Pagina 1 van 1
VOORSTEL GEMEENTERAAD EEMNES
Raadsvoorstel nummer : 2017/93
BABS nummer : 15465
Presidium d.d. : 15-11-2017
Ronde/Sessie: :
Datum Ronde/Sessie: : Raadsvergadering d.d. :
Portefeuillehouder : N.L. Rood (Eemnes)
Voorbereid door : Dirk Eekma, Gemeente Eemnes, toestel: 0644748869
Onderwerp : Aanvraag uitvoeringskrediet ontwerp, realisatie en inrichting Huis van Eemnes
Voorgesteld besluit : De raad besluit:
- In te stemmen met de totale investering in het Huis van Eemnes van € 12.998.000.
- Een uitvoeringskrediet beschikbaar te stellen van € 11.578.000 voor het ontwerp en de realisatie van het Huis van Eemnes.
- In te stemmen met het aanvragen van de benodigde projectfinanciering.
- De 33e begrotingswijziging, conform bovenstaande, vast te stellen.
Bijlagen
Voorstel: Voorstel_15465.doc
Bijlage: Raadsbesluit Huis van Eemnes december 2017 Bijlage: Oplegger bij Huis van Eemnes december 2017 Bijlage: Specificatie uitvoeringskrediet Huis van Eemnes
Bijlage: Actualisatie specificatie kapitaallasten en huisvestingskosten HvE Bijlage: 33e begrwijz 2017 Investering nieuwbouw Huis van Eemnes
Waarom ligt het voorstel nu voor?
In mei 2016 heeft de raad gekozen voor het nieuwbouwscenario voor het Huis van Eemnes aan de Noordersingel. Op basis van de globale exploitatieraming was de structurele bezuiniging becijferd op afgerond € 125.000 per jaar.
Het college stelde op 28 maart 2017 al een aanbestedingsstrategie vast waarin de Total Cost of Ownership (TCO, totale exploitatiekosten van het gebouw) het leidende principe was voor gunning, in plaats van stichtingskosten. Deze keuze werd gemaakt om marktpartijen te stimuleren goed
doordachte, duurzame plannen in te dienen, die zijn geoptimaliseerd op basis van functionaliteit, uitstraling, belevingswaarde, bouwkosten én onderhouds- en energiekosten. Zo resulteert een extra eenmalige investering in bijvoorbeeld de kwaliteit van materialen en energiezuinigere installaties tot respectievelijk lagere jaarlijks terugkerende onderhouds- en energiekosten.
Het nieuwbouwscenario is in de periode mei 2016 t/m mei 2017 uitgewerkt in een Programma van Eisen voor een energieneutraal gebouw, een Meerjarenontwikkelplan en een op basis daarvan geactualiseerde exploitatieraming (kansenbegroting).
In juli 2017 besloot de raad op basis van deze onderleggers in te stemmen met de financiële
prognoses met betrekking tot de exploitatie door de Stichting Huis van Eemnes en deze als kader te hanteren voor het ontwerp en de realisatie van de nieuwbouw. Toen werd ook toegelicht dat het financiële kader wordt gevormd door het bedrag dat de gemeente beschikbaar stelt voor de TCO. De specificatie hierbij liet een jaarlijks totaal van € 445.000 voor kapitaallasten en huisvestingskosten zien, inclusief een bedrag voor onvoorzien van jaarlijks € 7.600. Na het raadsbesluit is de
gunningsfase van de Europese aanbesteding gestart. Richtinggevend was het bovengenoemde bedrag verminderd met onvoorzien, € 437.400. Naast het programma van eisen werd ook een aantal wensen van gebruikers geformuleerd, zodat aanbestedende partijen konden inschrijven op een lage prijs, maar ook op een gebouw dat aan zoveel mogelijk wensen voldeed. Extra wensen waren bijvoorbeeld een aangenaam binnenklimaat en akoestiek. Op basis van de winnende inschrijving, die binnen het bedrag van de totale kosten over de levensduur valt, is nu een bedrag voor
stichtingskosten bekend en kan het krediet bij de gemeenteraad worden aangevraagd.
De aanbesteding is eind oktober afgerond. Drie inschrijvers hebben een planvisie, plan van aanpak en TCO-begroting met onderliggende investeringskostenbegroting ingediend. Na beoordeling is de inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding geselecteerd.
Het contract met de geselecteerde opdrachtnemer voor het ontwerp en de realisatie van het gebouw (met een limitatieve opsomming van ontbindende voorwaarden) zal naar verwachting eind november worden gesloten. Na afronding en vaststelling van het ontwerp zal het gebouw worden gerealiseerd.
De raad wordt nu gevraagd het krediet beschikbaar te stellen.
pagina 2 van 4 Waar gaat het voorstel over, wat is de doelstelling en het beoogd effect?
Dit voorstel gaat over het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet voor het ontwerp, de realisatie en de inrichting van het Huis van Eemnes.
Doelstelling is het in gebruik nemen van het gebouw in september 2019.
Door in te stemmen met het krediet wordt de beoogde bezuiniging gehaald en kan in plaats van de huidige huisvesting in twee gebouwen, een nieuwe energieneutrale voorziening gerealiseerd worden die ruimschoots voldoet aan de eisen van de huidige tijd.
Welke interne/externe partijen en burger(platformen) zijn in het voortraject betrokken?
De Stichting Huis van Eemnes en Bibliotheek Gooi en meer zijn betrokken bij het opstellen van het programma van eisen en de financiële onderbouwing die gelden als basis voor de aanbesteding. In een eerder stadium hebben toekomstige gebruikers (zoals de diverse verenigingen) input geleverd voor het programma van eisen.
