• No results found

Proces: Met behulp van de leveranciers- en artikeldocumentatie wordt nagegaan welke leveranciers het gevraagde artikel kunnen leveren en tegen welke condities dit kan gebeuren

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "Proces: Met behulp van de leveranciers- en artikeldocumentatie wordt nagegaan welke leveranciers het gevraagde artikel kunnen leveren en tegen welke condities dit kan gebeuren"

Copied!
29
0
0

Bezig met laden.... (Bekijk nu de volledige tekst)

Hele tekst

(1)
(2)

Afstudeerscriptie 48

Bijlage I: Organisatiestructuur Miedema Hout(waren) BV* * Tussen haakjes het aantal medewerkers

Personeel & Organisatie (1)ICT (1) Verkoop binnendienst Hoofd (1) Medewerkers (11)

Verkoop buitendienst Hoofd (1) Medewerkers (4)

Inkoop Hoofd (1) Medewerker (1)

Manager Verkoop (1) Administratie Hoofd (1) Medewerkers (2)

Controlling (1) Productie Hoofd (1) Medewerkers (18)

Logistiek Hoofd (1) Medewerkers (3)

Expeditie Hoofd (1) Medewerkers (8)

Bedrijfsbure Hoofd (1) Medwerkers

Bedrijfsleider (1)

Directeur (1)

(3)

Afstudeerscript 49

Bijlage II: Organisatiestructuur Swedamast BV * * Tussen haakjes het aantal medewerkers

Administratie (1) Inkoop (1)Productie (2)Verkoo (3)

Directeur (1)

(4)

Confron- tatie (stap 4) Theorie (stap 2)

Conclusies (stap 5)

Praktijk (stap 3)

Bijlage III: Conceptueel model

Theoretische eisen opstellen administra-

tieve organisatie en interne controle

Analyse praktijksituatie

Kritische succes- factoren ´nazorg´

(Veranderings- management) Bepalen succesfacto-

ren implementatie ao/ic Bepalen invloeds-

factoren kwaliteit (internal) control Theoretische eisen

betrouwbare management- informatie

Aan- bevelingen

(stap 6) Oriëntatie

(stap 1)

(5)

Bijlage IV: Huidige situatie inkoopproces Miedema Hout(waren)

1. Initiatief tot inkoop

a het ontvangen van interne bestelaanvragen

Initiatie: De initiatie tot bestelaanvraag vindt op twee manieren plaats. Enerzijds signaleert het hoofd inkoop met behulp van het MRP-systeem de inkoopbehoefte als de voorraad onder het gewenste voorraadniveau daalt (of dreigt te dalen). Anderzijds geven de verkopers een bestelsignaal af als ze iets verkocht hebben wat niet op voorraad is.

Output: Bestelling.

2. Offertes aanvragen

b het maken van een keuze van uit te nodigen leveranciers

Initiatie: Het inkopen van goederen waar meerdere leveranciers geschikt voor zijn.

Proces: Met behulp van de leveranciers- en artikeldocumentatie wordt nagegaan welke leveranciers het gevraagde artikel kunnen leveren en tegen welke condities dit kan gebeuren. De geselecteerde leveranciers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen.

c het opmaken, verzenden en registreren van offerteaanvragen Proces: In de offerteaanvraag:

- worden gegevens verstrekt over de in te kopen goederen (omschrijving, hoeveelheden, kwaliteiten, levertijd, garanties en dergelijke),

- wordt gevraagd naar de prijs- en betalingscondities en

- wordt de uiterste datum aangegeven waarop de offerte moet zijn ingediend.

Deze gegevens worden door de medewerker inkoop ingebracht in het offertebestand (doorlopend genummerd). Dezelfde medewerker inkoop verstuurt de daadwerkelijke offerteaanvraag ook aan de leveranciers.

d het bewaken van de sluitingsdatum

Proces: Medewerker inkoop bewaakt de sluitingsdatum. Leveranciers, waarvan de offerte na de sluitingsdatum nog niet is ontvangen, worden gebeld en medegedeeld dat ze niet meer meedoen aan de offerteaanvraag.

e het beoordelen van ontvangen offertes en het maken van leverancierskeuzes

Proces: Na de sluitingsdatum levert de medewerker inkoop de (ongeopende) offertes in bij het hoofd inkoop. Hoofd inkoop maakt vervolgens een keuze uit de offertes. In het offertebestand wordt de keuze voorzien van motivatie vastgelegd.

Output: Gekozen leverancier.

3. Bestellen

f het aanvullen van inkoopaanvragen met leveranciersgegevens

Initiatie: Het hoofd inkoop bestelt, in samenspraak met de medewerker inkoop, goederen op basis van het MRP-systeem. Na de bestelling is het wachten op de orderbevestiging. Het hoofd inkoop vult de inkoopaanvraag aan met de leveranciersgegevens.

De verkopers vullen zelf de inkoopaanvraag aan met de leveranciersgegevens.

g Het opmaken, verzenden en vastleggen van inkooporders

Proces: Bij het bestellen van goederen moet een keuze gemaakt worden of goederen in Nederland of vanuit het buitenland besteld worden. Over het algemeen geldt dat bestellingen uit het buitenland een langere levertijd hebben maar wel goedkoper zijn dan de bestellingen uit Nederland. Bestellingen uit het buitenland hebben verder het kenmerk dat de betrouwbaarheid van geplande levertijd niet erg hoog is met als gevolg dat een grotere voorraad aangehouden moet worden. Na ontvangst van de orderbevestiging wordt de geplande ontvangstdatum in het systeem gezet door het

(6)

hoofd verkoop. De verkopers verkopen deze bestelde goederen op basis van de geplande ontvangstdatum.

