Regels en Procedures rondom het Odensehuis Assen
Algemeen:
1.Bereikbaarheid
Het Odensehuis Assen is bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 17.00 uur op het telefoonnummer van de coördinator: 06 39186618
Daarnaast is het Odensehuis bereikbaar via de mail: info@odensehuisassen.nl en via het contactformulier op de website www.odensehuisassen.nl
2.Verzoek om informatie
Geïnteresseerden kunnen telefonisch dan wel schriftelijk informatie opvragen.
Er is een informatiepakket beschikbaar en het is altijd mogelijk om in een persoonlijk gesprek met de coördinator meer informatie te ontvangen.
3. Privacyreglement
Als iemand besluit om vaste bezoeker van het Odensehuis te worden, dan wordt er een inschrijfformulier ingevuld.
De gegevens die op dit inschrijfformulier staan worden alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld.
De gegevens die op het inschrijfformulier staan worden zo nodig veranderd of aangepast met toestemming van de bezoeker of naaste. Alleen de coördinator is bevoegd om deze aanpassingen/veranderingen aan te brengen.
Bezoekers en naasten zijn op de hoogte van de wijze waarop met de gegevens wordt omgegaan.
Alleen na overleg met en toestemming van bezoeker/naaste wordt informatie gedeeld met derden.
Alle medewerkers van het Odensehuis Assen (vrijwilligers, stagiaires,
coördinator) hebben een geheimhoudingsplicht. Deze geheimhoudingsplicht is opgenomen in de vrijwilligersovereenkomst en stageovereenkomst.
Als een bezoeker niet meer het Odensehuis bezoekt, worden de gegevens na 2 jaar vernietigd.
Het inschrijfformulier en de manier van bewaren is gecontroleerd en voldoet aan de huidige AVG-wet
4. Dagelijkse hygiëne
De ruimten waarin het Odensehuis is gevestigd wordt dagelijks schoongehouden (tafels, vloeren, keukenblok) en wekelijks helemaal gesopt, gestofzuigd en gedweild.
De toiletten worden dagelijks schoongemaakt. Overdag worden de toiletten regelmatig gecheckt en zo nodig schoongemaakt.
De plastic zak in de afvalbak wordt dagelijks verschoond
Handen worden voor elke maaltijd/tafel dekken gewassen
Bezoekers van het Odensehuis kunnen zelfstandig naar het toilet gaan. Mocht er toch hulp van een van de medewerkers nodig zijn, worden plastic
handschoenen gedragen. Plastic handschoenen worden ook gedragen bij het verbinden van wondjes.
Na niezen en neus snuiten worden handen gewassen. Hoesten en niezen gebeurt in de elleboogholte.
5. Medicijntoediening
Bezoekers die medicatie gebruiken houden deze zelf bij zich en nemen de medicijnen ook zelf in. Vrijwilligers/coördinator herinneren de bezoeker zo nodig wel aan het innemen ervan. Mochten bezoekers niet in staat zijn zelf hun medicatie in te nemen dan wordt thuiszorg ingeschakeld en komen thuiszorgmedewerkers in het
Odensehuis de medicatie toedienen.
6. Omgaan met besmettelijke ziekten Bij uitbraak van besmettelijke ziekten:
Worden alle bezoekers en naasten direct geïnformeerd
Wordt contact opgenomen met de GGD
Aan de hand van hun advies wordt door de coördinator besloten of het Odensehuis voor 1 of meerdere dagen gesloten moet worden.
Het advies van de GGD wordt gedeeld met alle bezoekers/naasten
Als het Odensehuis weer geopend kan worden, wordt dit ook aan de bezoekers/naasten doorgegeven
Als het Odensehuis niet gesloten hoeft te worden bij het uitbreken van besmettelijke ziekten, wordt extra aandacht besteed aan de dagelijkse
hygiëne. Met andere woorden: handen worden vaker gewassen, ruimtes worden dagelijks goed schoongemaakt etc.
