UPDATE: Bekijk alvast dit filmpje met de laatste updates van de oudercontactmodule.
1. Waar kan je inschrijven voor een oudercontact?
Ga naar de site https://heilig-graf.smartschool.be en meld daar aan met je persoonlijk account.
Klik op ‘Ga naar’ en op ‘Oudercontact’.
Het is ook mogelijk om via de Smartschoolapp een afspraak te maken. Als ouder word je meteen doorverwezen naar deze module zonder opnieuw te moeten aanmelden.
2. Smartschool koppelen met Introlution
Van zodra je de oudercontactmodule aanklikt, zal je eenmalig gevraagd worden om Introlution (oudercontacten) te koppelen met Smartschool. Deze toepassing vraagt een deel van je privégegevens van Smartschool (naam, voornaam, geboortedatum en e-mailadres), maar je gegevens blijven afgeschermd. Heb je dit in het verleden al gedaan, dan wordt deze stap niet meer gevraagd.
3. Hoe kan je een afspraak maken?
Klik op wat je wenst: ‘Een afspraak maken’ of ‘Een afspraak raadplegen of verwijderen’.
Klik je op ‘Een afspraak maken’, dan kan je een datum kiezen voor een afspraak. Standaard staat deze datum op 16 of 17 november, afhankelijk van wanneer het oudercontact voor de klas van jouw kind zal plaatsvinden. Een afspraak maken kan vanaf 30 oktober 12u.
Indien je niet aanwezig kan zijn, kan je ook een vinkje plaatsen en nadien eventueel een reden opgeven. Klik op ‘Doorgaan’.
4. Selecteer de leerkracht, directielid of …
Selecteer wie je wenst te spreken op het oudercontact. De klastitularis(sen) worden eerst getoond, gevolgd door vakleerkrachten volgens alfabet per vak.
Klik op ‘OK’ om te bevestigen.
5. Kies het gewenste uur.
Nadat je de persoon hebt geselecteerd die je wenst te spreken, krijg je de beschikbare momenten voor het oudercontact te zien. Groene items zijn nog vrij om geboekt te worden.
Staat er een vinkje voor het tijdsslot, dan is deze geblokkeerd of reeds ingeboekt.
Je kan een afspraak vastleggen door te klikken op het selectievakje bij een vrij moment.
Automatisch wordt er een Livesessie aan gekoppeld.
Vervolgens zie je een bevestiging van het gekozen tijdstip en het gekozen personeelslid.
Je hebt de mogelijkheid om een kort woordje toelichting te geven.
Zo kan je bijvoorbeeld al een vraag formuleren waarop je graag een antwoord zou krijgen tijdens het online oudercontact.
Klik op ‘Bevestigen’ om de afspraak vast te leggen. Zo kom je terug bij het uurschema van de gekozen leerkracht en staat de naam van jouw zoon/dochter genoteerd bij het gekozen tijdstip.
6. Herinnering aan jouw afspraak
Bij elke afspraak die je maakt, ontvang je in Smartschool een bericht en melding (indien ingeschakeld) met de details van je afspraak.
Wil je jouw partner of iemand anders dit oudercontact online laten volgen? Bezorg hem/haar dan de link van de bevestiging. Enkel de ouder die de afspraak maakte, krijgt de bevestiging. Let op: Deze persoon moet ook een actief co-account hebben in het platform van de school!
7. Mijn afspraken bekijken
Ga terug naar de oudercontactmodule en kies voor ‘Een reeds gemaakte afspraak raadplegen of verwijderen’.
Indien je tijdig hebt ingeschreven, krijg je de avond voordien een herinnering via een bericht in Smartschool.
8. Meerdere afspraken maken
Mogelijks wens je meerdere leerkrachten te spreken. Deze afspraken worden best op elkaar afgestemd, zodat er niet te veel tijd zit tussen verschillende afspraken.
Maak een nieuwe afspraak bij een leerkracht. Bij het overzicht van de uren kan je kiezen voor ‘Vergelijk agenda’s’ om (max. 7) uurschema’s van leerkrachten
naast elkaar te leggen. Klik onderaan op ‘Doorgaan’.
9. Een vergissing gemaakt?
Heb je een vergissing gemaakt of kan je toch niet komen op het eerder vastgelegde tijdstip?
Annuleer dan je afspraak, zodat die opnieuw beschikbaar wordt voor andere ouders. Ga terug naar de oudercontactmodule en kies voor ‘Een reeds gemaakte afspraak raadplegen of
verwijderen’. Klik op ‘Verwijderen’ om de afspraak te annuleren.
Aan de groene kleur merk je dat het tijdstip opnieuw vrij is.
