Bijlage 1, overzicht geïnterviewden:
General Management General Manager
Communication Manager Human Resources Human Resource Director Human Resource Consultant
Training & Career Development Manager Medical Department
Medical Director
Director Clinical Research Unit Medical Affairs Manager Finance & Administration
Director Finance & Administration Purchase Manager
Supply Chain Manager IT Manager
Business Units (Marketing & Sales) Business Unit Director
District Managet (Sales Force) Marketing Manager
Product Manager (Marketing)
Marketing, Planning & Services
Director Marketing, Planning & Services
Bijlage 2: Interviewschema
Naam geïnterviewde:
Datum interview:
Tijdstip aanvang:
Afdeling:
Sales
Marketing
HR
Finance
Clinical Research Unit
Medisch/Regulatory Affairs
Communicatie
Aanwijzingen voor de interviewer:
• Aangewezen volgorde strikt aanhouden
• Vergeet niet de respondent gegevens in te vullen.
• Maak de vragen persoonlijk: naam afdeling en functie noemen.
• Notitiewijze: noteer kernwoorden op een afzonderlijk papier, noteer hierbij duidelijk de naam van de geïnterviewde . Voeg aan het einde van het interview de vragenlijst en de notities samen. Werk de notities binnen een dag uit en stuur deze per mail naar de geïnterviewde.
Inleiding:
Er is een afspraak gemaakt met de geïnterviewde, deze afspraak is per mail bevestigt. In deze mail is als bijlage een lijst met competenties en definities hiervan mee gestuurd, met hierbij de vraag deze als voorbereiding door te nemen met in het achterhoofd de relevantie van de lijst voor Sanofi-Synthelabo. In de inleiding van het gesprek worden de volgende punten
behandeld.
• Aangeven wat mijn onderzoek inhoudt en hoe deze in het gehele project meesterschap past, vertellen wat er in dit onderzoek onder een competentie wordt verstaan.
• Aangeven wat het doel van het interview is, wat wordt er besproken.
• Aangeven waarom de geïnterviewde benaderd is
• De verwachte resultaten van het onderzoek beschrijven, wat gaat er met de besproken onderwerpen gebeuren.
• De tijdsduur van het interview weergeven.
• Vragen naar onduidelijkheden en eventuele andere vragen van de kant van de geïnterviewde.
Vragen over de opgestelde lijst met competenties:
De lijst met competenties is van tevoren per mail opgestuurd. Hierbij is gevraagd deze voordat het interview plaatsvindt te bestuderen, dat wil zeggen kijken naar de relevantie van de competenties en de definities en nagaan of men bepaalde competenties mist. Als
aantekening is hierbij gegeven dat de lijst wel werkbaar moet zijn en dus in principe ongeveer
vijfentwintig competenties moet bevatten. We lopen de lijst met competenties door, uitleggen
dat dit gaat om een algemene lijst die geldig is voor het hele bedrijf, dus niet alleen de eigen afdeling. Het doel is te komen tot een lijst met competenties die relevant is voor Sanofi- Synthelabo, door verschillende mensen de lijst voor te leggen moet deze compleet worden.
1. Staan er competenties op de lijst die, volgens u, niet relevant zijn voor Sanofi- Synthelabo?
Doorvragen
Wanneer er met ja wordt geantwoord; vragen welke competenties dat zijn en waarom hij/zij denkt dat deze competentie niet relevant is.
2. Als u naar deze lijst kijkt mist u dan nog bepaalde competenties?
Doorvragen
Wanneer er met ja wordt geantwoord; vragen wat men mist en wat deze competentie kan toevoegen in vergelijking met de andere competenties. Ook vragen hoe hij/zij deze competenties zou definiëren.
3. Staan er definities op de lijst die u niet passend vind bij Sanofi-Synthelabo?
Doorvragen
Vraag naar een onderbouwing van een keuze, ook wanneer iemand een definitie als niet relevant aanmerkt naar de onderbouwing vragen. Vraag ook hoe hij/zij de definitie dan wel zou willen zien.
Afdeling en functie gerelateerde vragen:
Ik wil graag de meest belangrijke competenties weten voor de diverse functies binnen de afdeling. Om dit voor iedereen inzichtelijk te maken heb ik een sheet opgesteld waarop de diverse functies op een afdeling en de competenties staan weergegeven. Ik vraag de geïnterviewde nu deze sheet in te vullen door per functie de tien meest belangrijke
competenties weer te geven. Wanneer zij moeite hebben een keuze te maken dan kunnen ze
voor zichzelf een rangorde aanbrengen en op basis daarvan een keuze maken. Verder vraag ik
of de geïnterviewde het prettig vindt enkele vragen te kunnen stellen en in mijn nabijheid de
sheets in willen vullen of dat hij/zij liever meer tijd en rust heeft. In het tweede geval spreken
we een datum af dat hij/zij de sheets ingevuld bij mij inlevert.
Bijlage 3 Data verwerking/analyse van de interviews
Met verschillende personen is het competentiewoordenboek doorgelopen. Er is besproken of men competenties overbodig vond, of men nog competenties miste en de definities zijn nagelopen.
De definities
Eigenaarschap
Durf: De titel kan misschien worden gecombineerd met moed, dit in verband met koppeling met de kernwaarden (SK).
Wat is een herkenbaar voordeel? Beter is misschien om een doelstelling ten goede van de organisatie te bereiken (EJD).
De definitie is een beetje moeilijk, misschien niet voor iedereen begrijpelijk (KT).
Enthousiasme: De nadruk moet hierbij liggen op het uitstralen van enthousiasme, dit heeft namelijk invloed op anderen en de prestaties (SK).
Enthousiasme uitstralen gaat niet ver genoeg, anderen moeten ook enthousiast gemaakt worden, dat is belangrijk (EJD).
Persoonlijk initiatief: Is er ook ander initiatief, bijv. anderen aanzetten tot initiatief, misschien is de titel initiatief tonen beter (SK).
Passief afwachten is dubbel (EJD).
Initiatief tonen moet niet alleen bij kansen, ook bij problemen moet men initiatief tonen (KT).
Competitieve instelling: De definitie is te smal, het is beter willen zijn dan de rest, gaat dus om een vergelijking met de concurrentie (EJD).
Deze definitie zou iets in zich moeten hebben m.b.t. de concurrentie, beter willen zijn dan de rest (FS).
