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www.ehealth.fgov.be
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Accès au système
Sélectionnez l’application Medega dans la liste de services en ligne et ouvrez l’application :
Choisissez la manière de vous identifier: soit avec votre carte d’identité électronique, soit avec Itsme, soit avec TOTP.
Vous trouverez plus d’infos sur les possibilités de connexion sur le site de l’INAMI (www.myinami.be > « Comment se connecter aux programmes web via eHealth »).
Après que vous êtes identifié:
Sélectionnez l’option « Identification en tant que citoyen en dehors d’une organisation » et cliquez sur « OK »
Si vous êtes inscrit dans plusieurs (sous)cercles, choisissez le (sous)cercle
Si vous êtes inscrit dans un seul cercle vous arriver directement sur le page d’accueil de votre cercle
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Les membres du cercle
Tout participant à la garde sur le territoire géré par votre cercle doit être inscrit dans le répertoire des membres, avant qu’il puisse être inscrit dans le rôle de garde.
Un intervenant « En Zone » est un médecin généraliste établi sur le territoire de votre cercle.
Un intervenant « Hors Zone » est un médecin généraliste établi en dehors du territoire de votre cercle, mais susceptible d’y assurer une garde
Un « Gestionnaire » aura les droits suffisants pour gérer la garde du territoire de votre cercle
Pour accéder à la liste des médecins participant à la garde de votre association, choisissez le lien « Répertoire des membres » du menu de gauche.
Pour ajouter des membres, cliquez sur « Ajouter »
Vous accédez à un écran de recherche. Pour réduire le nombre de
résultats, vous pouvez filtrer: par commune, nom, ou numéro INAMI. Vous avez aussi la possibilité d’inscrire des médecins généralistes agréés domiciliés dans une autre commune.
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Les membres du cercle
Vous arrivez à la liste des médecins correspondant aux critères indiqués dans l’écran de recherche. Cochez la case de chaque médecin que vous voulez ajouter en spécifiant s’il s’agit d’un intervenant En Zone, Hors Zone ou Gestionnaire.
Cliquez sur « Ajouter » pour que la liste soit mise à jour.
Lorsque vous avez ajouter un médecin à la « Répertoire des membres », il est inscrit comme « ACTIF » dans le rôle de garde. En cliquant sur
« Détail », vous pouvez changer ce statut en « DISPENSE ».
Attention: Pour pouvoir ajouter un médecin, sa fiche signalétique doit être complète.
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Le territoire du cercle
L’ensemble des communes gérées par votre cercle est défini dans les statuts de l’association. Les communes qui font officiellement partie de votre cercle, sont intégrées dans Medega.
Si le territoire de votre cercle est subdivisé en zones, vous pouvez l’indiquer en créant des zones de garde, et en précisant les localités qui en font partie.
Dans le « Répertoire des membres », cliquez sur « Zones de Garde ».
Dans la liste des zones de garde de votre cercle…
Ajouter: vous permet de créer une nouvelle zone.
Modifier: vous permet de modifier le nom ou les communes attachées à cette zone.
Clôturer: vous permet de ne plus prendre cette zone en compte.
Dans ce cas:
Les communes qui composent la zone reviennent à la zone par défaut.
La clôture de la zone prend cours le lendemain de la dernière date validée pour cette zone. Il est donc vivement conseillé de n’utiliser cette fonctionnalité qu’en début d’exercice.
Détail: vous permet de visionner les communes attachées à la zone sélectionnée.
La zone par défaut est la zone qui contient au départ toutes les communes gérées par votre cercle.
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Le territoire du cercle
Pour créer une nouvelle zone:
Donnez un nom à la zone
Donnez une date de début à cette zone. Cette date détermine à partir de quand vous pouvez introduire le rôle de garde. Cliquez sur le calendrier pour sélectionner une date.
Inscrivez les communes exactes dans la nouvelle zone:
Pour faire passer la commune dans la zone que vous modifiez, sélectionnez-la du côté « Disponible » et cliquez sur « Ajouter ».
Pour remettre la commune de la zone dans la zone par défaut, sélectionnez-la et cliquez sur « Supprimer ».
Cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer les modifications et revenir à la liste des zones de garde.
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Les périodes de garde
Pour introduire les rôles de gardes effectif dans Medega, vous devez d’abord définir les périodes de garde.
Il existe différents types de périodes que vous pouvez définir:
Vendredi/jour avant un jour férié (J-1) les périodes de ce type sont valables pour chaque vendredi ou chaque jour avant un jour férié, à partir de la date de début de la période.
Week-end / Férié (J) : les périodes de ce type sont valables pour chaque samedi, dimanche et jour férié, à partir de la date de début de période.
Lundi/jour après un jour férié (J+1) : les périodes de ce type sont valables pour chaque lundi et chaque jour après un jour férié à partir de la date de début de la période.
Semaine : du mardi matin au jeudi soir (S) : les périodes de ce type sont valables pour les mardis, mercredis et jeudis à partir de la date de début de la période.
Jour d’exception (E) : les périodes de ce type sont uniquement valables pour un jour calendrier.
Attention : par jour calendrier, il ne peut exister qu’un seul type de période, si vous créez une période d’exception pour un jour, les autres périodes de ce jour sont supprimées.
