1
Formulierontwikkelaar: een handreiking
Inhoudelijke definitie versie 1.0, zoals vastgesteld op 29 juni 2009
! Let op: dit is geen gereed instrument, maar een inhoudelijke opzet daarvoor !
De Formulierontwikkelaar is een instrument om (elektronische) formulieren te beheren en te controleren op begrijpelijkheid. Het kan ook gebruikt worden om een nieuw begrijpelijk formulier te maken. De
Formulierontwikkelaar is zo ingericht dat medewerkers met relatief weinig kennis van begrijpelijke formulieren er goed mee kunnen werken. Er is een toelichting bij alle in te vullen gegevens of controles. Deze toelichting hoeft niet zichtbaar gemaakt te worden, zodat meer ervaren formulierenmakers er geen last van hebben. Tenslotte, is het instrument aanpasbaar voor de specifieke organisatie waar het wordt ingezet.
Beginscherm:
Link 1 - ik wil een nieuw formulier maken of een formulier checken op begrijpelijkheid. zie vanaf pagina 2 Link 2 - ik wil een overzicht van formulieren zie vanaf pagina 22
Sitemap
Beginpagina Link 1: Nieuw formulier 1Doel en Noodzaak Toelichting doel Toelichting doelgroep Toelichting noodzaak 2 Eigenschappen van het
formulier
3 Taal en Structuur Toelichting structuur Toelichting service Toelichting vragen Toelichting eenvoudige formuleringen
4 Vormgeving Toelichting vormgeving 5 Testen Toelichting testen 6 Reacties en wijzigingen Toelichting reacties en
wijzigingen
Link 2: Overzicht van formulieren
1 Doel en Noodzaak Toelichting doel Toelichting doelgroep Toelichting noodzaak 2 Eigenschappen van het
formulier
5 Testen Toelichting testen
6 Reacties en wijzigingen Toelichting reacties en wijzigingen
2 Indien link 1
Wil de gebruiker een nieuw formulier maken, of een bestaand formulier checken op begrijpelijkheid? Dan volgen de schermen hieronder. Op het beginscherm staan de zes hoofdstukken als links. Klikt de gebruiker deze aan, dan komen de schermen die erachter liggen. Vaak is er een toelichting. Aan de kleur van de letters of een symbool ziet de
gebruiker of er een toelichting is. In deze versie geef ik met het symbool ∑ aan of een tekst een link is.
Formuliernummer
1. Doel en Noodzaak
2. Eigenschappen van het formulier 3. Taal en structuur
4. Vormgeving 5. Testen
6. Reacties en wijzigingen
3
1. Doel en noodzaak
Doel van het formulier: ∑
………
Doelgroep(en) extern: ∑
………
Doelgroep intern:
………..
Check Noodzaak ∑
Is dit formulier noodzakelijk?
O Het is noodzakelijk dat ik deze informatie verzamel met een formulier.
O Iedere vraag in dit formulier is noodzakelijk om mijn doel te bereiken.
O Bij iedere vraag kan ik het antwoord niet op een andere manier vinden.
O Ik druk zoveel mogelijk informatie voor. Zo hoeft de invuller dit alleen maar te controleren.
Afspraken∑
Literatuur ∑
4
∑ 1.1 Toelichting Doel van het formulier
Schrijf op wat u met dit formulier wilt bereiken. Meestal is het doel van een formulier dat uw organisatie een beslissing neemt over iets. Om deze beslissing te kunnen nemen hebt u informatie nodig van de invuller.
Zorg ervoor dat de vragen en de antwoorden zoveel mogelijk gaan over de situatie van de invuller, en zo weinig mogelijk over de regeling waar het formulier over gaat. Want dan is de kans het grootste dat het formulier aansluit bij de doelgroep. Hoe doet u dat? Door u in te leven in de invuller. Dat kunt u doen door uzelf deze vragen te stellen:
- In welke situatie vult de invuller het formulier in?
- Waarom moeten burgers en bedrijven het formulier invullen?
- Wat is het voordeel voor de invuller om het formulier in te vullen?
Bij sommige formulieren heeft de invuller geen duidelijke belang bij het invullen van het formulier. Dat heeft gevolgen voor uw formulier. U kunt dan bijvoorbeeld in een inleiding of brief uitleggen waarom het belangrijk is dat u de informatie te verzamelt. En een enquête over de huisarts zal een respondent eerder invullen als hij toch in de wachtkamer zit, dan wanneer hij het thuis moet invullen en opsturen.
