Memo De werkkostenregeling 2014
Inleiding
Onder de werkkostenregeling veranderen de fiscale regels met betrekking tot vergoedingen en verstrekkingen die aan het personeel worden gegeven totaal. Dit memo beschrijft de regelgeving van de werkkostenregeling zoals die luidt op 1 januari 2014. In de bijlage “Op weg naar een nieuwe WKR”
worden de mogelijke wijzigingen besproken die gaan gelden als de werkkostenregeling voor iedere werkgever verplicht wordt (1 januari 2015).
1. Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!
In het kader van de werkkostenregeling is het loonbegrip ingrijpend veranderd. De nieuwe definitie luidt: “Loon is al hetgeen uit een dienstbetrekking of een vroegere
dienstbetrekking wordt genoten, daaronder mede begrepen hetgeen wordt vergoed of verstrekt in het kader van de dienstbetrekking”. De verandering zit hem in de toevoeging na de komma.
Daarmee wordt beoogd dat in beginsel alles (!) wat een werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt (in eerste instantie) loon vormt.
Ook vergoedingen en verstrekkingen die in het geheel geen beloningselementen bevatten of de werknemer geen voordeel opleveren, behoren in beginsel tot het loon.
De oprekking van het loonbegrip is ingrijpend voor de praktijk. In principe zou bijvoorbeeld ook de vergoeding van vakliteratuur daar onder kunnen vallen, de laptop die een werknemer ter beschikking heeft gekregen enz. Om dergelijke zaken buiten de loonbelasting te laten, dienen ze afzonderlijk te worden vrijgesteld. Verderop in dit memo zal blijken dat een aantal zaken ook inderdaad zijn vrijgesteld. Dit geldt echter niet voor alle arbeidsvoorwaarden die in de praktijk vaak voorkomen.
Een beetje cryptisch (maar wel begrijpelijk) is de opmerking van de staatssecretaris van Financiën dat zaken waar de werknemer geen privé voordeel van heeft, geen loon vormen. Hier besteden wij verderop in dit memo nog aandacht aan.
Op de regel dat alles loon vormt, bestaan een aantal uitzonderingen:
‐ 1,5% van de loonsom kan de werkgever naar eigen inzicht belastingvrij besteden aan zijn personeel. Deze extra 1,5% vrijstelling komt in de plaats van een aantal vrijstellingen die verdwijnen1;
‐ Een aantal werkplekgerelateerde voorzieningen wordt op nihil gewaardeerd;
‐ Een zestal kostensoorten zijn ook nog naast de 1,5% algemene vrijstelling belastingvrij te vergoeden;
1Deze forfaitaire ruimte zou met ingang van 2013 worden verhoogd van 1,4% naar 1,6%. Echter in het kader van de bezuinigen is de verhoging beperkt gebleven tot 1,5%. Deze verhoging vloeit voort uit de Wet Uniformering
vergoeden.
Verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever zijn ook vrijgesteld. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Hierbij zijn als voorbeelden genoemd de fruitmand bij ziekte van de werknemer of een rouwkrans bij overlijden.
Inmiddels is duidelijk geworden dat onder deze verstrekkingen worden verstaan geschenken in natura, dat wil zeggen geen geld en geen cadeaubonnen, mits de factuurwaarde van het geschenk, inclusief BTW, maximaal € 25 bedraagt. Bovendien moet het geschenk worden gegeven bij een gelegenheid waarbij de werknemer ook van derden geschenken ontvangt. Te denken valt hierbij aan een verjaardag, huwelijk, geboorte van een kind.
Alle andere vergoedingen en verstrekkingen zijn belast. Voor een aantal vormen van loon in natura geldt dat deze op een lagere, forfaitaire waarde mogen worden gewaardeerd.
Daarnaast zijn van het loonbegrip uitgezonderd de vergoedingen en verstrekkingen die betrekking hebben op zogeheten intermediaire kosten.
Intermediaire kosten
Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn
werkgever. Het initiatief tot het maken van de kosten ligt bij de werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:
‐ de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
‐ kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld);
‐ kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer).”