De definities klopt niet, deze zal iets moeten bevatten van de beste willen zijn (KT).
Ambitie: Je kunt ook binnen een functie of functiegebied ambitieus zijn, wees voorzichtig met het uitwerken van deze competentie (SK).
Nu ligt de nadruk op carrière maken en pas daarna op succes boeken, dit zou ik andersom doen (EJD).
Ambitie heeft ook te maken met groeien binnen je functie (MvdB).
Je kunt ook ambitieus zijn binnen je eigen functie (RogW).
Deze definitie zou minder op de persoon gericht moeten zijn en meer op de functie en het bedrijf (FS).
Ambitieus is iets dat je ook binnen een functie kunt zijn (KT).
Doorzettingsvermogen: Deze competentie houdt ook in dat je ook bij tegenslag doorgaat (SK).
Doorzettingsvermogen is je niet uit het veld laten slaan bij tegenslag, dit is dus meer psychisch doorzettingsvermogen (EJD).
Dit zou ook iets in zich moeten hebben van niet stoppen bij tegenslag, het is meer dan alleen hard werken (FS).
Outputgericht werken
Resultaatgerichtheid: Laat daadwerkelijk weg in de definitie (EJD).
Realistisch: het woord doelen in de definitie kan misschien beter worden vervangen door het
woord prestatie, dit schept meer duidelijkheid (SK).
Wanneer je tot een andere indeling van de competenties komt, moet de definitie waarschijnlijk worden aangepast, nu is het erg outputgericht (EJD).
Verantwoordelijkheid: De definitie is nu te smal. Het voorstel is: reageert proactief in onverwachte situaties binnen en buiten het eigen (werk)gebied. Dit betekent dat in situaties buiten het (werk)gebied eventueel hulp wordt ingeroepen van iemand binnen dat werkgebied (SK).
De definitie is te beperkt, het gaat er ook om je verantwoordelijk te voelen voor het bedrijf, dit is niet gebaseerd op gemaakte afspraken (FS).
Verantwoordelijkheid gaat verder dan de definitie nu aangeeft, je moet je ook verantwoordelijk voelen (KT).
Accuratesse: Misschien kan efficiënt worden toegevoegd aan de definitie, dit voorkomt dat iemand zich te veel gaat richten op de details (SK).
Wat bedoel je met langdurig, is dit enkele uren of een paar maanden (EJD)?
Accuratesse is ook nauwkeurig werken, het geheel overzien (KT).
Consequentheid: In de definitie schuilt het gevaar van starheid, misschien is het beter om over vasthoudendheid te praten en de definitie aan te passen door de toevoeging; zonder star te worden (SK).
Hierin sluipt het gevaar dat je star of koppig wordt, vasthouden aan je aanpak is goed, maar sta ook open voor nieuwe dingen en aanpakken (EJD).
De definitie zou meer gericht moeten zijn op een vast gedragspatroon, niet zigzaggen, bij verschillende personen en situaties een vast gedragspatroon laten zien (RogW)
Kwaliteitsgericht handelen: Valt verbeteren onder de definitie kwaliteitsgericht handelen? Dit is misschien meer ontwikkelingsgericht en valt dan onder leren, dus beter schrappen uit deze definitie (SK).
Iedereen heeft een eigen idee bij kwaliteit, voor sommige functies zijn er echter kwaliteitsrichtlijnen opgesteld, neem dit mee in je definitie (EJD).
Kwaliteitsgericht handelen is bij medisch vaak het opvolgen van een procedure, een SOP, dit is vaak verplicht (PdVR).
Besluitvaardigheid: Moet hier nog worden toegevoegd dat binnen een acceptabele tijd een beslissing moet worden genomen, of valt dit al onder effectief (SK)?
Leren
Assertiviteit: de definitie kan worden aangepast tot pas op dat inzicht wordt gehandeld.
Assertiviteit is breder dan hier omschreven wordt, misschien past het beter onder eigenaarschap (SK).
Ik mis in deze definitie dat je aan kunt geven hoe je denkt dat dingen beter kunnen, samen werken aan verbeteringen, met je opdrachtgever hierover praten (EJD).
Misschien past deze competentie beter onder output gericht werken, alhoewel als je feedback kunt geven aan je opdrachtgever, dan leert deze er wel van.
Assertiviteit is ook je eigen stem laten horen, doorvragen en je mening geven (MC).
Lerende oriëntatie: Ik heb nog nooit van het begrip lerende oriëntatie gehoord (EJD).
Het gaat om informatie die voor hem/haar nieuw is en niet nieuw in het algemeen (KT).
Open geest:
Ontwikkelingsgerichtheid: Betekent ontwikkelen altijd verbeteren (SK)?
De definitie is nu in eerste instantie gericht op het ontwikkelen van de persoon en pas daarna op het team en de organisatie, de nadruk zou beter kunnen liggen op het ontwikkelen van de team en organisatie (MD).
Evalueren: Voorstel voor een andere definitie: vraagt en geeft feedback bij de samenwerking
met anderen (SK)?
Je evalueert met een doel, namelijk het gedrag in de toekomst verbeteren en van de situatie leren, neem dit mee in de definitie (EJD).
De definitie is erg gericht op het evalueren van gedrag, het proces. Moet de inhoud niet ook geëvalueerd worden (AdW)?
Evalueren is het vragen en geven van feedback (KT).
Teamgericht werken Luisterend vermogen:
Samenwerkend vermogen: Misschien kan je beter zeggen vermogen tot samenwerken, dit geldt ook voor luisterend vermogen en communicatie vermogen. Verder is dit soms ook anderen aanzetten tot samenwerken (EJD).
Communicatie vermogen: Communicatie is twee richtingsverkeer, dus ook checken of een boodschap is aangekomen (EJD).
Ik zou deze competentie onder beïnvloeden plaatsen (KT).
Communicatie vermogen is meer dan een boodschap helder kunnen brengen, het gaat ook om contact met de luisteraar, je uitstraling, body language (MC).
Sociaal vermogen: Het gaat er niet alleen om dat de persoon zich prettig voelt in het team, maar ook dat het team het prettig vindt met de persoon samen te werken (SK).
Is dit alleen gericht op jezelf prettig voelen in een team, of ligt de nadruk erop dat het team zich ook goed voelt bij jou (EJD)?
Sociaal vermogen is het bij elkaar houden van de groep (KT).