De verkopers kopen goederen in op basis van de eigen opgestelde order. De verkopers hebben een redelijke vrijheid in de te kiezen leverancier. De verkopers mogen op eigen naam tot een bedrag 2.500 inkopen doen. De verkoper stelt zelf een (doorlopend genummerde) inkooporder op en bestelt de goederen vervolgens op eigen initiatief. Er is geen strikte controle of de verkopers dezelfde aantallen en kwaliteit inkopen als dat ze verkopen.

h het bewaken van tijdige ontvangst van bestelde goederen

Output: Als de goederen niet op de afgesproken dag afgeleverd worden, dan zal de magazijnmeester het hoofd inkoop een signaal moeten geven. Het hoofd inkoop zal contact moeten opnemen met de leverancier. Na vaststellen van een nieuwe afleverdatum wordt via de oude magazijnbon aan de magazijnmeester medegedeeld.

IC: De doorlopend genummerde magazijnbonnen moeten gecontroleerd worden op volledigheid. Dit betekent dat geen enkel nummer mag ontbreken van de magazijnbonnen.

4. Goederenontvangst

i het controleren van de afleveringen op juistheid (conform bestelorders)

Initiatie: Bij ontvangst van bestelde goederen worden een aantal aspecten gecontroleerd door de magazijnmeester.

Proces: De magazijnmeester controleert bij ontvangst (met behulp van de magazijnbon) de goederen op tijdigheid van levering, kwaliteit en hoeveelheid. Bij volledige juistheid van de gecontroleerde gegevens zet de magazijnmeester een paraaf op de pakbon en houdt zelf een kopie van de ondertekende pakbon. De kopie van de ondertekende pakbon wordt vervolgens ingeleverd bij de administratie.

j het verzorgen van ontvangstmeldingen

Output: Aan de hand van de pakbon wordt het voorraadbestand aangepast door het hoofd inkoop.

IC: Controle op volledigheid van de doorlopend genummerde pakbonnen. Daarnaast moet de toename van de voorraad tegen inkoopprijs gelijk zijn aan de toename van de

‘te ontvangen facturen’.

5. Retourzendingen

k het opnemen van contact met de afdeling Inkoop in geval van onjuiste afleveringen Initiatie: Magazijnmeester constateert een afwijking tussen hetgeen wat besteld en ontvangen (kwalitatief en/of kwantitatief) is.

Proces: Magazijnmeester informeert de inkoper over de foutief geleverde goederen.

De inkoper neemt contact op met de leverancier en vertelt de leverancier welk probleem is ontstaan bij de ontvangst van de bestelde goederen. Tevens vraagt de inkoper naar de (eventuele) creditnota.

l het uitvoeren van het retour zenden van goederen

Proces: Bij akkoord van de leverancier zal de inkoper een retourbon aanmaken. De retourbon wordt gestuurd naar de magazijnmeester, die de goederen nu uit het magazijn mag halen en aflevert aan de afdeling expeditie (handtekening bij aflevering). De afdeling expeditie zorgt voor de bijbehorende vrachtbrief.

Output: Retourzending.

6. Factuurafwikkeling

m het registreren van ontvangen inkoopfacturen

Initiatie: Ontvangst van de factuur van de leverancier.

(7)

Proces: De administratie registreert de ontvangen factuur in het systeem. De te registreren gegevens zijn het factuurnummer van de crediteur, het crediteurnummer, het factuurbedrag en de betalingstermijn. Tijdens het inboeken wordt de factuur (doorlopend) genummerd. Administratie zet een paraaf en de datum van inboeken op de factuur.

n het controleren van inkoopfacturen op juistheid

Proces: De factuur wordt door de administratie op een aantal aspecten gecontroleerd.

De gegevens van de crediteur op de factuur worden door de administratie vergeleken met de gegevens op de inkooporder (prijs en eventueel afgesproken kortingen) en de gegevens op de vrachtbrief (kwaliteit en hoeveelheid). Bij facturen betreffende onkosten (geen inkoop) stuurt de administratie de factuur naar de verantwoordelijke persoon. Bij goedkeuring door de verantwoordelijke wordt de factuur (voorzien van paraaf) teruggestuurd naar de administratie.

Output: Bij goedkeuring van alle gegevens op de factuur kan de factuur (voorzien van paraaf door administratie) naar de volgende ‘fase’ van het proces. De factuur staat nu klaar voor betaling.

IC: Bij facturen betreffende onkosten moet gecontroleerd worden of degene die de factuur heeft afgetekend daadwerkelijk bevoegd is facturen af te tekenen. Welke personen bevoegd zijn om facturen af te tekenen is vastgelegd in een competentietabel.

o het tekenen door de procuratiehouder van betalingsopdrachten

Initiatie: Het grootste gedeelte van de facturen wordt na 60 dagen betaald. Met sommige bedrijven is een andere betalingstermijn afgesproken. Bij de betaling wordt hiermee rekening gehouden. Facturen, waarvan de gewenste betalingsdatum binnen een week ligt, worden verzameld.

p Betaling van de factuur

Proces: Het hoofd van de administratie controleert de verzamelde facturen. Bij goedkeuring wordt een betalingslijst aangemaakt met daarop een totaaltelling van alle facturen.

