de antwoorden haar conclusies en worden een aantal aanbevelingen geformuleerd. Indien de raad dat wenst, kan de RKL nog besluiten op één of meer punten nader onderzoek te doen².

2 Voorlopig is dit niet aan de orde.

(4)

4

2.2 Planning³

Uitgegaan is van de volgende planning, gericht op het aanleveren van het onderzoeksrapport aan de gemeenteraad in december 2020.

3 De interviews vormen een belangrijk onderdeel van de aanpak. Ten gevolge van de Corona-crisis hebben de interviews onder aangepaste omstandigheden plaatsgevonden (b.v. 1,5 meter)

Planning Pastoor van Winkelstraat 65

april mei juni juli aug sept okt. nov. dec.

1 Concept Plan van Aanpak 2 Def. Plan van Aanpak

3 Onderzoek: dossiers en interviews 4 1e Concept-rapportage

5 2e Concept-rapportage 6 Eindrapportage aan de raad

(5)

5

Hoofdstuk 3 Bevindingen Onderstaand gaan wij in op:

o de verschillende onderdelen van ons onderzoek,

o welke toelichting (Toelichting RKL) wij vooraf hebben gegeven over de inhoud van het onderdeel alsmede de afbakening van het betreffende punt⁴,

o met tenslotte onze reactie (Reactie RKL) op basis van het uitgevoerde onderzoek.

1. Het verschaffen van inzicht in het proces en het tot stand komen van de gemaakte afspraken;

Toelichting RKL: “Naast een algemeen beeld⁵ van het proces vanaf 30 maart 2009, richten we ons met name op de totstandkoming van de vaststellingsovereenkomst in 2017 en de daaruit voortkomende vervolgacties. Als startdatum van het onderzoek hanteren we 30 maart 2009; het proces hieraan voorafgaand onderzoeken we niet.”

Reactie RKL: we komen puntsgewijs tot de volgende bevindingen:

a. Het is een langdurig en intensief proces geweest voor alle betrokkenen met een resultaat dat veel anders is dan waar bij de insteek ruim 15 jaar geleden vanuit was gegaan.

b. Het proces en de gezette stappen zijn uiteengezet in een chronologisch overzicht.

In hoofdlijn was in eerste instantie het proces gericht op uitplaatsing van het bedrijf aan de PvW65 naar het LOG (Landbouw Ontwikkeling Gebied). Echter door omstandigheden van de zijde van de eigenaren en op initiatief van hen is in de loop der tijd van verplaatsing naar LOG afgezien.

In tweede instantie (van 2016/2017) was er dus geen sprake meer verplaatsing van het bedrijf naar het LOG maar een sanering/ herontwikkeling van de bestaande situatie aan de PvW65.

c. De betrokken partijen zijn de gemeente Landerd, de eigenaren van PvW65 en de Provincie Noord-Brabant.

4 Deze toelichting is ook opgenomen in het vastgestelde Plan van Aanpak, dd 13 mei 2020 (zie hoofdstuk 2)

5 Met een algemeen beeld bedoelen we een algemene beschrijving hoe het proces is verlopen en hoe de verschillende actoren hierin gehandeld hebben. Indien hier zaken/kwesties spelen die vermeldenswaard zijn of ons verbazen dan zullen we deze vermelden.

(6)

6

d. Het algemeen beeld dat hier naar voren komt is:

i. M.b.t. rol van de gemeente Landerd: de gemeente is intensief met dit project bezig geweest. Duidelijk is dat zowel ambtelijk als bestuurlijk vele verschillende personen hierin actief zijn geweest en dat het dossier niet volledig is. We constateren dat de gemeente enerzijds op diverse punten een inhoudelijk sturende en kader stellende rol heeft vervuld maar anderzijds hierbij ook de meeste risico’s, die hierbij aan de orde waren, voor haar rekening heeft genomen. Ook is de

gemeente geconfronteerd met aanzienlijke meerkosten.

ii. M.b.t. de rol van de eigenaren: dit was een private partij die

opgekomen is voor hun eigen belang en ook met omstandigheden te maken heeft gekregen die tragisch zijn. We constateren uit het dossier dat er door de eigenaren diverse malen verzocht is om te komen tot aanvullende afspraken.

iii. M.b.t. de rol van de provincie: we zien dat deze met name een rol had aangaande de verplaatsing van het bedrijf naar het LOG. Toen bleek dat dit niet mogelijk was heeft de provincie verder afstand

ingenomen.

