provinciehuis Westerbrink i, Assen postadres Postbus 122, 9400 AC Assen www.drenthe.nl

provinciehuis Westerbrink i, Assen postadres Postbus 122, 9400 AC Assen www.drenthe.nl

0592 - 36 5 5 5 5

provincieDrenthe

Za-'-r;-.

i' •'! r.

1

Aan:

het college van Burgemeester en Wethouders van Tynaario

Postbus 5 9480 AA VRIES

3 0 Ok'T 2020

I

I

I

ii.|i.|i.|ii..|i,i|i|i|i,iii

Assen, 29 oktober 2020

Ons kenmerk 44/WBM/2020002031

Behandeld door de heer D.M. Bunskoeke (0592) 36 52 37 Onderwerp: Archieftoezicht in 2020

Geacht college,

Hierbij ontvangt u onze beoordeling van de archiefeorg in uw gemeente gedurende 2019, gebaseerd op de beschikbaar gestelde toezichtsinformatie. Dit oordeel is eerder al ambtelijk besproken en daarna vastgesteld.

De analyse en beoordeling vond in 2020 voor het eerst plaats op basis van een geza­

menlijke risicoweging. In deze opzet wordt bewust ook rekening gehouden met de voorgenomen verbetermaatregelen. De in de gemeente Tynaario vastgestelde risico­

gebieden vindt u terug in deze beoordeling.

Door de bijzondere omstandigheden waarin wij ons als gevolg van de pandemie bevinden is de aanpak soms nog onvoldoende uit de verf gekomen. Daarmee is reke­

ning gehouden in de beoordeling.

Wij hopen dat de gezamenlijke inzet voor verbetering van de archiefeorg in 2021 kan worden voortgezet en danken u voor het delen van de toezichtsinformatie.

Hoogachtend,

Gedeputeerde Staten van Drenthe, namens dezen,

i.c?.

drs. M.F. Haasjes,

teammanager Water, Bodem en Milieu

Bijlage: Beoordeling Archief- en Informatiebeheer gemeente Tynaario over 2019

mb/coll.

Beoordeling Archief- en Informatiebeheer gemeente Tynaario over 2019

24 september 2020

Vooraf

In januari 2020 is een voorlichtingsbijeenkomst gehouden over maatwerktoezicht op het Provinciehuis in Assen. Algemeen werd de behoefte aan een nieuwe aanpak met een betere aansluiting op de praktijk en een groter effect van het toezicht gevoeld. Alle Drentse gemeenten en het waterschap Drents Overijsselse Delta besloten om die reden mee te doen aan het

maatwerktoezicht.

In dat kader heeft de gemeente Tynaario een eigen analyse gemaakt van de risico's aan de hand van een digitaal format voor het in kaart brengen van risicogebieden op het terrein van archief- en informatiebeheer. Vervolgens is in een gezamenlijk overleg met de provincie op 10 maart jl. op het gemeentehuis in Vries de risicoweging met elkaar doorgesproken en afgesproken om het toezicht daarop te baseren.

Het gezamenlijk vastgestelde risicoprofiel voor Tynaario omvat de navolgende risicogebieden:

het kwaliteitssysteem voor archiefbeheer;

het overzicht archiefbestanden;

de selectie/vernietiging, en

de openbaarheidsbeperkingen na overbrenging.

Dit risicoprofiel kan als basis dienen voor een meetbaar en toekomstgericht plan van aanpak.

Afspraak is dat dit plan onafhankelijk door de toezichtontvanger wordt opgesteld en ook intern officieel wordt vastgesteld met tijdplan, beoogde inzet van mensen, vereiste middelen en een omlijnd doel binnen de genoemde risicogebieden.

De toetsing van de provincie wordt op basis van dit plan opgesteld. Het maatwerk concentreert zich op de inbreng door de gemeente zelf. Daar staat tegenover dat het maatwerkgerichte toezicht meer onderlinge contactmomenten mogelijk maakt waarin kennisdeling en netwerkvorming centraal staan.

Analyse en beoordeling

Op 14 mei heeft Tynaario de toezichtinformatie toegestuurd. Dit was het jaarverslag

informatievoorziening gemeente Tynaario 2019. De informatie in het jaarverslag 2019 komt voor het

grootste deel overeen met die van 2018. Op bepaalde plekken is sprake van "nieuwe" tekst.

De capaciteit aan personeel voor de zorg en het beheer van archieven is niet geheel toereikend (paragraaf 5.4). Het is goed te lezen dat in 2019 wel een extra informatieadviseur is aangesteld.

De samenwerking met het Drents Archief voor het selectie-en inventarisatieproject is beëindigd. Er zijn nog archieven die bewerkt moeten worden en is onduidelijk hoe dit nu verder gaat. Bovendien is de medewerker met de kennis hiervoor recent met pensioen gegaan. We hebben begrepen dat nog niet helder is of en hoe de invulling van de functie medewerker oud archief is.

De verbetermaatregelen die aan het eind van het jaarverslag staan vermeld zijn niet voorzien van een tijdsplanning en onduidelijk is de vordering van sommige verbetermaatregelen bv. het

vaststellen van een calamiteitenplan. Het vaststellen hiervan stond ook in het jaarverslag over 2018.

Er is al eerder aandacht gevraagd voor SMART formuleren.

Begin september is er contact geweest en naar de stand van zaken van het plan van aanpak gevraagd. We hebben begrepen dat daarmee nog niet verder was gegaan. Wel was men bezig met de doelen voor 2020, maar nog niet echt concreet. Vervolgens is op 18 september een concept stappenplan van het team Informatiebeheer ontvangen van de gemeente, met daarin doelen voor 2020 en doorlopende acties. Dit is nog op hoofdlijnen en de beoordeling is op dit moment niet mogelijk, omdat het plan nog niet definitief is.

Verder willen we u nog meegeven dat we voor het plan van aanpak een prioriteitstelling (van noodzakelijk tot 'nice to have') en een planning in de tijd verwachten. Graag horen we ook of de uitvoering van het plan van aanpak in lijn loopt met de huidige personeelsbezetting.

In de IBT-bijlage bij de jaarrekening beoordeelt Tynaario zich op sommige thema's als groen en andere oranje. Zo wordt kwaliteitssysteem op groen gezet, terwijl de uitrol van het

kwaliteitssysteem nog moet worden doorgezet.

De provincie beoordeelt de gemeente als voldoende.

Tot slot worden we graag op de hoogte gehouden van de vorderingen met betrekking tot de voorgenomen verbeterpunten. We werken graag met u verder aan de invulling van het maatwerkgericht toezicht.

Mw. H. Jonker en E.J. Brink, toezichthouders