WG
Van ‘ziek zijn’
tot ‘er wel-zijn’
op het werk
Informatiebrochure
voor werkgevers
registratie en analyse
afspraken- kader
re-integratie
sensibilisatie
en
opleiding
visie
Almaar meer
langdurig zieken
Ziekte is een gevoelig onderwerp op de werkvloer, zowel voor werkgever als werknemer. Iedereen is weleens ziek – dat is onvermijdbaar. Maar soms speelt er een diepere oorzaak, die (mede) zijn oorsprong vindt op de werkvloer. Denk aan een te krappe organisatie van het werk op de afdeling of een te grote fysieke belasting. Dat tast de draagkracht van gezonde collega’s aan.
In België blijven dagelijks 7 op de 100 werknemers ziek thuis. Dat kost alle werkgevers elk jaar in totaal 8,44 miljard euro. Soms blijven werknemers met gezondheidsproblemen gewoon doorwerken. Overigens: hoe kleiner de organisatie, hoe groter die kans. De gevolgen daarvan zijn moeilijker in te schatten. In elk geval daalt de productiviteit en zou het risico op een langdurige ziekte twee tot drie keer vergroten.
Het aantal werknemers dat langer dan één jaar ziek is, blijft stijgen. Daarnaast groeit het aantal pensioengerechtigden dat uit de arbeidsmarkt stapt. Die combinatie vormt de grootste maatschappelijke uitdaging. Want een langdurige afwezigheid op de werkvloer belast verschillende partijen:
• de zieke werknemer
• de leidinggevende
• de teamleden
Sinds 2016 bestaat er een wet die de re-integratie van langdurig zieken stroomlijnt. Doel? Zowel u als werkgever als iedere werknemer nog meer aanmoedigen om in de mate van het mogelijke aangepast werk te voorzien en uit te voeren, ook bij burn-out of klachten en pijn aan het bewegingsstelsel.
De sociale partners kijken mogelijk kritisch toe. Het komt erop aan om hen te overtuigen van het belang en de mogelijkheden van re-integratie zodat ook zij zich engageren in het re-integratieverhaal. Want samen staan we sterker.
Krachten bundelen loont
IDEWE moedigt alle betrokken partijen aan om hun inzichten, inzet en motivatie te bundelen. Zo blijft iedere werknemer de heilzame effecten van werken ervaren. En blijft voor u als werkgever de impact van ziekte op de werkvloer beheersbaar. Volg dus iedere zieke met zorg op. Dat loont – op korte en lange termijn.
IDEWE ondersteunt werkgevers bij het uittekenen en uitvoeren van een ziektebeleid dat de focus legt op preventie, afwezigheid door ziekte en re-integratie
van zieke werknemers. Deze brochure gidst u langs vijf belangrijke pijlers:
1 Visie
2 Registratie en analyse 3 Afsprakenkader
4 Sensibilisering en opleiding 5 Re-integratie
Ontwerp een duidelijke visie
De eerste pijler ‘visie’ verduidelijkt de doelstellingen, motieven en waarden van een ziektebeleid.
Het is belangrijk dat u als werkgever binnen uw organisatie een gemeenschappelijke visie over ziekte en werkhervatting ontwikkelt. Waarom?
Een duidelijke visie bepaalt mee de belangrijke beslissingen die u voor uw afsprakenkader neemt – zoals: hoe houden wij contact met zieke werknemers?
Verwelkomen we werknemers terug als ze nog niet 100 procent functioneren?
Welke mogelijkheden tot aangepast werk bieden we aan?
Daarnaast vormt een gemeenschappelijke visie het uitgangspunt waarmee u de verschillende pijlers van het ziektebeleid uitwerkt. En is het een toetssteen voor hoe u efficiënt met uw werknemers en andere betrokkenen communiceert.
Een visie op ziekte en er ‘wel-zijn’ staat nooit alleen en vormt een onderdeel van een ruimer welzijnsbeleid. Zowel zieke als gezonde werknemers verdienen uw aandacht: u ondersteunt en begeleidt hen tijdens hun hele loopbaan. Een ziektebeleid gaat hand in hand met de andere missieteksten van uw organisatie.
Tot slot ontwikkelt een visie zich niet een-twee-drie. Het is een langzaam proces.
