From: To: Subject: Date: :32:24. Attachments: concept DVO Midden Drenthe.pdf (7 pages) Dag Aline,

(1)

From: Gemeente Midden-Drenthe (zaak@middendrenthe.nl) To: Aline Pruntel (a.pruntel@middendrenthe.nl)

Subject: Dienstverleningsovereenkomst bij voorstel 'Aanbesteding Brandverzekering 2017'

Date: 2016-10-10 08:32:24

Attachments: concept DVO Midden Drenthe.pdf (7 pages) Dag Aline,

In het voorstel 'Aanbesteding brandverzekering 2017' verwees Roelof in zijn brief naar de Dienstverleningsovereenkomst.

Deze overeenkomst konden wij in het dossier niet vinden. Ik heb Roelof vrijdag hierover gemaild en vanmorgen nam hij hierover direct contact op met mij. Hij heeft mij de DVO toegestuurd en ik heb 'm toegevoegd aan het dossier. De

collegeleden hebben deze overeenkomst echter nog niet. Ik stuur 'm bij deze mail mee als bijlage, dan kun je 'm eventueel nog mailen aan de collegeleden of meenemen naar de vergadering. Als ik nog wat hierin kan betekenen dan hoor ik het graag.

Groet, Marit.

Verwijder onderstaande code niet! De code is nodig voor het correct verwerken van uw eventuele reactie.

mzrdrefdy7cywkcpz69weqwhrko9timbgm36kyrwg3lrmd2ferdrzm

(2)

[Jaar]

Offerte voor een

Dienstverleningsovereenkomst

(3)

O

FFERTE VOOR EEN DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST

1

Postbus 5088 - 9700 GB GRONINGEN - T 050 5370590 - F 050 5370591 - www.InsuranceManagers.nl

OVEREENKOMST D.D. 01- 01- 2017 TUSSEN:

ONDERGETEKENDEN

A. Gemeente Midden Drenthe, te Beilen, hierna verder aan te duiden als: "relatie" in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………. in zijn / haar hoedanigheid van” ………..”

en

B. InsuranceManagers B.V. gevestigd te Groningen en ingeschreven in het Handelsregister te Groningen onder nummer: 02096136, hierna verder aan te duiden als: "InsuranceManagers" in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door F. van Dellen in zijn hoedanigheid van directeur

overwegende dat:

- relatie gebruik wenst te maken van de diensten van InsuranceManagers;

- InsuranceManagers haar deskundigheid en de deskundigheid aanwezig binnen haar netwerk gaarne ter beschikking stelt van relatie;

- hieruit voortvloeit dat partijen een samenwerking nastreven, waartoe relatie InsuranceManagers benoemt als haar exclusieve Verzekeringsmanager;

- NNAM B.V. benoemd als haar exclusieve verzekeringsmakelaar;

- dat deze samenwerking in onderhavige serviceovereenkomst zal worden vastgelegd.

KOMEN OVEREEN ALS VOLGT:

ONDERWERP VAN DEZE OVEREENKOMST

InsuranceManagers zal, mede gebruik makend van haar netwerk, aan relatie diensten verlenen. Deze diensten beogen relatie te adviseren bij het systematisch beheersen en beheren van de risico’s van relatie voor de brandverzekeringen t.b.v. de scholen en de gemeentelijk eigendommen en het realiseren van adequate risicofinanciering respectievelijk risico-overdracht. InsuranceManagers zal de hiernavolgende diensten in de lijn van de voorwaarden die gelden voor de overeen te komen verzekeringsdiensten (zoals specifieke polisvoorwaarden, etc.) in samenwerking met dan wel in opdracht van relatie verrichten.

(4)

VERPLICHTINGEN INSURANCEMANAGERS

InsuranceManagers zal aan haar werkzaamheden uiterste zorg besteden en zich bij de uitvoering van haar werkzaamheden inspannen de belangen van relatie zo goed mogelijk te behartigen.

