Kostprijsberekening bij Post-Plaza
Lia J. Tadema
Kostprijsberekening bij Post-Plaza
23 augustus 2005 Leeuwarden
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag;
Het auteursrecht van het afstudeerverslag berust bij de auteur.
Lia J. Tadema
Studentnummer 1274341 Financieel Waardemanagement Faculteit Bedrijfskunde Rijksuniversiteit Groningen
Bedrijfsbegeleider: F.J. Boomsma 1e Begeleider: drs. A. Smeenge RA 2e begeleider: dr. J. van Kesteren
Voorwoord
Voor u ligt de afstudeerscriptie, gemaakt ter afronding van de studie Bedrijfskunde, richting Financieel Waardemanagement, aan de Rijksuniversteit Groningen. Deze scriptie heeft betrekking op het onderzoek naar kostprijsberekening bij Post-Plaza, een vergader- en congrescentrum in Leeuwarden.
Post-Plaza heeft te kampen met tegenvallende winstgevendheid, opmerkelijk genoeg met name bij partijen waar in principe juist veel winst op te behalen zou zijn. De directie wijdde dit aan een slecht beeld van de kosten die gemaakt worden voor een partij, en had daarom behoefte aan een accuraat kostprijsberekeningsmodel.
Deze scriptie is het resultaat van een probleemoplossend onderzoek. Het probleem betrof het beperkte inzicht in de kosten van Post-Plaza. De oplossing is het ontworpen kostprijsberekeningsmodel.
Graag wil ik de directie van Post-Plaza, bestaande uit de heren J.A. Boomsma en F.J.
Boomsma bedanken. De heer J. Boomsma stelde mij in staat een afstudeeronderzoek uit te voeren bij zijn organisatie. De heer F.J. Boomsma heeft mij hierbij begeleid.
Ook gaat mijn dank uit naar de andere medewerkers van Post-Plaza, die mij hielpen bij het verkrijgen van informatie en zorgden voor een aangename tijd tijdens mijn afstudeerperiode.
Vanuit de universiteit ben ik begeleid door de heren A. Smeenge en J. van Kesteren. Ook zij verdienen bij deze een dankbetuiging voor hun kritische blik, hun kennis en hun adviezen.
Ten slotte wil ik graag mijn ouders, broer, zusje en vrienden bedanken. Niet alleen tijdens deze afstudeerperiode, maar tijdens de hele studie hebben zij mij gesteund en waar mogelijk geholpen, bijvoorbeeld met het nakijken van verslagen.
Ik heb mijn tijd bij Post-Plaza met veel plezier doorgebracht, en hoop dat u met genoegen dit afstudeerrapport leest.
Lia J. Tadema
Leeuwarden, juli 2005
Samenvatting
Post-Plaza is een vergader- en congrescentrum in Leeuwarden, dat zich richt op zowel de zakelijke als op de particuliere markt. Er worden zeer uiteenlopende partijen bij Post-Plaza gehouden, van kleine vergaderingen tot internationale congressen, en van besloten diners tot uitbundige bruiloften.
Post-Plaza is een jonge organisatie en in korte tijd flink gegroeid. Ondanks deze groei heeft Post-Plaza te kampen met tegenvallende resultaten. De winstmarge van partijen laat te wensen over. Een voorbeeld hiervan is het GGZ feest. Het knelpunt zit met name in de kosten en de doorberekening hiervan aan de klant. Daarom is de volgende probleemstelling geformuleerd, die centraal staat in dit rapport:
Doelstelling: Het doel van het onderzoek is de ontwikkeling en implementatie van een kostprijsberekeningsmodel voor Post-Plaza door inzicht te geven in haar kosten, zodat, dankzij het creëren van een beter beeld van de kosten, betere kostencalculaties van partijen gemaakt kunnen worden.
Vraagstelling: Welke kosten maakt Post-Plaza, en op welke manier kunnen deze het best doorberekend worden aan een partij, resulterend in een kostprijs?
Bij de behandeling van deze probleemstelling is het DOV-model van De Leeuw (2000) toegepast.
In de diagnosefase zijn alle kosten die Post-Plaza maakt in kaart gebracht en op basis van het kostengedrag en de traceerbaarheid van de kosten onderverdeeld in verschillende categorieën.
Binnen deze categorieën zijn de kosten die met elkaar te maken hebben gegroepeerd. Zo zijn alle dranken bij elkaar geplaatst, alle kosten m.b.t. schoonmaak, etc.
Deze kosten kunnen in de Ontwerpfase op verschillende manieren toegewezen aan de producten van Post-Plaza. Directe kosten zijn getraceerd middels direct tracing of driver tracing: directe kosten worden veroorzaakt door het kostenobject en kunnen daardoor rechtstreeks aan het kostenobject worden toegewezen.
Indirecte kosten zijn niet traceerbaar, omdat ze verband houden met meerdere kostenobjecten.
Deze worden gealloceerd. Op basis van kostendrijvers worden de indirecte kosten toegewezen aan het kostenobject. Dit kan op verschillende manieren. Er wordt onderscheid gemaakt in de volgende traditionele en moderne allocatiemethoden.
• Traditionele kostenmethoden:
- Eenvoudige deelcalculatie - Opslagmethode
- Equivalentiecijfermethode - Productiecentramethode - Direct costing;
• De nieuwe kostenmethoden - Target costing - Life-cycle costing - Activity based costing.
Momenteel past Post-Plaza twee van deze methoden toe, te weten target costing en de equivalentiecijfermethode. Target costing wordt gebruikt bij de berekening van de kostprijs van diners: wanneer vast staat voor welk bedrag een diner wordt verkocht, wordt vastgesteld hoe hoog de inkoopkosten mogen zijn. De kostprijzen van de overige producten worden berekend met de equivalentiecijfermethode: nadat soortgelijke producten zijn gegroepeerd, worden de totale kosten gedeeld door de totale productie. Elke productgroep krijgt een equivalentiecijfer, dat de verhouding tussen de producten en de mate waarin zij gebruik maken van de productiemiddelen weergeeft. Tekortkomingen van deze huidige wijze van kostprijsberekening zijn dat hij niet accuraat en up-to-date is, de bezettingsgraad wordt niet correct toegepast, niet alle producten die Post-Plaza aanbiedt worden bij het model betrokken en niet alle relevante kosten worden in beschouwing genomen. Daarom wordt één van de acht allocatiemethoden geselecteerd om een nieuw kostprijsberekeningsmodel te ontwikkelen.
Na afweging van de acht allocatiemethoden, is geconcludeerd dat activity based costing de meest geschikte allocatiemethode is om bij Post-Plaza toe te passen. Aan de applicatievoorwaarden wordt voldaan, hij levert de meest accurate kostprijsberekening op en hij maakt onderscheid tussen activiteiten op verschillende niveaus, hetgeen resulteert in een kostenhiërarchie, welke ook terug te vinden is bij de producten geleverd aan één partij.
Activity based costing gaat er van uit dat kosten niet veroorzaakt worden door producten, maar door activiteiten. Deze methode van kostprijsberekening bestaat uit twee fasen. In de eerste fase worden de kosten op basis van eerste fase verdeelsleutels toegewezen aan activiteiten. In de tweede fase worden de kosten op basis van tweede fase verdeelsleutels toegewezen van de activiteiten aan de producten.