De Stichting Huis van Eemnes en Bibliotheek Gooi en meer waren beide vertegenwoordigd in de beoordelingscommissie voor de aanbesteding.
Wat is het vastgestelde wettelijk- en beleidskader?
Raadsbesluit van 3 mei 2017 met betrekking tot het opstellen van het ontwerp voor en de realisatie van het Huis van Eemnes aan de Noordersingel.
Begroting (reductie gemeentelijke exploitatiebijdrage De Hilt / Huis van Eemnes).
Wat is het duurzaamheidaspect van dit voorstel?
Zowel het gebouwgebonden als het gebruiksgebonden energieverbruik is in evenwicht met de opwek van energie. Per saldo is het gebouw dus ‘nul op de meter.’ Het gebouw zal uiteraard niet van een gasaansluiting worden voorzien. Voor de energieopwekking zal SDE+ subsidie worden aangevraagd.
Er zullen, conform het PvE, duurzame materialen worden toegepast.
De infiltratie en berging van (regen)water wordt voorzien op de locatie.
Wie zijn belanghebbenden en wat voor gevolgen heeft het voorstel voor hen?
De gemeente Eemnes is belanghebbende als toekomstige eigenaar van het complex.
De Stichting Huis van Eemnes en de Bibliotheek Gooi en meer zijn belanghebbenden als exploitant en gebruiker. Andere verenigingen/scholen/organisaties/instellingen zijn belanghebbenden als
gebruikers. Daarnaast zijn omwonenden en de naastgelegen voetbalvereniging, tennisvereniging en brandweer belanghebbend. De inwoners van Eemnes zijn belanghebbend voor zover zij gebruik maken van de faciliteiten van het Huis van Eemnes.
Welke relatie heeft dit voorstel met de BEL-gemeenten en de BEL Combinatie?
Het gebouw zal voor sommige functies mensen aantrekken uit omliggende gemeenten. Het Cluster Vastgoed en Grondzaken van de BEL Combinatie is verantwoordelijk voor de invulling van de eigenaarsrol.
Welke financiële middelen zijn met het besluit gemoeid?
De totale investering van de gemeente bedraagt: € 12.998.000. Dit bedrag is als volgt opgebouwd:
A. Advieskosten voor rekening gemeente: € 760.000 B. Investeringskosten opdrachtnemer ontwerp en realisatie: € 11.531.000 C. Inrichtingskosten gemeente/gebruikers, incl. sportinstallaties: € 707.000 + D. Totale investering op basis van aanbesteding: € 12.998.000
De totale investeringskosten zijn hoger dan geraamd op basis van het Programma van Eisen (PvE).
Het bijbehorende TCO-bedrag is € 437.347 en valt binnen het begrote bedrag bij het raadsbesluit van 3 juli jl. Door de betere energieprestatie (niet EPC 0 maar nul op de meter) en het toepassen van duurdere, maar onderhoudsarmere materialen dan in de PvE-raming gehanteerd, wordt de extra investering gecompenseerd door lagere energie- en onderhoudskosten. Er wordt in de exploitatie voorlopig uitgegaan van het door de inschrijver geraamde TCO-bedrag van € 437.347 (en we blijven voorzichtigheidshalve rekening houden met onvoorzien, totaal dus € 445.000). Conclusie is dat het aanbestedingsresultaat voldoet aan de kansenbegroting en het geprognosticeerde exploitatietekort waarmee de raad eerder heeft ingestemd, waarbij er een deel van het programma van wensen is ingevuld (aangenaam binnenklimaat, akoestiek, facelift skatebaan en Impuls).
Eerder heeft de raad in totaal € 1.420.000 aan voorbereidingskredieten beschikbaar gesteld. Per saldo bedraagt het uitvoeringskrediet dat nu wordt aangevraagd: € 12.998.000 -/- 1.420.000 = € 11.578.000. Hiervoor treft u een begrotingswijziging aan.
Wat zijn alternatieven voor het voorstel en de consequenties hiervan?
De raad kan, afwijkend van de eerdere besluitvorming, nu besluiten het Huis van Eemnes toch niet te
pagina 4 van 4 realiseren. Dat heeft als consequentie dat de plankosten tot dusver gedekt moeten worden. Ook realiseert Eemnes dan geen structurele bezuiniging op de exploitatie van € 115.000 per jaar. Ten slotte zal dan de vraag beantwoord moeten worden wat er moet gebeuren met het huidige gebouw.
Wat zijn de juridische consequenties van het voorstel?
Na definitieve gunning, afronding en vaststelling van het ontwerp en nadat de raad heeft ingestemd met dit voorstel, zal een contract met de opdrachtnemer (aannemer) worden gesloten voor realisatie van het Huis van Eemnes.
Is bij de uitvoering van dit voorstel de inkoper betrokken?
Ja, de inkoopconsulent van de BEL Combinatie is intensief betrokken bij de voorbereidingen en de aanbestedingsprocedure inclusief de beoordeling van de inschrijvingen.
Welke afspraken maken we over uitvoering en realisatie?
Het stappenplan met planning voor de uitvoering van het besluit is als volgt:
1. Ontwerp- en realisatie nieuwbouw: november 2017 – augustus 2019 2. Inrichten en in gebruik nemen nieuwbouw: juli - september 2019
3. Ingebruikname september 2019
4. Eerste volledige jaar van exploitatie nieuwbouw: 2020
Welke afspraken maken we over de communicatie en rapportage?
De raad heeft op 3 juli 2017 het besluit over het ontwerp en de realisatie van het Huis van Eemnes genomen. Het voorliggende voorstel heeft betrekking op de kredietaanvraag. Derhalve worden alleen de Stichting Huis van Eemnes en Bibliotheek Gooi en meer uitgenodigd voor de Sessie.