Bij intermediaire kosten kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de situatie dat een werknemer met de ter beschikking gestelde bedrijfsauto tankt, zelf afrekent en vervolgens de benzine declareert. Andere voorbeelden zijn de werknemer die viltstiften voor het beschrijven van een whiteboard bij een
vergadering voorschiet, of de werknemer die namens de werkgever op een beurs staat en aldaar kosten voorschiet. Ook de kosten voor zover die betrekking hebben op de relatie bij een zakelijk etentje zijn intermediaire kosten.
2. Vrije vergoedingen en verstrekkingen
Gerichte vrijstellingen
Binnen het nieuwe systeem van vergoedingen en verstrekkingen, zullen naast de intermediaire kosten ook nog een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen onbelast zijn. Deze worden de gerichte vrijstellingen genoemd.
De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling gericht vrijgesteld:
Reiskosten (tot maximaal € 0,19 per kilometer);
Tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten zien op de werknemer) etc.)2;
Kosten van cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur;
Studiekosten, daaronder mede begrepen het volgen van een procedure erkenning verworven competenties;
Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten);
Zakelijke verhuiskosten.
Vaste vergoedingen
De voorwaarden die gelden voor het onbelast mogen vergoeden of verstrekken van deze kostensoorten veranderen niet ten opzichte van de huidige regels. Indien de werkgever echter een vaste
kostenvergoeding wil geven voor (bepaalde) van de genoemde kostensoorten, dan is hij onder de werkkostenregeling verplicht vooraf een steekproefsgewijs onderzoek te houden onder de werknemers ter onderbouwing van die vergoeding. Voldoet een werkgever niet aan deze voorwaarde, of hij geeft bijvoorbeeld een bovenmatige vergoeding (€ 0,24 per kilometer voor reiskosten) dan valt (het
bovenmatige gedeelte van) de vergoeding binnen het forfait van 1,5% van de loonsom (dit wordt hierna onder „De werkkostenregeling‟ besproken).
Ook intermediaire kosten kunnen (uiteindelijk) via een vaste vergoeding worden vergoed.
De belastingdienst heeft het standpunt ingenomen dat de vereiste steekproef
achterwege mag blijven als de betreffende vaste kostenvergoedingen in het verleden al zijn onderbouwd door middel van een steekproef danwel door de belastingdienst zijn goedgekeurd.
Wij adviseren werkgevers overigens wel altijd het achterwege mogen laten van de steekproef af te stemmen met de belastingdienst.
Werkplek gerelateerde voorzieningen
Dan is er nog een categorie voorzieningen die weliswaar binnen het forfait van 1,5% van de loonsom valt, doch hierbij op nihil of een laag bedrag wordt gewaardeerd. Het gevolg is derhalve dat deze voorzieningen, het gaat dan om aan de werkplek gerelateerde voorzieningen, toch geheel of gedeeltelijk onbelast aan de werknemer kunnen worden gegeven.
Nihilwaardering
Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek (niet zijnde de woning, schip e.d. van de werknemer) worden gebruikt of verbruikt:
Voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken
(bureaustoel, toiletvoorziening, kopieerapparaat enz.). Hieronder vallen ook voorzieningen als een fitnessruimte en een zwembad
Arbo voorzieningen op de werkplek (en thuis zie hierna)
Consumpties op de werkplek
2Voor maaltijden op de werkplek waaraan men zich niet kan onttrekken (aan boord van zeeschepen bijvoorbeeld) geldt dat deze vanwege het meer dan bijkomstig zakelijk karakter gericht zijn vrijgesteld.
Ter beschikking gestelde mobiele telefoon (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt)
Ter beschikking gestelde apparatuur, gereedschap en computers (mits zakelijk gebruik 90% of meer en gebruikt op een werkplek niet zijnde in de woning van de werknemer)
Ter beschikking gestelde kleding die nagenoeg uitsluitend geschikt is om in te werken
Overige ter beschikking gestelde kleding die op de werkplek achterblijft3
Ter beschikking gestelde OV-jaarkaart of kortingskaart indien de kaart mede zakelijk wordt gebruikt
Rentevoordeel van hypothecaire leningen, of renteloze personeelsleningen als de werknemers daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter kopen (ook binnen
cafetariaregelingen)
De waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking, als de werknemer normaliter niet op de werkplek woont en hij door de reisafstand redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.