Stel uzelf de volgende vragen: welke doelstellingen beogen we met ons ziektebeleid?
Wat zijn onze motieven? Hoe verduidelijken we die aan onze werknemers?
Welk concreet resultaat verwachten we? Waarom? Hoe meer vragen u zich stelt, hoe meer vorm uw visie krijgt. Meestal start u met een eerste visietekst. Wanneer u de verschillende modules uitwerkt, vult u stap voor stap uw visie aan.
1
Een duurzaam ziektebeleid in 5 stappen
IDEWE heeft een aantal instrumenten die u helpen bij de ontwikkeling van een duidelijke visie:
• beleidsaudit ‘Er wel-zijn op het werk’;
• workshop voor beleidsmensen en leidinggevenden, die met voorbeelden illustreert hoe een duurzame en doordachte visie tot stand komt.
Registreer en analyseer
De pijler ‘registratie en analyse’ bepaalt hoe u de verschillende gegevens over gezondheid en ziekte systematisch vastlegt. Dat vormt de basis van een ziektebeleid en de zoektocht naar effectieve preventieve maatregelen. IDEWE maakt
een onderscheid tussen:
• cijfermatige gegevens: ziektepercentage, ziekteduur, ziektefrequentie, kwantificering van werkgebonden oorzaken;
• kwalitatieve gegevens: follow-up van ziekte in de organisatie.
IDEWE verzamelt gegevens over oorzaken van ziekte op basis van medische onderzoeken van werknemers voor wie risico’s zijn beschreven. Ook in het kader van de kwantitatieve risicoanalyse psychosociaal welzijn met onze RAPS-i vragenlijst kan een extra module over ziekte worden toegevoegd. Meer informatie over fysieke overbelasting kan via de vragenlijst bewegingsapparaat achterhaald worden. Beleidsmatig kunnen we u op ergonomisch vlak verder richting geven aan de hand van onze ergonomieradar.
Hoe analyseert u die gegevens? Maak een externe vergelijking: leg uw data over ziektepercentage, ziekteduur, ziektefrequentie en Bradford-factor1 naast de benchmarks die uw sociaal secretariaat aanlevert. Ook een interne vergelijking is nuttig. Vergelijk de ziektecijfers tussen verschillende afdelingen, over bepaalde jaren, of vóór en ná grote veranderingen. We bekijken samen met u de resultaten: wat zijn de kwetsbare plekken en processen in uw organisatie?
2
IDEWE neemt op vraag individuele en groepsinterviews af met werknemers of leidinggevenden en vergaart zo informatie over:
• de cultuur en de beleving rond ziektepreventie;
• follow-up van werknemers die ziek dreigen te worden;
• ondersteuning en planning van werkhervatting.
1 De Bradford-factor meet de impact van frequente afwezigheid door ziekte, en geeft aan waar de meest verstorende afwezigheden voorkomen voor de organisatie. Deze factor wordt per individuele werknemer over een jaar berekend aan de hand van de formule: aantal ziektedagen × frequentie2.
IDEWE beschikt over deze tools die u helpen analyseren:
• collectieve gegevens uit het medisch toezicht;
• extra module ‘Afwezigheid door ziekte’ bij de vragenlijst ‘Risicoanalyse Psychosociaal welzijn’ (RAPS-i);
• kwalitatieve verzuimanalyse: diepte-interviews met individuele werknemers die lang of frequent ziek waren, groepsinterview met leidinggevenden, groepsinterview met naaste collega’s die niet ziek waren;
• gevalideerde vragenlijsten om specifieke items na te gaan, zoals de vragenlijst bewegingsapparaat of de standard nordic questionnaire;
• Ergonomieradar;
• workshop ‘Meten is weten’ voor beleidsmensen en leidinggevenden.
U leert hoe u standaardmeeteenheden zoals ziektepercentage, ziekteduur, ziektefrequentie, Bradford-factor, … interpreteert en hanteert.
Teken procedures en richtlijnen voor uw ziektebeleid uit
De pijler ‘afsprakenkader’ legt duidelijke en uniforme procedures vast.
Die afspraken past u toe bij de follow-up van alle werknemers, in de verschillende fases. Eerst bij signalen van overbelasting, daarna bij ziekmelding, bij
controle, bij contactmomenten tijdens ziekte en tot slot bij (voorbereiding van) werkhervatting.