Meer lezen over doel van het formulier? Kijk op formulierenwaaier.nl, stap 2, ‘het doel helder voor ogen’ en
‘verplaats u in de invuller’
∑ 1.2 Toelichting Doelgroep
Interne en externe doelgroep
De externe doelgroep bestaat uit de mensen die het formulier invullen. De interne doelgroep is de afdeling binnen uw organisatie die het formulier verwerkt. Leer beide groepen kennen!
Interne doelgroep
Verwerkers van het formulier willen de informatie uit het formulier snel en adequaat verwerken. Zij zullen
bijvoorbeeld altijd een voorkeur hebben voor meerkeuzevragen boven open vragen. En de volgorde van de vragen moet aansluiten bij de volgorde van het systeem waarin ze de antwoorden verwerken. Natuurlijk kiest u voor de vraagvolgorde die het meest logisch is voor de invuller. Maar het foutpercentage wordt groter als de volgorde van de vragen in het formulier anders is dan in het systeem waarin de verwerker ze invoert. Ga daarom praten met
verwerkers van de formulieren, en vraag naar hun proces van informatieverwerking. Zo stemt u het formulier en de informatieverwerking op elkaar af.
Externe doelgroep
Dé burger en hét bedrijfsleven bestaan niet. Uw invullers hebben allemaal andere voorkennis, vaardigheden en interesses. Onderzoek daarom uw doelgroep zorgvuldig. Zo komt u erachter welk jargon ze kennen, wat u wel en niet uit moet leggen en wat het taalniveau is van uw doelgroep. En u leert in welke omstandigheden zij uw formulier invullen.
Hoe leert u uw doelgroep kennen? Er zijn verschillende morgelijkheden:
- Ga praten met belangengroepen.
- Bekijk onderzoeken van het Sociaal en Cultureel Planbureau. Meer informatie vindt u op www.
Communicatieplein.nl.
- Ga praten met mensen in uw organisatie die direct contact hebben met de doelgroep. Bijvoorbeeld medewerkers van het callcenter of de helpdesk. Of loop een middagje met ze mee.
Meer lezen over doelgroepen? Kijk op formulierenwaaier.nl, stap 3, ‘De burger bestaat niet’ en ‘ Vraag het de doelgroep’
5
∑ 1.3 Toelichting Check Noodzaak
Het beste formulier is geen formulier. Ga daarom altijd na of het in deze situatie noodzakelijk is om een formulier te maken. Wat wilt u bereiken met het formulier en welke informatie hebt u nodig van de invuller om dit doel te bereiken?
Kunt u de informatie ook op een andere manier verzamelen? Bijvoorbeeld door te bellen? Is de informatie bij een organisatie te vinden?
Kijk ook naar de noodzaak van iedere vraag. Is de vraag nodig om je doel te bereiken? En is het antwoord op een andere manier te vinden?
Meer weten over de noodzaak van formulieren? Kijk op formierenwaaier.nl, stap 5
Afspraken
Dit onderdeel kan de organisatie zelf aanvullen. Zet bij de ieder hoofdstuk een Afspraken als dit van toepassing is. In Afspraken staat specifieke informatie van een organisatie, bijvoorbeeld onderlinge afspraken over formulieren.
Literatuur
Een spannende toekomst voor overheidsformulieren.
Malecki, Francien
2008 | Tekstblad | ISBN: ISSN 1382-5216
Tekstblad, jaargang 14, nummer 2, pagina 14 t/m 17.
Visie op formulieren als communicatiemiddel. Hoe kan de overheid formulieren gaan zien als een mogelijkheid om haar relatie met burgers te verbeteren?
6
2. Eigenschappen van het formulier
2A. Eigenschappen van het formulier Formuliernaam
Formuliernummer Versie
Aantal pagina’s Formaat
Invullen met DigiD? O Ja O Nee
OCR/ICR-leesbaar? O Ja O Nee
Staat het formulier op internet?
O Ja O Nee
Locatie op internet Bestandsvorm Taal
Bijlagen ∑
Op deze pagina van het ontwikkeldossier moet de formulierbeheerder de mogelijkheid hebben om nieuwe velden toe te voegen en bestaande velden te verwijderen.
