Manual Application Mobility-Online for outgoing students

(1)

 International Relations Office

1/21

Algemene Directie en Hogeschooldiensten Brusselstraat 45 B-2000 Antwerpen International Relations Office T +32 3 613 13 00 F +32 3 613 13 01

Manual Application Mobility-Online for outgoing students

Kim Snelders*

Version 1.2 17-05-2013

*Contactpersoon voor technische problemen: kim.snelders@kdg.be Contactpersoon voor inhoudelijke vragen rond studie: de internationale coördinator van je opleiding

(2)

2/21

Content

1 Inleiding ... 3

2 Online registratie ... 3

3 Online aanvraag ... 5

4 persoonlijke gegevens aanvullen ... 8

5 Documenten opladen ... 9

6 Toewijzing aan je bestemming ... 11

7 Aanvraagprocedure bij de partnerinstelling ... 12

8 Informatie over Learning Agreement, Taalcursussen en Erasmus beursaanvraag ... 12

9 Verzekeringen ... 13

10 Het Learning Agreement... 13

11 Erasmus beursaanvraag, language course at the home institution en EILC ... 16

12 Final approval ... 18

13 Verzekeringen ... 18

14 Erasmus contract ... 19

15 Grant part one ... 19

16 Learning Agreement Changes ... 20

17 Return info en final documents ... 21

18 Evaluatie ... 21

19 Grant part two ... 21

(3)

3/21

1 INLEIDING

De info die nu volgt, is VAN TOEPASSING OP:

Studiestudenten: (er wordt een Learning Agreement opgemaakt):

• Een studie in Europa

• Een studie + stage in Europa

• Een studie met als enige vak: stage De info die nu volgt, is NIET van toepassing op:

Studiestudenten:

• Een studie in België (Erasmus Belgica)

Stagestudenten: (er wordt geen Learning Agreement opgemaakt, maar stagecontract of Training Agreement)

• Een stage in Europa of België

• Een stage in een ontwikkelingsland (VLIR-UOS)

Een stage in een niet-Europees land, dat geen ontwikkelingsland is bv. (Noord-Amerika)

= free mover = buiten beurs

Opgelet: Master en academische bachelor opleidingen van het departement IWT kantelen in bij de Universiteit Antwerpen. Voor je uitwisseling 13-14 dien je je te registreren via de website van de UA. Voor vragen neem contact op met

sofie.krol@kdg.be

2 ONLINE REGISTRATIE



Ga via onderstaande link naar het zoekportaal van Mobility Online:

https://www.service4mobility.com/europe/MobilitySearchServlet?identifier=ANTWER P59&kz_bew_art=OUT&kz_bew_pers=S&sprache=en

(4)

4/21

Je krijgt volgend scherm te zien:

 Kies je studierichting, land en partnerinstelling en klik vervolgens op ‘Show exchange details’.

 Academic year: het jaar waarin de effectieve mobiliteit/uitwisseling zou plaatsvinden

Vervolgens zie je onderstaand scherm (voorbeeld: Office Management):

Er wordt een overzicht getoond van de partners per bestemming. Een groen lampje betekent dat je bij deze partner op uitwisseling kan. Het bilateraal akkoord (akkoord tussen KdG en de partnerinstelling) is actief. Bij een rood lampje is het bilateraal akkoord niet actief en kan er geen uitwisseling plaats vinden.

 Klik op het groene lampje. Volgend scherm verschijnt:

(5)

5/21

 Log in met je KdG emailadres en netwerkwachtwoord (= Blackboard, computer opstarten)

Opgelet: je wachtwoord mag geen speciale tekens (*,<,>,’,\,$,&,|,´,`) bevatten! Leestekens (?, ., ; !) worden wel aanvaard

3 ONLINE AANVRAAG

 Vul het online aanvraagformulier (Application for an Erasmus Exchange) in:

De blauw omkaderde velden zijn verplichte velden.

(6)

6/21

Vergeet je toch iets in te vullen, zal er een boodschap verschijnen als je het aanvraagformulier wil versturen, bijvoorbeeld:

Sommige velden zullen al standaard ingevuld staan, vermits Mobility Online deze info kon ophalen vanuit Bamaflex (studentendatabase) via een webservice.

Als je je studentennummer invult en dan klikt, zullen enkele gegevens al standaard ingevuld worden.

Het icoontje geeft meer info in het Nederlands over het in te vullen veld ernaast.

Het icoontje geeft een kalender weer.

Verschijnt er tekst met een lijn onder, bijvoorbeeld , dan klik je hierop voor meer info. Achter deze link zit een document met belangrijke informatie aangaande het bijhorende veld.