Benaderbaarheid: het woord expertise kan beter worden vervangen door kwaliteiten, dit is meer omvattender (SK).
Het gaat ook om een lage drempel om iemand te benaderen, niet alleen om het bereikbaar zijn in de letterlijke zin (FS).
Zelfsturing door normen en waarden Integriteit:
Solidariteit: De definitie zoals deze er nu staat werkt sub optimalisatie in de hand, de teambelangen dragen namelijk niet altijd bij aan de organisatiebelangen (RogW).
Respect: Voorstel voor de definitie: laat mensen in hun waarde, ook in geval van sterke belangentegenstelling of verschil van inzicht (SK).
Ik vind dat deze definitie teveel ruimte open laat voor de eigen interpretatie van mensen, terwijl het een duidelijke taal zou moeten zijn voor iedereen (MD).
Ik vind deze definitie te dun, of misschien te breed. Het zou specifieker moeten worden gedefinieerd (RW).
De definitie is gericht op het respecteren van mensen, maar afspraken en procedures moeten ook gerespecteerd worden. Verder is het begrip niet specifiek gedefinieerd, zou duidelijker moeten voor de werkbaarheid (AdW).
Respect is meer dan er nu staat, respect is ook begrip tonen voor andermans standpunten (KT).
Respect is de eigenheid van een individu niet aantasten (MC).
Directheid: Voorstel voor de definitie: Lost problemen en meningsverschillen met anderen op in een directe en open dialoog met de desbetreffende persoon (SK).
Dit is niet de juiste kop voor de definitie, noem het anders, onder begeleiding van de directe manager is niet zo relevant, omdat dit een uitzondering vormt. Meestal komen mensen er samen wel uit. Wat bedoel je met direct contact, maak dit specifiek (EJD).
Directheid is ook staande het probleem of de situatie handelen (KT).
Beïnvloeden
Representativiteit: voorstel voor de definitie: Presenteert zichzelf, het bedrijf en de producten aan anderen op een positieve manier en weet deze indruk duurzaam te behouden (SK).
Bestendig respect en sympathie liggen ver uit elkaar, maak hier 1 noemer van (EJD).
Aan de definitie zou kunnen worden toegevoegd conform de geldige normen en waarden/cultuur (RW).
Overtuigingskracht: Instemmen is te zwak, men moet er ook zelf achter staan, dit gaat dus nog een stap verder (EJD).
Netwerken: Je moet van je contacten gebruik kunnen maken voor je werkzaamheden (EJD).
Netwerken is ook met nieuwe bronnen een netwerk aangaan, dit is een meer proactieve opstelling (FS).
Klantgerichtheid:
Contracteren: Bij het begrip contracteren komt een andere gedachte boven, namelijk iemand vastleggen. Een beter begrip zou zijn afsluiten (EJD).
Analyseren
Methodisch werken: voorstel voor de definitie: werkt volgens bepaalde methoden, welke vooraf, weloverwogen worden vastgesteld (SK).
Soms moet je juist niet volgens vaste methodes werken, wel volgens bepaalde methoden, vaste kun je dus beter weglaten (EJD).
Probleemanalyse: Verander de laatste zin in verzamelt relevante gegevens en spoort mogelijke oorzaken op (SK).
Analyseren is een ding, je moet ook op basis van deze analyse dingen aanpakken (EJD).
Ik mis het kunnen inschatten van de impact op de toekomst. Ook moeten niet alleen problemen, maar ook risico’s geanalyseerd worden (AdW).
Conceptueel denken:
Innoverend vermogen: Deze competentie past beter onder outputgericht werken (SK).
Probeer in de definitie letterlijk het woord creativiteit te noemen, dit is voor de marketing heel belangrijk (FS).
Ik zou graag de term creativiteit letterlijk terug zien, ofwel als competentie ofwel in de definitie (RW).
Veerkracht tonen
Aanpassingsvermogen: Je moet niet alleen je gedrag kunnen aanpassen, maar ook in je denken snel kunnen schakelen (EJD).
Zelfbeheersing: Hier kan het begrip zakelijke distantie worden ingevoegd (SK).
Nu komt in de definitie drie keer het woord emotie terug, zelfbeheersing is ook dingen doen en daarbij altijd het doel voor ogen houden (EJD).
Het woord emotie komt drie keer terug (KT).
Ik zou de laatste zin, zich niet nodeloos emotioneel binden, weglaten (MC).
Stressbestendigheid: Tegenspel kun je beter tegenwerking noemen, bij stressbestendigheid is
het belangrijk dat je prioriteiten stelt, dat je de juiste keuzes maakt (EJD).
Overbodige competenties
Niemand heeft een bepaalde competentie genoemd die hij/zij totaal niet vindt passen bij Sanofi-Synthelabo, wel zijn er mensen geweest die bepaalde competenties meer als basisvaardigheden zien.
Bepaalde competenties geven waarden aan (respect, integriteit, solidariteit), iedereen definieert deze waarden anders. Dat is niet bruikbaar als competentie. Wanneer je normen definieert voor deze waarden los je dit probleem op, anders heeft het geen zin deze
competenties te noemen (MD).
De competenties die binnen de domeinen eigenaarschap en zelfsturing door normen en waarden vallen zie ik als basis voorwaarden. Deze zou ik niet opnemen in de
competentieprofielen (MvdB).
Enthousiasme is voor mij geen competentie, je wordt vanzelf enthousiast als je werk leuk is (RogW).
Solidariteit, zoals nu gedefinieerd werkt sub optimalisatie in de hand, daarom zou ik deze niet als competentie meenemen (RogW).
Welke competenties missen?
Ik mis de competentie coachen (RvdM).
Ik mis de volgende competenties: Handelsgeest, onderhandelen en coachen (MvdB).
Ik mis de volgende competenties: Intuïtie, sommige dingen doe je op je gevoel, nu is alles zo zakelijk gericht en wordt het gevoel buitengesloten. Ook mis ik oplossingsgerichtheid, dit komt in de buurt van probleem analyse alleen het gaat een stap verder, het is wel degelijk iets anders dan resultaatgerichtheid. Verder mis ik iets van dicht bij jezelf zijn, je aanpassen is goed, maar het moet wel bij je passen anders gaat het fout. Ook mis ik invoelend vermogen, dit is belangrijk voor leidinggevenden, maar ook voor sales, je moet je klant kunnen
aanvoelen. Dit is meer gericht op het gevoel dan de competentie klantgerichtheid. Tot slot mis ik een stukje zelfkennis, om te kunnen werken in een team heb je kennis nodig over je eigen kennis en vaardigheden (EG).
