1
Best Practices voor Thuiswerken
8 best practices om zelf toe te passen
2
Inleiding
De huidige COVID-19 pandemie dwingt tot andere vormen van werken. Waar thuiswerken of Het Nieuwe Werken niet iets is van vandaag of gisteren, moet je noodgedwongen overgaan naar deze nieuwe vormen. Uiteindelijk draagt Thuiswerken bij aan minder files, minder oppervlakten die worden gebruikt voor kantoorruimten en meer vrijheid om het leven zo te organiseren dat je werk en privé optimaal kunt afstemmen.
Aan de andere kant vanuit werknemers perspectief zijn de afleidingen thuis misschien nog wel groter dan op het werk en vanuit werkgevers perspectief hoe monitor je de voortgang. In een steekproef van 5ST3PS zag je duidelijk dat de betrokkenen in de steekproef meer afleiding ervaren (figuur 1).
Daarnaast heb je werkgevers die ermee worstelen hoe je ‘mensen controleert die je niet ziet’ . Basis voor een relatie tussen werkgever en werknemer moet vertrouwen zijn. Als je als werknemer ervan uit gaat dat de werkgever zoveel mogelijk van je wilt profiteren desnoods ten koste van jezelf en aan de andere kant de werkgever de eigen werknemer niet vertrouwt dat hij zelf in staat is met zijn tijd te kunnen omgaan, dan is er iets mis in de basis.
In deze white paper hebben we een aantal best practices van Lean, Six Sigma, Agile en Scrum verzameld. Meer kun je leren in onze opleidingen. 5ST3PS is niets voor niets verkozen tot de Beste Opleider van Nederland 2019 en wij leren je de handvatten om zelf waarde te optimaliseren.
Figuur 1. Steekproef onder 50 respondenten mei 2020
3
Practice 1: de Kanban
Kanban (Japans 看板, bord) is een typische Lean-methode om altijd 1 ding tegelijk te doen. Je krijgt een signaal en dan begin je te werken. Je kunt dit faciliteren met een Kanban bord waarop je de items hebt staan die je moet doen (To Do), degene waar je nu mee bezig bent (Doing) en de items die je hebt afgerond (Done). Je kunt dit bijvoorbeeld makkelijk faciliteren met een online tool als Trello. Deze kun je zelfs in teamverband gebruiken zodat je duidelijk hebt wat je moet doen en je niet afgeleid raakt doordat je meerdere dingen tegelijk doet.
Figuur 2. Trello bord
4
Practice 2: Scrum Poker en de Burn Down
Een Kanban geeft rust. In plaats van een hele lijst met dingen die je moet doen heb je een duidelijk overzocht van wat je moet doen en telkens ‘trek’ je er 1 naar je toe die je afmaakt, of als je van iemand anders afhankelijk bent ‘on hold’ zet of als het een teambord is overdraagt aan de ander.
Vraag is hoeveel items kun je nu afmaken?
Door vantevoren een inschatting te doen over de inspanning voor de verschillende items, zie je op een gegeven moment hoeveel je er ‘verbrandt’. Nu dit jouw eigen inschatting is en dit niet gaat over uren, maar simpelweg over de inspanning, is dat veel nauwkeuriger dan als je met uren inspanningen gaat werken. Probleem is dat mensen tijd of te optimistisch inschatten of juist veiligheidsmarges gaan inbouwen. Door te werken met de mate van inspanning of de complexiteit kun je kwalitatief een waarde toekennen. Na een aantal dagen kun je dan inschatten op welk tempo je zit met het
‘verbranden’ van onderhanden werk.
Voor het inschatten kun je Scrum poker (figuur 3) gebruiken.
Figuur 3.i Scrum poker
Hoe lager het nummer, hoe minder complex. Hoe hoger het nummer, hoe complexer. Het is dan ook van belang voor deze manier van werken ‘tijd’ los te laten. Iets kan veel tijd kosten, terwijl het relatief eenvoudig is. Andersom geldt dat ook.
Stel dat je de inspanningen op een dag samen optellen tot 40 en je verbrandt er 28. Op de volgende dag doe je weer hetzelfde en zo ga je op een gegeven moment een gevoel ontwikkelen over hoeveel punten binnen een bepaald tijdsinterval kunt verbranden. Dat wordt dan jouw burndown. Deze kun je trouwens ook in een team faciliteren. In figuur 4 zien we een voorbeeld van een burndown voor een team.
5 Figuur 4. Burndown
6
Practice 3: de Backlog, tijd en prioriteit
Alles wat je moet doen of wat het team moet doen, zet je op een backlog. In de backlog maak je prioriteiten op basis van wat waarde toevoegt. Uit de backlog trek je een subset en deze kun je zelfs in een sprint trekken. Een backlog kun je makkelijk in excel maken (figuur 5) en uiteraard heb je er ook online tools voor.
Figuur 5. Backlog
Maar wat doe je dan als er zaken tussendoor komen?
Als je de hele tijd bezig bent met iets en er komt telkens iets tussendoor, dan weet je zeker dat het moeilijk zal worden om het werk voor die dag af te krijgen. Advies is om 3 momenten te reserveren voor de moetjes en de mails die beantwoord moeten worden. Namelijk als je ’s-ochtends begint, na de lunch en eind van de dag. Door in de ochtend een half uur te reserveren en dan ’s-middags twee keer een uur, heb je 2,5 uur voor alle continue zaken en de rest van de dag focus je op de taken uit de backlog. Anders ben je de hele tijd met mails te beantwoorden en acties tussendoor te doen.
