Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen
Controlebeleid Directie Dierengezondheid en Veiligheid van de Dierlijke producten
WTC III Simon Bolivarlaan, 30 B-1000 Brussel Tel. 02 208 34 11 Fax 02 208 38 66 info@favv.be www.favv.be
Omzendbrief ten attentie van de handelaars in levende dieren
Correspondent : Chantal Rettigner Toestelnummer : 02/208 38 18
E-mail : chantal.rettigner@favv.be
Uw brief van Uw kenmerk Ons Kenmerk Bijlagen Datum
107306 5 30-09-2005
Betreft : Handelaars in levende dieren
1. Context
Dit document heeft als doel uitleg te geven bij de aanpak van de controle en de erkenning van handelaars in levende dieren door het FAVV, en legt de procedure vast die moet worden gevolgd in verband met de erkenning alsook de daarbij gebruikte modeldocumenten (formulier erkenningsaanvraag, bezoekrapport, register van bewegingen en reiniging/ontsmetting, ontvangen modelbrieven) : welke documenten krijgt de handelaar, hoe moeten die worden gebruikt en eventueel ingevuld, wanneer moet hij die gebruiken, welke documenten moeten bij controles getoond worden?
De operatoren kunnen blanco exemplaren van deze documenten verkrijgen bij ARSIA-DGZ of bij de PCE van hun woonplaats (zie gegevens in bijlage I).
De PCE’s behandelen de erkenningsaanvragen en leveren de erkenningsdocumenten af. Wijzigingen van erkenningen, vernieuwingsaanvragen en de stopzetting van activiteiten worden eveneens door de PCE’s afgehandeld.
Deze verschillende punten komen hierna gedetailleerd aan bod.
De aanvrager die tevens als vervoerder een toelating wil krijgen, wordt verzocht de instructie voor vervoerders te lezen, die opgemaakt is volgens hetzelfde stramien als de instructie voor handelaars.
2. Handelaars in levende dieren
2.1. Erkenningsaanvraag
Ieder natuurlijk of rechtspersoon die dieren verhandelt, moet erkend zijn. De aanvraag daartoe moet worden ingediend bij de PCE van de provincie waaronder de betrokkene ressorteert. De aanvrager moet zijn erkenningaanvraag minimum een maand voor het begin van zijn activiteiten indienen, zodat de PCE een controlebezoek kan plannen.
Een erkenning als handelaar met huisvesting kan niet voor varkens worden verkregen.
Onze opdracht is te waken over de veiligheid van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel, ter bescherming van de
Indien meerdere operatoren dieren verhandelen in de bedrijfsruimten van de handelaar, moet die een erkenning hebben als verzamelcentrum.
Een handelaar die levende dieren vervoert voor handelsdoeleinden moet een toelating hebben als vervoerder.
De handelaar kan het aanvraagformulier verkrijgen bij DGZ/ARSIA, bij de PCE van zijn woonplaats of op de website van het FAVV. Hij moet het gedeeltelijk ingevulde formulier (zie bijlage II) aan de PCE toezenden. De PCE neemt met de handelaar contact op om een afspraak te maken met het oog op de uitvoering van een controlebezoek.
De overige delen van het aanvraagformulier worden tijdens dit bezoek ingevuld, met de hulp van de controleur.
De erkenning blijft 5 jaar geldig. Na die vijf jaar kan zij worden vernieuwd als de handelaar daartoe zelf een aanvraag doet bij zijn PCE (zie in punt 2.2.3. opgenomen voorschriften).
De erkenning is persoonlijk en mag niet aan een derde worden overgedragen. Bij verkoop van de bedrijfsruimten waar dieren worden gehuisvest, moet de koper een nieuwe erkenningsaanvraag indienen.
2.1.1. Bezoekrapport
Een controlebezoek zal plaats vinden. De controleur vult daarbij een bezoekrapport in dat de vorm heeft van een checklist (bijlage III) waarop de te controleren punten vermeld staan (kenmerken van de bedrijfsruimten, gegevens over
reiniging/ontsmetting).
Het bezoekrapport wordt ondertekend door de controleur en door de aanvrager.
2.1.2. Afhandeling van de aanvraag
Als de erkenningsaanvraag wordt verworpen, wordt de handelaar hiervan in kennis gesteld bij middel van een brief van de PCE waarin de redenen van de weigering worden uiteengezet en waar desgevallend een kopie van het bezoekrapport wordt bijgevoegd.
