1
FlexiBoard handleiding
Disclaimer: FlexiBoard kan en zal veranderingen ondergaan in de toekomst. De data in deze handleiding is fictief.
Inhoud
FlexiBoard handleiding... 1
1.1 Algemeen ... 2
1.2 Settings ... 2
1.2.1 Algemeen ... 2
1.2.2 Productiviteit ... 3
1.3 Productiviteit... 4
1.3.1 Criteria ... 4
1.3.2 Aanwezig <> Opgetikt ... 5
1.3.3 Opgetikt <> Gefactureerd ... 8
1.3.4 Printen, in- en uitklappen ... 9
1.3.5 Grafiek ... 10
2
1.1 Algemeen
FlexiBoard zal alles onthouden dat ingesteld is door de gebruiker, alle criteria, schermgroottes en dergelijke. Dit per gebruiker, per site van je bedrijf.
1.2 Settings
Het parameterscherm open je door het menu 'Bestand' open te klikken en de desbetreffende Parameter knop te klikken.
1.2.1 Algemeen
In het tabblad algemeen wordt momenteel een output locatie bijgehouden.
Deze locatie kan je instellen door op de betreffende knop te drukken. Hierdoor komt er een folder selectie menu tevoorschijn, waarin je je output folder kan kiezen.
3
1.2.2 Productiviteit
In het tabblad 'Productiviteit' zullen alle parameters terecht komen die te maken hebben met de productiviteit van de werknemers.
Er zijn 2 soorten overzichten die vergelijkingen tonen, die worden als "views" aanschouwd. Deze kan je ook nog in de criteria van de productiviteit aanpassen. Deze voorkeur wordt ook per gebruiker en site bijgehouden.
De 1e view bestaat uit een vergelijking tussen het aantal aanwezige uren en het aantal opgetikte uren en is volledig bewerkbaar. De 2e view bestaat uit het aantal aanwezige uren, het aantal opgetikte uren en het aantal gefactureerde uren. Om hierin wat duidelijkheid te scheppen, kan je kleuren instellen en percentages die je zelf voldoende vind.
Verder kan je je overzicht (eender welke view er is ingesteld) ook afprinten. Hiervoor kan je kiezen of je de kleuren die je ingesteld hebt, ook op papier wil zien en of je de details tot op werkorder niveau wil afdrukken.
Hierboven is een voorbeeld getoond van hoe het ingesteld kan worden.
4
1.3 Productiviteit
Om het productiviteitsoverzicht te verkrijgen, klik je op 'Productiviteit' in het menu en stel je de criteria bovenaan in.
1.3.1 Criteria
Om jouw gewenst overzicht tevoorschijn te toveren, zal je waarschijnlijk enkele criteria moeten aanpassen. Je kan op datum selecteren, op werknemer en welk overzicht je graag te zien krijgt.
Enkele opmerkingen bij datum criteria:
• Deze week: Dit is de huidige week van het jaar, ongeacht welke dag het is in die week, van maandag tot en met zondag.
• Deze maand: De huidige maand van het jaar, ongeacht welke dag dat het is, van de 1e tot en met de laatste dag van die maand.
Let ook: Een bredere selectie in het datum criteria stukje, kan leiden tot een langere laadtijd van het overzicht. Eénmaal het overzicht geladen is, zullen er echter geen vertragingen meer zijn.
5
1.3.2 Aanwezig <> Opgetikt
Na het instellen van jouw criteria en op de refresh knop te klikken rechtsonder in het criteriascherm, kan jouw overzicht er dus als volgend uitzien:
Hierbij kan je dus zien dat sommige werknemers het goed doen (naargelang de ingestelde
percentages in de parameters), maar sommige het toch wat minder doen. Indien je veel correcties moet maken hierin, kan je ook de werknemers aanspreken die het niet zo nauw nemen met het op- en aftikken via de tikklok.
6 We nemen bijvoorbeeld een kijkje naar Vincent in dit geval. Is er een achterliggende reden dat hij in het rood gekleurd staat of werkt hij toch niet naar believen? Als we zijn node openklikken, zien we dat hij zogezegd 15:31 uren aanwezig op 22 oktober. Dit kan normaal gezien niet. Als we dan dubbelklikken (of via het rechterklik menu) op die datum in zijn node, verschijnt er een grijs schermpje waarbij je de uren kan aanpassen. Hier zien we dat hij gewoon vergeten uit te tikken is toen hij de werkplaats verliet 's avonds. Dit schermpje kan ook versleept worden, als het in de weg zou staan op de plaats waar het verscheen.