Onder werkplek wordt verstaan elke werkplek waar de werkgever uit hoofde van de
Arbeidsomstandighedenwet er zorg voor moet dragen dat de werknemer veilig werkt. Het café waar de werknemer “even” werkt valt daar volgens de toelichting niet onder. Een auto of een ander
vervoermiddel kan een werkplek zijn, als een werknemer daarin op verzoek van de werkgever arbeid verricht en als de werkgever ARBO-verantwoordelijk is voor dat vervoermiddel.
Dat kan bijvoorbeeld de vrachtwagen zijn waar de chauffeur in rijdt, maar ook de eigen auto van de werknemer als zijn werkgever afspreekt dat hij zijn auto gebruikt voor een dienstreis.
De werkplek mag overigens niet in de woning van de werknemer zijn gelegen, wil de vrijstelling van toepassing zijn.
De vrijstelling voor Arbo voorzieningen is uitgebreid tot Arbo voorzieningen op de werkplek thuis indien en voor zover deze rechtstreeks voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet 1998.
Lage waardering
Maaltijden in bedrijfsrestaurants (€ 3,05 per maaltijd, bedrag 2013)
Huisvesting of inwoning op de werkplek (€ 5,25 per dag, bedrag 2013)
Kinderopvang op de werkplek
Wordt een verstrekking op meer dan nihil gewaardeerd, dan zal die tot dat bedrag vallen onder de hierna te bespreken “werkkostenregeling”, het 1,5%-forfait.
Belangrijk voor de praktijk is dat deze bijzondere waarderingsregels alleen zullen gaan gelden voor ter beschikking stellingen en niet voor verstrekkingen (een enkele uitzondering daargelaten, bijvoorbeeld maaltijden en Arbo voorzieningen) en nooit voor vergoedingen.
Vergoedingen en de andere verstrekkingen zullen derhalve voor het volledige bedrag moeten worden meegenomen in het 1,5%- forfait danwel integraal worden belast (voor zover het 1,5%-forfait van de hierna te bespreken werkkostenregeling wordt overschreden).
3Kleding met een logo van tenminste 70 cm2 per kledingstuk die dienstbaar is aan de uitoefening van het beroep kwalificeert toch weer per definitie als werkkleding.
Een duidelijk voorbeeld is de mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt.
Staat het abonnement op naam van de werkgever, dan wordt de ter beschikking stelling op nihil gewaardeerd en is deze volledig vrij. Vergoedt de werkgever daarentegen de kosten van deze telefoon aan de werknemer, dan dient het gehele bedrag van de vergoeding te worden meegenomen in de forfaitaire regeling van 1,5% van de loonsom.
Ook voorzieningen buiten de werkplek zoals internet thuis zullen als zodanig worden belast en derhalve voor de volledige waarde vallen onder de regeling van het 1,5%-forfait.
3. De werkkostenregeling
Voor alle vergoedingen en verstrekkingen, die niet:
‐ onder het begrip intermediaire kosten vallen, en / of
‐ niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en / of
‐ niet op nihil worden gewaardeerd,
geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn onderworpen.
Geen privé voordeel, geen loon
Zoals gezegd heeft de staatssecretaris van Financiën gemeld dat iets geen loon is als de werknemer er geen privé voordeel van heeft. Uiteraard onderschrijven wij dit gaarne. Het verklaart echter niet waarom werkplek gerelateerde voorzieningen als de vloerbedekking op het werk en vakliteratuur afzonderlijk moesten worden vrijgesteld. Op welke wijze dit begrip wordt ingevuld zal de tijd leren.
Voor al deze vergoedingen en verstrekkingen gaat echter op werkgeversniveau wel een algemene vrijstelling gelden. Deze vrijstelling bedraagt 1,5% van de loonsom van de werkgever. De werkgever kan deze vrijstelling zelf invullen. Dat kan bijvoorbeeld zijn met een kerstpakket, een personeelsreis of een fiets van de zaak, maar ook bijvoorbeeld met aandelen in het bedrijf van de werkgever. De
werkgever hoeft daarbij niet te kijken of (bij een specifieke werknemer) aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Al zal misbruik (als bijvoorbeeld de directeur groot- aandeelhouder het 1,5%-forfait alleen voor zichzelf benut) worden bestreden.
Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen zullen voor de volledige waarde vallen onder het 1,5%-forfait:
fiets van de zaak
kerstpakketten
internet thuis
rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
producten uit eigen bedrijf
personeelsfeesten en -reizen4
4Consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihilwaardering)
Vergoedingen (en verstrekkingen) van geldboeten opgelegd door een Nederlandse strafrechter en geldsommen betaald aan de Staat ter voorkoming van strafvervolging in Nederland, wapens en munitie, gevaarlijke dieren etc., die nu ook niet belastingvrij zijn, vallen niet onder de
werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zullen sowieso volledig belast blijven.
Hierop mag ook niet de eindheffing worden toegepast.
Dit geldt ook voor de ter beschikking gestelde auto en woning (tenzij er sprake is van dubbele huisvesting buiten de woonplaats).
Waardebepaling verstrekkingen
Verstrekt de werkgever bepaalde zaken (in natura) dan zullen deze verstrekkingen gewaardeerd moeten worden, waarna de „gemeten‟ waarde in het 1,5%-forfait valt. Als waardering geldt de prijs die de werkgever heeft betaald voor de goederen of diensten ( inclusief BTW) of anders de waarde in het economische verkeer.
Voor producten uit het eigen bedrijf wordt de waarde altijd gesteld op “de consumentenprijs”.
Een belastingvrije korting geven is (buiten het 1,5% forfait) in principe niet meer mogelijk.
Vallen de verstrekkingen echter onder één van de hiervoor besproken “lage” waarderingsregels voor werkplek gerelateerde voorzieningen, dan geldt die (doorgaans ook lagere) waarde.
Eindheffing over meerdere
Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,5% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is niet verplicht. De werkgever kan er aan ontkomen door vooraf met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als loon wordt aangemerkt.
Alle andere huidige eindheffingsregelingen komen te vervallen, behalve die voor ontslaguitkeringen, spaarloon en de bestelauto met doorlopend afwisselend gebruik.
Werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet
Vergoedingen en verstrekkingen die onder de werkkostenregeling vallen, zijn niet onderworpen aan de premieheffing werknemersverzekeringen. Niet voor zover ze binnen de 1,5%-norm vallen en ook niet voor het meerdere voor zover ze met de eindheffing zijn belast. Ze maken ook geen deel uit van de grondslag voor de heffing van de zorgverzekeringsbijdragen.
4. Ingangsdatum en overgangsregeling
De werkkostenregeling is per 1 januari 2011 in werking getreden. Werkgevers kunnen echter nog gebruik maken van een overgangsregeling. Tot 2015 hebben ze de keus: per jaar mogen ze kiezen voor de nieuwe regels (de werkkostenregeling), of voor de wettelijke regelingen zoals die per 31 december 2010 van kracht waren.
Kiest men voor de laatstgenoemde regels dan geldt wel een beperking voor personeelsreizen en – festiviteiten; dergelijke activiteiten zijn dan namelijk niet meer voor het volledige bedrag maar slechts tot een bedrag van € 454 per werknemer per jaar onbelast.
Hoewel werkgevers de keus hebben om de regels nog niet te gaan toepassen, is die
keus niet altijd (financieel) verstandig. Bovendien is kennis van de regels en de gevolgen ook nu al belangrijk omdat er mogelijk het nodige zal moeten worden gedaan door de werkgever en werknemer.
Per 2015 vervalt de overgangsregeling en zal iedere werkgever de werkkostenregeling moeten toepassen.
Dat zal zo goed als zeker gepaard gaan met een aantal wijzigingen.
Hiervoor verwijzen wij naar de bijlage “Op weg naar een nieuwe WKR”.
BIJLAGE: OP WEG NAAR EEN NIEUWE WKR
Inleiding
De Staatssecretaris van Financiën heeft op 21 maart 2013 zijn visie op de toekomst van de werkkostenregeling kenbaar gemaakt in zijn verkenning „Aan het werk met de
werkkostenregeling‟. De verplichte invoeringsdatum is uitgesteld tot 1 januari 2015.
