RISK MANAGEMENT IN A PROJECT
ENVIRONMENT
Daan
de V i l l i e r s
B.Sc., B.Sc. ( H o n o u r s ) (Cum L a u d e ) , M.Sc. ( C u m L a u d e ) & MBA
D i s s e r t a t i o n s u b m i t t e d i n f u l f i l l m e n t of t h e r e q u i r e m e n t s f o r t h e d e g r e e of P h i l o s o p h i a e Doctor i n O p e r a t i o n s R e s e a r c h at t h e S c h o o l f o r M o d e l i n g S c i e n c e , P o t c h e f s t r o o m U n i v e r s i t y
PROMOTER:
DR. P.D. PRETORIUS
POTCHEFSTROOM
2 0 0 3
NORTH WEST UNIVERSITY
VAAL TRIANGLE CAMPUS
ACKNOWLEDGEMENTS
I w o u l d l i k e t o e x p r e s s m y g r a t i t u d e a n d t h a n k s t o t h e f o l l o w i n g p e o p l e : 0 M y w i f e a n d d a u g h t e r , E l i z e a n d Z o n n i k e f o r t h e i r l o v e a n d p u r p o s e i n l i f e . T h e m a n a g e m e n t o f S A S O L f o r t h e i r s u p p o r t t h r o u g h o u t m y s t u d i e s . M y p r o m o t e r D r . P h i l i p P r e t o r i u s f o r h i s v a l u a b l e a d v i c e a n d i n s i g h t s . 0 M y c o l l e a g u e s f o r t h e i r v a l u a b l e a d v i c e a n d c o n t r i b u t i o n s A l l p e o p l e , w h o so w i l l i n g l y r e s p o n d e d t o t h e r e s e a r c h . D a a n d e V i l l i e r s O c t o b e r 2 0 0 3ABSTRACT
The work d o n e i n t h i s study i s based on three dimensions; theory, r e s e a r c h a n d p r a c t i c e s .
The o b j e c t i v e s of t h i s study are:
F i r s t l y , t o d e t e r m i n e what the l i t e r a t u r e says about strategic, p r o j e c t and r i s k management; Secondly, t o e s t a b l i s h if p r o j e c t m a n a g e r s use p r o j e c t r i s k management systems; t o d e t e r m i n e t h e m a t u r i t y l e v e l of o r g a n i z a t i o n s i n t e r m s of risk management i n c a p i t a l projects; and t o recommend a m o d e l for the improvement of t h e m a t u r i t y l e v e l o f o r g a n i z a t i o n s i n t e r m s of p r o j e c t management i n g e n e r a l and risk management i n particular when they i m p l e m e n t t h e i r g o a l s through projects; T h i r d l y , t o give p r a c t i c a l risk s t u d i e s t h a t can be used as examples by p r o j e c t teams i n future.
On t h e achievement of these objectives t h e f o l l o w i n g i s applicable:
The l i t e r a t u r e r e v i e w on strategic, p r o j e c t and r i s k management, was a c h i e v e d b e c a u s e a comprehensive r e v i e w o n t h e s e t h r e e subjects was u n d e r t a k e n a s can be r e a d i n c h a p t e r s three, f o u r and five; P r o j e c t m a n a g e r s ' use of p r o j e c t risk management systems, a n d t h e m a t u r i t y l e v e l of o r g a n i z a t i o n s i n t e r m s of risk management i n c a p i t a l p r o j e c t s , was researched and i s g i v e n i n c h a p t e r s six and seven; T h e r e s e a r c h recommendation c a n be r e a d i n chapter seven. P r a c t i c a l r i s k studies a r e explained i n chapter e i g h t .
TABLE OF CONTENTS
...
CHAPTER 1: NATURE AND SCOPE O F STUDY
I
I N T R O D U C T I O N
...
1P R O B L E M I D E N T I F I C A T I O N AND D E F I N I T I O N
...
5O B J E C T I V E OF D I S S E R T A T I O N
...
8D E F I N I N G T H E SCOPE OF THE STUDY
...
9R E S E A R C H METHODOLOGY
...
9L A Y O U T OF T H E STUDY
...
1 2 C O N C L U S I O N...
.
.
. . .
1 6CHAPTER 2: RESEARCH OBJECTIVES AND APPROACH
...
17
2.1 I N T R O D U C T I O N
...
1 7 2.2 R E S E A R C H O B J E C T I V E S...
1 7 2.3 D A T A G A T H E R I N G AND A N A L Y S I S...
.
.
...
1 8 2.4 D A T A R E Q U I R E M E N T S...
20 2.5 V A L I D I T Y O F R E S E A R C H M E T H O D O L O G Y...
22 2.6 S A M P L E S I Z E...
2 5 2 . 7 R E S E A R C H A P P R O A C H...
26 2.8 C O N C L U S I O N...
3 0CHAPTER
3:
STRATEGY MANAGEMENT
...
3 1
3.1 I N T R O D U C T I O N
. . .
3 13.2 STRATEGY
...
3 13.3 E L E M E N T S OF SUCCESSFUL S T R A T E G I E S
...
...
3 23 . 4 T H E S T R A T E G I C MANAGEMENT PROCESS: AN OVERVIEW
. . .
3 43.5 I M P L E M E N T A T I O N OF STRATEGIES T H R O U G H P R O J E C T S
. . . .
3 93.6 C A P I T A L BUDGETTING
...
4 73.7 P R O J E C T CLASSIFICATION
...
483.8 C O N C L U S I O N
...
49CHAPTER 4: PROJECT MANAGEMENT
...
50
4 . 1 I N T R O D U C T I O N
...
.
.
...
5 0 4.2 D E F I N I T I O N OF A PROJECT...
5 14.3 WHAT I S PROJECT MANAGEMENT?
...
534.4 PROJECT LIFE-CYCLE
...
.
.
...
5 6...
...
4 . 4 . 1 STRAIGHT-FORWARD P R O J E C T LIFE-CYCLE.
.
57 4.4.2 CONTROL-ORIENTED MODEL...
59 4.4.3 QUALITY-ORIENTED MODEL...
6 0 4.4.4 RISK-ORIENTED MODEL...
.
.
...
6 2...
4.4.5 F R A C T A L APPROACH T O P R O J E C T LIFE-CYCLES 64 4.5 PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE AREAS...
684.6 R E L A T I O N S H I P OF PROJECT MANAGEMENT TO OTHER
M A N A G E M E N T D I S C I P L I N E S
...
74...
4.7 PROJECT MANAGEMENT MATURITY L E V E L 804.8 PROJECT MANAGEMENT C O M P E T E N C I E S
...
8 6...
CHAPTER
5: R I S K M A N A G E M E N T
...
9 2
I N T R O D U C T I O N...
.... . .
9 2 D E F I N I T I O N O F R I S K...
.
.
...
95 C A T E G O R I E S O F P R O J E C T R I S K...
96 W H A T I S R I S K M A N A G E M E N T ?...
0 1 R I S K M A N A G E M E N T P R O C E S S...
1 0 2 T I M I N G O F T H E RISK MANAGEMENT P R O C E S S...
1 0 7 R I S K M A N A G E M E N T : T O O L S A N D T E C H N I Q U E S...
1 1 1 R I S K M A N A G E M E N T C O M P E T E N C I E S...
1 2 1 R I S K M A N A G E M E N T M A T U R I T Y L E V E L S...
1 2 4 5.9.1 INTRODUCTION...
1 2 4 5 . 9 . 2 THE RISK MANAGEMENT MATURITY M O D E L...
1 2 6 5.9.3 DETERMINING ORGANIZATIONAL MATURITY LEVEL...
1 3 2 5.10 C O N C L U S I O N...
1 3 7CHAPTER
6:
RESEARCH RESULTS
...
140
6.1 I N T R O D U C T I O N
...
.
.
...
1 4 0 6 . 2 A P P R O A C H U S E D I N C O L L E C T I N G T H E D A T A...
1 4 0 6.3 Q U E S T I O N N A I R E D E S I G N...
1 4 1 6.4 R E S U L T S O F S E C T I O N 1: P R O J E C T M A N A G E M E N T I N F O R M A T I O N...
1 4 2 6.5 R E S U L T S OF S E C T I O N 2: O P E R A T I O N O F THE R l S K M A N A G E M E N T PROCESS...
1 4 9 6.6 R E S U L T S O F S E C T I O N 3: R I S K I N F O R M A T I O N ... 1 6 0 6.7 C O N C L U S I O N...
1 6 3 v iCHAPTER
7: RESEARCH CONCLUSIONS AND FINDINGS
.
164
7.1 I N T R O D U C T I O N
...
1 6 47 . 2 F I N D I N G S AND C O N C L U S I O N S
...
1 6 4...
7 . 2 . 1 FINDINGS F R O M SECTION 1: P R O J E C T M A N A G E M E N T 1 6 4 7.2.2 FINDINGS F R O M SECTION 2: OPERATION O F RlSK MANAGEMENT PROCESS 1 6 87.2.3 FINDINGS F R O M SECTION 3: RISK INFORMATION
...
1 7 17.3 F I N A L C O M M E N T S
...
1 7 27.4 C O N C L U S I O N
...