2B. Ontwikkeling van het formulier
Datum begin beheerbestand Datum laatste wijziging Contactpersonen Formuliereigenaar
Naam afdeling/organisatie telefoonnummer e-mail wanneer verantwoordelijk?
Andere contactpersonen
Naam afdeling/organisatie telefoonnummer e-mail wanneer verantwoordelijk?
Afspraken∑
Literatuur ∑
7
∑ 2.1 Toelichting Eigenschappen van het formulier
Bijlagen: vaak verstuurt een organisatie ook een folder of een toelichting bij een folder. Geef hier de naam en vindplaats van deze bijlagen.
NB: dit onderdeel moet de gebruiker zelf kunnen uitbreiden. Misschien wil hij hier veel meer informatie over het formulier kwijt.
8
3. Taal en structuur
Check Taal en structuur ∑
Is dit formulier makkelijk in te vullen?
A. Structuur
O De titel is eenvoudig en concreet.
O Het formulier is onderverdeeld in logische rubrieken.
O Boven iedere rubriek staat een tussenkopje.
O De tussenkopjes hebben allemaal dezelfde vorm.
O De tussenkopjes zijn eenvoudig en concreet.
B. Service
O In het formulier staat welke documenten de invuller nodig heeft om het formulier in te vullen.
O In het formulier staat hoe de invuller aan bewijsstukken komt die hij mee moet sturen.
O In het formulier staan duidelijk de contactmogelijkheden voor meer informatie.
O In de afsluiting staat hoe de invuller het formulier kan terugsturen.
O In de afsluiting staat vóór welke datum de invuller het formulier moet terugsturen.
O Het formulier eindigt met een lijst met bijlagen die de invuller moet meesturen.
O In het formulier staat welke procedure er volgt nadat de invuller het formulier heeft opgestuurd.
C. Vragen
O Algemene vragen staan vóór specifieke vragen over hetzelfde onderwerp.
O De volgorde van de vragen is logisch voor de invuller.
O De vragen zijn enkelvoudig.
O De antwoorden bij een meerkeuzevraag sluiten elkaar uit.
O De lijst met antwoorden bij een meerkeuzevraag is volledig.
O De invuller hoeft zelf niet te rekenen. U vraagt naar de losse componenten van een berekening.
O De toelichting die je nodig hebt om de vraag in te vullen, staat bij de vraag zelf.
O Algemene toelichting staat in een folder of begeleidingsbrief.
O De toelichting is zo kort mogelijk.
O De toelichting is geschreven in eenvoudig Nederlands.
D. Eenvoudige formuleringen
O Er staat zo min mogelijk jargon in het formulier.
O Het jargon dat in het formulier staat, is bekend bij de doelgroep.
O Er staan geen formele, ambtelijke woorden in het formulier.
O Er staan geen moeilijke woorden in het formulier.
O Er staan zoveel mogelijk concrete woorden in de vragen en toelichtingen.
O Er staan geen passieve zinnen in het formulier.
O Er staan alleen korte zinnen in het formulier.
O Er staan geen tangconstructies in het formulier.
O Er staat geen figuurlijke taal in het formulier.
Afspraken∑
Literatuur ∑
9
∑ 3.1 Toelichting Taal en structuur
Een eenvoudig formulier is een formulier dat de invuller met zo min mogelijk inspanning correct kan invullen. In de checklist staan punten die uw formulier eenvoudig maken. Hieronder vindt u een toelichting en voorbeelden bij ieder onderdeel van de checklist.
Misschien vindt u het moeilijk om te beoordelen of uw taal eenvoudig is. Let dan op de volgende punten:
- Wie is uw doelgroep? Wat weet u van hen? Kent u mensen uit de doelgroep? Leer uw doelgroep kennen en leef u in.
- Test bij uw doelgroep. Dan weet u zeker welke woorden u wel en niet kunt gebruiken. In hoofdstuk 5 leest u meer over testen.
10 3.1.A. Structuur
Titel
Een eenvoudige en concrete titel geeft meteen aan wat de invuller kan doen met dit formulier. Maak de titel zo kort en duidelijk mogelijk.