Bij het toepassen van activity based costing zijn de acht stappen van Roztocki gebruikt. Dit begint bij het verkrijgen van kostencategorieën. Dit is reeds in de Diagnosefase gedaan.
Vervolgens worden de belangrijkste activiteiten van Post-Plaza geïdentificeerd, te weten het verhuren van de zalen, het verhuren van vergaderaccessoires, cateringactiviteiten, administratief werk en management. De uitgaven worden in een Expense – Activity – Dependence (EAD) matrix aan elkaar gelinkt. Vervolgens zijn de proporties bepaald, op basis waarvan de geldwaarden van de activiteiten zijn berekend. Nu moeten de kosten van de activiteiten toegewezen worden aan de producten. Dit gebeurt door middel van een Activity – Product – Dependence (APD) matrix. Ook hierin worden proporties geplaatst, op basis waarvan de kosten van activiteiten gealloceerd worden naar de producten. Bij Post-Plaza worden drie productgroepen aangeboden: zalen, vergaderaccessoires en catering. Eerst zijn de kosten van de activiteiten toegewezen aan de productgroepen, en vervolgens zijn de kosten van de productgroepen verdeeld over haar producten. Dit resulteert in de indirecte kostprijs van de producten die Post-Plaza aanbiedt.
Om de totale kostprijs van de producten te verkrijgen zijn de indirecte en de directe kostprijzen bij elkaar opgeteld. Dit geeft echter nog geen beeld van de kosten die verbonden zijn aan een partij. Hiertoe zijn de totale kostprijzen in een model gezet. Na invoering van het verbruik van elk product wordt de totale kostprijs van het kostenobject ‘partij’ berekend. Dit is het uiteindelijke kostprijsberekeningsmodel, waarmee kostencalculaties van partijen gemaakt worden.
De laatste fase in de Veranderingsfase. Hierin wordt het kostprijsberekeningsmodel geïmplementeerd. Daartoe zijn eerst de verschillen tussen het oude en het nieuwe model in kaart gebracht, zodat duidelijk wordt wat er moet veranderen om het nieuwe model succesvol
te implementeren. Theoretisch gezien zijn target costing en de equivalentiecijfermethode anders als activity based costing. Daarnaast zijn er praktische verschillen, bijvoorbeeld wat betreft de producten waarop het model betrekking heeft en de in beschouwing genomen kosten. Aangezien het huidige model amper gebruikt wordt, is met name het bevorderen van het gebruik van belang.
Vervolgens zijn de gevolgen van deze implementatie voor de administratieve organisatie in kaart gebracht. Grote aanpassingen in de AO van Post-Plaza zijn niet nodig. Het model kan als tool voor de beoordeling van de winstgevendheid van partijen gebruikt worden, als extra stap toegevoegd aan de bestaande AO.
Voor een succesvolle implementatie is het van belang dat de gebruiker het nut van het model inziet, de kwaliteit ervan waardeert en bereid is het model toe te passen. Er moet kort gezegd draagvlak zijn voor het nieuwe kostprijsberekeningsmodel. Uit het feit dat de gebruiker zelf opdracht heeft gegeven het model te ontwikkelen, blijkt dat het nut ervan ook ingezien wordt.
De erkenning van de kwaliteit wordt bewerkstelligd door het geven van voorbeeldcalculaties.
Dit zal ook het gebruik ervan bevorderen.
Het model voldoet aan vrijwel alle eisen die er door de directie van Post-Plaza aan zijn gesteld: het is (voldoende) accuraat, up-to-date, aan te passen aan de bezettingsgraad en alle relevante kosten worden in beschouwing genomen. Activity based costing is echter geen eenvoudige kostprijsberekeningsmethode. Bovendien is het nieuwe model alleen van toepassing op de standaard producten die Post-Plaza aanbiedt, niet op incidentele leveringen.
Op basis van het model kan geen uitspraak gedaan worden over het wel of niet uitbesteden van de cateringactiviteiten, omdat de hiervoor relevante kosten niet rechtstreeks uit het model afgeleid kunnen worden.
Ondanks deze tekortkomingen geeft het nieuwe kostprijsberekeningsmodel een correct beeld van de kostprijzen van de producten die Post-Plaza aanbiedt, en kan met behulp van dit model de totale kostprijs van een partij berekend worden. Hiermee is de doelstelling bereikt.
Inhoudsopgave
Voorwoord ...3
Samenvatting...4
Inhoudsopgave ...7
Hoofdstuk 1 Inleiding...10
§ 1.1 Inleiding...10
§ 1.2 Introductie van het bedrijf ...10
§ 1.3 Introductie van het probleem ...11
§ 1.4 Opbouw van het verslag ...12
Hoofdstuk 2 Conceptueel ontwerp...14
§ 2.1 Inleiding...14
§ 2.2 Doelstelling...14
§ 2.3 Onderzoeksmodel ...14
§ 2.4 Vraagstelling...16
§ 2.5 Randvoorwaarden ...18
§ 2.6 Trechtermodel...18
§ 2.7 Conceptueel model...19
§ 2.8 Begripsbepaling ...20
Hoofdstuk 3 Onderzoekstechnisch ontwerp ...22
§ 3.1 Inleiding...22
§ 3.2 Onderzoeksmateriaal...22
§ 3.3 Onderzoeksstrategieën ...24
§ 3.4 Onderzoeksplanning...25
Hoofdstuk 4 Methoden van kostprijsberekening ...26
§ 4.1 Inleiding...26
§ 4.2 Redenen voor kostprijsberekening...26
§ 4.3 Kostencategorisatie ...28
§ 4.3.1 Traceerbaarheid van de kosten: directe en indirecte kosten...28
§ 4.3.2 Kostengedrag: variabele, vaste en gemengde kosten ...29
§ 4.3.3 Vermijdbare en niet-vermijdbare kosten ...30
§ 4.4 Kostentoewijzingsmethoden...31
§ 4.5 Allocatiemethoden ...32
§ 4.5.1 Traditionele allocatiemethoden ...32
§ 4.5.2 Moderne allocatiemethoden ...37
§ 4.6 Overzicht methoden...44
Hoofdstuk 5 De huidige wijze van kostprijsberekening bij Post-Plaza ...45
§ 5.1 Inleiding...45
§ 5.2 Beschrijving huidige kostprijsberekening F.J. Boomsma...45
§ 5.3 Excel bestand ‘Kostprijsberekening Post-Plaza en Post-Plaza Business Units’ ..46
§ 5.3.1 Te huren zalen...46
§ 5.3.2 Koffie / thee...46
§ 5.3.3 Apparatuur...48
§ 5.3.4 Lunches...48
§ 5.4 Karakterisering huidige kostprijsberekening...49
§ 5. 5 Voor- en nadelen van de huidige kostprijsberekening...49
§ 5.5.1 Voor- en nadelen van target costing ...49
§ 5.5.2 Voor- en nadelen van de equivalentiecijfermethode ...50
§ 5.5.3 Praktische voor- en nadelen ...50
§ 5.6 Eisen aan het nieuwe kostprijsberekeningsmodel ...51
Hoofdstuk 6 Selectie van alternatieve allocatiemethoden...53
§ 6.1 Inleiding...53
§ 6.2 Selectie van de methoden ...53
§ 6.2.1 Geschiktheid van de acht allocatiemethoden ...53
§ 6.2.2 Drury en Tayles...55
§ 6.2.3 Abernethy, Lillis, Brownell en Carter ...57