1 7 4CHAPTER
8:
PRACTICES OF RISK MANAGEMENT
...
176
8.1 I N T R O D U C T I O N
...
...
...
1 7 68 . 2 P I L O T P R O J E C T
...
.
.
...
1 7 7 8.2.1 PROJECT DESCRIPTION...
1 7 7 8.2.2 BACKGROUND A N D C O N T E X T...
1 7 7 8.2.3 MOTIVATION F O R THE PROJECT...
1 7 88.2.4 PROJECT SCOPE
...
.... . .
1 8 0 8 . 3 R I S K A S S E S S M E N T S...
1 8 1 8.3.1 PROJECT MANAGEMENT RISK STUDIES...
1 8 1 8.3.2 HEALTH A N D SAFETY RISK S T U D Y...
1 9 58.3.3 T E C H N O L O G Y A N D DESIGN RISK STUDIES
...
2 0 1 8.3.4 CONSTRUCTION RISK S T U D Y...
2 1 5 8.4 C O N C L U S I O N S...
2 2 1CHAPTER
9:
STUDY OVERVIEW AND FINAL
CONCLUSIONS
...
2 2 3
...
9.1 I N T R O D U C T I O N 223
9 . 2 OVERVIEW OF THE STUDY
...
2239 . 3 E V A L U A T I O N OF THE STUDY
...
2 2 49.4 C O N T R I B U T I O N O F T H E S T U D Y
...
.
.
...
2 2 6 9 . 5 R E C O M M E N D A T I O N S...
.
.
...
2 2 8 9 . 6 F U T U R E S T U D Y O P P O R T U N I T I E S ....
.
.
.
... 2 2 8 9 . 7 O V E R A L L C O N C L U S I O N S ... 2 2 9REFERENCE
...
231
APPENDIX 1
...
239
R E S E A R C H Q U E S T I O N N A I R E...
.
.
.
...
2 3 9APPENDIX 2
...
249
P R E S E N T A T I O N OF T H E S T U D Y ....
.
...
2 4 9APPENDIX
3
...
264
S U M M A R Y O F S T U D Y...
2 6 4APPENDIX 4
...
2 9 2
A R T I C L E...
2 9 2 viiiL I S T OF FIGURES
F i g u r e 1: I n t e g r a t e d Management of P r o j e c t s...
4 F i g u r e 2: M o d e l of R e s e a r c h P r o c e s s...
11 ......
F i g u r e 3: L a y o u t of study.
.
15 F i g u r e 4: L e a r n i n g about r i s k management t h r o u g h a c o m b i n a t i o n of t h e o r y . r e s e a r c h a n d p r a c t i c e...
27 F i g u r e 5: E l e m e n t s of S u c c e s s f u l S t r a t e g i e s...
33 F i g u r e 6: S t r a t e g i c Management P r o c e s s...
37 F i g u r e 7: V i s i o n D r i v e s the P r o j e c t...
41 F i g u r e 8: P r o j e c t L i f e - C y c l e...
42...
F i g u r e 9: P r o j e c t E n v i r o n m e n t 55 F i g u r e 10: C o n t r o l - O r i e n t e d P r o j e c t L i f e C y c l e Model...
60 F i g u r e 11: P r o j e c t L i f e - C y c l e Model H i g h l i g h t i n g P r o j e c t l P r o d u c t Q u a l i t y M a t t e r s...
61 F i g u r e 12: A R i s k - O r i e n t e d P r o j e c t L i f e - C y c l e M o d e l...
64 F i g u r e 13: G e n e r i c P r o j e c t L i f e - C y c l e M o d e l...
...
66 F i g u r e 14: P r o j e c t Management K n o w l e d g e Areas...
68 F i g u r e 15: The g e n e r a l m a n a g e m e n t - p r o j e c t i n t e r f a c e ... 7 5 F i g u r e 16: R e l a t i o n s h i p of P r o j e c t Management t o O t h e r M a n a g e m e n t D i s c i p l i n e s...
7 7 F i g u r e 17: G e n e r a l Management P r o c e s s...
7 8 F i g u r e 18: P r o j e c t Management P r o c e s s ... 80 F i g u r e 19: I n t e g r a t e d Model t o I n c r e a s e t h e Success R a t e o f a P r o j e c t...
85 F i g u r e 20: P r o j e c t Manager Competency ... 88 ... F i g u r e 21: C o m p e t e n c y Framework S t r u c t u r e 89...
F i g u r e 22: R i s k E v e n t G r a p h 94 F i g u r e 23: F i n a n c i a l Risk ... 9 8 F i g u r e 24: C a t e g o r i e s of r i s k . . . 1 0 1...
F i g u r e 25: R i s k Management Process 105...
...
F i g u r e 26: Cost of changes...
110 F i g u r e 27: P r o c e s s Model ... 1 1 1...
F i g u r e 28: T a s k s f o r Risk Management P l a n n i n g...
.
.
1 1 2 i x...
F i g u r e 29: T a s k s f o r Risk I d e n t i f i c a t i o n 1 1 4...
F i g u r e 30: T a s k s f o r Qualitative R i s k Analysis 115...
F i g u r e 31: T a s k s f o r Q u a n t i t a t i v e R i s k A n a l y s i s 1 1 6...
F i g u r e 32: T a s k s f o r Risk E v a l u a t i o n 117...
F i g u r e 33: T a s k s f o r Risk Response P l a n n i n g 1 1 9...
F i g u r e 34: T a s k s f o r Risk Communication 1 2 0 F i g u r e 35: R i s k Management M a t u r i t y Model...
127...
F i g u r e 36: C a u s e - a n d - E f f e c t of Not Managing R i s k s 1 3 9...
F i g u r e 37: I n t e g r a t e d P r o j e c t Management Model 1 7 4...
F i g u r e 38: T y p e s of Risk Assessments 1 7 7 F i g u r e 39: E x a m p l e s of Commonly-used P r o b a b i l i t y D i s t r i b u t i o n s .....
1 8 9 F i g u r e 40: C a u s e s and effect of Risk M a n a g e m e n t...
221 F i g u r e 41: C o m b i n a t i o n of Theory. R e s e a r c h and P r a c t i c e s ModelLIST OF TABLES
...
T a b l e 1 : D i f f e r e n t M a t u r i t y M o d e l s 1 2 5...
T a b l e 2: T y p e o f o r g a n i z a t i o n 1 4 3 T a b l e 3: S e c t o r...
1 4 4 T a b l e 4: M a i n a r e a of a p p l i c a t i o n of r i s k m a n a g e m e n t ... 145 T a b l e 5: Number of employees...
146 T a b l e 6: A v e r a g e m o n e t a r y v a l u e of p r o j e c t s ... 147 T a b l e 7: Y e a r s e x p e r i e n c e i n p r o j e c t m a n a g e m e n t...
148...
T a b l e 8: T h e c o n s i s t e n c y i n t h e r i s k m a n a g e m e n t p r o c e s s 149 T a b l e 9: P r e p a r a t i o n i s r e q u i r e d f o r a r i s k a s s e s s m e n t a s i t i s c u r r e n t l y o p e r a t e d...
1 5 0 T a b l e 10: How a r e r i s k s i d e n t i f i e d ?...
1 5 2 T a b l e 1 1 : How d o you d e s c r i b e t h e s e v e r i t y of a r i s k ? ... 1 5 3 T a b l e 1 2 : What m e a s u r e s d o you use t o d e s c r i b e t h e s e v e r i t y of a r i s k ?...
1 5 4 T a b l e 13: W h a t i s t h e b a s i s f o r e v a l u a t i n g t h e s e v e r i t y o f r i s k s ? . 1 5 5 T a b l e 14: How a r e r i s k s dealt w i t h a f t e r b e i n g i d e n t i f i e d ?. . .
1 5 7 T a b l e 15: Work r e v i e w e d...
1 5 8 T a b l e 16: C o n t i n u o u s i m p r o v e m e n t of r i s k m a n a g e m e n t ... 1 5 9 T a b l e 17: A w a r e n e s s of risk i n a p r o j e c t e n v i r o n m e n t...
1 6 1 T a b l e 18: A w a r e n e s s of risk i n a p r o j e c t e n v i r o n m e n t...
1 6 2 T a b l e 19: G e n e r a l R i s k S t u d y...
1 8 7 T a b l e 20: P r o j e c t B u d g e t...
1 9 0 T a b l e 21: P r o j e c t B u d g e t P e r c e n t i l e s ... 1 9 1 T a b l e 22: P r o j e c t M i l e s t o n e s . . . 1 9 3 T a b l e 23: P r o j e c t B u d g e t P e r c e n t i l e s ... 1 9 4 T a b l e 24: H e a l t h a n d S a f e t y R i s k A s s e s s m e n t ... 2 0 0 T a b l e 25: R e c o m m e n d e d Land U s e P l a n n i n g Z o n e s...
208 T a b l e 26: H A Z O P N o d e s a n d H a z a r d C h e c k l i s t...
2 1 2 T a b l e 27: H A Z O P A c t i o n s ... 2 1 3 T a b l e 28: P o t e n t i a l D e v i a t i o n A n a l y s i s...
.
.
.
...
...