Output: Betaling van de factuur.

IC: Het totaal afgeschreven bedrag op de bankrekening zal overeen moeten komen met de totaaltelling op de betalingslijst. Tevens moet de afname van het bedrag aan crediteuren gelijk zijn aan de afname van het bedrag aan liquide middelen.

(8)

Bijlage V: Huidige situatie verkoopproces Miedema Hout(waren)

1. Orderverkrijging

a. bezoek vertegenwoordiger aan (potentiële) klanten

Initiatie: De vertegenwoordigers bezoeken (potentiële) klanten en proberen orders binnen te halen.

b. offerteaanvraag

Proces: De verkopers binnendienst ontvangen per telefoon, fax of per e-mail offerteaanvragen. Probleem bij offerteaanvragen per telefoon is dat er niets op papier staat, zodat de verkoper geen bewijs heeft, indien de klant achteraf niet tevreden is met de geleverde goederen. De offertes worden na ontvangst op een (doorlopend genummerd) offerteaanvraagformulier ingevuld. Na ondertekening van de verkoper boekt de telefoniste de offerteaanvragen in het systeem in. Het offerte heeft nu status

‘E’ (Editable). Na invoer in het systeem wordt het formulier teruggestuurd naar de verkoper. De verkoper stuurt de factuur naar het bedrijfsbureau, indien er een calculatie van de productie van goederen plaats moet vinden. Bedrijfsbureau calculeert de opdracht en het hoofd bedrijfsbureau ondertekent de offerte. Vervolgens wordt de offerte gestuurd naar het hoofd verkoop. Het hoofd verkoop bekijkt de offerte en bij goedkeuring wordt de offerte ondertekend en opgestuurd naar de aanvrager van de offerte.

Als er geen productie van goederen plaatsvindt (handelsgoederen), dan moet de offerte beoordeeld worden door het hoofd verkoop. Na ondertekening van het hoofd verkoop ontvangt de verkoper de offerte terug en vervolgens stuurt de verkoper de offerte naar de klant.

2. Orderontvangst / orderbeoordeling

Initiatie: Als de klant akkoord gaat met de offerte, zal de klant een order plaatsen.

Klanten die vaker goederen bestellen zullen niet altijd eerst een offerte opvragen, maar direct een bestelling plaatsen.

Proces: Na ontvangst van de order moet de order door de verkoper worden beoordeeld op een aantal aspecten, zoals de kredietwaardigheid van de klant, de kredietlimiet van de klant, de betalingsgeschiedenis van de klant, de leverbaarheid van de artikelen en de haalbaarheid van de gewenste levertijd. Na goedkeuring van alle genoemde aspecten gaat de order (ondertekend door de verkoper) naar de volgende fase van het proces. De status van de order wordt door de verkoper binnendienst veranderd van ‘E’

in ‘C’ (Confirmed).

Output: Bestelling.

IC: Wekelijks worden de bedrijven die een offerte hebben aangevraagd, maar nog niet een order hebben geplaatst, gebeld en gevraagd naar de situatie omtrent de offerte. Als de offerte geen order wordt, moet in het systeem de reden hiervan vermeld worden.

Tevens moet vermeld worden wie gebeld heeft en wanneer dit was.

3. Orderverwerking

Initiatie: Goedkeuring van de order.

Proces: Na goedkeuring van de order wordt de order ingeboekt door de afdeling

‘orderverwerking’. Bij een order zonder offerte zorgt orderverwerking voor de invoer in het systeem. Er zijn in hoofdlijnen twee verschillende orders. Enerzijds zijn er de orders waar geen productieproces voor nodig is. Na het inboeken van een dergelijke order (voorzien van gewenste leverings- of afhaaldatum) gaat de order naar de afdeling expeditie. Anderzijds zijn er orders waar wel een productieproces voor nodig is. Na het inboeken van een dergelijke order gaat de order naar afdeling bedrijfsbureau

(9)

(voor een beschrijving van het productieproces wordt verwezen naar de productieprocesbeschrijving).

4. Goederenuitlevering

Initiatie: Melding goederen gereed voor uitlevering

Proces: Dagelijks maakt afdeling expeditie een ritlijst in tweevoud aan. Het origineel gaat met de chauffeur mee, de kopie gaat naar het bedrijfsbureau. Op de datum van verzending zorgt afdeling expeditie er voor dat de pakbon en vrachtbrief in tweevoud gereed is. Na aflevering van de goederen bij de klant komt de (door de klant) getekende vrachtbrief terug. De originele vrachtbrief blijft bij de klant.

5. Retourzendingen

Initiatie: De verkoper krijgt een melding van de klant, dat de geleverde goederen niet aan de wensen van de klant voldoen. Bij een terechte klacht (beoordeling van de verkoper) worden de goederen terug ontvangen.

Proces: De verkoper binnendienst maakt een retourbon aan met daarop de naam van de klant en het afhaaladres. Het hoofd verkoop binnendienst ondertekent de retourbon en stuurt deze vervolgens naar de magazijnmeester. De magazijnmeester plant de levering van goederen in. Bij aflevering van de goederen tekenen de chauffeur en de magazijnmeester de retourbon. De ondertekende retourbon wordt vervolgens ingeleverd bij de afdeling logistiek. Afdeling logistiek controleert de geretourneerde goederen en bij goedkeuring worden de goederen op de juiste plaats in het magazijn teruggezet. Op basis van de ondertekende retourbon wordt de voorraad (door inkoop / goederenontvangst) aangepast. Administratie maakt de creditnota aan en verstuurt deze naar de klant.