Regels rondom coördinator/vrijwilligers 1. Taakomschrijving coördinator
De coördinator is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen het Odensehuis
De coördinator begeleidt de vrijwilligers en stagiaires
De coördinator werft vrijwilligers
De coördinator is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, administratie en verslaglegging
De coördinator is de verbinding tussen het Odensehuis en de organisaties in het netwerk
De coördinator zorgt voor de naamsbekendheid van het Odensehuis door voorlichting te geven bij organisaties, spreekbeurten te houden en deel te nemen aan overleggen en congressen.
2. Taakomschrijving vrijwilligers
Samen met de bezoekers zorgen voor de koffie en thee
Samen met de bezoekers zorgen voor de lunch
Meehelpen bij activiteiten
Boodschappen doen met bezoekers
Wandelen met de bezoekers
Zorgen voor een gezellige sfeer waardoor bezoekers en naasten zich welkom, veilig en gerespecteerd voelen
Luisterend oor bieden
Signaleren van problemen
Lichte huishoudelijke activiteiten
3. Taakomschrijving vrijwilligers voor speciale activiteiten
Zorgen voor een gezellige sfeer waardoor bezoekers en naasten zich welkom, veilig en gerespecteerd voelen
Activiteiten aanpassen aan de mensen die aan de activiteit deelnemen
Bezoekers stimuleren om zelf invulling te geven aan de activiteit
Zo nodig een luisterend oor bieden
4. Gedragscode
Binnen het Odensehuis gaat iedereen respectvol met elkaar om
In het Odensehuis wordt niet gescholden en wordt geen dreigende taal gesproken.
In het Odensehuis praten we met elkaar en niet over elkaar
Seksueel overschrijdend gedrag wordt niet geaccepteerd
In het Odensehuis hebben we allemaal respect voor mensen uit een andere cultuur of huidskleur. Dit geldt ook voor mensen met een ander geloof of levensovertuiging.
Vrijwilligers/stagiaires/coördinator nemen geen cadeautjes aan van bezoekers of naasten
Iedereen die in het Odensehuis werkt heeft een geheimhoudingsplicht
Bij diefstal wordt aangifte gedaan bij de politie
Iedereen in het Odensehuis is verantwoordelijk voor een gezellige, ontspannen sfeer.
5. Aanmelding nieuwe vrijwilligers
Nieuwe vrijwilligers kunnen zich aanmelden bij de coördinator. Dit kan via de website, via Vrijwilligers Informatie Punt Assen of via een andere weg. Na aanmelding wordt een afspraak gemaakt voor een kennismakingsgesprek, waarin de coördinator uitleg geeft over de werkzaamheden. Als de vrijwilliger akkoord is met de werkzaamheden en de coördinator vindt de juiste motivatie en competenties bij de potentiele vrijwilliger, wordt een afspraak gemaakt voor een mee-loopdag. Na deze dag wordt er d.m.v. een evaluatiegesprek besloten of de vrijwilliger kan starten en wordt er een
vrijwilligersovereenkomst opgemaakt.
6. Vastleggen gegevens vrijwilliger
Elke vrijwilliger tekent een vrijwilligersovereenkomst. Daarnaast vult de coördinator een formulier in met de vrijwilliger waarop de NAW-gegevens staan. Dit formulier is zowel op papier als digitaal beschikbaar. De papieren versie wordt in een afgesloten kast bewaard.
7. Evaluatiegesprekken vrijwilliger
Een maal per maand is er een vrijwilligersvergadering. Hierin worden de lopende zaken besproken. Naast deze vergadering wordt 1x per half jaar met elke vrijwilliger een evaluatiegesprek gevoerd. Uiteraard wordt bij problemen eerder een gesprek gepland.
Met nieuwe vrijwilligers wordt de eerste maand na elke dienst even een kort gesprek gevoerd.