§ 6.2.4 Conclusie ...57
§ 6.3 Een afweging tussen ABC en PCM ...57
§ 6.3.1 Verschillen en overeenkomsten...58
§ 6.3.2 Boer, Van Helden en Van der Wal ...58
§ 6.3.3 Werre ...59
§ 6.3.4 Praktische afweging ABC en PCM ...61
§ 6.3.5 Conclusie ...62
§ 6.4 Toetsing geschiktheid geselecteerde methode...63
Hoofdstuk 7 Het nieuwe kostprijsberekeningsmodel van Post-Plaza...65
§ 7.1 Inleiding...65
§ 7.2 Toepassing activity based costing...65
§ 7.2.1 Verkrijgen van kostencategorieën...66
§ 7.2.2 Identificeren van de belangrijkste activiteiten...66
§ 7.2.3 Expense – Activity - Dependence Matrix...67
§ 7.2.4 Proporties in EAD matrix...67
§ 7.2.5 Geldwaarde van de activiteiten ...69
§ 7.2.6 Activity – Product – Dependence Matrix ...70
§ 7.2.7 Proporties in APD matrix...70
§ 7.2.8 Geldwaarde van de producten ...70
§ 7.3 Het traceren van directe kosten...73
§ 7.3.1 Direct tracing bij Post-Plaza...74
§ 7.3.2 Driver tracing bij Post-Plaza ...74
§ 7.4 Totale kostprijs ...74
Hoofdstuk 8 Vergelijking huidige en nieuwe wijze van kostprijsberekening bij Post-Plaza76 § 8.1 Inleiding...76
§ 8.2 Het huidige en nieuwe kostprijsberekeningsmodel herhaald ...76
§ 8.2.1 Korte beschrijving huidige kostprijsberekening ...76
8.2.2 Korte beschrijving nieuwe kostprijsberekeningsmodel...77
§ 8.3 Theoretische vergelijking huidige en nieuwe methode...78
§ 8.3.1 De equivalentiecijfermethode ...78
§ 8.3.2 Target costing en activity based costing ...79
§ 8.4 Praktische vergelijking huidige en nieuwe methode...79
§ 8.4.1 Het gebruik van het huidige en nieuwe kostprijsberekeningsmodel ...79
§ 8.4.2 De in beschouwing genomen producten...80
§ 7.4.3 De in beschouwing genomen kosten ...80
Hoofdstuk 9 Implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningsmodel...81
§ 9.1 Inleiding...81
§ 9.2 Gevolgen van het nieuwe model voor de administratieve organisatie...81
§ 9.2.1 Het begrip ‘administratieve organisatie’ ...81
§ 9.2.2 De administratieve organisatie van Post-Plaza ...82
§ 9.2.3 Het nieuwe kostprijsberekeningsmodel en de administratieve organisatie ...87
§ 9.2.4 Conclusie ...89
§ 9.3 Draagvlak bij Post-Plaza ...90
§ 9.4 Garrison, Noreen en Seal...90
§ 9.5 Atkinson, Banker, Kaplan en Young ...90
§ 9.6 Stappenplan implementatie nieuwe kostprijsberekeningsmodel ...91
Hoofdstuk 10 Reflectie...93
§ 10.1 Inleiding...93
§ 10.2 Reflectie op het nieuwe kostprijsberekeningsmodel...93
Hoofdstuk 11 Conclusies en aanbevelingen ...95
§ 11.1 Inleiding...95
§ 11.2 Conclusie ...95
§ 11.3 Aanbevelingen ...96
Literatuurlijst...98 Bijlage 1 Nauwkeurige omschrijving van de onderzoeksactiviteiten. Error! Bookmark not defined.
Bijlage 2 Vragenlijst interview met F.J. Boomsma ...Error! Bookmark not defined.
Bijlage 3 Producten die Post-Plaza aanbiedt ...Error! Bookmark not defined.
Bijlage 4 Toepassing Roztocki et al. (1999) ...Error! Bookmark not defined.
Bijlage 5 De activiteitenhiërarchie...Error! Bookmark not defined.
Bijlage 6 Verschillen tussen het huidige en nieuwe model wat betreft de producten ..Error!
Bookmark not defined.
Bijlage 7 Reflectie onderzoeksproces ...Error! Bookmark not defined.
Hoofdstuk 1 Inleiding
§ 1.1 Inleiding
Dit hoofdstuk bestaat uit een introductie van het bedrijf, waarin uitgelegd wordt wat Post- Plaza doet, en een introductie van het probleem, waarin het knelpunt dat in dit onderzoek behandeld wordt, wordt geïntroduceerd. Ten slotte wordt de opbouw van dit rapport beschreven.
§ 1.2 Introductie van het bedrijf
12 februari 2004 is Post-Plaza officieel geopend als een congres- en vergadercentrum in Leeuwarden. Het pand aan de Tweebaksmarkt in Leeuwarden heeft vanaf 1903 dienst gedaan als postkantoor. Vandaar de naam Post-Plaza.
De doelstelling van Post-Plaza is: het verschaffen van een locatie met een sfeervolle, monumentale ambiance voor evenementen en bijeenkomsten voor zowel de zakelijke als de particuliere markt. Hiertoe heeft Post-Plaza 16 verschillende zalen tot haar beschikking, waarin multifunctionaliteit voorop staat: de zalen verschillen qua omvang en sfeer, en de opstelling van de meubels kan voor elke partij aangepast worden.
De zakelijke markt kan bij Post-Plaza terecht voor bijvoorbeeld vergaderingen, congressen, productpresentaties en workshops. Post-Plaza biedt niet alleen geschikte ruimtes aan, maar kan ook voor audiovisuele middelen zorgen, zoals een beamer, microfoons of een flip-over bord.
Ook de particuliere markt is bij Post-Plaza aan het juiste adres. Post-Plaza is een officiële trouwlocatie in Leeuwarden. Tevens kunnen er feesten gehouden worden en concerten gegeven worden.
Daarnaast verzorgt Post-Plaza de catering voor zowel de particuliere als de zakelijke markt.
Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan koffie en thee, maar ook aan bijvoorbeeld borrels, lunches en diners.
Post-Plaza is een jonge organisatie en in een korte periode flink gegroeid. In de loop der tijd is Post-Plaza uitgebreid met het Van Sminia Huys in Leeuwarden, het Fries Congrescentrum Drachten te Drachten en het Hotel Conferentiecentrum Woodbrookers te Kortehemmen.
Tezamen vormen zij de Stebo-groep. Post-Plaza en het Van Sminia Huys werken dermate samen dat zij als één bedrijf gezien kunnen worden. Wanneer in het vervolg van Post-Plaza wordt gesproken, worden zowel Post-Plaza als het Van Sminia Huys bedoeld. Het Van Sminia Huys wordt volgend jaar hoogstwaarschijnlijk verkocht. Daarom is het niet meegenomen bij de ontwikkeling van het nieuwe kostprijsberekeningsmodel.
Bij Post-Plaza werken 3 fulltime medewerkers. Op drukke dagen worden parttimers ingezet in de bediening of als kok. In totaal heeft Post-Plaza 10 medewerkers in dienst. Wanneer meer mensen nodig zijn kunnen deze gehuurd worden van één van de andere bedrijven van de Stebo-groep. Een interessant onderwerp hierbij is transfer pricing; welke kosten worden in beschouwing genomen: variabele kosten, variabele en vaste kosten, of variabele kosten, vaste kosten en een winstmarge. Dit wordt echter buiten beschouwing gelaten in dit rapport, omdat de directie dit niet als interessant beschouwt, en liever wil dat de aandacht in dit onderzoek uitgaat naar kostprijsberekening, geïntroduceerd in paragraad 1.3.
