ZITTING VAN 22 JUNI 2021
--- Aanwezig: Alain Top: Voorzitter;
Francis Pattyn, Tijs Naert, Dominique Windels, Kathleen Duchi, David Vandekerckhove, Lynn Callewaert: Leden;
Carlo Daelman: Algemeen directeur
De zitting begint om 08.30 uur.
HUIS VAN WELZIJN Huis van Welzijn
1 Reglement Sociaal pedagogische toelage. Vaststelling.
Het vast bureau beslist de voorzitter van de OCMW-raad te verzoeken het dossier
‘Reglement sociaal pedagogische toelage. Vaststelling.’ op de dagorde te plaatsen van de OCMW-raad van juli 2021.
Goedgekeurd
DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL Juridische dienst
2 Afsluiten dagorde ocmwraad van 12 juli 2021 Het college,
Beslist de voorzitter van de ocmwraad te verzoeken de raad samen te roepen op maandag 12 juli 2021 om 19.30 uur en volgende punten op de dagorde op te nemen Openbare zitting
HUIS VAN WELZIJN
1 Reglement Sociaal pedagogische toelage. Vaststelling.
DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL 2 Vragenkwartiertje.
Goedgekeurd
DEPARTEMENT GRONDGEBIEDZAKEN Grondgebiedszaken - Overheidsopdrachten
4 Verzekeringen Personen, Materiële Schade, Aansprakelijkheid, Auto, Reisbijstand en Gezondheidszorgen. Beslissing selectie kandidaat verzekeraars en goedkeuring bestek, raming en gunningswijze.
Het vast bureau,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
I. Voorafgaand
1.
Op 16.03.2021 nam het vast bureau kennis van:
- (a) het verslag van AON inzake de doorlichting van de verzekeringsportefeuille van de stad en het OCMW, inclusief verbeteringsvoorstellen;
- (b) de toelichting via Teams van 11.02.2021;
Het vast bureau besliste daarop:
- behoudens de eventueel in de beslissing opgenomen uitzonderingen aan te sluiten bij de bevindingen van deskundige AON en, gezien het evidente belang, de
overheidsopdracht verzekeringen in zijn geheel verder te zetten;
- alle eventuele suggesties van verbetering van voorwaarden en bedingen, ook deze niet expliciet opgenomen maar blijkend uit het rapport van AON, in het op te maken bestek op te nemen tenzij ze in de beslissing expliciet zouden zijn
uitgesloten;
- de selectiecriteria en het bestek ter goedkeuring in te wachten.
2.
Op 15 april 2021 werden de selectieleidraad, de selectiecriteria en het bestek tussen AON en de deelnemende besturen besproken.
Deze opdracht verzekeringen is als volgt opgedeeld:
- Perceel 1 (Personenverzekeringen);
- Perceel 2 (Verzekeringen Materiële Schade);
- Perceel 3 (Verzekeringen Aansprakelijkheid);
- Perceel 4 (Verzekeringen Auto);
- Perceel 5 (Reisverzekering);
- Perceel 6 (Gezondheidszorgen).
3.
De selectieleidraad en -criteria en de gunningswijze werden op 27 april 2021 ter goedkeuring voorgelegd. Het bestek was dan nog in opmaak.
De goedgekeurde selectieleidraad bepaalt dat de stad Harelbeke optreedt als aankoopcentrale in de zin van art. 2, 6° van de wet van 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten.
De stad Harelbeke treedt op als aankoopcentrale voor Politiezone Gavers (Harelbeke- Deerlijk), Gemeentebestuur Deerlijk, Kerkfabriek Sint-Rita, Kerkfabriek Sint-Salvator, OCMW Harelbeke, Zorgbedrijf Harelbeke, OCMW Deerlijk, Kerkfabriek Sint Petrus Hulste en Kerkfabriek Sint Augustinus bij de gunning en de uitvoering van de opdracht.
Als gunningswijze werd gekozen voor de mededingingsprocedure met onderhandeling waarbij betreffende de onderhandeling uitdrukkelijk wordt verwezen naar art. 38 par. 1, c. en par. 5 van de wet van 17 juni 2016.
4.
De oproep tot mededinging werd inmiddels gepubliceerd op nationaal en Europees niveau.
II. Voorwerp van huidige beslissing 5.
Op vandaag ligt de selectie van de kandidaat-verzekeraars en de goedkeuring van de definitieve versie van het bestek voor.