7
Practice 4: afstemming begin en eind van de dag
We kennen de dagstart of de standup en dat is een mooi moment om niet allen met elkaar het werk af te stemmen maar ook om vooral te bepalen welke afhankelijkheden er zijn in het team. Aan het einde van de dag is het goed om weer zo’n moment te hebben en dan vooral als reflectie te gebruiken op hoe we op vandaag terugkijken.
Een Niko-Niko kalender (figuur 6) geeft aan voor de teamleden hoe ze op de dag terugkijken. Vaan wordt dit aan het begin van de dag gedaan, maar als je voordat je aan het werk bent al ‘rood’ bent dan zal dat meestal niet werk gerelateerd zijn. Aan het einde van de dag is de vraag of je hebt bereikt wat je wilde bereiken en als iets bijvoorbeeld ontzettend moeizaam is gegaan, is dat een mooi moment voor de hulpvraag.
Figuur 6. Niko-Niko kalender
8
Practice 5: demo
Als je met Scrum werkt, dan zullen de reviews en de retrospectives bekend zijn. Een ander begrip is de demo, waarbij je laat zien aan de stakeholders wat je hebt opgeleverd en zo direct feedback krijgt.
Dus in plaats van het over de mail naar de ontvanger op te leveren, krijg je meer interactie als je in een demo oplevert. Op deze manier krijg je direct feedback en meer begrip nu het risico is dat als iedereen thuiswerkt en de mailbox als workflow manager gebruikt, dat je dan niet meer scherp hebt wie wat heeft gedaan.
Figuur 7. Online demo
9
Practice 6: de kookwekker
De Pomodoro techniek is een time management techniek om ervoor te zorgen dat als je moeite hebt met ‘opstarten’ of de focus te behouden, toch de aandacht erbij te houden. Basis van de techniek is dat je werkt in tijdsintervallen van 25 minuten en vervolgens 5 minuten pauze neemt. Je moet je exact houden aan deze tijden, dus niet ‘even doorgaan’. Elk tijdsinterval staat bekend als een Pomodoro, naar de kookwekker die de bedenker Francesco Cirillo gebruikte toen hij in de jaren tachtig deze techniek bedacht. Door zo te werken, zul je merken dat je ondanks misschien dat je even de inspiratie mist, toch meer af krijgt.
Figuur 8. Pomodoro kookwekkerii
10
Practice 7: Control Charts
Veel mensen hebben last van het studentensyndroom. Dat wil zeggen dat je pas als de deadline in zicht komt, druk begint te maken over het opleveren en als eerste reactie probeert uitstel te krijgen of anderszins. Sommige mensen hanteren het ´piepsysteem´± zolang niemand ernaar vraagt, wordt er ook niets opgeleverd. Zowel vanuit werkgevers en werknemers perspectief is dit niet wenselijk.
Tegen de deadline opleveren gaat niet alleen ten koste van de kwaliteit, door de extra tijd die benodigd is om alsnog op het goede niveau op te leveren heb je een factor tijd en geld die je feitelijk moet investeren.
Ook voor de werknemer is het niet goed als hij telkens tegen een deadline oplevert. Risico kan zelfs zijn dat als er alleen maar ´outputgericht´ moet worden opgeleverd, mensen over de eigen grenzen heengaan om toch op te leveren. Dan krijg je weer andere problemen. Sinds de jaren twintig van de vorige eeuw weten we dat elk proces een natuurlijke variantie kent. Of het nu gaat om koekjes bakken of onzin verkopen, elk proces kent natuurlijke variantie. Door overbelasting, rework, uitstelgedrag krijg je duidelijke patronen te zien in de data.
In figuur 9 zie je een voorbeeld van taken voor een medewerker bij een advieskantoor. Duidelijk zichtbaar is dat de medewerker tegen de deadline aanlevert. Tegen het einde van de dag is de benodigde tijd aanzienlijk minder dan aan het begin en na de middagpauze. Doel is nu niet de medewerker te disciplineren, maar juist te helpen om het werk gelijkmatig te verdelen.
Figuur 9. Thuiswerken
Minder management en meer coaching, maar dan wel op basis van feiten en niet gevoel. Dat is de basis van statistische proces controle. Doel is niet om mensen ´af te rekenen´ maar juist te faciliteren dat ze het werk gecontroleerd en in balans kunnen doen. Door de procesprestatie in de tijd uit te zetten in een control chart krijg je inzicht in hoe het werk tot stand is gekomen.
11
Practice 8: werkcel
Soms is het lastig thuis een plek te creëren waar je geconcentreerd kunt werken. Het beste is als je een eigen afsluitbare werkkamer hebt. Als je dat niet hebt, is het belangrijk ervoor te zorgen dat je je kunt concentreren op het werk. Samen met de Pomodoro techniek geeft dat rust. Een koptelefoon of oordopjes schelen veel als je veel lawaai hebt in de omgeving. Als je een plek hebt die je niet kunt afzonderen, kan een kamerscherm veel schelen om zo toch jouw eigen werkcel te creëren (figuur 10.). Als je een groen scherm neemt, kun je als je online vergadert de achtergrond instellen.
Figuur 10. Ondersteunende middelen
i By Hkniberg at English Wikipedia - Transferred from en.wikipedia to Commons., Public Domain, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=15614742
ii By The original uploader was Erato at Italian Wikinews. - Transferred from it.wikinews to Commons by Fale using CommonsHelper., CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=4719295
