C O
Postbus 797, 2130 AT Hoofddorp
Gemeente Bergen M I N I M I l i l I I I I ! 2 0 i p . 0 1 1 4 7 0 1 / 0 4 / 2 0 2 0 Postbus:
Z A A K N U M M E R : -
G e m e e n t e Bergen
T.a.v. College v a n B u r g e m e e s t e r S W e t h o u d e r s Postbus 175
1 8 6 0 AD Bergen
GR C o c e n s u s Jupiterstraat 160 2132 HG Hoofddorp lnfo@cocensus.nl www.cocensus.nl Tel: 088-5563400
behandelddoor G.G.J. Schipper telefoon 0 8 8 - 5 5 6 3 4 0 0
bíjlage(n) dlV.
onderwerp A a n b i e d i n g Jaarverslag Cocensus 2 0 1 9 verzenddatum 30 m a a r t 2 0 2 0
G e a c h t e College,
Hierbij bied ik u n a m e n s h e t A l g e m e e n Bestuur de j a a r s t u k k e n 2 0 1 9 v a n de g e m e e n s c h a p p e l i j k e regeling Cocensus a a n . U o n t v a n g t d a a r t o e :
a. Een g e w a a r m e r k t e x e m p l a a r Jaarverslag Cocensus 2 0 1 9 inclusief c o n t r o l e v e r k l a r i n g b. Verslag v a n b e v i n d i n g e n 2 0 1 9 - V e r a n t w o o r d i n g d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n b o e k j a a r 2 0 1 9
G e m e e n t e Bergen
c. C o n t r o l e v e r k l a r i n g v a n de o n a f h a n k e l i j k e a c c o u n t a n t ( g e m e e n t e Bergen)
d . G e c e r t i f i c e e r d m o d e l v a n v e r a n t w o o r d i n g 2 0 1 9 - u i t v o e r e n d e w e r k z a a m h e d e n t.b.v. de G e m e e n t e Bergen
De j a a r r e k e n i n g 2 0 1 9 is v a s t g e s t e l d in de v e r g a d e r i n g v a n het A l g e m e e n Bestuur v a n Cocensus o p v r i j d a g 6 m a a r t 2 0 2 0 . De j a a r r e k e n i n g 2 0 1 9 sluit m e t e e n v o o r d e l i g resultaat v a n C 99.412,--.
Het A l g e m e e n B e s t u u r h e e f t b e s l o t e n o m v a n d i t v o o r d e l i g r e s u l t a a t e e n b e d r a g v a n C 4 4 . 6 8 9 t o e t e v o e g e n aan de a l g e m e n e reserve v a n Cocensus, die d a a r d o o r precies C 2 5 0 . 0 0 0 , - b e d r a a g t . Het r e s t a n t t e r g r o o t t e v a n C 5 4 . 7 2 3 , - z a l naar rato v a n de bijdrage aan de in 2 0 1 9 d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n w o r d e n u i t g e k e e r d . Deze v e r d e l i n g is als bijlage bij deze b r i e f g e v o e g d .
O p v o o r s c h r i f t v a n de Koninklijke N e d e r l a n d s e Beroepsorganisatie v a n A c c o u n t a n t s (NBA) is na de b e h a n d e l i n g v a n de j a a r s t u k k e n in het A l g e m e e n Bestuur e e n paragraaf aan de j a a r r e k e n i n g t o e g e v o e g d o v e r de i m p a c t v a n het c o r o n a v i r u s , als zijnde e e n g e b e u r t e n i s na b a l a n s d a t u m . D a a r t o e is p a r a g r a a f 3.9 aan de j a a r r e k e n i n g o p g e n o m e n . In deze paragraaf is b e k n o p t en in h o o f d l i j n e n b e s c h r e v e n w e l k e m a a t r e g e l e n bij Cocensus zijn g e t r o f f e n , w a t de m o g e l i j k e e f f e c t e n v o o r de b e d r i j f s v o e r i n g zijn en h o e d a a r o p g e a n t i c i p e e r d gaat w o r d e n . D o o r d a t er o n z e k e r h e i d is o v e r w a t u i t e i n d e l i j k de e c o n o m i s c h e i m p a c t v a n het c o r o n a v i r u s zal zijn, is er o o k o n z e k e r h e i d
Aanbieding Jaarverslag Cocensus 2019
o v e r w a t de i m p a c t o p de b e d r i j f s v o e r i n g v a n Cocensus en o p de te realiseren b e l a s t i n g o p b r e n g s t e n 2 0 2 0 v a n de d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n zal zijn. Via de
m a n a g e m e n t r a p p o r t a g e s g e r i c h t o p de b e l a s t i n g a c t i v i t e i t e n v a n de d e e l n e m e n d e g e m e e n t e n e n de b e s t u u r s r a p p o r t a g e g e r i c h t o p de b e d r i j f s v o e r i n g v a n Cocensus zullen w i j u t u s s e n t i j d s o p de h o o g t e h o u d e n v a n de o n t w i k k e l i n g e n in 2 0 2 0 .
H o o g a c h t e n d ,
Dhr. G.G.J. (George) Schipper D i r e c t e u r Cocensus
Bijlage:
V e r d e l i n g o v e r s c h o t j a a r r e k e n i n g ad C 54.723
G e m e e n t e Bijdrage 2 0 1 9 A a n d e e l o v e r s c h o t j a a r r e k e n i n g
H a a r l e m m e r m e e r 3 . 8 1 5 . 2 0 0 1 5 . 8 4 2
H a a r l e m 2 . 9 5 1 . 8 0 0 1 2 . 2 5 7
B e v e r w i j k 7 8 4 . 0 0 0 3.255
H i l l e g o m 3 4 8 . 7 0 0 1.448
O o s t z a a n 2 1 1 . 9 0 0 8 8 0
W o r m e r l a n d 3 4 1 . 5 0 0 1.418
A l k m a a r 1.704.400 7.077
H e e r h u g o w a a r d 8 6 8 . 0 0 0 3 . 6 0 4
B e r g e n 7 7 4 . 0 0 0 3 . 2 1 4
L a n g e d i j k 4 6 8 . 2 0 0 1.944
D e n H e l d e r 9 1 1 . 5 0 0 3.785
T o t a a l 1 3 . 1 7 9 . 2 0 0 5 4 . 7 2 3
D e l o ĩ t t e
Robonsbosweg 5 1816 MK Alkmaar Postbus 270Deloitte Accountants B.V.
1800 AG Alkmaar Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9702 www.deloitte.nl Beconnummer 110620
C o n t r o l e v e r k l a r i n g v a n d e o n a f h a n k e l i j k e a c c o u n t a n t Aan het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Cocensus
V E R K L A R I N G O V E R D E I N D E J A A R S T U K K E N O P G E N O M E N J A A R R E K E N I N G 2 0 1 9
Wij hebben de jaarrekening 2019 van het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Cocensus te Hoofddorp gecontroleerd.
Naar ons oordeel:
» Geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de
samenstelling van zowel de baten en lasten over 2019 als van de activa en passiva van het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Cocensus op 31 december 2019 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincie en gemeenten (BBV).
» Zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2019 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het controleprotocol vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 september 2018.
De jaarrekening bestaat uit:
« Het overzicht van baten en lasten over 2019.
« De balans per 31 december 2019.
« De toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
» De bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.
De basis voor ons oordeel
Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens het Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse
controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 september 2018 en het Controleprotocol WNT 2019. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'.
Wij zijn onafhankelijk van het algemeen bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Cocensus zoals vereist in de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assuranceopdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland.
Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags en beroepsregels accountants (VGBA).
Wij vinden dat de door ons verkregen controleinformatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
O n s oordeel
2 0 2 0 . 0 8 3 4 7 7 / R V B / l
D e l o i t t e
Paragraaf ter benadrukking v a n de impact van C O V I D - 1 9
Het coronavirus heeft ook invloed op Cocensus. In de toelichting op pagina 44 in de jaarrekening heeft het dagelijks bestuur de huidige impact en haar plannen om met deze gebeurtenissen of omstandigheden om te gaan toegelicht. Ook geven zij aan dat het op dit moment voor hen niet goed mogelijk is om in te schatten wat de invloed van het coronavirus is op de financiële prestaties en gezondheid van Cocensus. Ons oordeel is niet aangepast met betrekking tot deze aangelegenheid.
Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd
In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2019 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub j Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
Materialiteit
Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op C 130.000, waarbij de bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie voor fouten l0Zo en voor onzekerheden 3aZo van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves bedraagt, zoals
voorgeschreven in artikel 2 lid 1 BADO en het controleprotocol vastgesteld met bestuursbesluit d.d.
19 september 2018.
Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteits- voorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2019. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.
Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de C 130.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn.
V E R K L A R I N G O V E R D E I N D E J A A R S T U K K E N O P G E N O M E N A N D E R E I N F O R M A T I E Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit:
» Het jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen.
Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat.
Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.
Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.
2020.083477/RVB/2
D e l o i t t e
B E S C H R I J V I N G V A N V E R A N T W O O R D E L I J K H E D E N M E T B E T R E K K I N G T O T D E J A A R R E K E N I N G
Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de j a a r r e k e n i n g
Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in
overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het controleprotocol vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 september 2018.
In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude.
Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur afwegen of de financiële positie voldoende is om de gemeenschappelijke regeling in staat te stellen de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen. Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico's kunnen worden opgevangen, toelichten in de jaarrekening.
Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling.
Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de j a a r r e k e n i n g
Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel.
Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken.
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant
professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 19 september 2018 en het Controleprotocol WNT 2019, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit:
« Het identificeren en inschatten van de risico's dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude dan wel het niet rechtmatig tot stand komen van baten en lasten alsmede de balansmutaties en het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van
controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing.
2020.083477/RVB/3
D e l o i t t e .
» Het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden. Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling. Het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan.
« Het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de risico's vanuit de reguliere bedrijfsvoering financieel op te vangen aanvaardbaar is. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico's kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante
gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een organisatie haar continuïteit niet langer kan handhaven.
« Het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen.
» Het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en
gebeurtenissen en of de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Gegeven onze eindverantwoordelijkheid voor het oordeel zijn wij verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling, rekening houdend met de invloed daarop van de aard en de significantie van de activiteiten van uitvoeringsorganisaties ten behoeve van de gemeenschappelijke regeling. Op basis hiervan hebben wij de aard en omvang bepaald van de uit te voeren werkzaamheden ten aanzien van deze uitvoeringsorganisaties.
Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Alkmaar, 26 maart 2020 Deloitte Accountants B.V.
Was getekend: drs. A J . Schutgens RA
2020.083477/RVB/4
CO
J a a r s t u k k e n 2 0 1 9
Deloitte Accountants B.V.
Voor Identificatiedoeleindep Behorend bij controleyefįEfŞľing d.d. 26 maart 2020. "
i
Inhoud
1. Jaarverslag 3 L I Inleiding 3 1.2 Organisatie 3
1.2.1 Algemeen Bestuur en Dagelijks bestuur 3 1.2.2 Organisatiemodel van Cocensus: 4 1.2.3 Overzicht formatie Cocensus 5 1.3 Korte terugblik op 2019 en nieuwe ontwikkelingen 5
1.4 Bedrijfsvoering 6 1.4.1 Realisatie begrote opbrengsten 6
1.4.2 Bezwaar- en beroepschriften 7
1.4.3 Kwijtschelding 10 1.4.4 Invordering 12 1.4.5 Communicatie 13 1.4.6 inkoopbeleid ļ Europese aanbesteding 15
1.4.7 Realisatie Dienstverleningsovereenkomsten 15
1.5 HRM 18 Personeel 20 2. Financiële v e r a n t w o o r d i n g 27
2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 27
2.2 Financieringsparagraaf 28 2.3 Verbonden partijen 29 2.4 Rechtmatigheid 29 3. Jaarrekening 30
3.1 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar 30
3.2 Begrotingsrechtmatigheid 31 3.3 Overzicht algemene dekkingsmiddelen 32
3.4 Wet normering topinkomens 32
3.5 Balans 34 3.6 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 35
3 . 6 . 1 . Inleiding 35 3.6.2 Financiële positie 35
3.6.3 Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening 35
3.6.4 Materiële vaste activa 35 3.6.5 Langlopende schulden 36 3.6.6 Financiële instrumenten 36 Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. Âį Pagina 1
Voor identificatiedoeleindeoáŵ^
Behorend bij controlevBfįřfanng d.d. 26 maart 2020. C^l/
3.6.7 Schattingswijziging 36 3.7 Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar 36
3.8 Toelichting op de balans 40 3.8.1 Materiële vaste activa 40 3.8.2 Vlottende activa 40 3.8.3 Eigen Vermogen 42 3.8.4 Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar 42
3.8.5 Netto vlottende schulden en overlopende passiva 43 3.8.6 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 44
3.9 Gebeurtenissen na balansdatum 44
4. Controleverklaring 45
Bijlagen
1. Staat van Activa 2. Geldleningen 3. Toerekening taakvelden
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinde Behorend bij controleyj d.d. 26 maart 2020.
Pagina 2
1 . J a a r v e r s l a g
P r o g r a m m a v e r a n t w o o r d i n g
Alle activiteiten van de Cocensus zijn samengevoegd in één programma: "Heffen en invorderen van decentrale belastingen en heffingen".
1.1 I n l e i d i n g
Voor u ligt het dertiende Jaarverslag van de GR Cocensus. Cocensus is op 15 december 2006 opgericht m e t als belangrijkste taak alle uitvoerende werkzaamheden op het gebied van gemeentelijke belastingen voor de gemeenten Haarlem en Haarlemmermeer te verrichten. Op 1 mei 2009 is de g e m e e n t e Hillegom toegetreden t o t Cocensus, per 1 januari 2010 de gemeente Beverwijk, per 1 januari 2012 de gemeenten Oostzaan en W o r m e r l a n d . Per 1 januari 2014 zijn de gemeenten Alkmaar, Bergen, Graft-De Rijp, Heerhugowaard, Langedijk en Schermer toegetreden, gevolgd door de gemeente Den Helder per 1 januari 2015. M e t ingang van 1 januari 2015 zijn de gemeenten Alkmaar, Graft-De Rijp en Schermer gefuseerd. M e t ingang van 1 januari 2019 zijn de gemeenten Spaarnwoude en Haarlemmerliede toegevoegd aan de gemeente Haarlemmermeer. Per 1 januari 2020 treden de g e m e e n t e n Uitgeest, Castricum en Heiloo toe t o t de GR Cocensus.
De exploitatie van Cocensus over 2019 sluit af met een overschot van C 99.412.
1.2 O r g a n i s a t i e
Cocensus is een gemeenschappelijke regeling op het niveau van de gemeentelijke colleges van B&W.
Cocensus is op 1 januari 2007 formeel van start gegaan en richt zich daarbij op het verzorgen van werkzaamheden in het kader van de W e t WOZ en de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en rechten, dit inclusief de afhandeling van bezwaren, beroepen en kwijt- scheldingsverzoeken. Deze werkzaamheden verzorgt Cocensus in 2019 voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, W o r m e r l a n d , Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk en Den Helder.
Cocensus heeft een Algemeen- en een Dagelijks bestuur.
1.2.1 A l g e m e e n Bestuur en Dagelijks bestuur
Algemeen bestuur: 1 afgevaardigde per gemeente.
1. Haarlem M e r i j n Snoek
2. Haarlemmermeer Jurgen Nobel (plv. voorzitter)
3. Hillegom Anne de Jong
4. Beverwijk Haydar Erol
5. Oostzaan Rob M o n e n
6. W o r m e r l a n d Jeroen Schalkwijk
7. Alkmaar Pieter Dijkman (voorzitter)
8. Heerhugowaard Guido Oude Kotte (tot april 2019) Bert Fintelman 9. Bergen Jan Houtenbos (tot november 2019) f Antoine T r o m p
10. Langedijk Jasper Nieuwenhuizen
1 1 . Den Helder Kees Visser
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. Af Pagina 3
d.d. 26 maart 2020.
Dagelijks bestuur:
A l k m a a r
H a a r l e m m e r m e e r Beverwijk Haarlem Langedijk
Pieter Dijkman (voorzitter) Jurgen Nobel (plv. voorzitter) Haydar Erol
M e r i j n Snoek
Jasper Nieuwenhuizen
1.2.2 Organisatiemodel van Cocensus:
Figuur 1: Organigram Cocensus
A l g e m e e n B e s t u u r
H l 1
D a g e l i j k s B e s t u u r j
1 • • ļ
Di.re i
c t i e ì
A f d e l ì n g s m a n a g e r S C o n t r o l l e r
B e d r i j f s b u r e a u
. Ä W I e i n g s m a n a g e r l ļ ^ H
H
A f d e l i n g s m a n a g e r
1
1 i H H H N
WÊÊÊÊÊÊÊÊÊI
G e g e v e n s b e h e e ra i t
9
W O Zi,'J:r; v :'
A f d e l i n g s m a n a g e r
H e f f i n g e n S B e z w a a r
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinde Behorend bij controlev.
d.d. 26 maart 2020.