Output: Ontvangst van geretourneerde goederen.

6. Facturering

Proces: Medewerker bedrijfsbureau (Kor) verandert (op basis van de kopie ritlijst) de status van de geleverde goederen van ‘order’ in ‘te factureren order’ (van status ‘C’

naar status ‘D’ (Delivered)). Twee keer per week worden de facturen door hoofd administratie uitgeprint. Hoofd administratie stuurt de uitgeprinte facturen vervolgens naar het hoofd verkoop of hoofd verkoop binnendienst. Na goedkeuring van het hoofd verkoop of het hoofd verkoop binnendienst worden de facturen gestuurd naar de telefoniste, die de facturen vervolgens verstuurt.

Output: Na facturering wordt de status van de factuur door het hoofd administratie veranderd van ‘D’ in ‘I’ (Invoiced).

7. Afhandeling factuur

Initiatie: Na facturering is het wachten op de betaling van de debiteur.

Proces: Administratie moet zorgdragen voor het tijdig en volledig ontvangen van de vorderingen. Bij ontvangst van de bankafschriften worden de ontvangen bedragen vergeleken met de bijbehorende facturen. Komt het bedrag (en factuur- en debiteurnummer) op de bankafschrift overeen met het bedrag op de factuur in het systeem, dan wordt de openstaande factuur omgezet in ‘betaalde factuur’ (door de afdeling administratie).

Periodiek wordt een signaallijst aangemaakt, waarop debiteuren staan vermeld die de vastgestelde krediettermijn hebben overschreden. De administratie verzorgt deze

‘ouderdomsanalyse’ en belt de debiteuren over de openstaande posten.

Output: Betaling van de factuur.

IC: Afname debiteuren moet gelijk zijn aan de toename van de liquide middelen. De controller moet periodiek, met behulp van de ouderdomsanalyse van de debiteuren, analyseren welke debiteuren systematisch te laat betalen. Met deze debiteuren moet contact opgenomen worden om een oplossing te vinden voor het te laat betalen.

(10)

Bijlage VI: Huidige situatie productieproces Miedema Houtwaren

1 Voorcalculatie

a Het berekenen van de voorcalculatorische kostprijs Initiatie: Offerteaanvraag door (potentiële) klant.

Proces: Bedrijfsbureau ontvangt van één van de binnendienstverkopers een (doorlopend genummerde) offerte, waar een productieproces bij noodzakelijk is.

Bedrijfsbureau berekent op basis van verwachte arbeidsduur een kostprijs (de verwachte arbeidsduur wordt vermenigvuldigd met een standaard arbeidsuurtarief).

Tevens wordt advies gegeven over de te gebruiken materialen. Hoofd bedrijfsbureau tekent de calculatie af en stuurt deze door naar het hoofd verkoop. Hoofd verkoop checkt de voorcalculatie van het bedrijfsbureau en bij akkoord zet ook het hoofd verkoop zijn paraaf. Vervolgens ontvangt de verkoper de voorcalculatie en stuurt de opgestelde offerte naar de (potentiële) klant.

Output: Bij goedkeuring van de klant zal de klant een order plaatsen.

2 Planning

b het nagaan wanneer kan worden beschikt over de benodigde grondstoffen en dergelijke volgens de stuklijsten, de benodigde capaciteiten volgens de bewerkingslijsten en het benodigde intern transport en gereedschap

Initiatie: Order waarbij een productieproces noodzakelijk is.

Proces: Als de offerte wordt omgezet in een order, is het zaak voor bedrijfsbureau de order te plannen. De werkvoorbereider van bedrijfsbureau maakt een bon aan met informatie voor de productieafdeling. Gekeken wordt of de juiste materialen aanwezig zijn en voldoende machine- en arbeidsuren beschikbaar zijn. Is dit het geval, dan plant bedrijfsbureau de order in en kan worden overgegaan naar de volgende fase van het proces.

3 Werkvoorbereiding

c het verstrekken aan de chef Fabricage van de fabricageopdrachten, grondstoffen/materiaal-uitgiftebonnen en transportopdrachten

Initiatie: Wekelijks geeft bedrijfsbureau de planning van de komende week aan de productiechef.

Proces: Bedrijfsbureau geeft voor aanvang van de productie ondertekende materiaaluitgiftebonnen uit aan de productiechef. Deze materiaaluitgiftebonnen geeft de productiechef het recht, de juiste materialen voor het productieproces uit de voorraad te halen.

Output: Verdeling van de productieorders door de chef fabricage.

4 Werkdistributie

d het uitgeven van productieorders met bijbehorende documenten door de chef fabricage aan de met de uitvoering belaste fabricageafdelingen

Initiatie: De productiechef verdeelt wekelijks de ontvangen orders.

Proces: De productiechef geeft zijn medewerkers de juiste materiaaluitgiftebonnen, zodat de medewerkers de juiste goederen uit het magazijn kunnen (laten) halen.

IC:

5 Grondstoffen- en materiaalvoorziening

e het betrekken uit het magazijn van de benodigde grondstoffen, materialen, onderdelen en dergelijke

Initiatie: Wekelijks.