De opdracht wordt over alle besturen heen geraamd op 2.935.000 euro voor de gehele periode van 4 jaar en inclusief de hospitalisatieverzekering waar toepasselijk – premies nevenverzekerden inbegrepen maar uiteraard wel te verstaan dat een en ander enkel wordt meegerekend voor de raming van de opdracht, gezien uit het bestek blijkt dat de nevenverzekerden in de hospitalisatieverzekering (en ook zij die daar kiezen voor de uitgebreide formule) daarvoor zelf dienen in te staan.
AON legt een selectieverslag voor alsook het ontwerp van definitieve versie van het bestek.
6.
Het blijkt dat volgende kandidaturen werden ontvangen:
- AXA Belgium, Troonplaats 1, 1000 Brussel;
- Belfius Insurance, Karel Rogierplein 11, 1210 Brussel;
- DKV Belgium, Loksumstraat 25, 1000 Brussel;
- Ethias NV, Prins-Bisschopsingel 73, 3500 Hasselt;
- P&V Verzekeringen NV, Koningstraat 151, 1210 Brussel.
In het selectieverslag wordt gemotiveerd voorgesteld om alle kandidaten te selecteren voor de tweede fase van de procedure.
Het vast bureau sluit zich aan bij dit voorstel en de eraan ten grondslag liggende motieven.
7.
Het voorgelegde bestek werd gefinaliseerd in overleg met de betrokken besturen. Dit stuk voldoet aan de eerdere beslissingen van de deelnemers.
8.
Het vast bureau is bevoegd gezien het gaat over opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
9.
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
-De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
-Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
-Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikels 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
-De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
-De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 38, § 1, 1°
f) (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van € 214.000,00 niet) en artikel 57, en meer bepaald artikel 2, 6° en 7°a (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de verwerving van leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders) en artikel 43.
-Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
-Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
-Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 84, § 3, 5°, waarbij wordt bepaald dat het vast bureau bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht van dagelijks bestuur.
-Het besluit van de gemeenteraad van 13 juli 2020 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Er wordt goedkeuring verleend aan het selectieverslag van AON. Dit selectieverslag maakt integraal deel uit van deze beslissing.
De geselecteerde kandidaten:
- AXA Belgium, Troonplaats 1, 1000 Brussel;
- Belfius Insurance, Karel Rogierplein 11, 1210 Brussel;
- DKV Belgium, Loksumstraat 25, 1000 Brussel;
- Ethias NV, Prins-Bisschopsingel 73, 3500 Hasselt;
- P&V Verzekeringen NV, Koningstraat 151, 1210 Brussel, zullen worden uitgenodigd om tijdig een offerte in te dienen.
Artikel 2:
Het voorgelegde bestek, de raming en de gunningswijze worden goedgekeurd.
Artikel 3:
Van deze beslissing zal kennis worden gegeven aan de stad Harelbeke.
Goedgekeurd
HUIS VAN WELZIJN Huis van Welzijn
5 Vakantieregeling sociale dienst Huis van Welzijn Het vast bureau,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Omwille van een tekort aan personeel t.o.v. het organogram, diende een tijdelijke aanpassing van de organisatie/dienstverlening van de sociale dienst van het Huis van Welzijn zich op. De voorstellen tot aanpassingen werden voorgelegd en goedgekeurd op het Vast Bureau van 30/03/2021.
In de voorbije periode werd er geen personeel aangeworven en is er nog steeds sprake van een onderbezetting (- 2,4 VTE maatschappelijk werkers).
Hierdoor dient er bijkomend een tijdelijke maatregel genomen te worden m.b.t. de verlofperiode (19 juli t.e.m. 13 augustus).
Volgende vakantieregeling wordt voorgesteld:
- De openingsuren van het onthaal blijven ongewijzigd. Het onthaal is bereikbaar, zowel telefonisch als fysiek, op volgende momenten:
Maandag t.e.m. donderdag van 8u30 tot 12u en van 13u tot 17u Vrijdag van 8u30 tot 12u en van 13u tot 16u
- De openingsuren van de intake worden aangepast.
Tijdens de periode van 19/07/2021 t.e.m. 13/08/2021 is de intake bereikbaar volgens het principe van de ‘vrije intake’. Dit betekent dat burgers zich op deze momenten kunnen aanmelden, zonder afspraak, met een hulpvraag. De intake is op deze momenten eveneens telefonisch bereikbaar.