In augustus 2012 is een evaluatie afgerond naar de ervaringen met de werkkostenregeling tot dan toe. Deze evaluatie geeft geen aanleiding om ten principale terug te komen op de
ingeslagen weg. Wel heeft deze evaluatie geleid tot een verkenning naar maatregelen, zowel binnen als buiten de werkkostenregeling, die ertoe kunnen bijdragen dat de
werkkostenregeling verbetert en tegelijkertijd het draagvlak daarvoor vergroot.
In de verkenning wordt daarom de problematiek van de complexiteit van de vergoedingen en verstrekkingen in relatie tot de werkkostenregeling langs twee mogelijk oplossingsrichtingen benaderd. Ten eerste wordt gekeken naar een systematische aanpassing van het loonbegrip (het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium) en daarna wordt gekeken naar een
oplossingsrichting waarbij in de praktijk ervaren knelpunten zoveel als mogelijk kunnen worden weggenomen. De gevolgen van een begrijpelijker invulling van het loonbegrip moeten echter macro budgettair neutraal op te vangen zijn. De vrije ruimte (nu 1,5%) zou hierdoor dus wel kunnen worden verkleind.
Medio april is een consultatie gestart waarin “het bedrijfsleven” is gevraagd welke
voorkeur(en) zij heeft met betrekking tot mogelijke aanpassingen van de werkkostenregeling.
De documentatie set die behoort bij de workshops met betrekking tot de werkkostenregeling beschrijft de werkkostenregeling zoals die er nu uitziet.
De presentatie bevat verwijzingen naar de nieuwe werkkostenregeling.
Onderstaand volgen de hooflijnen van de verkenning en de oplossingsrichtingen. De teksten zijn geschreven vanuit de invalshoek van de schrijvers van de Verkenning.
Noodzakelijkheidscriterium (versus werkplekcriterium)
Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemers die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven.
Daarmee wordt de huidige systematiek, waarbinnen alle vergoedingen en verstrekkingen in eerste instantie tot het loon worden gerekend terwijl vervolgens wordt bezien of daarover ook belasting verschuldigd is, deels verlaten. Het feit dat bijvoorbeeld een noodzakelijke verstrekking ook privé wordt, of kan worden gebruikt, speelt geen rol meer.
Met het noodzakelijkheidscriterium wordt ook het aantal gerichte vrijstellingen en werkplek gerelateerde nihil waarderingen tot een uiterst minimum beperkt. Vakliteratuur en
gereedschappen, mobiele telefoons en dergelijke kunnen dan op grond van de nieuwe definitie van het loon al onbelast zijn.
Om aan te sluiten bij de maatschappelijke opvattingen van wat loon is, zal veel meer de achtergrond van de voorziening een rol moeten spelen. Heeft de voorziening vooral een zakelijke achtergrond en kan de werkgever in redelijkheid menen dat dit nodig is voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dan kan het eventuele privévoordeel van die voorziening buiten beschouwing blijven als het gaat om de vaststelling van loon. Andersom kan dit ook;
is een voorziening gericht op het belonen van een werknemer, maar kan deze voorziening ook bijdragen aan de uitoefening van de dienstbetrekking, dan is deze toch volledig belast.
Het op deze wijze loslaten van het privévoordeel en de introductie van een open norm betekent niet dat in het geheel geen aanvullende regels zullen zijn. Zo zal de auto van de zaak, ook als is deze nodig, worden belast als deze ook privé wordt gebruikt.
Beperkingen bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium:
Redelijkheidstoets (in samenhang met de bestaande gebruikelijkheidstoets).
Door uit te gaan van een redelijk handelende werkgever wordt een objectivering van de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium opgenomen. Van een werkgever mag immers verwacht worden dat hij opereert als een ondernemer die streeft naar een zo hoog mogelijke winst. Voorzieningen die geen bijdrage leveren aan het bedrijfsproces zal een redelijke werkgever daarom zoveel mogelijk achterwege laten.
Mocht er toch sprake zijn van twijfel over bedrijfsmatige afwegingen dan ligt het vervolgens op de weg van de inspecteur om te bewijzen dat de voorziening (primair) met een oogmerk van bevoordeling/beloning van de werknemer is gegeven. Het ligt volgens de Verkenning voor de hand dat dit vooral zal spelen in gevallen waarin de relatie tussen werkgever en werknemer een minder zakelijk karakter kan hebben, zoals bij directeur-grootaandeelhouders en in familieverhoudingen;
Feitelijk gebruik.