8. Registratie inzet vrijwilligers
Op de vrijwilligersovereenkomst wordt aangegeven welke dagen/dagdelen de vrijwilliger aan het werk gaat. Dit gaat altijd om vaste werkdagen/dagdelen.
9. Ziekte en betermelding vrijwilligers
Bij ziekte wordt de coördinator voor 8.30 uur op de hoogte gesteld.
Herstelmeldingen wordt het liefst gedaan op de dag voor de vrijwilliger weer aan het werk zal gaan.
10. Deskundigheidsbevordering vrijwilligers
De vrijwilligers van het Odensehuis kunnen met medewerking van Netwerk Dementie Drenthe workshops/cursussen volgen. Deze worden gratis
aangeboden door het Netwerk.
11. Vervanging coördinator bij ziekte of vakantie
Bij afwezigheid van de coördinator zijn er 2 vrijwilligers die de dagelijkse werkzaamheden van de coördinator kunnen overnemen.
12. Vergoedingen coördinator en vrijwilligers
De coördinator ontvangt een salaris conform de cao Zorg en Welzijn.
Vrijwilligers ontvangen geen vrijwilligersvergoeding.
13. Verzekeringen
Voor het bestuur is een bestuursaansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
Voor de vrijwilligers is een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten en een ongevallenverzekering.
14. Regeling attenties
Coördinator en vrijwilligers nemen geen persoonlijk geschenken aan van bezoekers of naasten.
Donaties worden alleen aangenomen als ze voor algemeen gebruik binnen het Odensehuis bedoeld zijn.
15. Regeling bij diefstal
Verdenking van diefstal wordt direct gemeld bij de coördinator. Deze doet eerst een eigen kort onderzoek. Mocht het gaan om een redelijke verdenking, wordt door de coördinator aangifte gedaan bij de politie. De vrijwilliger wordt direct ontslagen.
16. Overleg en communicatie
Het bestuur komt in elk geval 4x per jaar bij elkaar. Bij deze vergaderingen is de coördinator aanwezig. Tussendoor kan de coördinator bij problemen altijd overleg plegen met leden van het bestuur.
Bij nieuwe ontwikkelingen houdt de coördinator het bestuur op de hoogte.
17. Beleid ten aanzien van giften en donaties
Giften en donaties zijn uiteraard altijd welkom, mits ze niet bedoeld zijn voor individuele personen. Giften en donaties worden altijd vermeld op onze website en in de nieuwsbrief en kunnen alleen overgemaakt worden op de bankrekening van het Odensehuis Assen.
Het Odensehuis Assen heeft een ANBI-status.
18. Beleid ten aanzien van kasgeld
In het Odensehuis is geen contant geld aanwezig. De coördinator heeft een bankpas waarmee levensmiddelen en huishoudelijke artikelen gekocht kunnen worden.
19. Beleid ten aanzien van alcoholgebruik, drugsgebruik, agressief gedrag en geweld
Het gebruik van alcohol en drugs is verboden voor zowel vrijwilligers,
coördinator als bezoekers. Bezoekers, vrijwilligers of coördinator die alcohol of drugs gebruiken zijn niet welkom. Dit geldt ook voor personen die zich
agressief opstellen of geweld gebruiken. De veiligheid van de andere
bezoekers staat altijd voorop, net als de veiligheid van de vrijwilligers en de coördinator.
Regels ten aanzien van bezoekers/naasten 1. Aanmeldingsprocedure
Het Odensehuis is een inloophuis, waar bezoekers/naasten binnen kunnen komen zonder vooraf een afspraak te maken. Voor vaste bezoekers
hanteren we een aanmelding/inschrijfprocedure en worden er vaste bezoekmomenten gepland.