Hiertoe zal InsuranceManagers:

Waar dat nodig of wenselijk is, steeds tijdig in overleg treden of contact opnemen met relatie

- Proactief en op eigen initiatief al datgene doen of nalaten, hetgeen ter zake van het onderwerp van deze overeenkomst in het belang is van relatie. Dat wil o.a. zeggen dat InsuranceManagers de relatie op de hoogte houdt van alle vanuit dit oogpunt belangrijke en relevante ontwikkelingen, InsuranceManagers is naar aanleiding van onderhavige overeenkomst bevoegd om relatie te vertegenwoordigen en te assisteren in alle gesprekken en de te verrichten handelingen met verzekeraars onder de voorwaarde dat InsuranceManagers niet bevoegd is een verzekering namens relatie af te laten sluiten, tenzij InsuranceManagers hiervoor uitdrukkelijke schriftelijke toestemming heeft verkregen van de relatie

- Tenminste 2 keer per jaar een bezoek brengen aan de verzekeringsmanager van relatie dan wel degene die in het kader van de diensten zoals genoemd in deze overeenkomst bij relatie verantwoordelijk is

- Relatie regelmatig en waar nodig terstond schriftelijk en mondeling informeren over relevante ontwikkelingen op het gebied van riskmanagement in de ruimste zin des woord, verzekeringsvormen, premies en de solvabiliteit van verzekeraars betrokken op de bestaande verzekeringsovereenkomsten. InsuranceManagers zal echter nimmer verantwoordelijkheid dragen voor de financiële situatie waarin de verzekeraar(s) verkeert dan wel voor het vermogen van verzekeraars om binnen een redelijke termijn over te gaan tot het betalen van schade-uitkeringen.

DIENSTEN

A.1 Diensten InsuranceManagers

Deze worden in overleg met de Relatie afgesproken en houden onder meer, maar niet limitatief, in:

- Kennis, kunde en vaardigheden ter beschikking stellen aan Relatie.

- Beoordelen van risico’s en het geven van adviezen m.b.t. de mogelijke beheersmaatregelen, waaronder verzekeringsoplossingen, om deze risico’s beheersbaar te maken en/of te houden.

- Het, uit naam van relatie mede op basis van eigen onderzoek en ingewonnen inlichtingen, tijdig vaststellen van de voor en door relatie gewenste dekking(en), omvang van de dekking (met inbegrip van uitsluitingen), hoogte van de verzekerde bedrag(en), hoogte van het eigen risico(‘s), hoogte van de premie evenals het vaststellen van de verzekeringsvoorwaarden.

(5)

O

3

- Het meedenken in het nu gevoerde verzekeringsbeleid van Relatie en waar nodig aanpassingen adviseren en deze zo nodig met de makelaar van Relatie bespreken.

- Benadering van aanbieders en dienstverleners geschied in overleg met Relatie.

- De bemiddeling in verzekeringsproducten wordt uitbesteed aan de makelaar.

- In die gevallen dat de Verzekeringsmanager inschakeling van aanvullende partijen, zoals, schade-experts en/of contra-experts nodig acht, zal InsuranceManagers vooraf met Relatie overleggen, alvorens tot inschakeling over te gaan.

A.2 Diensten NNAM

InsuranceManagers bemiddelt niet zelf in verzekeringsproducten. Hiertoe heeft

InsuranceManagers een overeenkomst gesloten met de NNAM B.V. De bemiddeling van NNAM B.V. bestaat uit:

- Het desgevraagd benaderen van één of meer verzekeraars voor het verkrijgen van (indicatieve) offerte(s).

- Het kwalitatief en kwantitatief beoordelen en vergelijken van offertes en vervolgens het schriftelijk presenteren van de offertes aan InsuranceManagers.