Afgegeven documenten
• Document met erkenning
Eenmaal de aanvraag is ingegeven, zal de aanvrager een brief ontvangen waarin het erkenningsnummer, de validiteitsdatum, de toegelaten activiteiten en voor welke soorten hem een erkenning als handelaar wordt verleend (bijlage IV).
2.2. Stopzetting van de activiteiten, wijziging van gegevens en vernieuwing
2.2.1. Stopzetting van de activiteit
De handelaar die zijn activiteiten stopzet moet dit aan de PCE waaronder hij ressorteert melden bij middel van een schriftelijke verklaring.
2.2.2. Wijzigingen
De aanvragen tot wijzigingen worden in de PCE afgehandeld. Het gaat vooral om wijzigingen van de gegevens van de aanvrager of van diens activiteiten.
De handelaar kan ofwel de PCE contacteren ofwel een aanvraagformulier toezenden dat op de hierna aangegeven wijze is ingevuld.
Op het formulier moet worden vermeld dat het gaat om een aanvraag tot wijziging.
Men mag niet vergeten het huidige erkenningsnummer te vermelden.
De wijzigingen moet eventueel een nieuw bezoekrapport worden opgemaakt als het gaat om wijzigingen van de bestaande bedrijfsruimten. De procedure blijft wel dezelfde.
De handelaar krijgt eventueel een nieuw document met erkenning al naargelang van het soort wijzigingen dat moet worden aangebracht.
In geval van een overname van erkende installaties door een nieuwe handelaar, zal deze een nieuwe erkenningaanvraag moeten indienen. Hij zal een nieuw
erkenningnummer van het FAVV krijgen omdat hij een nieuwe operator is.
2.2.3. Vernieuwing
Bij het verstrijken van de geldigheidstermijn van 5 jaar van de erkenning moet de handelaar een aanvraag om vernieuwing indienen bij de PCE. Hij gebruikt daartoe hetzelfde formulier en volgt dezelfde procedure als bij een nieuwe aanvraag.
Er wordt een nieuw controlebezoek gedaan waarbij wordt nagegaan of de bedrijfsruimten van de handelaar nog steeds conform zijn.
De handelaar behoudt zijn erkenningsnummer. Hij krijgt een nieuw document met erkenning waarop de nieuwe geldigheidstermijn van zijn erkenning vermeld staat.
De handelaars moeten hun hernieuwingsaanvraag indienen binnen de 3 maanden voordat de geldigheidsduur is verstreken (de datum is vermeld het document met de erkenning) zodat de PCE de tijd heeft om een controlebezoek te regelen en de aanvraag af te handelen.
2.3. Registers van handelaars
Het register van handelaars in runderen met huisvesting mag op computer of op papier worden bijgehouden.
Op papier
Het model van het papieren register voor handelaars in runderen met huisvesting is vastgelegd bij het Ministerieel besluit van 27/06/2005 houdende de modaliteiten voor de bewegingsregistratie van dieren bij handelaars, verzamelcentra, halteplaatsen en vervoerders (zie bijlage V bij dit document).
Op computer
Het register op computer moet ten minste dezelfde informatie bevatten als het papieren register. Deze informatie moet op identieke wijze worden weergegeven.
Het register moet op de bedrijfszetel worden bewaard gedurende ten minste 5 jaar en moet bij controles worden getoond wanneer daarom wordt gevraagd.
Doorsturen van gegevens naar Sanitel
De gegevens uit het register van handelaars in runderen met huisvesting moeten naar Sanitel worden doorgestuurd binnen 8 dagen nadat de dieren in de bedrijfsruimten zijn aangekomen.
Deze gegevens kunnen worden doorgestuurd :
- via de webtoepassing (Saninet), volgens de technische richtlijnen van het Agentschap ;
- via de overdracht van de gegevens uit Psion (of enig ander door het Agentschap goedgekeurde informaticatoepassing) in Sanitel met de webtoepassing (Saninet);
- via de toezending van het papieren register aan ARSIA of DGZ. De informatie moet getypt zijn. De vereniging moet de gegevens invoeren in Sanitel waarbij de handelaar de kosten moet dragen.
Het luik 2 van het register betreffende de reiniging en ontsmetting moet niet terug gestuurd worden aan ARSIA/DGZ.
2.4. Reiniging en ontsmetting
De bedrijfsruimten moeten voor elk gebruik worden gereinigd en ontsmet met door de bevoegde overheid toegestane ontsmettingsmiddelen.
De lijst van de erkende onstmettingsmiddelen kan via de website van het FAVV verkregen worden, ofwel door middel van een aanvraag bij de PCE van de provincie.