Openingsuren vrije intake:
Maandag en donderdag van 8u30 tot 12u Dinsdag en woensdag van 13u30 tot 17u Vrijdag van 13u30 tot 16u
Burgers kunnen zich aanmelden tot dertig minuten voor het sluitingsuur.
Het onthaal blijft telefonisch bereikbaar op momenten dat er geen intake wordt voorzien en noteert de eventuele vragen voor de intake. De behandeling van deze telefonische contacten/vragen gebeurt de volgende dag, door de intaker.
De intake blijft via mail en via het web-contactformulier bereikbaar. De intaker behandelt de mails tijdens de intakemomenten.
- De bereikbaarheid van de maatschappelijk werkers blijft ongewijzigd.
Cliënten met een actief dossier bij de sociale dienst kunnen terecht bij de duo-collega van de maatschappelijk werker die in verlof is. Dit zowel telefonisch als, indien nodig, op afspraak.
Daarnaast bekijken we de mogelijkheid om een jobstudente in te zetten ter ondersteuning binnen de discipline schuldbemiddeling, in de periode 01/07/2021 t.e.m. 23/07/2021.
We communiceren over de wijzigingen in openingsuren via volgende kanalen:
- Via website Huis van Welzijn en stad Harelbeke - Via facebookpagina Huis van Welzijn
- Via de schermen in de wachtzaal Huis van Welzijn en stad Harelbeke - Via de nieuwsbrief Huis van Welzijn
- Via flyers in Huis van Welzijn en sociale kruidenier Verwijzend naar volgende eerdere beslissingen:
Beslissing Vast Bureau dd. 30/03/2021 inzake de tijdelijke maatregelen in de organisatie van de sociale dienst van het Huis van Welzijn.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het Vast Bureau gaat akkoord met de voorgestelde vakantieregeling voor de
intakepermanentie van de sociale dienst van het Huis van Welzijn, voor de periode van 19 juli t.e.m. 13 augustus 2021.
Goedgekeurd
6 Bijspelen.
Het vast bureau,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Bijspelen wat?
Tijdens ‘bijspelen’ organiseren ouders samen opvang voor hun kinderen tijdens de schoolvakanties. Dit start meestal met een aantal bekenden. Een ouder neemt één dag opvang op zich en kan zijn kinderen vier dagen naar de opvang brengen. De andere dagen genieten de ouders van opvang voor hun kinderen door de andere ouders. De opvang vindt plaats in een lokaal in de omgeving.
Er wordt geen deelnameprijs gevraagd; enkel effectief gemaakte kosten kunnen gedeeld worden.
De ouders kunnen zelf kiezen op welke manier ze dit organiseren. Ze kiezen zelf de grootte van de groep en hoeveel gezinnen ze toelaten. Ze kiezen zelf een locatie waarop dit door kan gaan. De ouders maken onderling afspraken. De opvang kan dus volledig afgestemd worden op de noden van de gezinnen die eraan deelnemen en meewerken.
Voor kinderen is dit een manier van opvang die al snel vertrouwd aanvoelt. Ze kunnen er spelen met vriendjes en een van de dagen wordt de opvang voorzien door hun ouders.
De opvang gaat vaak op een gekende locatie door wat voor kinderen ook al sneller vertrouwd aanvoelt.
Wie kan dit doen?
Elke ouder kan samen met andere ouders een groepje vormen om het bijspelen te organiseren. Ze kunnen kiezen met hoeveel gezinnen ze dit samen zullen doen en voor welke dagen en de duur.
De ouders gaan zelf op zoek naar een locatie waar ze dit kunnen organiseren en maken hierrond onderling de afspraken.
Cokido?
Cokido is een organisatie waarbij ouders die bijspelen organiseren zich kunnen
aansluiten. Via de aansluiting zijn alle betrokkenen (kinderen én ouders) verzekerd én is de locatie verzekerd. Zij bieden een app aan waarin de opvangregeling en beurtrol handig kan georganiseerd worden. Daarnaast hebben ze een opstartgids met tips en tricks en een community om ervaringen te delen.
Gezinnen in Harelbeke zullen vrij zijn om zich al dan niet bij Cokido aan te sluiten. Een lidmaatschap kost 30 euro per jaar per gezin.
Welke zaken kan het Huis van Welzijn en Huis van het Kind Harelbeke voorzien?
Ouders kunnen beroep doen op Huis van Welzijn en Huis van het Kind Harelbeke voor een aantal zaken in verband met bijspelen.