- Het na schriftelijke toestemming van relatie bij verzekeraar(s) onderbrengen van de verzekering(en) en het bestaan van dekking en de geldigheid van de verzekering(en) bevestigen aan relatie. Bij de keuze van verzekeraars zullen aspecten als solvabiliteit een grote rol spelen.

- Evenwel kan InsuranceManagers geen verantwoordelijkheid dragen voor het onverhoopt in financiële problemen geraken van enige verzekeraar.

- Het in voorkomende gevallen in overleg met InsuranceManagers zorgdragen voor tijdige en - adequate prolongatie van (een) bestaande verzekering(en).

C. Schadebehandeling

InsuranceManagers staat relatie bij het regelen en afwikkelen van schades bij door onder meer:

- Het in voorkomende gevallen toezien op de naleving van de schademeldingsprocedure door alle betrokkenen en het rapporteren ter zake aan de verantwoordelijke(n) bij relatie.

- Het op instructie van verzekeraars benoemen van experts dan wel andere Deskundigen respectievelijk het adviseren over en op instructie van relatie benoemen van een contra- expert of andere deskundige alsmede het onderhouden van contacten met (contra-) experts of andere deskundigen.

- Het in voorkomende gevallen in overleg met relatie communiceren met derden.

- Het in overleg met relatie onderhandelen met verzekeraars ter optimale regeling en voortvarende afwikkeling van schades.

- Het incasseren en onverwijld doorbetalen aan de rechthebbende van schadepenningen en of coulance-uitkeringen.

(6)

D. Het adviseren over het nemen van regres

InsuranceManagers adviseert relatie over het nemen van regres door onder meer:

- het tijdig signaleren en schriftelijk adviseren over de mogelijkheid om regres te nemen resp.

verhaal op derden te zoeken;

- het in overleg met relatie communiceren met derden;

- het incasseren en onverwijld doorbetalen aan de rechthebbende van (schade- of kosten) vergoedingen;

- het in voorkomende gevallen in overleg met relatie instrueren van een rechtshulpverlener van relatie en het verzorgen van de overdracht van het dossier.

E. Het verzamelen van risico-technische informatie en het geven van adviezen op risico- technisch gebied:

InsuranceManagers adviseert relatie op risico-technisch gebied. Hieronder wordt verstaan:

- Het, zo vaak als nodig is in overleg met relatie ten behoeve van “het adviseren”, verzamelen van algemene gegevens (zoals waarden, preventieve en repressieve maatregelen, toegepaste constructies, proces flow, bepaling van de maximaal mogelijke materiële of andere schade zoals onder de polissen gedekt).

- Het, zo vaak als nodig is in overleg met relatie, adviseren over de verzekeringstechnische aspecten van investeringen, acquisities, uitbreidingen (zoals nieuwbouw, verbouw, procesaanpassingen, invoering of uitbreiding van geautomatiseerde gegevensverwerking) en mogelijkheden tot het nemen van preventieve en/of repressieve maatregelen.

- Het, zo vaak als nodig is in overleg met relatie, adviseren over resp. interpreteren van polissen en verzekeringsovereenkomsten en overheids-, veiligheids- en/of technische voorschriften.

F. (Europese) Aanbestedingen

InsuranceManagers zal relatie, tijdens de looptijd van deze overeenkomst, begeleiden bij aanbestedingsprocedures ten aanzien van de brandverzekeringen gemeentelijke eigendommen en scholen.

(7)

O

5

MEDEWERKING RELATIE

- Relatie zal zich ervoor inspannen dat zij de redelijkerwijs benodigde informatie en medewerking, welke ten behoeve van een goede taakuitoefening van InsuranceManagers is, tijdig te geven.

- Relatie is zelfstandig verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aan InsuranceManagers dan wel rechtstreeks door relatie aan verzekeraar(s) geleverde gegevens.

- Relatie tekent ieder aanvraagformulier ten behoeve van een verzekering op eigen risico en voor eigen verantwoording.