Pagina 4
1.2.3 Overzicht f o r m a t i e Cocensus
A f d e l i n g V a s t g e s t e l d e f o r m a t i e 2 0 1 9 D i r e c t i e S Staf
B e d r i j f s b u r e a u w o z
G e g e v e n s e n I T - b e h e e r H e f f i n g e n e n B e z w a a r I n v o r d e r i n g
T o t a a l
9,67 3,00 3 8 , 6 7 1 9 , 1 2 2 1 , 6 4 2 7 , 2 2 1 1 9 , 3 2
Tabel 1 Formatie overzicht
1.3 K o r t e t e r u g b l i k o p 2 0 1 9 e n n i e u w e o n t w i k k e l i n g e n
Cocensus heeft de beschikking o v e r e e n tweetal kantoorpanden, de hoofdvestiging in Hoofddorp en een dependance in Alkmaar. Per 3 1 december 2021 eindigt het huurcontract voor het kantoorpand van Cocensus in Hoofddorp. De nieuwe eigenaar, HP Ontwikkeling CV, heeft eind vorig jaar aangegeven het huurcontract niet te verlengen. Reden hiertoe is dat het gebied waar ons kantoorpand gevestigd is, Beukenhorst-West, geheel nieuw ontwikkeld gaat w o r d e n . Het kantoorpand van Cocensus zal na beëindiging van het huurcontract gesloopt w o r d e n . Na een uitgebreid herhuisvestingstraject is gekozen o m beide locaties samen te brengen. Per 18 oktober 2019 is Cocensus eigenaar geworden van De Trompet 2700 in Heemskerk. Het pand is nu nog in gebruik als o u t d o o r S kampeerwinkel, in de loop van 2020 zal het pand o m g e b o u w d w o r d e n t o t een duurzaam kantoorpand. Naar verwachting zal er begin 2 0 2 1 intrede plaatsvinden in het nieuwe pand.
Op initiatief van de Waarderingskamer is er een wetsvoorstel aangenomen o m m e t ingang van 2021 de w a a r d e van objecten (woningen en niet-woningen) te waarderen/taxeren op basis van vierkante meters in plaats van kubieke meters. Dit betekent niet alleen een wijziging van de waarderings- systematiek maar ook een volledige inventarisatie van de juiste vierkante meters. De BAG is hiervoor niet te gebruiken, immers de BAG is destijds gevuld door een rekenslag vanuit de kubieke meters van de WOZ, met een toegestane afwijking van 15X. Op m o m e n t dat een waarde van een object op basis van vierkante meters dient t e w o r d e n vastgesteld, dan is een toegestane foutenmarge van dit oppervlak niet meer acceptabel. Voor Cocensus leidt dit t o t een complete inventarisatie van het gehele bestand en zullen er vanuit de WOZ ook een grote hoeveelheid aan mutaties w o r d e n doorgegeven aan de BAG-afdelingen van de g e m e e n t e n .
Door Cocensus is een projectplan vastgesteld en is de bijbehorende financiering v e r w e r k t vanaf de begroting 2018 en aansluitend in de jaren 2019-2020 voor de projectkosten en v o o r volgende jaren voor de structurele kosten. Het projectplan kent in hoofdlijnen de volgende stappen.
» Luchtfotovergelijk starten met nulmeting.
» Luchtfotovergelijk jaarlijks uitvoeren.
« BAG en WOZ data gelijk trekken en houden.
» Project omzetting m3 naar m2 eind 2020 gereed.
« Eerste waarderingsronde m e t de gebruiksoppervlakte in 2 0 2 1 .
In 2009 is de ISO-certificering v o o r het management- en kwaliteitssysteem van Cocensus behaald. Het systeem is medio 2019 voor de elfde maal door de Dekra getoetst. Deze toetsing heeft plaatsgevonden m e t toepassing van de nieuw ingevoerde normeisen en is succesvol verlopen. De certificering is daarmee behouden.
Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde buikprocessen. Automatisering is u i t e r m a t e belangrijk voor de organisatie en op het m o m e n t dat deze uitvalt, stagneert of f o u t e n
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. ft Pagina 5
d.d. 26 maart 2020.
geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met mogelijke financiële gevolgschade.
Teneinde dit risico t e beperken is de mogelijkheid van dienstverlening in de v o r m van 'ICT as a service' onderzocht. In 2019 is na een Europese aanbesteding een start gemaakt met het uitbesteden van de werkzaamheden ICT door middel van een service level agreement, verder is er in 2019 hierop aansluitend een contract afgesloten voor het technisch beheren van de data van Cocensus. Dankzij deze 'full service' is Cocensus de komende jaren volledig ontzegt.
In 2016 hebben burgers als gevolg van de aansluiting van Cocensus op MijnOverheid.nl voor de eerste keer gebruik kunnen maken van het digitaal ontvangen van de aanslagen gemeentelijke belastingen 2016. W e r d e n in 2016 nog ongeveer 18X van alle belastingaanslagen digitaal aangeboden, in 2019 was dit percentage al gegroeid naar bijna 4096.
M e t ingang van 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) t e r vervanging van de W e t bescherming persoonsgegevens in werking getreden. Hiermee is nationale wetgeving vervangen door een Europese wetgeving gericht op de bescherming van persoonsgegevens.
Cocensus heeft gelet op v o o r n o e m d e ontwikkelingen een aantal maatregelen g e n o m e n , dit vooral gericht op het versturen en ontvangen van gegevens waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Bij de behandeling van een verzoek t o t levering van gegevens aan een deelnemende gemeente dient vooraf aangegeven te w o r d e n welke wettelijke grondslag aan het verzoek t e n grondslag ligt. ingeval een w e t t e l i j k e grondslag o n t b r e e k t kan levering niet plaatsvinden. Kan er w e l t o t levering w o r d e n over gegaan, dan zal dit op een beveiligde wijze plaatsvinden. Anderzijds kunnen terugbelverzoeken vanuit de gemeentelijke KCC's niet meer via een email aan Cocensus verstrekt w o r d e n maar dienen deze geregistreerd te w o r d e n door gebruik te maken van het zogenaamde baliescherm. Hiermee w o r d e n deze terugbelafspraken binnen de belastingapplicatie geregistreerd.
1.4 B e d r i j f s v o e r i n g
In dit jaarverslag is informatie opgenomen gericht op de voortgang van de bedrijfsvoeringsprocessen, personeelszaken, communicatie en financiën, dit naar de stand van 3 1 december 2019. Naar dezelfde p e i l d a t u m , 3 1 december 2019, is per gemeente een (derde) voortgangsrapportage aan de gemeentelijke opdrachtgever verstrekt. In deze voortgangsrapportages is de specifiek op de eigen g e m e e n t e gerichte informatie opgenomen. Ook naar de peildata van 1 april en 1 juli zijn aan de gemeentelijke opdrachtgevers voortgangsrapportages verstrekt. In dit Jaarverslag is de voor de deelnemende g e m e e n t e n individueel geldende informatie omgezet naar een totaalbeeld van de meest relevante primaire processen. Dit richt zich op de realisatie van de begrote opbrengsten, de ontwikkeling van de bezwaar- en beroepschriften, de ontwikkeling van de kwijtschelding en de ontwikkeling van de invordering. Bij de presentatiewijze is nog rekening gehouden m e t het volgende.
Zoals reeds is aangegeven, verzorgt Cocensus voor de gemeenten Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, W o r m e r l a n d , Alkmaar, Bergen, Heerhugowaard, Langedijk en Den Helder de werkzaamheden gericht op de belastingjaren 2017, 2018 en 2019. Naast informatie over de primaire processen is tevens nog informatie gericht op communicatie, inkoop en HRM (ontwikkeling f o r m a t i e en ziekteverzuim) o p g e n o m e n .
1.4.1 Realisatie begrote o p b r e n g s t e n
De gemeentelijke opdrachtgevers hebben voor w a t betreft de aan Cocensus overgedragen heffingssoorten per belastingjaar de (bijgestelde) begrotingen opgegeven. V o o r het belastingjaar 2019 leidt deze opgave t o t een totaalbedrag aan te realiseren belastingopbrengst van ruim C 397 miljoen.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. if Pagina 6
d.d. 26 maart 2020.