2. Welke rol belanghebbenden en opeenvolgende colleges gespeeld hebben in dit dossier;

Toelichting RKL “Hierbij constateren we dat diverse portefeuillehouders

verantwoordelijk zijn geweest voor dit dossier. We zullen ons hierbij een beeld vormen wie er bestuurlijk bij betrokken zijn geweest en wat hun rol in deze is geweest.”

Reactie RKL: we komen hierbij tot de volgende bevindingen:

a. We zien dat vanuit het college dat de volgende portefeuillehouders op dit dossier gezeten hebben:

 Vanaf 2008: Chris School

 Vanaf medio 2010 (na verkiezingen): Harrie van Dongen

 Vanaf medio 2014 (na verkiezingen): Hans Vereijken

 Vanaf medio 2015 (na coalitiebreuk): Ben Brands

 Vanaf zomer 2015 (na interne afstemming): Marnix Bakermans ⁶

b. M.b.t. de rol van belanghebbenden: zie vorig punt

c. M.b.t. de rol van de opeenvolgende colleges: we zien dat er gehandeld is om vanuit een positieve en betrokken grondhouding de situatie op te pakken en tot een goed einde te brengen. Hierbij heeft bij de afweging, het algemeen belang van Landerd voorop gestaan. Verder constateren we dat nagenoeg alle

ambtelijke adviezen direct zijn overgenomen.

6 De burgemeester heeft de rol overgenomen aangezien er sprake was van familiaire relaties met raadsleden.

(7)

7

d. Uit de interviews en verschillende documenten is de wens naar voren gekomen om de gereserveerde duurzaamheidsgelden in te zetten om dit dossier op te lossen. Door de toen verantwoordelijke bestuurders is dit om hen moverende redenen afgewezen.

3. Het verstrekken van duidelijkheid of de gemeenteraad op een juiste wijze geïnformeerd is en zij daarmee haar controlerende taak adequaat heeft kunnen uitvoeren;

Toelichting RKL: “Hier kijken we terug op het procesverloop en bezien of het college de raad adequaat en op tijd op de hoogte heeft gesteld. We baseren ons hierbij op de ter beschikking gestelde dossiers, de informatie uit de interviews en waar nodig zullen we nadere gegevens hierover opvragen. Tevens gaan we specifiek in op hoe de financiële verantwoording in de jaren heeft plaatsgevonden.”

Reactie RKL: Wij hebben kunnen constateren dat de gemeenteraad op verschillende momenten, en op verschillende wijze, schriftelijk is geïnformeerd over de (financiële) stand van zaken van dit dossier:

I. brief aan de raad 11.10.2017: raadsmemo met daarin opgenomen:

a. de sloop van de bedrijfsgebouwen, b. er vindt geen bedrijfsverplaatsing plaats;

c. de gemeente blijft eigenaar

d. de gemeente zorgt zelf voor de sloop

e. de koopovereenkomst LOG Graspeel is ontbonden

Extra kosten worden geraamd op € 160.000 met daarbij een

‘winstwaarschuwing’ dat de kosten van sloop (geraamd op € 137.500) mogelijk hoger uitvallen.

II. 2e Burap 2018:

€ 160.000 extra kosten vanwege meer verontreiniging, stijging prijs verwerken asbest, strengere wetgeving. De extra kosten komen ten laste van exploitatie Graspeel

III. Jaarrekening 2018: passage omtrent nadelig exploitatieresultaat LOG

Graspeel met daarbij de mededeling dat er een voorziening getroffen moest worden.

IV. RIB 25 november 2019: uiteenzetting over totale kosten van dit dossier V. 2e Burap 2019: een totaalbedrag opgenomen van € 982.000. Dit bedrag is

tevens verwerkt in de jaarrekening 2019.

4. Het doen van conclusies en aanbevelingen waarmee in de nabije toekomst goed beleid kan worden neergezet bij vergelijkbare saneringen.

Reactie RKL: Dit onderdeel is verder opgenomen in hoofdstuk 4.

(8)

8

Hoofdstuk 4 Conclusies en aanbevelingen

Op grond van ons onderzoek trekken we de volgende conclusies en geven per conclusie onze aanbevelingen:

1. Risico’s en risico-aanvaarding/analyse

Conclusie: de gemeente Landerd heeft op grond van globale en indicatieve

onderzoeken risico’s m.b.t. vervuilde grond en asbest voor haar rekening genomen.