2 2 0LIST
OF GRAPHS
G r a p h 1: O v e r a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t M a t u r i t y...
7 G r a p h 2: N u m b e r o f E m p l o y e e s...
... .
.
1 6 5 G r a p h 3: A v e r a g e M o n e t a r y V a l u e...
1 6 6 G r a p h 4 : E x p e r i e n c e a s P r o j e c t M a n a g e r...
.
.
... 1 6 7 G r a p h 5: O p e r a t i o n o f R i s k M a n a g e m e n t P r o c e s s...
1 6 9 G r a p h 6: O p e r a t i o n o f R i s k M a n a g e m e n t P r o c e s s...
1 7 0 G r a p h 7: A w a r e n e s s o f R i s k i n a P r o j e c t E n v i r o n m e n t...
1 7 1 G r a p h 8: P r e v i o u s S t u d y : A w a r e n e s s o f R i s k i n a P r o j e c t E n v i r o n m e n t...
1 7 2 G r a p h 9: C o s t R i s k S i m u l a t i o n...
1 9 1 G r a p h 1 0 : S c h e d u l e R i s k S i m u l a t i o n...
1 9 4 x i iCHAPTER
1:
NATURE AND SCOPE OF STUDY
1.1
INTRODUCTION
M a n a g i n g p r o j e c t s i s o n e o f t h e o l d e s t a n d m o s t r e s p e c t e d a c c o m p l i s h m e n t s o f m a n k i n d . W e s t a n d i n a w e o f a c h i e v e m e n t s o f b u i l d e r s o f p y r a m i d s , t h e a r c h i t e c t s o f a n c i e n t c i t i e s , , t h e m a s o n s a n d c r a f t s m e n o f g r e a t c a t h e d r a l s a n d m o s q u e s ; o f t h e m i g h t a n d l a b o u r b e h i n d t h e G r e a t W a l l o f C h i n a a n d t h e w o n d e r s o f t h e w o r l d , M o r r i s ( 1 9 9 4 : l ) . T e c h n o l o g y i s a k e y r e s o u r c e o f p r o f o u n d i m p o r t a n c e f o r c o r p o r a t e p r o f i t a b i l i t y a n d g r o w t h . I t a l s o h a s e n o r m o u s s i g n i f i c a n c e f o r t h e w e l l - b e i n g o f n a t i o n a l e c o n o m i e s , a s w e l l a s i n t e r n a t i o n a l c o m p e t i t i v e n e s s . E f f e c t i v e m a n a g e m e n t o f t e c h n o l o g y l i n k s e n g i n e e r i n g , s c i e n c e a n d m a n a g e m e n t d i s c i p l i n e s t o a d d r e s s t h e i s s u e s i n v o l v e d i n t h e p l a n n i n g , d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f t e c h n o l o g i c a l c a p a b i l i t i e s t o s h a p e a n d a c c o m p l i s h the s t r a t e g i c a n d o p e r a t i o n a l o b j e c t i v e s o f a n o r g a n i z a t i o n , R i t z ( 1 9 9 0 : x i i i ) . I n a n o r g a n i z a t i o n a l e n v i r o n m e n t , p r o j e c t s a r e a m e a n s o f i m p l e m e n t i n g s t r a t e g y . P r o j e c t g o a l s s h o u l d l i n k d i r e c t l y t o t h e s t r a t e g i c g o a l s o f t h e o r g a n i z a t i o n , K e n n y ( 2 0 0 3 : 5 2 ) . T h e p r o j e c t a p p r o a c h h a s l o n g b e e n t h e s t y l e o f d o i n g b u s i n e s s i n t h e c o n s t r u c t i o n i n d u s t r y , U n i t e d S t a t e s D e p a r t m e n t o f D e f e n s e c o n t r a c t s a n d H o l l y w o o d , a s w e l l a s a t b i g c o n s u l t i n g f i r m s . N o w p r o j e c t m a n a g e m e n t i s s p r e a d i n g t o a l l a v e n u e s o f w o r k . T o d a y , p r o j e c t t e a m s c a r r y o u t e v e r y t h i n g f r o m p o r t e x p a n s i o n s t o h o s p i t a l r e s t r u c t u r i n g t o u p g r a d i n g i n f o r m a t i o n s y s t e m s . T h e " B i g T h r e e " a u t o m a k e r s c r e d i t t h e i r a b i l i t y t or e c a p t u r e a s i g n i f i c a n t s h a r e of t h e a u t o m a r k e t t o t h e u s e o f p r o j e c t m a n a g e m e n t t e a m s , w h i c h q u i c k l y d e v e l o p new c a r s t h a t i n c o r p o r a t e t h e l a t e s t a u t o m o t i v e t e c h n o l o g y , G r a y & L a r s o n ( 1 9 9 9 : 3 ) . I n t e r n a t i o n a l l y . P r o j e c t M a n a g e m e n t ( P M ) h a s b e c o m e t h e f a s t e s t g r o w i n g f o r m o f M a n a g e m e n t , P r o j e c t p r o ( 1 9 9 8 : 6 ) . O n e of t h e r e a s o n s i s t h a t t h e t o o l s a n d t e c h n i q u e s u n i q u e t o P M h a v e t h e c a p a c i t y o f d e a l i n g w i t h r a p i d r a d i c a l c h a n g e r e s u l t i n g f r o m f i e r c e i n t e r n a t i o n a l c o m p e t i t i o n a n d a d v a n c e s i n t e c h n o l o g y . T h e p a s t t e n y e a r s h a v e s e e n p r o j e c t m a n a g e m e n t c o n t i n u e t o g r o w a s a p r o f e s s i o n t h r o u g h a w i d e r a n g e o f p r o j e c t s . T h e p r o j e c t m a n a g e m e n t b o d y o f k n o w l e d g e h a s b e e n r e v i s e d a n d e x p a n d e d i n t o n i n e k n o w l e d g e a r e a s a n d e m p l o y e r s a r e i n c r e a s i n g l y e n c o u r a g i n g t h e i r m a n a g e r s t o g a i n p r o f e s s i o n a l m a n a g e m e n t c e r t i f i c a t i o n t o c o m p l y w i t h t h e i r q u a l i t y m a n a g e m e n t s y s t e m . P r o j e c t m a n a g e m e n t t e c h n i q u e s a r e n o w b e i n g u s e d o u t s i d e t h e t r a d i t i o n a l p r o j e c t i n d u s t r i e s a n d a m a n a g e m e n t - b y - p r o j e c t s a p p r o a c h h a s b e e n a d o p t e d b y m a n y l a r g e r c o m p a n i e s i n an e f f o r t t o k e e p t h e i r w o r k s m a l l a n d m a n a g e a b l e , B u r k e ( 1 9 9 9 : i i i ) . P r o j e c t m a n a g e m e n t h a s g r o w n f r o m t h e e a r l y i n i t i a t i v e i n t h e U . S . d e f e n s e a n d a e r o s p a c e s e c t o r s i n t h e l a t e 1 9 5 0 s a n d 1 9 6 0 s i n t o a c o r e c o m p e t e n c y t h a t i s r e c o g n i z e d w i d e l y a c r o s s m o s t i n d u s t r y s e c t o r s , M o r r i s ( 2 0 0 1 : 2 1 ) . H e g o e s f u r t h e r " ... i n i t i a l f o r m u l a t i o n s o f p r o j e c t m a n a g e m e n t
-
l a r g e l y t h e U.S. D e p a r t m e n t of D e f e n s e a n d N A S A-
c o n s i s t e d of i n t e r n a l l y p r o m u l g a t e d p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e . L a t e r , b o o k s , a r t i c l e s , s e m i n a r s a n d t r a i n i n g p r o g r a m s e x p l o r e d a n d e x p a n d e d p r o j e c t m a n a g e m e n t p r a c t i c e s . M u c h o f t h i s c e n t e r e d o n t h e u s e o f t o o l s a n d t e c h n i q u e s s u c h a s n e t w o r ks c h e d u l i n g a n d p e r f o r m a n c e m e a s u r e m e n t a n d o r g a n i z a t i o n a l i s s u e s
-
p a r t i c u l a r l y m i d d l e m a n a g e m e n t o n e s , s u c h a s c o n f l i c t m a n a g e m e n t a n d t e a m w o r k . F r o m t h e l a t e 1 9 6 0 s t o t h e e a r l y 1 9 7 0 s , p r o j e c t m a n a g e m e n t s o c i e t i e s b e g a n t o p r o v i d e p r o f e s s i o n a l f o r u m s f o r c o m m u n i c a t i o n o n t h e d i s c i p l i n e , b a s i c a l l y t h r o u g h j o u r n a l s , c o n f e r e n c e s a n d s e m i n a r s . T h i s c o n t i n u e d u n t i l t h e m i d 1 9 8 0 s w h e n P M I , t h e U . S . - b a s e d P r o j e c t M a n a g e m e n t I n s t i t u t e a n d l a t e r A P M , t h e U . K . - b a s e d A s s o c i a t i o n f o r P r o j e c t M a n a g e m e n t , e m b a r k e d o n p r o g r a m s t o t e s t w h e t h e r p e o p l e m e t t h e i r s t a n d a r d s of p r o j e c t m a n a g e m e n t p r o f e s s i o n a l i s m . " O n e c a n , t h e r e f o r e , c o n c l u d e t h a t p r o j e c t m a n a g e m e n t i s n o t a new s u b j e c t , b u t o n e t h a t h a s b e e n w i t h u s f o r y e a r s a n d h a s e v o l v e d r a p i d l y o v e r t h e l a s t f e w y e a r s . I t i s b e i n g u s e d e x t e n s i v e l y i n m o s t s e c t o r s t o i m p l e m e n t t h e s t r a t e g i e s o f o r g a n i z a t i o n s , b e i t i n p u b l i c o r p r i v a t e s e c t o r . I n f i g u r e 1 a h o l i s t i c b u s i n e s s a p p r o a c h t o p r o j e c t s i s d e p i c t e d , i t i s a l i g n e d w i t h t h e c u s t o m e r , t h e o r g a n i z a t i o n ' s m i s s i o n , g o a l s a n d s t r a t e g i e s . T h e p r o j e c t ' s o b j e c t i v e s m u s t b e a l i g n e d w i t h t h e b u s i n e s s ' s m i s s i o n , g o a l s a n d s t r a t e g i e s t o e n s u r e t h a t o n e a c h i e v e w h a t w a s set o u t f o r t h e b u s i n e s s w h e n t h e s t r a t e g i e s w e r e f o r m u l a t e d .S o u r c e : Gray & Larson ( 2 0 0 0 : 1 5 )
Environmental Analvsis External Internal
Organizations Mission. Goals and Strategies
Priorities Organization Work Breakdown Resources Projects Implementation F i g u r e 1: I n t e g r a t e d M a n a g e m e n t of P r o j e c t s W h a t i s a l s o i m p o r t a n t t o n o t i c e i s t h a t t h e s u b j e c t p r o j e c t m a n a g e m e n t h a s not a r r i v e d , a n d w i l l n e v e r , a t a p o i n t where e v e r y t h i n g i s d e v e l o p e d t o a p o i n t of p e r f e c t i o n . T h e r e f o r e , t h i s s t u d y w i l l b e c o n d u c t e d i n one o f t h e n i n e k n o w l e d g e a r e a s of p r o j e c t m a n a g e m e n t , n a m e l y r i s k m a n a g e m e n t , i n a n a t t e m p t t o m a k e a c o n t r i b u t i o n t o t h e b o d y of k n o w l e d g e of p r o j e c t m a n a g e m e n t .