Proces: De productiemedewerker geeft de ondertekende materiaaluitgiftebon aan de magazijnmeester en deze zorgt ervoor dat de juiste goederen verzameld worden. De magazijnmeester ondertekent de materiaaluitgiftebon en houdt zelf een kopie.

(11)

IC: Direct na uitgifte van de goederen van de magazijnmeester aan de chef productie wordt het voorraadmenu bijgewerkt. Hierbij moet de daling van de voorraad gelijk zijn aan de stijging van de goederen in bewerking.

6 Tijdregistratie

f het vastleggen met behulp van tijdregistratieapparatuur van de begin- en eindtijd van de zogenaamde directe en indirecte uren

Proces: De productiemedewerkers scannen, voordat ze beginnen met een opdracht, de barcode van de betreffende pakbon. Als de productiemedewerker stopt met de productie van de betreffende opdracht, scant hij wederom de barcode van de pakbon.

Op deze manier weet bedrijfsbureau exact wie wat gedaan heeft en hoelang men aan een product gewerkt heeft. Dit is essentieel voor de kostprijsberekening, omdat de kostprijsberekening geschiedt op basis van de werkelijk bestede uren.

7 Gereed melden product

g gereed melden product door bedrijfsbureau

Als een product gereed is, meldt afdeling bedrijfsbureau dit in het systeem.

8 Nacalculatie

Initiatie: Gereedmelding product

Proces: In de huidige situatie wordt in de meeste gevallen gefactureerd op basis van de voorcalculatie.

(12)

Bijlage VII: Huidige situatie magazijnproces Miedema (Hout)waren

1. Goederenontvangst

Initiatie: Wekelijks wordt een overzicht ‘te ontvangen goederenzendingen’ (of kopie bestelorders) uitgeprint. Op dit overzicht komen minstens de volgende gegevens voor:

naam en/of nummer leverancier, bestelordernummer, artikelnummer met benaming, hoeveelheid besteld, artikellocatie, indicatie speciale keuringseisen.

Het overzicht geeft de magazijnmeester de geautoriseerde opdracht tot het in ontvangst nemen van goederen. Als bewaarfunctionaris mag de magazijnmeester namelijk niet eigenmachtig goederen in ontvangst nemen.

Proces: Ontvangen goederenzendingen dienen vergezeld te zijn van een pakbon en een vrachtbrief. Bij de ontvangst van de goederen stelt de magazijnbediende de ontvangen hoeveelheden en kwaliteit zelfstandig vast. Eventuele verschillen tussen getelde hoeveelheden en bestelde hoeveelheden moeten worden vermeld. Bij akkoord tekent de magazijnmeester de pakbon en de vrachtbrief af. Het origineel neemt de bezorger van de goederen weer mee, terwijl de magazijnmeester de kopie van de ondertekende pakbon en de vrachtbrief in ontvangst neemt.

Output: Ontvangst van bestelde goederen.

IC: journaalpost: Voorraad goederen aan Nog te ontvangen goederen.

2. Opslag

Initiatie: Goedkeuring van de ontvangen goederen.

Proces: Na goedkeuring van de ontvangen goederen, moeten de goederen opgeslagen worden in het magazijn. In het MRP-systeem moet aangegeven worden met welke hoeveelheid de voorraad is gemuteerd en waar de goederen opgeslagen worden.

3. Goederenafgifte

Initiatie: Verkoop van goederen.

Proces: Voor het afgeven van goederen moet schriftelijke toestemming verstrekt worden. De magazijnmeester mag dus zelf nooit het initiatief nemen om goederen uit het magazijn af te geven. Na ontvangst van de afgifteopdrachten van een bepaalde dag (door verkoopafdeling) worden de af te geven goederen verzameld door een magazijnmedewerker. Na het verzamelen van alle goederen wordt (door een andere magazijnmedewerker) gecontroleerd of de verzamelde goederen overeenstemmen met de opdracht op de uitgiftebon. Vervolgens worden de goederen met een pakbon ingepakt en ter verzending gezet.

Output: Goederen klaar voor verzending.

4. Verzending van goederen

Initiatie: Na goederenafgifte aan expeditie staan de goederen klaar voor verzending.

Proces: Dagelijks maakt afdeling expeditie een planning voor de te rijden route voor de chauffeurs. Na aankomst bij de klant laat de chauffeur de pakbon en de vrachtbrief tekenen. Het ondertekende origineel neemt de chauffeur mee terug, de kopie laat hij achter bij de klant.

(13)

Bijlage VIII: Huidige situatie inkoopproces Swedamast

1 Initiatief tot inkopen

a. het ontvangen van interne bestelaanvragen

Initiatie: De initiatie tot bestelaanvraag kan op twee manier plaatsvinden. Enerzijds geeft de magazijnmeester (Simon) een bestelsignaal af als hij merkt dat het voorraadniveau onder het gewenste niveau is gedaald. Anderzijds geven de verkopers een bestelsignaal af als de verkopers iets verkocht hebben wat niet op voorraad is (De controle of iets op voorraad is wordt gedaan door het voorraadmenu van het administratiesysteem te raadplegen. Vervolgens vindt incidenteel een extra controle plaats door de magazijnmeester persoonlijk te vragen).

b. het controleren op de bevoegdheid aanvrager

Proces: Als het hoofd inkoop (Erwin) de bestelaanvraag van de verkopers heeft binnengekregen, dan voert het hoofd inkoop de werkelijke inkoop van goederen uit.

Het hoofd inkoop is de enige persoon binnen Swedamast die bevoegd is inkopen te doen.