Maak heldere afspraken. Want die bieden een houvast aan alle betrokkenen.
En geven antwoorden op vragen zoals: Hoe gaan werknemers en leidinggevenden om met fysieke en mentale overbelastingssignalen? Hoe verloopt
een ziekmelding? Hoe wordt er contact genomen en behouden tijdens ziekte?
Hoe hervat iemand het werk? De manier waarop u die afspraken maakt en formuleert, is van cruciaal belang. IDEWE begeleidt u en stelt samen met u een duidelijk afsprakenkader op voor elk van die fases.
Binnen dat afsprakenkader spelen verschillende interne en externe partijen een rol: hr, leidinggevende, arbeidsarts, preventieadviseur psychosociale aspecten, ergonoom, … De verantwoordelijkheid en bevoegdheid van elke partij verschilt naargelang:
• de grootte van de organisatie;
• de mate waarin de verschillende partijen op andere vlakken aansturende taken verdelen en opvolgen.
3
Als werkgever is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan het controlebeleid en na te gaan hoe dat past binnen de uitgewerkte visie. Wat is het belang van controle in een ziektebeleid? Wat zijn de voor- en nadelen?
Hoe kiest u een passende controledienst? Geef uw werknemers een duidelijk antwoord op die vragen en formaliseer deze aspecten:
• doel
• beslissingsbevoegdheid
• communicatie
• criteria voor controle
• resultaatverwerking
• follow-up van controle
Medische controles van afwezigheid door ziekte hebben vaak een sensibiliserend effect. Tegelijk tonen studies aan dat dat maar van korte duur is. Weeg dus de voordelen van willekeurige of onwillekeurige controles goed af. Bestaat de kans dat ze uw vertrouwensrelatie met de werknemer schaden? Uit onderzoek blijkt dat amper 5 procent van de controlebezoeken het ziek-zijn niet bevestigt.
En dat ongeacht of de aanvragen systematisch, gericht of at random gebeuren.
Maken werknemers oneigenlijk gebruik van ziekteverlof? Dan vindt er na de controle best nog een gesprek plaats over de achterliggende redenen.
Speciale zorgpaden voor bepaalde doelgroepen in uw organisatie krijgen ook een plaats binnen het afsprakenkader. Denk aan een tussenkomst of een taakherverdeling bij stress en burn-out, bij klachten en pijn aan het bewegingsstelsel, bij kanker of andere ernstige aandoeningen.
IDEWE heeft enkele instrumenten die u helpen met de invulling van het afsprakenkader:
• workshop voor beleidsmensen en leidinggevenden over de uitwerking van een duidelijk afsprakenkader aan de hand van voorbeelden;
• workshop over de betrokken partijen bij een ziektebeleid: wat zijn ieders rollen en verantwoordelijkheden?
• zorgpad voor stress en burn-out voor werknemers die dreigen uit te vallen en voor zieke werknemers;
• zorgpad voor klachten en pijn aan het bewegingsstelsel.
Sensibiliseer en leid op
De pijler ‘sensibilisatie en opleiding’ ondersteunt alle betrokken partijen.
Met ondersteuningstrajecten en opleidingen verbetert u het welzijn van uw werknemers op lichamelijk, psychisch en sociaal vlak. Om het afsprakenkader te laten leven in de organisatie, kunt u ook uw leidinggevenden ondersteunen. Via opleidingen raken ze vertrouwd met de bespreking van ziekte op de werkvloer (al dan niet werkgebonden).
Sensibiliseren en opleiden vormt geen afgebakende periode tijdens de ontwikkeling van een ziektebeleid. U toetst ze dus het best op verschillende momenten én met verschillende doelstellingen. Zo inventariseert u de noden en goede praktijken in de verschillende lagen van de organisatie.
U vergaart nieuwe input waarmee u aanpassingen in het ontwerpbeleid aanbrengt en zo het draagvlak vergroot. Vaak is vorming het sluitstuk van een beleidstraject, waarna u als werkgever het startschot geeft om met het vernieuwde ziektebeleid officieel van start te gaan.
Deze pijler richt zich op verschillende partijen: werknemersgroep, preventiecomité, leidinggevenden, kaderleden, hr, arbeidsarts, ergonoom en preventieadviseur psychosociale aspecten.