In onderstaande tabel is de nettorealisatie door middel van aanslagoplegging in relatie t o t de begrote o p b r e n g s t e n in beeld gebracht, dit naar de stand van 3 1 december 2019. Onder nettorealisatie w o r d t verstaan het resultaat van aanslagoplegging minus verleende verminderingen.
400 390 380 370 360 '*
350 340
Ontwikkeling realisatie begrote opbrengsten x C 1 miljoen
(stand per 31 december 2019) .397.
2019 2018
B begroot n netto resultaat
376 .376 „
1
1
363I
370 2017Grafiek 1: Ontwikkeling opbrengstrealisatie
Per 3 1 december beloopt de nettorealisatie voor het belastingjaar 2019 bijna 96,596 van de v o o r d a t belastingjaar begrote opbrengst. Hierbij w o r d t opgemerkt dat een aantal heffingssoorten nog niet o p aanslag gebracht zijn (bijvoorbeeld precariobelasting kabels en leidingen, forensenbelasting en de t o e r i s t e n b e l a s t i n g ) omdat de heffingsgrondslagen van deze heffingssoorten pas in de loop van het belastingjaar beschikbaar komen of zelfs pas na het verloop van het belastingjaar. Ook zijn er heffingen w a a r b i j de opbrengstrealisatie op basis van maandelijkse (gemeentelijke) input gerealiseerd kunnen w o r d e n , zoals bijvoorbeeld de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en leges. Derhalve is het verklaarbaar dat m o m e n t e e l de opbrengstrealisatie nog niet 10096 is.
De deelnemende gemeenten zijn naar de stand van 3 1 december 2019 door middel van de 3e v o o r t g a n g s r a p p o r t a g e individueel geïnformeerd o m t r e n t de opbrengstontwikkelingen en daarbij zijn e v e n t u e l e afwijkingen ten behoeve van de gemeentelijke opdrachtgevers in beeld gebracht.
1.4.2 Bezwaar en beroepschriften
Bezwaarschriften gericht tegen aanslagen gemeentelijke heffingen kunnen op verschillende manieren ingediend w o r d e n . Via belastingwebsite is het mogelijk o m digitaal bezwaar in te dienen. Daarnaast kan bezwaar w o r d e n gemaakt door gebruik te maken van het bij het aanslagbiljet meegezonden r e a c t i e f o r m u l i e r . Verder is het ook mogelijk o m schriftelijk een bezwaarschrift in te dienen. Als extra service is het mogelijk o m in de eerste vijf w e k e n na aanslagoplegging, gericht op de WOZwaarde, d o o r middel van een zogenaamde terugbelafspraak, telefonisch contact te hebben met de b e t r e f f e n d e t a x a t e u r . Daarbij kan de nodige uitleg gegeven w o r d e n en waar nodig kunnen met onderlinge i n s t e m m i n g administratieve correcties direct verwerkt w o r d e n zonder dat formeel bezwaar hoeft t e w o r d e n gemaakt.
V o o r het belastingjaar 2019 zijn in t o t a a l 18.724 bezwaarschriften ontvangen, dit o p een t o t a a l van 4 4 2 . 3 3 4 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 4,2 96 van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. / ļ Voor identiřicatiedoeleindeEj|^
Behorend bij controleveFįrafing d.d. 26 maart 2020. C^l/
Pagina 7
I
In onderstaande grafieken is de ontwikkeling o p g e n o m e n van het aantal ontvangen bezwaarschriften m e t betrekking t o t de belastingjaren 2017 t o t en m e t 2019. Teneinde een onderlinge vergelijking te k u n n e n maken is bij de eerdere belastingjaren hetzelfde m e e t p u n t gehanteerd, te w e t e n 3 1 december v a n het betreffende belastingjaarjaar. Daarmee is het mogelijk o m de ontwikkeling qua WOZ en h e f f i n g s b e z w a r e n te onderkennen.
Daarbij valt het op dat in het belastingjaar 2019 het aantal ontvangen WOZbezwaren ten opzichte van belastingjaar 2018 is t o e g e n o m e n met 2.078 bezwaarschriften. De oorzaak hiervoor is met name te v i n d e n in de ontwikkeling (stijging) van de WOZwaarden. Het aantal WOZbezwaren voor het belastingjaar 2019 valt daarmee 2896 hoger uit dan in belastingjaar 2018.
O n t w i k k e l i n g W O Z b e z w a r e n 2 0 1 7 2 0 1 9
:
9.528
B31dec19 B31dec18 ũ3ĩdec17
Grafiek 2: Ontwikkeling WOZ-bezwaren
Van de 9.528 ingekomen WOZbezwaren zijn er ultimo 2019 8.276 afgedaan i.e. 8796. Het merendeel v a n de nog openstaande bezwaarschriften is taxatietechnisch afgedaan en qua uitspraak volledig v o o r b e r e i d , maar kan pas f o r m e e l afgedaan w o r d e n na de benodigde hoorzittingen c.q. overleg met v e r t e g e n w o o r d i g e r s van belanghebbenden (met name de nocurenopay b u r e a u ' s ) . De afhandeling v a n de WOZbezwaren zal binnen de daarvoor geldende t e r m i j n e n w o r d e n afgedaan.
V o o r de belastingjaren 2017 en 2018 is van de WOZbezwaren nu 99,596 respectievelijk 99,196 afgedaan. De nog t e behandelen aantallen zijn voor het merendeel van recente d a t u m .
Het aantal heffingsbezwaren belastingjaar 2019 is, t e n opzichte van de vergelijkbare periode in 2018, t o e g e n o m e n , parkeren steeg m e t bijna 1596 en de overige heffingen stegen m e t 196.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleindep Behorend bij controley^Fįeŕşnng d.d. 26 maart 2 0 2 0 . '
Pagina 8
Ontwikkeling Heffingsbezwaren 2017 - 2019
i
8.451
- 31-dec-19 - 31-dec-18 » 31-dec-17
Grafiek 3: Ontwikkeling heffingsbezwaren
Van de v o o r het belastingjaar 2019 ingekomen heffingsVparkeerbelastingbezwaren is m o m e n t e e l 71,4596 afgedaan en van de heffingsbezwaren 2017 en 2018 respectievelijk 99,796 en 98,296.
Resultaten behandelde bezwaarschriften
Bij de behandeling van bezwaarschriften kan besloten w o r d e n t o t het handhaven van de opgelegde aanslagen dan wel t o t het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. M e t betrekking t o t de afgedane bezwaarschriften belastingjaar 2019 is in 57,996 van de uitspraken besloten t o t handhaving van de aanslag. Daarmee is in 42,196 van de uitspraken besloten t o t het verlenen van (gedeeltelijke) vermindering. Een nadere onderverdeling van de afgedane bezwaren parkeerbelasting, overige heffingen en de WOZ geeft het navolgende beeld:
handhaven v e r m i n d e r i n g
parkeren 32,0996 67,9196
overig heffeningen 47,6096 52,4096
WOZ 73,4096 26,6096
TOTAAL 57,9096 42,1096
TabelZ: Resultaat behandeling bezwaarschriften
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinde Behorend bij controle^
d.d. 26 maart 2020
Pagina 9
Beroepschriften
Gericht o p het belastingjaar 2019 zijn m o m e n t e e l inmiddels 149 beroepsprocedures ingesteld. Gericht op het belastingjaar 2018 zijn in totaal 356 beroepsprocedures en voor het belastingjaar 2017 zijn 328 beroepsprocedures ingesteld.
V o o r het belastingjaar 2019 zijn in totaal 149 beroepsprocedures ontvangen, dit o p een totaal van 4 4 2 . 3 4 4 verzonden aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij rond 4,296 van de aanslagbiljetten een bezwaarschrift volgt. In 0,896 van de bezwaarschriften volgt een beroepsprocedure.
Ontwikkeling aantal beroepsprocedures (stand per 3 1 december 2019) 400
350 5V: 328
295 31 I I į
225 ļ 250
200 150 127
103
100 61
22 a
50 0 0 ũ
Ľ Z ]
WOZ Heffingen Kostenvergoeding Totaa!
D2019 «2018 CJ2017
Grafiek 4: Ontwikkeling beroepsprocedures
Van de ingekomen beroepsprocedures 20192017 zijn in respectievelijk 38, 309 en 234 procedures d o o r de Rechtbank uitspraak gedaan. Het aantal openstaande procedures is voor het belastingjaar 2019 nog 1 1 1 (7496), voor het belastingjaar 2018 nog 47 (1396) en v o o r het belastingjaar 2017 nog 94 (2996).