§ 1.3 Introductie van het probleem
Ondanks de groei heeft Post-Plaza te kampen met tegenvallende resultaten. De winstmarge van partijen laat te wensen over. Partij wordt hier ruim opgevat: vergaderingen, bruiloften en recepties vallen er allemaal onder.
Voor een te lage winstmarge zijn verschillende oorzaken aan te wijzen, zowel aan de kant van de opbrengsten als aan de kant van de kosten.
Te lage opbrengsten als gevolg van een te kleine vraag naar de ruimtes van Post-Plaza kan gezien worden als één van de oorzaken. Post-Plaza is nog niet lang geopend. Het klantenaanbod laat nog te wensen over. Om dit knelpunt op te lossen is door een studente Facility Management van de Hanzehogeschool Groningen, Marije van Foeken, een marketingplan opgesteld.
Er kunnen klanten aangetrokken worden door het hanteren van lage prijzen. Wanneer lage prijzen worden gehanteerd, kunnen de opbrengsten laag uitvallen wanneer het klantenaanbod, in strijd met de wet van vraag en aanbod, gering blijft. Er kan bewust voor een prijsstrategie gekozen worden om gemakkelijk klanten te trekken. Post-Plaza richt zich echter niet op een alledaags publiek, maar op een hoog segment. Van een bewuste prijsstrategie is dan ook geen sprake bij Post-Plaza. Post-Plaza probeert zich te onderscheiden van andere vergader- en congrescentra door haar centrale ligging in de binnenstad van Leeuwarden in een historisch pand. Hierbij richt het bedrijf zich op overheidsinstellingen en grote bedrijven. In principe kunnen alle particulieren Post-Plaza huren, maar daar moet wel een bepaald bedrag voor betaald worden wat niet iedereen zich kan veroorloven.
Een andere oorzaak voor een te lage winstmarge kan het disfunctioneren van medewerkers zijn. Dit is het geval bij Post-Plaza. Meerdere keren zijn door dezelfde medewerker verkeerde prijsafspraken gemaakt met klanten die van de ruimtes van Post-Plaza gebruik wilden maken.
Er werd gekeken naar de omzet van de partij, maar niet naar de daadwerkelijke winst die op de partij gemaakt zou worden. Zo is 14 januari 2005 door GGZ een bedrijfsfeest gehouden waar 900 gasten werden ontvangen. De gasten vonden het een geslaagd feest, maar Post-Plaza heeft geen winst gemaakt, maar verlies. Dit GGZ feest is de aanleiding voor dit onderzoek.
Een ander voorbeeld is een bijeenkomst op 26 februari 2005. Hier werden 60 mensen verwacht. Aangezien verwacht werd dat deze 60 personen voldoende zouden opleveren door het nuttigen van consumpties, is geen zaalhuur in rekening gebracht. Na afloop van de partij zou berekend worden hoeveel de gasten gedronken hadden, en dat werd in rekening gebracht.
Er kwamen echter geen 60 mensen, maar slechts 38, welke aanzienlijk minder dronken dan de verwachte 60. Ook was vergeten de personeelskosten in rekening te brengen. Uiteindelijk kostte de partij Post-Plaza meer dan zij opleverde. Hieruit is op te maken dat, wanneer op nacalculatie producten worden verkocht en de opbrengsten van de partij dus niet van tevoren vaststaan, goed nagedacht moet worden over eventuele kortingen. Korting op zaalhuur was bij bovenstaand voorbeeld niet verstandig. Beter was geweest bijvoorbeeld prijsafspraken te maken over de drankjes of over de minimaal af te nemen hoeveelheid hiervan.
De desbetreffende medewerker is inmiddels niet meer werkzaam bij Post-Plaza, maar de calculaties zijn door meerdere mensen bekeken en niemand heeft haar toen op de vingers getikt. Hieruit valt op te maken dat de medewerkers van Post-Plaza over het algemeen geen goed beeld hebben van de kosten die Post-Plaza voor een partij maakt. Een uitzondering hierop is de boekhoudster, aangezien zij alle facturen betaalt. Zij heeft wel een goed beeld van
de totale kosten van Post-Plaza. Zij is echter niet betrokken bij het maken van prijscalculaties en heeft minder zicht op de kosten per partij.
Ook het hanteren van een inefficiënte bedrijfsvoering kan leiden tot een problematische winstmarge. Er worden dan te hoge kosten gemaakt dan nodig is. Een deel hiervan ligt bij de inkoop. Post-Plaza maakt deel uit van de Stebo-groep. Een studente Facility Management van de Hanzehogeschool Groningen, Jolanda Heslinga, heeft gekeken of er schaalvoordelen te behalen zijn door gezamenlijke inkoop van de zusterbedrijven. Andere wijzen om kosten te reduceren vormen aanbevelingen voor verder onderzoek. Het is eerst van belang een beeld te schappen van de kosten die Post-Plaza maakt.
Om in de toekomst dergelijke problemen als bij het GGZ feest te voorkomen, en omdat ook de gemiddelde marge op andere partijen te wensen over laat, wil de directie van Post-Plaza dat er onderzoek gedaan wordt naar de ontwikkeling van een kostprijsberekeningsmodel. Met dit kostprijsberekeningsmodel moeten de kosten per partij berekend kunnen worden. Het moet een allocatiebasis voor de indirecte kosten bevatten. De medewerkers moeten door middel van dit model een beter beeld krijgen van de kosten die gemaakt worden voor een partij.
Hiernaast moet er een plan gemaakt worden om dit model te implementeren. Er moet draagvlak voor zijn onder de medewerkers. Wanneer het model ertoe leidt dat de prijzen omhoog gaan, moet goed nagedacht worden over de gevolgen hiervan voor de klanten van Post-Plaza. Ook de consequenties van het implementeren van het nieuwe model voor de administratieve organisatie van Post-Plaza worden in kaart gebracht.
Een knelpunt omtrent het inzicht in kosten van een product en de berekening van kostprijzen speelt niet alleen bij Post-Plaza, maar bij veel bedrijven. In de literatuur wordt veel aandacht besteed aan dit onderwerp. Eiler et al. meldden in 1982 (in: Harvard Business Review) reeds dat, door hevigere concurrentie, inflatie en groter aandacht voor interne rapporten van buitenaf, de behoefte aan een goed kostenberekeningssysteem steeds groter werd. Cooper, Horngren en Kaplan zijn voorbeelden van auteurs die diverse kostprijsberekeningsmethoden hebben beschreven, aan een kritische blik onderworpen en hun bijdrage hebben geleverd aan deze methodiek. Zo blijft de kostprijsberekeningskwestie in beweging. Dat het nu nog steeds speelt blijkt onder meer uit de aandacht die er in vaktijdschriften aan besteed wordt en uit het feit dat het meerdere keren het onderwerp om op af te studeren is en is geweest.
§ 1.4 Opbouw van het verslag
Deze scriptie over de kostprijsberekening bij Post-Plaza is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 2 wordt het conceptueel ontwerp beschreven. Het conceptueel ontwerp bepaalt wat, waarom en hoeveel onderzocht wordt. Dit is de afbakening van het onderzoek. In het volgende hoofdstuk komt het onderzoekstechnische ontwerp aan bod, waarin beslissingen staan over waar, hoe en wanneer onderzocht wordt.
