R e l e a s e n o t e s | m e i 2 0 1 9 | 0 7 - 0 5 - 2 0 1 9
e-HRM voor beter presteren
Public labels/ private labels/ partner labels
2 | P a g i n a Nieuwe functionaliteiten
297305 Pagina (mobiel) voor klokken per persoon
299106 Melding bij verwijderen leverancier/relatie wanneer deze al gekoppeld is 299033 Overzicht gebruikersgroepen en welke accounts gekoppeld zijn
298401 Omschrijving van roosterdiensten bij inrichten sjablonen verbeteren 285842 Urenrapportage t.b.v. loonverwerking naar Loon.nl
276874 Openingsdagen periode invoer van uitzonderingen mogelijk maken 246191 Kopiëren Brutowinstmarge instellingen over administraties
299865 Koppeling klokken met Datafox (vingerscan)
Bugfixes
299480 Maandverdeling ingrepen automatische toekenning vakantie verbeteren 292862 Scrollen in Verlof- en verzuimkaart verplaats onterecht kolomtitels
3 | P a g i n a Nieuwe functionaliteiten
297305 Pagina (mobiel) voor klokken per persoon
Volledig nieuw is de functionaliteit voor medewerkers om zichzelf via hun eigen loket (op mobiel) in te klokken. Dit is bedoeld voor medewerkers wie geen toegang hebben tot een centraal klokapparaat zoals een tablet, zij kunnen dan op hun telefoon in- en uitklokken.
Persoonlijk klokken kan op de smartphone vanuit de mobiele website en vanuit de volledige website.
Wij raden aan om de volledige website te gebruiken met de nieuwe navigatie ingeschakeld.
Om te klokken tik je eerst het tegeltje ‘Klokken’ aan en daarna tik je op ‘Doorgaan’. Afhankelijk van de instellingen die bepaald zijn door de werkgever klok je direct in of je krijgt de vraag voor afdeling en activiteit. De ingestelde rekenregels voor Klokken zijn ook voor persoonlijk klokken van
toepassing.
Afbeelding 1 Persoonlijk klokken op mobiel vanuit de volledige website
In het scherm van Persoonlijk Klokken zie je van boven naar beneden de standaard afdeling, je naam en de actuele tijd. Hier onder zie je de status van je actuele klokregistratie, de tijd van inklokken, de afdeling en de activiteit waarop je inklokte. Met de Doorgaan knop kun je een nieuwe klokregistratie starten of de huidige uitklokken.
De toegang tot deze manier van klokken wordt bepaald door rechten, het account van de
medewerker moet recht hebben op de pagina Persoonlijk > Klokken. De rol Persoonlijk: Klokken geeft deze toegang.
4 | P a g i n a Voor het gebruik van persoonlijk klokken wordt ook gebruik gemaakt van recht op basis van
geoorloofde IP-adressen. Dit betekent dat de medewerkers alleen vanaf vooraf ingestelde IP- adressen (bijvoorbeeld vaste wifi locaties) kan inklokken. Deze IP-adressen stel je per
gebruikersaccount in onder ‘Geoorloofde IP-adressen voor specifiek gebruik’. Indien geen IP- adressen zijn ingesteld dan gelden er geen restricties en kun je overal klokken.
Afbeelding 2 Geoorloofde IP-adressen voor persoonlijk klokken
Indien je probeert in te klokken vanaf een IP-adres dat niet in de lijst met geoorloofde IP adressen voor specifiek gebruik staat, dan krijg je onderstaande melding.
Afbeelding 3 Melding bij klokken niet-toegestaan IP adres
Deze manier van klokken werkt overigens samen met de bestaande functionaliteit om centraal te klokken op een tablet. Dus het is mogelijk om je in te klokken op je mobiel en uitklokken doe je op de tablet.
5 | P a g i n a 299106 Melding bij verwijderen leverancier/relatie wanneer deze al gekoppeld is
Op de Stam pagina van een Relatie hebben we de melding verbeterd die in beeld komt als je een relatie wilt verwijderen.
Nieuw is de melding dat er inkopen zijn ingevoerd op een leverancier. Wanneer je deze leverancier wilt verwijderen komt onderstaand bericht in beeld.
Afbeelding 4 Melding bij verwijderen relatie die al gekoppeld is
299033 Overzicht gebruikersgroepen en welke accounts gekoppeld zijn
Om inzicht te geven in welke Gebruikersgroepen ingesteld zijn en welke gebruikersaccounts aan een bepaalde groep gekoppeld zijn, hebben we het rechten overzicht onder Raadplegen > Rechten uitgebreid met tabblad Gebruikersgroep.
Afbeelding 5 Overzicht rechten gebruikersgroepen
Het onderliggende tabblad Overzicht toont alle gebruikersgroepen, je kunt hier één of meer gebruikersgroepen aanklikken. In het rechter scherm zie je welke actieve gebruikersaccounts gekoppeld zijn aan deze groepen. De kolom Actief bij gebruiker telt hoeveel van de geselecteerde groepen actief zijn bij die gebruiker.
Het tabblad Gebruikers zonder gebruikersgroep is een overzicht van alle actieve gebruikers die niet gekoppeld zijn aan een groep.