1.2
P R O B L E M
- -
DENTlFlCATlON AND DEFINITION
S u c c e s s f u l p r o j e c t d e l i v e r y i s c r i t i c a l t o t h e s u c c e s s o f o r g a n i z a t i o n s t h a t m a n a g e b y p r o j e c t s o r r e l y e x t e n s i v e l y u p o n p r o j e c t s t o a c h i e v e c o r p o r a t e g o a l s . T h e r e a r e s e v e r a l i n i t i a t i v e s t h a t o r g a n i z a t i o n s m a y p u r s u e t o d e v e l o p a c a p a b i l i t y t o d e l i v e r p r o j e c t s s u c c e s s f u l l y . F o r e x a m p l e , o r g a n i z a t i o n s m a y i m p l e m e n t e n t e r p r i s e - w i d e p r o j e c t m a n a g e m e n t p r o c e s s e s , h i g h l y i n t e g r a t e d s u p p o r t i n g p r o c e s s e s a n d t r a i n i n g p r o g r a m s t o p r e p a r e p r o j e c t m a n a g e r s a n d t e a m m e m b e r s t o e x e c u t e t h e p r o c e s s e s e f f e c t i v e l y . A d d i t i o n a l l y , o r g a n i z a t i o n s m a y a l i g n p r o j e c t p r i o r i t i z a t i o n a n d s e l e c t i o n d e c i s i o n s w i t h c o r p o r a t e s t r a t e g i e s . M a n a g e m e n t m a y c o m m i t t o t h e s u c c e s s o f t h e p r o j e c t s a n d e s t a b l i s h e x p l i c i t s u c c e s s c r i t e r i a t o g u i d e p r o j e c t p e r f o r m a n c e . A s p r o j e c t s a r e u n d e r w a y , o r g a n i z a t i o n s m a y e m p l o y m e t r i c s t o m o n i t o r a n d c o n t r o l p r o j e c t p e r f o r m a n c e a n d t a r g e t a r e a s f o r i m p r o v e m e n t . B y l e v e r a g i n g t h e r e s u l t s of p r i o r p r o j e c t s , o r g a n i z a t i o n s c a n i m p r o v e t h e i r p r o c e s s e s , t r a i n i n g a n d d o c u m e n t a t i o n . I n t h e s e o r g a n i z a t i o n s , l e s s o n s a r e l e a r n t , s h a r e d a n d a p p l i e d . U l t i m a t e l y , o r g a n i z a t i o n s d e v e l o p e d t h e c a p a b i l i t y t o d e l i v e r p r o j e c t s s u c c e s s f u l l y
-
t i m e a n d t i m e a g a i n , P e n n y p a c k e r & G r a n t ( 2 0 0 3 : 4 ) . F o r o r g a n i z a t i o n s t o d e v e l o p i n s u c h a w e l l f u n c t i o n i n g u n i t t a k e s t i m e a n d g r e a t e f f o r t f r o m e v e r y o n e i n v o l v e d a n d i t m u s t b e d r i v e n f r o m t h e t o p t o c h a n g e t h e c u l t u r e o f t h e o r g a n i z a t i o n i n t o a c u l t u r e o f d o i n g t h i n g s i n a c e r t a i n w a y , w h i c h i n i t s e l f i s a d i f f e r e n t s u b j e c t . I n t h e l i t e r a t u r e m a n y b o o k s f o c u s o n t h e a r e a s o f p r o j e c t m a n a g e m e n t b u t a t t h e e n d t h e y a l l c o m e d o w n t o t h e f o l l o w i n g a r e a s w h i c h t h e P r o j e c t M a n a g e m e n t I n s t i t u t e ( P M I ) h a si d e n t i f i e d as c o m p r i s i n g t h e P r o j e c t M a n a g e m e n t Body of K n o w l e d g e , PMBOK ( 2 0 0 0 : 6 ) . The n i n e a r e a s are:
S c o p e management; T i m e management; C o s t m a n a g e m e n t ; Q u a l i t y management; H u m a n R e s o u r c e s management; R i s k management; C o m m u n i c a t i o n management; P r o c u r e m e n t management; a n d I n t e g r a t i o n m a n a g e m e n t .
P e n n y p a c k e r & Grant ( 2 0 0 3 ) c o n d u c t e d a benchmark e x e r c i s e o n t h e m a t u r i t y l e v e l ( t h i s w i l l b e d i s c u s s e d e x t e n s i v e l y i n c h a p t e r 4 ) of o r g a n i z a t i o n s as f a r as p r o j e c t m a n a g e m e n t i s c o n c e r n e d . G r a p h 1 g i v e s t h e f i n d i n g s of t h e r e s u l t s . They f o u n d t h a t a c l e a r m a j o r i t y of r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e i r o r g a n i z a t i o n s a r e r e l a t i v e l y i m m a t u r e i n t e r m s of t h e p r o j e c t m a n a g e m e n t m a t u r i t y m o d e l .
Overall Project Management Maturity
74. Managed process
7.3
3. Organizational standards &insMionalized process
19.4
I. Initial process13.7
I
Percentage of respondents Graph 1: O v e r a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t M a t u r i t y N e a r l y 67% of r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h a t t h e i r o r g a n i z a t i o n s were o p e r a t i n g a t l e v e l 1-
i n i t i a l p r o c e s s e s ( 1 3 . 7 % ) or a t l e v e l 2-
s t r u c t u r e d p r o c e s s and s t a n d a r d s (53.2%). W h i l e a n o t a b l e p o r t i o n of r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e i r o r g a n i z a t i o n s h a d r e a c h e d l e v e l 3-
o r g a n i z a t i o n a l s t a n d a r d s a n d i n s t i t u t i o n a l i z e d p r o c e s s (19.4%), a m e r e 7.3% i n d i c a t e d t h e i r o r g a n i z a t i o n s were o p e r a t i n g at l e v e l 4-
m a n a g e d p r o c e s s a n d o n l y 6.5% a s s e s s e d t h e i r o r g a n i z a t i o n s t o h a v e a c h i e v e d l e v e l 5-
o p t i m i z i n g p r o c e s s .T h e s e r e s u l t s s u g g e s t t h a t o r g a n i z a t i o n s s t i l l h a v e a l o n g w a y t o g o t o b e at a n a c c e p t a b l e l e v e l t o a c h i e v e s u c c e s s t i m e a n d t i m e a g a i n a s w a s s t a t e d a b o v e . I f t h e s e r e s u l t s h o l d t r u e f o r p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d a s w i l l be d i s c u s s e d i n a l i t e r a t u r e r e v i e w o n p r o j e c t m a n a g e m e n t i n c h a p t e r 4 , p r o j e c t m a n a g e m e n t c o n s i s t s o f n i n e k n o w l e d g e a r e a s , o n e c a n d e d u c e t h a t t h i s i s r e l e v a n t f o r r i s k m a n a g e m e n t i n a p r o j e c t e n v i r o n m e n t . T h e p u r p o s e , t h e n , o f t h i s d i s s e r t a t i o n i s t o c o n d u c t a l i t e r a t u r e r e v i e w o n s t r a t e g i c , p r o j e c t a n d r i s k m a n a g e m e n t , a n e m p i r i c a l r e s e a r c h o n t h e s t a t u s o f r i s k m a n a g e m e n t m a t u r i t y o f o r g a n i z a t i o n s i n t h e m a n a g e m e n t o f p r o j e c t s a n d p r a c t i c e s of r i s k m a n a g e m e n t . S t r a t e g y , b e c a u s e i t i s w h y o r g a n i z a t i o n s e x i s t , p r o j e c t m a n a g e m e n t d u e t o i t b e i n g t h e h o w o f i m p l e m e n t i n g t h e s t r a t e g y a n d r i s k m a n a g e m e n t , w h i c h i s o n e of t h e b e s t w a y s o f e n s u r i n g s u c c e s s w h e n o r g a n i z a t i o n s i m p l e m e n t t h e i r s t r a t e g i e s t h r o u g h c a p i t a l p r o j e c t s . R e s e a r c h , b e c a u s e o f i t b e i n g a g o o d way o f f i n d i n g o u t w h a t i s d o n e o n t h e s u b j e c t u n d e r i n v e s t i g a t i o n . A n d t h a n p r a c t i c e s d u e t o i t b e i n g t h e i d e a l v e h i c l e f o r l e a r n i n g a n d o b s e r v i n g h o w i t i s d o n e i n r e a l t e r m s .