De leerdoelen lopen uiteen:
• zich engageren in procedures;
• verhogen van collegiale betrokkenheid en verantwoordelijkheid;
• ontwikkelen van gespreksvaardigheden;
• aankaarten van belastende factoren op het werk en vragen van hulp.
4
IDEWE ondersteunt u met de onderstaande tools:
• begeleiding van workshops voor alle doelgroepen;
• ondersteuning bij de ontwikkeling van uw communicatiestrategie;
• sensibilisatieworkshop voor alle werknemers bij de start van een ziektebeleid;
• opleiding voor leidinggevenden in gespreksvoering voor, tijdens en na ziekte;
• gespreksschema’s op maat voor leidinggevenden: hoe voert u een gesprek voor, tijdens en na ziekte?
Begeleid langdurig zieken bij re-integratie
De pijler ‘re-integratie’ bevordert de werkhervatting van langdurig zieken en probeert herval te voorkomen.
De preventieadviseur-arbeidsarts speelt een actieve rol in deze module. Hij kan alle onderworpen en niet-onderworpen werknemers begeleiden die langer dan vier weken afwezig zijn. Allereerst gaat hij na of de zieke werknemer in staat is om het werk te hervatten. Daarnaast heeft hij een gesprek met hem – zowel tijdens de arbeidsongeschiktheid als na de werkhervatting. De hr-dienst kan werknemers via een brief informeren over de mogelijkheid om tijdens het ziekteverlof op consultatie te gaan bij de arbeidsarts, de ergonoom, de psychosociale preventieadviseur en de certified return to work coordinator (CRTWC).
IDEWE beschikt over meerdere CRTWC’s die erkend en gecertificeerd zijn door het RIZIV. De expertise van deze professionals is gericht op de gecoördineerde inspanning in het kader van jobbehoud of re-integratie in de job en dat op het niveau van de individuele werknemer.
Sinds eind 2016 bestaat er in België een nieuwe re-integratiewetgeving.
Verschillende partijen mogen nu een re-integratietraject aanvragen bij de arbeidsarts, namelijk de:
• arts van de mutualiteit
• zieke werknemer of zijn/haar behandelende arts
• werkgever
De arbeidsarts adviseert in welke mate – en onder welke voorwaarden – de werknemer in staat is om het werk te hervatten. Daarna stelt u als werkgever een re-integratieplan op. Doet u dat niet? Dan moet u motiveren waarom u geen aangepast of ander werk geeft aan de zieke werknemer. De wetgever verwacht dat elke organisatie een re-integratiebeleid ontwikkelt met een heldere visie op:
• re-integratie van langdurig zieken;
• collectief kader voor aangepast werk;
• jaarlijkse evaluatie van de re-integratietrajecten.
5
Onze certified disability management professionals (CDMP) zijn opgeleid in de systematische aanpak die gericht is op jobbehoud of re-integratie op het niveau van uw organisatie en zijn ondersteunend voor uw contactpersonen binnen IDEWE.
Bent u bedrijfsleider van een grotere organisatie? Dan is het de moeite om op structurele basis met een sociaal-medisch team (SMT) te overleggen. Zowel beleidsmatige als specifieke personeelsdossiers komen aan bod. De samenstelling van het SMT is niet altijd dezelfde, maar varieert in functie van de
agenda van de verschillende partijen. Enerzijds zijn er enkele sleutelfiguren van het bedrijf, zoals hr, leidinggevende en vertrouwenspersoon. Anderzijds is de arbeidsarts aanwezig – en, op indicatie, de preventieadviseur psychosociale aspecten en de ergonoom. De voorwaarden voor een geslaagd en efficiënt overleg zijn een open geest en respect voor de vertrouwelijkheid en het beroepsgeheim.
Wat zijn de kerntaken van een SMT?
• Het team ontwikkelt een strategie om ziekte in de organisatie globaal op te volgen.
• Het bereidt grondig de terugkeer voor van een afwezige werknemer.
• Het begeleidt zijn terugkeer en beoogt daarbij een duurzame hervatting.
IDEWE adviseert u om uw re-integratiebeleid af te toetsen met de vakbondsafvaardiging en het preventiecomité.