Het icoontje kan je gebruiken om te sorteren.

 Geef max. 3 bestemmingen naar keuze door, waarbij de eerste keuze het meest geprefereerd is.

o OPGELET: sommige opleidingen vereisen dat je verplicht een top drie doorgeeft. Informeer duidelijk bij je internationale coördinator.

 In je aanvraagformulier kan je ook een extra opmerking invoeren. Je kan bijvoorbeeld vermelden dat je een functiebeperking hebt.

 Vink aan dat je akkoord bent met de ingevulde gegevens en klik op ‘Send Application’:

Volgende boodschap verschijnt:

(7)

7/21

Je ontvangt via je KdG e-mailadres een eerste mail.

 Klik in deze mail op de link Login:

Click on Login to access Mobility Online.

Volgend scherm verschijnt (niet te snel wegklikken, het laden van het scherm kan even duren):

 Log opnieuw in met je KdG emailadres en netwerkwachtwoord.

Je komt terecht in je workflow van Mobility Online:

(8)

8/21

Je ziet een overzicht van de te volgen stappen (=Necessary steps), de reeds gedane stappen (=groen aangevinkt in kolom ‘Done’), de datum van de reeds gedane stappen (= kolom ’Done on’), wie de actie gedaan heeft (=kolom ’Done by’) en een eventuele link om documenten op te laden, een vragenlijst in te vullen, … (=kolom

‘Direct access via following link’)

4 PERSOONLIJKE GEGEVENS AANVULLEN

 Klik op de link ‘Complete personal data’:

 Vul vervolgens je persoonlijke gegevens aan, voor zover nog niet ingevuld door Mobility Online vanuit je aanvraagformulier.

Opgelet: bij invullen van het rijksregisternummer of de BIC code geen spaties gebruiken!

Onder ‘download documents’ vind je o.a.

de handleiding

(9)

9/21

 Klik daarna op ‘Update personal details’.

Volgende boodschap verschijnt:

5 DOCUMENTEN OPLADEN

 Laad alle nodige documenten op in je workflow.

 Klik op de link ‘Upload motivation letter’:

 Je kan ook tijdens het ganse proces extra documenten opladen (additional documents uploaded (optionally)), moest dit nodig zijn.

Klik op ‘Bladeren’, laad je motivatiebrief op en druk op ‘Create’:

(10)

10/21

Opgelet: Je motiveert elke gekozen bestemming in één motivatiebrief.

Je internationale coördinator bekijkt je aanvraagformulier en je opgeladen

documenten en zal op basis hiervan je aanvraag voorlopig goedkeuren, weigeren of aangeven dat er documenten ontbreken of onvolledig zijn.

Optie 1: je aanvraag wordt voorlopig goedgekeurd

Wanneer dit gebeurt, verschijnt er een groen vinkje in volgende stap:

Optie 2: je aanvraag wordt geweigerd

Wanneer dit gebeurt, verschijnt volgende stap in je workflow:

Je ontvangt hiervan een mail met de reden van weigering.

Optie 3: Een document ontbreekt of is onvolledig. Je ontvangt hiervan een mail.

Onderstaande stap in je workflow verschijnt:

 Laad nieuwe documenten op en geef aan dat je dit hebt gedaan via

‘Indicate here that all necessary uploads are done and ready to submit’.

 Klik op ‘Create’.

(11)

11/21

6 TOEWIJZING AAN JE BESTEMMING

Je internationale coördinator bekijkt je doorgegeven keuzes uit je aanvraagformulier en wijst je (meestal na een gesprek) toe aan een bestemming. Als dit gebeurd is, verschijnt onderstaande stap in je workflow:

Je ontvangt hierover een mail.

Je internationale coördinator kan ook aan de hand van je documenten en/of het gesprek beslissen om je niet op Erasmus mobiliteit te laten vertrekken.

Je zal hiervan een mail ontvangen en in je workflow verschijnt ‘Exchange rejected’.

Je dient vervolgens in de workflow aan te geven of je akkoord bent of niet met de toewijzing aan je bestemming.

 Druk op de link ‘Accept/decline allocation to destination’:

Optie 1: je aanvaardt de toewijzing

Optie 2: je weigert de toewijzing

 Indien je de toewijzing weigert, dien je de reden hiervoor in te geven.

Klik op ‘Submit’.

Je internationale coördinator neemt contact op met de partnerinstelling om af te stemmen of je daar op uitwisseling kan gaan.