Output: Na goedkeuring van het hoofd inkoop (Erwin) kan de volgende stap gezet worden. Swedamast maakt geen gebruik van afroepcontracten, zodat de volgende stap het bestellen van goederen is.

IC: - 2 Bestellen

c. het aanvullen van inkoopaanvragen met leveranciersgegevens

Initiatie: Na goedkeuring van het hoofd inkoop en het maken van een leverancierskeuze kunnen de benodigde goederen daadwerkelijk besteld worden. De inkoopaanvraag wordt door de inkoper aangevuld met de leveranciersgegevens.

d. het opmaken, verzenden en vastleggen van inkooporders

Proces: Het hoofd inkoop (Erwin) maakt een doorlopend genummerde inkooporder aan. Na controle op juistheid van de te bestellen goederen (hoeveelheid, prijs) zet het hoofd inkoop een paraaf op de inkooporder. De inkooporder wordt vervolgens gestuurd naar de leverancier. Een kopie van de ondertekende inkooporder wordt aan de administratie gegeven (Hennie). Vervolgens maakt het hoofd inkoop een doorlopend genummerde magazijnbon aan voor de magazijnmeester (Simon), zodat de magazijnmeester weet welke goederen besteld zijn en binnenkort afgeleverd zullen worden. Op de magazijnbon zet het hoofd inkoop een paraaf en vermeldt tevens de verwachte afleverdatum.

e. het bewaken van tijdige ontvangst van de bestelde goederen

Output: Als de goederen niet op de afgesproken dag afgeleverd worden, dan zal de magazijnmeester het hoofd inkoop een signaal moeten geven. Het hoofd inkoop zal contact moeten opnemen met de leverancier. Na vaststellen van een nieuwe afleverdatum wordt dit via de oude magazijnbon aan de magazijnmeester medegedeeld.

IC: De doorlopend genummerde magazijnbonnen moeten gecontroleerd worden op volledigheid. Dit betekent dat geen enkel nummer mag ontbreken van de magazijnbonnen.

3 Goederenontvangst

f. het controleren van de afleveringen op juistheid (conform bestelorders)

Initiatie: Bij ontvangst van bestelde goederen worden een aantal aspecten gecontroleerd.

Proces: De magazijnmeester (Simon) controleert bij ontvangst (met behulp van de magazijnbon) de goederen op tijdigheid van levering, kwaliteit en hoeveelheid. Bij

(14)

volledige juistheid van de gecontroleerde gegevens zet de magazijnmeester een paraaf op de pakbon en houdt zelf een kopie van de ondertekende pakbon. De kopie van de ondertekende pakbon wordt vervolgens ingeleverd bij de administratie (Hennie).

g. het verzorgen van ontvangstmeldingen

Output: Aan de hand van de pakbon wordt het voorraadbestand aangepast door de administratie (Hennie).

IC: Controle op volledigheid van de doorlopend genummerde pakbonnen. Daarnaast moet de toename van de voorraad tegen inkoopprijs gelijk zijn aan de toename van de

‘te ontvangen facturen’.

4 Factuurafwikkeling

h. het registreren van ontvangen inkoopfacturen

Initiatie: Ontvangst van de factuur van de leverancier.

Proces: De administratie (Hennie) registreert de ontvangen factuur in het systeem. De te registreren gegevens zijn het factuurnummer van de crediteur, het debiteurnummer, het factuurbedrag en de betalingstermijn. De factuur krijgt een doorlopend factuurnummer. Na registratie zet het hoofd inkoop een paraaf, terwijl de administratie de boekingsdatum vermeldt.

IC: De afname ‘te ontvangen facturen’ moet gelijk zijn aan de toename van de crediteuren.

i. het controleren van inkoopfacturen op juistheid

Proces: De geregistreerde factuur wordt op een aantal aspecten gecontroleerd. De gegevens van de crediteur op de factuur moeten door de administratie vergeleken worden met de gegevens op de inkooporder (prijs en eventueel afgesproken kortingen) en de gegevens op de magazijnbon (kwaliteit en hoeveelheid).

Output: Bij goedkeuring van alle gegevens op de factuur kan de factuur (voorzien van paraaf door hoofd inkoop) naar de volgende ‘fase’ van het proces.

j. het controleren van de facturen door de directie

Proces: De administratie verstuurt de ingevoerde facturen naar de financieel directeur.

De financieel directeur controleert de facturen nogmaals en bij goedkeuring (door middel van paraaf) boekt de financieel directeur de facturen door en zet de facturen klaar voor betaling (in Account View). De financieel directeur verstuurt de facturen vervolgens naar de directeur van Swedamast. Na goedkeuring (door middel van paraaf) van de directeur worden de facturen teruggestuurd naar de administratie.

Output: De administratie bezit nu de goedgekeurde facturen, die klaar staan voor betaling.

k. betaling van de factuur

Proces: Facturen, waarvan de gewenste betalingsdatum binnen een week ligt, worden verzameld. De administratie maakt met behulp van de totaaltelling van de betaaltape een overzicht van het totaal aantal facturen en tevens wordt het totale factuurbedrag vergeleken met de opgestelde betalingslijst.