1.3
OBJECTIVE OF DISSERTATION
T h e o b j e c t i v e o f t h i s s t u d y i s t o d o a t h e o r e t i c a l a n d a n e m p i r i c a l i n v e s t i g a t i o n a d d r e s s i n g t h e f o l l o w i n g a s p e c t s : T o d e t e r m i n e w h a t t h e l i t e r a t u r e s a y s a b o u t s t r a t e g i c , p r o j e c t a n d r i s k m a n a g e m e n t ; 0 T o e s t a b l i s h i f p r o j e c t m a n a g e r s u s e p r o j e c t r i s k m a n a g e m e n t systems;0 T o d e t e r m i n e t h e m a t u r i t y l e v e l o f o r g a n i z a t i o n s i n t e r m s o f r i s k m a n a g e m e n t i n c a p i t a l p r o j e c t s ; T o g i v e p r a c t i c a l r i s k s t u d i e s t h a t c a n b e u s e d a s e x a m p l e s b y p r o j e c t t e a m s i n f u t u r e ; a n d a T o r e c o m m e n d a m o d e l f o r t h e i m p r o v e m e n t of t h e m a t u r i t y l e v e l o f a n o r g a n i z a t i o n i n t e r m s o f p r o j e c t m a n a g e m e n t i n g e n e r a l , a n d r i s k m a n a g e m e n t i n p a r t i c u l a r w h e n t h e y i m p l e m e n t t h e i r g o a l s t h r o u g h p r o j e c t s .
1.4 DEFINING T H E SCOPE OF T H E STUDY
T h e t a r g e t p o p u l a t i o n o f t h e e m p i r i c a l r e s e a r c h w i l l b e b u s i n e s s l e a d e r s a n d p r o j e c t m a n a g e r s i m p l e m e n t i n g c a p i t a l p r o j e c t s i n S o u t h A f r i c a . T h e y r e p r e s e n t a w i d e s p e c t r u m o f i n d u s t r i e s a n d i n s t i t u t i o n s ; t h e r e f o r e , i t c a n b e s a i d t h a t t h e r e s u l t s s h o u l d b e a p p l i c a b l e t o a l l t y p e s o f c a p i t a l p r o j e c t s . T h e t h e o r e t i c a l r e s e a r c h w i l l c o v e r s t r a t e g i c m a n a g e m e n t a n d p r o j e c t m a n a g e m e n t a s a w a y o f i m p l e m e n t i n g o r g a n i z a t i o n s ' s t r a t e g i c g o a l s a n d o b j e c t i v e s . T h e r i s k a n d r i s k m a n a g e m e n t t h e o r e t i c a l r e s e a r c h w i l l c o v e r m o s t a s p e c t s o f a p r o j e c t a n d w i l l l a r g e l y b e a p p l i c a b l e t o a n y p r o j e c t . T h e p r a c t i c e s o f r i s k m a n a g e m e n t w i l l b e i n t h e f o r m o f r i s k s t u d i e s c o n d u c t e d i n a l a r g e c a p i t a l p r o j e c t .
1 . 5
RESEARCH METHODOLOGY
R e s e a r c h i s b a s e d o n t h e s c i e n t i f i c m e t h o d . T h e s c i e n t i f i c m e t h o d i s a f o r m a l p r o c e s s o f u s i n g s y s t e m a t i c a l l y g a t h e r e d d a t a t o t e s t h y p o t h e s e s o r t o e x p l a i n n a t u r a l p h e n o m e n a . T og a i n a b e t t e r u n d e r s t a n d i n g o f how t o e v a l u a t e t h i s p r o c e s s , a m o d e l o f h o w r e s e a r c h i s d o n e w i l l b e d i s c u s s e d , K r e i t n e r a n d K i n i c k i ( 2 0 0 1 : 2 6 - 2 7 ) . A f l o w c h a r t o f t h e r e s e a r c h p r o c e s s i s p r e s e n t e d i n f i g u r e 2. T h e p r o b l e m m a y b e o n e o f i n t e r e s t o r m a y b e d e r i v e d f r o m p u b l i s h e d r e s e a r c h s t u d i e s . I n t h i s c a s e , p r o p e r l y i d e n t i f y i n g a n d a t t e m p t i n g t o s o l v e t h e p r o b l e m n e c e s s i t a t e s a f a m i l i a r i t y w i t h p r e v i o u s r e s e a r c h o n t h e t o p i c . T h i s f a m i l i a r i t y c o n t r i b u t e s b a c k g r o u n d k n o w l e d g e a n d i n s i g h t s t o s o l v e t h e p r o b l e m . N e x t i n l i n e i s t h e d e s i g n o f t h e s t u d y . T h e r e a r e t w o i m p o r t a n t , i n t e r r e l a t e d c o m p o n e n t s t o d e s i g n i n g a s t u d y . T h e f i r s t c o n s i s t s o f t h e m e a s u r i n g o f v a r i a b l e s . T h e s e c o n d c o m p o n e n t o f d e s i g n i n g a s t u d y i s t o d e t e r m i n e w h i c h r e s e a r c h m e t h o d t o u s e . A f t e r a s t u d y i s d e s i g n e d a n d c o m p l e t e d , d a t a a r e a n a l y z e d t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e o b j e c t i v e o f t h e s t u d y h a s b e e n a c c o m p l i s h e d . F i n a l l y t h e r e s u l t s a r e r e p o r t e d a n d r e c o m m e n d a t i o n s m a d e .