10. Waar vind je de link naar de Live-sessie?
Optie 1 - Via de module Oudercontact
1. Kies in de navigatiebalk bij 'Ga naar' voor 'Oudercontact'.
2. Kies voor 'Een reeds gemaakte afspraak raadplegen of verwijderen'.
3. Klik op 'Naar Live-sessie gaan' bij de gewenste afspraak.
Optie 2 - Via het individuele bericht per afspraak
Wanneer je als ouder een afspraak hebt gemaakt in ‘Oudercontact’, ontving je een bevestiging via een bericht in Smartschool. Een dag voor de afspraak ontvang je als ouder nogmaals een bericht als herinnering. In beide berichten staat een link naar de Live-sessie.
11. Wie kan een Live-sessie starten en wie volgen?
Enkel leerkrachten kunnen de Live-sessie starten. Als ouder wacht je tot deze gestart is.
12. Een Live-sessie starten
Gebruik Google Chrome of Mozilla Firefox voor volledige ondersteuning. Indien de
leerkracht nog niet beschikbaar is, krijg je onderstaande melding. Klik om te vernieuwen.
Van zodra de sessie door een personeelslid werd gestart, zal je pagina aangepast worden en kan je klikken op ‘Sessie volgen’.
Er wordt gevraagd om je microfoon te gebruiken. Indien je een melding krijgt, sta je de toegang tot de microfoon toe. Test je microfoon en geef dit aan met ja of nee.
Onderstaande tekstballonnen geven je een overzicht van de knoppen die je kan gebruiken.
Meer info over het gebruik van Live-sessies kan je hier terugvinden.
13. Deadline voor het maken van een afspraak
Digitaal inschrijven kan:
> tot vrijdag 13 november (12u.) voor de oudercontacten van maandag 16 november (2de en 3de graad BSO campus Patersstraat en Klinkstraat)
> tot maandag 16 november (12u.) voor de oudercontacten van dinsdag 17 november (1ste graad Apostoliekenstraat en 2de en 3de graad ASO, TSO en KSO campus
Patersstraat en Klinkstraat).
Nadien is digitaal inschrijven niet meer mogelijk. Ook het wijzigen of annuleren kan vanaf dat tijdstip niet meer.
Indien je na dit tijdstip vaststelt dat je jouw afspraak toch niet kan nakomen, gelieve dan telefonisch contact op te nemen met de school: 014 41 06 23 (Apostoliekenstraat) - 014 41 54 68 (Patersstraat) - 014 41 23 92 (Klinkstraat).
14. Geen of verminderde toegang tot het internet
Ouders die een verminderde toegang hebben tot internet (of bij andere gegronde redenen), kunnen tot 13 november (tot 12 u.) telefonisch melden dat zij geen online afspraak kunnen maken. De medewerkers van het leerlingensecretariaat nemen contact op met de betrokken leerkracht(en) om een alternatieve regeling voor te stellen
(telefonisch, op school).
15. Je account als ouder werd net geactiveerd
Ouders waarvan het co-account net werd aangemaakt, zullen pas de dag nadien een afspraak kunnen maken. De synchronisatie tussen nieuwe accounts en afspraken gebeurt enkel ’s nachts. Wacht niet tot 13 november als je nog niet actief bent geweest op Smartschool. Kan je niet meer inloggen in Smartschool? Vul dan dit formulier in.
16. Best practices
Respecteer de starttijden van de gesprekken
Indien een oudercontact op school uitloopt, zie je als ouder dat een vorig gesprek nog bezig is en kan je even wachten. Bij een online oudercontact weet je dit niet en krijg je
misschien de indruk dat er een technisch probleem is. Daarom is het belangrijk dat leerkrachten en ouders de starttijden van de gesprekken respecteren.
De leerkrachten kijken mee!
Besef dat de leerkrachten bij een Live-gesprek in jouw woonkamer of bureau meekijken.
Kies als ouder eventueel een neutrale achtergrond.
Ook mogelijk met je smartphone
Beschik je niet over een pc of laptop, dan biedt je smartphone ook een oplossing. Zorg dat je de laatste update van de Smartschoolapp hebt en log in met je ouderaccount. Via het menu – Oudercontacten kan je op dezelfde wijze een oudercontact inboeken en een Live-sessie bijwonen. Een stabiele internetconnectie is wel een must!
Heb je nog vragen over deze inschrijfmodule, neem dan contact op met:
> communicatieverantwoordelijke Sarah Lauwerysen voor algemene vragen (sarah.lauwerysen@heilig-graf.be of tel. 014 41 54 68),
> ICT-medewerker Thomas Kox voor technische vragen (thomas.kox@heilig-graf.be).