Ik mis oplossingsgericht werken, deze competentie zou onder analyseren komen te staan of onder outputgericht werken. Verder vind ik het belangrijk dat mensen een visie ontwikkelen en hierdoor de grote lijnen niet uit het oog verliezen, ook wanneer er allemaal kleine dingen tussendoor moeten gebeuren. Een andere competentie die ik graag zou willen zien is
presenteren: het geven van informatie op een correcte en overtuigende wijze, zowel
mondeling als schriftelijk. Verder zou er misschien een management vaardigheden kunnen worden toegevoegd, omdat deze in veel functies van belang zijn (PdVR).
Ik mis een stukje risicomanagement, deze kan onder analyseren worden genoemd (AdW).
De competenties die ik mis zijn de drie kernwaarden: moed, prestatie en creativiteit. In het kader van meesterschap mis ik de competenties coachend leiderschap en sturend management (MC).
Indeling aan de hand van de kernwaarden
Door Rolf van der Mije is voorgesteld de indeling van de competenties op te stellen aan de hand van de kernwaarden. Dit zou voorkomen dat het systeem van competentiemanagement teveel aan het project meesterschap wordt gekoppeld en dat wanneer dit project minder actueel wordt ook de competenties als minder actueel zouden worden gezien. Daarnaast zouden de kernwaarden, die door Sanofi-Synthelabo als er belangrijk worden beschouwd, meer specifiek terugkomen. Ik heb dit idee besproken met verschillende personen binnen de organisatie.
Met het oog op de duurzaamheid zou de indeling van competenties aan de hand van de
kernwaarden beter zijn (RvdM).
Ik zie het voordeel van het indelen van de competenties aan de hand van de kernwaarden, ze blijven dan ook na afronding van het project relevant (TH).
De competenties veranderen niet mee, dus het is maar een indeling, het gaat om duidelijkheid, dat kan op verschillende manieren (MD).
Het koppelen van competentiemanagement aan meesterschap is gevaarlijk in die zin dat je dat het belang van competentiemanagement dan na het project kan wegvallen en dat dingen uit het project klakkeloos worden overgenomen (EJD).
Ik ben geen voorstander van het koppelen van de competenties aan de kernwaarden, de koppeling wordt dan te indirect, nu is de koppeling tussen domein en competenties duidelijk (RW).
Wanneer je de competenties koppelt aan de kernwaarden valt de koppeling aan de bedrijfsdoelen weg, dit zou zonde zijn (KT).
De kernwaarden kunnen prima dienen als kapstok, dit is een goede manier om de kernwaarden te verdiepen (MC).
Ik vind het een goed idee de competenties in te delen aan de hand van de kernwaarden, het principe van de competenties verandert hiermee niet en de kernwaarden zijn de meest belangrijke waarden voor Sanofi-Synthelabo (SM).
Algemene opmerkingen en tips
Kijk nog eens kritisch naar de indeling, ik heb het gevoel dat deze nog niet helemaal staat (MD).
Kijk verder nog eens kritisch naar de invulling van de algemene competenties (de waarden) (MD).
Betrek mensen bij de implementatie van het project, het heeft een grote impact voor veel mensen (EJD).
Zorg ervoor dat het hele project niet te theoretisch wordt, gebruik voorbeelden, met name uit de farmacie (RW).
Verdiep de kernwaarden en vraag hiervoor hulp van Marijke Corneth (RW)
Stel een handboek op, zodat het voor iedereen duidelijk is hoe hij/zij met de competenties kan werken (AdW).
Ik zou het domein beïnvloeden anders noemen (KT).
Kijk voor de definities van de kernwaarden je informatie uit het centrale woordenboek en kijk nog naar de indeling(MC).
Ik zou de competentie assertiviteit niet onder leren plaatsen (SM).
Bijlage 4 Format Competentieprofiel
Functietitel
Direct leidinggevende
COMPETENTIE (NIVEAU) GEDRAG waaruit de aanwezigheid van het competentieniveau blijkt
.
Bijlage 5 Competentieprofiel Rayon Manager
Functietitel : Rayon Manager
Direct leidinggevende : District Manager
COMPETENTIE (NIVEAU) GEDRAG waaruit de aanwezigheid van het competentieniveau blijkt Prestatiegerichtheid (1)
Richt zijn/haar handelingen en besluiten m.b.t. de eigen werkzaamheden op het neerzetten van een goede prestatie en het halen van de beoogde resultaten
.
• Stelt, in overleg met de directe manager, doelen op voor zichzelf en werkt er naar toe deze doelen te bereiken.
• Laat zien zich verantwoordelijk te voelen voor het opstellen en bereiken van de eigen doelen.
• Vraagt zich bij het uitvoeren van de werkzaamheden af op welke manier deze bijdragen aan de doelstellingen.
Samenwerkend vermogen (1)
Draagt, door het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden, bij aan het bereiken van de gemeenschappelijke teamdoelen.
• Brengt nieuwe ideeën in die de prestaties van het team bevorderen.
• Spant zich in om de teamdoelen te bereiken.
• Zet persoonlijke belangen opzij, voor het bereiken van de teamdoelen.
Ambitie (1)
Heeft de wil het beste uit zijn/haar functie te halen en laat zien hierin energie te steken.
• Stelt voor zichzelf ambitieuze doelen en werkt hard om deze te bereiken.
•
Steekt energie in zijn/haar eigen groei en de groei van de functie.Netwerken (2)
Legt goede contacten met een grote groep interne en externe relaties, onderhoudt, bevordert deze contacten en gebruikt deze om de belangen van het bedrijf te behartigen.
• Bevordert, ontwikkelt en onderhoudt diverse interne en externe relaties met het oog op beïnvloeden van besluitvorming en profilering van (de diensten en producten) in de markt.
•
Houdt bij contacten met anderen altijd de bedrijfsbelangen in het oog en handelt ernaar om deze belangen te behartigen.
Klantgerichtheid (1)
Is op de hoogte van de behoeften van de klanten en richt zijn/haar focus bij het uitvoeren van de werkzaamheden op deze behoeften.