S o u r c e : A d a p t e d f r o m K r e i t n e r a n d K i n i c k i (2001:27) & M i l l e r
I
Select area of investigation or define the problemI
I
Review prevlous research or set theoretical frameworkI
I
Design the studyI
I
Conduct studyI
Analyse results-
Report results-
F i g u r e 2: M o d e l o f R e s e a r c h P r o c e s s T h e d i s s e r t a t i o n w i l l f o c u s o n s e l e c t e d a v a i l a b l e l i t e r a t u r e r e g a r d i n g s t r a t e g i c m a n a g e m e n t , p r o j e c t m a n a g e m e n t , r i s k a n d r i s k m a n a g e m e n t . T h e a v a i l a b l e l i t e r a t u r e w i l l b e i n t h e f o r m o f b o o k s , a r t i c l e s a n d t h e i n t e r n e t . T h e f o l l o w i n g r e s e a r c h m e t h o d s w i l l b e u s e d i n t h e s t u d y : T h e o r e t i c a l r e s e a r c h w i l l b e c o n d u c t e d i n o r d e r t o f i r s t e s t a b l i s h w h a t n o r m a t i v e p r o j e c t a n d r i s k m a n a g e m e n t m o d e l s a r e a v a i l a b l e a n d t h e n s e c o n d l y , b y u s i n g t h i s i n f o r m a t i o n t o s e t t h e s c e n e o r e n v i r o n m e n t f o r t h e r e s e a r c h o n p r o j e c t a n d r i s k m a n a g e m e n t . D e v e l o p a q u e s t i o n n a i r e w h i c h w i l l b e s e n t t o b u s i n e s s a n d p r o j e c t m a n a g e r s i n o r g a n i z a t i o n i n S o u t h A f r i c a t h a ta r e i n v o l v e d i n t h e i m p l e m e n t a t i o n o f c a p i t a l p r o j e c t s . T h e q u e s t i o n n a i r e i s s u b d i v i d e d i n t o t h r e e s e c t i o n s ; t h e f i r s t s e c t i o n c o n c e r n s b a c k g r o u n d i n f o r m a t i o n , s e c t i o n t w o i s a b o u t a p p l i c a t i o n o f r i s k m a n a g e m e n t a n d s e c t i o n t h r e e c o v e r s t h e a w a r e n e s s o f r i s k b y p r o j e c t t e a m s . T h e f o l l o w i n g i s m o r e d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n t h e l a y o u t o f t h e q u e s t i o n n a i r e : S e c t i o n 1: B a c k g r o u n d l n f o r m a t i o n I n t h i s s e c t i o n q u e s t i o n s a r e a s k e d t o d e t e r m i n e a d e m o g r a p h i c p r o f i l e o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d t h e p r o j e c t m a n a g e r . T h e e v a l u a t i o n o f t h e s e d i m e n s i o n s i s i m p o r t a n t b e c a u s e a p o s i t i v e r e s u l t w i l l v a l i d a t e t h e r e s p o n s e i n t h e n e x t t w o s e c t i o n s . S e c t i o n 2: O p e r a t i o n o f the R i s k M a n a g e m e n t P r o c e s s I n t h i s s e c t i o n t h e o b j e c t i v e i s t o d e t e r m i n e i f r i s k m a n a g e m e n t i s a p p l i e d i n p r o j e c t s , i f r i s k m a n a g e m e n t s y s t e m s a r e b e i n g u s e d a n d t o w h a t e x t e n t r i s k m a n a g e m e n t c o n t r i b u t e s t o t h e s u c c e s s o f p r o j e c t s . T h i s s e c t i o n w i l l d e t e r m i n e t h e m a t u r i t y l e v e l o f t h e o r g a n i z a t i o n i n t e r m s o f t h e a p p l i c a t i o n o f r i s k m a n a g e m e n t i n p r o j e c t s . S e c t i o n 3: R i s k l n f o r m a t i o n T h e p u r p o s e o f t h i s s e c t i o n i s t o t e s t i f r i s k i s at a l l a d d r e s s e d i n t h e o r g a n i z a t i o n a n d i f t o p m a n a g e m e n t s u p p o r t s i t , a s w e l l a s t h e l e v e l o f a w a r e n e s s .
1.6
LAYOUT OF THE STUDY
C H A P T E R 1: N A T U R E AND S C O P E O F T H I S S T U D Y I n t h i s c h a p t e r t h e p u r p o s e a n d s c o p e o f t h e s t u d y i s g i v e n . C H A P T E R 2: R E S E A R C H O B J E C T I V E AND A P P R O A C H T h e r e s e a r c h o b j e c t i v e a n d t h e a p p r o a c h t h a t w a s e m p l o y e d i n t h i s s t u d y a r e d i s c u s s e d . C H A P T E R 3: S T R A T E G I C M A N A G E M E N T S t r a t e g i c m a n a g e m e n t i s d i s c u s s e d t o s e t t h e c o n t e x t o n w h a t s t r a t e g y i s a n d t h e p r o c e s s o f s t r a t e g y m a n a g e m e n t a n d h o w b u s i n e s s e s i m p l e m e n t t h e i r s t r a t e g y t h r o u g h p r o j e c t s . C H A P T E R 4: P R O J E C T M A N A G E M E N T T h i s c h a p t e r c o v e r s a t h e o r e t i c a l r e s e a r c h o f p r o j e c t m a n a g e m e n t a s a s u b j e c t , w h i c h c o u l d b e u s e f u l t o u n d e r s t a n d t h e t h e o r e t i c a l c o n c e p t o f r i s k i n a p r o j e c t e n v i r o n m e n t . C H A P T E R 5: R I S K M A N A G E M E N T I n t h i s c h a p t e r t h e a p p l i c a t i o n o f r i s k a n d r i s k m a n a g e m e n t i s e x p l o r e d t h r o u g h o u t t h e p r o j e c t l i f e - c y c l e . C H A P T E R 6 : R E S E A R C H R E S U L T S T h e r e s u l t s o f t h e e m p i r i c a l r e s e a r c h a r e p r e s e n t e d i n t h i s c h a p t e r . C H A P T E R 7: R E S E A R C H C O N C L U S I O N S A N D F I N D I N G S T h i s c h a p t e r s u m m a r i z e s a l l f i n d i n g s a n d k n o w l e d g e g a i n e d w i t h t h e i n v e s t i g a t i o n a n d c o n c l u d e s w h a t w a s l e a r n t .
C H A P T E R 8: P R A C T I C E S O F R I S K M A N A G E M E N T V a r i o u s r i s k s t u d i e s t h a t w e r e c o n d u c t e d i n a p r o j e c t a r e g i v e n a s e x a m p l e s f o r f u t u r e u s e b y p r o j e c t t e a m s . C H A P T E R 9: S T U D Y R E V I E W AND O V E R A L L C O N C L U S I O N S F i n a l l y a r e v i e w o f e a c h c h a p t e r i s g i v e n t o e a s e t h e r e a d i n g w o r k o f t h i s d i s s e r t a t i o n . F u r t h e r m o r e , t h e e v a l u a t i o n , c o n t r i b u t i o n a n d t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f t h e w o r k a r e g i v e n . F i n a l l y , f u r t h e r s t u d y o p p o r t u n i t i e s a n d o v e r a l l c o n c l u s i o n s a r e m a d e . F i g u r e 3 d e p i c t s t h e l a y o u t o f t h e s t u d y a n d g i v e s a n o v e r v i e w o f h o w t h i s d i s s e r t a t i o n c o u l d b e r e a d .
CHAPTER 4: CHAPTER 6:
Project Management Research Results
CHAPTER 5: CHAPTER 7:
Risk Management Research Conclusions &
CHAPTER 9:
Study Review and Overall Conclusions
I
APPENDICES: Research Questionnaire, Presentation on the Study, Summary of the Study & Articleon the Study
1
Figure 3: L a y o u t of s t u d y
1.7
CONCLUSION
I n c h a p t e r 1 a b r i e f o v e r v i e w o f h o w p r o j e c t m a n a g e m e n t e v o l v e d o v e r t h e y e a r s a n d t h e i m p o r t a n c e o f p r o j e c t m a n a g e m e n t f o r o r g a n i z a t i o n s t o a c h i e v e t h e i r s t r a t e g i e s w a s g i v e n . F u r t h e r m o r e , a c a s e w a s m a d e f o r t h i s s t u d y , a s w e l l a s t h e o b j e c t i v e s a n d m e t h o d s o f r e s e a r c h w h i c h w i l l b e u s e d w e r e d i s c u s s e d . F i n a l l y t h e l a y o u t o f t h i s d i s s e r t a t i o n w a s g i v e n . I n t h e n e x t c h a p t e r t h e r e s e a r c h o b j e c t i v e s a n d a p p r o a c h w i l l b e d i s c u s s e d i n d e t a i l .CHAPTER 2: RESEARCH OBJECTIVES AND APPROACH
2 . 1
INTRODUCTION
T h e p u r p o s e o f r e s e a r c h i s t o e x t e n d k n o w l e d g e . R e s e a r c h m a y i n v o l v e v e n t u r i n g i n t o a r e a s a b o u t w h i c h v e r y l i t t l e i s k n o w n , or i t m a y i n v o l v e f i l l i n g t h e g a p s i n e x i s t i n g k n o w l e d g e . R e s e a r c h a l s o h a s a s e l f c o r r e c t i o n f u n c t i o n , i . e . a b a n d o n i n g r e s u l t s t h a t h a v e b e e n f o u n d t o b e i n c o r r e c t , B e h r (1983:4). K e r l i n g e r (1973:ll) d e f i n e s r e s e a r c h a s t h e s y s t e m a t i c , c o n t r o l l e d , e m p i r i c a l a n d c r i t i c a l i n v e s t i g a t i o n o f h y p o t h e t i c a l p r o p o s i t i o n s a b o u t t h e p r e s u m e d r e l a t i o n s h i p a m o n g n a t u r a l p h e n o m e n a . I t w a s d e c i d e d t h a t i n t h i s s t u d y a l i t e r a t u r e r e v i e w w i l l b e d o n e t o g e t t o k n o w m o r e a b o u t t h e s u b j e c t u n d e r s t u d y a n d t h e n s e c o n d l y , t o d o a n e m p i r i c a l r e s e a r c h t o f i n d o u t h o w t h e a c t u a l i m p l e m e n t a t i o n of t h e l i t e r a t u r e i s c o n d u c t e d . T h e t e r m ' e m p i r i c a l ' m e a n s t h a t w h i c h i s v e r i f i a b l e b y o b s e r v a t i o n . T h e m e t h o d s o f e m p i r i c a l r e s e a r c h h a v e b u i l t - i n m e c h a n i s m s w h i c h e n s u r e t h a t t h e p r o c e d u r e s a n d r e s u l t s o f t h e r e s e a r c h e r a r e o p e n t o s c r u t i n y b y h i s f e l l o w p r o f e s s i o n a l s , B e h r (1983:5). T h i r d l y , e x a m p l e s o f r i s k s t u d i e s c o n d u c t e d i n a l a r g e c a p i t a l p r o j e c t w i l l b e g i v e n f o r t h e p u r p o s e o f i l l u s t r a t i o n a n d f o r p o s s i b l e f u t u r e u s e b y o t h e r p r o j e c t t e a m s .2.2 RESEARCH OBJECTIVES
T h e w h o l e p u r p o s e o f t h i s s t u d y i s t o i m p r o v e t h e r i s k m a n a g e m e n t p r o c e s s i n o r g a n i z a t i o n w h e n t h e y i n v e s t . T h e s ei n v e s t m e n t s w i l l b e i m p l e m e n t e d i n t h e f o r m o f p r o j e c t s w i t h i n t h e c o m p a n y . T h e f o l l o w i n g i s s u e s n e e d t o b e a d d r e s s e d : E s t a b l i s h i f p r o j e c t m a n a g e r s u s e p r o j e c t r i s k m a n a g e m e n t s y s t e m s ; 0 D e t e r m i n e t h e m a t u r i t y l e v e l o f o r g a n i z a t i o n s i n t e r m s o f r i s k m a n a g e m e n t i n c a p i t a l p r o j e c t s . I f t h e m a t u r i t y l e v e l o f a n o r g a n i z a t i o n i s h i g h i t m e a n s t h a t t h e y c a n , o n a c o n t i n u o u s b a s i s , i m p l e m e n t p r o j e c t s s u c c e s s f u l l y . S u c c e s s f u l s t r a t e g i c i m p l e m e n t a t i o n a n d e x e c u t i o n i s v e r y i m p o r t a n t b e c a u s e i t e n s u r e s t h a t o n c e t h e f i r s t t w o p o i n t s a r e p r o p e r l y a d d r e s s e d t h a t c o n t i n u i t y i n t h e p r o c e s s e x i s t s . T h i s i n t u r n m e a n s t h a t c o m p a n i e s c a n , o n a c o n t i n u o u s b a s i s , i m p l e m e n t t h e i r s t r a t e g i e s , g o a l s a n d o b j e c t i v e s s u c c e s s f u l l y .