Nieuwe bezoekers komen uit zichzelf, worden door naasten aangemeld of doorverwezen door huisarts, wijkverpleegkundigen, thuiszorgorganisaties etc. Meestal wordt vooraf een afspraak gemaakt voor een eerste bezoek met de coördinator. Tijdens dit eerste bezoek wordt uitgelegd wat het Odensehuis inhoudt en wat het bezoeken van het Odensehuis de bezoeker en naaste kan bieden. Bij een volgend bezoek, als besloten is dat bezoeker definitief het Odensehuis gaat bezoeken, wordt een inschrijfformulier ingevuld.
Dit inschrijfformulier is als bijlage toegevoegd.
2. Vastleggen van gegevens
Met elke vaste bezoeker van het Odensehuis wordt een inschrijfformulier ingevuld. Dit formulier wordt zowel digitaal als op papier bewaard. Op dit formulier worden de belangrijkste NAW-gegevens ingevuld, als ook het medicijngebruik, of er rekening gehouden moet worden met een dieet etc.
De papieren versie van het inschrijfformulier wordt bewaard in een afgesloten kast. Alleen de coördinator is bevoegd om deze formulieren in te vullen en aan te passen als dat nodig blijkt. In het kopje
“bijzonderheden” kan die informatie worden ingevuld, die verder niet op het formulier ingevuld kan worden. Op het laatste blad kan relevante nieuwe informatie beschreven worden, die van belang is voor het verblijf in het Odensehuis. Alleen de coördinator kan deze informatie aanvullen en bekijken.
Voor de vrijwilligers is een lijst met namen en telefoonnummers beschikbaar, zodat de familie gebeld kan worden bij calamiteiten.
3. Overdracht/evaluatiegesprekken
Als de bezoekers gebracht of opgehaald worden, wordt wel vaak even overleg gepleegd als er van bijzonderheden sprake is.
In speciale gevallen wordt er met de naaste wel een gesprek gepland.
4. Huisregels
- We gaan zorgvuldig om met elkaar en met elkaars eigendommen - We hebben respect voor iedereen
- We praten niet over elkaar maar met elkaar
- We zijn met elkaar verantwoordelijk voor een gezellige sfeer
5. Uitsluitingscriteria
In principe zijn alle bezoekers bij ons welkom. Er gelden echter een paar uitzonderingen die zijn omschreven in het ondernemersplan:
“De open en vrije werkwijze is minder geschikt voor mensen die nauwelijks kunnen communiceren of niet actief kunnen deelnemen. Uitzondering hierop zijn mensen met dementie die al langere tijd bezoeker zijn; doordat zij vertrouwd zijn met de mensen en de gebruiken in een Odensehuis, lukt het hen meestal met ondersteuning van andere bezoekers of naasten toch betrokken te blijven. De open deur van een Odensehuis maakt dat mensen vrij in en uit kunnen lopen. Soms is het nodig dat iemand mee komt en ondersteunt als een bezoeker weg wil en dat alleen niet meer vertrouwd is.
Mensen die qua persoonlijkheid meer behoefte hebben aan een
gestructureerde aanpak met een groot aanbod-gericht aspect zullen zich minder thuis voelen bij de werkwijze van een Odensehuis. Het Odensehuis streeft er naar een tweede thuis te zijn. In een Odensehuis wordt geen medische zorg gegeven. Indien een bezoeker deze zorg wel nodig heeft, dient hij/zij of zijn/haar naaste dit zelf te organiseren. Een Odensehuis biedt een veilige en ontspannen plek voor iedereen. Om de veiligheid te garanderen worden er huisregels en een integriteitsbeleid gehanteerd, die voor iedereen geldt. Gedrag dat de veiligheid voor anderen in gevaar brengt, hinderlijk of ongewenst gedrag, kan leiden tot het beëindigen van deelname. De coördinator is hierin beslissingsbevoegd. Uiteraard zorgt het Odensehuis voor een doorverwijzing naar een andere instantie/instelling.
Dit document is opgesteld door het bestuur van het Odensehuis Assen. Mocht er aanleiding toe zijn kan dit document te allen tijde worden aangepast.