Voorbeeld Moeilijke titel:
Aanvraag Valkeniersakte, ingevolge artikel 38 eerste lid, onderdeel b, Flora- en faunawet ontheffing, ingevolge artikel 75, derde lid, Flora- en Faunawet
Makkelijke titel:
Valkeniersakte aanvragen Rubrieken en tussenkopjes
Tussenkopjes verduidelijken de structuur van het formulier. Zorg voor tussenkopjes die duidelijk aangeven waar de volgende rubriek in het formulier over gaat.
Voorbeeld
Moeilijk tussenkopje:
Specifieke vragen Makkelijk tussenkopje:
Welke rechten om te jagen heeft u al?
11 3.1.B. Service
Bied service in uw formulier!
Heeft de invuller documenten nodig om vragen in te vullen? Schrijf dan zo concreet mogelijk op hoe de invuller aan die documenten komt. Misschien kunt u een adres of een website geven. En benoem deze documenten aan het begin van het formulier. Zo heeft de invuller ze al bij de hand op het moment dat hij gaat invullen.
Benoem ook de documenten die de invuller mee moet sturen. Hoe komt hij daar aan?
Eindig het formulier met een checklist van de bijlagen. En zet daarachter waar en hoe de invuller het formulier kan terugsturen.
Zet in het formulier ook waar de invuller terecht kan met zijn vragen.
12 3.1.C. Vragen
Logische volgorde
Leef u in in de invuller, en bedenk welke volgorde van de vragen voor hem logisch zou zijn. Gebruik deze volgorde.
Enkelvoudige vragen
Vermijd vragen waarin u feitelijk om twee zaken vraagt. Bijvoorbeeld ‘Hoe hoog is het inkomen van u en uw partner?’. Hier moet de invuller zelf nadenken welke antwoord het formulier van hem verwacht. De optelsom van twee inkomens? Of de twee lossen inkomens? En wat als alleen de partner een inkomen heeft?
Meerkeuzevragen zonder overlapping
Gebruikt u meerkeuzevragen? Zorg dan dat de antwoorden elkaar niet overlappen.
Voorbeeld uit een formulier over hondenbelasting:
Wat voor hond heeft u?
O huisdier
O hond jonger dan drie maanden dat nog bij de moeder is
In het voorbeeld hierboven kan de invuller de jonge hond ook als huisdier zien. Hij weet dan niet af hij allebei de hokjes moet invullen of een van beide.
Lijst met antwoorden bij een meerkeuzevraag
Kiest u voor een meerkeuzevraag? Zorg er dan voor dat de invuller zijn antwoord terug kan vinden in de opties.
Maak de lijst op antwoordopties dus zo volledig mogelijk. Soms is het nodig om te eindigen met een invuloptie:
O Anders, namelijk …
Toelichting
Sommige vragen hebben een toelichting nodig. Zet deze toelichting bij de vraag zelf. Want mensen hebben veel moeite om heen en weer te schakelen tussen het formulier en de toelichting. Zorg voor een zo kort mogelijke toelichting, maximaal 100 woorden. Te veel toelichting zorgt ervoor dat het formulier bijna een folder wordt. Dat maakt het formulier nog onaantrekkelijker om in te vullen.
Schrijf de toelichting in eenvoudig Nederlands, taalniveau B1. Bij ‘eenvoudige formuleringen’ vindt u kenmerken van eenvoudig Nederlands.
Wilt u ook algemene informatie geven over de regeling? Zet deze dan in een losse folder of op de achterkant van het formulier.
13 3.1.D. Eenvoudige formuleringen
Jargon
In een eenvoudig formulier staat zo weinig mogelijk jargon of vaktaal. De kans is namelijk groot dat de invuller niet weet wat deze woorden betekenen. Het formulier wordt daardoor moeilijker. Maar bij formulieren voor heel specifieke doelgroepen weet u vaak dat de doelgroep het jargon kent. Bijvoorbeeld in een formulier voor een valkeniersvergunning kunt u best het jargonwoord ‘jachtveld’ gebruiken. Want de valkenier weet precies wat u ermee bedoelt. Maar een formulier over een kapvergunning kan door alle inwoners van Nederland ingevuld
worden. Niet iedereen begrijpt dan wat ‘teniet gegane houtopstand’ is. Stel uzelf bij jargon dus altijd de vraag: weet ik zeker dat iedereen in mijn doelgroep deze term kent? Twijfelt u hieraan? Leg de term dan uit.