2.3 DATA GATHERING AND ANALYSIS
T h e c o l l e c t i o n o f d a t a i s t h e c r u c i a l o p e r a t i o n i n t h e e x e c u t i o n o f a g o o d r e s e a r c h d e s i g n . T h e q u a l i t y o f t h e r e s e a r c h r e s t s u p o n t h e q u a l i t y o f t h e d a t a . T h e c o l l e c t i o n of d a t a o c c u r s i n a d e s i g n e d i n q u i r y o n l y a f t e r a l o n g s e r i e s o f s t e p s i n c l u d i n g t h e f o l l o w i n g , M i l l e r (1991:15): T h e d e f i n i t i o n o f t h e p r o b l e m ; 0 T h e c o n s t r u c t i o n o f t h e t h e o r e t i c a l f r a m e w o r k ; T h e s t a t i n g of t h e h y p o t h e s e s ; T h e e s t a b l i s h m e n t o f t h e d e s i g n i n q u i r y ; a n d T h e d e t e r m i n a t i o n o f s a m p l i n g p r o c e d u r e s .
A c c o r d i n g t o K r e i t n e r a n d K i n i c k i ( 2 0 0 1 : 2 8 ) t h e r e a r e f o u r f r e q u e n t l y u s e d t e c h n i q u e s f o r d a t a c o l l e c t i o n : O b s e r v a t i o n T h i s t e c h n i q u e c o n s i s t s o f r e c o r d i n g t h e n u m b e r o f t i m e s a p r e - s p e c i f i e d b e h a v i o u r i s e x h i b i t e d ; Q u e s t i o n n a i r e s Q u e s t i o n n a i r e s a s k r e s p o n d e n t s f o r t h e i r o p i n i o n s o r f e e l i n g s a b o u t t h e r e l a t e d s u b j e c t u n d e r s t u d y ; l n t e r v i e w s l n t e r v i e w s r e l y o n e i t h e r f a c e - t o - f a c e o r t e l e p h o n e i n t e r a c t i o n s t o a s k q u e s t i o n s o f i n t e r e s t . I n a s t r u c t u r e d i n t e r v i e w , i n t e r v i e w e e s a r e a s k e d t h e q u e s t i o n s i n t h e s a m e o r d e r . U n s t r u c t u r e d i n t e r v i e w s d o n o t r e q u i r e i n t e r v i e w e r s t o u s e t h e s a m e q u e s t i o n s o r f o r m a t ; a n d I n d i r e c t m e t h o d s T h e s e t e c h n i q u e s o b t a i n d a t a w i t h o u t a n y d i r e c t c o n t a c t w i t h t h e r e s p o n d e n t s . T h i s a p p r o a c h m a y e n t a i l o b s e r v i n g s o m e o n e w i t h o u t h i s o r h e r k n o w l e d g e . T h i s m e t h o d r e d u c e s r e s p o n d e d e r r o r a n d i s g e n e r a l l y u s e d i n c o m b i n a t i o n w i t h o n e o f t h e p r e v i o u s l y d i s c u s s e d t e c h n i q u e s . T h e d a t a g a t h e r i n g a n d a n a l y s i s p h a s e o f t h e s t u d y h a s t h e f o l l o w i n g t h r e e o b j e c t i v e s : G a t h e r i n g d a t a o n t h e d e m o g r a p h i c s o f t h e b u s i n e s s l e a d e r s a n d p r o j e c t m a n g e r s p a r t i c i p a t i n g i n t h i s s u r v e y ;
0 G a t h e r i n g d a t a o n t h e o p e r a t i o n o f t h e r i s k m a n a g e m e n t p r o c e s s e m p l o y e d b y t h e o r g a n i z a t i o n w h i c h w i l l b e s u r v e y e d ; a n d T h e a n a l y s i s w i l l d e t e r m i n e t h e m a t u r i t y l e v e l o f t h e o r g a n i z a t i o n i n t e r m s o f r i s k m a n a g e m e n t i n t h e i r p r o j e c t s . B u s i n e s s l e a d e r s a n d p r o j e c t m a n a g e r s f r o m S o u t h A f r i c a n b u s i n e s s e s w e r e a s k e d t o p a r t i c i p a t e b y c o m p l e t i n g a q u e s t i o n n a i r e r e g a r d i n g d a t a o n t h e i r d e m o g r a p h i c s , r i s k m a n a g e m e n t p r o c e s s a n d t h e a w a r e n e s s a n d t h e u s e of r i s k i n t h e i r p r o j e c t i m p l e m e n t a t i o n . I n t e r v i e w s w e r e a l s o c o n d u c t e d w i t h a s e l e c t e d g r o u p o f p r o j e c t m a n a g e r s c o m b i n e d w i t h p r o j e c t a u d i t s t o d e t e r m i n e t h e s t a t e o f t h e w o r k o n r i s k s a n d r i s k m a n a g e m e n t . A s u r v e y q u e s t i o n n a i r e ( r e f e r t o R e s e a r c h Q u e s t i o n n a i r e , p a g e 239) w a s d e v e l o p e d a n d t e s t e d i n a s m a l l p i l o t s t u d y i n o r d e r t o a s s e s s t h e c l a r i t y o f t h e d i r e c t i o n s a n d q u e s t i o n n a i r e i t e m s . I t w a s r e v i s e d a n d s u b m i t t e d t o a s m a l l g r o u p o f p r o j e c t m a n a g e r s t o t e s t t h e s t u d y d i m e n s i o n s a n d v a r i a b l e s a s r e l a t i n g t o t h e i m p o r t a n t f a c t o r s i n r i s k m a n a g e m e n t i n a p r o j e c t e n v i r o n m e n t . A q u e s t i o n n a i r e , w i t h a n i n t r o d u c t o r y a n d e x p l a n a t o r y l e t t e r , w a s s e n t t o t h e s e l e c t e d g r o u p o f b u s i n e s s l e a d e r s a n d p r o j e c t m a n a g e r s a n d a t t h e s a m e t i m e i n t e r v i e w s w i t h s o m e p r o j e c t m a n a g e r s a n d a u d i t s o n a f e w p r o j e c t s w e r e c o n d u c t e d . At the end seventy three completed questionnaires were used in the study.