Daarbij is een te beperkte analyse gemaakt van de risico’s die in dit kader door de gemeente Landerd voor haar rekening genomen heeft. Zo zijn bijvoorbeeld de gronden en gebouwen van PvW65 in 2017 in eigendom van de gemeente gekomen terwijl er later pas uitvoeriger onderzoek gedaan is.

Aanbeveling: verricht meer onderzoek ter plaatse of maak duidelijker en expliciet melding van de risico’s die in dit kader genomen worden. Wees hier transparant en helder over aan direct betrokkenen en de gemeenteraad en maak een risicoanalyse bij projecten waar de gemeente een aanzienlijk financieel of juridisch risico loopt.⁷

2. Dossiervorming

Conclusie: We constateren dat het dossier veel informatie omvat maar niet volledig is. Zeker bij langdurig en risicovolle processen waar meerdere medewerkers en bestuurders bij betrokken zijn is het noodzakelijk dat de dossiers volledig zijn.

Opvallend is bijvoorbeeld dat het B&W advies van 28 april 2017 (B&W behandeling 2 mei 2017) niet in het dossier zit. Verder is e.e.a. regelmatig in het Presidium aan de orde geweest en hierover worden, conform de afspraken die gemaakt zijn, geen verslagen van gemaakt.⁸

Aanbeveling: Blijf blijvend aandacht schenken aan het up-to-date houden van de dossiers en leg de verantwoordelijkheid hierover goed vast.

3. Financiële verantwoording

Conclusie: We hebben geconstateerd dat door het college op verschillende P&C momenten, gedurende de looptijd van dit project, informatie is verstrekt over het verloop van het ter zake van toepassing zijnde budget. De diverse aanpassingen zijn daarbij telkenmale aan de orde gekomen. Het is echter niet altijd eenvoudig terug te

7 In dit kader zien we dat de Gemeente Landerd reeds verbetering heeft doorgevoerd. In dossier van Tiel Zeeland is een aanvullend artikel opgenomen m.b.t. de bodemkwaliteit en wordt een aanzienlijk deel van het risico bij de vervreemder van de grond neergelegd.

8 Dit conform de memo betreffende de beslotenheid Presidium d.d. 8 november 2017.

(9)

9

vinden in de betreffende P&C documenten. Hierdoor gebeurt het ook dat raadsleden geacht worden impliciet kennis te hebben van de aanpassingen in het budget.

Aanbeveling: Zorg ervoor dat bij dit soort politiek belangrijke budgetten op een eenvoudige wijze zichtbaar wordt gemaakt welke aanpassingen in het budget aan de orde komen. Het kan zelfs de discussie verduidelijken door de aanpassingen expliciet aan de orde te stellen.

4. Juridische aspecten

Conclusie: We zien dat op diverse momenten in het traject juridische zaken een rol spelen en constateren dat in het najaar 2018/ voorjaar 2019 een extern juridisch advies is ingewonnen. Dit was vrij laat in het proces waarbij uit het advies blijkt dat reeds vele zaken eerder vastgelegd waren en dat de juridische ruimte van de gemeente op dat moment beperkt was.

Aanbeveling: Betrek juristen bijtijds bij een traject waarbij omvangrijke gemeentelijke belangen een rol spelen. Vraag hun uitdrukkelijk een schriftelijk advies⁹ te geven.

Informeer waar nodig de gemeenteraad hierover en leg dit vast in het dossier.

5. Communicatie/transparantie

Conclusie: De gemeenteraad is regelmatig en veelal achteraf en schriftelijk

geïnformeerd (mondeling niet te achterhalen, zie punt 2). Het college heeft hierbij voldaan aan haar actieve informatieplicht.

Aanbeveling: De goede en volledige informatievoorziening aan de gemeenteraad is in een dergelijk complex dossier van groot belang. Het is wenselijk om hierover aan de voorkant goede afspraken over te maken. Dit kan gaan over de aard van de projecten in combinatie met het belang van de gemeente hierbij. Vertrouwelijkheid ,

geheimhouding, het niet openbaar zijn van stukken en het mogelijk schaden van de gemeentelijke belangen speelt hierbij een rol.

9 In deze case is ook een schriftelijk advies gegeven wat in het dossier is opgenomen.

(10)

10

Bijlage 1: Vragen gesteld tijdens Raadsbehandeling 5 maart 2020 en reactie hierop.