Zo kan er een ongevallenverkering door OCMW- Huis van Welzijn afgesloten worden voor zowel de kinderen die deelnemen als de ouders die de opvang voorzien. Daarvoor is het nodig dat de vrijwilligers van de bijspeelgroep de afsprakennota van het OCMW
ondertekenen. (zie bijlage)
Daarnaast vraagt de verzekering dat de bijspeelgroep onderling afspraken maakt en op papier zet. De bijspeelgroepen bezorgen deze nota aan verantwoordelijke ‘gezin en kind’.
Huis van Welzijn geeft enkele tips en aandachtpunten mee voor het opmaken van de afsprakennota binnen de bijspeelgroep.
De gezinnen dienen geen bijdrage te betalen, bij Cokido daarentegen wel.
Huis van het Kind Harelbeke geeft de deelnemende groepen een gratis jaarabonnement bij de Harelbeekse spelotheek ’t Speelspook. De bijspeelgroep kan gratis volksspelen huren van de sportdienst. Huis van het Kind Harelbeke bezorgt de groepen een basis EHBO kit.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het vast bureau beslist dat bijspelen in Harelbeke ondersteund zal worden. De bijspeelgroepen kunnen hiervoor terecht bij de verantwoordelijke ‘gezin en Kind’ van Huis van Welzijn. Deze kan hulp en raad geven, maar de bijspeelgroep is zelf
verantwoordelijk voor het uitwerken van hun bijspeelwerking.
Artikel 2:
De bijspeelgroepen kunnen verzekerd worden voor ongevallen binnen de
vrijwilligersverzekering van het OCMW. Hiertoe dienen ze een afsprakennota vrijwilligers te ondertekenen een week voor de werking begint. Ze maken binnen hun bijspeelgroep een afsprakennota op en bezorgen deze eveneens aan de verantwoordelijke ‘gezin en kind’ van het Huis van Welzijn.
Artikel 3:
Vanuit Huis van het Kind wordt er budget gebruikt van de subsidie vanuit Opgroeien om de bijspeelgroepen volgende zaken aan te bieden:
- een gratis jaarabonnement op spelotheek ’t speelspook.
- een gratis basis EHBO kit.
Via de verantwoordelijke ‘gezin en kind’ kunnen er gratis volksspelen gehuurd worden bij de sportdienst.
Goedgekeurd
7 Besteding maatregel Zoom middelen 18/25 Het vast bureau,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Het OCMW ontving in het kader van de gezondheidscrisis waarmee ons land
geconfronteerd wordt, een toelage ten bedrage van €17289 ter ondersteuning van de jongeren en studenten in een kwetsbare situatie ingevolge de COVID-19-crisis. Deze subsidie dient besteed te worden tussen 1 april 2021 en 31 december 2021.
De maatregel is niet beperkt tot alleen de begunstigden van maatschappelijke dienstverlening of van het recht op maatschappelijke integratie. Ze staat open voor jongeren onder de 25 jaar en studenten, zoals gedefinieerd door de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie, die gebruik maken van de
openbare diensten die onder de opdrachten van het centrum vallen, in welke vorm dan ook.
Met deze toelage kunnen de OCMW’s financiële, materiële, sociale, medische, medisch- sociale of psychologische hulp verlenen aan jongeren onder de 25 jaar en aan studenten die om OCMW-hulp vragen.
Deze hulp kan éénmalig of structureel zijn.
- Éénmalige of punctuele steun: kan uitwerking hebben tot 31/12/2022 bijv.
internetabonnement
- Structurele steun: kan enkele uitwerking hebben tot 31/12/2021.bijv.
maandelijkse financiële tussenkomst in de huur ten bedrage van €100.
We stellen volgende voorwaarden voor om in aanmerking te komen:
- Gekende cliënten:
Onderzoek REMI BI:
Er wordt rekening gehouden met het besteedbaar budget gebaseerd op alle effectieve inkomsten en uitgaven (inclusief schulden)
- Nieuwe gezinnen/alleenstaanden:
Toepassing van de budgetcalculator: resultaat + €200 of
REMI BI indien bereidheid tot verdere begeleiding en volledig sociaal-financieel onderzoek
Op basis van een individuele behoefte, vastgesteld door een sociaal onderzoek Het BCSD neemt een beslissing op basis van een sociaal verslag en voorstel.