Verder is het zo dat de voorziening feitelijk en daadwerkelijk bij de uitoefening van de dienstbetrekking moet worden gebruikt. De omvang of de intensiteit van dat gebruik is indicatief, maar op zichzelf beschouwd niet doorslaggevend;
Financiële last bij werkgever.
Daarnaast is nog van belang de financiële verantwoordelijkheid; is het de werkgever die betaalt en bepaalt? Voor een noodzakelijke voorziening ligt deze
verantwoordelijkheid ten principale bij de werkgever. In het algemeen ligt ook het initiatief bij hem. Dat staat overigens niet in de weg van vaste kostenvergoedingen voor door de werknemer aangeschafte en betaalde voorzieningen, zolang de werkgever maar expliciet bepaalt, welke voorzieningen uit de vergoeding bekostigd moeten worden. Dat de werkgever moet bepalen welke voorziening noodzakelijk is, betekent overigens niet dat de werknemer geen keuze mag hebben in de vorm van de voorziening. Het uitgangspunt dat, om als noodzakelijke voorziening te gelden, de werkgever moet bepalen en betalen, heeft tot gevolg dat van cafetariaregelingen, waar in het algemeen de werknemers zelf mag bepalen of hij van een voorziening gebruik maakt, minder aantrekkelijk worden;
Eerste levensbehoeften versus noodzakelijkheid.
Bij de toepassing van het noodzakelijkheidscriterium zal bij sommige voorzieningen niet altijd duidelijk zijn of de voorziening slechts bijdraagt aan de uitoefening van de dienstbetrekking (en dus zakelijk is maar niet noodzakelijk) en wanneer die
voorziening daadwerkelijk noodzakelijk is.
Als uitgangspunt voor noodzakelijke voorzieningen in de sfeer van eerste
levensbehoefte geldt dat voorzieningen waar de werknemer zich in redelijkheid niet aan kan onttrekken als noodzakelijk worden beschouwd. Ook andere voorzieningen in de sfeer van eerste levensbehoeften zijn in het verleden niet tot het loon gerekend.
Daarom ligt het volgens de Verkenning voor de hand bij toepassing van het noodzakelijkheidscriterium in het verlengde van de bestaande regels rond kleding, maaltijden en verblijfkosten elders, aansluiting te zoeken bij de in het verleden ontwikkelde inzichten;
Niet buiten beschouwing te laten privévoordeel.
Tevens zijn er situaties te onderkennen waarin het ook naar maatschappelijke
opvattingen en uit overwegingen van draagkracht en gelijke behandeling niet gewenst is om een voorziening buiten beschouwing te laten. Als privégebruik van een
noodzakelijke voorziening leidt tot een absoluut en relatief omvangrijke beloningscomponent, ligt een uitzondering op de hoofdregel dat eventuele
privévoordelen van een op zich noodzakelijke voorziening geen loon vormen volgens de Verkenning voor de hand. Een limitatieve opsomming van dergelijke
voorzieningen, die overigens tot het minimum beperkt moet worden, geeft
duidelijkheid en zekerheid en geniet daarom volgens de Verkenning de voorkeur. Dit betreft het privégebruik van de auto van de zaak en de ter beschikking gestelde woning. De bestaande waarderingsregels voor de auto en de woning van de zaak kunnen daarom bij toepassing van het noodzakelijkheidscriterium in stand blijven.
Gerichte vrijstellingen en het noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium valt in principe samen met de uitgangspunten van verschillende huidige gerichte vrijstellingen. Toch kunnen zij niet zonder meer vervallen.
Het sprekende voorbeeld zijn de reiskosten. Het onderscheid tussen zakelijke reizen en de daarmee wettelijk gelijkgestelde reizen, en reiskosten woning-werk is moeilijk te maken.
De huidige regeling werkt volgens de Verkenning goed en het laten vervallen van deze gerichte vrijstelling zou ertoe leiden dat voor (noodzakelijke) zakelijke reizen de werkelijke kosten belastingvrij kunnen worden vergoed in plaats van tot maximaal € 0,19 per kilometer.