1.4.3 Kwijtschelding
Als de belastingschuldige als gevolg van een t e laag inkomen de gemeentelijke heffingen niet (volledig) kan betalen, kan voor de belastingsoorten waarvoor de gemeente dit mogelijk heeft gemaakt, kwijtschelding w o r d e n aangevraagd. Voor degenen die het voorgaande belastingjaar kwijtschelding h e b b e n gekregen w o r d t voorafgaande aan de aanslagoplegging voor het nieuwe belastingjaar, eerst een inkomenstoets verzorgd via het Inlichtingenbureau. Dit kan ertoe leiden dat over gegaan w o r d t t o t het verlenen van geautomatiseerde kwijtschelding. Voor alle andere gevallen kan door middel van het invullen/opsturen van het aanvraagformulier, kwijtschelding w o r d e n aangevraagd.
V o o r het belastingjaar 2019 zijn in t o t a a l 22.667 kwijtscheldingsverzoeken (geautomatiseerde en i n d i v i d u e l e verzoeken én administratieve beroepen) ontvangen, dit op een totaal van 442.344 v e r z o n d e n aanslagbiljetten. Per saldo geldt dat bij 5,196 van de aanslagbiljetten een verzoek o m k w i j t s c h e l d i n g volgt.
In onderstaande grafiek zijn de aantallen aan verzoeken o m kwijtschelding in beeld gebracht. Hierbij is o n d e r s c h e i d t gemaakt tussen de geautomatiseerd verleende kwijtscheldingen en de ingediende
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. JĮ Pagina 10 Voor identificatiedoeleindeiw^
Behorend bij controley©Fterarmg d.d. 26 maart 2020.
verzoeken o m kwijtschelding. Tevens is in onderstaande grafiek nog het administratieve beroep (293) o p g e n o m e n (bezwaar tegen de uitspraak op het verzoek o m kwijtschelding).
Bij de geautomatiseerde kwijtschelding geldt een lichte stijging (2,396) en voor de ingediende verzoeken o m kwijtschelding geldt een daling (-2,796) ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar. Per saldo is er sprake van een afname van 0,496. Het Inlichtingenbureau verzorgt de benodigde inkomenstoets.
Ingeval een aanvraag niet door de toets bij het Inlichtingenbureau komt, w o r d t nog o m gerichte informatie bij de aanvrager verzocht.
Ontwikkelingverzoeken om kwijtschelding (stand per31 december2017- 2019)
14000 -
11.647
• i
• WÊ.Ì
12.000
9.916 9.692 •V
ïo.ooo 9.203
8.000
. i
6.000
4.000
2.000
293 262 0
Geautomatiseerd Verzoeken Adm. Beroep
• 31-dec-19 «31-dec-18 n31-dec-17
Grafiek S: Ontwikkeling aantal verzoeken om kwijtschelding
Van de verzoeken o m kwijtschelding voor het belastingjaar 2019 is nu rond de 95,896 afgedaan. De geautomatiseerde verleende kwijtschelding is uiteraard volledig afgedaan. Samen komt dit uit op 97,396. Voor de belastingjaren 2017 en 2018 is 99,996 respectievelijk 99,796 van het totaal aan verzoeken afgedaan.
De daling in het aantal verzoeken o m kwijtschelding, in combinatie m e t de jaarlijks stijgende tarieven, leidt ertoe dat t e n aanzien van het bedrag aan verleende kwijtschelding tussen 2017 en 2018 een dalende lijn is vast te stellen.
Ontwikkeling verleende kwijtschelding xš 1.000
(stand per 31 december 2019)
4.900 - - -- 4.800
4.700 4.600 4.500 4.400 4.300 4.200 4.100
' 4 . 5 1 6 ~ "
4,340 - - 4.330
r
m mI
4,340 - - 4.330
r
m mm m m
4.397 4.395
2019 2018 2017
• Begroot "Gerealiseerd
Grafiek 6: Ontwikkeling verleende bedragen aan kwijtschelding
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinde Behorend bij controle^
d.d. 26 maart 2020
Pagina 11
Voor het belastingjaar 2017 k o m t het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding uit op C 269,57 per geheel/gedeeltelijk toegekend verzoek, voor het belastingjaar 2018 op C 272,74 en het gemiddelde bedrag is voor het belastingjaar 2019 op č 294,53. De jaarlijkse stijging van het gemiddelde bedrag aan verleende kwijtschelding w o r d t vooral veroorzaakt door de jaarlijkse tariefstijgingen van de heffingen die v o o r kwijtschelding in aanmerking komen.
1.4.4 Invordering
Het totaal in te vorderen bedrag is het resultaat van het totaalbedrag van de opgelegde aanslagen, minus de effecten van de behandeling van bezwaarschriften (verminderingen) en de verleende kwijtschelding. Verder vindt een correctie plaats voor oninbaar verklaarde vorderingen en het bijtellen van de kosten bij aanmaning en dwangbevel. Per saldo betreft dit het n e t t o in te vorderen bedrag.
De betaling van de opgelegde aanslagen kan plaatsvinden m e t toepassing van automatische incasso in 9 t e r m i j n e n of d o o r middel van internetbankieren/betaling met acceptgiro (binnen 2 maanden).
In de periode januaridecember 2019 zijn in totaal 271.525 ontvangsten v e r w e r k t en 1.734.279 a u t o m a t i s c h e incasso opdrachten. Blijft (voíledige) betaling uit dan volgt na het verstrijken van de b e t a a l t e r m i j n een aanmaning. Gedurende het kalenderjaar 2019 zijn 60.665 aanmaningen verzonden.
V o o r de aanmaning geldt een betaaltermijn van 14 dagen. Het merendeel van de aanmaningen is in m e i verzonden. Blijft na de aanmaningsfase de (volledige) betaling uit dan volgt een dwangbevel.
G e d u r e n d e het kalenderjaar 2019 zijn er 24.398 dwangbevelen verzonden. Bij zowel het verzorgen van de aanmaning als van het dwangbevel w o r d e n kosten in rekening gebracht.
In onderstaande grafiek, gericht op de periode 20172019 is de ontwikkeling van de invordering in beeld gebracht.
385
380
375
370 ~
365 —
360
355 «
350 — 3 8 0
Ontwikkeling invordering xC 1 miljoen (stand per 31 december 2019)
3 7 3
2019 2018 o Netto in te vorderen m Ingevorderd
366
3 6 3 .
2017
I
Grafiek 7: Ontwikkeling Invordering
V o o r de belastingjaren 2017 t o t en m e t 2019 is van de netto in te vorderen bedragen nu respectievelijk 99,296, 97,596 en 95,796 ingevorderd.
Ten aanzien van de in februari 2019 opgelegde belastingaanslagen 2019 is de laatste incasso t e r m i j n in december j . l . voldaan. Maandelijks w o r d e n ruim 192.698 automatische incasso's verwerkt w a a r m e e
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. it Pagina 12 Voor identífìcatiedoeleindej»^
Behorend bij controley©Fķraring d.d. 26 maart 2020. C U /
een maandbedrag van bijna C 13 miljoen gemoeid is. Per saldo w o r d t ongeveer 349á van het totaal in t e vorderen bedrag door middel van automatische incasso geïnd.
Ten aanzien van het voor het belastingjaar 2019 nog in te vorderen bedrag ad C 1 6 miljoen zal nog een deel ingevorderd w o r d e n door middel van automatische incasso.
Daarnaast is ten aanzien van een aantal vorderingen de invordering aangehouden, dit in verband met een verzoek o m uitstel van betaling in verband met een ingediend bezwaarschrift. Tot slot geldt dat voor een aantal nog openstaande vorderingen dat de betaaltermijn nog niet verstreken is dan w e l de betaaltermijn wel vertrekken is en als gevolg daarvan een aanmaning of dwangbevel is verzonden.
1.4.5 C o m m u n i c a t i e
Eind februari zijn de WOZ-beschikkingen en de diverse belastingaanslagen verzonden. Aansluitend vindt maandelijks aanvullende aanslagoplegging plaats. Via de website van Cocensus is per deelnemende gemeente een belastingwebsite ter beschikking gesteld. Deze belastingsites zijn ook via de website van de gemeente bereikbaar. De belastingsites zijn opgenomen in de huisstijl van Cocensus ëh hebbėrt daarmee een eenduidige uitstralingen opbouw.