• Stemt samen met de klant de behoefte van de klant af, luistert hierbij goed naar de klant.
• Handelt op zo’n manier dat de behoeften van de klant vervuld worden.
• Stelt prioriteiten in de verschillende werkzaamheden aan de hand van de behoefte van de klant.
Communicatievermogen (1)
Is in staat een boodschap over te brengen op een ander op zo’n manier dat de essentie van de boodschap bij de ander overkomt en door de ander wordt begrepen
• Praat door middel van helder en correct taalgebruik.
• Blijft bij de essentie van de boodschap en wijdt niet onnodig uit.
•
Controleert of de overgebrachte boodschap goed is aangekomen bij de ander en of deze door de ander begrepen wordt.
Overtuigingskracht (2)
Is in staat ideeën, standpunten en plannen met betrekking tot een product/dienst over te brengen op potentiële klanten en op collega’s, zodat zij hiervan het nut inzien en hierin meegaan
.
• Straalt een voldoende mate van zelfverzekerdheid uit tegenover externe relaties en het team of de afdeling waarin hij/zij vertegenwoordigd is.
• Overtuigt anderen van de waarde van de producten/diensten van het team/de afdeling
Enthousiasme (1)
Straalt naar collega’s en externe relaties plezier uit in het uitvoeren van de eigen werkzaamheden en het werken voor Sanofi-Synthelabo en geeft hen op deze manier een
positieve indruk.
• De medewerker is positief over de eigen werkzaamheden en straalt dit uit naar collega’s en externe relaties.
• De medewerker schakelt de directe manager in wanneer hij/zij obstakels tegenkomt die het plezier in het werk in de weg staan.
Bijlage 6 Functieprofiel Rayon Manager
Functietitel : Rayon Manager Direct leidinggevende : District Manager
Datum : 27-08-2003
Doel van de functie:
Realiseren van de omzetdoelstelling
Resultaten Wat levert het op? Activiteiten Wat wordt hiervoor gedaan? Kaders Wat zijn daarbij de kaders?
Juiste communicatie boodschap bij doelgroep
Bezoeken juist doelgroep
Kennen van de juiste marketing boodschap
Optimaliseren vaardigheden tot het overbrengen van deze boodschap
Volgens richtlijnen targeting Volgens laatste cycle
Conform PSS richtlijnen Optimale rapportage Rapporteren dagelijkse activiteiten (TEAMS)
Pro-actief reageren op vragen en opdrachten Maken van een maandrapport
Het verzamelen en doorgeven van concurrentiegegevens
Dagelijkse rapportage en communicatie Alleen via Team manager of
districtsmanager
Conform format en richtlijnen Conform marketing strategie Rayonplan Analyse en prioriteitsbepaling rayon
Opstellen actieplannen inclusief budget Afstemmen met districtscollega’s TM en DM Intern commitment verkrijgen
Op basis van kwalitatieve en kwant.
Gegevens
Conform format rayonplan
Volgens overlegstructuren Pjm, DM en
TM
Uitvoeren Rayonplan met eventuele aanpassingen Richtlijnen presentatie Na goedkeuring
Covering Classificeren juiste doelgroep
Bezoeken juiste doelgroep met juiste frequentie Beheren doelgroep en eigen netwerk
Volgens classificatienormen Volgens salesstrategie Conform richtlijnen
Projecten
Uitvoeren observationele studies
Actieve participatie projecten
Het initiëren, organiseren en uitvoeren van bijeenkomsten
Conform richtlijnen Volgens opdracht TM/DM
Volgens AAF/AEF en handboek RM
Input overlegstructuren
Positief/kritische deelname aan team- en districtsoverleg Overleg en samenwerking binnen en buiten district
Conform richtlijnen
Volgens rayon- en districtmasterplan
Bijzonderheden
Bijlage 7 Competentieprofiel Project Manager
Functietitel : Project Manager
Direct leidinggevende : District Manager
COMPETENTIE (NIVEAU) GEDRAG waaruit de aanwezigheid van het competentieniveau blijkt Prestatiegerichtheid (1)
Richt zijn/haar handelingen en besluiten m.b.t. de eigen werkzaamheden op het neerzetten van een goede prestatie en het halen van de beoogde resultaten.
• Stelt, in overleg met de directe manager, doelen op voor zichzelf en werkt er naar toe deze doelen te bereiken.
• Laat zien zich verantwoordelijk te voelen voor het opstellen en bereiken van de eigen doelen.
• Vraagt zich bij het uitvoeren van de werkzaamheden af op welke manier deze bijdragen aan de doelstellingen.
Samenwerkend vermogen (1)
Draagt, door het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden, bij aan het bereiken van de gemeenschappelijke teamdoelen
• Brengt nieuwe ideeën in die de prestaties van het team bevorderen.
• Spant zich in om de teamdoelen te bereiken.
• Zet persoonlijke belangen opzij, voor het bereiken van de teamdoelen
.
Competitieve instelling (2)
Is in staat kansen op team/afdelingsniveau te signaleren en deze actief te beïnvloeden. Steekt energie in het neerzetten van een uitstekende prestatie van het team/de afdeling om op deze manier de concurrentie voor te blijven.
• Signaleert kansen die betrekking hebben op het team of de afdeling, weet deze kansen op hun waarde te schatten en steekt energie in het benutten van de gesignaleerde kansen.
• Laat zien zich bewust te zijn van de manier waarop hij/zij samen met het team of de afdeling een bijdrage kan leveren aan de concurrentiepositie van Sanofi-Synthelabo en weet dit bewustzijn over te brengen op de overige leden van het team of de afdeling.
Verantwoordelijkheid (1)
Komt gemaakte afspraken met betrekking tot de eigen werkzaamheden na en aanvaardt de consequenties van deze afspraken. Reageert ook verantwoordelijk in situaties waarin niet direct afspraken zijn gemaakt.
• Komt gemaakte afspraken met betrekking tot de werkzaamheden na.
• Wanneer hij/zij in gebreke blijft bij het nakomen van een gemaakte afspraak, meldt hij/zij dit bij de persoon met wie de afspraak gemaakt is en neemt de gevolgen voor eigen rekening.
• Onderneemt actie in situaties waarin niet direct afspraken zijn gemaakt, neemt hierbij zijn/haar verantwoordelijkheid.