Hoofdstuk 4 geeft een beschrijving van de verschillende kostprijsberekeningsmethoden, die in de literatuur door diverse auteurs worden onderscheiden. Vervolgens wordt in hoofdstuk 5 de huidige wijze van kostprijsberekening bij Post-Plaza behandeld. Deze wordt gekoppeld aan theoretische methoden uit hoofdstuk 4. In hoofdstuk 6 wordt gekeken welk van de beschreven kostprijsberekeningsmethoden het meest geschikt is om bij Post-Plaza toe te passen. Na deze selectie wordt het daadwerkelijke model voor Post-Plaza ontwikkeld (hoofdstuk 7).
Hoofdstuk 8 vergelijkt de huidige en de nieuwe wijze van kostprijsberekening, zodat een implementatieplan opgesteld kan worden. De implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningsmodel is het onderwerp van hoofdstuk 9. Hier komen ook de gevolgen van deze implementatie voor de administratieve organisatie van Post-Plaza aan bod.
Hoofdstuk 10 geeft een reflectie van zowel het onderzoeksproces als het onderzoeksresultaat.
Ten slotte volgt hoofdstuk 11 met conclusies en aanbevelingen.
Hoofdstuk 2 Conceptueel ontwerp
§ 2.1 Inleiding
Het conceptueel ontwerp bepaalt wat, waarom en hoeveel onderzocht wordt. Het bestaat uit vier delen: doelstelling, onderzoeksmodel, vraagstelling en begripsbepaling. (Verschuren en Doorewaard, 2000:16) Deze onderwerpen worden, aangevuld met randvoorwaarden, het trechtermodel en het conceptueel model, in dit hoofdstuk besproken.
§ 2.2 Doelstelling
Een doelstelling wordt volgens Verschuren en Doorewaard (2000:30) gemaakt naar aanleiding van een projectkader. Het projectkader in dit onderzoek is als volgt te omschrijven:
Post-Plaza is een jonge organisatie en in een korte periode flink gegroeid. Ondanks de groei heeft Post-Plaza te kampen met tegenvallende resultaten. De winstmarge van partijen laat te wensen over. Een voorbeeld hiervan is het GGZ feest. Het knelpunt zit met name in de kosten en de doorberekening hiervan aan de klant.
Uit dit projectkader is de volgende doelstelling gedestilleerd:
Het doel van het onderzoek is de ontwikkeling en implementatie van een kostprijsberekeningsmodel voor Post-Plaza door inzicht te geven in haar kosten, zodat, dankzij het creëren van een beter beeld van de kosten, betere kostencalculaties van partijen gemaakt kunnen worden.
§ 2.3 Onderzoeksmodel
Een onderzoeksmodel is een schematische weergave van het doel van het onderzoek en de globale stappen die gezet moeten worden om dit doel te bereiken (Verschuren en Doorewaard, 2000:46).
Het onderzoek passende bij bovenstaande doelstelling wordt weergegeven in onderstaand model.
Figuur 2.1 Onderzoeksmodel De roze stippellijn in het model geeft de leeswijze weer. Globaal gezien bestaat het onderzoek uit drie fasen, overeenkomend met het DOV-model van De Leeuw (2000:291). Deze zijn
Kostencategorisering
Ontwikkeling kostprijsberekenings
- model
Implementatie Kosten
Post-Plaza
Beoordelings- criteria
Kostencategorieën Toewijzingscriteria
Kostprijsberekeningsmodel Huidige
kostprijsberekeningsmodel
Administratieve organisatie
Implementatieplan
vetgedrukt weergegeven in de cirkels. Het DOV-model komt ook bij de deelvragen in paragraaf 2.4 duidelijk naar voren. De grijze vlakken stellen de eindproducten van de onderzoeksfasen voor.
In de diagnosefase worden alle kosten die Post-Plaza maakt gecategoriseerd in kostencategorieën. De ontwerpfase beslaat het ontwikkelen van een kostprijsberekeningsmodel. De veranderfase betreft de implementatie van dit kostprijsberekeningsmodel. Deze verschillende fasen zijn hieronder uitgewerkt in aparte onderzoeksmodellen, zodat een duidelijk beeld geschapen wordt van wat elke fase inhoudt.
Eerst wordt onderzoek gedaan om de kosten die Post-Plaza maakt te categoriseren. Dit is uitgewerkt in onderstaand onderzoeksmodel.
Figuur 2.2 Onderzoeksmodel kostencategorisering De kosten die Post-Plaza maakt, worden in kaart gebracht op basis van gesprekken met de boekhouder en de directie, en op basis van desk research, wat inhoudt dat in onder meer de bankafschriften en facturen van Post-Plaza wordt gekeken welke kosten gemaakt zijn. Deze worden gecategoriseerd aan de hand van kostentheorieën. Deze kostentheorieën leveren de beoordelingscriteria, zodat de kosten die Post-Plaza maakt verdeeld kunnen worden in vaste en variabele, en in directe en indirecte kosten.
De directe kosten kunnen rechtstreeks aan een partij worden doorberekend (traceren). De indirecte kosten verdienen meer aandacht. De doorberekeningsmethoden vormen samen het kostprijsberekeningsmodel, dat geïmplementeerd zal worden in de organisatie. Dit is weergegeven in het onderzoeksmodel in figuur 2.3.
Figuur 2.3 Onderzoeksmodel ontwikkeling kostprijsberekeningsmodel Pricing theorieën
Gesprekken met deskundigen
Toewijzings- criteria
Kosten- categorieën
Ontwikkeling kostprijsberekenings-
model Beoordelings
-criteria
Kosten Post- Plaza
Kosten- categorisering Kostentheorieën
Documenten Desk research
Gesprekken met boekhouder Gesprekken met
directie Interviews
Op basis van pricingtheorieën en gesprekken met informanten en deskundigen over onder meer de sterke en de zwakke punten van het huidige model, worden toewijzingscriteria ontwikkeld, zodat de kosten, voortkomende uit het vooronderzoek, doorberekend kunnen worden naar een partij. Dit resulteert in een nieuw kostprijsberekeningsmodel waarmee Post- Plaza kostencalculaties kan maken van partijen.
Wanneer het model ontwikkeld is, moet het ook geïmplementeerd worden. Daarom wordt het nieuwe model met de bestaande doorberekeningmethodiek vergeleken. De verschillen tussen deze methodieken maken duidelijk wat veranderd moet worden om het nieuwe model in te kunnen voeren. Hierbij wordt ook gekeken naar de gevolgen hiervan op de administratieve organisatie. Met behulp van verandermanagementtheorieën en implementatietheorieën kan een implementatieplan opgesteld kan worden. Dit is weergegeven in figuur 2.4.
Figuur 2.4 Onderzoeksmodel implementatie
§ 2.4 Vraagstelling
Op basis van bovenstaand onderzoeksmodel is de volgende vraagstelling geformuleerd:
Welke kosten maakt Post-Plaza, en op welke manier kunnen deze het best doorberekend worden aan een partij, resulterend in een (kost)prijs?
Deze vraagstelling wordt gespecificeerd aan de hand van deelvragen. Hierbij is het DOV- model toegepast (De Leeuw, 2000: 291).