Indien de partnerinstelling toestemt, ontvang je een mail en zie je dit als volgt in je workflow:

(12)

12/21

Zeer zelden zal de gastinstelling weigeren. Indien dit toch gebeurt, ontvang je hierover een mail. Samen met je internationale coördinator zal je bekijken wat de mogelijkheden zijn. In je workflow zal ‘Nomination declined by host’ verschijnen.

7 AANVRAAGPROCEDURE BIJ DE PARTNERINSTELLING

 Je start de aanvraagprocedure bij de partnerinstelling. Neem hiervoor contact op met je internationale coördinator van je opleiding.

 Heb je een ondertekend aanvraagformulier van de partnerinstelling, dan kan je dit opladen in je workflow:

8 INFORMATIE OVER LEARNING AGREEMENT,

TAALCURSUSSEN EN ERASMUS BEURSAANVRAAG

Je ontvangt een mail met alle nodige informatie over het Learning Agreement, taalcursussen en de Erasmus beursaanvraag.

Je ziet volgende stap verschijnen in je workflow:

Lees de informatie aandachtig! In bijlage zit ook een PdF met meer informatie over de aanvraagprocedure voor een Erasmus beurs en een verwijzing naar Blackboard https://bb.kdg.be (Daar vind je de binnen de brengen documenten bij Stuvo en de deadlines terug)

Je hebt in je aanvraagformulier reeds aangeduid of je een beurs wenst en je hebt ook al een keuze gemaakt aangaande taalcursussen.

In de volgende stap in je workflow kan je deze keuze finaal bevestigen of veranderen.

 Klik rechts op de link ‘Click here to confirm or reconsider’:

 Klik eerst op Forward to update en bevestig door aan te vinken ‘I confirm that this is my final choice’. Je kan je keuze op dit moment dus nog veranderen door iets anders aan te duiden.

(13)

13/21

Afhankelijk van de keuze die je gemaakt hebt, volgen in je workflow enkel de stappen van toepassing op je keuze.

9 VERZEKERINGEN

Volgende stap in je workflow verschijnt:

 Klik op de link ‘Click here to read and acknowledge’.

Er verschijnt een scherm:

Er wordt gevraagd Blackboard te raadplegen en de informatie over de Verzekeringen te lezen. Je kan al de nodige voorbereidingen treffen. Op een later moment in je workflow zal je gevraagd worden een formulier Verzekeringen te downloaden via Blackboard, in te vullen, te tekenen en terug op te laden in je workflow, maar daar komen we nog op terug later in de handleiding.

 Klik op ‘forward to update’ en vink ‘I hereby acknowledge that I have carefully read the provided insurance information’ aan.

10 HET LEARNING AGREEMENT

Je kan starten met de opmaak van je Learning Agreement.

(14)

14/21

 Klik op ‘Click here to compose your LA’

 Klik op het witte blad links

Er verschijnt een scherm:

 Vul de velden ‘Course unit title at the host institution’ (= vak dat je bij de gastinstelling zal volgen) en ‘Number of ECTS Credits at the host institution’ (=

aantal credits dat je krijgt voor dit vak) in. De andere velden zijn optioneel. Heb je inhoudelijke vragen, neem dan contact op met je internationale coördinator van je opleiding.

 Herhaal dit totdat je volledig Learning Agreement is samengesteld. (dit kan je met de internationale coördinator van je opleiding samenstellen)

 Klik op de link ‘Click here to confirm or reconsider study dates’.

Standaard staan de study dates ingevuld die je in je online application hebt ingevuld.

(15)

15/21

Je kan deze data aanpassen en vervolgens klikken op ‘Create’. (als de data onveranderd zijn, hoef je niets aan te passen.

Opgelet: aan de hand van je study dates wordt het beursbedrag berekend. Je geeft dus de data door dat je er effectief zal studeren, niet zal verblijven!

Deze data zullen ook mee op het Learning Agreement verschijnen.

Als je de data hebt bevestigd, dan verschijnt er in je workflow:

 Klik op de link ‘Click here when LA is ready to submit’.

 Klik op ‘Submit’

 Neem contact op met je internationale coördinator van je opleiding. Hij zal het Learning Agreement printen, samen met jou ondertekenen en dit Learning Agreement terug opladen in Mobility Online.

Volgende stap verschijnt in je workflow:

Als het Learning agreement getekend is door jou en KdG en opgeladen werd door je internationale coördinator, dan pas kan je dit Learning Agreement downloaden in je workflow en moet je contact opnemen met de gastinstelling.