Besluitvaardigheid (1)
Is in staat operationele en tactische beslissingen binnen het eigen vakgebied te nemen, is daarin consistent, tijdig en accuraat.
• Neemt weloverwogen beslissingen die binnen de eigen beslissingsbevoegdheid vallen.
• Neemt snel beslissingen die binnen de eigen beslissingsbevoegdheid vallen, wanneer de situatie hierom vraagt.
Communicatievermogen (2)
Is in staat een boodschap over te brengen op een kleine groep mensen op zo’n manier dat de essentie van de boodschap bij deze mensen overkomt en door hen wordt begrepen
.
• Brengt een boodschap effectief en efficiënt over te brengen op een kleine groep mensen.
• Maakt een complexe boodschap begrijpelijk voor verschillende mensen.
•
Betrekt de luisteraars bij het gesprek en controleert of de boodschap goed is aangekomen bij de verschillende mensen en of deze door hen begrepen wordt.Overtuigingskracht (2)
Is in staat ideeën, standpunten en plannen met betrekking tot een product/dienst over te brengen op potentiële klanten en op collega’s, zodat zij hiervan het nut inzien en hierin meegaan.
• Straalt een voldoende mate van zelfverzekerdheid uit tegenover externe relaties en het team of de afdeling waarin hij/zij vertegenwoordigd is.
•
Overtuigt anderen van de waarde van de producten/diensten van het team/de afdeling.Klantgerichtheid (2)
Is in staat de behoeften van de klanten te voorspellen en anticipeert hierop, creëert oplossingen om te kunnen voldoen aan de wensen van de klant.
• Anticipeert en voorspelt de behoefte van de verschillende klanten.
• Creëert oplossingen voor klantbehoeften waaraan nog niet is voldaan.
• Ontwikkelt begrip en kennis van de klantenmarkt(en) en brengt deze kennis over op de teamleden/ afdelingsleden.
Bijlage 8 Functieprofiel Project Manager
Functietitel : Projectmanager Direct leidinggevende : District Manager
Datum : 27-08-2003
Doel van de functie:
Professioneel verkopen van Sanofi-Synthélabo en haar producten & therapeutische gebieden aan de geselecteerde doelgroep binnen het toegewezen district.
RESULTATEN -
Wat levert de functie op?ACTIVITEITEN
– Wat wordt daarvoor gedaan?KADERS
– Wat zijn daarbij de kaders?Districtsproductplan
Bepalen van prioriteitsgebieden Bedenken van activiteiten/projecten Opzetten van een budget
Afstemmen/samenwerken met collega’s binnen de organisatie.
Markt en concurrentiegegevens hierbij verzamelen en gebruiken
Goedkeuring verkrijgen (in district, kantoor)
Implementatie en uitvoering van districtsproductplan
Budgetrichtlijn Format districtsplan Marketingstrategie
Covering
Klassificeren van doelgroep
Bezoeken van de juiste artsen
Klassificatierichtlijnen(S2,S3,S4,S6,S7) Verhouding druk verdeeld over
verschillende specialismen
(bijv.40%cardioloog/60% internisten)
Coveringrichtlijnen (bijv alle S2 huisartsen 2 keer zien per jaar, bij alle cardiologen Tildiem mee)
Projecten/bijeenkomsten
Schrijven van een projectplan Goedkeuring verkrijgen
Het initiëren, organiseren, uitvoeren, opvolgen en evalueren van bijeenkomsten en projecten.
Districtsplan Projectplanformat
Procedures handboek(min 3 weken van tevoren, invullen AAF )
Rapportage
Schrijven van een maandrapport.
Bijhouden van Teams database.
Markt en concurrentiegegevens doorgeven aan juiste personen(Zorgen voor postbusartsen).
Conform richtlijnen handboek rayon/projectmanager(intranet) In het bestaande format
Communicatieboodschap bij de doelgroep
Ingetrainde boodschap bespreken met doelgroep.
Werken met de d-aids en andere materialen.
Bewaken communicatieboodschap richting RM’s
Conform PSS richtlijn.
In lijn met standaard gespreksflow getraind op cycle
Conform marketingstrategie
Relatiebeheer
Het op hoog niveau opzetten en uitbouwen van relaties met de doelgroep waaronder TDA´s en DMU´s.(
productgerelateerd binnen het district).
Etiquettes Organisatie
PSS richtlijn
Budgetbeheer
Invullen, beheren/updaten van het distictsproductbudget.
Budget aanvragen mbt onderbouwing in het plan.
Procedures volgen(projectnummer bekend, op rekening vermelden) Districtsplan
Bijzonderheden
Bijlage 9 Competentieprofiel CRA
Functietitel : Clinical Research Associate Direct leidinggevende : Clinical Project Manager
:
COMPETENTIE (NIVEAU) GEDRAG waaruit de aanwezigheid van het competentieniveau blijkt Accuratesse (1)
Heeft in de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden oog voor details en is in staat de hoofdlijnen uit redelijk gedetailleerde informatie te bepalen. Voert nauwkeurig de eigen werkzaamheden uit.
• Neemt redelijk gedetailleerde informatie in zich op en bepaalt hieruit voor zichzelf de hoofdlijnen.
• Zorgt ervoor dat ook de details met betrekking tot de werkzaamheden goed worden uitgevoerd.
• Besteedt veel zorg aan het op de juiste manier uitvoeren van de werkzaamheden, zorgt ervoor dat uitgevoerde handelingen controleerbaar zijn.
Kwaliteitsgericht handelen (1)
Streeft kwaliteit na in de eigen werkzaamheden, volgt hierbij de kwaliteitsrichtlijnen en is kritisch ten opzichte van zichzelf.
• Stelt hoge eisen aan zichzelf en probeert daar steeds aan te voldoen, is kritisch ten aanzien van de eigen prestaties.
• Bereidt zich goed voor op te leveren prestaties, levert verzorgd werk af, gaat door tot iets echt goed is en is niet tevreden met ‘goed genoeg’.
• Werkt volgens de vastgestelde kwaliteitsrichtlijnen.
Samenwerkend vermogen (1)
Draagt, door het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden, bij aan het bereiken van de gemeenschappelijke teamdoelen.
• Brengt nieuwe ideeën in die de prestaties van het team bevorderen.
• Spant zich in om de teamdoelen te bereiken.
