Ford Vehicle Billing. Handleiding

(1)

Ford

Vehicle Billing

Handleiding

(2)

INHOUD:

1 ALGEMEEN ... 3

1.1 O

MSCHRIJVING

... 3

2 FORDBCMINTERFACE ... 4

2.1 O

MSCHRIJVING

... 4

2.2 M

ODELGEGEVENS

... 4

2.3 C

OMMERCIËLE GEGEVENS

... 4

2.4 O

PTIES VAN DE WAGEN

... 5

3 BOEKEN VAN DE AANKOOPFACTUREN ... 7

3.1 P

ARAMETERS

... 7

3.2 B

OEKEN VAN DE AANKOOPFACTUREN

... 7

3.3 B

OEKEN VAN EEN AANKOOPFACTUUR IN EEN ANDERE PERIODE

... 9

3.3.1 Factuurdatum valt in een volgende periode ... 9

3.3.2 Reeds boeken in een volgende periode ... 9

(3)

1 ALGEMEEN

1.1 Omschrijving

Deze module maakt het mogelijk om de elektronische wagenfacturen die binnenkomen via BCM te verwerken in Flexigar2000.

Bij het verwerken van de bestanden door ‘FordBCMInterface’ worden de modelgegevens, de commerciële gegevens en de opties van de wagens aangepast. Nadat de bestanden verwerkt zijn, kunnen de wagenfacturen geboekt worden in Flexigar2000.

(4)

2 FORDBCMINTERFACE

2.1 Omschrijving

‘FordBcmInterface’ is het programma dat de bestanden die binnenkomen van Ford via BCM verwerkt in Flexigar2000.

Deze bestanden bevatten, net zoals een papieren factuur, de gegevens van de wagens. Deze gegevens worden door ‘FordBcmInterface’ weggeschreven naar het wagenpark van Flexigar2000.

2.2 Modelgegevens

Aan de hand van het model van de wagen worden volgende gegevens aangevuld op de wagenfiche in het wagenpark:

 Modelomschrijving kort

 Modelomschrijving lang

 Aantal cilinders

 Cilinderinhoud

 Kilowatt

 Din pk

 Fiscale pk

 Euro goedkeuringsnummer

 Menu pricing

 Onderhoudstarief

 Statistiekcode bestelling

 Modelcode verrichting

 Discountmatrix

 AVMS code

De gegevens komen uit het ‘agentUPD-bestand’. Dit is een bestand dat op regelmatige basis opgesteld wordt door Ford en door ons aan u bezorgd wordt via e-mail of CD. Het is dus uitermate belangrijk om dit bestand zo snel mogelijk na ontvangst te verwerken in Flexigar2000, zodat u voor de wagens in uw wagenpark de juiste modelgegevens kunt ophalen.

2.3 Commerciële gegevens

Ook een aantal commerciële gegevens op de wagenfiche worden opgevuld:

 Aankoopfactuur

 Datum van de aankoopfactuur

 Standaard verkoopprijs

 Advies verkoopprijs

 Standaard aankoopprijs

(5)

2.4 Opties van de wagen

Al de opties die u op de papieren factuur terugvindt, worden ook automatisch ingevuld in het wagenpark.

Indien gewenst, kan u Flexigar2000 zo instellen dat bij het aanmaken van een wagenfactuur (via

‘voorbereiding facturatie wagen’) of een ‘offerte nieuwe wagen’, deze opties automatisch op het document worden overgenomen. U dient dan volgende parameters te activeren.

Ga naar Wagenpark / parameters / algemeen tabblad ‘Afdruk voertuiggegevens’

Vink het vakje ‘Opties’ aan bij ‘Werkord/Fact’ en/of bij ‘offertes’

tabblad ‘Opties/offertes’

Verder dient u aan te duiden welke uw facturatiecode is voor het factureren van een nieuwe en een occasie wagen. Wanneer deze facturatiecode niet ingevuld is, worden de opties niet getoond.

(6)

(7)

3 BOEKEN VAN DE AANKOOPFACTUREN

Flexigar2000 biedt u de mogelijkheid om de elektronische aankoopfacturen automatisch te boeken.

3.1 Parameters

Voor een correcte boeking dient u eerst enkele parameters in te stellen.

Via het menu Merken / Ford / Parameters / Vehicle/ Parts billing komt u op het volgende scherm:

Vul hier het dagboek voor de aankopen van nieuwe wagens in, evenals de standaard leverancier.

3.2 Boeken van de aankoopfacturen

Via het menu Merken / Ford / BCM / Vehicle billing komt u op het volgende scherm:

(8)

Deze lijst toont u alle aankoopfacturen die klaar zijn om verwerkt te worden in de boekhouding.

Om aankoopfacturen te verwerken, selecteert u de gewenste facturen in de lijst en drukt u op de

‘verwerk’-knop (V).

U kunt de detail van een factuur bekijken door erop te dubbelklikken of door de gewenste factuur te selecteren en op de ‘detail’-knop (handje) te klikken.

Het model van de wagen is bepalend voor wat de voorraadrekening van de boeking betreft. Kan er niet automatisch een juiste voorraadrekening bepaald worden, dan zal het systeem u vragen zelf een rekening aan te duiden.

(9)

3.3 Boeken van een aankoopfactuur in een andere periode

3.3.1 Factuurdatum valt in een volgende periode

De factuurdatum valt reeds in een volgende periode maar de factuur heeft nog betrekking op de huidige periode.

Selecteer de factuur en klik op de rechter muisknop. De factuur zal dan in de huidige periode geboekt worden.

Opgelet: Dit kan enkel als de huidige periode nog niet is afgesloten. Op het moment dat er een factuur in een volgende periode geboekt wordt, wordt de huidige periode

afgesloten.

3.3.2 Reeds boeken in een volgende periode

De factuurdatum valt in de huidige periode, maar de factuur heeft betrekking op een volgende periode.

Dit kunt u oplossen door de volgende periode voor het dagboek ‘nieuwe wagens’ manueel te openen.

Opgelet: Op het moment dat u een volgende periode opent, wordt de huidige periode afgesloten en kunt u er niet meer in boeken !

U kunt een volgende periode openen via Boekhouding / ingeven boekingen.