Op de belastingsites is informatie t e vinden over de WOZ, de verschillende belastingsoorten, betaling, kwijtschelding, bezwaar en zijn de belastingverordeningen te raadplegen. Verder is het mogelijk o m via deze sites digitaal bezwaar in te dienen, de aanslag/WOZ-beschikking of het taxatieverslag te raadplegen, automatische incasso af t e geven, het rekeningnummer te wijzigen en aangifte h o n d e n b e l a s t i n g of aangifte toeristenbelasting te verzorgen. Tot slot zijn gericht op de diverse o n d e r w e r p e n de 'veel gestelde vragen' opgenomen.
Lokale Lastenmeter
M e t ingang van het belastingjaar 2018 w o r d t gebruik gemaakt van de Lokale Lastenmeter. Door gebruik te maken van deze Lokale Lastenmeter kunnen inwoners en bedrijven van de meest v o o r k o m e n d e belastingsoorten vast laten stellen w a t de lokale lasten over het actuele belastingjaar zijn. Op de homepage van de belastingwebsites staat de mogelijkheid van het gebruik van deze Lokale Lastenmeter als nieuws-item o p g e n o m e n .
Terugbelafspraken
Naast het verkrijgen van informatie via de website is het mogelijk o m via het KCC van de gemeente nog individueel informatie t e krijgen. M o c h t de vraag voor het KCC te specifiek zijn dan w o r d t de vraag naar de betreffende afdeling binnen Cocensus doorgezet. Dit vindt digitaal plaats door middel van het gebruik van het zogenaamde 'baliescherm'. Cocensus verzorgt de verdere afhandeling van deze v r a a g p u n t e n .
In de periode januari-december 2019 zijn in totaal 7.691 vragen via het baliescherm bij Cocensus i n g e k o m e n . De onderverdeling naar de verschillende afdelingen binnen Cocensus geeft het volgende b e e l d :
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. Ji Pagina 13 Website
d.d. 26 maart 2020.
Terugbelverzoeken januari - december 2019
2495 2631
w
c Gegevensbeheer » Heffingen en bezwaar a invordering -WOZ
Grafiek 8: Terugbelafspraken vanuit de KCC's
Telefonie
Nadat aanmaningen of dwangbevelen zijn verzonden dan wel uitspraken op bezwaarschriften of op verzoeken o m kwijtschelding zijn uitgegaan, zijn de belastingplichtigen uiteraard in de gelegenheid o m over deze producten telefonisch vragen t e stellen. Op deze producten staat, dit in tegenstelling t o t de WOZ-beschikking/aanslag gemeentelijke belastingen, het directe t e l e f o o n n u m m e r van de betreffende afdeling bij Cocensus. Het totaal aantal bij de afdeling Heffingen en Bezwaar respectievelijk Invordering inkomende- en uitgaande gesprekken geeft het navolgende beeld:
Ontwikkeling inkomende/uitgaande telefoongesprekken periode januari - december 2019 40.000
35.000 30.000 25.000
20.000 15.000 10.000 5.000 0
B Heffingen/Bezwaar B Invordering
Grafiek 9: inkomende/uitgaande telefoongesprekken
37.031
in uit totaal
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleinde Behorend bij controley.
d.d. 26 maart 2020.
Pagina 14
De gemiddelde wachttijd voordat een inkomend gesprek w o r d t opgenomen was in deze periode 14 s e c o n d e n . Van het totaal aan aangeboden gesprekken w o r d t rond 29á door de aanbieder voordat een gesprek t o t stand is gekomen, w e e r verbroken. Een belangrijk deel hiervan vindt plaats in het eerste u u r van openstelling van de telefonische bereikbaarheid (van 9.00 uur t o t en met 13.00 uur) en dan m e t name nog t e n tijde van de verzending van de aanmaningen. Ondanks het over een periode van t w e e weken verdelen van de verzending ontstaat er in de eerste paar dagen na verzending een b e h o o r l i j k e piek in de inkomende gesprekken. Om deze piek op te vangen schakelen medewerkers van de afdeling Heffingen en Bezwaar bij in de telefoonopvang.
1.4.6 Inkoopbeleid ļ Europese aanbesteding
Cocensus heeft een vastgesteld inkoopbeleid met daarin opgenomen de regels v o o r aanbesteding.
Indien besluiten w o r d e n genomen voor aankopen w o r d t het inkoopbeleid gevolgd en w o r d t ook de a f w e g i n g gemaakt of er sprake dient te zijn van aanbesteding, en zo j a , van welke v o r m van aanbesteding. Daarbij w o r d t derhalve bij grotere aankopen ook de afweging gemaakt of er sprake d i e n t te zijn van Europese aanbesteding. Periodiek w o r d t het inkoop en aanbestedingsbeleid aangepast aan de actuele w e t en regelgeving. In maart 2017 is het inkoop en aanbestedingsbeleid m e t ondersteuning van Stichting Rijk geactualiseerd en vastgesteld v o o r d e periode 20172018. In 2018 h e b b e n geen bijzondere inkoopprocedures plaats gevonden. Voor de periode 20192020 is een geactualiseerd inkoopbeleid ter vaststelling aan het dagelijks bestuur aangeboden en vastgesteld.
1.4.7 Realisatie Dienstverleningsovereenkomsten
M e t deelnemende gemeenten is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten waarin u i t g a n g s p u n t e n geformuleerd zijn gericht op de verschillende door Cocensus te verzorgen processen o f taakvelden. Dit richt zich op de navolgende o n d e r w e r p e n :
» Publiekscontact
» WOZ
» Heffing
« Invordering
» Rechtsbescherming
Publiekscontact
Jaarlijks verstrekt Cocensus t e n behoeve de eerstelijnsopvang van belastingvragen door de g e m e e n t e l i j k e KCC's een geactualiseerd script met de meest voorkomende vragen en a n t w o o r d e n . Daarnaast w o r d t jaarlijks een training aan de KCCmedewerkers aangeboden. Deze trainingen vinden jaarlijks in februari (zo dicht mogelijk bij de aanslagoplegging) plaats.
Als het KCC een belastingvraag niet kan beantwoorden dan w o r d t hiervan een digitale terugbelafspraak gemaakt. Vanuit Cocensus w o r d t de verdere behandeling dan overgenomen (tweedelijnsopvang).
Ten aanzien van een aantal specifieke o n d e r w e r p e n (informatie over een aanmaning, dwangbevel, uitspraak op een bezwaarschrift of de beslissing op een verzoek o m kwijtschelding) w o r d t de eerstelijnsopvang door Cocensus verzorgd.
Daarnaast biedt Cocensus een op de gemeente gerichte belastingwebsite aan. Gericht op de belangrijkste o n d e r w e r p e n (WOZ, belastingsoorten, betaling, bezwaar en kwijtschelding) is gerichte i n f o r m a t i e opgenomen. Ook op deze websites zijn per o n d e r w e r p de meest voorkomende v r a g e n / a n t w o o r d e n opgenomen. Ook de actuele belastingverordeningen zijn hier raadpleegbaar.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. jįt Pagina 15
d.d. 26 maart 2020.
Door middel van bovenstaande producten en diensten voldoet Cocensus voor dit onderdeel aan de uitgangspunten zoals opgenomen in de DVO.
WOZ
Jaarlijks dient aan alle eigenaren en gebruikers van onroerende zaken binnen de wettelijke t e r m i j n een WOZ-beschikking te w o r d e n verzonden w a a r o p is vermeld w a t de vastgestelde WOZ-waarde voor die onroerende zaak voor dat jaar is. De WOZ-beschikkingen w o r d e n in februari verzonden en aan de afnemers (Belastingdienst en Waterschap) beschikbaar gesteld.
Jaarlijks controleert de Waarderingskamer de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de door Cocensus verzorgde jaarlijkse waardebepaling, dit aan de hand van de uitgangspunten zoals deze beschreven staan in de Waarderingsinstructie en de daarbij behorende WOZ-tijdslijn. Aan de hand van deze controles verstrekt de Waarderingskamer hun jaarlijkse oordeel en bepalen tevens of de beschikkingen verzonden mogen w o r d e n . In 2019 is dit naar behoren verlopen.
In o k t o b e r / n o v e m b e r verstrekt Cocensus aan de deelnemende gemeenten de prognose van de waarde ontwikkeling van zowel de woningen als van de niet w o n i n g e n . In combinatie met de bijbehorende begrootte opbrengsten OZB w o r d e n door de gemeenten in nieuwe belastingtarieven vastgesteld.