Formele woorden en moeilijke woorden
Gebruik zoveel mogelijk woorden die u ook in een gesprek met iemand zou gebruiken. Vermijd bijvoorbeeld deze formele en ambtelijke woorden:
U dient U moet
Krachtens Volgens
Betreft is
Verstrekken geven
Ingevolge door
Trottoir stoep
Reeds al
Concrete woorden
Concrete woorden verwijzen naar zaken die u zich concreet kunt voorstellen. Dingen die u kunt zien, horen, ruiken, voelen. Probeer altijd om zo concreet mogelijke vragen te stellen. Een truc om te controleren of de vraag concreet genoeg is, is: kun je de vraag begrijpen zonder dat je de antwoordopties leest? Is het antwoord Nee, maak de vraag dan concreter.
Voorbeeld Abstracte vraag:
Welke situaties zijn eventueel van toepassing op het evenement?
O Zeppelin oplaten O Lasershow
O Vuurwerk afsteken Concrete vraag:
Welke van de volgende activiteiten komen er op het evenement?
Passieve zinnen
Dit is een voorbeeld van een passieve zin:
Waar wordt gereden of geparkeerd buiten de rijbaan?
En dit is een actieve zin:
Waar gaat u rijden of parkeren buiten de rijbaan?
U herkent een passieve zin aan een vorm van zijn of worden en een voltooid deelwoord. Bij een passieve zin weet u niet wie wat doet. Schrijf daarom actieve zinnen. Dat is concreter en directer.
14 Voorbeeld
Passief:
Het formulier wordt naar u gestuurd.
Actief:
We sturen het formulier naar u op.
Korte zinnen
Maak zinnen met een gemiddelde lengte van ongeveer tien woorden.
Tangconstructies
In een tangconstructie staan zinsdelen die bij elkaar horen een eindje uit elkaar. Dit maakt een zin ingewikkeld, want de lezer moet moeite doen om de structuur van de zin te achterhalen. Zorg dus dat de zinsdelen bij die bij elkaar horen, bij elkaar staan.
Voorbeeld Met tang:
Zijn er reële alternatieven denkbaar om de lange termijn doelstelling(en) van het onderzoek, waarvan de biotechnologische handelingen deel uitmaken, te bereiken?
Zonder tang:
U gebruikt de biotechnologische handelingen voor een onderzoek. Zijn er reële alternatieven denkbaar om de doelstellingen van dat onderzoek te bereiken?
Figuurlijke taal
Figuurlijke taal in formulieren kan een probleem zijn voor mensen met een laag taalniveau. Of voor mensen die het Nederlands niet als moedertaal hebben. Zij nemen figuurlijke taal vaak letterlijk. Vermijd daarom figuurlijke taal in uw formulier.
Voorbeeld Figuurlijke taal:
Hoeveel is de openstaande schuld?
Zonder figuurlijke taal:
Hoeveel schuld heeft u bij deze schuldeiser?
15
Literatuur
Schrijfwijzer begrijpelijke formulieren BureauTaal
2006 | Sdu, Den Haag
Concrete tips en voorbeelden over begrijpelijke taal in formulieren.
-- downloaden als pdf --
Handboek stijl. Adviezen voor aantrekkelijk schrijven Burger, P. & J. De Jong
1997 | Martinus Nijhoff
Over de geheimen van aantrekkelijk schrijven. Een inspirerend ideeënboek vol voorbeelden, tips, en praktijkverhalen.
Formulierenwijzer. Handboek formulieren redigeren
Jansen, Carel, M. Steehouder, K. Edens, J. Mulder, H. Pander Maat, P. Slot 1989 | Sdu, Den Haag
Standaardwerk over het maken van formulieren, vooral over de redactie van formulieren.
--downloaden als pdf --
16
4. Vormgeving
Check vormgeving ∑
O Voor Rijksoverheid: het formulier is opgemaakt conform de Rijkshuisstijl.
O Het formulier is opgemaakt met voldoende witruimte.
O Door verschillende lettergrootten kun je zien welke informatie belangrijker is dan andere.
O Iedere keuze voor lettertype en symbool is een bewuste keuze die consequent is doorgevoerd.
O De lengte van de invulruimtes geeft aan hoe lang het antwoord is dat u verwacht.