De gastinstelling dient het Learning Agreement te ondertekenen. Probeer dit zo snel mogelijk in orde te brengen. Geen getekende Learning Agreement door de

gastinstelling kan je mobiliteit tegenhouden. Indien je problemen ondervindt, neem je best contact op met je internationale coördinator van je opleiding.

 Laad het volledig ondertekende Learning Agreement op in je workflow:

(16)

16/21

11 ERASMUS BEURSAANVRAAG, LANGUAGE COURSE AT THE HOME INSTITUTION EN EILC

Afhankelijk van wat je bij 8 INFORMATIE OVER LEARNING AGREEMENT, TAALCURSUSSEN EN ERASMUS BEURSAANVRAAG hebt aangeduid, zullen de volgende stappen in je worfklow verschijnen:

 Je kiest voor een Erasmus beursaanvraag

In de algemene informatiemail staat info over het binnenbrengen van het financiële dossier bij KdG Stuvo. Raadpleeg zeker Blackboard!

Respecteer de deadlines! Te late of onvolledige dossiers hebben minder kans om in aanmerking te komen voor een beurs. Indien je per post opstuurt, doe dit dan steeds via een aangetekende zending.

Wanneer je alle nodige financiële data per post hebt binnengebracht bij KdG Stuvo (niet via Mobility Online wegens confidentialiteit), vink je dit aan in je workflow.

 Klik op de link ‘Click here to indicate that financial data are sent to Stuvo’:

 Vink aan ‘ I hereby confirm that I have sent my financial data to Stuvo’ en klik op

‘Create’:

Indien de ingediende data compleet zijn, start KdG Stuvo met de behandeling van jouw financieel dossier. Je ontvangt hierover een mail.

In je workflow zie je dit in volgende stap:

Indien de ingediende data niet compleet zijn, zal KdG Stuvo je hiervan verwittigen.

o Je ontvangt hierover een mail. Dan moet je zo snel mogelijk contact opnemen met KdG Stuvo. De helpdesk van KdG Stuvo is bereikbaar vanaf de week van 17/6/13.

Raadpleeg de website http://www.kdgstuvo.be/

o Er verschijnt in je workflow ‘Financial data are incomplete’.

 Je kiest voor een language course at the home institution

(17)

17/21

Kies je voor het volgen van een taalopleiding in je thuisland (KdG raadt de taalcursussen bij Linguapolis aan) dan zijn de volgende stappen in je workflow zichtbaar:

 Laad een ‘proof of payment’ en een ‘proof of attendance’ op.

De proof of attendance dient het aantal uur (min. 45u), naam van de cursus en naam van de onderwijsinstelling te vermelden.

De proof of payment dient duidelijk het betaalde bedrag voor deze cursus te vermelden.

De International Office keurt de terugbetaling (=max. 150 euro) goed en brengt je hiervan op de hoogte via mail.

In je workflow is volgende stap zichtbaar:

 Je kiest voor Erasmus Intensive Language Course (EILC) in het buitenland

 Raadpleeg eerst de websites http://www.epos- vlaanderen.be/?CategoryID=259&ArticleID=136

of http://ec.europa.eu/education/erasmus/eilc_en.htm om na te gaan of een EILC cursus mogelijk is. Niet elke gastinstelling zal dit aanbieden.

 Download het EILC aanvraagformulier, print en onderteken het.

 Daarna kan je het formulier inscannen en opladen in je workflow.

Een medewerker van de International Office brengt je via email en via je workflow op de hoogte of je aanvraagformulier goedgekeurd of geweigerd werd door de gastinstelling of het Nationaal Agentschap van de gastinstelling.

Volgende stap staat aangevinkt bij goedkeuring:

Bij weigering zal het ook zichtbaar zijn in je workflow als ‘EILC declined’.

Je ontvangt een extra maand Erasmusbeurs voor het volgen van deze cursus.

(18)

18/21

12 FINAL APPROVAL

Na de eerste zit zal de internationale coördinator van je opleiding bekijken of je geslaagd bent. Ben je geslaagd, dan ontvang je een mail waarin je uitwisseling definitief bevestigd wordt. Volgende stap verschijnt in je workflow:

Ben je niet geslaagd in eerste zit, zal de internationale coördinator na de tweede zit je situatie herbekijken. Ben je geslaagd, dan ontvang je dezelfde mail als in eerste zit. Ben je echter niet geslaagd en/of heb je onvoldoende credits om op uitwisseling te gaan, zal de internationale coördinator van je opleiding dit ook via mail bevestigen.

Daarna moet je zelf nog aangeven of je nog op uitwisseling wil gaan.