2.5. Documenten die bij controles moeten worden getoond
2.5.1. Op de bedrijfszetel (handelaar met huisvesting)
- het document met de erkenning als handelaar ; - het correct ingevulde register (op computer of papier);
- de paspoorten van de dieren ;
- de gezondheidscertificaten, indien nodig.
2.5.2 Op de markt
- het document met de erkenning als handelaar ;
- in voorkomend geval, de paspoorten van de dieren, de sanitaire certificaten indien nodig.
3. Handelaars zonder huisvesting
3.1. Erkenningsaanvraag
Ieder natuurlijk of rechtspersoon die dieren verhandelt, moet erkend zijn. De aanvraag daartoe moet worden ingediend bij de PCE van de provencie waaronder de
betrokkene ressorteert. De aanvrager moet zijn erkenningaanvraag minimum een maand voor het begin van zijn activiteiten indienen.
Een handelaar die levende dieren vervoert voor handelsdoeleinden moet een toelating hebben als vervoerder.
De handelaar kan het aanvraagformulier verkrijgen bij DGZ/ARSIA, bij zijn PCE of op de website van het FAVV. Hij moet het gedeeltelijk ingevulde formulier (zie bijlage II) aan de PCE toezenden.
De erkenning blijft 5 jaar geldig. Na die 5 jaar kan zij worden vernieuwd als de handelaar daartoe zelf een aanvraag doet bij zijn PCE (zie in punt 3.2.3. opgenomen voorschriften).
De erkenning is persoonlijk en mag niet aan een derde worden overgedragen.
3.1.1. Afhandeling van de aanvraag
Als de erkenningsaanvraag wordt verworpen, wordt de handelaar hiervan in kennis gesteld bij middel van een brief van de PCE waarin de redenen van de weigering worden uiteengezet.
Afgegeven documenten
• Document met erkenning
Eenmaal de aanvraag is ingegeven, zal de aanvrager een brief ontvangen waarin het erkenningsnummer, de validiteitsdatum, de toegelaten activiteiten en voor welke soorten hem een erkenning als handelaar wordt verleend (bijlage IV).
3.2. Stopzetting van de activiteiten, wijziging van gegevens en vernieuwing
3.2.1. Stopzetting van de activiteit
De handelaar die zijn activiteiten stopzet moet dit aan de PCE waaronder hij ressorteert melden bij middel van een schriftelijke verklaring.
3.2.2. Wijzigingen
De aanvragen tot wijzigingen worden in de PCE afgehandeld. Het gaat vooral om wijzigingen van de gegevens van de aanvrager of van diens activiteiten.
De handelaar kan ofwel de PCE contacteren ofwel een aanvraagformulier toezenden dat op de hierna aangegeven wijze is ingevuld.
Op het formulier moet worden vermeld dat het gaat om een aanvraag tot wijziging.
Men mag niet vergeten het huidige erkenningsnummer te vermelden.
De handelaar krijgt eventueel een nieuw document met erkenning al naargelang het soort wijzigingen dat moet worden aangebracht.
3.2.3. Vernieuwing
Bij het verstrijken van de geldigheidstermijn van 5 jaar van de erkenning moet de handelaar een aanvraag om vernieuwing indienen bij de PCE. Hij gebruikt daartoe hetzelfde formulier en volgt dezelfde procedure als bij een nieuwe aanvraag.
De handelaar behoudt zijn erkenningsnummer. Hij krijgt een nieuw document met erkenning waarop de nieuwe geldigheidstermijn van zijn erkenning vermeld staat.
De handelaars moeten hun hernieuwingsaanvraag indienen binnen de 3 maanden voordat de geldigheidsduur is verstreken (de datum is vermeld in de brief en op de kaart) zodat de PCE de tijd heeft om de aanvraag af te handelen.
3.3. Documenten die bij controles op de markt moeten worden getoond
- het document met de erkenning als handelaar ;
- in voorkomend geval, de paspoorten van de dieren, de sanitaire certificaten indien nodig.
4. Bijlagen
Als bijlagen zijn de volgende documenten bijgevoegd :
- Bijlage I : gegevens van DGZ/ARSIA, de PCE’s en het adres van de website van het FAVV
- Bijlage II : formulier erkenningsaanvraag;
- Bijlage III : bezoekrapport ;
- Bijlage IV : modelbrief erkenning als handelaar ;
- Bijlage V : register van handelaar in runderen met huisvesting.
Ir. G. Houins, (getekend) Directeur-Generaal
Kopie : DG Control