Afspraken∑
Literatuur ∑
17
4.1 Toelichting Vormgeving
Formulieren van de Rijksoverheid moeten zijn opgemaakt in de Rijkshuisstijl. Op www.1logo.nl vindt u onder
‘richtlijnen’ de richtlijnen voor formulieren.
Meer lezen over vormgeving van formulieren? Kijk op formulierenwaaier.nl, stap 6, ‘ Een vanzelfsprekende volgorde’
en ‘ Tekens hebben een betekenis’.
Literatuur
Dynamics in Document Design. Creating Text for Readers Schriver, Karen
1997 | John Wiley & Sons, Inc. | ISBN: 0471-30636-3Sterk onderbouwd boekwerk over het schrijven en ontwerpen van documenten met de lezer op het netvlies. Hoe zijn tekst en beeld te integreren in een ontwerp dat zo goed mogelijk tegemoet komt aan de behoeften van de lezers?
18
5. Testen
Afspraken∑
Literatuur ∑
De formulierenmaker kan het schema hierboven meerdere keren laten verschijnen, zodat hij de verschillende testen kan weergeven.
Maak hieronder een overzicht van de testen
Wanneer is het formulier getest?
Wie heeft het formulier getest?
Bij wie is het formulier getest?
Testmethode:
Wat zijn de belangrijkste testresultaten?
Hoe is het formulier toen aangepast?
Zijn de aanpassingen getest?
Wanneer?
Door wie?
Hier moet de formulierbeheerder ook velden (vragen) aan toe kunnen voegen en verwijderen.
Zet de testrapporten als bijlage in dezelfde map, of maak er een link van∑
Bijlagen:
Check Testen ∑
O Het formulier is getest vóór publicatie.
O Het formulier is getest na publicatie.
O De resultaten van de testen zijn verwerkt in een nieuwe versie.
O De nieuwe versie is ook getest.
19
5.1 Toelichting Testen
Test het formulier terwijl u het maakt: dan kunt u heel exact de zwakke punten ontdekken. Test zoveel mogelijk bij de doelgroep.
Zorg dat de bestandsnaam van het testrapport helder is. Zo kunt u meteen zien om wat voor test het gaat.
Soorten testen Rapid prototyping:
Deze test voert u uit terwijl u het formulier nog aan het maken bent. U maakt een prototype van het formulier. Dit ziet er zoveel mogelijk uit als het uiteindelijke formulier. Dit prototype legt u voor aan een of meerdere
proefpersonen. U laat de proefpersonen het formulier invullen en interviewt ze daarna over het formulier. Zo ontdekt u waar de zwakke plekken zitten en kunt u het formulier op deze punten aanpassen.
Pretest
Dit is een onderzoek bij de doelgroep van een formulier dat klaar is. U onderzoekt of het formulier begrijpelijk is voor de burger, en of hij het gemakkelijk invult.
Twee methodes voor een pretest
Een goede methode voor een pretest is een hardopwerkonderzoek <voorbeeld, filmpje?>. Bij dit onderzoek laat u een formulier invullen door iemand uit de doelgroep. U laat de invuller alles hardop zeggen wat ze lezen, denken en doen tijdens het invullen. U observeert de invuller. Daarna bespreekt u nog met de invuller wat er misging, wat moeilijk was, en hoe dat kwam.
Om te testen of teksten begrijpelijk zijn, kunt u de methode plussen en minnen gebruiken. Bijvoorbeeld voor de tekst van een toelichting. U laat dan de proefpersoon de tekst lezen. Ze zetten een plus bij de delen die ze duidelijk vinden, en een min bij de stukken die ze moeilijk of onduidelijk vinden. Daarna vraagt u in een gesprek waarom de proefpersoon stukken tekst moeilijk of makkelijk vindt. Ook vraagt u of de proefpersoon bijvoorbeeld informatie mist.
Natuurlijk kunt u deze onderzoeken ook uitbesteden. Dan weet u zeker dat de testresultaten objectief zijn.
Na de test
Na de test past u het formulier aan. De proefpersonen vertelden u de problemen van het formulier, u zoekt de oplossingen. Na de aanpassing controleert u uw oplossingen door nog eens te testen.
Meer lezen over testen en toetsen? Kijk op formulierenwaaier.nl, stap 7.