Diagnose
1. Welke kosten worden gemaakt bij Post-Plaza?
2. Welke kosten van Post-Plaza zijn variabel en welke vast, en welke zijn direct en welke indirect? (kostencategorisering)
3. Op welke manieren kunnen kosten doorberekend worden, resulterend in een kostprijs?
4. Op welke manier wordt momenteel bij Post-Plaza de kostprijs berekend?
Huidig kostprijsberekenings-
model
Administratieve organisatie
Verander- management
theorieën
Implementatie theorieën
[
Implementatie- omstandigheden
Implementatie plan
Nieuwe kostprijsberekenings-
model
Ontwerp
5. Aan welke eisen (functionele specificaties) moet het te ontwerpen kostprijsberekeningsmodel voldoen?
6. Op welke manier zouden de kosten van Post-Plaza doorberekend moeten worden?
Verandering
7. Wat zijn de verschillen tussen de huidige manier van kostprijsberekening en de nieuwe manier van kostprijsberekening?
8. Wat moet er veranderen om het nieuwe kostprijsberekeningsmodel te implementeren?
9. Wat zijn de gevolgen van de implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningsmodel voor de administratieve organisatie van Post-Plaza?
Toelichting bij de deelvragen
Het DOV-model van De Leeuw (2000:291) stelt dat de uitwerking van een probleemoplossingproces bestaat uit 3 fasen: diagnose, ontwerp en verandering.
“Een bedrijfskundige diagnose is het doelgericht modelleren en beoordelen van het functioneren van een probleemsituatie die als systeem wordt beschouwd. Het is een transformatie van een vage probleemsituatie in een welomschreven organisatieprobleem.”
De ontwerpfase omvat het “uitwerken van het gediagnosticeerde probleem tot een concrete oplossing”. “Ontwerpen is rekening houdend met randvoorwaarden kiezen van een model van een toekomstig gewenst systeem in een omgeving dat doelen realiseert.”
In de veranderingfase gaat het erom dat de ontworpen oplossing wordt ingevoerd. Het is het
“transformeren van een ontwerp in een concreet systeem”, de implementatiefase van het ontwerp.
De eerste stap om tot een goed kostprijsberekeningsmodel te komen is het in kaart brengen van de kosten van Post-Plaza. De directie heeft reeds aangegeven dat er onvoldoende inzicht is bij de medewerkers in de kosten die Post-Plaza maakt voor een partij. Aangezien alle kosten bij het model betrokken moeten worden, is dit inzicht wel nodig.
Eén lange waslijst van alle kosten is niet overzichtelijk. De kosten worden o.b.v.
kostentheorieën in categorieën verdeeld. Binnen deze categorieën worden homogene kostenpools onderscheiden. De praktijk zal uitwijzen hoeveel en welke pools worden gebruikt.
Wanneer een beeld geschapen is van alle kosten rijst de vraag op welke manieren deze kosten kunnen worden doorberekend. Op basis van pricingtheorieën worden kostprijsberekeningmethoden beschreven.
Vervolgens wordt het huidige model dat Post-Plaza hanteert beschreven en aan de hand van pricingtheorieën gekarakteriseerd. Haar sterke en zwakke punten worden meegenomen bij het ontwerp van het nieuwe model. Wanneer de kostencategorieën naast het huidige model worden gelegd komt naar voren welke kosten momenteel wel en welke niet doorberekend worden. Zo wordt het huidige beeld van de kosten in kaart gebracht.
De diagnosevragen vormen de input voor de ontwerpfase.
In de ontwerpfase staat de ontwikkeling van een kostprijsberekeningsmodel centraal.
Wanneer in kaart gebracht is aan welke eisen het nieuwe model moet voldoen, kan de kostprijsberekeningsmethode, beschreven in de diagnosefase, die het meest geschikt is voor Post-Plaza worden geselecteerd. Dan volgt de praktische invulling van deze methode, door de vragen welke kosten, waarom en op welke manier doorberekend moeten worden, te
beantwoorden. Zo ontstaat het resultaat van de ontwerpfase: het nieuwe kostprijsberekeningsmodel voor Post-Plaza. Dit is de input voor de veranderingsfase.
Op papier is het nieuwe model nog niet veel waard. Daartoe moet het ingevoerd worden. Het is van belang de verschillen tussen de oude en nieuwe methode te achterhalen, zodat naar voren komt wat veranderd moet worden. Ook moet gekeken worden naar de gevolgen van de implementatie, zowel binnen als buiten Post-Plaza.
§ 2.5 Randvoorwaarden
De Leeuw (2001: 81) stelt dat een probleemstelling drie componenten heeft, te weten doelstelling, vraagstelling en randvoorwaarden. Verschuren en Doorewaard noemen de component randvoorwaarden niet. Als aanvulling op Verschuren en Doorewaard worden ze hier wel genoemd.
- Het onderzoek wordt in een half jaar uitgevoerd.
- Het onderzoek wordt zelfstandig verricht, vanuit de Faculteit Bedrijfskunde begeleid door drs. Smeenge RA en vanuit Post-Plaza door Feiko Boomsma. Medebeoordelaar is dr. J. van Kesteren.
- De resultaten van het onderzoek worden niet aan derden openbaar gemaakt.
§ 2.6 Trechtermodel
Het trechtermodel stelt dat de doelstelling, vraagstelling en deelvragen steeds nauwer geformuleerd en specifieker moeten zijn (Van Kesteren, sheets hc 1 pré-workshop 2004/2005). Uit onderstaand figuur blijkt dat de probleemstelling van dit onderzoek voldoet aan deze eis.
Vraagstelling:
Welke kosten maakt Post-Plaza, en op welke manier kunnen deze het
best doorberekend worden aan een partij,
resulterend in een kostprijs?
Deelvragen:
1.Welke kosten?
2.Hoe worden deze gecategoriseerd?
3.Hoe kunnen kostprijzen berekend worden?
4.Wat is het huidige model?
5.Aan welke eisen moet het te ontwerpen model voldoen?
6.Wat is het nieuwe model?
7.Wat zijn de verschillen tussen deze manieren?
8.Wat moet er veranderen voor implementatie?
9.Wat zijn de gevolgen van implementatie?
Figuur 2.5 Het trechtermodel Doelstelling:
Verbeteren kostencalculaties van partijen door ontwikkeling
en implementatie kostprijsberekeningsmodel
Randvoorwaarden:
- in een half jaar - zelfstandig onderzoek - onderzoeksresultaten niet
openbaar
§ 2.7 Conceptueel model
In onderstaand conceptueel model worden verschillende variabelen aan elkaar gerelateerd.
Hierdoor wordt een beeld verkregen van hun samenhang en wordt duidelijk wat onderzocht moet worden om de doelstelling te bereiken.
Figuur 2.6 Het conceptueel model De zwart omkaderde vlakken uit bovenstaand figuur staan centraal in dit onderzoek. Het gaat met name om het vetgedrukte vlak. De grijze vlakken vormen aanbevelingen voor verder onderzoek. Ze staan wel in relatie tot kostencalculatie, maar worden niet meegenomen in dit onderzoek.
Het uiteindelijke doel van het te ontwikkelen kostprijsberekeningsmodel is een betere kostencalculatie van partijen, zodat uiteindelijk de winstmarge zal stijgen. In dit onderzoek wordt de wijze van kostprijsberekening onder de loep genomen. Variabelen die hierbij van belang zijn, zijn het kostengedrag, de traceerbaarheid van de kosten en de inzichtelijkheid van de kosten.