De volgende tools ondersteunen u bij de re-integratie van langdurig zieken op de werkvloer:
• voorbeeldbrieven voor hr om te informeren over een ‘bezoek voorafgaand aan werkhervatting bij de arbeidsarts’;
• brochure voor werkgevers ‘Re-Integratietraject, begeleiden van langdurig zieke werknemers naar werkhervatting’;
• zakboekje voor langdurig zieke werknemers;
• leidraad om een re-integratiebeleid voor langdurig zieke werknemers op te zetten (versie zonder preventiecomité en met preventiecomité);
• infosessie over de re-integratiewetgeving;
• workshop over re-integratie voor werknemers, teams, en organisatie;
• workshop over de oprichting van een sociaal-medisch team;
• bezoek aan de werkplaats om na te gaan of ze voldoet aan de ergonomische basisvereisten;
• re-integratiegesprekken met zieke werknemers en/of team, in afstemming met de leidinggevende of de werkgever (Reconnect-traject).
Sleutel tot succes
Elke organisatie vult een ziektebeleid in op haar eigen manier én in haar eigen tempo. Deze voorwaarden staan garant voor uw succes:
• Integreer een ziektebeleid in een ruimer welzijns- en gezondheidsbeleid.
• Betrek actief de bedrijfsleiding die de nodige budgetten, mensen, tijd en ruimte voorziet.
• Consulteer werknemersafgevaardigden van de verschillende afdelingen en functies binnen uw organisatie.
• Zet een actieve projectgroep op die doordacht en transparant communiceert met heel uw organisatie over het doel, de aanpak en de ontwikkeling van het beleid.
• Speel directe leidinggevenden een actieve rol toe – met de nodige ondersteuning uiteraard.
• Begeleid alle werknemers op alle niveaus: zowel zieke als gezonde werknemers.
Wat doet IDEWE voor u?
De aanzet ligt bij u als werkgever: breng in eerste instantie de noden inzake afwezigheden door ziekte in kaart. Daarna werkt u samen met IDEWE een ziektebeleid, of een deel ervan, uit.
1 We organiseren een consultgesprek met de belangrijkste betrokken personen:
a. We onderzoeken, aan de hand van de beleidsaudit ‘Er wel-zijn op het werk’, met welke problemen uw organisatie kampt op het vlak van welzijn én wat uw wensen en doelstellingen zijn.
b. We stellen een stappenplan op aan de hand van uw huidige beleid en het beleid waarheen u wilt evolueren.
c. We overlopen wie de gesprekspartners zijn binnen uw organisatie.
En samen stippelen we de onderstaande stappen uit.
2 We werken samen een visie uit op ziekte en op een ziektebeleid voor uw organisatie.
3 We analyseren de bestaande gegevens over ziekte van de organisatie en bepalen welke gegevens u in de toekomst wilt registreren.
4 Op basis van de opgestelde visie leggen we samen eenvormige procedures vast in een afsprakenkader.
5 We schrijven een concreet communicatie- en sensibiliseringsplan uit.
6 We voorzien opleidingen voor leidinggevenden zodat ze uw werknemers nog beter opvolgen en bijstaan.
7 We werken een re-integratiebeleid uit.
8 We evalueren samen met u het ziektebeleid aan de hand van voorafbepaalde criteria.
www.idewe.be | info@idewe.be
© IDEWE – Niets uit deze uitgave mag, in enige vorm of op enige wijze, verveelvoudigd of openbaar gemaakt worden zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Verantwoordelijke uitgever: prof. dr. Lode Godderis, IDEWE, Interleuvenlaan 58, 3001 Leuven. 6369-2.1-201812-20216.
Antwerpen Tel. 03 218 83 83 antwerpen@idewe.be Brussel
Tel. 02 237 33 24 brussel@idewe.be Charleroi
Tel. 071 23 99 11 charleroi@idewe.be Gent
Tel. 09 264 12 30 gent@idewe.be
Hasselt Tel. 011 24 94 70 hasselt@idewe.be Leuven
Tel. 016 39 04 38 leuven@idewe.be Liège
Tel. 042 29 71 91 liege@idewe.be Mechelen Tel. 015 28 00 50 mechelen@idewe.be
Namur
Tel. 081 32 10 40 namur@idewe.be Roeselare Tel. 051 27 29 29 roeselare@idewe.be Turnhout
Tel. 014 40 02 20 turnhout@idewe.be