In de raadsvergadering van 5 maart 2020 zijn onderstaande aanvullende vragen gesteld:

1. Men vraagt zich af welke factoren hebben geleid tot de kostenpost van de sanering van dit perceel over de € 1 miljoen.

Reactie:

De grond en gebouwen kwamen in 2017 in eigendom van de gemeenten (m.u.v. de woning en tuin). Daar lag offerte onder voor sloop van de opstallen. Toen de

gemeente de grond in eigendom kreeg zijn asbestinventarisaties (CSI) gemaakt en zijn bestekken gemaakt en offertes gevraagd bij 4 slopers. Uiteindelijke gunning naar Firma Lagemaat uit Heerde. Kosten € 272.000. Tijdens de sloop liep men er tegenaan dat asbest dieper lag en ook veel meer dan waarvan in het bestek was uitgegaan (ook dieper en in kelder en fundatie). Ten tijde van de aankoop was er geen enkele

aanleiding voor verdiepend onderzoek. Dit grondonderzoek van destijds (2009) was gericht op wat zichtbaar was. Dit is ook een gebruikelijke werkwijze en deze werkwijze voldeed aan de wettelijke verplichtingen die destijds golden . Terrein was netjes en keurig in orde. Terrein was voorafgaand aan de overdracht naar de gemeente langere tijd in eigendom van familie.

Na het aantreffen van asbestvervuiling is het werk in 2018 stilgelegd voor het uitvoeren van een nader onderzoek. Bij het gehele proces is ABUB als onafhankelijk adviseur betrokken geweest.

Vervolgens zijn twee diepe mestkelders met zwaar verontreinigde mest aangetroffen.

Ook rondom kelders was veel asbest en bodemvreemd materiaal aanwezig wat er lang lag. Er is ook asbest gevonden op onlogische plekken; de indruk bestond dat er bodemvreemd materiaal gedumpt was.

Op grond van nieuw bodemonderzoek bleek dat terrein zwaar verontreinigd was met bodemvreemd materiaal.

Info is teruggekoppeld naar toenmalig afdelingshoofd en via hem aan pfh/ college.

Altijd achteraf is de raad (bv in RIB van 25 nov 19, verstuurd 12 dec) geïnformeerd.

Onduidelijk is of deze kwestie wellicht ook in bijeenkomsten van het presidium aan de orde is gekomen. Daarvan worden echter geen verslagen of geluidsopnames

gemaakt.

2. In de nabije toekomst krijgt de gemeente vaker met deze kostenposten te maken, bv bij gronden in kader van transitie intensieve veehouderij. Goed en transparant beleid dient derhalve ontwikkeld te worden om niet opnieuw met een vergelijkbare situatie te worden geconfronteerd en inzicht in deze situatie is dus nodig.

Reactie:

Als voorbeeld de werkwijze in het centrumplan Zeeland waarbij meer historisch onderzoek met proefsleuven tot vaste grondslag wordt uitgevoerd. De voorbereiding is anders. Er wordt aan de voorkant extra investeringen in het onderzoek gedaan.

Dit op nadrukkelijk verzoek van de gemeenteraad. Vanaf het ondertekenen van de overeenkomst wordt een periode ingebouwd van 6 maanden, waarin de verschillende onderzoeken uitgevoerd kunnen worden.

(11)

11

Daarbij worden duidelijke afspraken gemaakt wie verantwoordelijk is voor wat en welke consequentie daaraan gekoppeld kunnen zijn. Het vastleggen van dergelijke voorwaarden is mede op grond van leermoment met betrekking tot de casus PvW65 en wordt gehanteerd vanaf begin 2020.

3. Niet duidelijk is op welke wijze de contracten tot stand zijn gekomen en welke rol betrokken partijen hierbij gespeeld hebben.

Reactie:

Er zijn uiteraard diverse contracten geweest. Tussen gemeente en aannemers en tussen gemeente en Henst, diverse adviseurs. Hoe de contacten tussen Henst en de gemeente zijn verlopen is ambtelijk niet bekend. Uiteraard is men wel op de hoogte van de afspraken die er zijn gemaakt met de aannemers/sloopbedrijven voor wat betreft de sanering van het perceel.

De opbouw van de kennis heeft plaats gevonden vanuit de documenten. Het overlijden van de heer Henst heeft een en ander in een ander perspectief gezet.

