1/2
Aanbeveling LV nr. 11/2016 van 14 november 2016
Betreft: Codering van persoonsgegevens in het kader van de verwerking met de benaming
"Mobiliteitsenquête van recente verhuizers”, verrichtdoor de universiteit Gent (CO-A-2016-014)
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (hierna de Commissie);
Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna WVP), in het bijzonder artikel 4, § 1, 2°; tweede lid;
Gelet op het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (hierna het KB), in het bijzonder artikel 16 ;
Gelet op de aangifte van codering van persoonsgegevens die de Universiteit Gent heeft verricht in het kader van de verwerking met de benaming "Mobiliteitsenquête van recente verhuizers” en die de Commissie heeft ontvangen op 21 oktober 2016;
Overwegende dat het naleven van de verplichte kennisgeving aan de betrokken personen onmogelijk blijkt of onevenredig veel moeite kost,
Brengt op 14 november 2016 volgende aanbeveling uit:
Aanbeveling LV 11/2016 - 2/2
De Commissie meent dat om een optimaal resultaat te kunnen bereiken, aan de verantwoordelijke voor de codering, in casu de Universiteit Gent, de mogelijkheid moet worden geboden om niet-gecodeerde persoonsgegevens te coderen, in de mate dat aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. de verantwoordelijke voor de codering mag in geen geval de gegevens die hij in het kader van zijn coderingsopdracht verwerkt heeft, aan derden doorgeven;
2. de verantwoordelijke voor de codering moet de gegevens vernietigen zodra hij zijn coderingsopdracht heeft vervuld;
3. de verantwoordelijke voor de codering mag enkel speciaal door hem aangeduide personen toegang verlenen tot de gegevens die het voorwerp uitmaken van codering. De verantwoordelijke voor de codering moet een lijst opstellen van deze personen die hij op eventueel verzoek van de Commissie moet kunnen voorleggen;
4. de verantwoordelijke voor de codering moet alle technische middelen aanwenden om een mogelijke identificatie van de betrokken personen onmogelijk te maken.
De Wnd. Administrateur, De Voorzitter,
(get.) An Machtens (get.) Willem Debeuckelaere