Door middel van bovenstaande producten en diensten voldoet Cocensus voor dit onderdeel aan de uitgangspunten zoals opgenomen in de DVO.
Heffing
Het op doelmatige wijze verzamelen van gegevens ten behoeve van de tijdige, volledige, juiste en efficiënte heffing van belastingen, zodanig dat het aantal t e honoreren bezwaarschriften zo laag mogelijk is en de invorderbaarheid zo hoog mogelijk.
Ten aanzien van de realisatie van de aanslagoplegging is vastgesteld dat v o o r 1 maart 9596 en afronding t o t 9996 voor 1 juli in het opvolgende jaar gerealiseerd m o e t zijn. Enerzijds kunnen een aantal opbrengsten pas in de loop van het jaar op aanslag gebracht w o r d e n aangezien de belastingplicht ook pas in de loop van het jaar ontstaat. Dit geldt onder meer v o o r de naheffingsaanslagen parkeerbelasting en de leges. Anderzijds kunnen ten aanzien van de precariobelasting kabels en leidingen, de forensenbelasting en de toeristenbelasting de aanslagen pas na het verstrijken van het belastingjaar opgelegd w o r d e n . Bij het vaststellen van de realisatiepercentages moeten de begrote opbrengsten zoals opgenomen in grafiek 1, hiermee gecorrigeerd w o r d e n . Rekening houdend met het toepassen van deze correcties is in februari 2019 de v o o r n o e m d e doelstelling t e n aanzien van de opbrengstrealisatie gerealiseerd.
Door middel van bovenstaande resultaten voldoet Cocensus v o o r dit onderdeel aan de uitgangspunten zoals o p g e n o m e n in de DVO.
De ontvangsten op belastingaanslagen w o r d e n dagelijks verwerkt. Enerzijds komen de ontvangsten binnen door middel van automatische incasso's en anderzijds door middel van bankbetalingen. Voor aanslagen die niet door middel van automatische incasso (9 betaaltermijnen) w o r d e n voldaan geldt in het algemeen een betaaltermijn van 2 maanden. Ingeval de aanslag binnen deze betaaltermijn niet (volledig) is voldaan, volgt een aanmaning. Aanmaningen w o r d e n binnen 1 maand na het vervallen van de dagtekening verzonden. Bij aanmaningen geldt een betaaltermijn van 2 weken.
Nadat de betaaltermijn van de aanmaningen is verstreken en niet t o t (volledige) betaling is over- gegaan, volgt het traject van het uitvaardigen van een dwangbevel. Deze w o r d e n 1 maand na de vervaltermijn van de aanmaning verzonden.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. jf Pagina 16 Invordering
d.d. 26 maart 2020
Uitgangspunt is dat 12 maanden na de dagtekening van aanslagen, 95 procent van het totaalbedrag is ingevorderd. Per 3 1 december 2019 is reeds 9696 ingevorderd.
Naast het verzorgen van (dwang)invordering valt ook de behandeling van de kwijtschelding onder het o n d e r d e e l Invordering. Inclusief de geautomatiseerd verleende kwijtschelding is nu rond 9696 van de verzoeken afgedaan. De nog in behandeling zijnde verzoeken zijn of van recente d a t u m of w a c h t e n nog o p aanvullende informatie vanuit de aanvrager.
Door middel van bovenstaande producten en resultaten voldoet Cocensus voor dit onderdeel aan de uitgangspunten zoals opgenomen in de DVO.
Rechtsbescherming
Het afdoen van ingediende bezwaarschriften tegen opgelegde aanslagen gemeentebelastingen, WOZ- beschikkingen en invorderingsbeslissingen.
Bezwaarschriften die niet in de laatste w e k e n van het kalenderjaar zijn ingediend m o e t e n in het b e t r e f f e n d e jaar w o r d e n afgedaan. Behoudens die bezwaarschriften waarbij nog een overlegsituatie is m e t (vertegenwoordigers van) belanghebbende, zijn de bezwaarschriften díe níet ín de laatste zes w e k e n van 2019 zijn ingediend, afgedaan. De overige nog openstaande bezwaarschriften zijn van recente d a t u m en w o r d e n binnen de daarvoor geldende t e r m i j n afgedaan.
Ingeval van bij de Rechtbank ingediende beroepsprocedures ontvangt Cocensus een uitnodiging binnen een daarvoor aangegeven t e r m i j n een verweerschrift in te dienen. In alle gevallen is het verweerschrift binnen deze t e r m i j n ingediend. De verdere voortgang van de inhoudelijke behandeling van ingestelde procedures is verder afhankelijk van de Rechtbank.
Door m i d d e l van bovenstaande resultaten voldoet Cocensus voor dit onderdeel aan de uitgangspunten zoals o p g e n o m e n in de DVO.
M e t de in 2019 gerealiseerde producten en behaalde resultaten voldoet Cocensus aan de g e f o r m u l e e r d e uitgangspunten zoals opgenomen binnen de met de gemeente afgesloten Dienstverleningsovereenkomst gericht op de procesonderdelen publiekscontact, WOZ, Heffing, invordering en rechtsbescherming.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. ' j/ Pagina 17
d.d. 26 maart 2020.
1.5 H R M
Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)
Door de W n r a , die 1 januari 2020 in werking is getreden, vallen ook de medewerkers van Cocensus o n d e r het private arbeidsrecht. Een belangrijk gevolg van de Wnra was dat de aanstelling van alle z i t t e n d e werknemers omgezet moest w o r d e n in een arbeidsovereenkomst. Daarnaast moesten ook alle lokale uitvoeringsregelingen in overeenstemming met het Burgerlijk W e t b o e k opgesteld w o r d e n . De ondernemingsraad e n / o f GO hebben ingestemd m e t de voorgestelde wijzigingen in v o o r n o e m d e regelingen.
M e d i o 2019 is besloten o m een aparte werkgeversvereniging op te richten voor gemeenschappelijke regelingen: Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO). Deze vereniging, die op 1 1 december 2019 is opgericht en waarbij de GR Cocensus zich begin december a a n g e m e l d heeft als toekomstig lid, behartigt de belangen van gemeentelijke samenwerkingsorganisaties bij arbeidsvoorwaardelijke o n d e r w e r p e n . Eén van de belangrijkste a c t i v i t e i t e n van de vereniging is daarbij het afsluiten van een cao en geven van informatie over a r b e i d s v o o r w a a r d e n . Het voorgaande betekende ook dat er een eigen cao opgesteld moest w o r d e n . Het streven van cao-partijen was daarbij o m de tekst van de cao SGO zo m i n mogelijk af te laten wijken van de cao Gemeenten. Op 16 december 2019 is de cao SGO aangemeld bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid opdat de cao rechtskrachtig is per 1 januari 2020.
Op 1 januari 2020 maken ook de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo deel uit van de GR Cocensus. Dit betekent dat betrokken medewerkers m e t ingang van genoemde d a t u m in dienst zijn g e t r e d e n van Cocensus. In totaal hebben zes medewerkers (5,45 fte) de overstap naar Cocensus g e m a a k t . Twee medewerkers van de UCH zijn werkzaam bij de WOZ, t w e e bij de afdeling Heffingen 8l Bezwaar en t w e e bij de afdeling Invordering.
Generatiepact
Van de Generatiepactregeling, die per 1 juli 2018 is ingevoerd, hebben t o t eind december 2019 13 m e d e w e r k e r s gebruik gemaakt. Van deze 13 medewerkers hadden zeven medewerkers een fulltime d i e n s t v e r b a n d , de overige medewerkers hadden een aanstelling van 32 uur of minder. Twee m e d e w e r k e r s zijn nadat zij een h a l f j a a r gebruik hadden gemaakt van het generatiepact, vervolgens v e r v r o e g d m e t pensioen gegaan.
Vanaf 2018 heeft de generatiepactregeling in totaal 4,02 f o r m a t i e r u i m t e opgeleverd.
Opleidingen/trainingen
l n - c o m p a n y training taxateurs
Zoals in voorgaande jaren is gekozen o m v o o r de taxateurs een in-company training te organiseren zodat zij de vereiste kennis kunnen vergaren en de taxateurs die ingeschreven zijn in de kamers WOZ, w o n e n of bedrijfsmatig vastgoed, hun PE-punten kunnen behalen. Door de t r a i n i n g (deels) in-company te organiseren, kunnen ook de niet ingeschreven taxateurs diverse relevante opleidingen volgen. De training w e r d net zoals voorgaande jaren verzorgd door KPE M o r e l .