Literatuur
Formulieren als bron van taalverkeersproblemen Jansen, Carel & Michaël Steehouder
1991 | Tijdschrift voor Taalbeheersing. Van Gorcum, Assen
Wetenschappelijk artikel over onderzoek naar invulgedrag van burgers. Wat zijn de effecten van ingrepen in formulieren op het invulgemak, de effectiviteit en efficiëntie voor de burger?
20
6. Reacties en wijzigingen
Afspraken∑
Literatuur ∑ Maak hieronder een overzicht van de vragen, opmerkingen en
klachten die over het formulier binnenkomen.
datum opmerking
Maak hieronder een overzicht van de veranderingen die u heeft doorgevoerd in het formulier.
datum aanleiding verandering versienummer
Check Reacties en Wijzigingen∑
O Ik heb een systeem waarin ik alle klachten, vragen, enz. over het formulier kan bewaren en terug vinden.
21
6.1 Toelichting Reacties en wijzigingen
Bij ieder formulier komen vragen, opmerkingen, klachten, tips. Dit is waardevolle informatie over uw formulier.
Gebruik die informatie! Daarvoor moet u twee zaken weten:
1. Hoe en waar worden deze opmerkingen bewaard?
2. Hoe kunt u deze informatie terugvinden?
Zorg voor een systeem waarin vragen, opmerkingen en klachten over een formulier bij de juiste persoon of op de juiste plek terecht komen. Bijvoorbeeld een gedeeld Excelbestand. In het ideale geval komt de formulierenmaker deze gegevens vanzelf tegen als hij een formulier wil bewerken.
De oplossing is voor iedere organisatie een andere. Misschien is het genoeg om op te schrijven bij welke afdeling(en) de formulierenmaker vragen en opmerkingen over het formulier kan verzamelen. Of misschien bestaat er een zoeksysteem waarmee u naar opmerkingen over een formulier kunt zoeken.
Literatuur
Link naar presentatie van Raoul Zonneberg, VROM
22 indien link 2
De gebruiker ziet een tabel met een overzicht van formulieren. Hij kan deze tabel ordenen op doelgroep, eigenaar of nummer. Ook kan de gebruiker zoeken op doelgroep, eigenaar, nummer.
U kunt een formulier aanklikken. Daarna ziet u twee bestanden:
1. dit beheerbestand 2. het formulier zelf
Kiest u voor dit beheerbestand, dan volgen de schermen hieronder. Bij veel onderdelen hoort een toelichting. Deze toelichting ziet u als u erop klikt. Aan een kleur en een symbool ziet u of er een toelichting bij hoort. Bij veel onderdelen hoort een checklist. Deze verschijnt als u erop klikt.
1. Doel en Noodzaak
Doel van het formulier:
……….
Doelgroep(en) extern:
………..………..
Doelgroep intern:
………..
Check doel en noodzaak
2. Eigenschappen van het formulier
A. Eigenschappen van het formulier Formuliernaam
Formuliernummer Versie
Aantal pagina’s Formaat
Invullen met DigiD? O Ja O Nee
OCR/ICR-leesbaar? O Ja O Nee
Staat het formulier op internet?
O Ja O Nee
Locatie op internet Bestandsvorm Taal
Bijlagen ∑
B. Ontwikkeling van het formulier Datum begin beheerbestand Datum laatste wijziging
23 Contactpersonen
Formuliereigenaar
Naam afdeling/organisatie telefoonnummer e-mail wanneer verantwoordelijk?
Andere contactpersonen
Naam afdeling/organisatie telefoonnummer e-mail wanneer verantwoordelijk?
Check Taal en structuur Check Vormgeving
5. Testen
Maak hieronder een overzicht van de testen
Wanneer is het formulier getest?
Wie heeft het formulier getest?
Bij wie is het formulier getest?
Testmethode:
Wat zijn de belangrijkste testresultaten?
Hoe is het formulier toen aangepast?
Zijn de aanpassingen getest?
Wanneer?
Door wie?
Zet de testrapporten als bijlage in dezelfde map, of maak er een link van∑
Bijlagen:
Check Testen
6. Reacties en wijzigingen
Maak hieronder een overzicht van de vragen, opmerkingen en klachten die over het formulier binnenkomen.
datum opmerking
Maak hieronder een overzicht van de veranderingen die u heeft doorgevoerd in het formulier.
datum aanleiding verandering versienummer
Check Reacties en wijzigingen