6 | P a g i n a 298401 Omschrijving van roosterdiensten bij inrichten sjablonen verbeteren
In keuzelijsten waarin je roosterdiensten kunt selecteren om toe te voegen aan sjablonen of aan roosters, is de omschrijving van de dienst verbeterd. Je ziet nu naast de dienstnaam ook tussen haakjes de werktijden. Zodoende is het makkelijker om diensten te onderscheiden.
Afbeelding 6 Keuzelijst roosterdiensten inclusief tijden
285842 Urenrapportage t.b.v. loonverwerking naar Loon.nl
Nieuw is de uren export naar Loon.nl die vanaf de pagina Verloning gegenereerd kan worden.
Hoe werkt het?
Het is een uren export vanuit Staff urenregistratie naar een .csv bestand. Op pagina Aan-
Afwezigheid/Uren/Rapporten/Verloning heeft de gebruiker een knop "Export Loon.nl CSV" een klik hier op genereert het bestand.
Afbeelding 7 Voorbeeld export Loon.nl
Verklaring kolommen
De meeste spreken voor zich, de volgende hebben misschien uitleg nodig.
• Identificatie extern pakket: dit is het ExternID dat we vastleggen op de Personalia/Stam pagina van een persoon.
• Loonuren: dit zijn alle geregistreerde uren in een periode. Zowel productief als improductief.
• Loondagen: alle dagen waarop uren geregistreerd zijn in een periode.
• Overuren ..%: deze kolommen komen uit de CAO rekenregels v.w.b. overwerk. Toont het aantal uren dat tegen een ..% verloond wordt.
7 | P a g i n a 276874 Openingsdagen periode invoer van uitzonderingen mogelijk maken
We brengen een nieuwe functionaliteit rondom het beheren van openingsdagen instellingen live. Het is bedoeld om snel voor meer instellingen tegelijk de uitzonderingen op de standaard openingsdagen toe te voegen of te verwijderen. Dit maakt het makkelijk om bijvoorbeeld snel voor alle locaties een schoolvakantieperiode op gesloten te zetten.
Afbeelding 8 Openingsdagen periode uitzonderingen
De functionaliteit werkt op basis van overschrijving. Dus bestaat er op een bepaalde datum al een uitzondering, dan zal deze overschreven worden.
Omdat het op deze manier makkelijk is om een lange periode te bewerken, hebben we op de pagina Inrichting / Tabellen / Openingsdagen een filter toegevoegd waarmee je historische uitzonderingen kunt verbergen of tonen. Dit zorgt er voor dat de lijst kort en overzichtelijk blijft.
Afbeelding 9 Openingsdagen uitzonderingen historie tonen
246191 Kopiëren Brutowinstmarge instellingen over administraties
Vanaf deze release is het mogelijk om alle brutowinstmarge instellingen van de ene naar een andere administratie te kopiëren. Je kopieert per brutowinstmargegroep alle targets, ingestelde vinkjes en rechten.
Afbeelding 10 Kopiëren van Brutowinstmarge groepen
8 | P a g i n a 299865 Koppeling klokken met Datafox EVO 3.5 Pure (vingerscan)
Nieuw is de koppeling met de vingerscan terminal van Datafox type EVO 3.5 Pure. De terminal wordt gebruikt om via een vingerscan in- en uit te klokken. De Datafox terminal registreert de tijden waarop de medewerker inklokt en uitklokt, deze tijden worden vervolgens gecommuniceerd naar Staff.
Afbeelding 11 Datafox EVO 3.5 Pure terminal aangesloten op Staff
Het vastleggen van de afdeling en activiteit in Staff wordt als volgt en in deze volgorde bepaald:
1. De afdeling en activiteit van het eerste rooster van de medewerker op de betreffende dag 2. De ingestelde standaard activiteit en afdeling per medewerker
3. De standaardwaarden ingesteld bij de inrichting van de vingerscan De klokregistraties worden vervolgens in Staff geëvalueerd.
Afbeelding 12 Evaluatie van klokregistraties in Staff
De biometrische gegevens van de vingerafdrukken worden in de terminal van Datafox opgeslagen.
Op basis van een uniek ID in Staff en het PID in Datafox worden de gegevens van deze twee systemen aan elkaar gekoppeld.
Lees op Staff Wiki de technische documentatie.
9 | P a g i n a Bugfixes
299480 Maandverdeling ingrepen automatische toekenning vakantie verbeteren Bij het verstrekken van de maandelijkse verlofuren was de verdeling van de uren over de
verschillende maanden niet altijd evenredig berekend. Het kon voorkomen dat de opbouw in maart veel afweek van de opbouw in december.
Wegens afronding zit er altijd in minstens één van de maanden een kleine afwijking. Voor het verdelen van de uren over de maanden zetten we een knip voor de maand waarin de medewerker jarig is en een knip aan het eind van het jaar. De totalen kloppen wel altijd.
We hebben nu opgelost dat de maandverdeling ver uit elkaar kan liggen.
292862 Scrollen in Verlof- en verzuimkaart verplaats onterecht kolomtitels
De Verlof- & Verzuimkaart kon op grote afdelingen of organisaties een foute weergave tonen wanneer je naar beneden scrolde. Het scrollen is nu verbeterd, de scrolbar zit nu vast aan de kaart.
Afbeelding 13 Verlof- & Verzuimkaart