Het gedrag van de kosten is van invloed op de wijze van kostprijsberekening: variabele kosten kunnen gemakkelijker toegewezen worden dan vaste kosten. Dit is ook het geval bij traceerbaarheid van de kosten: directe kosten zijn gemakkelijker toe te wijzen dan indirecte kosten.
Ook de inzichtelijkheid van de kosten is van invloed: om de kosten op een juiste wijze door te berekenen aan de klant, moet er een juist beeld zijn van welke kosten allemaal gemaakt worden. Tussen de inzichtelijkheid van de kosten en de hoogte van de kosten bestaat een wederzijdse relatie: hoe hoger een kostenpost, hoe bewuster Post-Plaza zich is van deze
Kostencalculatie
Wijze van kostprijsberekening
Totale omvang
kosten
Kostengedrag
Traceerbaarheid van de kosten
Inzichtelijkheid van de kosten
[
Efficiëntie bedrijfsvoering
kosten. Andersom geldt: hoe beter het zicht dat Post-Plaza heeft op haar kostenposten, hoe meer posten in beschouwing worden genomen en hoe hoger de totale kosten.
De factor ‘totale omvang kosten’ vormt een aanbeveling voor verder onderzoek. Totale omvang van de kosten moet niet verward worden met het concept inzichtelijkheid van de kosten. Wanneer over ‘totale omvang van de kosten’ wordt gesproken, wordt de som van de totale kosten bedoeld. Vervolgens kan gekeken worden hoe deze gereduceerd kan worden. Dit onderzoek kan uitgebreid worden met het onderwerp ‘totale omvang kosten’. Inzichtelijkheid van de kosten duidt niet de hoogte van de kosten aan, maar de verschillende kostenposten.
§ 2.8 Begripsbepaling
Definiëring is nodig vanuit het oogpunt van consistentie, speelt een belangrijke rol in de begrenzing van een onderzoek en is van belang om duidelijk te maken wat precies onderzocht gaat worden (Verschuren, 1999: 87). Voordat aan het onderzoek begonnen kan worden, moet dus duidelijk zijn wat precies onderzocht wordt, wat verstaan wordt onder de begrippen die genoemd zijn in de probleemstelling.
De volgende concepten, die gebruikt zijn in de probleemstelling of in het conceptueel model, worden in deze paragraaf achtereenvolgens van een stipulatieve definitie voorzien: partij, kosten, inzichtelijkheid van de kosten, kostencategorisering, kostengedrag, traceerbaarheid van de kosten, toewijzingscriteria, doorberekeningscriteria en kostprijsberekeningsmodel.
Het product dat Post-Plaza vervaardigt is de ruimte waar partijen gehouden kunnen worden.
Partij wordt in dit onderzoek ruim opgevat: vergaderingen, bruiloften en recepties vallen er alle onder. Partijen zijn alle gelegenheden waarbij een of meerdere ruimtes van Post-Plaza verhuurd worden aan een klant, hetzij met, hetzij zonder toegevoegde (catering) activiteiten.
Een partij is een kostenobject. Een kostenobject is een entiteit of eenheid geschikt om een prijskaartje aan te hangen (Garrison et al., 2003: 37). De kosten die Post-Plaza maakt, worden toegewezen aan het kostenobject partij.
Onder kosten wordt verstaan: de monetaire waarde van goederen of diensten, uitgegeven om er in het heden of in de toekomst voordelen mee te behalen (Atkinson et al., 2001:72). In dit onderzoek worden de kosten die Post-Plaza de afgelopen jaren heeft gemaakt op een rij gezet.
Post-Plaza is nu twee jaar in werking, dus de kosten van de beide jaren kunnen vergeleken worden om er zeker van te zijn dat alle kosten in beschouwing worden genomen. Ook de kosten van het eerste kwartaal van 2005 worden gebruikt om voorspellingen te doen van de te verwachten kosten. Kosten die niet rechtstreeks gerelateerd zijn aan een partij, de indirecte kosten, bijvoorbeeld verzekeringskosten van het pand, zijn van belang. Ook deze moeten doorberekend worden aan de klant. Ze worden gemaakt om het bedrijf draaiende te houden, en zijn weliswaar niet rechtstreeks, maar wel indirect verbonden aan de klant.
Inzichtelijkheid van de kosten gaat in op het in kaart brengen van alle kosten. Er dient een compleet beeld te zijn van alle kosten die Post-Plaza maakt, wil er een doeltreffend allocatiemodel ontwikkeld worden.
Kostencategorisering houdt in dat alle kosten die Post-Plaza maakt op basis van kostentheorieën verdeeld worden in vier groepen. Het gedrag van de kosten en hun traceerbaarheid maken dat de verschillende groepen op verschillende manieren doorberekend moeten worden aan de klant.
Onder kostengedrag wordt de manier waarop kosten reageren op veranderingen in het activiteitenniveau verstaan. Als het activiteitenniveau stijgt of daalt, kunnen de kosten ook stijgen of dalen, of ze blijven constant. Kosten worden hierom gecategoriseerd als variabel, vast of gemengd. (Garrison et al., 2003:34)
Kosten kunnen wel of niet gemakkelijke traceerbaar zijn. Traceerbare kosten zijn directe kosten. Kosten zijn direct wanneer ze veroorzaakt worden door het kostenobject. Hier staan indirecte kosten tegenover. Deze kunnen niet eenvoudig getraceerd worden, omdat de resource waarmee de kosten verband houden, gebruikt wordt voor meer dan één kostenobject.
(Atkinson et al., 2003: 37)
De doorberekening gebeurt op basis van toewijzingscriteria. In dit onderzoek worden de begrippen toewijzingscriteria en doorberekeningscriteria als synoniemen gebruikt. Op basis van costingtheorieën worden toewijzingscriteria opgesteld, aan de hand waarvan de kosten van Post-Plaza in rekening worden gebracht bij de klant.
Wanneer voor elke kostencategorie doorberekeningscriteria zijn ontwikkeld, ontstaat het kostprijsberekeningsmodel. In dit onderzoek wordt onder kostprijsberekeningsmodel verstaan:
een model waarmee alle kosten, gecategoriseerd op basis van het kostengedrag en de traceerbaarheid van de kosten, op basis van doorberekeningscriteria in rekening worden gebracht aan de klant, zodat nauwkeurige kostencalculaties van elke partij gemaakt kunnen worden.
Hoofdstuk 3 Onderzoekstechnisch ontwerp
§ 3.1 Inleiding
In het onderzoekstechnisch ontwerp worden beslissingen genomen over waar, hoe en wanneer onderzocht wordt (Verschuren en Doorewaard, 2000:16). Er wordt bekeken wat er allemaal gedaan moet worden om op de vragen uit de vraagstelling een adequaat antwoord te krijgen en hoe dit binnen redelijke tijd en met haalbare inspanning kan gebeuren (Verschuren en Doorewaard, 2000:111). Dit begint met het vaststellen van het soort onderzoeksmateriaal dat nodig is voor de beantwoording van onderzoeksvragen. Daarna wordt de onderzoeksstrategie vastgesteld, en vervolgens een consistente planning voor het onderzoek. (Verschuren en Doorewaard, 2000:16)
§ 3.2 Onderzoeksmateriaal
Per onderzoeksdeelvraag zal hieronder aangegeven worden welk type informatie nodig is (data of kennis), waar deze informatie vandaan moet komen (de informatiebron) en op welke manier uit deze bron informatie gehaald wordt (ontsluiting). Daarna volgt een toelichting, waarin de methoden kort worden uitgelegd. In bijlage 1 komt dit onderwerp gedetailleerder aan bod.