Ook de gerichte vrijstelling voor scholing en de gerichte vrijstelling voor onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden liggen dicht tegen elkaar. Ook op dit punt is het niet wenselijk deze faciliteiten te splitsen in een deel dat gericht is op de vervulling van de dienstbetrekking, en dus noodzakelijk, en een gedeelte dat dat niet is.
Met betrekking tot verhuiskosten moet volgens de Verkenning geconstateerd worden dat deze in het algemeen niet binnen het noodzakelijkheidscriterium vallen en dat er ook geen andere objectieve reden is waarom voor verhuiskosten een uitzondering op de systematiek zou moeten worden gemaakt. Dat kan anders zijn als het gaat om bedrijfsverplaatsingen of verplaatsingen naar een andere vestiging van de werkgever.
Aansluiting salaris- en financiële administratie
Uit de evaluatie zijn ook knelpunten naar voren gekomen die minder ingrijpende oplossingen vergen. Vooral op administratief terrein verloopt de aansluiting tussen salarisadministratie en financiële administratie niet overal soepel. De loonheffingen, en daarmee ook de
werkkostenregeling, gaan uit van heffing en afdracht per tijdvak. De salarisadministratie wordt daartoe periodiek afgesloten bij de uitbetaling van het tijdvakloon, terwijl de
financiële boekhouding - vaak voor kleinere ondernemingen in samenhang met de btwaangifte - een andere sluitingsdatum kent. Om aan deze problematiek tegemoet te komen
wordt gedacht aan een voorlopige afrekening per kwartaal met een definitieve afrekening op jaarbasis die plaatsvindt na sluiting van de verschillende administraties. Van een dergelijke systematiek kunnen ook starters profijt hebben. De verbetering op deze specifieke
knelpunten is mogelijk ongeacht de invoering van een noodzakelijkheidscriterium.
Salderingsmogelijkheden
Het Nederlandse bedrijfsleven kent een aantal tienduizenden kleinere en grotere concerns, waarbij de werknemers van de verschillende concernonderdelen regelmatig met elkaar samenwerken en waarbij ook gezamenlijk voorzieningen worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld. Voor degene die de loonadministratie moet doen binnen een dergelijk concern of concernonderdeel is niet altijd eenvoudig na te gaan, in welke mate het
moet slaan. De werkkostenregeling vergt daarom bijkomende administratieve vastleggingen om kosten en benutten van de vrije ruimte in overeenstemming met de inhoudingsplicht te brengen. Dat staat volgens de Verkenning echter haaks op de gedachte achter de vrije ruimte waarbij juist het bijhouden op persoonsniveau achterwege moest kunnen blijven.
In beginsel is het meest eenvoudige systeem om na afloop van het kalenderjaar alle vrije ruimtes van de verschillende concernonderdelen met elkaar te salderen. Daarbij past dat het boeken van een rekening voor een voorziening die ten bate komt aan de werknemers van verschillende concernonderdelen, dan bij één van de concernonderdelen waarvan de
werknemers gebruik maken van de voorziening naar keuze plaats kan vinden. Via saldering na afloop van het kalenderjaar vloeit alles immers samen in de gezamenlijke vrije ruimte. Een eventuele naheffingsaanslag zou dan volgens de Verkenning aan het concernonderdeel dat de saldering toepast moeten worden opgelegd.
Deeltijders met lage lonen / personeelskortingen
De systematiek van de werkkostenregeling kenmerkt zich door een generieke vrijstelling op loonsomniveau. Naarmate een werkgever meer relatief laag betaald personeel heeft, is - gemiddeld per werknemer gemeten - minder vrije ruimte beschikbaar. Dit effect wordt versterkt in geval dit personeel ook nog eens relatief veel in deeltijd werkt. Het is in het bijzonder de detailhandel die dit effect als sterk nadelig ervaart. In deze sector speelt de fiscale faciliteit van de personeelskorting een rol, waarvan het beloningskarakter voorop staat. Een specifieke vrijstelling voor producten uit eigen bedrijf op loonsomniveau kan een alternatieve oplossing bieden. Een dergelijke maatregel kan genomen worden ongeacht de invoering van het noodzakelijkheidscriterium, maar gaat – bij de eis van budgetneutraliteit - ten koste van de sectoren zonder een dergelijke korting.