- Relatie zal zich bij de uitvoering van haar werkzaamheden inspannen om haar medewerkers over het verzekeringsprogramma te informeren en waar nodig te instrueren.

De Verzekeringsmanager van relatie zal:

- Waar dat nodig of wenselijk is, steeds tijdig in overleg treden of contact opnemen met InsuranceManagers.

- Bij mogelijke acquisities, uitbreidingen, investeringen en overnames InsuranceManagers correct en tijdig informeren met de benodigde verzekeringsinformatie.

CONTACTPERSONEN

Partijen zullen communiceren met de daarvoor aangestelde contactpersonen van relatie en InsuranceManagers respectievelijk hun vervangers op de vermelde (feitelijke, fax- en e-mail-) adressen.

DUUR EN EINDE OVEREENKOMST

Deze overeenkomst vangt aan op 01- 01- 2017 loopt tot 01- 01- 2020 waarna de overeenkomst telkens met 1 jaar stilzwijgend wordt verlengd.

Beëindiging van de overeenkomst - ongeacht de oorzaak of het tijdstip daarvan - ontheft geen van partijen van de nakoming van verplichtingen welke op die partij zijn komen te rusten tijdens de geldigheidsduur van de overeenkomst en welke op het moment van beëindiging nog niet geheel zijn nagekomen (zoals bijvoorbeeld het afwikkelen van een lopende schademelding of -claim) InsuranceManagers heeft ter zake van bedoelde nakoming jegens relatie geen aanspraak op enige additionele vergoeding, behoudens wanneer de redelijkheid en billijkheid anders met zich mee brengen.

VERGOEDING INSURANCEMANAGERS

InsuranceManagers (en haar netwerk) zal voor de uitvoering van deze overeenkomst van relatie de volgende vergoeding ontvangen:

€.2.600,00 per jaar (zesentwintighonderd euro) ( exclusief Assurantiebelasting en inclusief reiskosten) De vaste vergoeding is gebaseerd op de brandverzekeringen gemeentelijke eigendommen en scholen.

(8)

INDEXATIE

InsuranceManagers behoudt zich het recht voor om jaarlijks te indexeren aan de hand van de CBS Prijsindex voor inflatie.

VERTROUWELIJKE INFORMATIE

InsuranceManagers en NNAM B.V. en relatie zullen, tijdens de duur en tot maximaal 5 jaar na beëindiging van deze overeenkomst, geheimhouding betrachten ten aanzien van vertrouwelijke informatie en gegevens die in het kader van deze overeenkomst door relatie aan InsuranceManagers respectievelijk door InsuranceManagers aan relatie zijn verstrekt, behoudens indien en voor zover het verstrekken van informatie en gegevens aan derden noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van deze overeenkomst evenals een correcte behartiging van de belangen van relatie.

TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN:

Alle geschillen zullen door InsuranceManagers en relatie in onderling overleg worden geregeld. Indien dat niet mogelijk blijkt, zal van een arbitragecommissie van drie leden een uitspraak worden gevraagd. Deze uitspraak zal voor beide partijen bindend zijn. Iedere partij benoemt een lid van deze commissie terwijl de aldus benoemde twee leden gezamenlijk het derde lid, die tevens voorzitter zal zijn, benoemen. Bij nalatigheid van één der partijen om binnen een maand na daartoe door de andere partij schriftelijk te zijn uitgenodigd, haar lid te benoemen, evenals indien geen overeenstemming over de benoeming van het derde lid wordt verkregen, zal deze op verzoek van de meest gerede belanghebbende worden benoemd door de voorzitter van de Kamer van Koophandel te Groningen. De commissie zal beslissen welke partij de kosten van arbitrage zal dragen respectievelijk hoe de kosten over beide partijen zal worden verdeeld.

Aldus overeengekomen

Gemeente Midden Drenthe InsuranceManagers B.V.

NAAM F. van Dellen

DATUM

HANDTEKENING