Het Bouwvlak Heihorst ongenummerd (potentiele vestigingslocatie over bedrijf Henst destijds) ligt er nog steeds. Is nu volledig eigendom van de gemeente (oorspronkelijk was ook de provincie hierbij betrokken maar is inmiddels naar gemeente

overgegaan).

Aan de familie Henst zijn de advieskosten vergoed die zij in dit kader hebben moeten betalen.

4. Onvoldoende duidelijk was ook of de ernst van vervuiling van de grond bekend was bij betrokkenen voor de aankoop van het perceel.

Reactie:

Het was bij de gemeenten zeker niet bekend dat de vervuiling in die mate aanwezig was. Het is heel lastig om nu nog te achterhalen in hoeverre dit bekend was bij de betrokkenen. Zie juridisch advies van Hekkelman. Naast bewijslast heeft de gemeente mogelijk ook haar eigen onderzoek plicht verzaakt.

5. Welke opdracht het college heeft gegeven t.b.v. het onderzoek naar de vervuiling van de grond en of er wel voldoende vooronderzoek heeft plaatsgevonden en waarom de saneringskosten keer op keer zijn verhoogd en waarom de extra saneringskosten voor rekening van de gemeente Landerd komen.

Reactie:

Er zijn telkens collegebesluiten genomen. Uit de stukken blijkt echter niet hoe dit is vastgelegd in de (vertrouwelijke) besluitenlijsten. Wellicht dat het overzicht of het beschikbaar stellen van de extra kredieten hierin duidelijkheid kan verschaffen.

6. Ook is onvoldoende duidelijk of de gemeenteraadsleden in dit proces goed en op tijd zijn geïnformeerd en haar taak verantwoord kan uitvoeren.

Reactie:

Dit is een belangrijk leerpunt! De informatieverstrekking aan de raadsleden moet in een dergelijk complex dossier adequater bv door het frequenter uitbrengen van Raad Informatie Brief. Er zijn aan de voorkant afspraken nodig over de verschillende rollen en de werkwijze bij dit soort kwesties. Tevens is het zaak om te zorgen voor een goede

(12)

12

dossiervorming zodat later de verschillende stappen goed zijn te herleiden, mede gelet op de verschillende personeelswisselingen.

7. Projectvoorbereiding, met name gericht op de grondsanering die niet meegenomen is in de kostenberekeningen en uiteindelijk 2x zo hoog is geweest. Welke actie gaat het college ondernemen om dit in de toekomst te voorkomen?

Reactie:

Is inmiddels anders opgepakt. Zie onder andere de ‘bedenktijd’ van zes maanden. De tekst met de voorwaarden heeft de gemeente per 1 juli verstrekt. Het gevolg kan zijn dat er extra kosten uit voort komen en daarvoor is dan wellicht extra krediet nodig.

Het aan de voorkant uitvoeren van meer onderzoeken heeft wel tot gevolg dat er voldoende budget beschikbaar moet zijn in de vorm van een voorbereidingskrediet.

8. Het informeren van de raad, de kosten toen de gemeente het overnam (sanering door de familie) werd aanzienlijk duurder. Vraagtekens bij beantwoording op de vragen p.m. posten genoemd. Er zijn extra kosten ad € 340.000 opgenomen maar geen enkele opmerking over de p.m. posten is te vinden in de beantwoording. In hoeverre is de raad volledig geïnformeerd? Achteraf mag de raad de extra bedragen beschikbaar stellen.

Reactie:

Er waren 2 stelposten opgenomen voor algemene voorzieningen en uitgaande van 1500 ton mest in 2^e nota van inlichtingen. Het financieel overzicht in aanbesteding meegenomen zit in de RIB van 25nov19, zie ook het kostenoverzicht van 8.11.2019.

Zie verder ook RIB d.d. 26 juni 2018.

9. De aanbesteding met de keuze voor de uitvoerder is opmerkelijk te noemen. Wat is criterium geweest, lijkt erop dat dit de laagste mest afvoerkosten zijn, maar andere kostenposten spelen ook een rol. Kunnen aanbieders achteraf altijd de werkelijk gemaakte kosten in rekening brengen in plaats van de afgesproken tarieven in de offerte?

Reactie:

Het criterium bij de inschrijvers was de het laagste bedrag. Daarbij wordt uitgegaan van zogenaamde ‘verrekenbare stelposten’ omdat op voorhand niet is aan te geven om welke hoeveelheden het gaat. Een specialistisch bureau (ABUB) is ingehuurd om dit te beoordelen en te accorderen namens de gemeente.