2 . 4
DATA REQUIREMENTS
T h r e e t y p e s o f d a t a w e r e g a t h e r e d f o r t h e s t u d y :
B a c k g r o u n d data; R i s k m a n a g e m e n t p r o c e s s d a t a ; a n d R i s k d a t a . C h a d w i c h e t a l ( 1 9 8 9 : 1 3 7 ) g i v e t h e f o l l o w i n g a d v a n t a g e s a n d d i s a d v a n t a g e s o f s u r v e y s b y q u e s t i o n n a i r e s : A d v a n t a g e s : T h e m a j o r a d v a n t a g e i s e c o n o m i c a l . A s e c o n d i s that t h e r e s p o n d e n t may c o n s u l t w i t h o t h e r s , r e v i e w r e c o r d s , t h i n k i n g a b o u t a q u e s t i o n b e f o r e a n s w e r i n g . T h e r e i s a l s o a v i e w t h a t i t i s a u s e f u l w a y t o o b t a i n i n f o r m a t i o n about s e n s i t i v e t o p i c s . D i s a d v a n t a g e s : O n e l i m i t a t i o n i s t h a t t h e q u e s t i o n n a i r e m u s t b e b r i e f or m o s t r e s p o n d e n t s w i l l n o t t a k e t h e t i m e t o c o m p l e t e i t . A n o t h e r i s t h a t t h e r e s e a r c h e r c a n n o t p r o b e o r f o l l o w u p o n i n t e r e s t i n g l e a d s . A n o t h e r p r o b l e m i s t h e r i s k that s o m e o n e o t h e r t h a t t h e s e l e c t e d r e s p o n d e n t c o u l d c o m p l e t e t h e q u e s t i o n n a i r e . A f i n a l l i m i t a t i o n i s t h a t a r e s p o n d e n t c a n c h a n g e h i s or h e r a n s w e r s . S e c o n d a r y a n a l y s i s i s t h e u s e o f r e s e a r c h u n d e r t r i a l s f o r p u r p o s e s d i f f e r e n t f r o m t h e o r i g i n a l r e s e a r c h o b j e c t i v e s , u s u a l l y b y p e r s o n s o t h e r t h a n t h o s e w h o c o l l e c t e d t h e data, B a h r a n d A l b e r t ( 1 9 8 4 : 2 7 6 ) . T h e y f u r t h e r s t a t e that s e c o n d a r y a n a l y s i s o f f e r s s u b s t a n t i a l p r a c t i c a l , s o c i a l a n d s c i e n t i f i c t h e o r e t i c a l b e n e f i t s .
D a t a c a n b e c l a s s i f i e d u n d e r d i f f e r e n t a s p e c t s , r e f e r r i n g t o t h e w a y i n w h i c h i t h a s b e e n c o l l e c t e d o r t o s o m e o f i t a r e i n t r i n s i c v a l u e s , B l e s s a n d H i g s a n - S m i t h ( 1 9 9 5 : 9 9 ) . T h e y g o o n t o s a y t h a t w h e n r e s e a r c h e r s c o l l e c t t h e i r o w n d a t a f o r t h e i r r e s e a r c h , i t i s c a l l e d p r i m a r y d a t a . H o w e v e r , s o m e t i m e s r e s e a r c h e r s u s e d a t a t h a t o t h e r i n v e s t i g a t o r s c o l l e c t e d , i n w h i c h c a s e i t i s r e f e r r e d t o a s s e c o n d a r y d a t a . C h a d w i c h e t a l ( 1 9 8 4 : 4 4 0
-
4 4 2 ) d e f i n e p r i m a r y d a t a a s t h e c o l l e c t i o n o f d a t a f r o m s u b j e c t s o r r e s p o n d e n t s a s c o m p a r e d t o u s i n g d a t a a l r e a d y c o l l e c t e d b y s o m e o n e e l s e . T h e y d e f i n e s e c o n d a r y d a t a a s r e s e a r c h c o l l e c t e d b y o t h e r p e r s o n s . T o s u m m a r i s e t h e a b o v e v i e w s o n e c a n s a y t h a t p r i m a r y d a t a f o r t h i s s t u d y w i l l c o n s t i t u t e a q u e s t i o n n a i r e , i n t e r v i e w s a n d a u d i t s t h a t w e r e sent o u t t o a n d c o n d u c t e d w i t h a s e l e c t e d g r o u p . T h e s e c o n d a r y d a t a g a t h e r i n g w i l l b e d o n e i n t h e f o r m o f a l i t e r a t u r e r e v i e w f r o m a p p r o p r i a t e b o o k s , a r t i c l e s a n d i n t e r n e t i n f o r m a t i o n .2.5
VALIDITY OF RESEARCH METHODOLOGY
A l l r e s e a r c h m e t h o d s c a n b e e v a l u a t e d f r o m t h r e e p e r s p e c t i v e s , K r e i t n e r a n d K i n i c k i ( 2 0 0 1 : 2 9 ) : G e n e r a l i z a b i l i t y I s a l s o r e f e r r e d t o a s e x t e r n a l v a l i d i t y , r e f l e c t s t h e e x t e n t t o w h i c h r e s u l t s f r o m t h e s t u d y a r e g e n e r a l i z a b l e t o o t h e r i n d i v i d u a l s , g r o u p s o r s i t u a t i o n s ;
P r e c i s i o n o f c o n t r o l a n d m e a s u r e m e n t T h i s p e r t a i n s t o t h e l e v e l of a c c u r a c y i n m a n i p u l a t i n g or m e a s u r i n g variables; a n d R e a l i s m o f t h e c o n t e x t A r e a l i s t i c c o n t e x t i s o n e t h a t n a t u r a l l y e x i s t s for the i n d i v i d u a l s p a r t i c i p a t i n g i n t h e r e s e a r c h study. I n o t h e r words, realism i m p l i e s t h a t t h e c o n t e x t i s n o t a n a r t i f i c i a l s i t u a t i o n c o n t r i v e d f o r t h e p u r p o s e o f t h e s t u d y . The v a l i d i t y of the r e s e a r c h as a w a y o f s t u d y i s b a s e d u p o n c e r t a i n c h a r a c t e r i s t i c s of the method, M i l l e r (1991:5): It i s t h o r o u g h The r e s e a r c h e r s e e k s to f i n d out a b o u t a l l a s p e c t s a n d b a c k g r o u n d s of h i s s u b j e c t s . H e g e t s a c c e s s t o a l l a v a i l a b l e k n o w l e d g e about i t . I f t h e task o f l e a r n i n g so m u c h p r o v e s t o o g r e a t , h e l i m i t s the s u b j e c t . B u t w i t h i n t h e m o r e r e s t r i c t e d field, h e s t i l l l o o k s f o r a l l t h a t has b e e n c o n t r i b u t e d , u s i n g t h e r e s o u r c e s of a good m o d e r n l i b r a r y a n d the i n t e r n e t , which h e l p e n o r m o u s l y b y s u p p l y i n g i n d i c e s , a b s t r a c t s a n d huge c o m p e n d i u m s of i n f o r m a t i o n . Thus t h e r e s e a r c h e r , w h e n h e h a s d o n e h i s t a s k p r o p e r l y , i s n o t i g n o r a n t
-
as most of us w i t h o u t special s t u d y a r e b o u n d t o b e-
o f v a r i o u s l i t t l e p o i n t s which m i g h t i n v a l i d a t e t h e c o n c l u s i o n s reached; R e s e a r c h i s r e s p o n s i b l e By t h e system of b i b l i o g r a p h y a n d f o o t n o t e s , i t checks u p o n each s t e p of p r o g r e s s . A n y u n s u p p o r t e d s t a t e m e n t i s c h a l l e n g e d by t h e w r i t e r h i m s e l f . E x a g g e r a t i o n s , p r e j u d i c e s a n d w i s h f u l t h i n k i n g a r e l i k e l y to b e d e t e c t e d a n d set r i g h t . T h i s d o e s n o t mean t h a t i m a g i n a t i o n a n d i n d i v i d u a l o p i n i o n a r e r u l e d o u t .They are, i n f a c t , used e x t e n s i v e l y i n a l l good r e s e a r c h , but they are checked by f a c t s a n d evidence. And i f t h e evidence does n o t support them, t h e y stand a p a r t a s e s p e c i a l l y d i s p u t a b l e m a t t e r s of which t h e a u t h o r does not presume t o r e q u i r e acceptance; and
R e s e a r c h i s a s y s t e m o f w o r l d - w i d e c o l l a b o r a t i o n The " l e a r n t " p e r i o d i c a l appears at t h e i r s t a t e d i n t e r v a l s , making r e s e a r c h studies s i m u l t a n e o u s l y a v a i l a b l e a l l over the world.
B e l s o n (1986: 9 ) state,"
. . .
t h a t for a m e a s u r i n g technique t o be o f any u s e i n research, it must produce r e s u l t s that i s s u f f i c i e n t l y a c c u r a t e and relevant f o r the o p e r a t i o n i n hand. I n o t h e r words, t h e measure must be s u f f i c i e n t l y v a l i d f o r that purpose. A v a l i d measure i s one t h a t a c c u r a t e l y m e a s u r e s what i t i s s u p p o s e d t o measure."A s u r v e y i s v a l i d t o the degree t h a t i t m e a s u r e s what and only what i t i s supposed t o measure. To be v a l i d i t must n o t be a f f e c t e d by extraneous f a c t o r s t h a t systematically "push" or "pull" t h e r e s u l t s i n one p a r t i c u l a r d i r e c t i o n . To t h e degree that t h i n g s o t h e r t h a n those being measured a f f e c t t h e r e s u l t s by i n t r o d u c i n g a systematic bias, the r e s u l t s a r e l e s s v a l i d . U n f o r t u n a t e l y there are many f a c t o r s that c a n b i a s t h e r e s u l t s o f a survey, i n c l u d i n g t h e e f f e c t s of sampling, Alreck & S e t t l e (1 985:64).
If the a b o v e c r i t e r i a are a p p l i e d t o t h i s study, t h e n one can make a c a s e that the r e s e a r c h methodology i s v a l i d and w i l l make a c o n t r i b u t i o n t o t h e l i t e r a t u r e due t o t h e composition of t h e audience t h a t make up t h e sample.