Output: Na controle en goedkeuring van de totaaltellingen zorgt de administratie (door middel van eigen log-in en password) voor de (voorlopige) betaling van de facturen. Vervolgens zorgt de financieel directeur via internetbankieren voor de daadwerkelijke betaling van de facturen. Bij de betaling wordt een betalingslijst gemaakt van alle goedgekeurde facturen. Op deze betalingslijst zijn tevens afgedrukt het totaal aantal facturen, het totaal bedrag aan de te betalen facturen en de liquiditeitslimiet volgens het (geautomatiseerde) liquiditeitsprognosebestand.

IC: Het totaal afgeschreven bedrag op de bankrekening zal overeen moeten komen met de totaaltelling op de betalingslijst. Tevens moet de afname van het bedrag aan crediteuren gelijk zijn aan de afname van het bedrag aan liquide middelen.

(15)

Bijlage IX: Huidige situatie verkoopproces Swedamast

1 Orderverkrijging

a. bezoek vertegenwoordiger aan (potentiële) klanten

Initiatie: De vertegenwoordigers zijn enkele dagen per week op pad om orders binnen te halen.

b. offerteaanvraag

Proces: De verkopers binnendienst ontvangen in verreweg de meeste gevallen telefonisch een offerteaanvraag / bestelling. Na ontvangst wordt de offerte ingevoerd in het systeem (doorlopende nummering). De verkoper zorgt er voor dat naam en nummer van de klant, de artikelnummers met hoeveelheden, de gewenste afleverdatum en het afleveradres in het systeem gezet worden. Na invoer van deze gegevens heeft de offerte status ‘E’ (Editable) in het systeem. De offerte wordt opgesteld (doorlopende nummering), geprint in tweevoud en ondertekend door het hoofd verkoop. Het origineel gaat naar de klant, de kopie wordt opgeborgen in de offertemap.

Output: Nog te controleren order.

IC: Om te contoleren of daadwerkelijk alle offertes in de map aanwezig en ondertekend zijn, moet gecontroleerd worden of alle offertes in de offertemap zitten.

Dit is gemakkelijk te constateren, omdat de offertes doorlopend genummerd zijn.

2 Orderontvangst / Orderbeoordeling

Initiatie: Als de klant akkoord gaat met de offerte, zal de klant een order plaatsen.

Klanten die vaker goederen bestellen, zullen niet altijd eerst een offerte opvragen, maar direct een bestelling plaatsen.

Proces: Na ontvangst van de order moet de order worden beoordeeld op een aantal aspecten, zoals de kredietwaardigheid van de klant, de kredietlimiet van de klant, de betalingsgeschiedenis van de klant, de leverbaarheid van de artikelen en de haalbaarheid van de gewenste levertijd. Na goedkeuring van alle genoemde aspecten wordt de orderbevestiging door de administratie geplaatst in de map orders. Tevens wordt de status van de eventuele offerte in het systeem omgezet (door hoofd verkoop) in de status van order (van status ‘E’ naar status ‘C’ (Confirmed)).

Output: Bestelling

IC: Wekelijks worden bedrijven die een offerte hebben aangevraagd, maar nog niet een order hebben geplaatst, gebeld en gevraagd naar de situatie omtrent de offerte. Als de offerte geen order wordt, moet in het systeem de reden hiervan vermeld worden.

Tevens moet vermeld worden wie gebeld heeft en wanneer dit was.

3 Orderverwerking

Initiatie: Goedkeuring van de order.

Proces: Na goedkeuring van de order verstuurt de administratie een geleidebon naar de magazijnmeester. Als de goederen ingepakt zijn (voor een beschrijving van het eventuele productieproces wordt verwezen naar de productieprocesbeschrijving) en klaar staan voor aflevering, stuurt de magazijnmeester de afgetekende geleidebon terug naar de administratie. De afgetekende geleidebon wordt achter de bijbehorende order geniet. Tevens wordt de vrachtbrief gestuurd naar de magazijnmeester. In de vrachtbrief staat de geplande levertijd, zodat de magazijnmeester weet wanneer de goederen klaar moeten staan voor verzending.

IC: Bij elke order moet een geleidebon zitten. Dit zal maandelijks gecontroleerd moeten worden. Wanneer een geleidebon ontbreekt, betekent dit dat de goederen nog niet zijn verzonden. Tevens verwerkt administratie de verkoop in het voorraadbestand.

(16)

4 Goederenuitlevering

Proces: Op de datum van verzending zorgt de administratie er voor dat de pakbon en vrachtbrief in tweevoud gereed is. Na aflevering van de goederen bij de klant komt de (door de klant) getekende vrachtbrief (kopie) terug. De originele vrachtbrief blijft bij de klant. Na uitlevering van de goederen wordt de status door de administratie veranderd van ‘C’ naar ‘D’ (Delivered).

IC:

5 Facturering

Proces: De teruggekeerde vrachtbrief wordt achter de bijbehorende order en geleidebon geniet. Als de vrachtbrief is ondertekend door de klant, dan maakt de administratie een factuur in tweevoud aan. Het hoofd inkoop controleert alle gegevens (debiteurnaam, geleverde goederen, prijs, hoeveelheid en eventueel afgesproken korting) op de factuur. De originele factuur wordt naar de debiteur gestuurd, terwijl de directeur de kopiefactuur ontvangt. De kopie factuur wordt na goedkeuring voorzien van een paraaf van de directeur en (samen met de order, de geleidebon en de vrachtbrief) in de map ‘verstuurde facturen’ geplaatst. Na facturering wordt de factuur door het hoofd van de administratie gewijzigd van status ‘D’ in ‘I’ (Invoiced)

IC: Afname voorraad (tegen verkoopprijs) moet gelijk zijn aan de toename van de debiteuren.