 Ga naar je de workflow en klik rechts op ‘Click here to confirm/cancel your exchange’:

 Klik op ‘Forward to update’ en vink confirm of cancel aan.

13 VERZEKERINGEN

 Klik in je workflow rechts op de link:

Je komt terecht op Blackboard en moet inloggen met je KdG mailadres en wachtwoord.

Bij Internationalisering (Studenten) – Documenten – Verzekeringen vind je het document dat je moet downloaden, printen, invullen en tekenen. Je verklaart alle info omtrent verzekeringen gelezen te hebben (zie 9. Verzekeringen).

 Laad het document op in je workflow:

(19)

19/21

Je kan ook altijd extra verzekeringsdocumenten in je workflow opladen in de stap:

14 ERASMUS CONTRACT

Elke student moet voor vertrek het Erasmus contract ondertekenen.

(zeer uitzonderlijk kan dit ook via mail verstuurd worden, als de student zich reeds in het buitenland bevindt)

Als het Erasmus contract werd opgemaakt, zal je via mail een uitnodiging ontvangen van een administratieve medewerker van de dienst Internationale Relaties met de vraag contact op te nemen om een afspraak te maken voor de ondertekening van het contract.

Je gaat naar de Brusselstraat 45 te 2018 Antwerpen (3^de vdp) en je ondertekent je Erasmus contract. Eén origineel exemplaar is voor jou, het andere voor de dienst Internationale Relaties.

Je kan dit getekende contract in je workflow van Mobility Online downloaden.

15 GRANT PART ONE

Midden september maakt KdG Stuvo een rangschikking op.

Heb jij je financieel dossier bij KdG Stuvo tijdig en volledig binnengebracht, dan zal je naam mee in deze rangschikking opgenomen zijn. (niet tijdige of onvolledige dossiers komen helemaal onderaan de lijst)

KdG bepaalt de twee categorieën. (categorie I: 370 euro/maand, categorie 2: 310 euro/maand - cijfers 2012-2013)

Als er voldoende budget is, kan elke student op deze lijst een beurs ontvangen.

Indien niet, dan wordt er een reservelijst opgemaakt. Verdwijnt er een naam van een beursstudent van de lijst, dan komt er budget vrij en dan krijgt de eerste student op de reservelijst een categorie 2 beurs.

Een administratieve medewerker van de dienst Financiën zal je via mail op de hoogte brengen of je al dan niet een beurs zal ontvangen en voor welke categorie.

Heb je een beurs, dan wordt het eerste deel, een bedrag van 750 euro, op je rekening gestort.

Je ontvangt hiervan een mail en in je workflow verschijnt de stap:

(20)

20/21

16 LEARNING AGREEMENT CHANGES

 Kies in je workflow of je veranderingen wil aanbrengen aan je Learning Agreement of niet.

 Klik rechts op de link ‘Take decision regarding LA Changes’.

 Klik op ‘Yes’ of ‘No’.

Als je ‘Yes’ aanduidt, dan komen volgende stappen in je workflow:

De Learning Agreement Changes stappen werken op dezelfde manier als de Learning Agreement stappen.

 Klik op de link rechts ‘Click here to submit the Changes to the Learning Agreement’.

Je kan vakken toevoegen of verwijderen (doe dit best in samenspraak met je internationale coördinator!):

Je internationale coördinator zal je voorstel bekijken, printen, tekenen en terug opladen in de pipeline.

 Download, print en laten tekenen door de gastinstelling.

 Laad vervolgens het getekende exemplaar op in je workflow.

(21)

21/21

17 RETURN INFO EN FINAL DOCUMENTS

Voor je vertrek, stuurt je internationale coördinator je een mail met informatie belangrijk voor je terugkomst.

 Laad je Confirmation of Study Period op in je workflow door rechts te klikken op de link:

 Laad je Transcript of Records op in je workflow door rechts te klikken op de link:

 Optioneel mag je ook een Grade conversion table opladen door rechts te klikken op de link:

 Vul de EPOS enquête in door rechts te klikken op de link:

18 EVALUATIE

 Vul de KdG enquête in door rechts te klikken op de link:

19 GRANT PART TWO

Na ontvangst van je Confirmation of study en als alle final documents in orde gebracht zijn, zal een administratieve medewerker van de dienst Internationale Relaties overgaan tot de uitbetaling van het tweede deel van je beurs. Deze berekening gebeurt a.d.h.v. de study dates vermeld op het document Confirmation of study.

Je ontvangt hierover een mail van een medewerker van de dienst Financiën en in je workflow is volgende stap te zien:

***