Ook zijn in de offerte verrekenbare posten opgenomen bijvoorbeeld voor de dagprijs van de mest ad € 20 per ton. Tot min 1.80 meter is puin aangetroffen en dat was wel verrekenbaar. Onbekend is welk puin de opsteller van het verslag bedoeld.

10. Het stilleggen van het werk. Een aantal malen is het werk stilgelegd. Steeds vond men opnieuw asbest wat b.v. gebruikt is als verloren bekisting voor beton. Het werk werd stilgelegd, omgevingsdiensten nodigen elkaar uit om controles uit te oefenen en kranen gingen weg en later weer terug. Kunt u uw best doen om dit soort extra kostenverhogende praktijken terug te dringen.

Reactie:

(13)

13

Op moment slopen is men wettelijk verplicht het werk stil te leggen als asbest gevonden wordt. De Omgevingsdienst weet dat er sprake is van spoed en gaat direct aan de slag. Goed overleg is nodig om dit z.s.m. uit te voeren.

Ook wordt een afweging gemaakt hoe werk uitgevoerd wordt. Toen gekozen om ter plekke de grond te zeven.

Door de Provincie heeft de Omgevingsdienst Zuidoost Brabant (ODZOB)aangewezen als adviserende instantie bij grondsaneringen. De gemeente Landerd valt onder het werkingsgebied van de Omgevingsdienst Brabant noord (ODBN) en deze instantie verzorgd voor de gemeente Landerd de controles en asbestsaneringen. De ODBN is verplicht om de ODZOB als adviserende instantie in te schakelen bij grondsaneringen.

Er is geen sprake van elkaar de bal toe spelen, maar van een wettelijk voorgeschreven procedure.

In de praktijk wordt zo efficiënt mogelijk gewerkt en wordt zoveel mogelijk gedaan om stagnatie van de werkzaamheden te voorkomen.

11. De wens tot zuivere grond. Zo’n 2 ton lijkt te zijn uitgegeven omdat we zuivere grond zouden willen. Wie heeft hierom gevraagd? Normaal is er sprake van geschikte grond (voor huidig en toekomstig gebruik) die veilig is voor mens en natuur. Waarom tot 2,10 meter onder peil zuivere grond moet zijn Hadden we als raad dit niet moeten goedkeuren.

Reactie:

Dit is gedaan vanuit de overtuiging dat je als overheid het goede voorbeeld moet geven. Je gaat als overheid voor 100% zuivere grond (zie ook RIB 25 november 2019) Vanuit sportvelden was 3500 m3 schone grond beschikbaar en de aannemer zelf heeft 1000-1200 m3 aangevoerd. De grond was gratis beschikbaar vanuit de sportvelden.

Er moest voor 2.10 meter grond worden aangebracht omdat die hoeveelheid oorspronkelijk was verwijderd.

Of de raad dit had moeten goedkeuren is niet duidelijk. Dit hangt af van de afspraken die er zijn gemaakt over de wijze van werken. Welke kaders heeft de raad aan de voorkant gesteld? Uiteraard is er wel het besef dat de raad beschikt over het budgetrecht.

De vragen van het CDA (8 t/m 11) hebben betrekking op de periode nadat het college besloten heeft de sanering zelf ter hand te nemen (2017).

(14)

14

Bijlage 2: Proces van aanbesteding van de sanering PvW65

Wij hebben aanvullend nog vragen gesteld over hoe het proces van aanbesteding c.a. in deze georganiseerd is geweest.

Daarbij zijn de volgende vragen gesteld met daarbij de ontvangen antwoorden. Expliciet is daarbij gevraagd om dit te onderbouwen met de van toepassing zijnde documenten.

In dit kader hebben wij ons geen oordeel gevormd of de werkwijze conform het ter zake vastgesteld inkoop-en aanbestedingsbeleid is verlopen.

Vraag: Antwoord: Documenten

aanwezig:

1.Hoe ziet de opdrachtformulering eruit en wie heeft deze vastgesteld?

De opdrachtformulering is mondeling conform de uitgangspunten die vermeld staan in het bestek aan de laagste inschrijver medegedeeld. Medewerker van de gemeente Landerd ¹⁰ heeft destijds toegezegd dit schriftelijk te bevestigen. In het archief zitten geen stukken.

Er zijn geen verslagen/besluit en of andere schriftelijke correspondentie beschikbaar.