Pour créer une nouvelle période, allez sur « gestion des tours de garde » Cliquez sur la fonction « périodes » en bas à droite de l’écran ; cliquez
ensuite sur « ajouter »
introduisez le nom de la période
sélectionnez le type de période que vous voulez créer
donnez une heure de début et de fin à la période
donnez une date de début à la période
déterminez éventuellement une date de fin (pas obligatoire)
cliquez sur « Valider » et la période sera introduite dans la liste des périodes
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Les périodes de garde
Attention:
Les périodes doivent toujours être créées par jour calendrier, cela veut dire entre 00h et 24h. Si la période de garde de semaine de votre cercle commence à 19 h et se termine à 08 h, vous devez créer deux périodes :
Une période de semaine de 19 à 24 h
Une période de semaine de 00 à 08 h
Les périodes du lundi et du vendredi doivent être créées séparément ; elles ne sont pas comprises dans les périodes de semaine ni dans les périodes de weekend.
Pour consulter les périodes de votre cercle, cliquez dans le menu sur
« Gestion des Tours de Garde ».
Ensuite cliquez sur la fonction « Périodes » en bas à droite de l’écran.
Vous apercevez une liste avec les périodes valables pour votre cercle.
Si vous cochez la fonction « Voir toutes les périodes » toutes les périodes créées seront affichées
Si vous cochez la fonction « Cacher les périodes d’exception » toutes les périodes s’afficheront sauf les périodes d’exception.
Si aucune période n’est créée, cette liste sera vide.
Vous pouvez ensuite :
Ajouter une période : cliquez sur la fonction « Ajouter »
Modifier une période : sélectionnez une période et cliquez sur
« Modifier ». Vous pouvez uniquement modifier le nom et la date de fin de la période.
Clôturer une période : sélectionnez une période et cliquez sur
« Clôturer » ; si des gardes sont introduites dans cette
période, la période sera clôturée à partir du jour après la date de la dernière garde encodée.
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L’agenda du cercle
Après avoir défini les périodes de garde, vous pouvez inscrire les médecins dans l’agenda du cercle.
Si votre cercle a choisi d’utiliser les propositions des médecins, le responsable doit uniquement valider et confirmer les gardes ;
Si votre cercle a choisi de ne pas travailler avec les propositions des médecins, le responsable doit établir l’agenda lui-même ;
Dans le « Répertoire des membres », le gestionnaire du cercle (président du cercle) choisit si son cercle utilise les propositions des médecins ou non :
Si le cercle choisit de ne pas travailler avec les propositions des médecins, les médecins du cercle ne savent pas introduire leurs propositions dans
« Mon Agenda »
Pour introduire, valider et confirmer les gardes, vous devez pratiquer de la manière suivante :
Cliquez dans le menu sur « Gestion des Tours de Garde » et sélectionnez :
La zone
le mois
l’année quand aura lieu la garde
cliquer ensuite sur « Rafraîchir »
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L’agenda du cercle
Pour inscrire un médecin dans le rôle de garde du mois sélectionné :
Sélectionner les périodes de gardes qui doivent être assignées à un seul médecin.
Dans la fonction « Médecin » sélectionnez le nom du médecin ; après avoir introduit les 3 premières lettres du nom, apparaîtra une liste reprenant tous les noms des médecins inscrits dans le répertoire des membres, commençant par ses trois lettres.
Sélectionnez le médecin dans la liste.
Cliquez sur « Assigner ».
Le médecin est inscrit dans la période avec le statut « Validé ».
Si vous devez changer l’inscription d’un médecin pour un autre médecin, cliquez sur l’icône avec le crayon :
Valider : Quand une garde est validée, le médecin inscrit est désigné pour effectuer cette garde. Le responsable de zone doit valider les gardes quand le médecin a introduit son agenda lui-même ou quand il y a un remplacement dans la garde..
Confirmer : Une garde confirmée est transmise au paiement. Une garde ne peut être confirmée qu’après sa date effective et après avoir été assurée par le médecin mentionné.
Uniquement les gardes validées peuvent être confirmées.
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L’agenda du cercle
Si une ou plusieurs gardes doivent être validées :
Cochez la case à droite près des périodes de garde, en dessous du V (vert)
Cliquez sur la fonction « Valider » en bas de l’écran.
Si une ou plusieurs gardes doivent être confirmées :
Cochez la case à droite à côté des périodes de garde, en dessous du cadenas rouge.
Ou, pour confirmer toutes les gardes d’un même mois, cochez la case juste en dessous du cadenas rouge.
cliquez sur la fonction « Confirmer » en bas de l’écran.
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L’information au citoyen
Le citoyen qui utilise l’outil de recherche du portail aura accès au plan de garde du cercle qui assure la garde sur la commune recherchée.
Ce plan de garde peut regrouper un ensemble de services:
Un numéro unique: disponible soit pour l’ensemble du territoire du cercle ou pour une zone dus cercle.
Une poste de garde ou garde au cabinet: l’adresse du poste de garde ou du cabinet où est assurée la garde, s’affiche.
L’affichage de l’agenda du cercle: le nom et le numéro de téléphone du médecin de garde s’affichent.
Dans le menu, choisissez « Gestion des plans de garde ». Les services de ce type préalablement définis, s’affichent.
Pour ajouter une service, cliquez sur « Ajouter ».
Choisissez une service, et cliquez encore une fois sur « Ajouter »
Quel que soit le service que vous ajoutez, il sera toujours nécessaire d’indiquer:
Quand ce service doit être montré au public.
La date d’entrée en vigueur du service
Selon les services, des informations particulières devront être ajoutées
Poste de garde ou garde au cabinet: vous devez encore préciser s’il s’agit d’un poste de garde ou d’une garde cabinet.
Un cabinet: Si ce service est défini, dans la « Gestion des tours de garde », vous devez cochez la case « Garde au cabinet ».
Un poste de garde: Il faut signaler le poste en question en cliquant sur « Sélection du poste de garde »
S’il s’agit d’un numéro unique, il sera nécessaire d’indiquer:
Le numéro en question
La couverture: le numéro peut s’appliquer soit à tout le cercle, soit à une zone de garde