• Zet persoonlijke belangen opzij, voor het bereiken van de teamdoelen
Representativiteit (2)
Is in staat de producten op een positieve manier te presenteren en weet op deze manier een positieve indruk van Sanofi-Synthelabo achter te laten bij externe relaties.
• Laat zien kennis over Sanofi-Synthelabo en haar producten te hebben.
• Presenteert de producten op een heldere en correcte manier en gedraagt zich als het visitekaartje van het bedrijf.
• Houdt externe relaties op de hoogte van ontwikkelingen met betrekking tot de producten om
Weet deze positieve indruk te behouden. op deze manier de positieve indruk te behouden
Methodisch werken (1)
Voert zijn/haar werkzaamheden uit aan de hand van bepaalde methoden, welke vooraf door een ander zijn opgesteld
.
• Laat zien op de hoogte te zijn van de methoden die binnen Sanofi-Synthelabo opgesteld zijn.
• Handelt aan de hand van de, binnen Sanofi-Synthelabo opgestelde, methoden.
• Wanneer hij/zij tegen knelpunten in de methoden aanloopt, geeft hij/zij dit door aan de leidinggevende en stelt hij/zij verbeterpunten voor.
Probleem analyse (1)
Is in staat problemen en risico’s met betrekking tot de eigen werkzaamheden te analyseren en werkt op deze manier toe naar een oplossing van het probleem.
• Brengt problemen en risico’s met betrekking tot de eigen werkzaamheden in kaart en deelt deze op in componenten.
• Legt oorzaak en gevolgrelaties en beschrijft hiermee de interne samenhang van het probleem.
• Lost door een gedegen analyse problemen met betrekking tot de eigen werkzaamheden op.
Enthousiasme (1)
Straalt naar collega’s en externe relaties plezier uit in het uitvoeren van de eigen werkzaamheden en het werken voor Sanofi-Synthelabo en geeft hen op deze manier een
positieve indruk
• De medewerker is positief over de eigen werkzaamheden en straalt dit uit naar collega’s en externe relaties.
•
De medewerker schakelt de directe manager in wanneer hij/zij obstakels tegenkomt die het plezier in het werk in de weg staan.
Respect tonen (1)
Toont respect voor zijn/haar collega’s en externe relaties en voor de gemaakte afspraken en de bestaande procedures rond de eigen werkzaamheden.
• Toont respect voor de opvattingen en ideeën van anderen, ook als hij/zij deze niet deelt.
• Komt gemaakte afspraken na en werkt volgens de geldende procedures.
• Luistert naar anderen en analyseert een situatie voordat hij/zij actie onderneemt
Bijlage 10 Functieprofiel CRA
Functietitel : Clinical Research Associate Direct leidinggevende : Clinical Project Manager
Datum : 27-08-2003
Doel van de functie: Het begeleiden van klinisch geneesmiddelenonderzoek in Nederlandse ziekenhuizen / onderzoekscentra, met als doel om van de onderzoekers goede patiëntgegevens te verkrijgen.
RESULTATEN -
Wat levert de functie op?ACTIVITEITEN
– Wat wordt daarvoor gedaan?KADERS
– Wat zijn daarbij de kaders?Adequate en inhoudelijk juiste communicatie met centra
• volledig beheersen van protocol en aanverwante studiespecifieke procedures
• bijdrage leveren aan het werkbaard maken van
procedures die het hoofdkantoor aanlevert; feed back uit praktijk
• actief vragen stellen aan CRP en CPM en in overleg met hen vragen aan CRD en CTM.
• instructies CPM
Startklaar centrum • in samenwerking met CPM verkrijgen van ethische goedkeuring
• het maken van tools
• het verkrijgen van alle benodigde (getekende) documenten
• het trainen van site personeel
• timelines aangegeven door CPM
• wet- en regelgeving, met name ICH- GCP, WMO, World Wide en local SOPs
• Afdelingsfilosofie Gemotiveerd studieteam in centrum • bewuste communicatie met de centra; o.a. site visits,
nieuwsbrieven, telefoon, investigator meetings.
• reageren op wensen en behoeften in centrum
• Afdelingsfilosofie
Volgens procedures uitgevoerde studie • monitoren van alle betrokken afdelingen in centrum
• rapportage van SAE’s
• wet- en regelgeving, met name ICH-
GCP, WMO, World Wide en local
• bijhouden van de files / het archief
• voorbereiden en afhandelen van audits
• correct afsluiten van studie, ook in centrum
SOPs
• studieprotocol Correcte data beschikbaar gemaakt aan
hoofdkantoor.
• source data verification
• vragen van datamanagement en farmacovigilance beantwoorden
• monitoring plan
• timelines hoofdkantoor Goed over de uitvoering van de studie
geïnformeerde CPM en MT
• rapportage volgens procedures
• snelle rapportage over uitzonderlijke voorvallen / situaties
• instructies CTO over studiespecifieke procedures / afspraken
• wet- en regelgeving, met name ICH- GCP, WMO, World Wide en local SOPs
• Instructies CPM Realisatie van commerciële doelen BU • informeren van collega’s sales en marketing
• uitnodigen collega’s BU bij meetings
• uitvoeren gezamenlijke activiteiten
• mission statement CRU
Bijzonderheden
Bijlage 11 Competentieprofiel CPM
Functietitel : Clinical Project Manager Direct leidinggevende : Director Clinical Research Unit
:
COMPETENTIE (NIVEAU) GEDRAG waaruit de aanwezigheid van het competentieniveau blijkt Prestatiegerichtheid (2)
Richt zijn/haar handelingen en besluiten op het neerzetten van een goede prestatie voor het team of de afdeling en het halen van de beoogde resultaten op afdelings/team niveau.
• Stelt, in overleg met de direct verantwoordelijke Manager, doelen op voor het team of de afdeling en communiceert deze richting het team/de afdeling.
• Laat zien toe te werken naar het bereiken van deze team of afdelingsdoelen en ziet erop toe dat anderen in het team/de afdeling dit ook doen.
• Draagt, richting de manager, de verantwoordelijkheid voor het bereiken van de doelen van het team/de afdeling
Verantwoordelijkheid (2)
Komt gemaakte afspraken op team/afdelingsniveau na en aanvaardt de consequenties van deze afspraken, spreekt team/afdelingsleden hierop aan. Reageert ook
verantwoordelijk in situaties waarin niet direct afspraken zijn gemaakt.