Basistheorie vastgoed en bedrijfsmatig vastgoed
T w e e Allround Taxateurs hebben een opleiding voor bedrijfsmatig vastgoed taxateur gevolgd en drie werkvoorbereiders zijn in het kader van hun ontwikkelgerichte afspraken gestart met een tweejarige opleiding "basistheorie vastgoed". Door medewerkers een vastgoed
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. jļ Pagina 18 UCH
d.d. 26 maart 2020.
opleidingen te laten volgen, kunnen eventuele vacatures van Allround Taxateur in de nabije t o e k o m s t mogelijk intern vervuld w o r d e n .
De dataanalisten werkzaam bij de afdeling WOZ hebben een datavisualisatie en dashboard design opleiding bij het Instute f o r international Research gevolgd, waardoor zij data sneller k u n n e n analyseren en visualisaties kunnen maken.
Basisopleiding WOZ
Twee nieuwe medewerkers van de WOZ en drie medewerkers van Gegevensbeheer S IT hebben een Basisopleiding WOZ gevolgd bij de Academie Lokale Belastingen.
A c t u a l i t e i t e n d a g
Eveneens jaarlijks terugkerend is de actualiteitendag voor alle medewerkers van de afdeling I n v o r d e r i n g . Tijdens deze dag w o r d e n alle medewerkers door een docent van Involon o p de hoogte gesteld van de actualiteiten o m t r e n t invordering en kwijtschelding.
W o r k s h o p 113
O m medewerkers iets meer bagage mee te geven op het gebied van suĩcidepreventie hebben alle invorderingsmedewerkers een korte workshop van 113 gekregen. Twee medewerkers van 113 vertalen de laatste wetenschappelijke inzichten op het gebied van suïcidepreventie naar de dagelijks praktijk.
Daarnaast heeft een aantal medewerkers van de afdeling invordering diverse a c t u a l i t e i t e n d a g e n op het gebied van invordering gevolgd.
Eén medewerker die in 2018 bij de afdeling Invordering gestart is, heeft InvormK gevolgd. Een k o r t e opleiding van vijf dagen waar de basiskennis op het gebied van kwijtschelding gedoceerd w o r d t .
Training begrijpelijk schrijven (BI)
Aangezien het belangrijk is dat de klanten van Cocensus direct snappen w a t zij moeten doen, h e b b e n de medewerkers van de afdeling Heffingen 8l Bezwaar en Invordering een incompany w o r k s h o p gehad van bureau Taal. Om het begrijpelijke schrijven beter in de vingers t e krijgen, hebben zij aansluitend een elearningtraject gevolgd.
Een drietal medewerkers heeft vanwege het bereiken van hun AOW leeftijd of omdat zij gebruik maken van hun keuzepensioen de training Pensioen Inzicht (PIZ) gevolgd bij Stavoor.
Elearning
O m de privacy Awareness te vergroten hebben alle nieuwe medewerkers een elearning test o p het gebied van privacy en gegevensverwerking van de VNG afgelegd.
Ook hebben in 2019 medewerkers op individuele basis trainingen of cursussen gevolgd. Veelal k o m e n deze afspraken v o o r t uit de POP of planningsgesprekken die medewerkers m e t hun leidinggevenden hebben. Enkele voorbeelden hiervan zijn: themabijeenkomsten of een o p l e i d i n g bij de Academie Lokale Belastingen, basismodule WOZ bij SVM, coachtingstrajecten en cursussen SQL.
In totaal is in 2019 C 132.000,00 uitgegeven aan opleidingen, trainingen, workshops en studies.
G e m i d d e l d is dit C 1.039,00 per medewerker (1,6 procent van de loonsom). Dit bedrag is vergelijkbaar
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. tļ Pagina 19
d.d. 26 maart 2020.
met datgene dat de Nederlandse gemeenten uitgaven in 2018. Dit was C 1.042,00 per medewerker (1,8 procent van de loonsom).
Ondernemingsraad
In 2019 hebben zes reguliere overlegvergaderingen plaatsgevonden. Tijdens deze vergaderingen is een viertal adviesaanvragen besproken en een instemmingsaanvraag v o o r het wijzigen van de lokale uitvoeringsregeling in het kader van de invoering van de W n r a .
De adviesaanvragen die besproken zijn en waarvoor de Ondernemingsraad een positief advies heeft gegeven zijn:
« Toetreding t o t de GR Cocensus van de UCH-gemeenten;
» Nieuwe huisvestigingslocatie
» Investeringsaanvraag v o o r de aankoop van het pand De T r o m p e t in Heemskerk;
» Keuze van de aannemer.
Naast de reguliere overlegvergadering heeft ook regelmatige overleg tussen de Arbo-commissie, de KAM-Adviseur (preventiemedewerker) en de HRM-Adviseur plaatsgevonden.
GO
Op 2 1 augustus 2019 heeft een overleg met het Georganiseerd Overleg plaatsgevonden. O n d e r w e r p e n die geagendeerd stonden waren het sociaal plan t.b.v. de verhuizing naar Heemskerk en de vervoersregeling. Over beide o n d e r w e r p e n is overeenstemming bereikt.
Personeel
Formatie
Vastgestelde f o r m a t i e 2019
Bezetting
2019
Vastgestelde f o r m a t i e 2018
Directie â Staf 9,67 9,67 6,67
Bedrijfsbureau 3,00 2,60 7,03
WOZ 3g,S7 37,69 337,6S
Gegevensbeheer en IT 19,12 17,92 18,93
Heffingen en Bezwaar 21,64 21,18 23,21
Invordering 27,22 27,20 26,75
Totaal 119,32 İ Î 6 , 2 6 120,27
Figuur î: formatieoverzicht 31 december 2019
Ten opzichte van 2018 is de vastgestelde f o r m a t i e van Cocensus in 2019 nauwelijks gewijzigd. In 2019 is een aantal medewerkers, dat aanvankelijk onder het bedrijfsbureau ressorteerden, naar de staf gegaan.
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V.
Voor identificatiedoeleindeip Behorend bij controley^Fįefşring d.d. 26 maart 2020.'
Pagina 20
Uitstroom
In 2019 hebben zes medewerkers Cocensus verlaten, te w e t e n : Allround w o n i n g Taxateur, a d m i n i s t r a t i e f medewerker, t w e e werkvoorbereiders, medewerker Heffingen 81 Bezwaar en de C o ö r d i n a t o r Heffingen 8t Bezwaar. Vier medewerkers hebben een ontslagverzoek ingediend.
Opvallend is dat Cocensus sinds jaren t e maken heeft met vrijwillige uitstroom. De redenen van de vrijwillige uitstroom waren uiteenlopend (andere werkgever, reizen of eigen bedrijf).
M e t één medewerker is de aanstelling beëindigd omdat zij t w e e jaar volledig arbeidsongeschikt was en een medewerker maakt sinds 2019 gebruik van keuzepensioen.
!n- en uitdiensttredingen 2019
i
is e.
1 -4-
8 ra Uitdiensttreding a Indiensttreding
Figuur 2: In-en uitstroom medewerkers 2019
Instroom
In 2019 zijn zes nieuwe medewerkers in dienst getreden. Twee bij de afdeling Heffingen 8l Bezwaar in de functie van medewerker en de overige vier bij de afdeling WOZ: in januari een Allround Taxateur en in september t w e e werkvoorbereiders en een administratief medewerker.
Doorstroom/vacatures
In totaal zijn in 2019 vijf vacatures intern gepubliceerd waarvan drie vacatures intern zijn vervuld of w o r d e n vervuld. In oktober 2019 is de vacature van Coördinator Heffingen S Bezwaar intern vervuld en begin 2020 zal de vacature van nietwoning Taxateur intern ingevuld w o r d e n . De laatst genoemde v a c a t u r e is ontstaan door de toetreding van de UCH gemeenten. Ook de vacante positie van O b j e c t b e h e e r d e r is maart 2019 intern vervuld. Deze vacature was eind 2018 ontstaan doordat de vorige functiehouder gebruik is gaan maken van keuzepensioen. Alle andere vacatures zijn door m e d e w e r k e r s ingevuld die al geruime tijd als uitzendkracht bij de organisatie werkzaam waren (zie f i g u u r 2).
Jaarstukken Cocensus 2019 Deloitte Accountants B.V. j j į Voor identificatiedoeleinderaá?^
Behorend bij controlevepļtffaring d.d. 26 maart 2020. C^i/
Pagina 21