Daar kan je dan het werkelijke (of op zijn minst het geschatte vertrekuur) invullen en hem achteraf aanspreken dat hij best toch niet vergeet uit te tikken 's avonds.
Na het bewerken van het vertrekuur en dit op te slaan, ziet het overzicht er al wat positiever uit voor Vincent. Dit proces kan je herhalen voor elke datum en elke werknemer.
Verder kan je ook op werkorder niveau veranderingen gaan aanbrengen, dit in hetzelfde overzicht waarin je net de uren van Vincent hebt aangepast.
We nemen hierbij als voorbeeld Nick. Hij staat ook in het rood gemarkeerd (naargelang onze ingestelde percentages). We nemen hierbij willekeurig 18 oktober om eens te bekijken. De
aanwezige uren lijken in ieder geval te kloppen. Dan zakken we nog een niveautje dieper. Hierbij zien we dat er tijdsverschil van meer dan een uur zit tussen de gewerkte werkorders. Het kan zijn dat Nick vergeten is om op zijn werkorder te tikken en dit pas een uurtje later doorhad.
7 Om dit aan te passen dubbelklik je (of via het rechterklik menu) op de werkorder lijn die je wil aanpassen. Daar verschijnen aanpasbare vakken met tijdstippen.
In ons geval passen we het een uurtje aan en stellen we 10:03 in, in plaats van het originele 11:03.
Als je daarna bevestigt, zie je dat zijn opgetikte uren op een werkorder alvast veranderen. Dit proces kan je herhalen voor elke werknemer en elke datum, op detailniveau.
8
1.3.3 Opgetikt <> Gefactureerd
Er is dus ook een 2e overzicht (view) dat je kan oproepen. Om dit overzicht te verkrijgen, vink je in de criteria bovenaan het vinkje aan dat zich aan de rechterkant bevindt. Daarna klik je op de refresh knop.
Dit overzicht toont de aanwezige uren, de opgetikte uren en de gefactureerde uren. Hierbij wordt de vergelijking gemaakt tussen het gefactureerde uren en de opgetikte uren. In dit overzicht kan je niets aanpassen.
Hierbij merken we op dat Thierry in het zwart staat, en dus volgens onze ingestelde percentages middelmatig gewerkt heeft. We kunnen zijn node dus openklikken en naar zijn detail gaan kijken.
Hierbij merken we op dat op 21 oktober hij in het rood staat. Hier kan geen goede reden voor zijn, maar misschien ook wel. In dit geval, blijkt het te gaan over werkorders die nog niet gefactureerd geweest zijn en dus ook nog niet meegeteld kunnen worden in het overzicht.
9
1.3.4 Printen, in- en uitklappen
1.3.4.1 Printen
Indien je verkiest om je overzicht op papier na te kijken of de resultaten ervan wil voorleggen aan je werknemers, kan je het volledige overzicht op papier printen door op knop met het printer icoon te klikken rechtsonder in het overzicht. Naargelang de parameters, zal dit in kleur afgedrukt worden en eventueel met detail tot op het werkorder niveau. (In het overzicht met gefactureerde uren, zullen ook de facturen van de betreffende werkorders afgedrukt worden.)
1.3.4.2 In- en uitklappen
Rechtsboven in het overzicht staan 2 knoppen, met een – en + symbool in. Deze knoppen dienen respectievelijk om de nodes in jouw overzicht uit- of in te klappen indien je direct een overzicht wil verkrijgen van elke werknemer die je geselecteerd hebt.
10
1.3.5 Grafiek
Indien u een nog meer visueel overzicht wil zien van de productiviteit binnen uw bedrijf, klikt u onderaan het overzicht op de knop met bovenstaande logo.
Daarna verkrijg je onderstaand scherm:
Je kan ook meerdere grafieken naast elkaar zetten van verschillende periodes, zodat je kan
vergelijken. Als je de muiscursor over een bepaalde kolom even stilhoudt, zal de specifieke waarde van die kolom voor die werknemer ook tevoorschijn komen.
Door op het printericoon rechtsonder te klikken, kan u deze ook afdrukken. Deze wordt dan afgedrukt over het ganse A4 blad, in liggende afdrukstand.