2.Bij wie zijn offertes

opgevraagd en wie heeft uiteindelijk een offerte ingediend?

In onderling overleg tussen medewerkers gemeente Landerd en ABUB zijn vier aannemers gevraagd om in te schrijven. Drie uit de regio en 1 van buiten de regio om ervoor te zorgen dat er scherpe prijzen zouden komen.

We hebben gekozen voor Loeffen omdat hij al een prijsopgave heeft gemaakt voor de familie Henst in de voorfase. Van de Brand en Van Oord omdat deze al regelmatig sloopwerkzaamheden hebben

uitgevoerd voor de gemeente. Goris op aanraden van een medewerker Landerd en als tegenhanger Lagemaat uit Heerde. Van dit overleg is geen verslag gemaakt.

3.Wie heeft de offertes beoordeeld en waaruit blijkt dat?

ABUB¹¹ en medewerker Omgevingsdienst¹² hebben de offertes beoordeeld en de resultaten zijn

opgenomen in een spreadsheet. Na intern overleg is besloten het college voor te leggen het werk te gunnen aan de laagste inschrijver, conform de gunningscriteria.

10 Namen zijn bij ons bekend maar in verband met de privacy niet opgenomen.

11 Dit is het adviesbureau dat de gemeente heeft ondersteund.

12 Naam is bij ons bekend maar in verband met de privacy niet opgenomen.

(15)

15

4.Hoe is de besluitvorming geweest met betrekking tot de gunning?

Medewerker Landerd heeft de

inschrijvingsresultaten besproken met het college en omdat er een budgetoverschrijding was heeft het college de raad geïnformeerd. Het werk is gegund aan de laagste inschrijver, conform bestek.

5.Welke tussentijdse informatie is ontvangen van de partij die de werkzaamhed en gegund heeft gekregen?

Tijdens het gehele proces van de werkzaamheden is er 2-wekelijks overleg geweest tussen Lagemaat en medewerker Omgevingsdienst (namens de

gemeente Landerd). Er is ook direct contact geweest als er zaken werden gevonden in de bodem, op/aan gebouwen die niet in bestek waren opgenomen. Dit is gelijk teruggekoppeld aan medewerkers gemeente Landerd en is besproken wat de vervolg stappen kunnen zijn. Met ABUB en Lagemaat is telkens rond de tafel gezeten om af te stemmen welke

mogelijkheden er zijn om de aangetroffen extra zaken op te ruimen. Steeds is gekozen voor de meest pragmatische en economisch voordeligste oplossing en indien nodig afgestemd met het bevoegd gezag.

Voor eventueel meerwerk hebben wij prijsopgaves ontvangen die verwerkt zijn in een spreadsheet die is opgesteld door ABUB. Ook dit is steeds mondeling teruggekoppeld door medewerkers Landerd en die hebben uiteindelijk de beslissing genomen nadat dit was voorgelegd c.q. teruggekoppeld richting de burgemeester.

Voor de grondsanering is een offerte uitgebracht van circa € 125.000. Door tijdens het uitvoeren van het werk steeds pragmatischer te werk te gaan en in samenwerking met het bevoegd gezag naar nog andere oplossing te gaan zoeken. Zijn deze werkzaamheden uiteindelijk uitgekomen op een bedrag van circa € 100.000.

6.Hoe is beoordeeld of de extra kosten terecht waren?

De offertes zijn door ABUB beoordeeld of het marktconforme prijzen zijn. Iedere keer is er intern overleg geweest of de kosten te verhalen waren op de veroorzaker er vooral over de vraag hoe de getroffen verontreinigingen er terecht waren

gekomen. We hebben ons iedere keer weer de vraag gesteld moeten we dit opruimen of kunnen we het laten zitten en zo ja wat zijn de consequenties daarvan. Medewerker Landerd heeft het steeds met de burgemeester teruggekoppeld.

(16)

16

7.Hoe is over het meer- /minderwerk, verrekenbare kosten gecommunice erd en waaruit blijkt dat?

We hebben steeds eerst mondeling overleg gehad met zowel aannemer als intern en eventuele meerwerkprijzen zijn verwerkt door ABUB in het spreadsheet.

8.Hoe heeft de besluitvorming plaats

gevonden met betrekking tot de extra kosten?

We hebben na intern overleg en terugkoppeling naar de burgemeester het fiat gekregen van medewerker Landerd om het meerwerk uit te voeren.