Enkele voorbeelden van financiële tussenkomst:
- Abonnement voor het openbaar vervoer - Huur of gedeelte in de huur
- Huurwaarborg - installatiepremie
- Een factuur (water, gas, elektriciteit,…) - Aankoop informaticamateriaal (laptop) - Kosten voor internet
- …
Verwijzend naar volgende wettelijke, decretale of reglementaire bepalingen:
Koninklijk besluit van 3 maart 2021 ter ondersteuning van jongeren en studenten in een kwetsbare situatie ingevolge de COVID-19-crisis.
Omzendbrief betreffende de te verlenen steun aan jongeren en studenten in het kader van de COVID-19 crisis – maatregel Zoom 18/25
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het Vast Bureau gaat akkoord met het voorstel tot besteding van de Zoom middelen 18/25 ten bedrage van €17289 voor de periode 01/04/2021 tot en met 31/12/2021.
Goedgekeurd
8 Voorstel tot betaling bijdragen W13 2021: werking Foodact, Solentra en woonclub
Het vast bureau,
Op grond van volgende overwegingen, zowel feitelijk als juridisch:
Sinds 2015 is W13 actief, de werking en impact op het regionale welzijnsbeleid is niet meer weg te denken.
In 2017 werd samen met de besturen van W13 beslist om gezamenlijk beroep te doen op Solentra voor de ondersteuning in het begeleiden van asielzoekers met een
traumaproblematiek. De bijdrage werd verdeeld over de verschillende besturen op basis van het aantal inwoners. Het bedrag voor 2021 = 3.246,96 euro.
In 2017 werd samen met de besturen van W13 beslist om gezamenlijk de
toegankelijkheid van de kwetsbare doelgroepen tot de woonmarkt aan te pakken d.m.v.
de opstart van de woonclub over de regio heen. De woonclub heeft een afspraken moment in elke gemeente, zij ondersteunen de kwetsbare burgers in het zoeken naar een duurzame huisvesting i.s.m. met het Huis van Welzijn. De bijdrage voor 2021 = 9789,00 euro
In 2018 werd het voedsel verdeel platform voor voedseloverschotten Foodact opgestart in Zuid-West-Vlaanderen i.s.m. W13, d.m.v. subsidies en bijdrage van de lokale
besturen. In 2020 werd beslist de werking structureel verder te zetten en de bijdrage te verhogen.
De bijdrage voor 2021 = 13.588,28 euro
Er wordt gevraagd aan het Vast Bureau om deze uitbetalingsmodaliteit goed te keuren tot eind 2024. Het Huis van Welzijn bezorgt jaarlijks het betalingsvoorstel via factuur aan departement Financiën.
Verwijzend naar volgende eerdere beslissingen:
Goedkeuring regionale intekening ondersteuningspakket traumabegeleiding door Solentra, goedkeuring in zitting van 23.03.2017 OCMW raad
Goedkeuring samenwerking W13: toegankelijk woonmarkt voor kwetsbare doelgroepen in zitting van 23.03.2017 OCMW raad
Goedkeuring opstart regionaal voedseldistributieplatform Zuid-West-Vlaanderen in zitting van 18/01/2018.
Goedkeuring formele verder zetting van de samenwerking met Foodact en verhoging bijdrage in zitting van 26/05/2020.
Om deze redenen;
Na beraadslaging;
Met unanimiteit;
BESLUIT:
Artikel 1:
Het Vast Bureau gaat akkoord met het uitbetalen van:
de jaarlijkse bijdrage voor samenwerking met Solentra 2021 aan W13 t.b.v. 3.246,96 euro
Het bedrag is voorzien 649430 |090000|D03/RG01/03 Het Vast Bureau gaat akkoord met het uitbetalen van:
de jaarlijkse bijdrage voor samenwerking met de woonclub 2021 aan W13 t.b.v. 9789,00 euro
Het bedrag is voorzien 649430 |093000|D11/AP02/01 Het Vast Bureau gaat akkoord met het uitbetalen van:
de jaarlijkse bijdrage voor samenwerking met Foodact 2021 aan W13 t.b.v. t.b.v.
13.588,28 euro (Het bedrag is voorzien 649430 |090000|D02/RG02/01 Goedgekeurd
DEPARTEMENT MANAGEMENT EN PERSONEEL Secretarie
9 Goedkeuren verslag vorige zitting.
Het vast bureau,
Er worden geen opmerkingen gemaakt op het verslag van 15/06/2021 dat als goedgekeurd mag worden beschouwd.
Goedgekeurd
De zitting eindigt om 08.45 uur.
De Algemeen directeur De Voorzitter
Carlo Daelman Alain Top