Deelvraag 1: Welke kosten worden gemaakt bij Post-Plaza?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Documenten Facturen Data Kwalitatieve inhoudsanalyse Personen Boekhoudster Data Face-to-face individueel interview
Directie Data Face-to-face individueel interview Deelvraag 2: Welke kosten van Post-Plaza zijn variabel en welke vast, en welke zijn direct en welke indirect? (kostencategorisering)
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Literatuur Kostentheorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse
Personen Boekhoudster Kennis Face-to-face individueel interview Documenten Resultaten
vorige vraag
Kennis Kwantitatieve inhoudsanalyse
Deelvraag 3: Op welke manieren kunnen kosten doorberekend worden, resulterend in een kostprijs?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Literatuur Pricing theorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Scripties Pricing theorieën Kennis Zoeksystemen, gevolgd door
kwalitatieve inhoudsanalyse Deelvraag 4: Op welke manier wordt momenteel bij Post-Plaza de kostprijs berekend?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Documenten Gemaakte voor- en nacalculaties
Data en kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse
Bronnen Type informatie Ontsluiting Documenten Excel bestand
‘kostprijsberekening bij Post-Plaza en Post-Plaza business units’
Data en Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse
Personen Personen die calculaties maken
Kennis Face-to-face individueel interview
Deelvraag 5: Aan welke eisen (functionele specificaties) moet het te ontwerpen kostprijsberekeningmodel voldoen?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Personen Directie Kennis Face-to-face groepsinterview
Deelvraag 6: Op welke manier zouden de kosten van Post-Plaza doorberekend moeten worden?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Media Elektronische tijdschriften –
costing theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door
kwalitatieve inhoudsanalyse
Literatuur Costing theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door
kwalitatieve inhoudsanalyse Scripties Costing
theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door
kwalitatieve inhoudsanalyse Deelvraag 7: Wat zijn de verschillen tussen de huidige manier van kostprijsberekening en de nieuwe manier van kostprijsberekening?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Documenten Resultaten vorige vragen
Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse
Deelvraag 8: Wat moet er veranderen om dit nieuwe kostprijsberekeningmodel te implementeren?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Literatuur Verander management theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Implementatie
theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Documenten Resultaten
vorige vragen
Kennis Kwalitatieve inhoudsanalyse
Deelvraag 9: Wat zijn de gevolgen van de implementatie van het nieuwe kostprijsberekeningmodel voor de administratieve organisatie van Post-Plaza?
Bronnen Type informatie Ontsluiting
Literatuur Verander management theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Implementatie
theorieën
Kennis Zoeksystemen, gevolgd door kwalitatieve inhoudsanalyse Toelichting:
Inhoudsanalyse is een techniek voor het genereren van gegevens uit onder meer documenten en media. Het betreft een vertaling van de vragen uit de vraagstelling in concrete zaken waarop men bij het bestuderen van inhouden moet letten. Er is onderscheid tussen kwalitatieve en kwantitatieve inhoudsanalyse. Bij kwantitatieve inhoudsanalyse is de onderzoeker vooral gericht op de vaststelling van het belang van bepaalde thema’s, uitspraken of benaderingen op grond van kwantitatieve indicaties. In een strikt kwalitatieve inhoudsanalyse gaat het om de reductie van de relevante informatie uit een grote hoeveelheid audiovisueel en tekstueel materiaal. (Verschuren en Doorewaard, 2000:130) Beide soorten worden in dit onderzoek toegepast. Zo wordt bijvoorbeeld door analyse van de facturen een overzicht van de kosten van Post-Plaza gemaakt.
Inhoudsanalyse kan voorafgegaan worden door zoeksystemen, bijvoorbeeld bij deelvraag 4.
Niet alle elektronische tijdschriften hoeven in zijn geheel doorgenomen te worden om tot kennis van pricingtheorieën te komen. Door een zoeksysteem wordt het kaf van het koren gescheiden. Hierna wordt de inhoud van de meest relevante artikelen geanalyseerd.
(Verschuren en Doorewaard, 2000:130)
Een face-to-face individueel interview is een semi-gestructureerd interview, waarbij aan een informant of deskundige direct vragen over bijvoorbeeld het gedrag of de relatie van bepaalde kosten. Een face-to-face groepsinterview is bijna hetzelfde. Dan wordt echter niet aan een individu, maar aan een groep vragen gesteld. (Verschuren en Doorewaard, 2000:130)
§ 3.3 Onderzoeksstrategieën
Een onderzoeksstrategie is het geheel van met elkaar samenhangende beslissingen over de wijze waarop het onderzoek uitgevoerd zal worden. Hiermee wordt met name gedoeld op het vergaren van relevant materiaal en de verwerking van dit materiaal tot antwoorden op de vragen uit de vraagstelling. (Verschuren en Doorewaard, 2000:147)
Dit onderzoek is te typeren als een kwalitatieve, theorie toepassende, klinische casestudy (Braster, 2000:26-32). Een casestudy is een onderzoek waarbij geprobeerd wordt om een diepgaand inzicht te krijgen in een of enkele tijdruimtelijk begrensde objecten of processen (Verschuren en Doorewaard, 2000:169). Het voornaamste kenmerk van een casestudy is dat er sprake is van een intensieve bestudering van een sociaal verschijnsel bij één of meerdere onderzoekseenheden (Swanborn, 1996 in: Braster, 2000:21).
In dit onderzoek wordt diepgaand inzicht verkregen in de kosten van Post-Plaza en de doorberekening hiervan aan klanten, door de wijze waarop kosten momenteel doorberekend worden te vergelijken met andere costingmethoden. Er wordt een kwalitatieve analyse gemaakt van de allocatiemethoden. Dit gebeurt door deductie: vanuit theorieën worden
criteria opgesteld voor het allocatiemodel en wordt het model ontwikkeld. Een klinische casestudy is gericht op veranderen, in dit geval het veranderen van de wijze van kostprijsberekening.
§ 3.4 Onderzoeksplanning
Voor het voltooien van het onderzoek zijn ongeveer zeven maanden beschikbaar. De volgende activiteiten moeten in deze maanden verricht worden:
a) het globaal leren kennen van de organisatie b) het maken van een onderzoeksontwerp c) het beantwoorden van deelvraag 1 d) het beantwoorden van deelvraag 2 e) het beantwoorden van deelvraag 3 f) het beantwoorden van deelvraag 4 g) het beantwoorden van deelvraag 5 h) het beantwoorden van deelvraag 6 i) het beantwoorden van deelvraag 7 j) het beantwoorden van deelvraag 8 k) het beantwoorden van deelvraag 9
l) het schrijven van het afstudeerrapport, zowel een openbare als één specifiek voor de directie van Post-Plaza
m) de presentatie van de eindresultaten
n) het volgen en voorbereiden van de workshop “Organisatie en Waarde”
Op onderstaande tijdbalk is een globale planning van deze activiteiten te zien. Op de verticale as staan de activiteiten, en op de horizontale as de tijd in maanden.
A B C D E F G H I
J
K
L
M
N
Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus
Figuur 3.1 Staafdiagram globale tijdsplanning