6 Afhandeling factuur

Initiatie: Na facturering is het wachten op de betaling van de debiteur.

Proces: Administratie moet zorgdragen voor het tijdig en volledig ontvangen van de vorderingen. Bij ontvangst van de bankafschriften worden de ontvangen bedragen vergeleken met de bijbehorende facturen. Komt het bedrag (en het factuur- en debiteurnummer) op de bankafschrift overeen met het bedrag op de factuur in het systeem, dan wordt de openstaande factuur omgezet in ‘betaalde factuur’ (door de afdeling administratie).

Periodiek wordt een signaallijst aangemaakt, waarop debiteuren staan vermeld die de vastgestelde krediettermijn hebben overschreden. De administratie verzorgt deze

‘ouderdomsanalyse’ en belt de debiteuren over de openstaande posten.

Output: Betaling van de factuur.

IC: Afname debiteuren moet gelijk zijn aan de toename van de liquide middelen. De controller moet periodiek, met behulp van de ouderdomsanalyse van de debiteuren, analyseren welke debiteuren systematisch te laat betalen. Met deze debiteuren moet contact opgenomen worden om een oplossing te vinden voor het te laat betalen.

(17)

Bijlage X: Organisatieniveaus binnen Miedema Hout(waren)

DGA 1

CHEF DIRECTEUR

BEDRIJFSLEIDER DGA 2

= Verantwoording

= Mededelingen over gemaakte beslissingen

(18)

Afstudeerscriptie 64

Bijlage XI: Beschrijving AO/IC: inkoopproces Miedema Hout(waren) Procesfase Beschrijving

Verant- wInterne controle oordelijke Initiatief tot inkoop a Ontvangst interneEr zijn twee mogelijkheden voor de ontvangst van de interne bestelaanvragenbestelaanvraag: 1. Hoofd inkoop signaleert met behulp van MRP-systeem inkoopbehoefte. 2. Verkoper verkoopt goederen die niet op voorraad zijn.

Hoofd inkoop / Verkopers Controle of verkopers daadwerkelijk goederen inkopen, die niet op voorraad zijn. Offerteaanvraag b Keuze uit te nodigen leveranciers

Met behulp van leveranciers- en artikeldocumentatie worden leveranciers geselecteerd. De geselecteerde leveranciers worden uitgenodigd een offerte uit te brengen.

Hoofd inkoop Controle op aantal offerteaanvragen. Het is namelijk noodzakelijk meerdere leveranciers u nodigen. c Opmaken, verzenden en registreren van offerteaanvragen

In de offerteaanvraag (doorlopend genummerd) worden alle gegevens (omschrijving, hoeveelheden, kwaliteit, levertijd, garanties, prijs- en betalingscondities e.d.) door de medewerker inkoop ingevoerd. Medewerker inkoop stuurt de offerte naar hoofd inkoop.

Medewerker inkoopControle of alle offerteaanvragen daadwerkel worden verstuurd. d Bewaken sluitingsdatumMedewerker inkoop bewaakt sluitingsdatum. Na sluitingsdatum levert medewerker inkoop alle offertes in bij hoofd inkoop. Medewerker inkoopControle of alle offertes zijn ontvangen van de leveranciers. Medewerker inkoop belt, indien gewenst, de leveranciers op, die nog niet geantwoord hebben. e Beoordelen offertes en maken van keuze

Hoofd inkoop beoordeelt alle offertes en maakt een leverancierskeuze. In offertebestand maakt hoofd inkoop duidelijk waarom de keuze gevallen is op betreffende leverancier.

Hoofd inkoop Controle door medewerker inkoop of alle offerteaanvragen beantwoord zijn. Leverancier niet gekozen zijn, worden gebeld en medegede dat de offerte niet omgezet wordt in een order.

Referenties

GERELATEERDE DOCUMENTEN

Vul de emmer of kom met water en denk erover na, wat volgens jou drijft en wat zinkt. Vink de voorwerpen die zijn blijven

Laat de kinderen de plaatjes op de goede volgorde neerleggen van klein naar groot.. Vertel verder dat toen Raai nog klein was, hij ook een kleine

In het Vektis bestand staat bij ‘Tabel 3: Totaal aantal cliënten met indicaties voor zorg dat overgaat naar de Wmo, maar zonder zorg’ onder het tabblad ‘totalen_1’ weergegeven

Aalsmeer – Op dinsdag 29 december even over half zes in de avond werd de brandweer van Aals- meer gealarmeerd voor een contai- nerbrand in de Baccarastraat.. Uit een

Deze korting, die geldt voor ‘in dienst zijnde/zittende’ werknemers, van 50 euro per kwartaal op de leeftijd van 50 jaar en vervolgens oplopen met 50 euro per kwartaal per

Omdat de meeste gemeenten voor sociale voorzieningen een gereguleerd tarief hanteren, betekent dit dat aanbieders cliënten voor zich kunnen winnen door goede kwaliteit te bieden.. 5

 Als de consumenten bij dezelfde prijs niet meer de hoeveelheid willen kopen die de vraaglijn aangeeft, smaak van de consument verandert.  Als de prijs van een concurrerend

‘Wanneer er nu nieuwe iepen worden geplant, bijvoorbeeld in een nieuwbouwomgeving, is dat vaak een nieuwere soort, niet geënt en resistent tegen de iepenziekte. Niet alle