• Draagt de verantwoording voor het nakomen van afspraken op teamafdelingsniveau, neemt de gevolgen van het niet nakomen van deze afspraken voor zijn/haar rekening.
• Ziet erop toe dat mensen in het team of op de afdeling gemaakte afspraken nakomen en spreekt mensen erop aan wanneer dit niet gebeurt.
• Onderneemt actie in situaties waarin niet direct afspraken zijn gemaakt, neemt hierbij zijn/haar verantwoordelijkheid, stimuleert de team/afdelingsleden dit ook te doen.
Kwaliteitsgericht handelen (2)
Streeft kwaliteit in het team/op de afdeling na en heeft tot doel de kwaliteiten van het team/de afdeling te bevorderen, volgt hierbij de kwaliteitsrichtlijnen.
• Draagt het belang van kwaliteit actief uit en bevordert die opvatting in het team/op de afdeling en geeft anderen constructieve feedback als de kwaliteit van hun werk beter kan.
• Doet zijn/haar best om voor kwaliteitseisen standaards en criteria op te stellen en geeft het team of de afdeling duidelijk en expliciet aan welke kwaliteit verwacht wordt. Volgt hierbij externe kwaliteitsrichtlijnen.
•
Maakt afwegingen tussen kwaliteit en bijvoorbeeld snelheid of omvang expliciet in het team of de afdeling en zorgt voor heldere afspraken daarover.Besluitvaardigheid (1)
Is in staat operationele en tactische beslissingen binnen het eigen vakgebied te nemen, is daarin consistent, tijdig en accuraat.
• Neemt weloverwogen beslissingen die binnen de eigen beslissingsbevoegdheid vallen.
• Neemt snel beslissingen die binnen de eigen beslissingsbevoegdheid vallen, wanneer de situatie hierom vraagt.
Communicatie vermogen (1)
Is in staat een boodschap over te brengen op een ander op zo’n manier dat de essentie van de boodschap bij de ander overkomt en door de ander wordt begrepen.
• Praat door middel van helder en correct taalgebruik.
• Blijft bij de essentie van de boodschap en wijdt niet onnodig uit.
• Controleert of de overgebrachte boodschap goed is aangekomen bij de ander en of deze door de ander begrepen wordt.
Benaderbaarheid (2)
Is bereikbaar voor collega’s en externe relaties voor vragen met betrekking tot zijn/haar vakgebied
.
• Laat zien bereid te zijn anderen te helpen wanneer deze tegen problemen aanlopen die betrekking hebben op zijn/haar vakgebied.
• Laat zien bereid te zijn deel te nemen aan projectgroepen, waarin hij/zij vanuit zijn/haar vakgebied een toegevoegde waarde kan bieden.
Methodisch werken (2)
Voert zijn/haar werkzaamheden uit aan de hand van
bepaalde methoden, welke vooraf opgesteld zijn. Levert een actieve bijdrage bij het opstellen van nieuwe methoden en het verbeteren van bestaande methoden.
• Laat zien op de hoogte te zijn van de methoden die binnen Sanofi-Synthelabo opgesteld zijn.
• Handelt aan de hand van de, binnen Sanofi-Synthelabo, opgestelde methoden.
• Werkt en denkt actief mee wanneer nieuwe methodes worden opgesteld of er verbeteringen worden aangebracht in bestaande methoden.
Creatief en Innoverend vermogen (2)
Brengt ideeën in die betrekking hebben op het niveau van het team/de afdeling, waardoor probleemsituaties worden opgelost en/of zaken op team/afdelingsniveau effectiever kunnen worden georganiseerd.
• Brengt nieuwe ideeën in met betrekking tot het niveau van het team/de afdeling en bedenkt creatieve oplossingen voor complexe problemen op team/afdelingsniveau
• Stimuleert mensen in het team om creatief te zijn en nieuwe ideeën naar voren te brengen.
• Is in staat nieuwe ideeën te beoordelen op de waarde die zij hebben voor het team of de afdeling.
Bijlage 12 Functieprofiel CPM
Functietitel : Clinical Project Manager Direct leidinggevende : Director Clinical Research Unit
Datum : 27-08-2003
Doel van de functie: Bijdrage leveren aan de CRU doelstellingen door het managen van CRAs zodat wordt zorggedragen voor het plannen, opstarten en het bewaken van de voortgang en kwaliteit van klinisch geneesmiddelenonderzoek in Nederlandse ziekenhuizen / onderzoekscentra.
RESULTATEN -
Wat levert de functie op?ACTIVITEITEN
– Wat wordt daarvoor gedaan?KADERS
– Wat zijn daarbij de kaders?Functioneren CRU
Optimaal functioneren CRU
• deelname en inbreng in CMO
• FTE planning
• maandrapportage aan Director CRU
• actieve bijdrage afdelingsoverleg
• CRU headcount quota
Een kwalitatief goed uitgevoerd en tijdig afgerond project
• volledig beheersen van protocol
• maken van een studieplanning ( aantallen patiënten en timelines)
• bewaken en zo nodig aanpassen van de studieplanning
• selecteren van centra
• aansturen CRA’s, o.a. structureel werkoverleg
• contact onderhouden met onderzoekers, hoofdkantoor en evt.
CRO.
• voorbereiden, begeleiden en afronden van een audit
• inspringen voor CRA’s bij grote drukte of tijdelijke afwezigheid
• CRAs trainen op het dedecteren van SAEs en acties die daaruit voortvloeien.
• wet- en regelgeving, met name ICH- GCP, WMO, World Wide en local SOPs
• Corporate timelines
• European ClinicalTrial Directive
Project uitgevoerd binnen het budget • AED maken
• opstellen van contracten
• bewaken van de uitgaven
• corporate guidelines
Gemotiveerde, goed functionerende CRA’s
• functioneringsgesprekken / beoordelingsgesprekken / carrièremanagement/sollicitatiegesprekken/ontslag
• co-monitor visites
• structureel werkoverleg / projectoverleg
• opleiden nieuwe CRA’s
• HR beleid
• Lokale SOP
Realisatie van commerciële doelen BU • informeren van collega’s sales en marketing
• uitnodigen collega’s BU bij meetings
• stimuleren gezamenlijke activiteiten
• afdelingsfilosofie
Adequate en gemotiveerde personele bezetting afdeling/team
• Peoplemanagement
• Regelmatig overleg met en sturing van personeel
